Vytvorenie žiadosti o poznámku. Registrácia a cesty pohybu poznámok v organizácii

Komunikovať s riaditeľom alebo s vedením inej štruktúrnej zložky spoločnosti môže personalista nielen osobne, najmä v časovej tiesni, keď riaditeľ alebo manažér môže v tom zmätku jednoducho zabudnúť na odvolanie zamestnanca. Poznámky možno použiť ako nástroj na interakciu s vedením. V skutočnosti, memorandum je informačný a referenčný dokument obsahujúci požiadavku alebo požiadavku a zdokumentovanie odvolania prednostovi .

Sú chvíle, keď len memorandum môže chrániť pred nespravodlivými nárokmi voči zamestnancovi zo strany vedenia. Na registráciu poznámok v nomenklatúre nie je potrebné zadávať samostatný prípad, môžete ich zaregistrovať ako výstupnú dokumentáciu. Registrácia poznámok je veľmi dôležitá, je to potvrdenie skutočnosti vzťahu.

Personalisti v službe musia komunikovať nielen s nadriadenými, ale aj so všetkými štrukturálnymi divíziami spoločnosti. Nie vždy sa vám podarí dostať odpoveď na ústne žiadosti alebo želania a ak žiadosť zdokumentujete a zaevidujete, dáte jej nielen význam, ale budete sa môcť aj poistiť proti niektorým problémom. Poznámky môžu písať nielen personalisti. Bude správne, ak personalista naučí zamestnancov firmy tento nástroj používať.

Tak tu si skutočný príklad. Medzi vaše pracovné povinnosti patrí pracovné knihy. Nemáte prázdne formuláre, ale prijme sa špecialista, ktorý ešte nikde nepracoval a ešte mu nebola vydaná pracovná kniha. Zo zákona ste povinní mu do 5 dní vytvoriť pracovný zošit a vydať ho.

Ústne žiadosti o kúpu tlačív zostali bez odozvy, čas sa kráti. Porušenie lehoty je porušením vašich podmienok pracovná zmluva, Za čo môžete dostať disciplinárne opatrenie?.

Odísť – poznámka!

Účel poznámky

Napísal poznámku so žiadosťou o formuláre, zaregistroval - poistený proti disciplíne! Problém bude vyriešený, pretože riaditeľ má teraz pripomienku.

Ako napísať poznámku

Najčastejšie sú poznámky adresované manažmentu s cieľom nahlásiť akékoľvek interné
problém. Neexistuje jednotný formulár poznámky, ale je zostavený podľa pravidiel. Základom poznámky môže byť:

• žiadosť;
• komentovať;
• veta.

Hlavné je popísať podstatu problému, dôsledky nečinnosti a navrhnúť riešenia. Tu je postup, ako napísať poznámku:

Približný obsah poznámky

• začať „hlavičkou“ (adresát a adresát);
• pomenujte dokument - "Memorandum";
• uveďte dátum a číslo odchodu;
• opísať problém;
• zoznam možné následky;
• ponúkať riešenia;
• predplatiť.

Pre prehľadnosť je nižšie uvedená jednoduchá poznámka - príklad, ako správne napísať poznámku:

Generálny riaditeľ Fortuna LLC
Gorbunkov S.S.
od vedúceho personálneho oddelenia Lapteva M.I.

Oznamujem Vám, že personálne oddelenie nemá v sebe žiadne tlačivá pracovných kníh a príloh. 20. december 2015 bol zamestnaný Sidorovom II., ktorý nemá pracovnú knihu.

Ak nevystavím pre Sidorov I.I. zošit do 5 dní, čelím správnej pokute 500 až 3 000 rubľov a Fortuna LLC - od 30 do 50 tisíc!

Aby sa tomu zabránilo, je potrebné zakúpiť formuláre pracovných zošitov a príloh v nich. Formuláre budú potrebné v budúcnosti, pretože neustále prijímame zamestnancov.

Týmto ponúkam:
1. Nákup čistých pracovných zošitov v počte 20 kusov a čistých príloh do kníh v počte 10 kusov.

2. Buď ma poveríte zakúpením tlačív na vlastné náklady a následne vynaloženú sumu preplatím na základe podkladov na ohlásenie.

Vedúci personálneho oddelenia _________________ / M.I. Lapteva

Ak má spoločnosť sekretárku, tak poznámka musí byť evidovaná nielen vo vašich odchádzajúcich dokladoch, ale aj u sekretárky:

Poznámka k registrácii

• pripraviť poznámku v 2 kópiách;
• zaregistrujte sa vo svojich odchádzajúcich dokumentoch;
• prihlás sa u sekretárky (tajnička napíše dátum, prichádzajúce číslo a podpísať);
• Jednu kópiu prenesieme na sekretárku a zaregistrovanú vložíme do priečinka odchádzajúcich dokumentov.

Služba môže byť tiež v elektronickom formáte posielať a faxovať. Potvrdenie o odoslaní môže slúžiť ako výtlačok elektronický dokument a faxovú správu.

Externá poznámka

Niekedy sa stáva, že poznámky fungujú ako externý dokument, to znamená, že sú adresované zamestnancom inej organizácie. Firmy si vymieňajú informácie prostredníctvom poznámok.

Personalista môže využiť externú korešpondenciu napríklad pri prijímaní zamestnanca prevodom z inej organizácie.

Reklamáciu môžete podať vo forme memoranda. Ak napríklad papiernictvo nedoručilo tlačivá zošitov načas, pošlite tam službu formou reklamácie.

Služba alebo memorandum

Interná korešpondencia znamená prítomnosť niekoľkých typov poznámok:

• úradník;
• podávanie správ;
• vysvetľujúce.

Je jasné, že v vysvetľujúca poznámka k tej či onej skutočnosti sú uvedené vysvetlenia. Napríklad vysvetlenie absencie alebo meškania. A vybrať si, ktorý z nich je potrebný - memorandum alebo memorandum, rozdiel nie je významný. Ale stále je.

V memorande sa často popisuje problém v práci alebo nejaké porušenie zo strany zamestnancov. Správa neobsahuje požiadavky a riešenia problémov. Správy sa pripravujú rovnakým spôsobom ako správy v kancelárii. Text správy môže vyzerať takto:

Hlásim, že správca systému Petrov A.A. každý deň meškať do práce 1-2 hodiny.

Len neberte tento text správy ako „hypotéku“. Nakoniec neskorý Petrov A.A. spôsobí spoločnosti finančnú ujmu a môžu žiadať od toho, kto vedenie neupozornil.

Registrácia dokumentov

Správa, podobne ako poznámka, je dokument, ktorý vyžaduje registráciu. Hoci to nie je napísané v žiadnom právnom akte, poistiť - registrujte všetky možné odchádzajúce dokumenty!

Funkcie a účel

Oznámenie je formou internej korešpondencie a v závislosti od obsahu môže mať informačný, proaktívny alebo oznamovací charakter. Stanovuje obchodné pozície nezávislej jednotky alebo lídra v akejkoľvek záležitosti. Poznámka môže obsahovať návrhy alebo požiadavky a môže byť adresovaná ktorejkoľvek vedúcej osobe vrátane nadriadeného.

Podpisovanie a registrácia

Poznámky podpisuje priamy vedúci jednotky. V spodnej časti ľavého rohu ho musí schváliť účinkujúci. Je tam napísané aj jeho meno a kontaktné číslo.

V štrukturálnych členeniach sú v programe registrované poznámky elektronická správa dokumentov. Majú pridelené číslo, zasielajú sa útvarom v papierovej forme a na elektronických nosičoch. Číslovanie pozostáva z indexu pododdelenia a evidenčného čísla.

Dátumom servisného listu je okamih jeho registrácie. Jeho originál s uznesením vedúcej osoby sa posiela do hlavy. Kópia memoranda sa vráti dodávateľovi.

Rôzne poznámky

Poznámka je druh poznámky adresovanej priamemu nadriadenému. sa vypracúva vtedy, keď je potrebné reflektovať názor oddelenia alebo manažéra na konkrétnu problematiku a dať konkrétne návrhy.

V závislosti od účelu a obsahu môžu byť poznámky iniciatívne (vo forme pripomienok a návrhov) alebo spravodajské (o výsledkoch auditu, na pracovnej ceste).

Dátum alebo časové obdobie, ku ktorému sa informácie zaznamenané v memorande vzťahujú, musia byť zvýraznené v samostatnom riadku, ktorý sa nachádza v nadpise alebo na začiatku textu. Memorandum je podpísané autorom-zostavovateľom.

Textovú časť memoranda a memoranda odporúčame zložiť z 2 častí. Prvá časť by mala pozostávať zo skutočností, ktoré viedli k jej napísaniu, a druhá časť by mala pozostávať z návrhov a zodpovedajúcich záverov k predkladanej problematike.

Každý vypracovaný dokument môže obsahovať iba jednu otázku. Výnimkou sú protokoly, objednávky, plány, správy a súhrnné dokumenty.

Oznámenie by malo obsahovať primerané informácie prezentované objektívne, stručne, kompetentne, jasne a bez zbytočného opakovania. Textová časť je vypracovaná vo forme súvislého textu, tabuľky, dotazníka, prípadne kombináciou týchto foriem.

Komplexný súvislý text každého dokumentu by mal pozostávať z logicky a gramaticky konzistentných informácií o činnostiach v manažmente, ktoré sú premietnuté do príslušných ustanovení, noriem, pravidiel a administratívnych dokumentov.

Oznámenie musí obsahovať požadované podrobnosti a nemenné poradie umiestnenia: autora, názov podniku a jeho kód, index, dátum, nadpis, hlavný text, víza, podpis výkonného umelca, označenie dokončenia a odoslania. dokument k prípadu.

Názov poznámky by mal byť stručný. Ak sa dokument zaoberá viacerými problémami, nadpis možno zovšeobecniť.

Pravidlá riešenia

Poznámky sú adresované organizáciám, oddeleniam alebo konkrétnemu manažérovi v rámci podniku. V dokumente adresovanom mnohým homogénnym organizáciám je adresát uvedený zovšeobecneným spôsobom. Poznámka by nemala mať viac ako 4 príjemcov.

Záver

Všetky odchádzajúce informácie v rozsahu memoranda by mali byť poskytnuté na požiadanie a zaslané iba oficiálne. Poskytnuté informácie musí podpísať a potvrdiť vedúci, ktorého oblasť činnosti sa týka.

Všetky poznámky musia byť datované. Dátum dokumentu a akékoľvek servisné značky na ňom sú nepostrádateľným atribútom každého dokumentu.

Takmer všetky dôležité veci ľudia robia korešpondenciou;

preto len schopnosť rozprávať nestačí.

Luc de Vauvenargues

Hovorme o memorande ako hlavnom prostriedku internej komunikácie, dokumente, ktorý dokáže zefektívniť vnútorné vzťahy, zabezpečiť rýchlu výmenu informácií a vyriešiť kontroverznú situáciu.

PREČO ORGANIZÁCIE IGNOROVAJÚ SPOMIENKY?

Memorandum zostáva v obchodnej korešpondencii súkromných organizácií outsiderom. V štátnych organizáciách naopak väčšina interné dokumenty Toto sú poznámky.

V komerčných organizáciách sa poznámka často považuje za nezmyselnú formalitu, avšak tento prvok správy interných firemných dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou firemná kultúra, má neoceniteľný potenciál pre rozvoj podnikania.

Čo je základom ostro odmietavého postoja viacerých líniových manažérov komerčných organizácií k jednému z najdôležitejších interných dokumentov, ktorý slúži ako základ pre prijímanie manažérskych rozhodnutí? Možné dôvody:

Nízka kultúra obchodná komunikácia, nedostatok podnikových štandardov, rozhodné manažérske rozhodnutia v oblasti správy interných dokumentov;

Nedostatok oficiálneho štatútu, pretože poznámka nie je zahrnutá v klasifikátore riadiacej dokumentácie;

Dostupnosť elektronických komunikačných prostriedkov. Manažéri nechcú tráviť čas formalizáciou procesov riadenia, radšej prehodia pár slov osobne, zavolajú mobilný telefón, Písať email alebo Skype atď.

Existuje však aj ďalší dôvod: niekedy manažéri sabotujú formalizáciu systému interných dokumentov. Je ťažké vyvrátiť zdokumentované informácie o stave v organizácii, pokyny adresované úradníkovi alebo povedzme pokyny o postupe v konkrétnych situáciách. Práca v chaose má určité výhody: nie je nič jednoduchšie, ako odmietnuť skutočnosť prenosu ústnych informácií, ako aj pokynov daných tête-à-tête. Každý pozná situáciu, keď zamestnanec pravidelne dostáva ústne vzájomne sa vylučujúce pokyny, ktorých nedodržanie má za následok administratívne sankcie.

NA ČO POUŽÍVA PAMÄŤ?

Poznámka je interná obchodný list, s ktorým rýchlo a efektívne vyriešite aktuálne problémy vo výrobe.

Hlavným účelom memoranda je výmena oficiálnych informácií medzi zamestnancami tej istej organizácie, ktorí sú si rovní v úradnom postavení.

Účely zostavovania poznámok môžu byť rôzne:

Horizontálna komunikácia vedúcich štrukturálnych divízií / funkcionárov pri riešení všeobecných výrobných problémov a problémov;

Efektívna komunikácia:

Výmena prevádzkových informácií medzi štrukturálnymi/nezávislými divíziami a pobočkami;

Žiadosť o referenčné informácie;

Vedenie školení;

Sprevádzanie ďalšej správy (sprievodná poznámka);

Riešenie aktuálnych otázok administratívnej, ekonomickej, logistickej, informačnej a inej podpory;

Riešenie sporných a konfliktných situácií.

Schopnosť kompetentne vypracovať interné dokumenty vrátane poznámok pomáha v mimoriadne zložitých a neprehľadných situáciách.

Po prvé, poznámka je hlavným pomocníkom pre zamestnancov služby správy dokumentov (ďalej len DOW) v kontroverzných situáciách.

Žiaľ, šéfovia hlavných štruktúrnych divízií sa pri práci s dokumentmi na zamestnancoch pomocných divízií často snažia odpisovať nedostatky divízie. Vedenie štrukturálneho útvaru napríklad nesplnilo včas príkaz vyššieho manažéra, ale zodpovednosť za to prešla na službu predškolského vzdelávacieho zariadenia, ktoré údajne oneskorilo odoslanie odchádzajúceho listu.

Memorandum pomôže vyvrátiť nepodložené obvinenia. Poznámka, ktorá obsahuje fakty, termín, celé meno. zamestnanci predškolského zariadenia, ktorí prácu vykonali kvalitne a včas, s konfirmačnými žiadosťami (kópie registračných kariet, výpisy z registračných denníkov a pod.), často pomáhajú zachovať objektivitu, uznať reklamáciu ako neopodstatnenú, obnoviť živnosť povesť konkrétneho zamestnanca a predškolskej služby ako celku (príklad jedna).

Text poznámky musí jasne a zrozumiteľne a stručne uvádzať účel správy. Neúplné alebo nadbytočné informácie sťažujú adresátovi pochopenie podstaty problému a môžu viesť k nejednoznačnej interpretácii a v dôsledku toho k absencii želaného výsledku. Účinnosť poznámky závisí od toho, ako dobre je postavená štruktúra dokumentu a či sú argumenty logické.

VYDÁVAME MEMO

AK NA FORMULÁRI, TAK ČO?

Servisné poznámky sú zvyčajne čistá bridlica Papier veľkosti A4. Avšak komerčné organizácie na tento účel sa často používa listová forma, ktorá podľa článku 4.7 GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie“ obsahuje:

Znak organizácie alebo ochranná známka (servisná značka);

Názov spoločnosti;

Kód organizácie;

Hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby;

identifikačné číslo daňovníka/kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP);

Referenčné údaje o organizácii;

Miesto, kde bol dokument zostavený alebo zverejnený.

Okrem toho niektorí odborníci na stránkach časopisov a na internete uvádzajú ako príklad vzorky poznámok na hlavičkovom papieri.

Nepochybne je jednoduchšie vypracovať všetky dokumenty bez rozdielu na rovnakom formulári. Písanie poznámky vedúcemu susedného oddelenia na formulár, ktorý obsahuje referenčné údaje, DIČ, PSRN atď., však nemá zmysel. Hlavičkový papier organizácie navyše zaberá minimálne 20 percent z celkového objemu prvej strany a často sa potrebné informácie nezmestia na jeden list. Vyzerá to ako maličkosť, ale vo veľkej organizácii takéto maličkosti vedú k zbytočným výdavkom, nie k úsporám nákladov.

Zistite, na akom formulári môžete vypracovať poznámku (ak je to potrebné).

Typy formulárov dokumentov sú stanovené v článku 4.6 GOST R 6.30-2003.

Medzitým GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu“, ktorý nadobudne platnosť 1. júla 2018, už obsahuje vysvetlenia k formulárom organizácie (odseky 5.8 a 6.6).

Z toho vyplýva, že normy neodporúčajú vydávať poznámku na hlavičkovom papieri. Ak je však túžba viesť internú korešpondenciu na formulári bez problémov veľká, je možné v LNA vytvoriť a opraviť formulár pre konkrétny typ dokumentu - poznámku.

FORMA POZNÁMKY: PODROBNOSTI

V súlade s GOST R 6.30-2003 musia byť vo forme konkrétneho typu dokumentu (v našom prípade poznámky) uvedené nasledujúce podrobnosti (príklad 2):

03 - "Emblem alebo ochranná známka organizácie (servisná značka)";

08 - "Názov organizácie";

10 - "Názov typu dokumentu";

11 - "Dátum dokladu";

12 - " Evidenčné číslo dokument";

14 – „Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu“;

15 - „Adresa“ (názov štrukturálnej jednotky a pozícia zamestnanca, ktorému sa oznámenie posiela);

18 - "Smerovanie k textu";

20 - "Text dokumentu";

21 - "Značka prítomnosti aplikácie";

22 - "Podpis";

27 - "Poznámka o interpretovi."

NUANCE REGISTRÁCIE PODROBNOSTÍ

• "Destinácia". Ak je poznámka zaslaná niekoľkým štrukturálnym divíziám, požiadavka „Adresa“ sa vykreslí v pravom hornom rohu takto:

Ak je celkový počet príjemcov väčší ako štyria, musí byť vytvorený zoznam adries.

• "Text dokumentu". Poznámka, podobne ako obchodný list, musí byť jasne štruktúrovaná. Text poznámky je napísaný v prvej osobe jednotného čísla(„Požiadam vás o uvedenie“, „Považujem to za potrebné“ atď.).

Text rozdelený do logicky ucelených odsekov uľahčuje čítanie a porozumenie, dáva každej myšlienke logickú úplnosť a umožňuje adresátovi lepšiu orientáciu v texte dokumentu.

Text poznámky spravidla pozostáva z:

Z preambuly (úvodná časť);

Hlavná časť;

Záverečná časť (závery, návrhy, požiadavky atď.).

Preambula odhaľuje účel napísania poznámky, obsahuje odkazy na dátumy, dokumenty a skutočnosti, ktoré viedli k jej zostaveniu. Informácie obsiahnuté v preambule môžu byť stručné alebo rozsiahle. Preambula plynule prechádza k hlavnej časti.

Veľkosť tela sa líši v závislosti od účelu poznámky a môže to byť niekoľko riadkov alebo niekoľko strán vytlačeného textu.

Hlavným cieľom hlavnej časti je vysvetliť, presvedčiť, naviesť k akcii, teda dosiahnuť výsledok. Práve táto časť textu najviac odhaľuje obsah poznámky. Hlavná časť zahŕňa najväčší počet skutočný materiál ktorý by mal nielen informovať, ale aj presvedčiť. Mali by sa tam uviesť aj prípadné aplikácie.

Záverečná, čiže sumarizujúca časť memoranda je akýmsi zhrnutím, ktoré potvrdzuje vyššie uvedené, obsahuje závery, požiadavky, konkrétne návrhy na riešenie danej problematiky. Čím jasnejšie a jasnejšie je znenie súhrnu, tým je pravdepodobnejšie, že rozhodnutia o otázkach budú prijaté včas.

REGISTRÁCIA A CESTA POHYBU POZNÁMKOV V ORGANIZÁCII

Otázky registrácie a následného prenosu na adresáta poznámok často vyvolávajú kontroverzie. Kto by mal registrovať poznámky? Služba DOW? Štrukturálne jednotky? Sekretárky? Treba ich vôbec registrovať? Kto a ako by mal prenášať oznámenia, aby sa včas dostali k zainteresovaným úradníkom?

Riešenie týchto otázok je nepochybne výsadou samotnej organizácie, v návode na kancelársku prácu ktorej by mala byť časť venovaná práci s internými dokumentmi. Pravidlá stanovené v LNA a postup ich konania pomôžu predchádzať nezhodám.

Čo robiť, ak podobný dokument nie? Samozrejme, vytvoriť ho formalizáciou postupu zostavovania, spracovania a presúvania interných úradných dokumentov. Formalizácia pomáha zefektívniť mnohé obchodné procesy, čo má veľmi pozitívny vplyv na všeobecný poriadok V organizácii.

Je potrebné začať pracovať s analýzou toku poznámok: určiť ich objemy a trasy, s vylúčením zjavne nepotrebných segmentov pozdĺž trasy dokumentu. Ak chcete určiť najefektívnejšiu cestu dokumentu, nebojte sa rozbiť staré, nepohodlné štruktúry, opraviť a opraviť chyby v logistike.

Existuje niekoľko možností smerovania poznámok - s účasťou služby DOW (schéma 1) a bez nej (schéma 2). Poďme zistiť, ktorá z týchto schém je najefektívnejšia.

NEÚČINNÉ SCHÉMY REGISTRÁCIE A CESTA POZNÁMOK

• Registrácia v službe DOW veľkej organizácie. Prenos poznámok do služby DOW na registráciu a následné presmerovanie na adresáta spomaľuje proces oznamovania informácií a rozhodovania. Toto je obzvlášť viditeľné v organizáciách s veľkým množstvom externých a interných pracovných tokov. Vzhľadom na celkovú pracovnú vyťaženosť nie každá služba predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie môže prideliť jednotlivého zamestnanca na matričné, memorandové a iné poznámky. Tak či onak, v prvom rade budú vždy evidované naliehavé odchádzajúce listy, príkazy, príkazy, prichádzajúca korešpondencia od vyšších orgánov a poznámky budú pokorne čakať v krídlach.

• Registrácia ako sekretárka v malej organizácii. V organizáciách s malým tokom dokumentov sú poznámky registrované tajomníkom vedúceho. Opis je interný dokument horizontálneho zamerania a nemôže byť určený vyššiemu úradníkovi.

Na poskytovanie informácií manažmentu v obchodnej korešpondencii sa používajú správy, analytické a vysvetľujúce poznámky. V dôsledku toho je tajomník v reťazci prijímania a zasielania poznámok medzi úradníkmi s rovnakým postavením ďalším článkom.

• Bez registrácie, ale s označením služby DOW na prevode. Ak nie je zvykom, aby organizácia zaregistrovala poznámky, nemá zmysel ich posielať adresátovi prostredníctvom služby DOW bez registrácie. Preniesť poznámku do služby DOW a prijať značku prenosu, po ktorej nasleduje prenos dokumentu službou DOW do jednotky adresáta a vloženie ďalšej značky na prenos - to všetko komplikuje proces, vyžaduje čas a predlžuje čas na vykonanie pokynov.

Ak má organizácia stále postup na prenos poznámok s prijatím známky prijatia, príjemca podpíše prijatie, uvedie svoju polohu, dátum a čas prijatia dokumentu (ak je to potrebné). Potvrdzovacia značka je pripevnená na kópiu servisného listu, ktorý sa vracia adresnej jednotke.

Značku príjmového dokladu je možné nahradiť pečiatkou „Prijaté“, ktorá obsahuje polia na označenie dátumu prijatia, celého mena. a podpis úradníka (obr.).

Ryža. Označenie prevzatia môže byť nahradené pečiatkou "Prijaté"

EFEKTÍVNE SCHÉMY REGISTRÁCIE A CESTA POZNÁMOK

• Registrácia v štruktúrnej jednotke, prenos poznámok priamo medzi jednotkami. Registrácia poznámok v štruktúrnej jednotke, ako aj ich presun z jednej štruktúrnej jednotky do druhej, obídenie sprostredkovateľov (služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo sekretárky), skracuje cestu dokumentu k adresátovi.

Ak štrukturálne oddelenie nemá pozíciu referenta (sekretára oddelenia/oddelenia/odboru), na evidenciu dokumentov, vrátane interných, je potrebné ustanoviť úradníka zodpovedného za kancelársku prácu. Zodpovednosť za kancelársku prácu určujú vedúci štrukturálnych divízií. Spravidla určia zamestnanca, ktorý nie je zaťažený úradné povinnosti. Pridelenie doplnkových funkcií je schválené objednávkou alebo objednávkou a zaznamenané v popisoch práce.

• Registrácia odchádzajúcich poznámok. Úradník zodpovedný za kancelársku prácu v štruktúrnej jednotke zaregistruje odchádzajúci záznam.

Odchádzajúce poznámky sa evidujú v denníku vnútornej (odchádzajúcej) korešpondencie jednotky (príklad 3). Pri registrácii odchádzajúcich poznámok sa zobrazí toto:

Evidenčné číslo dokumentu;

Adresát (oddelenie, ktorému sa zasiela služobný list);

Počet strán;

Dostupnosť aplikácií;

dátum vykonania;

CELÉ MENO. zamestnanca, ktorý zápisnicu pripravil.

Poznámku je možné naskenovať a poslať e-mailom.

Ak je potrebné preniesť originál, úradník zodpovedný za kancelársku prácu v štruktúrnej jednotke môže vypracovať harmonogram prenosu poznámok adresátom - raz denne, 2-krát denne atď.

Naliehavé správy (s jasne stanoveným termínom) musia byť zaslané okamžite. Poznámky môžete preniesť do jednotky adresáta priamo alebo prostredníctvom buniek špeciálne vybavených v službe DOW číslami a / alebo názvami štruktúrnych jednotiek. Služba DOW sa zároveň nezúčastňuje procesu prenosu dokumentov.

Registrácia prichádzajúcich poznámok. Po prijatí oznámenia na prijímacom oddelení ho úradník zodpovedný za kancelársku prácu na prijímacom oddelení zaregistruje ako interný došlý dokument do interného (došlého) registra korešpondencie oddelenia (príklad 4) s týmito podrobnosťami:

Prichádzajúce registračné číslo;

Dátum prijatia (registrácie);

Počet strán;

aplikácie;

dátum vykonania;

Dodávateľ (úradník, ktorému sa oznámenie posiela).

Za dodržanie lehôt uvedených v memorande je zodpovedný úradník, ktorému je oznámenie určené. Iniciátor poznámky a / alebo vyšší úradník môže zmeniť lehoty na vyhotovenie dokumentu.

• Registrácia všetkými zamestnancami. Ak organizácia alebo jej štrukturálne divízie nemajú zamestnanca zodpovedného za kancelársku prácu, môžete nájsť iné mechanizmy na registráciu poznámok. Napríklad umiestnite denník kancelárskych poznámok vo formáte Word alebo Excel na server na verejné použitie. V tomto prípade registrácia poznámky zamestnancom štrukturálnej jednotky nezaberie viac času ako osobné odovzdanie dokumentu tajomníkovi.

Špecialisti zo špecializovaných konštrukčných divízií však takéto návrhy často sabotujú. Pokusy zveriť im čo i len menšie administratívne operácie sa stretávajú s aktívnym odmietaním. Do istej miery majú odborníci pravdu. Pamätajte, I.A. Krylova: „Problém je v tom, že ak obuvník začne koláče a pieman urobí topánky, nepôjde to hladko“?

Je možné vyhnúť sa otvorenému konfliktu so špecialistami špecializovaných oddelení, ak je vydaný príslušný príkaz alebo pokyn podpísaný vedúcim organizácie. V tomto prípade by mal byť iniciátorom vedúci predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo iná osoba zodpovedná za prácu v kancelárii. Je v jeho záujme odstrániť zo seba niektoré archaické funkcie, zefektívniť prácu s tokmi dokumentov, vybudovať efektívne trasy pre ich pohyb a eliminovať straty interných dokumentov.

Len čo sa takáto schéma zavedie, nespokojnosť zamestnancov klesá, pretože sa výrazne skráti čas registrácie a samotná registrácia sa stane transparentnou.

PODMIENKY REZERVÁCIE PAMÄTI

Podmienky uchovávania poznámok sú uvedené v Zozname typických manažérskych archívnych dokumentov, ktoré vznikajú pri činnosti vládne agentúry, telá miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uloženia (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25. augusta 2010 č. 558 v znení zo 16. februára 2016, ďalej len zoznam 2010) (tabuľka).

Každá úspešne fungujúca organizácia je živý, neustále sa meniaci organizmus a práca v kancelárii je zrkadlovým odrazom systému riadenia tohto organizmu. Chceli by ste kráčať s dobou, byť v popredí? Skúste začať poznámkami – to bude prvý krok k dobre organizovanému workflow a overená logistika trás interných dokumentov bude prvým krokom v boji proti manažérskemu chaosu. Príklady poznámok sú uvedené nižšie (príklady 5-10).

PRÍKLADY SPOMIENOK