Izrada aplikacije za dopis. Registracija i pravci kretanja nota u organizaciji

Za komunikaciju sa direktorom ili rukovodstvom druge strukturne jedinice kompanije, kadrovski službenik može ne samo lično, posebno u vremenskom pritisku, kada direktor ili menadžer može jednostavno zaboraviti na privlačnost zaposlenika u konfuziji. Beleške se mogu koristiti kao alat za interakciju sa menadžmentom. Zapravo, dopis je informativni i referentni dokument koji sadrži zahtjev ili zahtjev i dokumentovanje žalbe šefu .

Postoje slučajevi kada samo dopis može zaštititi od nepravednih potraživanja od strane menadžmenta protiv zaposlenog. Za upis memoranduma u nomenklaturu nije potrebno unositi poseban slučaj, možete ih registrovati kao izlaznu dokumentaciju. Registracija bilješki je vrlo važna, ovo je potvrda činjenice veze.

Kadrovi u službi moraju biti u interakciji ne samo sa nadređenima, već i sa svim strukturnim odjeljenjima kompanije. Nećete uvijek moći dobiti odgovor na usmene zahtjeve ili želje, a ako dokumentirate i registrujete zahtjev, ne samo da ćete mu dati značaj, već ćete se moći i osigurati od nekih nevolja. Dopise mogu pisati ne samo kadrovi. Bilo bi ispravno ako kadrovski službenik poduči zaposlenike kompanije kako da koriste ovaj alat.

Tu ste pravi primjer. Vaše poslovne obaveze uključuju radne knjižice. Nemate prazne formulare, ali angažuje se specijalista koji još nigdje nije radio i još mu nije izdata radna knjižica. Po zakonu ste dužni da mu u roku od 5 dana izradite radnu knjižicu i izdate je.

Usmeni zahtjevi za kupovinu formulara ostali su bez odgovora, vrijeme ističe. Kršenje roka predstavlja kršenje uslova vašeg ugovor o radu, Zbog čega možete dobiti disciplinski postupak?.

Izlaz - dopis!

Svrha dopisa

Napisao poruku tražeći formulare, registrovano - osigurano od discipline! Problem će biti riješen jer direktor sada ima podsjetnik.

Kako napisati dopis

Najčešće se bilješke upućuju rukovodstvu kako bi se prijavilo bilo kakvo interno
problem. Ne postoji jedinstveni obrazac za bilješke, ali se sastavlja po pravilima. Osnova dopisa može biti:

• zahtjev;
• komentar;
• rečenica.

Najvažnije je opisati suštinu problema, posljedice nedjelovanja i predložiti rješenja. Evo kako napisati dopis:

Približan sadržaj dopisa

• počnite sa “zaglavljem” (primatelj i adresat);
• naziv dokumenta - "Memorandum";
• naznačiti datum i izlazni broj;
• opišite problem;
• lista moguće posljedice;
• ponuditi rješenja;
• pretplatite se.

Radi jasnoće, ispod je jednostavan dopis - primjer kako pravilno napisati bilješku:

Generalni direktor Fortuna doo
Gorbunkov S.S.
od šefa kadrovske službe Lapteva M.I.

Obavještavam Vas da kadrovska služba u njima nema obrazaca radnih knjižica i priloga. 20. decembra 2015 godine zaposlio Sidorov II, koji nema radnu knjižicu.

Ako ne izdam za Sidorov I.I. radna knjižica u roku od 5 dana, suočavam se sa administrativnom kaznom od 500 do 3000 rubalja, a Fortuna LLC - od 30 do 50 hiljada!

Da se to ne bi dogodilo, potrebno je nabaviti obrasce radnih knjižica i priloge u njima. Obrasci će nam biti potrebni u budućnosti, jer stalno zapošljavamo.

Ovim nudim:
1. Nabavite prazne radne knjižice u količini od 20 komada i prazne uloške u knjige u količini od 10 komada.

2. Ili mi povjerite kupovinu formulara o svom trošku, a zatim nadoknadite utrošeni iznos na osnovu izvještajne dokumentacije.

Šef kadrovske službe _________________ / M.I. Lapteva

Ako kompanija ima sekretaricu, onda bilješka ne samo da mora biti registrovana u vašim odlaznim dokumentima, već i kod sekretara:

Bilješka o registraciji

• pripremiti bilješku u 2 primjerka;
• registrirajte se u svojim odlaznim dokumentima;
• prijavite se kod sekretara (sekretar će napisati datum, dolazni broj i potpisati);
• Jednu kopiju prenosimo sekretarici, a registrovanu stavljamo u fasciklu odlaznih dokumenata.

Usluga takođe može biti u elektronskom formatu slati i faksirati. Potvrda slanja može poslužiti kao ispis elektronski dokument, i izvještaj faksa.

Eksterna beleška

Ponekad se dešava da dopisi djeluju kao eksterni dokument, odnosno da su upućeni zaposlenima druge organizacije. Firme razmjenjuju informacije putem bilješki.

Službenik za kadrove može koristiti eksternu korespondenciju, na primjer, kada zapošljava zaposlenika prelaskom iz druge organizacije.

Tužbu možete podnijeti u obliku dopisa. Na primjer, ako kancelarijski materijal nije dostavio obrasce radnih knjižica na vrijeme, pošaljite tu uslugu u obliku reklamacije.

Usluga ili memorandum

Interna korespondencija podrazumijeva prisustvo nekoliko vrsta bilješki:

• službeni;
• izvještavanje;
• objašnjavajuće.

Jasno je da u objašnjenje daju se objašnjenja o ovoj ili onoj činjenici. Na primjer, objašnjenje za izostanak ili kašnjenje. A da biste odabrali koji je potreban - memorandum ili dopis, razlika nije bitna. Ali ipak jeste.

Memorandum često opisuje problem na poslu ili neku vrstu prekršaja od strane zaposlenih. Izvještaj ne sadrži zahtjeve i rješenja problema. Izvještaji se pripremaju na isti način kao i kancelarijski izvještaji. Tekst izvještaja bi mogao izgledati ovako:

Prijavljujem da je sistem administrator Petrov A.A. svaki dan kasni na posao 1-2 sata.

Samo nemojte ovaj tekst izvještaja shvatiti kao "hipoteku". Na kraju, pokojni Petrov A.A. nanijeće finansijsku štetu kompaniji i mogu tražiti od onoga ko nije upozorio menadžment.

Registracija dokumenata

Izvještaj, kao i dopis, je dokument koji zahtijeva registraciju. Iako to nije zapisano ni u jednom zakonskom aktu, osiguraj - registriraj sve moguće izlazne dokumente!

Funkcije i svrha

Dopis je oblik interne korespondencije i, ovisno o sadržaju, može biti informativne, proaktivne ili izvještajne prirode. On utvrđuje poslovne pozicije nezavisne jedinice ili vođe po bilo kom pitanju. Dopis može sadržavati sugestije ili zahtjeve i biti upućen bilo kojoj vodećoj osobi, uključujući i nadređenog.

Potpisivanje i registracija

Dopise potpisuje neposredni rukovodilac jedinice. U donjem dijelu lijevog ugla izvođač ga mora potvrditi. Tu je i njegovo ime i kontakt broj.

U strukturnim odjeljenjima, dopisi se evidentiraju u programu elektronsko upravljanje dokumentima. Dodjeljuju im se broj, šalju se jedinicama u papirnom obliku i na elektronskim medijima. Numeracija se sastoji od indeksa podjele i matičnog broja.

Datum dostavnice je trenutak njene registracije. Njegov original sa rezolucijom vodeće osobe šalje se glavi. Kopija dopisa se vraća izvođaču.

Raznolikost memoranduma

Memorandum je vrsta dopisa upućenog direktnom pretpostavljenom. sastavlja se kada je potrebno izraziti mišljenje odjela ili rukovodioca o određenom pitanju i dati konkretne prijedloge.

U zavisnosti od svrhe i sadržaja, dopisi mogu biti inicijativni (u obliku komentara i sugestija) ili izvještajni (o rezultatima revizije, na službenom putu).

Datum ili vremenski period na koji se odnose podaci zabilježeni u memorandumu moraju biti istaknuti u posebnom redu, uključeni u naslov ili na početku teksta. Memorandum potpisuje autor-sastavljač.

Tekstualni dio dopisa i memoranduma preporučuje se da se sastoji od 2 dijela. Prvi dio treba da se sastoji od činjenica koje su dovele do njegovog pisanja, a drugi dio treba da se sastoji od prijedloga i odgovarajućih zaključaka o problematici koja se iznosi.

Svaki izrađeni dokument može sadržavati samo jedno pitanje. Izuzetak su protokoli, nalozi, planovi, izvještaji i sumarni dokumenti.

Memorandum treba da sadrži razumne informacije prikazane objektivno, sažeto, kompetentno, jasno i bez nepotrebnog ponavljanja. Tekstualni dio se sastavlja u obliku kontinuiranog teksta, tabele, upitnika ili kombinacije ovih oblika.

Složeni kontinuirani tekst svakog dokumenta treba da se sastoji od logički i gramatički konzistentnih informacija o radnjama u menadžmentu, koje se ogledaju u relevantnim odredbama, normama, pravilima i administrativnim dokumentima.

Memorandum mora imati tražene detalje i nepromjenjiv redoslijed postavljanja: autora, naziv preduzeća i njegovu šifru, indeks, datum, naslov, osnovni tekst, vize, potpis izvođača, oznaku završetka i slanje dokument u predmetu.

Naslov dopisa treba da bude kratak. Ako se dokument bavi nekoliko problema, onda se naslov može generalizirati.

Pravila adresiranja

Memorandum se upućuje organizacijama, odjelima ili određenom menadžeru unutar poduzeća. U dokumentu upućenom mnogim homogenim organizacijama, adresat je naznačen na generalizovan način. Dopis ne smije imati više od 4 primaoca.

Zaključak

Sve odlazne informacije u okviru memoranduma treba dostaviti na zahtjev i poslati samo službeno. Date informacije moraju biti potpisane i potvrđene od strane rukovodioca na čije područje djelovanja utiču.

Svi zapisi moraju biti datirani. Datum dokumenta i sve službene oznake na njemu su neizostavan atribut svakog dokumenta.

Gotovo sve važne stvari ljudi rade putem prepiske;

stoga, sposobnost da se govori sam nije dovoljna.

Luc de Vauvenargues

Razgovarajmo o dopisu kao glavnom sredstvu interne komunikacije, dokumentu koji može pojednostaviti interne odnose, osigurati brzu razmjenu informacija i riješiti kontroverznu situaciju.

ZAŠTO ORGANIZACIJE IGNORIRAJU SEĆANJA?

Dopis ostaje autsajder u poslovnoj korespondenciji privatnih organizacija. U državnim organizacijama, s druge strane, većina interna dokumenta Ovo su beleške.

Često se u komercijalnim organizacijama dopis tretira kao besmislena formalnost, međutim, ovaj element internog upravljanja korporativnim dokumentima, kao sastavni dio korporativne kulture, ima neprocjenjiv potencijal za razvoj poslovanja.

Šta je osnova oštrog negativnog stava niza resornih rukovodilaca komercijalnih organizacija prema jednom od najvažnijih internih dokumenata koji služi kao osnova za donošenje menadžerskih odluka? Mogući razlozi:

Niska kultura poslovnu komunikaciju, nedostatak korporativnih standarda, čvrste odluke menadžmenta u oblasti upravljanja internim dokumentima;

Nedostatak službenog statusa, budući da dopis nije uključen u klasifikator upravljačke dokumentacije;

Dostupnost elektronskih sredstava komunikacije. Menadžeri ne žele da troše vrijeme na formalizaciju procesa upravljanja, radije razmjenjuju nekoliko riječi lično, pozivaju mobilni telefon, pišite email ili Skype, itd.

Ali postoji još jedan razlog: ponekad menadžeri sabotiraju formalizaciju sistema internih dokumenata. Teško je opovrgnuti dokumentovane informacije o stanju u organizaciji, uputstva upućena službeniku ili, recimo, uputstva o postupku postupanja u konkretnim situacijama. Rad u haosu ima određene prednosti: nema ničeg lakšeg nego odbiti činjenicu prenošenja usmenih informacija, kao i uputstva koja se daju tête-à-tête. Svima je poznata situacija kada zaposleni redovno prima usmeno međusobno isključujuća uputstva, nepoštivanje bilo koje od kojih povlači administrativne sankcije.

KOJA JE KORIŠĆENJE PAMĆENJA?

Memo je interni poslovno pismo, sa kojim možete brzo i efikasno riješiti aktuelne proizvodne probleme.

Osnovna svrha memoranduma je razmjena službenih informacija između zaposlenih u istoj organizaciji koji su jednaki po službenom statusu.

Svrhe sastavljanja bilješki mogu biti različite:

Horizontalne komunikacije šefova strukturnih odjela/službenika u rješavanju općih proizvodnih pitanja i problema;

Efikasna komunikacija:

Razmjena operativnih informacija između strukturnih/nezavisnih odjeljenja i ogranaka;

Zahtjev za referentnim informacijama;

Provođenje obuke;

Prateća druga poruka (prateća bilješka);

Rješavanje tekućih pitanja administrativne, ekonomske, logističke, informacione i druge podrške;

Rješavanje spornih i konfliktnih situacija.

Sposobnost kompetentnog sastavljanja internih dokumenata, uključujući dopise, pomaže u izuzetno složenim i zbunjujućim situacijama.

Prije svega, dopis je glavni pomoćnik zaposlenika službe za upravljanje dokumentima (u daljem tekstu - DOW) u kontroverznim situacijama.

Nažalost, rukovodioci glavnih strukturnih odjela često pokušavaju otpisati nedostatke odjela kada rade s dokumentima o zaposlenima pomoćnih odjela. Na primjer, rukovodstvo strukturne jedinice nije na vrijeme ispunilo nalog višeg rukovodioca, već odgovornost za to prebacuje na službu predškolske obrazovne ustanove, koja je navodno odložila slanje odlaznog pisma.

Dopis će pomoći da se pobiju neosnovane optužbe. Bilješka koja sadrži činjenice, rok, puno ime. radnicima predškolske obrazovne ustanove koji su kvalitetno i blagovremeno obavili posao, uz prijave za potvrdu (kopije upisnih kartica, izvode iz upisnih dnevnika i sl.), često pomaže u održavanju objektivnosti, prepoznavanju tužbe kao neosnovanoj, vraćanju poslovanja ugled određenog zaposlenog i predškolske službe u cjelini (Primjer jedan).

Tekst dopisa mora jasno navesti svrhu poruke na pristupačan i koncizan način. Nepotpune ili suvišne informacije otežavaju primaocu razumijevanje suštine problema i mogu dovesti do dvosmislenog tumačenja i, kao rezultat, izostanka željenog rezultata. Efikasnost memoranduma zavisi od toga koliko je dobro izgrađena struktura dokumenta i da li su argumenti logični.

IZDAJEMO MEMO

AKO NA OBRASCU, ŠTA ONDA?

Servisne napomene su obično čista ploča Papir veličine A4. kako god komercijalne organizacije u tu svrhu često se koristi slovni obrazac, koji, prema klauzuli 4.7 GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju" sadrži:

Amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);

Naziv kompanije;

Organizacijski kod;

Glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;

Identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga registracije (TIN/KPP);

Referentni podaci o organizaciji;

Mjesto gdje je dokument sastavljen ili objavljen.

Osim toga, neki stručnjaci na stranicama časopisa i na internetu navode kao primjer uzorke dopisa sastavljenih na memorandumu.

Bez sumnje, lakše je sastaviti sve dokumente neselektivno na istom obrascu. Međutim, pisati dopis načelniku susjednog odjeljenja na obrascu koji sadrži referentne podatke, PIB, PSRN itd., nema smisla. Osim toga, zaglavlje organizacije zauzima najmanje 20 posto ukupnog volumena prve stranice, a često potrebne informacije ne stanu na jedan list. Čini se kao mala stvar, ali u velikoj organizaciji takve male stvari dovode do uzaludne potrošnje, a ne do uštede troškova.

Saznajte na kojem obrascu možete sastaviti dopis (ako želite).

Vrste obrazaca dokumenata utvrđene su u tački 4.6 GOST R 6.30-2003.

U međuvremenu, GOST R 7.0.97-2016 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za dokumentaciju”, koji stupa na snagu 1. jula 2018. godine, već sadrži pojašnjenja o obrascima organizacije (klauzule 5.8 i 6.6).

Iz ovoga proizilazi da standardi ne preporučuju izdavanje memoranduma na memorandumu. Ali ako je želja da se interna korespondencija bez greške vodi na obrascu velika, moguće je razviti i popraviti u LNA obrazac za određenu vrstu dokumenta - dopis.

OBLIK MEMO: DETALJI

U skladu sa GOST R 6.30-2003, sljedeći detalji moraju biti uključeni u oblik određene vrste dokumenta (u našem slučaju, dopis) (Primjer 2):

03 - "Grb organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak)";

08 - "Naziv organizacije";

10 - "Naziv vrste dokumenta";

11 - "Datum dokumenta";

12 - " Matični broj dokument";

14 - "Mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta";

15 - "Adresa" (naziv strukturne jedinice i radno mjesto zaposlenog kome se dopis šalje);

18 - "Naslov teksta";

20 - "Tekst dokumenta";

21 - "Oznaka prisustva prijave";

22 - "Potpis";

27 - "Napomena o izvođaču."

NJANSE REGISTRACIJE DETALJA

• "odredište". Ako se bilješka šalje u više strukturnih odjela, rekvizit "Adresa" ispisuje se u gornjem desnom uglu na sljedeći način:

Ako je ukupan broj primalaca veći od četiri, mora se kreirati mailing lista.

• "Tekst dokumenta". Dopis, kao i poslovno pismo, mora biti jasno strukturiran. Tekst dopisa je napisan u prvom licu jednina(„Molim Vas da navedete“, „Smatram da je potrebno“, itd.).

Tekst, podijeljen na logički potpune pasuse, olakšava čitanje i razumijevanje, daje svakoj misli logičku zaokruženost i omogućava primaocu da se bolje snalazi u tekstu dokumenta.

Tekst dopisa se po pravilu sastoji od:

Iz preambule (uvodni dio);

glavni dio;

Završni dio (zaključci, prijedlozi, zahtjevi, itd.).

Preambula otkriva svrhu pisanja dopisa, sadrži reference na datume, dokumente i činjenice koje su dovele do njegovog sastavljanja. Informacije sadržane u preambuli mogu biti kratke ili proširene. Preambula glatko vodi do glavnog dijela.

Veličina tijela varira ovisno o namjeni dopisa, a može biti nekoliko redova ili nekoliko stranica ispisanog teksta.

Glavni cilj glavnog dijela je objasniti, uvjeriti, potaknuti na akciju, odnosno postići rezultat. Upravo ovaj dio teksta najpotpunije otkriva sadržaj dopisa. Glavni dio uključuje najveći broj stvarni materijal koji ne samo da treba da informiše, već i da ubedi. Prijave, ako ih ima, također treba spomenuti tamo.

Završni, odnosno sumirajući, dio dopisa je svojevrsni sažetak koji potvrđuje navedeno, sadrži zaključke, zahtjeve, konkretne prijedloge za rješavanje problema. Što je sažetak jasniji i jasniji, veća je vjerovatnoća da će odluke o pitanjima biti donesene na vrijeme.

REGISTRACIJA I PUTEVI KRETANJA BILJEŠKI U ORGANIZACIJI

Pitanja registracije i naknadnog prijenosa dopisa primaocu često izazivaju kontroverze. Ko treba da registruje beleške? DOW service? Strukturne jedinice? Sekretarice? Da li ih uopšte treba registrovati? Ko i kako treba da prenosi dopise kako bi oni blagovremeno stigli do zainteresovanih službenika?

Bez sumnje, rješenje ovih pitanja je prerogativ same organizacije, u čijem uputstvu za kancelarijski rad treba postojati odjeljak posvećen radu sa internim dokumentima. Pravila uspostavljena u LNA i procedura za njihovo djelovanje pomoći će da se izbjegnu nesuglasice.

Šta učiniti, ako sličan dokument Ne? Naravno, kreirati ga formalizacijom procedure za sastavljanje, obradu i premeštanje internih službenih dokumenata. Formalizacija pomaže u racionalizaciji mnogih poslovnih procesa, što ima vrlo pozitivan učinak na opšti poredak U organizaciji.

Neophodno je započeti rad analizom toka dopisa: odrediti njihove količine i rute, isključujući očigledno nepotrebne segmente duž rute dokumenta. Da biste odredili najefikasniji put dokumenta, nemojte se bojati razbiti stare, nezgodne strukture, ispraviti i ispraviti greške u logistici.

Može postojati nekoliko opcija za usmjeravanje bilješki - uz sudjelovanje DOW usluge (šema 1) i bez nje (šema 2). Hajde da saznamo koja je od ovih šema najefikasnija.

NEEFIKASNE SHEME REGISTRACIJE I PUTA BILJEŠKI

• Registracija u DOW servisu velike organizacije. Prijenos dopisa u DOW servis na registraciju i naknadno preusmjeravanje primaocu usporava proces komuniciranja informacija i donošenja odluka. Ovo je posebno uočljivo u organizacijama sa velikim brojem eksternih i internih tokova posla. S obzirom na ukupnu obim posla, ne može svaka služba predškolske obrazovne ustanove izdvojiti pojedinog uposlenika u matičnu službu, memorandum i druge zabilješke. Na ovaj ili onaj način, prije svega, hitna odlazna pisma, naredbe, naredbe, pristigla korespondencija od viših vlasti uvijek će se registrovati, a dopisi će krotko čekati na krilima.

• Registracija kao sekretarica u maloj organizaciji. U organizacijama sa malim protokom dokumenata, dopise registruje sekretar direktora. Dopis je interni dokument horizontalne orijentacije i ne može biti namijenjen višem službeniku.

Za pružanje informacija menadžmentu u poslovnoj korespondenciji koriste se izvještaji, analitička i objašnjenja. Shodno tome, sekretar u lancu prihvatanja i slanja memoranduma između službenika jednakog statusa je dodatna karika.

• Bez registracije, ali sa oznakom DOW servisa na transferu. Ako nije uobičajeno da organizacija registruje dopise, nema smisla slati ih primaocu putem DOW servisa bez registracije. Prebaciti bilješku u službu DOW i primiti oznaku za prijenos, nakon čega slijedi prijenos dokumenta od strane DOW službe u jedinicu adresata i stavljanje druge oznake na prijenos - sve to komplikuje proces, oduzima vrijeme i produžava vrijeme za izvršenje instrukcija.

Ako organizacija još uvijek ima proceduru za prijenos dopisa sa prijemom oznake prihvata, primalac potpisuje prijem, naznačuje svoju poziciju, datum i vrijeme prijema dokumenta (ako je potrebno). Oznaka prijema se fiksira na kopiji dostavnice, koja se vraća u jedinicu za adresiranje.

Oznaku prijema može se zamijeniti pečatom „Primljeno“ koji sadrži polja za označavanje datuma prijema, puno ime i prezime. i potpis službenog lica (sl.).

Rice. Oznaku prijema može se zamijeniti pečatom "Primljeno"

EFIKASNE SHEME REGISTRACIJE I PUTA BILJEŠKI

• Registracija u strukturnoj jedinici, prenos bilješki direktno između jedinica. Evidentiranje dopisa u strukturnoj jedinici, kao i njihov prijenos iz jedne strukturne jedinice u drugu, zaobilazeći posrednike (službu predškolske obrazovne ustanove ili sekretara), skraćuje put dokumenta do primaoca.

Ukoliko strukturni odjel nema radno mjesto referenta (sekretara odjeljenja/odjeljenja/odjeljenja), za evidentiranje dokumenata, uključujući i interne, potrebno je imenovati službenika odgovornog za kancelarijski rad. Odgovornog za kancelarijski rad određuju rukovodioci strukturnih odjeljenja. Po pravilu postavljaju radnika koji nije opterećen službene dužnosti. Dodjeljivanje dodatnih funkcija odobrava se naredbom ili nalogom i evidentira u opisu poslova.

• Registracija odlaznih bilješki. Službenik nadležan za kancelarijski rad u strukturnoj jedinici evidentira izlazni dopis.

Odlazni dopisi se evidentiraju u dnevniku interne (odlazne) korespondencije jedinice (Primjer 3). Prilikom registracije odlaznih bilješki, naznačeno je sljedeće:

Registracijski broj dokumenta;

Adresar (odjel kojem se šalje dostavnica);

Broj stranica;

Dostupnost aplikacija;

datum izvršenja;

PUNO IME. zaposlenika koji je pripremio dopis.

Dopis se može skenirati i poslati e-poštom.

Ako je potrebno prenijeti original, službenik zadužen za kancelarijski rad u strukturnoj jedinici može sastaviti raspored predaje dopisa primaocima - jednom dnevno, 2 puta dnevno itd.

Hitni dopisi (sa jasno definisanim rokom) moraju se dostaviti odmah. Dopise možete prenijeti jedinici adresatu direktno ili preko ćelija posebno opremljenih u DOW servisu s brojevima i/ili nazivima strukturnih jedinica. Istovremeno, DOW služba ne učestvuje u procesu prenosa dokumenata.

Registracija dolaznih bilješki. Po prijemu dopisa u jedinici primaoca, službeno lice odgovorno za kancelarijski rad u jedinici primaoca registruje ga kao interni ulazni dokument u interni (ulazni) registar korespondencije jedinice (Primjer 4) sa sljedećim podacima:

Dolazni registarski broj;

Datum prijema (registracije);

Broj stranica;

Aplikacije;

datum izvršenja;

Izvođač (službenik kome se dopis šalje).

Odgovornost za poštovanje rokova navedenih u dopisu snosi službenik kome je upućen. Inicijator dopisa i/ili viši službenik može promijeniti rokove za izvršenje dokumenta.

• Registracija svih zaposlenih. Ako organizacija ili njeni strukturni odjeli nemaju zaposlenika odgovornog za kancelarijski rad, možete pronaći druge mehanizme za registraciju dopisa. Na primjer, postavite dnevnik uredskih bilješki u Word ili Excel formatu na server za javnu upotrebu. U ovom slučaju, registracija dopisa od strane zaposlenika strukturne jedinice neće trajati više vremena od ličnog prijenosa dokumenta sekretaru.

Međutim, stručnjaci iz specijalizovanih strukturnih odjela često sabotiraju takve prijedloge. Pokušaji da im se povjere čak i manje službeničke operacije nailaze na aktivnu odbojnost. Donekle, stručnjaci su u pravu. Zapamtite, I.A. Krylova: „Nevolja je u tome što obućar počne pite, a pitomar pravi čizme, i stvari neće ići glatko“?

Otvoreni sukob sa stručnjacima specijalizovanih odjela moguće je izbjeći ako se izda odgovarajuća naredba ili instrukcija koju potpisuje šef organizacije. U ovom slučaju, inicijator treba da bude rukovodilac predškolske obrazovne ustanove ili druga osoba odgovorna za kancelarijski rad. U njegovom je interesu da sa sebe ukloni neke od arhaičnih funkcija, pojednostavi rad sa tokovima dokumenata, izgradi efikasne rute za njihovo kretanje i eliminiše gubitak internih dokumenata.

Čim se takva šema uvede, nezadovoljstvo zaposlenih se smanjuje, jer se vrijeme registracije značajno smanjuje, a sama registracija postaje transparentna.

REZERVACIJSKI USLOVI PAMĆENJA

Uslovi čuvanja bilješki sadržani su u Listi tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti vladine agencije, tijela lokalna uprava i organizacije, navodeći periode skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, sa izmenama i dopunama od 16. februara 2016. godine, u daljem tekstu: Lista za 2010.) (Tabela).

Svaka organizacija koja uspješno posluje je živi organizam koji se kontinuirano mijenja, a kancelarijski rad je ogledalo sistema upravljanja ovim organizmom. Želite li ići u korak s vremenom, biti u prvom planu? Pokušajte početi s dopisima – to će biti prvi korak ka dobro organiziranom toku rada, a provjerena logistika ruta internih dokumenata bit će prvi korak u borbi protiv menadžerskog haosa. Primjeri bilješki su dati u nastavku (Primjeri 5-10).

PRIMJERI SEĆANJA