Vzorový akt prijatia prevodu pracovných záznamov. Osvedčenie o prevzatí a prevode zošitov: vzor, ​​formulár a postup na vyplnenie

Akt prenosu zošita je nenahraditeľným dokumentom. Za účtovníctvo a bezpečnosť dokladov zodpovedá zamestnávateľ. Toto je zakotvené v zákone. Čo je uvedené v akte o prijatí a prevode zošita?

Ak ide o personálnu službu, musí sa vypracovať akt o prevode pracovných kníh. Dokument obsahuje zoznam prísnych formulárov na podávanie správ a príloh k nim. V akte o prevzatí a odovzdaní zošita musia byť uvedené zodpovedné osoby: osoba predkladajúca dokumenty a príjemca. Proces dodania prebieha za prítomnosti špeciálnej komisie, výsledky sa odrážajú v akte prijatia a prevodu zošita zamestnancovi.

Vzorový úkon prevodu zošita

Zákonodarca jasne neuvádza potrebu vypracovať akt o prevode pracovnej knihy v rámci podniku. Na základe uskutočniteľnosti udalosti má však manažér právo vydať miestny dokument, ktorý takúto potrebu legitimizuje. Môže ísť o príkaz alebo príkaz personálnej služby. Je ustanovená komisia, ktorá skontroluje záznamy o pohybe pracovnej sily, overí správnosť údajov a spočíta počet dokladov.

Na základe výsledkov kontroly sa vypracuje akt odovzdania zošita zamestnancovi, ktorý je teraz zodpovedný za bezpečnosť a účtovanie jemu zverených dokumentov (podľa objednávky).

Akt o prevzatí a odovzdaní zošita sa musí vykonať v prítomnosti komisie. Mal by zahŕňať:

• Osobou odosielajúcou písomnosti je personálny zamestnanec alebo iná zodpovedná osoba.
• Akceptovanie prísnych formulárov na podávanie správ.
• Právny poradca organizácie.
• Zástupca vedúceho (jeden z nich).
• Vedúci oddelenia ľudských zdrojov (ak existuje samostatné oddelenie).

Po vyplnení vzorového aktu o prevode zošita všetci členovia komisie osvedčia dokument osobným podpisom, ktorý potvrdzuje relevantnosť špecifikovaných údajov.

Napriek tomu, že zákonodarca umožňuje vypracovať akt o prevode zošita vo voľnej forme, je potrebné v ňom uviesť čo najviac informácií o prenesenej dokumentácii. Je vhodné systematizovať údaje vo forme tabuľky s nasledujúcimi bodmi:

• Akt o prevzatí a odovzdaní zošita zamestnancovi musí obsahovať poradové číslo.
• CELÉ MENO. Pre každého zamestnanca, ktorého pracovná kniha je uložená a bude odovzdaná zodpovednej osobe, musí byť uvedená funkcia zamestnanca.
• Číslo knihy, séria, dostupnosť a počty príloh musia byť uvedené v akte o prijatí a odovzdaní zošita zamestnancovi
• Dátum, kedy bola kniha otvorená (ak je nová) alebo prijatá na uloženie personálnou službou (pri prenájme).
• Poznámky – je potrebné reflektovať údaje charakterizujúce stav pracovnej knihy. Napríklad, že chátra alebo bola nenárokovaná, keď zamestnanec odišiel.

Ako preniesť pracovnú knihu na zamestnanca pomocou zákona?

Podľa zákona sú všetky pracovné knihy uložené v personálnej službe a musia byť odovzdané zamestnancovi v čase jeho prepustenia alebo presunu do iného podniku. Zamestnávateľ sa môže chrániť pred nárokmi voči zamestnancovi za nevydanie zošita vypracovaním aktu o prevode zošita. Dokument (vypracovaný v akejkoľvek forme) odráža:

• Informácie o odpracovanom čase pred prepustením (14 dní).
• Dátum, kedy bola kniha odovzdaná.
• Informáciu, že zamestnanec nemá žiadne sťažnosti.
• Osobný podpis zamestnanca.

Akt odovzdania zošita zamestnancovi je uložený v archíve spolu s príkazom na prepustenie a ďalšími dokumentmi súvisiacimi s personálnou službou.

Ak sa zamestnanec presťahuje do iného podniku a tieto pracovnoprávne vzťahy sa formalizujú prevodom, môžu dvaja manažéri podpísať akt o prijatí a prevode pracovnej knihy. Dokument odzrkadľuje informáciu, že prísny formulár hlásenia sa prenáša do starostlivosti starého zamestnávateľa na nového.

Riadne vedenie a evidencia personálnych dokladov je zárukou, že zamestnávateľ nielenže rešpektuje práva zamestnancov, ale ani sa v budúcnosti nestane predmetom súdnych sporov. Preto je také dôležité v prípade potreby vypracovať akt o prenose pracovných záznamov - prepustenie personálneho zamestnanca, zmena vlastníka alebo plánovaná kontrola.

Článok podrobne popisuje postup vyhotovenia a formu takéhoto dokumentu, okolnosti naznačujúce potrebu jeho vyhotovenia. Osobitná pozornosť sa venuje práci komisie a povinnostiam oprávnených osôb podniku dodržiavať postup prijímania a odovzdávania pracovných kníh a ich uloženie v organizácii na určité obdobie.

Jedným z najdôležitejších personálnych dokumentov je pracovná kniha. Od tohto formou prísnej zodpovednosti, kontrola nad jeho plnením a bezpečnosťou je mimoriadne vysoká. Na výkon tejto činnosti konateľ menuje samostatného zamestnanca.

Ak zamestnanec poverený touto personálnou úlohou nemôže vykonávať svoje povinnosti (z dôvodu prepustenia alebo choroby), je potrebné vydať novému zamestnancovi potvrdenie o prijatí určených personálnych dokumentov.

Ako zostaviť dokument

Na splnomocnenie nového zamestnanca sa v podniku vypracuje zákon. Vytvorenie tohto dokumentu vám umožňuje legálne preniesť prípady na nového zamestnanca a dodatočne posúdiť kvalitu práce predchádzajúceho personalistu. Zákon pripravuje osobitná komisia pozostávajúci zo zamestnancov s požadovanou kvalifikáciou. Zloženie – minimálne dvaja ľudia. Na schválenie komisie je vydaný príslušný príkaz, ktorý osobne schváli vedúci.

Objednávka eviduje nasledujúce informácie:

• pravidlá pre zostavovanie komisie, jej početné a personálne zloženie;
• pravidlá zhromažďovania informácií odrážajúce výsledky práce komisie.

Komisia musí kontrolovať správnosť vyplnenia pracovných kníh, vedenie denníkov a účtovných kníh. Až po kontrole sa prípady presunú na nového zamestnanca.

Pretože potvrdenie o odovzdaní a prevzatí nemá jednotnú formu, organizácie majú právo ho rozvíjať podľa vlastného uváženia. Formulár je vhodné zaznamenať do účtovných zásad, aby ste v prípade podobnej situácie nemuseli doklad vytvárať znova.

Odporúča sa vypracovať dokument na hlavičkovom papieri organizácie.

Požiadavky na obsah aktu sú rovnaké pre organizácie všetkých foriem vlastníctva. Musia byť zahrnuté nasledujúce informácie:

• podrobnosti o organizácii;
• dátum a miesto vytvorenia aktu;
• CELÉ MENO. a pozície osôb, ktoré sa zúčastňujú procesu prevodu a prijatia;
• zoznam členov komisie;
• informácie o výsledkoch kontroly.

Ak je informácií veľa, je možné zostaviť niekoľko strán. Všetky obliečky sú prešité tvrdou niťou. Na rubovej strane zapínadla je nalepená pečiatka organizácie a podpis oprávnenej osoby, uvedený je aj aktuálny dátum a počet listov.

Aby mal dokument právnu silu, je dôležité, aby na ňom každý člen komisie nechal svoj podpis. Po dokončení práce komisie sa hotový akt odošle do archívu organizácie, kým to nebude potrebné.

Vzor kompetentného vypracovania zákona

Všetky informácie o pracovných knihách sa zvyčajne zhromažďujú v tabuľke.

Stĺpce označujú:

1. CELÉ MENO. vlastník.
2. Séria a číslo dokumentu.
3. Dostupnosť vložiek.
4. Poznámky

Hlavička hovorí:

1. Podrobnosti o organizácii.
2. Dátum vytvorenia.
3. Sériové číslo.
4. Schválenie víz riaditeľa.

Pod tabuľkou je uvedený celkový počet dokumentov, ktoré sú v nej zahrnuté.

Ak sa predložia ďalšie prázdne formuláre, zostaví sa druhá tabuľka s ich zoznamom a popisom.

Akt sa končí potvrdením podpisov členov komisie. Vedľa je napísané postavenie zamestnanca a odpis podpisu.

Povinnosti a zodpovednosti oprávnenej osoby

Keďže pracovné knihy obsahujú informácie o dĺžke zamestnania zamestnanca, zvyšuje sa kontrola nad ich dokončením. Podľa platnej legislatívy za ne nesie plnú zodpovednosť zamestnávateľ.

Pre riadne účtovanie môže zamestnávateľ zveriť záležitosti samostatného zamestnanca s potrebnou kvalifikáciou.

Jeho povinnosti sú zaznamenané v popise práce. Posilniť tohto zamestnanca je vydaný príkaz.

Dokument je vyhotovený na hlavičkovom papieri organizácie a obsahuje nasledujúce informácie:

• účel stvorenia;
• postavenie zamestnanca s právomocou;
• postavenie zamestnanca, ktorý bude vykonávať povinnosti zodpovednej osoby v čase jej neprítomnosti.

Rozkaz ukladá osobe zoznam povinností:

• správne viesť pracovné záznamy (prijatie do zamestnania, prepustenie, disciplinárne konanie, ocenenia, oprava chýb);
• viesť účtovníctvo v knihe nákladov a príjmov účtovných tlačív a v účtovnej knihe;
• byť zodpovedný za bezpečnosť kníh.

Práca s personálom si vyžaduje určitú zodpovednosť. Zamestnávateľ má právo menovať disciplinárne konanie v prípade pochybení. Táto situácia je formalizovaná príkazom. V závislosti od stupňa vykonanej chyby sa uplatňujú tieto sankcie:

• slovná poznámka;
• napomenutie zapísané do osobného spisu;
• prepustenie;
• náhradu za materiálne škody.

Zamestnanec má právo odvolať sa proti disciplinárnemu postihu, ak má dôvod s ním nesúhlasiť. Riešením sporov sa v odvolacom konaní zaoberá inšpektorát práce alebo súd.

V niektorých prípadoch, ak sa nedodržiavajú popisy práce, zamestnanec môže čeliť finančnej zodpovednosti:

• v prípade predčasného poskytnutia knihy zamestnancovi (ak to bolo prekážkou pri uchádzaní sa o nové zamestnanie, a preto zamestnanec utrpel finančné straty);
• ak je nesprávne vyplnený dôvod prepustenia, ktorý zamestnancovi bráni v získaní nového zamestnania - v tomto prípade má prepustený zamestnanec právo domáhať sa náhrady morálnej ujmy na súde.

Vo veľmi zriedkavých prípadoch sa môže vyskytnúť trestnej zodpovednosti:

• ak zamestnávateľ porušil práva zamestnanca tým, že mu poskytol vedome nepravdivé informácie - v tomto prípade súd uloží organizácii povinnosť zaplatiť pokutu alebo pozbaviť úradníka jeho právomocí na obdobie dvoch až piatich rokov;
• uvedenie nepravdivých údajov do dokumentov so sebou nesie zodpovednosť vo forme pokuty, nápravnej práce alebo odňatia slobody;
• poškodenie dokladov, krádež pre osobný prospech – pokuty alebo nápravná práca.

O otázkach spoľahlivosti informácií v knihe záznamov práce a kontrole udržiavania týchto personálnych dokumentov sa hovorí v nasledujúcom informačnom videu.

Ako vidíte, na vykonávanie funkcií vedenia pracovných záznamov sa od zamestnanca vyžaduje, aby bol mimoriadne pozorný. Neustály odborný rozvoj vo svojom odbore a dôsledná inštruktáž menovanej osoby preto zabráni vzniku kontroverzných situácií medzi zamestnancami organizácie a vedením.

Pracovná kniha obsahuje údaje o zamestnancovi, o práci, ktorú vykonáva, o preradení na inú stálu prácu a o prepustení, ako aj o dôvodoch skončenia pracovnej zmluvy a informácie o oceneniach za úspech v práci (časť 4 § 66 Zákonníka práce). Kódex Ruskej federácie, bod 4 Pravidiel, schválený nariadením vlády zo 16. apríla 2003 č. 225).

Pri nástupe do zamestnania musí zamestnanec odovzdať svojmu zamestnávateľovi pracovnú knihu (časť 1 článku 65 Zákonníka práce Ruskej federácie). A za jej bezpečnosť bude v budúcnosti zodpovedať zamestnávateľ. Samozrejme, ak je pracovná zmluva uzatvorená prvýkrát, zamestnávateľ sám otvára pracovnú knihu. Pracovná kniha sa tiež nepredkladá, ak zamestnanec dostane prácu na čiastočný úväzok.

A v akých prípadoch sa vyhotovuje akt o prijatí a prevode pracovných kníh a v akej forme, vám povieme v našej konzultácii. Približnú formu aktu prijatia a odovzdania pracovných zošitov (formulár) si môžete stiahnuť z odkazu uvedeného na konci nášho materiálu.

Príjem a prenos pracovných zošitov

Na začiatku k prijatiu a prevodu pracovných kníh dochádza, keď je zamestnanec zamestnaný. A ak je to potrebné, akt prevodu knihy zo zamestnanca na zamestnávateľa môže byť vypracovaný už v tejto fáze. Zákon to však nevyžaduje av praxi sa takýto zákon väčšinou nevyhotovuje.

Po odovzdaní zošita zamestnávateľovi je zodpovedný za organizáciu práce pri vedení, uchovávaní, evidencii a vydávaní zošitov a príloh v nich. Zamestnávateľ určí osobu priamo zodpovednú za pracovné knihy zamestnanca príkazom (pokynom) (článok 45 Pravidiel, schváleného uznesením vlády č. 225 zo 16. apríla 2003). Ako zostaviť takúto objednávku sme opísali v samostatnom článku.

Odovzdanie pracovných zošitov pracovníkov tejto zodpovednej osobe sa môže uskutočniť na základe akceptačného potvrdenia vyhotoveného v akejkoľvek forme. Zákon bude potrebný aj v prípade, ak z dôvodu zmeny osoby zodpovednej za pracovné knihy dôjde k ich prevodu z jedného zamestnanca na druhého.

V akte, ktorý sa zvyčajne pripravuje na hlavičkovom papieri organizácie, sú uvedené osoby, medzi ktorými sa zošity prevádzajú (ich celé mená, funkcie) a poskytuje sa zoznam prenesených zošitov (s uvedením ich vlastníkov a čísel, v prípade potreby sa doplnia poznámky) . Na akte musí byť uvedený dátum prevodu a samotný akt musí byť osvedčený podpismi osoby, ktorá pracovné knihy odovzdala, a zamestnanca, ktorý ich prevzal.

Pre akt prevzatia a prevodu zošitov poskytneme vzor vyplnenia. Približnú formu aktu o prijatí a odovzdaní pracovných kníh (vzor) si môžete stiahnuť z nižšie uvedeného odkazu.

Je potrebné vypracovať akt o prevzatí a odovzdaní pracovnej knihy zamestnancovi? Pripomeňme, že na evidenciu pracovných kníh musí zamestnávateľ viesť knihu, v ktorej sa zaznamenáva pohyb pracovných kníh a príloh v nich (č. 40 Pravidiel schválených uznesením vlády SR č. 225 zo 16. apríla 2003). Podobu takejto knihy schvaľuje uznesenie Ministerstva práce zo dňa 10.10.2003 č. 69. A pri prepustení zamestnanca je v tejto knihe uvedený dátum vydania pracovnej knihy a tiež podpis zamestnanca. Tým sa potvrdí, že pracovná kniha bola zamestnancovi vydaná. Nie je potrebné vypracovať akt o prijatí a prevode zošita.

Ak si zamestnanec knihu osobne neprevzal, ale napísal, úkon tiež nie je potrebný. Potvrdením o odovzdaní zošita zamestnancovi bude poštový doklad s obsahom.

Existuje len jeden prípad, keď zamestnancovi, ktorý nedáva výpoveď, sa poskytne originál pracovného zošita. V prípade, že to zamestnanec potreboval na účely povinného sociálneho poistenia (zabezpečenia) (napríklad na priznanie dôchodku) (článok 62 Zákonníka práce Ruskej federácie). V tomto prípade sa pracovná kniha vydá zamestnancovi na základe jeho. Potom budete musieť vypracovať akt o prijatí a prevode knihy od zamestnávateľa zamestnancovi podľa vyššie uvedeného vzoru. A pri vrátení zošita vypracujte opačný akt.

Nezáleží na tom, v akej nálade odchádza personalista z podniku, musí odovzdať oddelenie nástupcovi v prevádzkyschopnom stave, aby o sebe nezanechal zlý dojem a neprejavil neprofesionalitu. V praxi však prijímanie a odovzdávanie záležitostí HR oddelenia nie je vždy formalizované tak, ako by malo byť, a niekedy sa nevykonáva vôbec, pretože neexistujú jasné pravidlá upravujúce tento postup. Napriek tomu sa vyvinul určitý postup, ktorý nie je v rozpore so zákonom, čo znamená, že ho možno použiť aj pri zmene personálu.

Príjem a odovzdanie personálnej dokumentácie

V práci by sa nemal prejaviť ani vzťah s riaditeľom, ani negatívne motívy odvolania. Personalista nemôže všetko nechať len tak a odísť. No v praxi sa vyskytli aj prípady, že vypovedajúci nielenže spisy nepreniesol, ale ich aj úmyselne zničil. Viete si predstaviť, aký názor o ňom zostal? O nejakých pozitívnych odporúčaniach tu nemôže byť ani reči.

A ak je všetko zariadené tak, ako má byť, a HR oddelenie bude fungovať podľa harmonogramu aj s novým zamestnancom, o predchádzajúcom personalistovi zostanú len pozitívne dojmy.

Medzitým postup prenosu prípadov nie je taký zložitý, jeho algoritmus je nasledujúci:

• je vytvorená komisia na postúpenie prípadov;
• kontroluje sa personálna dokumentácia;
• je vystavené osvedčenie o prevode a prijatí.

A teraz je všetko v poriadku a detailne.

Vytvárame províziu

Základom pre vytvorenie provízie a všeobecne začatie konania o prevode prípadov by samozrejme mala byť objednávka. Objednávka musí odrážať:

• za čo je provízia?
• jeho zloženie;
• úlohy.

Zároveň je bezpodmienečne nutné zaradiť odstupujúceho personalistu za člena komisie.

Začíname kontrolovať dokumenty

V lehote stanovenej objednávkou musí komisia skontrolovať a vyhodnotiť:

• úplnosť a zloženie personálnych spisov;
• postup registrácie dokumentov (registračných denníkov);
• systém na ukladanie dokumentov a ich prípravu na odovzdanie do archívu;
• softvér.

Pri práci komisie bude veľkou pomocou OK nomenklatúra súborov: veď sú tam uvedené všetky požadované priečinky, ktoré by mali byť na oddelení. Zoznam môže byť špecifikovaný aj v Predpisoch o OK. Ak v oddelení nie je nomenklatúra, dokumenty a ich stav sa budú musieť skopírovať hromadne - „od kabinetu k kabinetu“.

Je nevyhnutné skontrolovať personálne dokumenty organizácie, konkrétne prítomnosť:

kontrola dostupnosti dokladov

• kópie zakladajúcich dokumentov a zakladateľskej listiny spoločnosti;
• personálny stôl;
• PVTR a kolektívne zmluvy;
• rozvrh prázdnin;
• LNA (ustanovenia o OK, o odmeňovaní, o disciplíne, o obchodnom tajomstve, o ochrane osobných údajov);
• rozvrhy zmien;
• popisy práce;
• pracovné zmluvy;
• dohody o zodpovednosti;
• objednávky na hlavné činnosti;
• príkazy pre personál (o prijatí, prepustení, preložení, disciplíne);
• osobné karty;
• osobné záležitosti;
• pracovné knihy.

Tento zoznam nie je uzavretý, pretože vašej spoločnosti môžu chýbať niektoré dokumenty a iné predložiť.

Po overení musia byť všetky dokumenty vložené do aktu.

Osvedčenie o prijatí prevodu personálnej dokumentácie

Toto je hlavný dokument, ktorý končí kariéru personalistu.
Dokument je naformátovaný takto:

• uvedie sa názov spoločnosti, miesto a dátum vyhotovenia aktu;
• vloží sa odtlačok pečiatky riaditeľa;
• je napísané - kto komu prenáša dokumenty;
• tabuľka je vyplnená;
• víza všetkých členov komisie sú nalepené.

Môžete nájsť približný akt prevodu vecí.

Do tabuľky je možné pridať nasledujúce stĺpce:

• číslo podpoložky;
• názov dokumentu (alebo prípadu);
• počet listov;
• časové obdobie dokumentov;
• údaje o absencii alebo poškodení dokumentov alebo spisov.

pozor!

Dôležité: v poslednom stĺpci môžete uviesť, že dokument nebol vyhotovený, napríklad nebol podpísaný zamestnancom alebo riaditeľom.

Pozor: pracovné zošity potrebujú samostatný prístup, aby sa nepremeškali porušenia, pretože kým sa používajú, Za správnu evidenciu je zodpovedný pracovník personálu. Preto je lepšie vydávať knihy ako samostatný doklad.

Akt o prijatí prevodu pracovných kníh

Tento dokument musí obsahovať údaje zo všetkých dostupných pracovných záznamov:

• Celé meno zamestnanca;
• séria a číslo knihy (a prílohy);
• dostupnosť pracovného záznamu.

Do zákona môžete zahrnúť tieto informácie:

• o nevyžiadanej práci;
• o dostupnosti knižných foriem a príloh.

Príklad činu.

Ak nemá kto odovzdať doklady

Povedzme, že sa zamestnate ako personalista a prijímanie a odovzdávanie vecí nie je
zarámované. Ako sa zbaviť zodpovednosti za chyby iných ľudí? Musíte urobiť toto:

• rovnakým spôsobom, aby sa vytvorila komisia na prijímanie prípadov;
• skontrolovať dostupnosť dokumentov;
• vypracovať vyššie uvedené akty.

Len v tomto prípade doklady neodovzdá odstúpený personalista, ale iný člen komisie, napríklad účtovník.

pozor!

Dôležité: Po podpísaní aktov je nevyhnutné vydať príkaz, že ste zodpovední od momentu prijatia záležitostí.

V tomto prípade, ak Štátna daňová inšpekcia náhle príde s kontrolou, ste zbavení zodpovednosti. Ale stále treba dať veci do poriadku.

Záver

Vyššie popísaný postup je možné uplatniť aj v prípade, keď neodíde jediný personalista spoločnosti, ale jeden zo zamestnancov HR oddelenia. Potom treba brať do úvahy nie všetky OK doklady, ale len tie, ktoré sa prenášajú. Napríklad, ak odstúpi časomerač, stačí skontrolovať výkazy jázd – ich vyplnenie a dodržiavanie zákonov.