Sada gotovo sva poduzeća koja poštuju sebe odbijaju tijek rada s papirom, zamjenjujući ga modernijim. - najrelevantniji oblik postojanja svih modernih datoteka koje sadrže ogromnu količinu važnih informacija.

Glavne prednosti

Glavni plus je što vam omogućuje brz i učinkovit rad. Materijale u ovom formatu lako je potpisati, čak i ako su svi oni koji bi ih trebali podržati daleko jedni od drugih. Zbog toga je moguće uštedjeti veliku količinu novca i truda.

Između ostalog, postojanjem elektroničke arhive izbjegava se potreba za održavanjem ogromnog broja dokumenata u organizaciji. Za skladištenje akumuliranih papira bit će potrebno dodijeliti odgovarajuće područje na području poduzeća, kao i zaposliti visokokvalificiranog arhivista koji može brzo razumjeti dostupne materijale. Za pohranu elektroničke arhive dovoljni su samo kompaktni prijenosni mediji ili nekoliko tvrdih diskova.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima Diadoc najlakši je način razmjene pravno značajnih elektroničkih dokumenata i računa.

Što se podrazumijeva pod ED

Elektronički dokument je materijal koji je fiksiran na posebnim medijima (diskovi, USB flash pogoni, dodatna oprema).

To može biti čitav skup slika, zvučnih datoteka i simbola. Takvu datoteku moguće je prenositi u prostoru i vremenu posebnim telekomunikacijskim sredstvima. Telekomunikacijski kanali također se mogu koristiti za objavu, pohranu i daljnju obradu. Ovdje je glavna stvar ispravno obraditi sve postojeće podatke.

Također, takav dokument treba shvatiti kao poseban obrazac s kojim podatke možete koristiti u sasvim druge svrhe. Riječ je o fiksiranju informacija na elektroničkim ili magnetskim materijalnim medijima, a zatim o njihovoj daljnjoj obradi i slanju svim sudionicima u procesu ispravka podataka.

Svi dokumentirani materijali koji su pretvoreni u elektronički format pogodni su za obradu u postojećim informacijskim strukturama i prijenos kroz TCS. Sve te datoteke podložne su analitičkoj obradi, koja se može obaviti pomoću informacijskih sustava.

Elektronički dokument i digitalni potpis

Elektronički dokumenti moraju imati pravnu snagu - inače se ne mogu koristiti u radu s drugim strukturama. Radnju dokumenta možete popraviti elektroničkim digitalnim potpisom koji ima iste mogućnosti kao i obični papirnati potpis.

EDS će biti relevantan ako je tijekom njegovog formiranja ispunjen niz uvjeta:

• certifikat ključa koji kontrolira rad potpisa mora biti ažuran u trenutku odobravanja elektroničkih datoteka;
• Moraju se priložiti dokazi na temelju kojih se može utvrditi kada je spis potpisan;
• autentičnost EDS-a mora biti potvrđena u istoj datoteci u kojoj se koristi;
• Potpis treba koristiti prema podacima navedenim u priloženoj potvrdi.

Da biste dobili takav potpis, morat ćete kontaktirati certifikacijski centar. U tom slučaju potrebno je unaprijed pripremiti paket dokumenata. Lokacija organizacije može se razjasniti u teritorijalnom uredu Mirovinskog fonda Rusije, gdje također možete dobiti SNILS.

Osim SNILS-a navedenog u potvrdi o mirovini, morat ćete priložiti kopiju svoje putovnice i trenutnu e-poštu. Osim toga, morate unaprijed pripremiti USB pogon na koji će zaposlenici certifikacijskog centra morati napisati ključeve i certifikate potrebne za odobravanje elektroničkih dokumenata.

Podaci o elektroničkom dokumentu važe samo ako su ovjereni elektroničkim digitalnim potpisom. EDS je jednako važan kao i papirnati pandan, ali za to moraju biti ispunjeni svi potrebni uvjeti. Potpis mora biti legalan, registriran kod CA.

Elektronička dokumentacija

Koncept elektroničkog dokumenta predviđa da se on ne smije sastojati samo od simbola koji su razumljivi korisnicima. Dopuštena je prisutnost nestrukturiranih informacija koje operativni sustavi moraju dekriptirati. Glavna stvar je da materijal mora biti pohranjen na posebnom mediju.

Važna komponenta dokumenta je i obrazac sa skupom atributa potrebnih za njegov opis. Dakle, datoteka treba sadržavati podatke o:

• datum njegovog formiranja;
• autor podataka;
• naziv dokumenta;
• formatu koji je neophodan za ispravno čitanje materijala.

Što je detaljniji podatak o postojećem dokumentu, to će biti lakše raditi s njim u budućnosti. Elektronički dokument i upravljanje elektroničkim dokumentima usko su povezani, bez prvog je nemoguće drugo. Istodobno, kruženje materijala je znatno pojednostavljeno ako organizacije koje razmjenjuju informacije koriste iste telekomunikacijske sustave i softver.

Elektronička dokumentacija može sadržavati materijale koji se mogu koristiti za pretraživanje datoteka ili njihovu klasifikaciju prema određenim kriterijima. Sve postojeće datoteke mogu imati različita dopuštenja, a također ne moraju sadržavati nikakve strukturirane elemente. U ovom slučaju, elektronički dokument izravno ovisi o njegovom vlasniku. Strukturirani sadržaj može imati posebne elemente koje mogu koristiti vanjske dodatne aplikacije za dobivanje podataka o pojedinim elementima datoteke.

Papirnati i elektronički dokumenti ne mogu se međusobno uspoređivati ​​jer digitalni dokumenti imaju niz prednosti. Među njima:

• mogućnost dugotrajnog skladištenja;
• pogodnost u izvođenju dodatnih operacija (uređivanje, brisanje, arhiviranje itd.);
• mogućnost traženja podataka unutar datoteka pomoću ključnih oznaka;
• jednostavnost obrade materijala korištenjem automatiziranih sustava koje koriste organizacije koje prakticiraju elektroničku cirkulaciju.

Sada postoji nekoliko formata elektroničkih dokumenata, ali najpopularniji je format "odf", koji je prikladan za rad na bilo kojem softveru.

Koncept i struktura elektroničkog dokumenta mogu značajno varirati. Softver za njegovu obradu ima veliki utjecaj na to. Zasebno je potrebno istaknuti materijale obrađene pomoću 1C. Takve se datoteke bitno razlikuju od ostalih jer nisu odvojene u zasebne dokumente. Mogu se smatrati samo informacijskom jedinicom s jedinstvenim identifikatorima i načinima izmjene.

Takva dokumentacija može uključivati ​​i materijale koji nastaju kao rezultat snažnog djelovanja primijenjenih informacijskih sustava. Oni se dinamički generiraju pomoću postojećih skladišta materijala. Dakle, oni ne nose nikakve informacije o sebi, mogu se vidjeti samo pomoću sustava.

Čim se dokument ispiše ili pregleda, on prestaje postojati u sustavu kao objekt. Od sada funkcionira kao posebna aplikacija. U slučaju da se datoteka mora otvoriti pomoću drugog softvera, morat će se pretvoriti.

Koji elektronički dokumenti postoje

Elektronički dokument je datoteka koja sadrži određene podatke koji nisu uvijek jasni korisniku. Da biste stvorili arhive i fondove ovih datoteka, morate poznavati njihovu klasifikaciju.

• Prema jednoj opciji, materijali se mogu razlikovati u prisutnosti ili odsutnosti sličnih tiskanih dokumenata.
• Datoteke se također mogu razlikovati po informacijama koje sadrže. Ova se klasifikacija odnosi na:

1. tekst,
2. slikovit,
3. zvuk,
4. multimedijske publikacije,
5. softverski proizvodi.

Potonje treba smatrati otuđenim djelima ili publikacijama zasebnih fragmenata tekstova programa i kodova.

• Najveću klasifikaciju treba smatrati vrstama elektroničkih dokumenata za njihovu namjenu. Najčešće postoje službene publikacije koje objavljuju vladine agencije, obično sadrže propise.
• Proizvodne publikacije koriste se u poduzećima. Nose informacije o organizaciji postojeće proizvodnje. Neki materijali su posebno stvoreni kako bi se zaposlenici određenih proizvodnih područja informirali o postojanju normi i zahtjeva kada se nalaze na području poduzeća.
• Izrađuju se obrazovne i referentne publikacije koje su jednostavne za korištenje. U takvoj datoteci možete pronaći potrebne informacije u nekoliko sekundi, što štedi veliku količinu vremena i truda. Takve dokumente mogu koristiti ne samo učenici, već i nastavnici.
• Političke stranke vrlo često koriste elektroničke publikacije kao materijale za kampanju. Sadrže djela od javnog interesa, koja su namijenjena širokom krugu čitatelja. U takvim materijalima najčešće se mogu pronaći analitički podaci kojima se služe politolozi i sociolozi diljem svijeta.
• Druga klasifikacija dokumenata razlikuje ih po načinu distribucije. Postoje lokalna izdanja koja se mogu koristiti unutar jednog poduzeća, a izdaju se iu papirnatom obliku te u ograničenom broju istovjetnih primjeraka.
• Mrežne publikacije namijenjene su širokoj uporabi, njihov broj nije ograničen. Dodatne papirnate kopije u ovom slučaju nisu obvezne, stoga se vrijednost elektroničkog dokumenta povećava nekoliko puta. Takvi dokumenti mogu se jednostavno poslati u arhiv.

Dokumenti elektroničkih datoteka zahtjev su modernog društva

Sada znate što je elektronički dokument, koje vrste postoje i kako se mogu koristiti u svakodnevnom životu. U tom slučaju informacije mogu biti u datotekama u šifriranom formatu. Za rad s njima morat ćete koristiti postojeće lozinke koje se mogu promijeniti u bilo kojem trenutku.

Svaki korisnik telekomunikacijskih kanala ima pravo kreirati vlastite dokumente. Jedino što mu za to treba je prisutnost posebnog softvera. Razdoblje pohrane takvih datoteka nije ograničeno. S njima možete obavljati bilo koje operacije u bilo koje vrijeme.

Danas postoji mnogo načina za izradu kopije papirnatog dokumenta, prijenos iz papirnatog u elektronički oblik itd. Ako je za izradu kopija papirnatih dokumenata potreban samo fotokopirni stroj, tada nije potrebna samo posebna oprema, već i softver za pretvaranje papirnatog dokumenta u elektronički format.

Kako izraditi elektroničku verziju dokumenta?

Za izradu elektroničke kopije dokumenta korisnik će trebati skener ili MFP (višenamjenski uređaj). Naravno, ako nema potrebe za MFP-om, onda ga ne vrijedi kupiti, lakše je snaći se sa skenerom. Prvo, koštat će mnogo manje, a drugo, obavljat će točno onu funkciju koju korisnik treba, naime skenirati dokument i prevesti ga u elektronički format.

Za rad skenera trebat će vam poseban softver - upravljački program. Obično dolazi uz uređaj, ali ako ga nema, uvijek ga možete pronaći na internetu. Možete koristiti univerzalni program ABBY Finereader, koji izravno skenira i prepoznaje tekst.

Cijeli postupak pretvaranja papirnatog dokumenta u elektronički svodi se na ova dva postupka (skeniranje i prepoznavanje teksta). Da biste napravili elektroničku kopiju dokumenta potrebno je: otići na izbornik Start, te u popisu svih programa pronaći ili upravljački program za skener ili MFP ili program ABBY Finereader i pokrenuti ga. Nakon pokretanja programa i skenera, možete otvoriti naslovnicu i na nju staviti papirnati dokument s tekstom prema dolje. Dokument treba postaviti na površinu skenera što ravnomjernije u odnosu na rubove radne površine uređaja. Zatim morate pritisnuti poklopac što je moguće čvršće kako osvjetljenje ne bi palo na radnu površinu. U suprotnom će se pokazati da je elektronički dokument osvijetljen, odnosno dio teksta koji je izložen svjetlu neće biti vidljiv.

Zatim u postavkama trebate odabrati optimalne parametre skeniranja, kao što su boja, veličina ispisa, razlučivost ispisa itd. Kada je sve spremno, možete kliknuti na gumb "Skeniraj". Po završetku postupka potrebno je kliknuti na "Prepoznavanje", čime će se tekst pretvoriti u elektronički format, npr. .doc, a dokument se može otvoriti u uređivaču teksta radi izmjena.

Andrijanova Karina Vladimirovna
Kemerovski institut (podružnica) RGTEU, Kemerovo

Masovnom informatizacijom, dolaskom naprednijih tehnologija i softvera, postoji realna mogućnost prelaska na tzv. "bezpapirni" uredski rad, čija je osnova "elektronički dokument" - dokument koji ima nove, različite od tradicionalne, karakteristike.

Povijest nastanka pojma "elektronički dokument" počinje 1970-ih u SSSR-u, izrazom "strojno čitljivi dokumenti". GOST 6.10.4-84, objavljen 1984., konsolidirao je činjenicu prisutnosti dokumentacije na novim medijima u dokumentarnom okruženju. Strojno čitljiv dokument shvaćen je kao "dokument prikladan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu".

GOST 6.10.1-88 sadržavao je četiri definicije koje se odnose na strojno čitljiv dokument: strojno orijentirani dokument, dokument na strojnom nosaču, dokument na strojno čitljivom magnetskom nosaču (magnetska vrpca, magnetski disk) i strojni program . Posebnost takvih dokumenata je samo to što moraju biti prikladni za obradu na računalu ili izrađeni pomoću računalne tehnologije, ali se njihovi detalji u ovom slučaju sastavljaju na način utvrđen za sve dokumente.

Nešto drugačije tumačenje strojno čitljivog dokumenta dano je u GSDOU(2.3.3.1) 1991: on se shvaća kao "dokument prikladan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu". Prema M.V. Larina, pogreška ove definicije leži u preuveličavanju mogućnosti tehnologije za čitanje informacija u automatskom načinu rada. Čak i danas, s ogromnim napretkom računalne tehnologije, to nije uvijek moguće učiniti bez ljudske intervencije.

U suvremenom zakonodavstvu postoji nekoliko definicija pojma "elektronički dokument":

1) Elektronički dokument - dokument na strojno čitljivom mediju, za čiju je upotrebu potrebna računalna oprema (klauzula 3.1 GOST 7.83-2001).

2) Elektronički dokument je informacijski objekt koji se sastoji od dva dijela:

Rekvizit koji sadrži identifikacijske atribute (ime, vrijeme i mjesto izrade, podatke o autoru i sl.) i elektronički digitalni potpis;

Ako je potrebno, elektronički dokument može dobiti različite oblike vizualnog prikaza: na ekranu ili papiru (R 50.1.031-2001).

3) Elektronička isprava - isprava u kojoj su podaci prikazani u elektroničkom digitalnom obliku. Ova definicija ni na koji način ne definira bit elektroničkog dokumenta: ako slijedite ovu definiciju, tada će se svaka informacija u elektroničkom obliku smatrati elektroničkim dokumentom.

4) Elektronički dokument” je dokumentirana informacija prikazana u elektroničkom obliku, odnosno u obliku pogodnom za ljudsko opažanje korištenjem elektroničkih računala, kao i prijenos putem informacijskih i telekomunikacijskih mreža ili obradu u informacijskim sustavima.

5) elektronička isprava - informacija u elektroničkom obliku, potpisana kvalificiranim elektroničkim potpisom, jednakovrijedna ispravi na papiru, potpisana vlastoručnim potpisom, osim ako savezni zakoni ili propisi doneseni u skladu s njima utvrđuju uvjet da isprava mora biti sastavljena isključivo na papiru.

Posljednja definicija sadržana je u Saveznom zakonu od 6. travnja 2011. N 63-FZ "O elektroničkom potpisu". Najuspješniji je jer utvrđuje prisutnost elektroničkog obrasca i kvalificiranog elektroničkog potpisa.
Raznolikost pravnih definicija objašnjava se nedostatkom jedinstvenog zakona o elektroničkim dokumentima.

2005. godine pokušalo se napraviti takav zakon. Državna duma Savezne skupštine Ruske Federacije podnijela je nacrt federalnog zakona broj 159016-4 "O elektroničkom dokumentu". Prijedlog zakona bio je usmjeren na definiranje pravnog režima elektroničkog dokumenta, uključujući uspostavljanje zahtjeva za osiguranje sigurnosti elektroničkog dokumenta, kao i kako bi im se dala pravna snaga. Prijedlog zakona nije podržala Vlada Ruske Federacije. Trebalo je razjasniti odredbe projekta, što je u velikoj mjeri dupliciralo Savezni zakon od 10. siječnja 2002. N 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“. Trenutno ne postoje alternativni projekti usmjereni na uspostavu pravnog režima elektroničkog dokumenta.

Posljedično, problem zakonske regulative režima nije dobio zakonsko rješenje.
Treba napomenuti da postoji značajno inozemno iskustvo u pravnom reguliranju odnosa s javnošću u području elektroničkih dokumenata. Trenutno su zakoni o elektroničkim dokumentima na snazi ​​u Republici Armeniji, Republici Bjelorusiji, Moldaviji, Uzbekistanu i Kazahstan. Zakon Republike Bjelorusije od 28. prosinca 2009. br. 113-3 „O elektroničkom dokumentu i elektroničkom digitalnom potpisu” uveo je koncepte kao što su „kopija elektroničkog dokumenta”, cjelovitost elektroničkog dokumenta. Elektronička isprava, sukladno članku 17. Zakona, sastoji se od dva sastavna dijela - općeg i posebnog. Opći dio elektroničke isprave čine podaci koji čine sadržaj isprave. Posebni dio elektroničke isprave sastoji se od jednog ili više elektroničkih digitalnih potpisa, a može sadržavati i dodatne podatke potrebne za provjeru elektroničkog digitalnog potpisa i identifikaciju elektroničke isprave, koji su utvrđeni tehničkim propisima.

Znanstvenici, proučavajući ovaj problem, nude svoje definicije pojma "elektronički dokument". Oni su ili slični konceptima predloženim u modernom zakonodavstvu ili se razlikuju od njih. Na primjer, A.I. Zemskov daje definiciju elektroničkog dokumenta koja je identična onoj sadržanoj u paragrafu 3.1 GOST 7.83 - 2001: "niz informacija kompletnog sadržaja, fiksiran na strojno čitljiv način na strojno čitljivom mediju." Ovakvo shvaćanje elektroničkog dokumenta nije prihvatljivo, jer se samo govori o činjenici postojanja takvog dokumenta, bez navođenja njegovih detalja, utvrđenih pravila registracije i prisutnosti elektroničkog digitalnog potpisa.

U I. Tihonov smatra da su "elektronički dokumenti elektronički podaci koji sadrže atribute i detalje koji omogućuju njihovu identifikaciju". Stoga ističe potrebu da dokument ima detalje, elektronički digitalni potpis, što je nedvojbeno pozitivno.
M.N. Kostomarov pobija sve predložene definicije, smatrajući da pojam "elektronički oblik dokumenta" najtočnije odražava bit ovog fenomena, a "elektronički dokument" je samo međustanje, privremeni oblik pohranjivanja elemenata koji čine dokument u memoriji računala.

Dakle, uz postojeću različitost mišljenja o pojmu "elektronički dokument", jedinstvena definicija ovog fenomena ne postoji ni u znanstvenom svijetu ni u suvremenom zakonodavstvu. Idealan koncept trebao bi odražavati obveznu prisutnost detalja, potpisa. Koncept "elektroničkog dokumenta" ne bi trebao sadržavati takve nerazumljive izraze kao što je "prikladan za ljudsku percepciju". Elektronički dokument je elektronički oblik izražavanja informacija koji sadrži podatke i kvalificirani elektronički potpis.

Dakle, donošenje zakonodavnog akta o elektroničkom dokumentu jedan je od trenutnih smjerova u razvoju zakonodavne regulative osiguranja pravnog značaja elektroničkih dokumenata, omogućuje vam uklanjanje ograničenja i uklanjanje prepreka za korištenje elektroničkih dokumenata, uspostavljanje pravni režim ovih dokumenata, te, konačno, predložiti jedinstven pojam "elektroničke isprave" .

Uvod

Zaključak

Uvod

Problem korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima u području upravljanja iznimno je višestruk i nije ograničen samo na mogućnosti tehnologije. Posebna pozornost privučena je aspektima informacijske sigurnosti i zaštite informacija, potvrđivanju pouzdanosti elektroničkih dokumenata. Istodobno, postoji prilično velik skup organizacijskih i metodoloških pitanja vezanih uz informacijsko-dokumentacijski aspekt. Dostignuta razina korištenja novih informacijskih tehnologija u uredskom radu omogućuje nam izgradnju ne samo hipotetskih pretpostavki o „elektroničkom uredu budućnosti“, već i prepoznavanje stvarnih načina prelaska s tradicionalnog tijeka rada na automatizirani i elektronički.

Relevantnost teme objašnjava se činjenicom da su danas pitanja korištenja elektroničkih dokumenata i prijelaza na upravljanje elektroničkim dokumentima postala vrlo važna. Oko njih se vode brojne polemike.

S obzirom na nedovoljnu razrađenost teme, pri izradi ovog seminarskog rada korišten je širok raspon izvora koji se mogu podijeliti u dvije kategorije. One bi trebale uključivati ​​publikacije koje sadrže nacionalni regulatorni okvir za upravljanje dokumentima, arhive, uredski rad i standardizaciju.

.Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje.

1.Savezni zakon "O elektroničkom digitalnom potpisu" od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ. Ovim zakonom utvrđuju se uvjeti za korištenje elektroničkog digitalnog potpisa, značajke njegove uporabe.

Prilikom pisanja seminarskog rada proučavani su radovi stručnjaka iz područja upravljanja dokumentima: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. i drugi.

Također, korištene su brojne periodične objave u časopisima Deloproizvodstvo i Tajnički poslovi.

Svrha ovog kolegija je proučavanje značajki elektroničkog dokumenta i upravljanja elektroničkim dokumentima.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

1)Odaberite optimalnu definiciju pojma "elektronički dokument";

2)Usporedite elektroničko upravljanje dokumentima s tradicionalnim;

)Razmotrite glavne probleme upravljanja elektroničkim dokumentima.

Struktura kolegija odgovara zadacima i sastoji se od sljedećih poglavlja:

Pojam elektroničkog dokumenta, njegove značajke;

Pojam elektroničkog upravljanja dokumentima, njegove prednosti u odnosu na tradicionalni;

Glavni problemi upravljanja elektroničkim dokumentima.

Pojam elektroničkog dokumenta, njegove značajke

U modernom društvu kojim dominiraju računala i informacijska tehnologija, elektronički dokumenti su od velike važnosti.

Mnogo je lakše raditi s elektroničkim dokumentima: nema papirologije, pretraživanje dokumenata uvelike je pojednostavljeno zahvaljujući korištenju elektroničke baze podataka.

Osim toga, čini mi se da elektronički dokument ima značajnu prednost u odnosu na papirnati - mogućnost izmjene teksta dokumenta bez trošenja papira. Ali u prošlosti je rad s dokumentima zahtijevao vrijeme i puno rada zbog potrebe da se cijeli dokument ručno pretipka, čak i kada se unose najmanje izmjene.

No, da bismo razumjeli što je elektronički dokument, potrebno je, prije svega, definirati sam pojam „dokumenta“.

Nažalost, do danas među stručnjacima u području upravljanja dokumentima, arhivistike i knjižničarstva ne postoji jedinstvo u razumijevanju pojma "dokument", unatoč prisutnosti niza definicija sadržanih u zakonodavnim aktima i GOST-ovima.

Znanost o dokumentima smatra dokument alatom za upravljanje ili arhivsko pohranjivanje; arhivistika i izvorišta promatraju dokument kao nositelja informacija o prošlosti ili sadašnjosti.

Proces razvoja opti mala definicija pojma dokumenta koji bi zadovoljio potrebe praktičnih aktivnosti ogleda se u domaćim vojni državni standardi pojmova i definicija.

U prvom Državnom standardu takav je dokument definiran kao „sredstvo za fiksiranje na različite načine na posebnom materijalu podataka o činjenicama, događajima, pojavama objektivne stvarnosti i ljudskoj mentalnoj djelatnosti.

Nakon obrade 1983. godine pojavio se novi državni standard, koji je naveo da je „dokument materijalni objekt s informacijama fiksiranim stvorenim ljudski način za njegov prijenos u vremenu i prostoru.

Tako, kao rezultat evolucije, pojam dokumenta dolazi do svog suvremenog službenog tumačenja: “dokumentirana informacija (dokument) je informacija zabilježena na materijalnom nosaču s detaljima koji omogućuju njezinu identifikaciju”

Postoji i široko tumačenje koncepta "dokumenta": objekt interakcije u društvenom okruženju, dizajniran da formalno izrazi društvene odnose između drugih objekata ovog okruženja.

Ali u nacionalnom standardu Ruske Federacije pojavljuje se još jedno tumačenje koncepta "dokumenta": podaci koji se mogu identificirati zabilježeni na materijalnom nosaču, stvoreni, primljeni i pohranjeni od strane organizacije ili pojedinca kao dokaz prilikom potvrđivanja zakonskih obveza ili poslovnih aktivnosti. Štoviše, za pojam "dokumenta" koristi se izraz zapis, što u prijevodu znači "zapis".

Nakon usporedbe i razumijevanja različitih pojmova sadržanih u znanstvenoj i obrazovnoj literaturi, možemo se zadržati na sljedećoj definiciji pojma dokumenta, koja najbolje odgovara ciljevima i zadacima znanosti o upravljanju dokumentima: dokument je informacija fiksirana na materijalnom nosaču. u stabilnom znakovnom obliku daje osoba na način za njezino prenošenje u prostoru i vremenu.

Na temelju navedenog možemo zaključiti da je dokument istovremeno i informacijski i materijalni nositelj. Štoviše, ove dvije komponente sastavni su dio dokumenta.

No, za razliku od papirnatog dokumenta, za elektronički dokument nositelj materijala nema presudnu ulogu. Tijekom cijelog životnog ciklusa elektronički dokument može se prenositi s jednog medija na drugi ili se čak može pohraniti u memoriju računala.

Ali što je elektronički dokument?

Formiranje pojma "elektronički dokument" u zakonodavnim i regulatornim i metodološkim aktima Ruske Federacije odvijalo se postupno.

Prema ruskim stručnjacima u području prava, prvi pokušaji razvoja pravnog okvira za elektroničke dokumente u našoj zemlji napravljeni su od sredine 70-ih godina, kada je donesen niz ministarskih akata o zahtjevima za strojne dokumente unutar industrije .

Godine 1981. odobrene su "Privremene smjernice za cijelu industriju o validaciji dokumenata generiranih računalom". U tom je zakonu navedeno da se „...dokument na strojnom mediju koristi bez pretvaranja u čovjeku čitljiv (vizualni) oblik prilikom prijenosa informacija poduzećima, organizacijama i institucijama ili za razmjenu informacija među njima” (klauzula 3).

U rujnu 1986. objavljene su Smjernice za provedbu i primjenu GOST 6.10.4-84 „USD. Davanje pravne snage dokumentima na strojnom nosaču i strojnogramu izrađenom računalnom tehnologijom. Osnovne odredbe” (RD 50-613-86). U 2. poglavlju “Zahtjevi za izvorne dokumente” navodi se da dokumenti na strojnom mediju uključuju dokumente na magnetskom strojnom mediju (magnetske vrpce i diskovi, floppy magnetski diskovi) i dokumente na papirnom strojnom mediju (bušene vrpce, bušene kartice).

U GSDOU, donesenom 1991. godine, postoji definicija pojma "strojno čitljiv dokument" - "dokument prikladan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu, čiji su glavni nositelji: bušene kartice, bušene trake i magnetski trake."

Istraživač M.V. Larin je uspio identificirati oko 40 definicija pojma "elektronički dokument". Prema riječima istraživača, „elektronički dokument je informacija zabilježena na elektroničkom mediju koja se bilježi, pohranjuje, prenosi i prikazuje u obliku prihvatljivom osobi korištenjem tehnologija koje podržavaju elektronička računala, a koja sadrži detalje koji omogućuju njezinu identifikaciju. "

Prema Saveznom zakonu "O elektroničkom digitalnom potpisu", elektronički dokument je dokument u kojem su informacije predstavljene u elektroničkom digitalnom obliku.

U skladu s izdanjem Saveznog zakona iz 2000. "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija", elektronički dokument je informacija predstavljena u obliku skupa stanja elemenata elektroničke računalne opreme (ECE), drugih elektroničkih sredstava za obradu, pohranjivanje i prijenos informacija koje se mogu pretvoriti u oblik prikladan za nedvosmislenu percepciju od strane osobe, te imaju atribute za identifikaciju dokumenta.

Također, elektronički dokument može se definirati kao oblik pripreme, slanja, primanja ili pohranjivanja informacija korištenjem elektroničkih tehničkih sredstava, pričvršćenih na magnetski disk, magnetsku vrpcu, laserski disk i drugi elektronički nosač materijala.

Informacija zabilježena na nosaču elektroničkog materijala smatra se elektroničkom ispravom ako:

stvara, obrađuje, pohranjuje i prenosi elektroničkim tehničkim sredstvima;

potpisan u skladu sa zahtjevima propisanim važećim zakonodavstvom;

može se predstaviti u obliku pogodnom za percepciju od strane osobe koja nema posebne tehničke vještine;

ako je tijekom njegove kompilacije, pohranjivanja, prijenosa korištena metoda predviđena državnim ili međunarodnim standardima ili sporazumom stranaka, koja omogućuje pouzdanu identifikaciju izvornika elektroničkog dokumenta.

Europska specifikacija MoReq-2 definira elektroničku javnu ispravu (elektronički zapis) kao javnu ispravu koja postoji u elektroničkom obliku. Štoviše, službeni dokument može biti predstavljen u elektroničkom obliku kao rezultat činjenice da je prvobitno stvoren pomoću aplikacijskog softvera ili kao rezultat digitalizacije, na primjer, skeniranjem.

Elektronički dokument također se može definirati kao informacija prikazana u obliku skupa stanja elemenata elektroničke računalne tehnologije, drugih elektroničkih sredstava za obradu, pohranu i prijenos informacija, koja se može pretvoriti u oblik prikladan za jednoznačnu percepciju od strane osobe i ima atribute za identifikaciju dokumenta.

Mogu se razlikovati sljedeće karakteristične značajke elektroničkih dokumenata:

· Elektronički dokument osoba ne može percipirati izravno u fizičkom obliku u kojem je fiksiran na nosaču: tek nakon što prođe kroz niz propisanih postupaka, podaci se pojavljuju u obliku prilagođenom korisniku;

· Elektronički dokument povezan je s tehnologijama kojima je izrađen i ne može se koristiti odvojeno od njih (hardver, programski format, standard za prikaz podataka); jer tehnologije koje stvaraju elektronički dokument podložne su zastarjelosti i brzim promjenama, postoji visok rizik od gubitka elektroničkih dokumenata zbog nemogućnosti čitanja podataka u nedostatku zastarjele opreme ili softvera;

· Elektronički dokumenti imaju svoju fizičku i logičku strukturu. Za razliku od papirnatih dokumenata, kod kojih su oblik i sadržaj jedno, pojedini elementi elektroničkog dokumenta pohranjuju se u bazu podataka i tek nakon zahtjeva, obrade podataka i prikaza na monitoru mogu postati tradicionalni dokument;

· Elektronički dokumenti, za razliku od papirnatih, nisu striktno vezani za određeni medij za pohranu. Na primjer, informacije na tvrdom disku mogu se lako promijeniti i uništiti gotovo bez traga na mediju; postoje elektronički dokumenti implementirani samo u RAM-u računala;

· Elektroničke dokumente odlikuje neograničeno umnožavanje izvornika, mnoštvo oblika i kopija, postojanje dokumenata, stoga dolazi do zamagljivanja pojmova „kopija“, „izvornik“ i „izvornik“ u odnosu na elektroničke dokumente. , što dovodi do problema provjere pravne snage i vjerodostojnosti elektroničke isprave;

· Potrebno je zaštititi medije od neovlaštenog pristupa;

· Elektronički dokumenti zahtijevaju posebna pravila opisa, a izrada popratne dokumentacije za njih povećava obujam dokumenata.

Elektronički i papirnati dokumenti imaju svoje prednosti i nedostatke povezane s medijem. Razmotrimo ih detaljnije.

Vrijeme transporta dokumenata

Nedvojbeno, elektronički dokumenti ovdje imaju neosporivu prednost, jer elektronički komunikacijski kanali omogućuju vam slanje poruka u nekoliko sekundi.

Referalno-informacijski rad (traženje podataka u informacijskom fondu po atributima i sadržaju dokumenata)

U nedostatku optimalnog sustava za klasifikaciju dokumenata i informacija, ovaj zadatak može biti prilično naporan za papirnate dokumente.

Za elektroničke dokumente, ovaj zadatak je maksimalno pojednostavljen i smanjen u vremenu zbog korištenja poveznica koje vam omogućuju pronalaženje ne samo jednog dokumenta, već i drugih povezanih s njim tematski ili formalno.

Zahtjevi za dokumentaciju

Zahtjevi za izradu papirnatih dokumenata definirani su standardima i jedinstvenim obrascima. Ponekad može postojati neka varijacija u dizajnu koja ne utječe na detalje koji određuju pravnu snagu dokumenta.

A zahtjevi za dizajn elektroničkih dokumenata još nisu standardizirani. Ali ti zahtjevi mogu biti stroži nego za papirnate dokumente, jer pri prijenosu informacija putem komunikacijskih kanala u prisutnosti različitih sustava te softvera i hardvera, prijenos se možda neće dogoditi ili informacije neće biti dostupne ljudskoj percepciji.

Davanje pravne snage dokumentu

Za papirnate dokumente riješena su gotovo sva pitanja vezana uz njihovu pravnu snagu.

Za elektroničke dokumente od posebne je važnosti Savezni zakon "O elektroničkom digitalnom potpisu", koji osigurava pravne uvjete za korištenje EDS-a:

rok valjanosti certifikata ključa koji se odnosi na ovaj EDS;

potvrda autentičnosti EDS-a;

korištenje EDS-a u odnosima u kojima ima pravni značaj.

Ako su ovi uvjeti ispunjeni, EDS se priznaje kao ekvivalent vlastoručnom potpisu u dokumentu na papiru. Istovremeno, provedba ovog zakona podrazumijeva donošenje odgovarajućih podzakonskih akata, stvaranje posebnih certifikacijskih centara koji izdaju certifikate EDS ključeva.

Lakoća percepcije informacija

Ova kvaliteta je izraženija u papirnatim dokumentima.

U smislu percepcije, elektronički dokumenti usporedivi su sa srednjovjekovnim svicima: da biste pregledali dokument, njegova datoteka se "pomiče" pred očima. Prema američkim istraživačima, tekst s ekrana računala (monitora) percipira se 25% sporije nego kada se čita s komada papira.

Mogućnost rada s više dokumenata u isto vrijeme

Kada radite s dokumentima i tiskanim publikacijama, uspoređujući informacije iz njih, često se pronađu značajke i detalji koji izmiču percepciji kada se dokumenti gledaju jedan po jedan.

"Multi-window" rad s datotekama također omogućuje istovremeni rad s više dokumenata, ali je istovremeno samo dio informacija na monitoru vidljiv u svakom trenutku. Percepcija je pretežno logične prirode i ne postoji uvijek holistički pogled na dokument.

Mogućnost isticanja željenog fragmenta prilikom čitanja dokumenata

I papirnati i elektronički mediji dokumenta pružaju takvu mogućnost. Ali postoje i značajke. Na papirnom dokumentu postoje tragovi oznaka napravljenih tintom, pastom, olovkom itd. obično ostaju.

A kada radite s elektroničkim dokumentom, ako njegov format snimanja dopušta, željeni se fragment može istaknuti bojom ili drugim fontom, a zatim se ovaj odabir može ukloniti. U tom slučaju na dokumentu neće biti tragova.

Mogućnost izrade kopije dokumenta

Na papiru se primjerci mogu dobiti reprografijom i operativnim tiskom. Fotografiranjem i mikrofilmiranjem mogu se dobiti preslike na fotografskom, mikrofotografskom filmu. Skeniranjem se dobiva elektronička kopija papirnatog dokumenta.

U slučaju elektroničkog dokumenta, trud i vrijeme utrošeno na dobivanje kopije je puno manje. Možete kopirati datoteku, dodatno ispisati dokument ili ispisati podatke na mikrofotografski medij itd. Datoteku dokumenta moguće je poslati e-poštom, smjestiti u informacijski sustav, gdje je moguće zaposlenicima omogućiti pristup istoj. Dakle, nema potrebe izrađivati ​​papirnate kopije dokumenta za pregled velikog broja zaposlenika.

Umor pri radu s dokumentima (bez uzimanja u obzir prirode i sadržaja informacija)

Možete raditi s papirnatim dokumentima nekoliko sati zaredom i mijenjati položaj. U ovom slučaju nije uključen samo vid, već i dodir, a ponekad čak i miris.

Umor pri radu s računalom veći je nego pri radu s papirnatim dokumentima. Glavno opterećenje pada na vid. Morate se odmoriti od posla.

Posebno opremljeno radno mjesto za percepciju informacija

Za percipiranje informacija papirnatog dokumenta dovoljno je samo prihvatljivo osvjetljenje i nisu potrebni nikakvi posebni uvjeti.

Za rad s elektroničkim dokumentima potrebno je računalo, a po potrebi i njihov prijenos do primatelja, telekomunikacijski kanali. Trenutno korištenje prijenosnih računala i mobilnih komunikacija uklanja neke od problema.

Informacijska sigurnost i zaštita informacija

Papirnati dokument moguće je zaštititi od neovlaštenog pristupa osiguravanjem njegove fizičke nedostupnosti (primjerice, pohranjivanjem u sef), evidentiranjem činjenice prijenosa dokumenta u posebnim obrascima za knjigovodstvo (prijenos uz potvrdu) i drugim organizacijske mjere.

Za elektroničke dokumente ovaj se problem rješava korištenjem sredstava za regulaciju pristupa korisnika računalima i bazama podataka, alata za kriptografsku zaštitu, bilježenja korisničkih radnji itd. Potrebna je i tehnička zaštita, uključujući i od računalnih virusa i hakera.

Sigurnost informacija i njihova dostupnost ljudskoj percepciji

Papirnate dokumente karakterizira dugotrajno starenje i uništavanje, što ovisi o kvaliteti papira (npr. trajnost "beskiselinskog" papira računa se stoljećima). Ne manje važna je kvaliteta sredstava za nanošenje informacija na papir (tinta, pasta, alati koji se koriste u matričnim, inkjet i laserskim pisačima itd.). Za percepciju informacija nakon dugo vremena nisu potrebni posebni uređaji za njihovu pretvorbu, dovoljno je samo znati jezik na kojem je napisan tekst dokumenta.

U slučaju elektroničkog dokumenta treba uzeti u obzir da životni ciklus softvera i medija za snimanje (moralna i fizička zastarjelost) može biti kraći od potrebnog roka čuvanja dokumenta. Postoji problem prepisivanja informacija na drugi medij i sredstva za njihovu autentifikaciju (inače će dokument izgubiti pravnu snagu). Ponekad se predlaže spremanje odgovarajućeg hardvera i softvera za reprodukciju informacija (i, sukladno tome, obuka osoblja za korištenje tih alata) ili ispis elektroničkih dokumenata na papiru i ovjera napravljenih kopija. Također postoje problemi sa sigurnošću EDS-a i rokom valjanosti certifikata za potpis. Također, kako biste osigurali sigurnost i povećali stabilnost računalnog sustava, možete napraviti sigurnosnu kopiju podataka.

Dokumenti opsega primjene (kućanstva).

Papirnati dokumenti su sveprisutni.

Elektroničke isprave koriste oni sudionici u komunikaciji (organizacije i pojedinci) koji posjeduju odgovarajuću računalnu opremu. Opseg elektroničkih dokumenata stalno se proširuje razvojem tehničke opreme, stjecanjem iskustva i stvaranjem regulatornog okvira.

Može se zaključiti da iako elektronički dokumenti imaju značajne prednosti u odnosu na papirnate (brz prijenos dokumenta, nema papirologije, brzo traženje dokumenta u bazi podataka), oni imaju i značajne nedostatke - probleme davanja pravne snage dokumentu i treba ga zaštititi od neovlaštenog pristupa dokumentima.

Pravna težina povezana s uporabom tradicionalnih papirnatih dokumenata predstavlja glavnu prepreku razvoju uporabe elektroničkog dokumenta.

upravljanje dokumentima elektroničko arhiviranje dokumenata

Pojam elektroničkog upravljanja dokumentima, njegove prednosti u odnosu na tradicionalni

Potrebno je razdvojiti dva pojma koja se često brkaju - uredski rad i tijek rada. Uredsko poslovanje je djelatnost izrade dokumenata i organizacije rada s njima. Pod organizacijom rada s dokumentima podrazumijeva se stvaranje uvjeta koji osiguravaju kretanje, pretraživanje i čuvanje dokumenata. Tijek dokumenata je kretanje dokumenata između točaka njihove obrade od trenutka kada su zaprimljeni ili kreirani do završetka izvršenja ili slanja. Na temelju ove podjele postoji klasifikacija elektroničkih sustava. To su sustavi za automatizaciju ureda - CAD, te sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima - EDMS. SAD primarno osigurava računovodstvo elektroničkih dokumenata. Njihove funkcije uključuju evidentiranje ulaznih, izlaznih, internih i organizacijskih i administrativnih dokumenata, evidentiranje izdanih rješenja i primljenih odgovora o izvršenju. Baze podataka pohranjuju ne samo detalje dokumenata, već i njihovu tekstualnu sliku. SAD omogućuju kontrolu izvršenja, pohranjuju podatke o predmetima i omogućuju brzu pretragu dokumenta po jednom atributu ili skupu njih. EDMS su usmjereni na rad s elektroničkim dokumentima, njihovo kretanje unutar organizacije ili između organizacija. Ovdje je važan proces skupne pripreme dokumenta, njegovo višestruko odobravanje, održavanje verzija dokumenata. EDMS kombinira funkcije uredske automatizacije i elektroničkog upravljanja dokumentima - stoga ovi sustavi pokrivaju sve uredske procese i češće se koriste u velikim organizacijama.

Dugi niz godina u Rusiji je cijeli tijek dokumenata bio papir. Tek danas postupno prelazi u mješovitu fazu. Ovo je rezultat napora državnih službenika i komercijalnih organizacija. Međutim, proces informatizacije je spor.

Pod, ispod upravljanje elektroničkim dokumentimashvaća se kao način organiziranja rada s dokumentima, pri čemu se glavnina dokumenata organizacije (poduzeća) koristi u elektroničkom obliku i pohranjuje centralizirano u tzv. elektroničke arhive, svojevrsna skladišta informacija, odnosno skladišta podataka.

Može se izdvojiti još jedna optimalna definicija elektroničkog upravljanja dokumentima: „elektroničko upravljanje dokumentima je jedinstveni mehanizam za rad s dokumentima predanim u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „bezpapirnog uredskog rada“.

Upravljanje elektroničkim dokumentima može biti interno i eksterno, što nameće određene specifičnosti u razmjeni informacija. Interno upravljanje elektroničkim dokumentima karakterizira razmjena informacija ili kretanje elektroničkih dokumenata unutar organizacije. Vanjsko elektroničko upravljanje dokumentima karakterizira razmjena korespondencije između organizacija.

Sukladno tome, sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima (EDMS) u užem smislu odnosi se na softver (računalni program, sustav) koji vam omogućuje organiziranje rada s elektroničkim dokumentima (stvaranje, izmjena, pretraživanje, pohrana), kao i interakciju između zaposlenika: prijenos dokumentacija, izdavanje zadataka (uputa, uputa) i kontrola nad njima, slanje obavijesti itd. U širem smislu, EDMS se odnosi na suvremenu organizacijsku i tehnološku strukturu koja prožima cijeli proizvodni organizam, uključujući i programsku, tehničku i metodološku komponente, kao i organizacijske i regulatorne aspekte. Taj se sustav može usporediti s "cirkulacijskim sustavom" tvrtke.

Trenutačno upravljanje elektroničkim dokumentima između organizacija može u velikoj mjeri zamijeniti papirnate dokumente, a automatizacija procesa razmjene dokumenata nije danak modi, već naredba brzog vremena, jer može potrajati nekoliko dana da se papirnati dokument pošalje poštom. ili kuriru, a elektronički dokument isporučuje se u roku od nekoliko sekundi bez obzira gdje se primatelj nalazi. Pretvaranje tijeka rada u elektronički format može uštedjeti ne samo vrijeme i trud, već i prostor. U nekim tvrtkama papirnate arhive dugi niz godina zauzimaju područje koje se može usporediti s područjem trgovačkih podova. No, može li elektroničko vođenje dokumenata u potpunosti zamijeniti papirnate dokumente ili se pravno značajni dokumenti moraju čuvati u papirnatom obliku, ovjereni vlastoručnim potpisom i pečatom?

Mnogi još uvijek vjeruju da je pravno značajan dokument papir sastavljen prema određenim pravilima, potpisan vlastoručnim potpisom i ovjeren pečatom organizacije koja je izdala ovaj dokument (potvrda, potvrda, izvod itd.). No, tehnološke mogućnosti se razvijaju, pa danas elektronički dokumenti mogu biti i pravno značajni, budući da koriste elektronički digitalni potpis (EDS), koji je elektronički analog vlastoručnog potpisa. EDS je atribut elektroničkog dokumenta dizajniran za zaštitu ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa i omogućuje identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrditi odsutnost iskrivljenja informacija u elektroničkom dokumentu. Prema ruskom zakonodavstvu, EDS se smatra ekvivalentom vlastoručnog potpisa. U skladu s normom utvrđenom u Saveznom zakonu od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkom digitalnom potpisu“, „elektronički dokument s elektroničkim digitalnim potpisom ima pravni značaj u provedbi odnosa navedenih u ključu potpisa potvrda".

EDS tehnologija je stvorena kao pouzdan način zaštite dokumenta (datoteke) koji se šalje. Da biste to učinili, prije svega, na svakom računalu pošiljatelja i primatelja instaliran je poseban kriptografski program. Za svakog korisnika generira individualni EDS ključ, koji je složena korisnička lozinka za pristup šifriranju i dekriptiranju dokumenata - ? jedinstveni niz znakova duljine do 1000 znakova, točnije dva međusobno povezana reda, jer svaki pojedinačni ključ EDS-a je dvostruk: sastoji se od javnog ključa koji trebate priopćiti svojim partnerima za dopisivanje i privatnog (tajnog) ključa koji se čuva u tajnosti. Dokument je šifriran korištenjem javnog ključa primatelja. Ako je dokument namijenjen slanju većem broju primatelja, tada enkripcija koristi javne ključeve svakog od primatelja istovremeno. Svaki primatelj dekriptira dokument pomoću vlastitog privatnog ključa. Dakle, svatko tko zna javni ključ primatelja može šifrirati i poslati dokument, ali samo primatelj sam ga može dešifrirati. Kod potpisivanja dokumenta sve se događa obrnuto - pošiljatelj potpisuje dokument vlastitim EDS privatnim ključem koji je tajan pa je nemoguće krivotvoriti potpis pošiljatelja. Da biste provjerili je li šifrirana poruka stvarno poslana od osobe koja ju je potpisala, morate znati njen javni ključ. Program će "provjeriti" odgovara li javni ključ privatnom ključu korištenom u enkripciji. Takav sustav šifriranja pomoću para privatnih i javnih EDS ključeva naziva se asimetrična kriptografija.

Osobe koje su instalirale kriptografski program spojene su u jedan sustav. Međusobno razmjenjuju javne ključeve, a svaki od njih čuva privatni ključ u tajnosti. Takav sustav kriptografske enkripcije rješava probleme zaštite prenesenih datoteka, ali ne dopušta rješavanje problema davanja pravnog značaja dokumentima. Stoga su stvoreni certifikacijski centri - organizacije koje imaju ovlasti za izdavanje i uzimanje u obzir certifikata koji potvrđuju da je vlasnik ovog EDS ključa određena fizička osoba koja predstavlja pravnu osobu

Treba napomenuti da EDS ima i druge prednosti u odnosu na vlastoručni potpis. Na primjer, moguće je napraviti izmjene u potpisanom papirnatom dokumentu: upisati paragraf u slobodno mjesto ili promijeniti iznos po ugovoru, ali je nemoguće promijeniti barem jedan znak u elektroničkom dokumentu ovjerenom EDS-om. Ovo svojstvo omogućuje nam da kažemo da digitalni potpis jednom zauvijek potvrđuje integritet elektroničkog dokumenta.

Jedan od čisto tehničkih čimbenika koji ometaju širenje EDMS-a je nesavršenost mehanizama koji jedinstveno identificiraju dokumente. Ako osoba stavi svoj potpis na komad papira ispod teksta, to automatski znači punu odgovornost te osobe za gore napisano. Nemoguće je staviti “osobni potpis” u tradicionalnom smislu ispod elektroničkog dokumenta - potreban je moćan i pouzdan identifikacijski mehanizam, što je danas digitalni potpis - element elektroničkog dokumenta dizajniran da ga jedinstveno identificira zbog pripadnosti određena osoba i zaštita od krivotvorenja. Provjera autentičnosti potpisa bilo koje osobe pod bilo kojim elektroničkim dokumentom vrlo je jednostavna - otvori se potpisani elektronički dokument, pritisne odgovarajuća tipka i provjera se odvija automatski.

Digitalni potpis je apsolutno identičan običnom potpisu, čak i na zakonodavnoj razini, te eliminira mogućnost krivotvorenja kako samog potpisa tako i potpisanih dokumenata, a to je već vrlo ozbiljno. Po svojoj prirodi, digitalni potpis praktički nije podložan postupcima dešifriranja nakon čega slijedi krekiranje, barem danas nema dovoljno računalne snage da se digitalni potpis „provali“ brutalnom silom u razumnom vremenu - druge metode ovdje su neostvarive.

Što se tiče funkcionalnosti, poznate su tradicionalne funkcije kućnog uredskog poslovanja i upravljanja dokumentima: one uključuju primanje i slanje dokumenata, njihovo evidentiranje, pregled i obradu odluka, donošenje izvršiteljima, kontrolu kretanja i izvršenja dokumenata, njihovo uništavanje ili prijenos. u arhivu. Ali u usporedbi s tradicionalnim uredskim radom temeljenim na papiru, elektronički sustav upravljanja dokumentima mora omogućiti implementaciju niza novih funkcija. Najvažniji od njih su:

podrška za rad s datotekama elektroničkih dokumenata, osiguranje njihove izrade i uređivanja, skeniranje i ispis, primanje i slanje, pohranjivanje i pretraživanje;

distribucija tehnologija tijeka rada razvijenih za organizacijske i administrativne dokumente (naredbe, upute, itd.) koji prolaze kroz ured ili tajništvo na širi raspon dokumenata (idealno, na sve dokumente organizacije). Da bi se to postiglo, sustav mora moći stvoriti određeni skup detalja za dokumente svake vrste (na primjer, ugovori moraju sadržavati informacije o ugovornim stranama, fazama itd.);

razvoj i implementacija tehnologija na razini organizacije vezanih uz zajednički rad na kreiranju i implementaciji dokumenata unutar računalnih mreža. Tradicionalno regulirane uredske tehnologije u pravilu se nisu odnosile na proces pripreme dokumenta i rad s njegovim projektima;

stvaranje "jedinstvenog ureda". Tradicionalni tijek rada lokaliziran je unutar zasebnog ureda. Interakcija između ureda jedne ili različitih organizacija odvija se na razini dolazne/odlazne razmjene pošte. Kao rezultat toga, praktički je isključena mogućnost stvaranja jedinstvenog prostora za dokumente i end-to-end kontrole nad prolazom i izvršenjem dokumenata kako unutar jedne distribuirane organizacije tako i između različitih organizacija. Ogroman upravljački učinak - u vrlo bliskoj budućnosti - obećava prijelaz s elektroničkog upravljanja dokumentima u zasebnim mrežama lokalnih ureda na jedinstveni sustav upravljanja dokumentima geografski distribuiranog sustava organizacija, koji se s gledišta upravljanja dokumentima može smatrati kao jedan ured;

interakcija osoblja i vanjskih korisnika sa sustavom upravljanja dokumentima poduzeća ili organizacije koji se temelji na web tehnologijama. Riječ je o važnoj komponenti sučelja suvremenog sustava elektroničkog upravljanja dokumentima - tzv. dokument portalu;

pružanje sigurnosti koja jamči autentičnost elektroničkog dokumenta i njegovu zaštitu od neovlaštenog pristupa (primjerice, sredstva digitalnog potpisa i enkripcije temeljene na kriptografskim algoritmima).

Upravljanje elektroničkim dokumentima može uključivati ​​sljedeće faze:

formiranje paketa dokumenata;

slanje paketa elektroničkih dokumenata;

dostava paketa elektroničkih dokumenata;

provjera cjelovitosti, vjerodostojnosti i formata elektroničkog dokumenta;

potvrda primitka paketa elektroničkih dokumenata;

arhiviranje elektroničkih dokumenata

O potrebi prelaska s papirnatog uredskog poslovanja na elektroničke sustave upravljanja dokumentima govori se već duže vrijeme, no koje su stvarne prednosti uvođenja elektroničkog upravljanja dokumentima?

EDMS korist #1: Povećanje produktivnosti tvrtke

U prisutnosti sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, puno se manje vremena troši na traženje potrebnih dokumenata i informacija u usporedbi s tradicionalnom papirologijom.Pristup elektroničkom upravljanju dokumentima može se dobiti s bilo kojeg računala u organizaciji.

EDMS prednost #2: Trenutačni pristup ažuriranim informacijama

Glavna prednost elektroničkog upravljanja dokumentima je mogućnost brzog i jednostavnog pronalaženja najnovijih verzija dokumenata. Time je riješen problem relevantnosti tijeka rada, odnosno, čak i ako isti dokument postoji u nekoliko verzija, korisnik će moći pronaći zadnju verziju datoteke i već raditi s njom.

ERMS korist #3: Smanjite pogreške ljudskog faktora

Pravilna organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima omogućuje vam uklanjanje pogrešaka uzrokovanih ljudskim faktorom. Uz tijek rada s papirom, potraga za nestalim dokumentima traje satima, dok se EDMS nosi sa sličnim zadatkom u samo nekoliko sekundi.

EDMS korist #4: Smanjenje troškova materijala

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima značajno smanjuju troškove organizacije. Prvo, povećava se produktivnost zaposlenika tvrtke zbog automatizacije rada, a drugo, smanjuju se troškovi potrošnog materijala koji se koristi u tijeku rada papira.

EDMS prednost #5: Bolja komunikacija

Jedna od ključnih prednosti upravljanja elektroničkim dokumentima je poboljšana komunikacija između odjela i odjela unutar organizacije. Uvođenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima olakšava komunikaciju, razmjenu informacija, a također pomaže u uklanjanju prepreka između različitih odjela.

EDMS prednost #6: Suradnja na dokumentima

Automatizacija tijeka rada omogućuje da nekoliko korisnika radi s istom datotekom u isto vrijeme, kao i pretraživanje baze podataka jednog dokumenta.

ERMS korist #7: Smanjenje potrebe za dodatnim osobljem

Povećanje obima proizvodnje s elektroničkim upravljanjem dokumentima ne zahtijeva značajno povećanje osoblja, dovoljno je automatizirati rad postojećeg tima uz pomoć učinkovitog sustava upravljanja.

EDMS prednost #8: Smanjeni troškovi pohrane dokumenata

Zakonodavstvo Ruske Federacije predviđa razdoblje pohrane dokumenata 5 godina, uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima smanjit će troškove pohrane dokumenata.

EDMS prednost #10: Zaštita dokumenata od oštećenja

Korištenje EDMS-a smanjuje rizike od požara ili druge više sile.

Nažalost, nije moguće potpuno prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima i riješiti se papirnatog uredskog rada, budući da se prema zakonodavstvu Ruske Federacije papir još uvijek smatra značajnim oblikom dokumenta, ali postotak takvih dokumenata u ukupni volumen je relativno mali.

EDMS korist #12: Podizanje korporativne svijesti

Jedan od neočekivanih rezultata uvođenja elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima može se nazvati povećanjem korporativne svijesti.

Svaki se zaposlenik počinje osjećati dijelom jedinstvenog tima, jasno shvaćajući zajedničke ciljeve i ciljeve.

Učinak korištenja elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima je očit:

· neposredni ekonomski učinak (ušteda u troškovima rada i materijala za rad s dokumentima: troškovi za kopiranje, za dostavu informacija u papirnatom obliku, za resurse (ljudi i oprema), za papir);

· učinak zbog objedinjavanja dokumentacijskih aktivnosti organizacije i smanjenja ovisnosti o individualnom tehnološkom iskustvu osoblja;

· smanjenje vremenskih ciklusa za rad s dokumentima i stvaranje jedinstvenog dokumentarnog prostora;

· punu kontrolu nad dokumentima, njihovim kretanjem i disciplinom izvedbe.

Pa, glavni rezultat automatizacije tijeka rada je, naravno, stavljanje stvari u red u radu s dokumentima, smanjenje vremena za donošenje menadžerskih odluka i povećanje učinkovitosti organizacije u cjelini.

Glavni problemi upravljanja elektroničkim dokumentima

U posljednje vrijeme elektronički dokumenti postaju sve rašireniji. Mnogo je lakše raditi s elektroničkim dokumentima: nema papirologije, pretraživanje dokumenata uvelike je pojednostavljeno zahvaljujući korištenju elektroničke baze podataka. Moderno društvo sve više razmišlja o prijelazu s tradicionalnog papirnatog tijeka rada na elektronički. Ali sljedeći problemi sprječavaju potpunu zamjenu tradicionalnog upravljanja dokumentima elektroničkim:

problem zakonskog uređenja upravljanja elektroničkim dokumentima;

problem ovjeravanja elektroničkih dokumenata;

problem dugotrajne pohrane elektroničkih dokumenata;

problemi implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Problemi zakonske regulative upravljanja elektroničkim dokumentima trenutno postaju sve važniji u vezi s uvođenjem učinkovitih informacijskih i računalnih tehnologija u gotovo svim područjima društvene i industrijske djelatnosti (od interakcije stanovništva s javnim tijelima, podrške financijskim i robnim uslugama). tržišta do sektora usluga, trgovine na malo, obrazovanja i slobodnog vremena).

Mnogi problemi u korištenju sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) nastaju zbog činjenice da se najnovije tehnologije uvode u kontekstu papirnatog zakonodavstva. Razlog slabe potpore države novim tehnologijama u uredskom poslovanju i upravljanju dokumentima je očit: još uvijek je moguće i jeftinije upravljati na stari način, papirnatim dokumentima.

Nedovoljna pažnja države prema uvođenju EDMS-a očituje se u slabom interesu za razvoj zakonodavnog i regulatornog okvira koji bi omogućio mnogo širu upotrebu elektroničkih dokumenata i suvremenih tehnologija kako u javnoj upravi tako iu trgovačkim djelatnostima. Danas:

· nije uspostavljen postupak priznavanja pravne snage elektroničkih dokumenata od strane državnih tijela i sudova;

· nema zakona koji istinski izjednačavaju prava papirnatih i elektroničkih dokumenata. Zbog toga su organizacije koje implementiraju EDMS prisiljene istovremeno održavati dva sustava za upravljanje dokumentima - papirnati i elektronički, te ne mogu nadoknaditi troškove uvođenja modernih tehnologija drastičnim smanjenjem "papirnatog" sustava.

· ne postoje pravni akti koji dopuštaju prijenos neoperativnih dokumenata prije isteka roka pohrane na analogne i/ili elektroničke medije, dok se papirnati izvornici uništavaju.

Začudo, nitko ne postavlja pitanje razvoja zakona o prijenosu papirnatih dokumenata na druge medije s pravom uništavanja njihovih izvornika. No, upravo nepostojanje tog zakona onemogućuje široko uvođenje suvremenih tehnologija u uredski rad i upravljanje dokumentima. U inozemnoj praksi troškovi uvođenja EDMS i/ili sustava za mikrofilmiranje uglavnom se isplaćuju oslobađanjem prostora za arhive i smanjenjem broja zaposlenika koji se bave papirologijom.

Širokom uporabom elektroničkih dokumenata i sredstava za njihovu obradu u suvremenom svijetu, problem utvrđivanja vjerodostojnosti i autorstva takvih dokumenata postao je posebno aktualan.

U čemu je problem? Na kraju običnog pisma ili dokumenta izvršitelj ili odgovorna osoba stavlja svoj potpis radi postizanja dva cilja. Prvo, primatelj ima priliku provjeriti vjerodostojnost dokumenta uspoređujući potpis s uzorkom koji ima. Drugo, osobni potpis zakonski je jamac autorstva dokumenta. Naravno, trenutno postoji elektronički digitalni potpis, koji je dizajniran da zamijeni vlastoručni potpis u elektroničkim dokumentima. Ali ako je, korištenjem suvremenih forenzičkih metoda, krivotvorenje potpisa na papiru vrlo težak zadatak, onda je s elektroničkim potpisom situacija drugačija.

Za razliku od konvencionalnog vlastoručnog potpisa, EDS je otuđiv od svog vlasnika. Odnosno, ako je potpis pod papirnatim dokumentom neodvojiv od osobe i praktički ga nitko drugi ne može krivotvoriti tako da se ne otkrije forenzičkim pregledom, tada svaki napadač koji se domogne ključa tajnog potpisa može jednostavno napraviti EDS lako i uvjerljivo kao i pravi vlasnik ovog ključa.

Svaki korisnik može krivotvoriti bitstring jednostavnim kopiranjem ili tiho izvršiti nezakonite ispravke u elektroničkom dokumentu.

Potrebno je izraditi skup mjera u svim fazama nastanka i života dokumenta za evidenciju elektroničkih dokumenata.

Posebnu pozornost potrebno je posvetiti uspostavi mehanizma za osiguranje pravnih jamstava vjerodostojnosti i cjelovitosti sadržaja informacija u elektroničkom dokumentu te sukladnosti oblika prikaza tih informacija i pojedinosti. Potrebno je zakonski urediti ova pitanja.

Razmotrimo još jedan jednako važan problem. Slažem se s mišljenjem Khramtsovskaya N.A., koja tvrdi da je bespredmetno govoriti o ozbiljnom upravljanju elektroničkim dokumentima ako nije uspostavljen arhivski rad s elektroničkim dokumentima, a da se zadrži njihova pravna i druga snaga. Arhivska agencija Ruske Federacije, savezni arhivi, državni arhivi subjekata federacije tek počinju razmatrati mogućnost kontinuiranog kompletiranja elektroničkih dokumenata. Skoro nula iskustva. Ipak, posljednjih godina stvoreni su specijalizirani arhivi za državnu pohranu elektroničkih dokumenata:

Centar za elektroničku dokumentaciju Republike Čuvaške, Cheboksary (osnovan 1996.);

Središnji arhiv dokumenata o elektroničkim medijima Moskve (TsADENM) (stvoren 2002.);

Centar za elektroničku dokumentaciju Republike Kalmikije (osnovan 2002.).

EDMS sustavi tek se počinju koristiti za organizaciju pohrane dokumenata i informacija te za uspostavljanje učinkovitog pristupa akumuliranim nizovima dokumenata. Pojavljuju se i drugi problemi: osiguranje cjelovitosti i vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata tijekom dugih vremenskih razdoblja.

Neki EDMS uopće ne omogućuju arhivsko pohranjivanje elektroničkih dokumenata, dok su drugi konfigurirani na takav način da je jednostavno nemoguće izbrisati dokumente iz njih (primjerice, zbog isteka roka pohrane).

Tradicionalni sustavi za upravljanje bazama podataka nisu prikladni za pohranjivanje elektroničkih dokumenata jer su usmjereni na rad s pojedinačnim podacima, a ne s dokumentima.

Osim toga, brzo zastarijevanje računalne opreme i medija stvara opasnost od gubitka informacija i elektroničkih dokumenata zbog nemogućnosti njihovog čitanja.

Osiguravanje sigurnosti elektroničkih dokumenata - skup mjera za stvaranje materijalne i tehničke baze, optimalnih uvjeta, usklađenosti s regulatornim režimima i pravilne organizacije pohrane elektroničkih dokumenata koji bi isključili gubitak elektroničkih medija i osigurali njihovo održavanje u ispravnom fizičkom i tehničko stanje, kao i sposobnost reproduciranja elektroničkih dokumenata u obliku dostupnom za percepciju i razumijevanje osobe bez dodatnih tehničkih uređaja.

Kod organizacije dugotrajne pohrane elektroničkih dokumenata, promjena programske platforme može dovesti do potpunog gubitka dokumenta zbog nemogućnosti pregleda. Od 1950-ih Predloženo je nekoliko mogućih rješenja ovog problema:

migracija - pravovremeni prijenos baza podataka i drugih elektroničkih dokumenata na suvremenu tehnološku platformu, najčešće u formate koji se koriste u organizaciji za operativno upravljanje informacijskim resursima (tzv. "prilagođeni formati")

emulacija softverskog okruženja. Ovaj pristup temelji se na kriteriju "idealne konzervacije". D. Rotenberg smatra da je to najbolji način jer. omogućuje korištenje izvornog softvera;

enkapsulacija - uključivanje elektroničkih dokumenata u datoteke višeplatformskih formata, na primjer, u XML. Trenutačno američki arhivisti ovu metodu smatraju najoptimalnijim za razmjenu i dugoročnu pohranu elektroničkih dokumenata.

Drugi problem koji zahtijeva pozornost je problem uvođenja elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciju.

Za uspješnu implementaciju EDMS-a u poduzeću potrebno je izbjeći neke tipične pogreške: nepažnju prema organizacijskim pitanjima, klađenje samo na vlastite snage pri razvoju sustava, štednju na "pilot" projektu. Nedovoljna pripremljenost propisa za rad sa EDMS-om i niska obučenost zaposlenika također mogu smetati učinkovitoj implementaciji.

Jedna od tipičnih pogrešaka pri prelasku na elektroničko upravljanje dokumentima je nedovoljno proučavanje organizacijskih pitanja, što pak dovodi do neučinkovitog rada sustava. Vrlo često menadžment poduzeća smatra da je organizacija upravljanja dokumentima beznačajna, da ne zaslužuje posebnu pozornost, ali na kraju upravo te „sitnice“ postaju odlučujuće u poboljšanju učinkovitosti poslovnih procesa tvrtke. Nedovoljan interes uprave za projekt može dovesti do toga da se provedba može odgoditi na jako dugo vrijeme.

Još jedna prepreka je način na koji je EDMS izgrađen. Prema riječima stručnjaka, neovisni razvoj EDMS-a na korporativnoj razini od strane IT odjela unaprijed osuđuje organizaciju na dug proces poboljšanja i, osim toga, cijeli projekt čini ovisnim o programerima sustava. Ovaj način se pokazao najneisplativijim u smislu financijskih troškova za implementaciju. Samostalni razvoj EDMS-a može dovesti do toga da će sadašnja situacija s protokom dokumenata biti u stanju mirovanja.

Nakon odabira proizvoda potrebno je razraditi one poslovne procese koji će se automatizirati, isprobati rješenje u radu i identificirati sve nedostatke. Pilot projekt omogućuje vam da provjerite ispunjava li rješenje postavljene zadatke, a ako ne ispunjava sve zahtjeve, odbijte ga implementirati bez gubitka značajnih sredstava. Stoga je još jedna pogreška tijekom implementacije ušteda novca na preliminarnom izvršenju "pilota".

Još nekoliko poteškoća moguće je u sljedećim fazama implementacije EDMS-a. Među njima, nedostatak razrade internih korporativnih dokumenata koji uređuju procese tijeka rada u organizaciji i slaba pozornost od strane menadžmenta pitanjima obuke krajnjih korisnika. Priprema regulatornih pravila za procese upravljanja elektroničkim dokumentima trebala bi se provoditi paralelno s probnim radom i uključuje izradu detaljnih uputa za uredski rad za zaposlenike, odgovarajućih naredbi i propisa.

Obuka zaposlenika također bi trebala biti glavni prioritet pri uvođenju EDMS-a. Istodobno, osposobljavanje treba provoditi kontinuirano iu svim fazama provedbe.

Zaključak

Glavni zaključak koji proizlazi iz sadržaja rada je sljedeći: ustaljeni oblici i metode rada s dokumentacijom u organizacijama u okviru tradicionalnog uredskog poslovanja i upravljanja dokumentacijom ne odgovaraju suvremenim uvjetima. Globalna informatizacija društva, široka uporaba novih informacijsko-komunikacijskih tehnologija, postupno uvođenje tržišnih mehanizama i suvremenog upravljanja doveli su do porasta uloge informacija u društveno-ekonomskim procesima i njihovog prepoznavanja kao važnog strateškog resursa. S obzirom na to da je glavni dio informacijskog resursa dokumentacija, možemo pretpostaviti da su u sadašnjoj fazi sazreli potrebni preduvjeti za prelazak na novi način rada s dokumentima u organizacijama - upravljanje dokumentima temeljeno na sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima. .

Unatoč problemima (zakonodavna priroda, certificiranje, dugotrajna pohrana elektroničkih dokumenata, implementacija), upravljanje elektroničkim dokumentima ima niz neospornih prednosti u odnosu na tradicionalne (povećana produktivnost organizacije, trenutni pristup informacijama, brzo pretraživanje dokumenata itd.) .), što u ovom trenutku čini nužnom implementaciju SED-a. Pa, glavna prednost EDMS-a, zahvaljujući kojoj organizacije nastoje prijeći na automatizirani tijek rada, jest povećanje učinkovitosti organizacije u cjelini.

Sustavi koji olakšavaju rad samo s originalnim papirnatim dokumentima (izradom elektroničkih upisnih kartica i/ili elektroničkih kopija tih dokumenata), po mom mišljenju, osuđeni su na izumiranje. Ali još uvijek je teško zamisliti organizaciju koja cirkulira i pohranjuje samo elektroničke dokumente. Stoga budućnost pripada složenim sustavima koji rade s bilo kojim primarnim dokumentima - i papirnatim i elektroničkim. Zanimanje za EDMS koji podržava pravno značajno upravljanje elektroničkim dokumentima i EDS funkcije u stalnom je porastu. Pritom su elektronički izvornici koji se nalaze u stvarnom uredskom radu ili pohranjeni u arhivima prije iznimka nego pravilo. No, to neće uvijek biti tako i vrlo brzo bi se situacija mogla promijeniti u sasvim suprotno.

Popis korištene literature i izvora

1.GOST 16487-70. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije.

2.GOST 16487-83. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije.

.GOST R 51141-98. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije.

.GOST R 52292-2004. Elektronička razmjena informacija. Pojmovi i definicije.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi.

.Larkov N.S. Upravljanje dokumentima. M., 2006. (monografija).

.Kukarina Yu.M. Formiranje pojmova "elektronički dokument" i "elektronički digitalni potpis" u zakonodavnim i regulatornim i metodološkim aktima Ruske Federacije // Deloproizvodstvo. - 2003. - br.1. - S. 43-44.

.„Smjernice za provedbu i primjenu GOST 6.10.4-84 „USD. Davanje pravne snage dokumentima na strojnom nosaču i strojnogramu izrađenom računalnom tehnologijom. Osnovne odredbe” RD 50-613-86: odobreno. Dekret Državnog standarda SSSR-a od 24. rujna 1986. br. 2781 [Elektronički izvor] // Referentni informacijski i pravni sustav "konzultant-Plus". URL: #"justify">. Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacijske potpore upravljanja. Moskva: Glavarchiv SSSR, 1991.

.Larin M.V. Upravljanje dokumentima u organizacijama: problemi povijesti i metodologije. Sažetak dis. za stupanj doktora povijesti M., 2000. URL: #"justify">. Savezni zakon Ruske Federacije od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ "O elektroničkom digitalnom potpisu".

.Nacrt saveznog zakona Ruske Federacije "O elektroničkom dokumentu". [Elektronički izvor] // Agencija za savjetovanje i poslovne informacije. Ekonomija i život. URL: #"justify">. Europska specifikacija MoReq-2 "Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim javnim dokumentima" (ažurirana i dopunjena verzija, 2008.).

.Dekret Mirovinskog fonda Ruske Federacije od 26. siječnja 2001. br. 15 "O uvođenju kriptografske zaštite informacija i elektroničkog digitalnog potpisa u sustav Mirovinskog fonda Ruske Federacije." Umjetnost. 2 [Elektronički izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Afanasjeva L.P. Elektronički dokumenti u dokumentarnom prometu i arhivi organizacije // Tajničko poslovanje. - 2006. - br.1. - S. 26-34.

.Bobyleva M.P. Učinkovito upravljanje dokumentima: od tradicionalnog do elektroničkog. Moskva: Izdavačka kuća MPEI, 2004.

.Fedorova V. Je li papirologija prošlost? [Elektronički izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Balasanyan V. Od tradicionalnog uredskog rada do elektroničkog upravljanja dokumentima [Elektronički izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Pravila za elektroničko upravljanje dokumentima pomoću e-pošte [Elektronički izvor] // KIT Fortis Investment Management (OAO). URL: www.kfim.ru

.Romanov D.A. Istina o elektroničkom upravljanju dokumentima. Moskva: DMK Press, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS u Rusiji: prvi plodovi "puzajuće revolucije" [Elektronički izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Kuznetsov S.L. Smjernice za organizaciju pohrane elektroničkih dokumenata // Papirologija. - 2006. - br. 4. - S. 49-52.

.Tihonov V.I. Organizacija arhivske pohrane elektroničkih dokumenata // Circle of Ideas Algorithms and Technologies of Historical Informatics: Zbornik radova IX konferencije Udruge „Povijest i računalo“. Moskva: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Kratki osvrt na inozemna iskustva u strategijama elektroničkih arhiva // Deloproizvodstvo. - 2004. - br. 4. - S. 101-104.

.Koshelev I. Pet glavnih problema implementacije EDMS [Elektronički izvor] // CNews. Izdavanje o visokim tehnologijama. URL: #"justify">. Sustav automatizacije tijeka rada [Elektronički izvor] // Wikipedia - besplatna enciklopedija. URL: #"justify">. Anuchin M. "Kontur-Estamp": pružanje međukorporativnog elektroničkog pravno značajnog protoka dokumenata [Elektronički izvor] // SKB Kontur - Automatizacija računovodstva i upravljanja. URL: #"justify">. Patiy E. Izgradnja učinkovitog protoka dokumenata [Elektronički izvor] // Delovaya Gazeta. URL: #"justify">. Prednosti sustava za elektroničko upravljanje dokumentima [Elektronički izvor] // bb workspace. Učinkovit sustav upravljanja. URL: #"justify">. naznačite temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konzultacija.

Normativni dokumenti i pravni aspekti

Popis dokumenata koji se ne smiju sastavljati na papiru. Prelazak na elektroničke dokumente

Jakov Zorin
29. lipnja 2017. 12:55

Svojedobno su se službenici opirali prijelazu s papirnatih dnevnika na elektroničke sustave upravljanja dokumentima. Sada se u većini organizacija interno odobrenje dokumenata već provodi u EDMS-u i ne izaziva zabrinutost. Sada su pred nama nove prilike koje daju još više izgleda za prelazak na potpuno “bezpapirni” rad. Međutim, u isto vrijeme počinju nas obuzimati novi strahovi.

Neki mogu imati neugodan osjećaj neizvjesnosti i sumnje kada čitaju izraz "elektronički dokument". Toliko pitanja odmah pada na pamet: Je li pouzdan? Kako pohraniti? Hoće li sudovi prihvatiti?

Ali zašto nitko ne postavlja ista pitanja kada radi s papirom, već jednostavno zato što je poznato i djeluje pouzdano. Iako "papir" zakonodavstvo nije savršeno i možete pronaći nedostatke. Da, regulatorni okvir za elektroničko upravljanje dokumentima također je daleko od savršenog i još uvijek ima bijelih mrlja, ali se razvija i stalno poboljšava, dok "papirnato" zakonodavstvo postupno zastarijeva.

Ali što je s našim pitanjima? Moramo tražiti odgovore na njih. Elektronički dokument – ​​čuvajte ga i udvarajte mu se.

Sada je vrijeme da idemo ukorak s elektroničkim dokumentima, a ne živimo s papirom koji je star. Vrijeme je da dobijete odgovore na svoja pitanja i nedoumice, kako kasnije ne biste bili u ulozi nadoknađivača.

Pravni značaj elektroničke isprave

Da bismo razumjeli što dokumenti mogu bez papira, potrebno je prije svega saznati kako se elektronički dokument promatra s pravnog stajališta.

Međutim, postoje kadrovske evidencije koje se već mogu u potpunosti pretvoriti u elektronički oblik:

dnevnik registracije ugovora o radu i njihovih izmjena;

registar naloga za zapošljavanje;

Obrazac T-60 (napomena-obračun o davanju dopusta zaposleniku);

Obrazac T-61 (napomena-obračun pri otkazu (otkazu) ugovora o radu radniku (otkaz));

· vremenski list, itd.

Što se tiče pohrane ovih dokumenata, prema zakonu, elektronički dokumenti pohranjuju se jednako dugo, što je zasluga njihovih papirnatih kopija. No, s obzirom na to da se ne radi samo o dokumentu koji se poput papira može jednostavno uzeti s police, on je superponiran dodatni depozit zahtjev, pružanje reprodukcije elektroničkih dokumenata, kao i sredstva za provjeru vjerodostojnosti elektroničkog potpisa. Rok čuvanja ovih fondova jednak je roku čuvanja dokumenta.

Pri korištenju elektroničkih dokumenata treba imati na umu da moraju biti spremni za prijenos od strane ugovornih strana, regulatornih tijela i, ako je potrebno, pravosudnih. Konkretno, Savezna porezna služba nameće stroge zahtjeve za format i način razmjene. S protustrankama je razmjena lakša.

Tablica u nastavku prikazuje sve moguće dokumente koje Savezna porezna služba prihvaća u vrijeme pisanja ovog teksta (prema nalogu Savezne porezne službe od 29. lipnja 2012. br. MMV-7-6/ [e-mail zaštićen]). Dokumenti se dijele na one koji se moraju slati isključivo u određenom formatu (xml) i oni koji se mogu slati kao skenirane slike.

Elektronički dokumenti generirani prema odobrenim formatima koji se mogu dostaviti na uvid u xml datoteci (formalizirani dokumenti)

Vrsta dokumenta	Namjena dokumenta	dodatne informacije
Dostavnica		Elektronička faktura pravno je značajan izvornik, kao i njegova papirnata faktura. Sadrži iste detalje i podatke, mora biti potpisan od strane upravitelja ili ovlaštenog predstavnika i izdat u roku od pet dana. Elektronički račun također mora biti upisan u registar i knjige kupnje i prodaje te elektronički pohranjen najmanje 4 godine. Može se prikazati kao osnova za dobivanje odbitka PDV-a. Prema nalogu Federalne porezne službe Rusije od 04.03.2015 br. MMV-7-6/ [e-mail zaštićen] mora sadržavati identifikator operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima. Prodavatelj i kupac moraju imati iste račune (bilo elektroničke ili samo papirnate). Iskorišteni do 30. lipnja 2017., računi izrađeni prije 1. srpnja 2017. prihvaćaju se do 31. prosinca 2020.
Knjiga kupnje	Dizajniran za registraciju dokumenata koji potvrđuju plaćanje PDV-a na kupnju dobara, izvršenih radova, pruženih usluga, kako bi se utvrdio iznos poreza koji treba odbiti (povratiti) na način propisan Poreznim zakonom Ruske Federacije.	Ispunjava se strogo prema jedinstvenom obrascu. Proizvoljni obrasci zabranjeni su za korištenje i odbijaju ih porezne vlasti. Obrazac knjige kupnje i prodaje odobren je Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137. Potrebno je čuvati najmanje 4 godine (od datuma zadnjeg unosa). Format elektroničkih knjiga kupnje i prodaje, odobren naredbom Federalne porezne službe Rusije od 3. travnja 2015. br. MMV-7-6 / [e-mail zaštićen]
Knjiga prodaje	Namijenjen je evidentiranju računa, a ponekad i drugih dokumenata, pri prometu robe (obavljanju radova, pružanju usluga) organizacija i poduzetnika u svim slučajevima kada postoji obveza
Dnevnik primljenih i izdanih računa	Izvještaj za porez na dodanu vrijednost (PDV) koji odražava primljene i izdane račune.	Bez obzira na početnu registraciju (na papiru ili u elektroničkom obliku), ona se regulatornim tijelima dostavlja isključivo u elektroničkom obliku. Treba napomenuti da zakon ne propisuje potrebu dostavljanja ispravljenog Dnevnika ako je u njemu pronađena pogreška nakon slanja regulatornom tijelu. Međutim, većina stručnjaka preporučuje da to učinite nakon poništavanja pogrešnih unosa. Propisuje se da se dnevnik čuva najmanje 4 godine zajedno sa svim primarnim dokumentima.
Dopunski list Kupovne knjige		Slično knjigama kupnje i prodaje.
Dopunski list Knjiga prodaje	Koristi se za evidentiranje ispravljenih računa nakon završetka poreznog razdoblja u kojem je pogreška napravljena
Tovarni list (TORG-12)
	Dokument koji služi kao osnova kupcu za prihvaćanje iznosa PDV-a koje prodavatelj potražuje za odbitak, a koji se sastavlja kada su troškovi otpremljene robe (obavljeni radovi, pružene usluge), imovinska prava prenesena, uključujući i u slučaju promjena cijene (tarife) i (ili) specifikacije količine (volumena) otpremljene robe (obavljeni radovi, pružene usluge), prijenos imovinskih prava.	Iskorišteni do 30. lipnja 2017., fakture za ispravke izrađene prije 1. srpnja 2017. prihvaćaju se do 31. prosinca 2020. Od 1. srpnja formiraju se u skladu s nalogom Federalne porezne službe od 13.04.2016. br. MMV-7-15 / 189.
Isprava o prijenosu robe u trgovačkom poslovanju	Dokument formalizira prihvat i prijenos robe tijekom izvršenja ugovora u okviru kupoprodajnog odnosa.
Dokument o prijenosu rezultata rada (o pružanju usluga)	Dokument kojim se formalizira prihvaćanje i prijenos rezultata obavljenog rada (pružene usluge)
Račun i isprava o otpremi robe (izvršenju radova), prijenosu prava vlasništva (isprava o izvršenju usluga), uključujući i račun	Univerzalni prijenosni dokument koji zamjenjuje primarni dokument ili skup završnih dokumenata za transakciju. UPD zamjenjuje: · Račun; · Primarni dokument: račun/akt; · Komplet dokumenata: račun + tovarni list/akt.	Ovisno o kvaliteti u kojoj kompajler koristi format, xml datoteka će sadržavati skup određenih obveznih detalja. Obavezan je od 1. srpnja 2017. Ako se UPD koristi kao primarni dokument, tada se može prenijeti bez sudjelovanja operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima. Ako se UPD koristi kao faktura i primarni dokument, tada se ne može bez EDF operatera.
Račun za ispravak i isprava o promjeni vrijednosti otpremljene robe (obavljeni radovi, izvršene usluge), prenesena imovinska prava, uključujući i ispravni račun	Univerzalni korektivni dokument koji se može koristiti u više svrha odjednom: · za korektivne račune; prilikom ispravljanja primarnih dokumenata; prilikom ispravljanja primarnih dokumenata, uključujući fakturu (univerzalni prijenosni dokumenti).	Ovisno o kvaliteti u kojoj kompajler koristi format, xml datoteka će sadržavati skup određenih obveznih detalja. Obavezno od 01.07.2017. Ako se novi format koristi samo u funkciji dokumenta o promjeni troška otpremljene robe (izvršenih radova, izvršenih usluga), prenesenih imovinskih prava (UKD sa statusom "2"), tada uključuje i razmjensku datoteku za koja predstavlja podatke o prodavatelju i razmjensku datoteku za predstavljanje informacija o kupcu, koja (ovisno o odredbama Građanskog zakonika Ruske Federacije) možda ne postoji. Istodobno, datoteka za razmjenu podataka prodavatelja neće sadržavati račun za usklađivanje te će, sukladno tome, takva datoteka biti potpisana samo elektroničkim potpisom osobe odgovorne za upis činjenice gospodarskog života.
Odgovor na zahtjev za pojašnjenje	Odgovor se daje s pravom porezne inspekcije, kako je predviđeno člankom 88. Poreznog zakona Ruske Federacije, na temelju rezultata uredske revizije deklaracije i drugih dokumenata koji sadrže informacije o porezu na dodanu vrijednost i odbicima poreznih obveznika za izvještajno razdoblje, zatražiti pojašnjenja prijave PDV-a.	Od 1. siječnja 2017. odgovor na zahtjev za pojašnjenje PDV-a morat će se dostavljati samo u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala (TCS). Odgovor na zahtjev upućen inspekciji u papirnatom obliku smatra se nedostavljenim. To je izričito predviđeno člankom 88. Saveznog zakona od 1. svibnja 2016. br. 130-FZ. Za nepodnošenje (ili neblagovremeno podnošenje) objašnjenja predviđena je novčana kazna od 5.000 rubalja.

Elektronički dokumenti u bilo kojem formatu (ili dokumenti na papiru) koji se mogu dostaviti inspekciji putem interneta u grafičkom formatu jpg, tif, pdf ili pgn (raw dokumenti)

Vrsta dokumenta	Namjena dokumenta	dodatne informacije
Dostavnica	Dokument koji potvrđuje stvarnu otpremu robe ili pružanje usluga i njihovu cijenu.	Opisano iznad
Teretnica	Osnova za potvrđivanje troškova prijevoza robe. Izdaje se u nekim slučajevima, uključujući i ako isporuku robe obavlja treća strana	Izdaje se zajedno s UPD-om prilikom prijevoza robe i popunjava se u 4 istovjetna primjerka: po jedan za primatelja i pošiljatelja i 2 za prijevoznika. Od 1. srpnja 2017. nema promjena. Trenutno je prisutnost papirnate kopije obavezna. Međutim, možete se prijaviti regulatornim tijelima putem TCS-a. Treba napomenuti da je prijenos ovog dokumenta u elektronički oblik važno pitanje za prijevozničke tvrtke. Trenutačno postoje čak i prijedlozi za poboljšanje procesa razmjene TTN-a, možete ih pronaći u članku
Akt prijema i predaje radova (usluga)	Potvrđuje činjenicu izvršenja radova (usluga).	Opisano iznad
Cargo deklaracija / tranzitna deklaracija	Glavni dokument koji se izdaje prilikom premještanja robe preko carinske granice države (izvoz, uvoz). Služi kao osnova za prolazak granice.	Pogreške, mrlje, brisanja isključeni. Ako ste prilikom ispunjavanja deklaracije pogriješili, krive podatke možete precrtati, a iznad njih naznačiti točne. Svaka izmjena ovjerena je potpisom i pečatom deklaranta. Preporuča se ispunjavanje u elektroničkom obliku kako bi se izbjegle gore opisane situacije (koje mogu dovesti do vraćanja deklaracije na doradu, uključujući i zbog nečitljivog rukopisa). Pri korištenju obrasca elektroničke deklaracije osoba koja prijavljuje robu u elektroničkom obliku prijavljuje podatke koji će biti navedeni u carinskoj deklaraciji, te dostavlja podatke iz isprava potrebnih za carinjenje robe u skladu s odabranim carinskim režimom. carinsko tijelo putem elektroničke metode razmjene informacija.
Dodatni list uz carinsku deklaraciju tereta/provoznu deklaraciju	Koristi se pri izvozu robe iz carinskog područja.	Isto kao carinska deklaracija tereta/provozna deklaracija.
Specifikacija (kalkulacija, kalkulacija) cijene (troška)	Dokument koji točno, potpuno iu provjerljivom obliku definira zahtjeve, dizajn, ponašanje ili druge značajke sustava, komponente, proizvoda, rezultata ili usluge, te postupke koji mogu odrediti jesu li ti uvjeti ispunjeni. Koristi se za utvrđivanje troškova u vrijednosnom (novčanom) obliku za proizvodnju jedinice ili skupine jedinica proizvoda, odnosno za pojedine vrste proizvodnje.	Značajke nisu otkrivene.
Tovarni list (TORG-12)	Izdavanje robe i materijala trećim osobama i vođenje evidencije o transakcijama.	Opisano iznad
Dodatak ugovoru	Dodatak ili dodatak koji je sastavni dio ugovora. Dodaci ugovoru, u pravilu, mijenjaju bitne uvjete ugovora i potpisuju se ili istovremeno s ugovorom ili naknadno, u procesu izvršenja posla.	Prije svega, strane moraju međusobno sklopiti dva dodatna sporazuma. Prvi od njih opisat će način razmjene dokumenata koji će stranke izabrati (danas se jedna od najsigurnijih opcija može nazvati razmjenom putem usluga operatera za elektroničko upravljanje dokumentima). U drugom ugovoru potrebno je naznačiti vrstu ES-a za koju su se stranke dogovorile da će se koristiti i izjednačiti je sa vlastoručnim potpisom. Ako su se stranke dogovorile o korištenju pojačanog kvalificiranog potpisa, tada nema potrebe za sklapanjem drugog ugovora, jer ova vrsta ES-a je ekvivalentna vlastoručnom potpisu i pečatu organizacije. Ugovori se mogu sklopiti elektronički ili u papirnatom obliku. Dakle, u skladu sa zakonodavstvom i praksom elektroničkih trgovinskih platformi, prilikom postavljanja državne narudžbe na temelju rezultata otvorene dražbe može se sklopiti samo elektronički ugovor. Ali ako je narudžba izvršena na drugi način, moguće je izdati papirnatu verziju.
Sporazum (sporazum, ugovor)	Sporazum dviju ili više osoba o osnivanju, izmjeni ili prestanku građanskih prava i obveza
Račun za ispravak	Dokument koji služi kao osnova kupcu za prihvaćanje iznosa PDV-a koje prodavatelj traži za odbitak, a koji se sastavlja kada su troškovi otpremljene robe (obavljeni radovi, pružene usluge), imovinska prava prenesena, uključujući i u slučaju promjena cijene (tarife) i (ili) specifikacije količine (volumena) otpremljene robe (obavljeni radovi, pružene usluge), prijenos imovinskih prava.	Opisano iznad
Izvješće o istraživanju i razvoju	Izvješće o obavljenom radu u cilju stjecanja novih znanja i praktične primjene u stvaranju novog proizvoda ili tehnologije.	Da biste ga podnijeli poreznim vlastima, potrebno je koristiti tijek dokumenata za provedbu pisanih zahtjeva pretplatnika (Dodatak br. 5 nalogu Federalne porezne službe Rusije od 09.11.2010. br. MMV-7-6 / [e-mail zaštićen]).

Nakon stupanja na snagu Naredbe Federalne porezne službe Rusije od 18. siječnja 2017. br. MMV-7-6/ [e-mail zaštićen], kojim je odobren novi format xml-datoteke popisa dokumenata, postalo je moguće dostavljati i xml-datoteke i papirnate dokumente u obliku skeniranih slika (u formatima jpg, tif, pdf) prema TCS-u. Nova inventura vrijedi od 01.06.17. Dakle, putem TCS-a mogu se slati ne samo elektronički dokumenti, već i dokumenti koji su izvorno sastavljeni na papiru.

Istodobno, treba imati na umu da spremnik koji se prenosi poreznoj upravi može istovremeno sadržavati i datoteke s ekstenzijom xml i skenirane datoteke u odgovarajućim formatima.

Popis dokumenata naveden u gornjoj tablici je konačan (u ovom trenutku) i ako se od poreznog obveznika traže drugi podaci, tada se za njihov prijenos ne može koristiti niti osobni račun poreznog obveznika niti sustav za elektroničko upravljanje dokumentima. U tom slučaju potrebno je koristiti bilo koju drugu metodu navedenu u članku 93. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Umjesto izlaza

Kako biste bili u korak s vremenom, uvijek morate ići, a ponekad i trčati, ruku pod ruku s novim proizvodima. A da bi ovo trčanje bilo lagana šetnja, morate koristiti sve raspoložive alate. U ovom slučaju najvažniji alat je sustav upravljanja elektroničkim dokumentima (interni) i pravno valjane usluge elektroničke razmjene (eksterni). Dobavljači i operateri prate zakone i tehnologiju, mogu vam savjetovati i pomoći da pravilno organizirate rad s elektroničkim dokumentima.