Izrada molbe za dopis. Registracija i rute kretanja bilješki u organizaciji

Za komunikaciju s direktorom ili s upravom druge strukturne jedinice tvrtke, kadrovski službenik može ne samo osobno, osobito u vremenskom pritisku, kada direktor ili menadžer može jednostavno zaboraviti na žalbu zaposlenika u zbrci. Podsjetnik se može koristiti kao alat za interakciju s upravom. Zapravo, dopis je informacijski i referentni dokument koji sadrži zahtjev ili zahtjev i dokumentiranje žalbe na glavu .

Postoje slučajevi kada samo dopis može zaštititi od nepravednih tužbi protiv zaposlenika od strane uprave. Za evidentiranje dopisa u nomenklaturu nije potrebno unositi poseban slučaj, možete ih evidentirati kao izlaznu dokumentaciju. Registracija bilješki je vrlo važna, ovo je potvrda činjenice odnosa.

Kadrovski službenici u službi moraju komunicirati ne samo s nadređenima, već i sa svim strukturnim odjelima tvrtke. Nećete uvijek moći dobiti odgovor na usmene zahtjeve ili želje, a ako dokumentirate i registrirate zahtjev, ne samo da ćete mu dati značaj, već ćete se moći i osigurati od nekih nevolja. Dopise mogu pisati ne samo kadrovski službenici. Bilo bi ispravno ako kadrovski službenik podučava zaposlenike tvrtke kako koristiti ovaj alat.

Tu si ti pravi primjer. Vaše radne obveze uključuju radne knjižice. Nemate prazne obrasce, ali prima se specijalista koji još nigdje nije radio i nije mu izdana radna knjižica. Po zakonu, u roku od 5 dana dužni ste mu izraditi radnu knjižicu i izdati je.

Usmeni zahtjevi za kupnju obrazaca ostali su bez odgovora, vrijeme curi. Kršenje roka je kršenje uvjeta vašeg ugovor o radu, Za što možete dobiti stegovni postupak?.

Izlaz - dopis!

Svrha dopisa

Napisao je poruku tražeći obrasce, registrirao ga - osiguran od discipline! Problem će biti riješen jer direktor sada ima podsjetnik.

Kako napisati dopis

Najčešće se bilješke upućuju upravi kako bi se izvijestilo o bilo kakvim internim
problem. Ne postoji jedinstveni obrazac bilješke, ali je sastavljen prema pravilima. Osnova dopisa može biti:

• zahtjev;
• komentar;
• rečenica.

Glavno je opisati bit problema, posljedice nedjelovanja i predložiti rješenja. Evo kako napisati dopis:

Okvirni sadržaj dopisa

• započeti "zaglavljem" (adresat i adresat);
• nazovite dokument - "Memorandum";
• navedite datum i odlazni broj;
• opišite problem;
• popis moguće posljedice;
• ponuditi rješenja;
• pretplatiti se.

Radi jasnoće, ispod je jednostavan dopis - primjer kako pravilno napisati dopis:

Generalni direktor Fortuna LLC
Gorbunkov S.S.
od voditelja kadrovske službe Lapteva M.I.

Obavještavam vas da kadrovska služba ne posjeduje obrasce radnih knjižica i uloške u iste. 20. prosinca 2015 zaposlio Sidorov II, koji nema radnu knjižicu.

Ako ne izdam za Sidorova I.I. radna knjižica u roku od 5 dana, prijeti mi administrativna kazna od 500 do 3000 rubalja, a Fortuna LLC - od 30 do 50 tisuća!

Da se to ne bi dogodilo, potrebno je kupiti obrasce radnih knjižica i uloške u njih. Obrasci će biti potrebni u budućnosti, jer stalno zapošljavamo.

Ovime nudim:
1. Nabaviti prazne radne knjižice u količini od 20 komada i prazne uloške u knjige u količini od 10 komada.

2. Ili mi povjerite kupnju obrazaca o vlastitom trošku, a zatim nadoknadite potrošeni iznos na temelju izvještajnih dokumenata.

Voditelj kadrovske službe _________________ / M.I. Lapteva

Ako tvrtka ima tajnicu, onda bilješka ne smije biti registrirana samo u vašim odlaznim dokumentima, već i kod tajnice:

Napomena o registraciji

• pripremiti bilješku u 2 primjerka;
• registrirajte se u svojim odlaznim dokumentima;
• prijavite se kod tajnice (tajnica će napisati datum, dolazni broj i potpisati);
• Jednu kopiju prenosimo tajnici, a registriranu stavljamo u mapu izlaznih dokumenata.

Usluga također može biti u elektroničkom obliku poslati i faksirati. Potvrda o slanju može poslužiti kao ispis elektronički dokument, i izvješće faksa.

Vanjski dopis

Ponekad se događa da memorandumi djeluju kao vanjski dokument, odnosno da su upućeni zaposlenicima druge organizacije. Poduzeća razmjenjuju informacije putem bilješki.

Službenik za osoblje može koristiti vanjsku korespondenciju, na primjer, kada zapošljava zaposlenika premještajem iz druge organizacije.

Zahtjev možete podnijeti u obliku dopisa. Na primjer, ako papirnica nije isporučila obrasce radnih knjižica na vrijeme, pošaljite uslugu tamo u obliku reklamacije.

Usluga ili memorandum

Interna korespondencija podrazumijeva prisutnost nekoliko vrsta bilješki:

• službeno;
• izvještavanje;
• objašnjavajući.

Jasno je da u objašnjenje daju se objašnjenja o ovoj ili onoj činjenici. Na primjer, objašnjenje za izostanak ili kašnjenje. A da odaberete što je potrebno - memorandum ili dopis, razlika nije značajna. Ali ipak je.

U memorandumu se često opisuje problem na poslu ili neka vrsta prekršaja od strane zaposlenika. Izvješće ne sadrži zahtjeve i rješenja problema. Izvješća se izrađuju na isti način kao i uredska izvješća. Tekst izvješća može izgledati ovako:

Javljam da je administrator sustava Petrov A.A. svaki dan kasni na posao 1-2 sata.

Samo nemojte ovaj tekst izvješća shvatiti kao "hipoteku". Na kraju, pokojni Petrov A.A. nanijet će financijsku štetu poduzeću i mogu tražiti od onoga tko nije upozorio upravu.

Registracija dokumenata

Izvješće, poput dopisa, dokument je koji zahtijeva registraciju. Iako to nije zapisano ni u jednom zakonskom aktu, osigurajte - evidentirajte sve moguće izlazne dokumente!

Funkcije i namjena

Dopis je oblik interne korespondencije i, ovisno o sadržaju, može biti informativne, proaktivne ili izvještajne prirode. Iznosi poslovna stajališta neovisne jedinice ili voditelja o bilo kojem pitanju. Dopis može sadržavati prijedloge ili zahtjeve i biti upućen bilo kojoj vodećoj osobi, uključujući nadređenog.

Potpisivanje i registracija

Dopise potpisuje neposredni voditelj jedinice. U donjem dijelu lijevog kuta izvođač ga mora indosirati. Tamo je zapisano i njegovo ime i kontakt broj.

U strukturnim odjelima dopisi se registriraju u programu upravljanje elektroničkim dokumentima. Dodjeljuje im se broj, šalje jedinicama u papirnatom obliku i na elektroničkom mediju. Numeracija se sastoji od indeksa potpodjele i matičnog broja.

Datum servisne bilješke je trenutak njezine registracije. Njegov original s rezolucijom vodeće osobe šalje se voditelju. Primjerak dopisa vraća se izvođaču.

Raznolikost dopisa

Dopis je vrsta dopisa upućenog neposrednom nadređenom. sastavlja se kada je potrebno odraziti mišljenje odjela ili rukovoditelja o određenom pitanju i dati konkretne prijedloge.

Ovisno o namjeni i sadržaju, dopisi mogu biti inicijativni (u obliku primjedbi i prijedloga) ili izvještajni (o rezultatima revizije, na službenom putu).

Datum ili razdoblje na koje se odnosi podatak zabilježen u memorandumu mora biti istaknut u posebnom retku, u naslovu ili na početku teksta. Memorandum potpisuje autor-sastavljač.

Tekstualni dio dopisa i dopisa preporuča se sastojati od 2 dijela. Prvi dio treba da se sastoji od činjenica koje su bile povod za njegovo pisanje, a drugi dio treba da se sastoji od prijedloga i odgovarajućih zaključaka o problematici koja se iznosi.

Svaki izrađeni dokument može sadržavati samo jedno pitanje. Izuzetak su protokoli, naredbe, planovi, izvješća i sažetci dokumenata.

Dopis treba sadržavati razumne informacije predstavljene objektivno, sažeto, kompetentno, jasno i bez nepotrebnog ponavljanja. Tekstualni dio izrađuje se u obliku kontinuiranog teksta, tablice, upitnika ili kombinacije ovih oblika.

Složen kontinuirani tekst bilo kojeg dokumenta trebao bi se sastojati od logički i gramatički dosljednih informacija o radnjama u upravljanju, koje se odražavaju u relevantnim odredbama, normama, pravilima i administrativnim dokumentima.

Dopis mora sadržavati tražene podatke i nepromjenjiv redoslijed postavljanja: autora, naziv poduzeća i njegovu šifru, indeks, datum, naslov, glavni tekst, vize, potpis izvođača, oznaku izvršenja i slanje dokument za predmet.

Naslov dopisa treba biti kratak. Ako se dokument bavi nekoliko problema, tada se naslov može generalizirati.

Pravila adresiranja

Memorandumi su upućeni organizacijama, odjelima ili određenom menadžeru unutar poduzeća. U dokumentu upućenom velikom broju homogenih organizacija, adresat je naznačen na generaliziran način. Podsjetnik ne smije imati više od 4 primatelja.

Zaključak

Sve odlazne informacije u okviru dopisa treba dostaviti na zahtjev i poslati samo službeno. Navedene informacije moraju biti potpisane i ovjerene od strane voditelja na čije područje djelovanja se odnose.

Sve bilješke moraju imati datum. Datum isprave i sve službene oznake na njoj neizostavan su atribut svakog dokumenta.

Gotovo sve važne stvari ljudi rade dopisivanjem;

stoga sposobnost govora sama po sebi nije dovoljna.

Luc de Vauvenargues

Razgovarajmo o memorandumu kao glavnom sredstvu interne komunikacije, dokumentu koji može racionalizirati interne odnose, osigurati brzu razmjenu informacija i riješiti kontroverznu situaciju.

ZAŠTO ORGANIZACIJE ZANEMARIJU SJEĆANJA?

Dopis ostaje autsajder u poslovnoj korespondenciji privatnih organizacija. U državnim organizacijama, pak, većina interni dokumenti Ovo su memorandumi.

Često se u komercijalnim organizacijama dopis tretira kao besmislena formalnost, međutim, ovaj element internog korporativnog upravljanja dokumentima, kao sastavni dio korporativna kultura, ima neprocjenjiv potencijal za razvoj poslovanja.

Na čemu se temelji oštro negativan stav niza rukovoditelja trgovačkih organizacija prema jednom od najvažnijih internih dokumenata koji služi kao temelj za donošenje menadžerskih odluka? Mogući razlozi:

Niska kultura poslovna komunikacija, nedostatak korporativnih standarda, snažne upravljačke odluke u području upravljanja internim dokumentima;

Nedostatak službenog statusa, jer dopis nije uključen u klasifikator upravljačke dokumentacije;

Dostupnost elektroničkih sredstava komunikacije. Menadžeri ne žele trošiti vrijeme na formalizaciju procesa upravljanja, radije razmijene nekoliko riječi osobno, pozivom mobitel, pišite elektronička pošta ili Skype, itd.

Ali postoji još jedan razlog: ponekad menadžeri sabotiraju formalizaciju sustava internih dokumenata. Teško je opovrgnuti dokumentirane podatke o stanju u organizaciji, upute upućene službenoj osobi ili, recimo, upute o postupku postupanja u određenim situacijama. Rad u kaosu ima određene prednosti: nema ničeg lakšeg nego odbiti činjenicu prijenosa usmene informacije, kao i upute dane tête-à-tête. Svima je poznata situacija kada zaposlenik redovito prima oralno uzajamno isključive upute, nepoštivanje kojih povlači za sobom administrativne sankcije.

ČEMU KORISTI MEMORIJA?

Memorandum je interni poslovno pismo, s kojim možete brzo i učinkovito riješiti trenutna proizvodna pitanja.

Glavna svrha dopisa je razmjena službenih informacija između zaposlenika iste organizacije koji imaju jednak službeni status.

Svrhe sastavljanja dopisa mogu biti različite:

Horizontalna komunikacija voditelja strukturnih odjela / službenika u rješavanju općih proizvodnih pitanja i problema;

Učinkovita komunikacija:

Razmjena operativnih informacija između ustrojstvenih/samostalnih odjela i podružnica;

Zahtjev za referentnim informacijama;

Provođenje obuke;

Popratna druga poruka (popratna bilješka);

Rješavanje tekućih pitanja administrativne, ekonomske, logističke, informacijske i druge potpore;

Rješavanje spornih i konfliktnih situacija.

Sposobnost kompetentnog sastavljanja internih dokumenata, uključujući dopise, pomaže u izuzetno složenim i zbunjujućim situacijama.

Prije svega, dopis je glavni pomoćnik zaposlenicima službe za upravljanje dokumentima (u daljnjem tekstu - DOW) u kontroverznim situacijama.

Nažalost, čelnici glavnih strukturnih odjela često pokušavaju otpisati nedostatke odjela kada rade s dokumentima o zaposlenicima pomoćnih odjela. Na primjer, uprava ustrojstvene jedinice nije na vrijeme ispunila nalog višeg upravitelja, već odgovornost za to prebacuje na službu predškolske obrazovne ustanove, koja je navodno odgodila slanje odlaznog pisma.

Memorandum će pomoći u odbacivanju neutemeljenih optužbi. Bilješka koja sadrži činjenice, rok, puno ime. djelatnici predškolske odgojno-obrazovne ustanove koji su kvalitetno i pravodobno obavili posao, potvrdnim prijavama (preslike upisnih kartica, izvaci iz upisnih dnevnika i sl.), nerijetko pomaže zadržati objektivnost, prepoznati tužbu kao neutemeljenu, obnoviti poslovanje ugled pojedinog djelatnika i predškolske službe u cjelini (prvi primjer).

U tekstu dopisa mora biti jasno navedena svrha poruke na pristupačan i jezgrovit način. Nepotpune ili suvišne informacije otežavaju primatelju razumijevanje suštine problema i mogu dovesti do dvosmislenog tumačenja i, kao rezultat toga, izostanka željenog rezultata. Učinkovitost dopisa ovisi o tome koliko je dobro izgrađena struktura dokumenta i jesu li argumenti logični.

IZDAJEMO DOPIS

AKO NA OBRASCU, ŠTO ONDA?

Servisne bilješke su obično čisti list Papir veličine A4. Međutim komercijalne organizacije u tu se svrhu često koristi slovni obrazac koji, prema klauzuli 4.7 GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju" sadrži:

Znak organizacije ili zaštitni znak (znak usluge);

Ime kompanije;

Šifra organizacije;

Glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe;

Identifikacijski broj poreznog obveznika/šifra razloga prijave (PIB/KPP);

Referentni podaci o organizaciji;

Mjesto gdje je dokument sastavljen ili objavljen.

Osim toga, neki stručnjaci na stranicama časopisa i na Internetu navode kao primjer uzorke dopisa sastavljenih na memorandumu.

Nedvojbeno je lakše sastaviti sve dokumente bez razlike na istom obrascu. Međutim, pisanje dopisa šefu susjednog odjela na obrascu koji sadrži referentne podatke, TIN, PSRN itd., Nema smisla. Osim toga, zaglavlje organizacije zauzima najmanje 20 posto ukupnog volumena prve stranice, a često potrebne informacije ne stanu na jedan list. Čini se kao mala stvar, ali u velikoj organizaciji takve male stvari dovode do uzaludnog trošenja, a ne do uštede.

Saznajte na kojem obrascu možete sastaviti dopis (po želji).

Vrste obrazaca dokumenata utvrđene su u klauzuli 4.6 GOST R 6.30-2003.

U međuvremenu, GOST R 7.0.97-2016 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Organizacijska i upravna dokumentacija. Zahtjevi za dokumentaciju”, koji stupa na snagu 1. srpnja 2018., već sadrži pojašnjenja o obrascima organizacije (točke 5.8 i 6.6).

Iz ovoga proizlazi da standardi ne preporučuju izdavanje dopisa na memorandumu. Ali ako je želja za vođenjem interne korespondencije bez greške na obrascu velika, moguće je razviti i popraviti u LNA obrazac za određenu vrstu dokumenta - dopis.

OBRAZAC DOPISNIKA: DETALJI

U skladu s GOST R 6.30-2003, sljedeći podaci moraju biti uključeni u obrazac određene vrste dokumenta (u našem slučaju, dopis) (Primjer 2):

03 - "Grb ili zaštitni znak (uslužni znak) organizacije";

08 - "Naziv organizacije";

10 - "Naziv vrste dokumenta";

11 - "Datum dokumenta";

12 - " Matični broj dokument";

14 - "Mjesto sastavljanja ili objave isprave";

15 - "Adresa" (naziv strukturne jedinice i položaj zaposlenika kojem se šalje dopis);

18 - "Naslov teksta";

20 - "Tekst dokumenta";

21 - "Oznaka prisutnosti aplikacije";

22 - "Potpis";

27 - "Bilješka o izvođaču."

NIJANSE REGISTRACIJE DETALJA

• "Odredište". Ako se bilješka šalje u nekoliko strukturnih odjela, rekvizit "Adresa" sastavlja se u gornjem desnom kutu na sljedeći način:

Ako je ukupan broj primatelja veći od četiri, potrebno je izraditi mailing listu.

• "Tekst dokumenta". Dopis, kao i poslovno pismo, mora biti jasno strukturiran. Tekst dopisa napisan je u prvom licu jednina(“Molim Vas da navedete”, “Smatram potrebnim” itd.).

Tekst podijeljen na logički cjelovite odlomke olakšava čitanje i razumijevanje, svakoj misli daje logičnu cjelovitost, a primatelju omogućuje bolje snalaženje u tekstu dokumenta.

Tekst dopisa, u pravilu, sastoji se od:

Iz preambule (uvodni dio);

glavni dio;

Završni dio (zaključci, prijedlozi, zahtjevi i sl.).

Preambula otkriva svrhu pisanja dopisa, sadrži reference na datume, dokumente i činjenice koje su dovele do njegove kompilacije. Informacije sadržane u preambuli mogu biti kratke ili proširene. Preambula glatko vodi do glavnog dijela.

Veličina tijela varira ovisno o namjeni dopisa, a može biti nekoliko redaka ili nekoliko stranica tiskanog teksta.

Glavni cilj glavnog dijela je objasniti, uvjeriti, potaknuti na djelovanje, odnosno postići rezultat. Upravo ovaj dio teksta najpotpunije otkriva sadržaj dopisa. Glavni dio uključuje najveći broj stvarni materijal koji bi trebao ne samo informirati, već i uvjeriti. Tu treba spomenuti i prijave, ako ih ima.

Završni ili sažeti dio dopisa je svojevrsni sažetak koji potvrđuje navedeno, sadrži zaključke, zahtjeve, konkretne prijedloge za rješavanje problema. Što je formulacija sažetka jasnija i jasnija, to je vjerojatnije da će se odluke o pitanjima donijeti na vrijeme.

REGISTRACIJA I PUTEVI KRETANJA BILJEŽNICA U ORGANIZACIJI

Pitanja registracije i naknadnog prijenosa dopisa primatelju često izazivaju kontroverze. Tko treba registrirati dopise? DOW usluga? Strukturne jedinice? Tajnice? Trebaju li ih uopće registrirati? Tko i kako treba prenositi dopise kako bi pravodobno stigli do zainteresiranih službenika?

Bez sumnje, rješavanje ovih pitanja je prerogativ same organizacije, u uputama za uredski rad koji bi trebao postojati odjeljak posvećen radu s internim dokumentima. Pravila utvrđena u LNA i postupak za njihovo djelovanje pomoći će u izbjegavanju nesuglasica.

Što učiniti, ako sličan dokument Ne? Naravno, stvoriti ga formaliziranjem postupka sastavljanja, obrade i premještanja internih službenih dokumenata. Formalizacija pomaže u racionalizaciji mnogih poslovnih procesa, što ima vrlo pozitivan učinak na opći poredak U organizaciji.

Potrebno je započeti rad s analizom tijeka dopisa: odrediti njegove količine i rute, isključujući očito nepotrebne segmente na putu dokumenta. Da biste odredili najučinkovitiji put dokumenta, nemojte se bojati razbiti stare, nezgodne strukture, ispraviti i ispraviti pogreške u logistici.

Može postojati nekoliko opcija za usmjeravanje dopisa - uz sudjelovanje usluge DOW (shema 1) i bez nje (shema 2). Otkrijmo koja je od ovih shema najučinkovitija.

NEUČINKOVITE SHEME REGISTRACIJE I PUT BILJEŽKI

• Registracija u DOW službi velike organizacije. Prijenos dopisa u DOW servis radi registracije i naknadnog preusmjeravanja do primatelja usporava proces priopćavanja informacija i donošenja odluka. To je posebno vidljivo u organizacijama s velikom količinom vanjskih i unutarnjih radnih procesa. S obzirom na ukupnu opterećenost, ne može svaka služba predškolske odgojne ustanove rasporediti pojedinog zaposlenika u matični ured, memorandum i druge bilješke. Na ovaj ili onaj način, prije svega, hitna odlazna pisma, naredbe, naredbe, dolazna korespondencija viših vlasti uvijek će biti registrirana, a dopisi će krotko čekati na krilima.

• Registracija kao tajnik u maloj organizaciji. U organizacijama s malim protokom dokumenata, dopise registrira tajnik voditelja. Dopis je interni akt vodoravne orijentacije i ne može biti namijenjen višoj službenoj osobi.

Za pružanje informacija menadžmentu u poslovnoj korespondenciji koriste se izvješća, analitičke bilješke i objašnjenja. Dakle, tajnik je dodatna karika u lancu prijema i prijenosa dopisa između ravnopravnih dužnosnika.

• Bez registracije, ali sa oznakom DOW servisa na transferu. Ako nije uobičajeno da organizacija registrira dopise, nema smisla slati ih primatelju putem usluge DOW bez registracije. Prenijeti bilješku u uslugu DOW i primiti oznaku prijenosa, nakon čega slijedi prijenos dokumenta od strane usluge DOW do jedinice primatelja i stavljanje druge oznake na prijenos - sve to komplicira proces, oduzima vrijeme i povećava vrijeme za izvršenje instrukcija.

Ako organizacija još uvijek ima postupak za prijenos dopisa s primitkom oznake prihvaćanja, primatelj potpisuje za primitak, označava svoj položaj, datum i vrijeme primitka dokumenta (ako je potrebno). Oznaka prijema se učvršćuje na kopiji dostavnice koja se vraća jedinici za adresiranje.

Oznaku prijema može zamijeniti štambilj “Primljeno” koji sadrži polja za naznaku datuma primitka, punog imena i prezimena. i potpis službene osobe (sl.).

Riža. Oznaka primitka može se zamijeniti pečatom "Primljeno"

UČINKOVITE SHEME REGISTRACIJE I PUT BILJEŠKI

• Registracija u strukturnoj jedinici, prijenos bilješki izravno između jedinica. Registracija dopisa u strukturnoj jedinici, kao i njihov prijenos iz jedne strukturne jedinice u drugu, zaobilazeći posrednike (služba predškolske obrazovne ustanove ili tajnik), skraćuje put dokumenta do primatelja.

Ako strukturni pododjel nema radno mjesto referenta (tajnika odjela / odjela / odjela), za registraciju dokumenata, uključujući interne, potrebno je imenovati službenika odgovornog za uredske poslove. Odgovorne za poslove ureda određuju voditelji ustrojstvenih odjela. U pravilu postavljaju neopterećenog djelatnika službene dužnosti. Dodjeljivanje dodatnih funkcija odobrava se naredbom ili nalogom i upisuje u opis poslova.

• Registracija izlaznih bilješki. Službenik odgovoran za uredske poslove u strukturnoj jedinici evidentira odlazni dopis.

Odlazni dopisi evidentiraju se u dnevniku interne (odlazne) korespondencije postrojbe (Primjer 3). Prilikom registracije odlaznih dopisa naznačeno je sljedeće:

Registarski broj dokumenta;

Adresat (odjel kojem se dostavnica šalje);

Broj stranica;

Dostupnost aplikacija;

datum izvršenja;

PUNO IME. zaposlenik koji je pripremio dopis.

Bilješka se može skenirati i poslati e-poštom.

Ako je potrebno prenijeti izvornik, službenik odgovoran za uredski rad u strukturnoj jedinici može sastaviti raspored za prijenos dopisa primateljima - jednom dnevno, 2 puta dnevno itd.

Hitne dopise (s jasno definiranim rokom) potrebno je dostaviti odmah. Možete prenijeti dopise u primateljsku jedinicu izravno ili putem ćelija posebno opremljenih u usluzi DOW s brojevima i / ili nazivima strukturnih jedinica. Istodobno, usluga DOW ne sudjeluje u procesu prijenosa dokumenata.

Registracija dolaznih bilješki. Po primitku dopisa u jedinici primateljici, službena osoba odgovorna za uredsko poslovanje u jedinici primateljici isti evidentira kao internu ulaznu ispravu u internoj (ulaznoj) korespondenciji jedinice (primjer 4) sa sljedećim podacima:

Ulazni registarski broj;

Datum primitka (registracije);

Broj stranica;

aplikacije;

datum izvršenja;

Izvođač (službena osoba kojoj se šalje dopis).

Odgovornost za poštivanje rokova navedenih u dopisu snosi službena osoba na koju je dopis upućen. Inicijator dopisa i/ili viši službenik može promijeniti rokove za izvršenje dokumenta.

• Prijava svih djelatnika. Ako organizacija ili njezini strukturni odjeli nemaju zaposlenika odgovornog za uredski rad, možete pronaći druge mehanizme za registraciju dopisa. Na primjer, postavite dnevnik uredskih dopisa u Word ili Excel formatu na poslužitelj za javnu upotrebu. U ovom slučaju, registracija dopisa od strane zaposlenika strukturne jedinice neće trajati više od osobnog prijenosa dokumenta tajniku.

Međutim, stručnjaci iz specijaliziranih strukturnih odjela često sabotiraju takve prijedloge. Pokušaji da im se povjere čak i manje činovničke operacije nailaze na aktivno odbijanje. Donekle su stručnjaci u pravu. Zapamtite, I.A. Krylova: „Problem je u tome što ako postolar počne da pravi pite, a pioničar pravi čizme, stvari neće ići glatko“?

Moguće je izbjeći otvoreni sukob sa stručnjacima specijaliziranih odjela ako se izda odgovarajući nalog ili uputa koju potpisuje voditelj organizacije. U ovom slučaju, inicijator bi trebao biti voditelj predškolske obrazovne ustanove ili druga osoba odgovorna za uredski rad. U njegovom je interesu ukloniti neke od arhaičnih funkcija sa sebe, pojednostaviti rad s tokovima dokumenata, izgraditi učinkovite rute za njihovo kretanje i eliminirati gubitak internih dokumenata.

Čim takva shema stupi na snagu, nezadovoljstvo zaposlenika se smanjuje jer se vrijeme registracije znatno skraćuje, a sama registracija postaje transparentna.

UVJETI REZERVACIJE MEMORY

Uvjeti čuvanja bilješki sadržani su u Popisu tipičnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom rada vladine agencije, tijela lokalna uprava i organizacije, s naznakom razdoblja skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558, s izmjenama i dopunama 16. veljače 2016., u daljnjem tekstu Popis 2010.) (Tablica).

Svaka organizacija koja uspješno posluje živi je organizam koji se neprestano mijenja, a uredski rad zrcalni je odraz sustava upravljanja tim organizmom. Želite ići u korak s vremenom, biti u prvim redovima? Pokušajte započeti s dopisima – to će biti prvi korak prema dobro organiziranom tijeku rada, a provjerena logistika ruta internih dokumenata bit će prvi korak u borbi protiv menadžerskog kaosa. Primjeri dopisa navedeni su u nastavku (Primjeri 5-10).

PRIMJERI SJEĆANJA