Revisión de documentos monetarios en una institución presupuestaria. caja de valores

Como muestra la práctica, la contabilidad sobres estampados plantea muchas preguntas. Lamentablemente, las nuevas reglas de contabilidad presupuestaria no han hecho ninguna aclaración al respecto. Pero, con base en lo dispuesto en los actos jurídicos reglamentarios, la decisión correcta puede ser encontrado. Esto ayudará a nuestro material.

Sobres - ¿documentos monetarios?

Según el análisis de las normas del párrafo 107 de la Instrucción sobre Contabilidad Presupuestaria, que fue aprobada por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 30 de diciembre de 2009 No. 148n, los sobres sellados deben tenerse en cuenta como parte de los documentos monetarios. (aunque solo los sellos se nombran directamente en el acto normativo especificado). Por lo tanto, los sobres con sellos pegados solo deben estar en la caja de la institución.

Peculiaridades transacciones en efectivo

Cualquier movimiento de sobres marcados se refleja en el libro de caja de la institución (f. 0504514). La base para realizar entradas son los giros en efectivo: los recibos (f. 0310001) se utilizan cuando se reciben sobres en la caja y los gastos (f. 0310002), cuando se emiten desde la caja. En los warrants en efectivo poner una marca "Stock" y registrarlos en el Diario de registro de documentos de entrada y salida de efectivo (f. 0310003) por separado de las operaciones con otros fondos.

Los sobres franqueados comprados son aceptados por el cajero para informar (incluso sobre la base de una factura recibida de las instituciones de comunicación).

La contabilidad de las transacciones con documentos monetarios se lleva a cabo en hojas separadas del Libro de caja (por separado de las transacciones en efectivo). No obstante, se conserva una única numeración de hojas de extremo a extremo y secuencial.

Tenga en cuenta que, de acuerdo con la carta del Banco Central de la Federación Rusa del 28 de agosto de 2007 No. 29-1-1-10 / 3669, el retiro diario por parte del cajero de la institución en el Libro de caja del saldo de efectivo en se requiere la caja registradora y la presentación del informe del cajero al departamento de contabilidad. No se dice nada sobre los documentos monetarios en la carta del Banco de Rusia. Por lo tanto, se puede suponer que si no hay movimiento de documentos monetarios, no es necesario retirar el saldo de los mismos diariamente al cajero de la institución.

El control sobre el correcto mantenimiento del Libro de Caja está asignado al contador jefe de la institución.

Recuerde los matices del período de transición.

Cabe señalar que el procedimiento de contabilización de los documentos monetarios, actualmente en vigor, difiere significativamente del que se aplicaba antes de la entrada en vigor de la Instrucción N° 148n. En particular, ahora se dispone que la contabilidad de los documentos monetarios se realice junto con otros fondos y moneda en un solo libro de caja de la institución (inciso 3 del Anexo N° 2 de la Instrucción N° 148n).

Tenga en cuenta: la Instrucción No. 148n entró en vigor el 17 de marzo de 2009, pero se aplica a las transacciones reflejadas en la contabilidad presupuestaria a partir del 1 de enero de 2009.
Por lo tanto, las Directrices para la transición a las nuevas disposiciones de la Instrucción sobre Contabilidad Presupuestaria (enviada por carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 10 de abril de 2009 No. 02-06-07 / 1505) establecen las siguientes reglas.

En primer lugar, es inaceptable volver a registrar y corregir documentos primarios ya formados desde principios de año. En segundo lugar, cuando se lleva un solo Libro de Caja, no se reexpiden sus hojas formadas antes de la aplicación de lo dispuesto en la Instrucción N° 148n.

Es decir, las hojas del Libro de Caja “de acciones” llenadas a partir de enero del año en curso, firmadas, cosidas y numeradas, deben almacenarse en paralelo con el Libro de Caja principal unificado. Y las hojas separadas del Libro de caja unificado, que reflejan el movimiento de los documentos monetarios, se forman con un sello de marca "Stock" a partir del momento en que la institución cambia a las nuevas reglas contables (por ejemplo, a partir del 1 de junio de este año).

Mantener efectivo...

…en institución presupuestaria organizado por el cajero. Los sobres marcados se guardan en lugares (locales, cajas fuertes) que cumplen los requisitos para su seguridad. El cajero, como responsable, vela por la correcta contabilidad de su recepción y emisión.

Emisión de documentos monetarios

El cajero transfiere sobres marcados para su uso a personas financieramente responsables que son responsables del diseño, emisión y uso de sobres para la presentación de informes.

La lista de empleados nombrados la determina el jefe de la institución.

Además de los documentos en efectivo, redactan una factura o registran transacciones en el Diario de emisión para un informe de documentos monetarios. Debe reflejar los siguientes datos:

Fecha de emisión de documentos monetarios;

Apellido, nombre, patronímico de la persona a quien se expiden;

El número de sobres timbrados emitidos;

El costo de los documentos monetarios emitidos;

Firma en el recibo.

Motivos para adeudar sobres

Los sobres timbrados normalmente se emiten por un período de no más de un mes (el período específico se establece en la política contable de la institución) sobre la base de memorándum formado a nombre del titular de la institución. La nota indica el número requerido de sobres sellados, así como información sobre la deuda en los sobres sellados emitidos anteriormente.

Después fecha de vencimiento el responsable llena el Informe Anticipado (f. 0504049), en el cual anota los datos de los sobres timbrados emitidos en términos cuantitativos y de valor.

El contador reconoce los gastos de los documentos monetarios solo después de la confirmación documental de su envío por correo. Esto se puede evidenciar mediante el Registro de sobres franqueados enviados, firmado por el responsable. La forma del documento no está normativamente aprobada, por lo tanto, la institución debe desarrollarlo de manera independiente y fijar este hecho en la política contable.

Por ejemplo, el registro podría verse así:

El registro se adjunta al informe de avance compilado por el empleado y presentado al departamento de contabilidad.
Una persona responsable puede estropear la forma de un sobre sellado. Todavía no hay aclaraciones sobre la cancelación de formas dañadas de documentos monetarios. Por lo tanto, le recomendamos que los cancele utilizando la Ley de cancelación de formularios de informes estrictos (f. 0504816) o desarrolle de forma independiente un formulario similar, fijándolo en la política contable de la institución. Los sobres marcados cancelados de esta manera se destruyen (queman, trituran en partes usando, por ejemplo, una trituradora).

Contabilidad analítica

Cabe señalar que la contabilidad analítica se realiza por tipos de sobres marcados y su valor en la Tarjeta de Contabilidad de Fondos y Liquidaciones (f. 0504051). Al mismo tiempo, las operaciones sobre el movimiento de sobres sellados se reflejan en el Diario para otras operaciones.

registros contables

Los costos asociados con la compra de sobres sellados se reflejan en el subartículo 221 "Servicios de comunicación" (Instrucciones sobre el procedimiento para aplicar la clasificación presupuestaria de la Federación de Rusia, aprobada por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 25 de diciembre de 2008 n.° 145n). Los sobres en sí se contabilizan en la cuenta 201 05 000 "Documentos de dinero".
Las operaciones con sobres marcados se reflejan en los siguientes asientos:

	Débito	Crédito
Pagado por transferencia bancaria por el costo de los sobres sellados antes de la entrega (en el marco de las actividades presupuestarias)*		304 05 221 “Liquidaciones por pagos con cargo al presupuesto con autoridades financieras por pago de servicios de comunicación”
Pagado por transferencia bancaria por el costo de los sobres sellados antes de la entrega (como parte de una actividad generadora de ingresos)*	"Aumento de cuentas por cobrar por anticipos emitidos por servicios de comunicación"	"Disposición de fondos de la institución de las cuentas"
Recibido en la caja de la institución sobres marcados de acuerdo a la factura	"Recibos de documentos monetarios"	“Aumento de cuentas por pagar por pago de servicios de comunicación”

Muy a menudo, un contador puede tener preguntas sobre el procedimiento para mantener un libro de caja, es decir, el reflejo de las operaciones en documentos monetarios. En este caso, por un lado, los requisitos de la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia "Sobre la aprobación de un plan de cuentas unificado contabilidad para órganos el poder del Estado" de fecha 01/12/2010 No. 157n y la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia "Sobre la aprobación de formularios de documentos contables primarios y registros contables" de fecha 15/12/2012 No. 173n, y por otro lado, es inconveniente, ya que no puede haber operaciones en un día solo con efectivo, sino también con documentos monetarios, por lo que no puede haber un arrastre de saldo de hoja a hoja, en este caso no habrá correspondencia de números de hoja a hoja Muy a menudo, los contadores llevan dos libros de caja a la vez, para caja y libro de acciones.

En 2009, el Ministerio de Finanzas de Rusia, en su orden No. 148n del 30 de diciembre de 2008, "Sobre la aprobación de instrucciones para la contabilidad presupuestaria", expresó su requisito con respecto al reflejo de las operaciones con documentos monetarios en el libro de caja. Depender de orden dada autoridades reguladoras, argumentan que es imposible llevar un libro separado en la caja. El 1 de enero de 2012 entró en vigor el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con billetes y monedas del Banco de Rusia en Rusia. Y el Reglamento N° 373-P, por el contrario, canceló norma única sobre el libro de caja unificado. Esto significa que el contador todo a la derecha mantener un libro de caja separado para la caja de valores.

Se considera la dirección principal del gasto de los documentos monetarios. Todos los requisitos para las liquidaciones con personas responsables son ligeramente diferentes y, en particular, dependen de cómo se lleve a cabo el proceso de liquidación, en efectivo o en documentos monetarios. Análisis comparativo requisitos se ve así:

Operaciones para la emisión de fondos, si hay orden de la cabecera y, y documentos monetarios para los fines correspondientes;

Operaciones de aumento de cuentas por cobrar, dinero solo en ausencia de deuda por fondos, mientras que los documentos monetarios no están especificados;

Efectivo y documentos monetarios solo sobre la base de un informe anticipado con la obligación de adjuntar los documentos de respaldo.

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Ahora está claro que si en una institución un empleado recibe efectivo y documentos monetarios, entonces es imperativo llevar a cabo una contabilidad separada de los asentamientos.

Un error típico al contabilizar documentos monetarios es la cancelación simultánea de absolutamente todos los documentos monetarios comprados y al emitirlos a un empleado para su custodia. En este caso, puede surgir la pregunta, ¿cómo justificar tal acción?

Para hacer esto, debe adjuntar todos los documentos que confirmen hecho dado al informe de avance sobre el gasto de documentos monetarios. Este puede ser un registro de correspondencia cuando se utilizan sobres o talones de comprobantes marcados si hay un comprobante para un sanatorio.

Sobres - ¿documentos monetarios?

Según el análisis de las normas del párrafo 107 de la Instrucción sobre Contabilidad Presupuestaria, que fue aprobada por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 30 de diciembre de 2009 No. 148n, los sobres sellados deben tenerse en cuenta como parte de los documentos monetarios. (aunque solo los sellos se nombran directamente en el acto normativo especificado). Por lo tanto, los sobres con sellos pegados solo deben estar en la caja de la institución.

Características de las transacciones en efectivo.

Cualquier movimiento de sobres marcados se refleja en el libro de caja de la institución (f. 0504514). La base para hacer entradas en él son las órdenes de caja: los recibos de caja (f. 0310001) se utilizan cuando se reciben sobres en la caja y los pedidos de existencias de gastos (f. 0310002), cuando se emiten desde la caja. Se registran en el Diario de registro de documentos de entrada y salida de efectivo (f. 0310003) separadamente de las operaciones con otros fondos.

Los sobres franqueados comprados son aceptados por el cajero para informar (incluso sobre la base de una factura recibida de las instituciones de comunicación).

La contabilidad de las transacciones con documentos monetarios se lleva a cabo en hojas separadas del Libro de caja (por separado de las transacciones en efectivo). No obstante, se conserva una única numeración de hojas de extremo a extremo y secuencial.

Tenga en cuenta que, de acuerdo con la carta del Banco Central de la Federación Rusa del 28 de agosto de 2007 No. 29-1-1-10 / 3669, el retiro diario por parte del cajero de la institución en el Libro de caja del saldo de efectivo en se requiere la caja registradora y la presentación del informe del cajero al departamento de contabilidad. No se dice nada sobre los documentos monetarios en la carta del Banco de Rusia. Por lo tanto, se puede suponer que si no hay movimiento de documentos monetarios, no es necesario retirar el saldo de los mismos diariamente al cajero de la institución. El control sobre el correcto mantenimiento del Libro de Caja está asignado al contador jefe de la institución.

Emisión de documentos monetarios

El cajero transfiere sobres marcados para su uso a personas financieramente responsables que son responsables del diseño, emisión y uso de sobres para la presentación de informes.

Además de los documentos en efectivo, redactan una factura o registran transacciones en el Diario de emisión para un informe de documentos monetarios. Debe reflejar los siguientes datos:

• fecha de emisión de documentos monetarios;
• apellido, nombre, patronímico de la persona a quien se emiten;
• el número de sobres timbrados emitidos;
• el valor de los documentos monetarios emitidos;
• firma en el recibo.

Motivos para adeudar sobres

Los sobres sellados generalmente se emiten por un período de no más de un mes (el período específico se establece en la política contable de la institución) sobre la base de una nota generada a nombre del director de la institución. La nota indica el número requerido de sobres sellados, así como información sobre la deuda en los sobres sellados emitidos anteriormente.

Vencido el plazo establecido, el responsable llena el Informe Anticipado (f. 0504049), en el cual anota los datos de los sobres timbrados emitidos en términos cuantitativos y de valor.

El contador reconoce los gastos de los documentos monetarios solo después de la confirmación documental de su envío por correo.

Contabilidad analítica

Cabe señalar que la contabilidad analítica se realiza por tipos de sobres marcados y su valor en la Tarjeta de Contabilidad de Fondos y Liquidaciones (f. 0504051). Al mismo tiempo, las operaciones sobre el movimiento de sobres sellados se reflejan en el Diario para otras operaciones.

registros contables

Los costos asociados con la compra de sobres sellados se reflejan en el subartículo 221 "Servicios de comunicación" (Instrucciones sobre el procedimiento para aplicar la clasificación presupuestaria de la Federación de Rusia, aprobada por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 25 de diciembre de 2008 n.° 145n). Los sobres en sí se tienen en cuenta en la cuenta 201 35 000 "Documentos de dinero".

Las operaciones con sobres franqueados se reflejan en los siguientes asientos:

contenido de la operación	Débito	Crédito
Pago anticipado de los sobres con franqueo postal enumerados (Solicitud de gasto en efectivo)	206.21 560 “Liquidaciones por anticipos de servicios de comunicación”	201.11 18.01 610 "Fondos en efectivo de la institución en cuentas personales en el organismo de tesorería"
Los sobres marcados se acreditan en la caja de la institución (stock PKO)	201.35 510 "Documentos de dinero"	302.21 730 "Liquidaciones por servicios de comunicación"
Pago anticipado acreditado cuando se aceptan sobres sellados para la contabilidad (compensación automática de pago anticipado)	302.21 830 "Liquidaciones por servicios de comunicación"	206.21 660 "Liquidaciones por anticipos de servicios de comunicación"
Sobres marcados emitidos a una persona responsable (acción RKO)	208.21 560	201.35 610 "Documentos de dinero"
Se canceló el costo de los sobres sellados gastados (pago anticipado a una persona responsable)	109.71 221 "Gastos generales"	208.21 660 “Liquidaciones con sujetos obligados por pago de servicios de comunicación”
Devolución de sobres franqueados no utilizados (stock PKO)	201.35 510 "Documentos de dinero"	208.21 660 “Liquidaciones con sujetos obligados por pago de servicios de comunicación”

Reflejamos estas operaciones en el programa 1C: Contabilidad de una institución estatal 8:

1. Se ha enumerado el pago por adelantado de los sobres con franqueo pagado. Operación "Adelantos a proveedores", el destinatario del pago es el Correo Ruso de la Empresa Unitaria del Estado Federal. Compramos sobres sellados por un monto de 2000 rublos.

2. Los sobres marcados se acreditan en la caja de la institución. El documento es un pedido de efectivo entrante. Operación - la adquisición de documentos monetarios.

3. Se entregaron sobres marcados al responsable. Documento - Certificado de gasto en efectivo. Operación: emisión de d / d desde la caja registradora según el informe.

Como resultado de la publicación del documento, obtenemos las siguientes publicaciones:

4. El costo de los sobres sellados usados ​​se ha cancelado. Documentos - Pago anticipado a una persona responsable, marcador Informe anticipado, operación contable.

5. Devolución de sobres franqueados no utilizados. Documento - Orden de entrada de efectivo, operación - Devolución d / d de una persona responsable.

Stukacheva Victoria,

Consultor de la empresa ANT-HILL

Después de considerar el problema, llegamos a la siguiente conclusión:
Los documentos monetarios (sobres marcados) están sujetos a contabilidad de saldo en la cuenta 0 201 35 000 "Documentos monetarios".
La contabilidad del movimiento de sobres marcados se lleva a cabo mediante la emisión de órdenes de pago de recibos y gastos con la entrada "Fondo".
Las transacciones de la cuenta se mantienen en hojas separadas del Libro de caja de la institución con la entrada "Fondo" en ellas y en el Diario para otras transacciones basadas en los documentos adjuntos a los informes del cajero.

Justificación de la conclusión:
De acuerdo con la cláusula 169 de las "Instrucciones para la aplicación del plan de cuentas unificado..." aprobado por el Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 1 de diciembre de 2010 N 157n (en lo sucesivo, N 157n), los sobres sellados se clasifican como documentos monetarios y se contabilizan en la cuenta de balance 0 201 35 000 "Documentos monetarios".
El almacenamiento de documentos monetarios se realiza en la caja de la institución (Instructivo N 157n).
La recepción en la caja y la emisión desde la caja de dichos documentos se realizan mediante órdenes de entrada de efectivo (formulario 0310001) y órdenes de pago de gastos (formulario 0310002) con la entrada "Fondo" en ellas.
Los sobres marcados se acreditan en la caja de la institución a un valor nominal sobre la base de los documentos primarios del proveedor o el informe de avance presentado por la persona responsable (con los documentos de respaldo adjuntos).
La contabilidad analítica de la cuenta 0 201 35 000 debe llevarse en Tarjetas separadas para la Contabilidad de Fondos y Liquidaciones (formulario 0504051) (en adelante, la Tarjeta), abiertas para cada tipo de documento monetario.
La tarjeta se abre con registros de los montos de los saldos al comienzo del año. Las entradas actuales se realizan a más tardar Día siguiente después de la operación. Al final del mes, los saldos se calculan en la Tarjeta.
Si es necesario reflejar datos cuantitativos, la Tarjeta puede ser complementada por la institución con las columnas correspondientes. La forma modificada de la tarjeta debe fijarse en la política contable de la institución.
Es importante señalar que los recibos y egresos de efectivo emitidos con la entrada "Fondo" deben registrarse en el diario de recibos y egresos de documentos de efectivo por separado de los recibos y egresos de giros de efectivo, que registran transacciones con efectivo. Y la contabilidad de las transacciones con documentos monetarios debe llevarse en hojas separadas del libro de caja (formulario 0504514) de la institución con la entrada "Fondo" en ellas (Instrucciones N 157n). El registro de hojas individuales del libro de caja se realiza secuencialmente de acuerdo con las fechas de las transacciones.
El cajero realiza los asientos en el libro de caja inmediatamente después de recibir o emitir documentos monetarios para cada recibo de existencias y orden de gasto de existencias. Los indicadores totales de operaciones del día y los indicadores de saldo al final del día se forman para documentos monetarios por separado del efectivo. Al mismo tiempo, las líneas "incluyendo salarios" y "Saldo de efectivo total al final del día" no se completan.
Las páginas del libro de caja con la entrada "Stock" son formadas por el cajero solo para los días hábiles cuando hay un saldo de documentos de caja en la caja de valores o su movimiento.
Recuérdese que la contabilidad en las instituciones del sector público se lleva a cabo sobre base devengada, según la cual los resultados de las operaciones se reconocen al momento de su finalización, independientemente de cuándo se reciban o paguen los fondos (o sus equivalentes) en las liquidaciones relacionadas con la realización de estas operaciones. (Instructivo N 157n). Con respecto a la contabilidad de los documentos monetarios, esto significa que los gastos "en efectivo" se formarán en la contabilidad al pagar los documentos monetarios, y "reales", después de su uso en la forma prescrita.
Por lo tanto, el cargo de documentos monetarios del balance solo es posible después de que se confirme el hecho de su uso de la manera prescrita.
Para confirmar el uso de sobres franqueados, el responsable debe presentar un informe previo al departamento de contabilidad con los documentos que confirmen los gastos incurridos. Por ejemplo, se puede adjuntar un registro al informe. artículos postales, desarrollado en la institución (para enviar correspondencia simple), o recibos e inventarios recibidos en la oficina de correos al enviar correo certificado, y en caso de daños en el sobre, un sobre dañado.
La contabilidad de transacciones con documentos monetarios se lleva en el Diario para otras transacciones (formulario 0504071) sobre la base de documentos adjuntos a los informes del cajero (Instrucciones N 157n).
El libro diario se abre transfiriendo saldos al comienzo del período. Refleja la facturación de todo el período, muestra los saldos al final del período y genera la facturación para transferir a Libro mayor(formulario 0504072).
El diario está firmado por el contador jefe de la institución o su adjunto y el albacea que lo compiló.
En conclusión, notamos que durante años recientes el procedimiento para mantener registros de documentos monetarios, incluidos los sobres sellados, no ha cambiado.
Según la cláusula 6 de la Instrucción 157n, métodos de evaluación ciertos tipos la propiedad y el pasivo, así como otras decisiones necesarias para la organización y el mantenimiento de la contabilidad, son aprobadas por los actos del sujeto de la contabilidad al formar una política contable.
Por lo tanto, debe fijarse en la política contable de la institución un procedimiento detallado para el registro de transacciones con documentos monetarios.

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