Sada gotovo sva poduzeća koja poštuju samoga sebe napuštaju upravljanje papirnim dokumentima, zamjenjujući ga modernijim. – najaktuelniji oblik postojanja svih modernih fajlova koji sadrže ogromnu količinu važnih informacija.

Glavne prednosti

Glavna prednost je što vam omogućava da radite brzo i efikasno. Materijale u ovom formatu je lako potpisati, čak i ako su svi oni koji ih moraju podržati udaljeni jedni od drugih. Zbog toga je moguće uštedjeti ogromnu količinu novca i truda.

Između ostalog, prisustvo elektronske arhive izbjegava potrebu za održavanjem ogromnog broja dokumenata u organizaciji. Da biste pohranili nagomilane papire, morat ćete dodijeliti odgovarajuće područje na teritoriji poduzeća, kao i unajmiti visoko kvalifikovanog arhivista koji može brzo razumjeti dostupne materijale. Za pohranjivanje elektronske arhive potreban vam je samo kompaktni prijenosni medij ili nekoliko tvrdih diskova.

Diadoc sistem elektronskog upravljanja dokumentima je najlakši način za razmjenu pravno značajnih elektronskih dokumenata i računa.

Šta mislite pod ED?

Elektronski dokument je materijal koji je snimljen na posebnim medijima (diskovi, USB fleš diskovi, dodatna oprema).

To može biti cijeli skup slika, zvučnih datoteka i simbola. Takav fajl se može prenositi u prostoru i vremenu pomoću posebnih telekomunikacionih sredstava. Telekomunikacioni kanali se takođe mogu koristiti za objavljivanje, skladištenje i dalju obradu. Ovdje je glavna stvar ispravno obraditi sve postojeće podatke.

Također, takav dokument treba shvatiti kao poseban obrazac s kojim možete koristiti podatke u potpuno različite svrhe. Riječ je o snimanju informacija na elektronskim ili magnetnim materijalnim medijima, a zatim o njihovoj daljoj obradi i slanju svim učesnicima u procesu korekcije podataka.

Svi dokumentovani materijali koji su konvertovani u elektronski format pogodni su za obradu u postojećim informacionim strukturama i prenos putem TCS-a. Svi ovi fajlovi su podložni analitičkoj obradi, koja se može obaviti pomoću informacionih sistema.

Elektronski dokument i digitalni potpis

Elektronski dokumenti moraju imati pravnu snagu - inače se ne mogu koristiti u radu sa drugim strukturama. Valjanost dokumenta možete osigurati elektronskim digitalnim potpisom, koji ima iste mogućnosti kao i obični papirni potpis.

Digitalni potpis će biti relevantan ako je tokom njegovog formiranja ispunjen niz uslova:

• sertifikat ključa koji kontroliše rad potpisa mora biti aktuelan u trenutku odobravanja elektronskih fajlova;
• moraju se obezbijediti dokazi koji se mogu koristiti da se utvrdi kada je dosije potpisan;
• autentičnost digitalnog potpisa mora biti potvrđena u istoj datoteci u kojoj se koristi;
• potpis treba koristiti u skladu sa informacijama navedenim u priloženom certifikatu.

Da biste dobili takav potpis, morat ćete kontaktirati certifikacijski centar. U tom slučaju morate unaprijed pripremiti paket dokumenata. Lokacija organizacije može se razjasniti u teritorijalnom ogranku Ruskog penzijskog fonda, gdje možete dobiti i SNILS.

Pored SNILS-a navedenog na penzijskom uvjerenju, morat ćete dostaviti kopiju pasoša i trenutnu e-poštu. Osim toga, potrebno je unaprijed pripremiti USB disk na koji će zaposleni u certifikacijskom centru morati zapisati ključeve i certifikate potrebne za ovjeravanje elektronskih dokumenata.

Podaci o elektronskom dokumentu važe samo ako je ovjeren elektronskim digitalnim potpisom. Elektronski digitalni potpis ima jednak značaj kao i papirni, ali za to moraju biti ispunjeni svi neophodni uslovi. Potpis mora biti legalan, registrovan kod CA.

Elektronska dokumentacija

Koncept elektronskog dokumenta predviđa da se on može sastojati ne samo od simbola koji su razumljivi korisnicima. Dozvoljeno je prisustvo nestrukturiranih informacija koje operativni sistemi moraju dešifrovati. Glavna stvar je da se materijal mora čuvati na posebnom mediju.

Važna komponenta dokumenta je i obrazac sa skupom atributa neophodnih za njegovo opisivanje. Dakle, fajl treba da sadrži informacije o:

• datum njegovog formiranja;
• autor podataka;
• naziv dokumenta;
• format potreban za pravilno čitanje materijala.

Što su detaljnije informacije o postojećem dokumentu, to će biti lakše raditi s njim u budućnosti. Elektronski dokument i upravljanje elektronskim dokumentima su usko povezani bez prvog, drugo je nemoguće. Istovremeno, cirkulacija materijala je znatno pojednostavljena ako organizacije koje razmjenjuju informacije koriste iste telekomunikacione sisteme i softversku opremu.

Elektronska dokumentacija može sadržavati materijale koji se mogu koristiti za traženje datoteka ili njihovu klasifikaciju prema određenim kriterijima. Svi postojeći fajlovi mogu imati različite rezolucije, a možda i ne sadrže strukturirane elemente. U ovom slučaju, elektronski dokument direktno zavisi od njegovog vlasnika. Strukturirani materijali mogu imati posebne elemente koji omogućavaju vanjskim dodatnim aplikacijama da dobiju podatke o pojedinačnim elementima datoteke.

Papirni i elektronski dokumenti se ne mogu porediti jedni s drugima, jer digitalni dokumenti imaju niz prednosti. Među njima:

• mogućnost dugotrajnog skladištenja;
• praktičnost u izvođenju dodatnih operacija (uređivanje, brisanje, arhiviranje, itd.);
• mogućnost pretraživanja podataka unutar datoteka pomoću ključnih markera;
• jednostavnost obrade materijala korišćenjem automatizovanih sistema koje koriste organizacije koje se bave elektronskom cirkulacijom.

Sada postoji nekoliko formata za elektronske dokumente, ali najpopularniji je "odf" format, koji je prikladan za rad na bilo kojem softveru.

Koncept i struktura elektronskog dokumenta mogu se značajno razlikovati. Softver koji se koristi za njegovu obradu ima veliki utjecaj na to. Zasebno treba istaknuti materijale obrađene pomoću 1C. Takvi fajlovi se značajno razlikuju od drugih jer nisu odvojeni u zasebne dokumente. Mogu se smatrati samo informacijskom jedinicom sa jedinstvenim identifikatorima i načinima modifikacije.

Takva dokumentacija može uključivati ​​i materijale koji nastaju kao rezultat aktivnog rada primijenjenih informacionih sistema. Oni se dinamički generiraju korištenjem postojećih skladišta materijala. Dakle, oni ne nose nikakve informacije o sebi, mogu se vidjeti samo pomoću sistema.

Čim se dokument odštampa ili pogleda, on prestaje da postoji u sistemu kao objekat. Od sada funkcionira kao posebna aplikacija. Ako datoteku treba otvoriti pomoću drugog softvera, morat ćete je konvertirati.

Koji elektronski dokumenti postoje

Elektronski dokument je datoteka koja sadrži određene informacije koje korisniku nisu uvijek jasne. Da biste kreirali arhive i kolekcije ovih datoteka, morate znati njihovu klasifikaciju.

• U jednom aspektu, materijali se mogu razlikovati po prisustvu ili odsustvu sličnih štampanih dokumenata.
• Datoteke se također mogu razlikovati po tome koje informacije sadrže. Ova klasifikacija se odnosi na:

1. tekst,
2. dobro,
3. zvuk,
4. multimedijalne publikacije,
5. softverskih proizvoda.

Potonje treba smatrati otuđivim djelima ili publikacijama pojedinačnih fragmenata programskih tekstova i kodova.

• Najvećom klasifikacijom treba smatrati vrste elektronskih dokumenata prema njihovoj namjeni. Najčešće postoje zvanične publikacije koje objavljuju vladine agencije i obično sadrže propise.
• Proizvodne publikacije se koriste u preduzećima. Oni nose informacije o organizaciji postojeće proizvodnje. Neki materijali su posebno kreirani da informišu radnike u određenim proizvodnim oblastima o postojanju standarda i zahtjeva kada se nalaze na teritoriji preduzeća.
• Izrađuju se obrazovne i referentne publikacije koje su jednostavne za korištenje. U takvoj datoteci možete pronaći potrebne informacije za nekoliko sekundi, što vam omogućava da uštedite ogromnu količinu vremena i truda. Takve dokumente mogu koristiti ne samo učenici, već i nastavnici.
• Političke stranke često koriste elektronske publikacije kao materijale za kampanju. Sadrže radove o društvenim temama koji su namijenjeni širokoj čitalačkoj publici. U takvim materijalima najčešće se mogu pronaći analitičke informacije koje koriste politolozi i sociolozi širom svijeta.
• Druga klasifikacija dokumenata razlikuje ih po načinu distribucije. Postoje lokalne publikacije koje se mogu koristiti u okviru jednog preduzeća, takođe se izdaju u papirnim verzijama iu ograničenom broju identičnih primeraka.
• Online publikacije su namijenjene širokoj upotrebi, njihov broj nije ograničen. Dodatne papirne kopije u ovom slučaju nisu obavezne, to višestruko povećava vrijednost elektronskog dokumenta. Takvi dokumenti se lako mogu poslati u arhive.

Elektronski dokumenti su zahtjev modernog društva

Sada znate šta je elektronski dokument, koje vrste postoje i kako se mogu koristiti u svakodnevnom životu. U ovom slučaju, informacije mogu biti u datotekama u šifriranom formatu. Da biste radili s njima, morat ćete koristiti postojeće lozinke, koje možete promijeniti u bilo kojem trenutku.

Svaki korisnik telekomunikacionih kanala ima pravo da kreira sopstvene dokumente. Jedino što mu za to treba je poseban softver. Period skladištenja takvih datoteka je neograničen. S njima možete izvršiti bilo koju operaciju u bilo koje vrijeme.

Danas postoji mnogo načina da napravite kopiju papirnog dokumenta, pretvorite iz papirnog u elektronski format itd. Ako vam je potreban samo fotokopir aparat za pravljenje kopija papirnih dokumenata, onda će vam za pretvaranje papirnog dokumenta u njegov elektronski format biti potrebna ne samo posebna oprema, već i softver.

Kako napraviti elektronsku verziju dokumenta?

Za izradu elektronske kopije dokumenta korisniku će biti potreban skener ili MFP (multifunkcionalni uređaj). Naravno, ako nema potrebe za MFP-om, onda ga ne biste trebali kupiti, lakše je proći sa skenerom. Prvo, koštat će mnogo manje, a drugo, obavljat će upravo onu funkciju koja je potrebna korisniku, naime, skenirati dokument i pretvoriti ga u elektronički format.

Za rad sa skenerom trebat će vam poseban softver - drajver. Obično dolazi uz uređaj, ali ako ga nema, uvijek ga možete pronaći na internetu. Možete koristiti univerzalni program ABBY Finereader koji direktno skenira i prepoznaje tekst.

Čitav postupak pretvaranja papirnog dokumenta u elektronski format svodi se samo na ova dva postupka (skeniranje i prepoznavanje teksta). Da biste napravili elektronsku kopiju dokumenta, potrebno je: otići u meni „Start“ i na listi svih programa pronaći ili drajver za skener ili MFP ili program ABBY Finereader i pokrenuti ga. Nakon pokretanja programa i skenera, možete otvoriti poklopac i na njega staviti papirni dokument sa tekstom okrenutim prema dolje. Dokument treba postaviti na površinu skenera što je moguće ravnomjernije u odnosu na rubove radne površine uređaja. Zatim morate pritisnuti poklopac što je moguće čvršće da svjetlost ne padne na radnu površinu. U suprotnom će se ispostaviti da je elektronski dokument preeksponiran, odnosno dio teksta koji je bio osvijetljen neće biti vidljiv.

Zatim u postavkama trebate odabrati optimalne parametre skeniranja, kao što su boja, veličina izlaza, izlazna rezolucija itd. Kada je sve spremno, možete kliknuti na dugme “Skeniraj”. Kada je procedura završena, potrebno je kliknuti na “Prepoznavanje”, uz pomoć koje će se tekst pretvoriti u elektronski format, na primjer .doc, a dokument se može otvoriti u uređivaču teksta radi izmjena.

Andrijanova Karina Vladimirovna
Kemerovski institut (filijala) RGTEU, Kemerovo

Uz masovnu kompjuterizaciju i pojavu naprednijih tehnologija i softvera, postoji realna mogućnost prelaska na takozvani „bez papira“ kancelarijski rad, čija je osnova „elektronski dokument“ – dokument sa novim, drugačijim od tradicionalnog. , karakteristike.

Povijest pojave koncepta „elektronskog dokumenta“ počinje 1970-ih godina u SSSR-u terminom „mašinski čitljivi dokumenti“. GOST 6.10.4-84, izdat 1984. godine, utvrdio je činjenicu da je dokumentacija o novim medijima dostupna u dokumentarnom okruženju. Mašinski čitljivi dokument shvaćen je kao „dokument pogodan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu“.

GOST 6.10.1-88 sadržao je četiri definicije koje se odnose na mašinski čitljiv dokument: mašinski orijentisan dokument, dokument na mašinskom mediju, dokument na mašinskom magnetnom mediju (magnetna traka, magnetni disk) i mašinski dijagram. Posebnost ovakvih dokumenata je samo da moraju biti pogodni za obradu na računaru, ili kreirani kompjuterskom tehnologijom, ali se njihovi detalji sastavljaju na način utvrđen za sve dokumente.

Malo drugačije tumačenje mašinski čitljivog dokumenta dato je u GSDO (2.3.3.1) 1991: on se shvata kao „dokument pogodan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu”. Prema M.V. Larina, greška ove definicije leži u preuveličavanju mogućnosti tehnologije da automatski čita informacije. Čak i danas, sa ogromnim napretkom kompjuterske tehnologije, to nije uvijek moguće učiniti bez ljudske intervencije.

U modernom zakonodavstvu postoji nekoliko definicija pojma "elektronski dokument":

1) Elektronski dokument - dokument na mašinski čitljivom mediju, za čiju upotrebu je potrebna računarska tehnologija (tačka 3.1 GOST 7.83-2001).

2) Elektronski dokument - informacioni objekat koji se sastoji od dva dela:

Pojedinosti koje sadrže identifikacijske atribute (ime, vrijeme i mjesto nastanka, podatke o autoru, itd.) i elektronski digitalni potpis;

Po potrebi, elektronski dokument može imati različite oblike vizuelnog prikaza: na ekranu ili papiru (R 50.1.031-2001).

3) Elektronski dokument - dokument u kome su informacije predstavljene u elektronskom digitalnom obliku. Ova definicija ni na koji način ne definira suštinu elektronskog dokumenta: ako slijedite ovu definiciju, tada će se svaka informacija u elektronskom obliku smatrati elektronskim dokumentom.

4) elektronski dokument" je dokumentovana informacija predstavljena u elektronskom obliku, odnosno u obliku pogodnom za ljudsku percepciju korišćenjem elektronskih računara, kao i prenos preko informacionih i telekomunikacionih mreža ili obradu u informacionim sistemima.

5) elektronski dokument - informacija u elektronskoj formi, potpisana kvalifikovanim elektronskim potpisom, ekvivalentna dokumentu na papiru, potpisana svojeručnim potpisom, osim ako saveznim zakonima ili propisima donetim u skladu sa njima utvrđena je potreba za sastavljanjem. dokument isključivo na papiru.

Najnovija definicija sadržana je u Federalnom zakonu br. 63-FZ od 6. aprila 2011. „O elektronskim potpisima“. Najuspješniji je, jer potvrđuje postojanje elektronskog obrasca i kvalifikovanog elektronskog potpisa.
Raznolikost zakonskih definicija objašnjava se nedostatkom jedinstvenog zakona o elektronskim dokumentima.

2005. godine pokušano je da se donese takav zakon. Državna duma Federalne skupštine Ruske Federacije predstavila je nacrt saveznog zakona br. 159016-4 „O elektronskim dokumentima“. Predlog zakona je imao za cilj definisanje pravnog režima elektronskog dokumenta, uključujući i utvrđivanje uslova za obezbeđivanje bezbednosti elektronskog dokumenta, kao i u cilju davanja pravne snage. Predlog zakona nije podržala Vlada Ruske Federacije. Odredbe projekta zahtijevale su pojašnjenje, koje je u velikoj mjeri dupliralo Federalni zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ “O elektronskom digitalnom potpisu”. Trenutno ne postoje alternativni projekti koji imaju za cilj uspostavljanje pravnog režima elektronskog dokumenta.

Shodno tome, problem zakonske regulative režima nije dobio zakonsko rješenje.
Treba napomenuti da postoji značajno inostrano iskustvo u pravnom regulisanju odnosa s javnošću u oblasti elektronskih dokumenata. Trenutno su na snazi ​​zakoni o elektronskim dokumentima u Republici Jermeniji, Republici Belorusiji, Moldaviji, Uzbekistanu i Kazahstanu. . Zakonom Republike Bjelorusije od 28. decembra 2009. br. 113-3 „O elektronskim dokumentima i elektronskim digitalnim potpisima“ uvedeni su koncepti kao što su „kopija elektronskog dokumenta“ i integritet elektronskog dokumenta. Prema članu 17. Zakona, elektronski dokument se sastoji iz dva sastavna dijela - opšteg i posebnog. Opšti dio elektronskog dokumenta čine informacije koje čine sadržaj dokumenta. Poseban dio elektronskog dokumenta sastoji se od jednog ili više elektronskih digitalnih potpisa, a može sadržavati i dodatne podatke potrebne za provjeru elektronskog digitalnog potpisa i identifikaciju elektronskog dokumenta, koji su utvrđeni tehničkim propisima.

Naučnici, proučavajući ovaj problem, nude svoje definicije pojma „elektronski dokument“. Oni su ili slični konceptima predloženim u modernom zakonodavstvu ili se razlikuju od njih. Na primjer, A.I. Zemskov daje definiciju elektronskog dokumenta identičnu onoj sadržanoj u klauzuli 3.1 GOST 7.83 - 2001: „niz informacija kompletnog sadržaja, snimljenih na mašinski čitljiv način na mašinski čitljivom mediju.“ Ovakvo shvatanje elektronskog dokumenta nije prihvatljivo, jer se samo govori o činjenici postojanja takvog dokumenta, bez navođenja njegovih detalja, utvrđenih pravila izvršenja ili prisustva elektronskog digitalnog potpisa.

IN AND. Tihonov smatra da su "elektronski dokumenti elektronski podaci koji sadrže atribute i detalje koji im omogućavaju da se identifikuju". Shodno tome, on naglašava potrebu da dokument ima detalje, elektronski digitalni potpis, što nesumnjivo ima pozitivno značenje.
M.N. Kostomarov opovrgava sve predložene definicije, smatrajući da suštinu ovog fenomena najtačnije odražava termin „elektronski obrazac dokumenta“, a „elektronski dokument“ je samo međustanje, privremeni oblik skladištenja elemenata koji čine dokument u kompjuterska memorija.

Dakle, uz postojeću različitost mišljenja o pojmu „elektronski dokument“, jedinstvena definicija ovog fenomena ne postoji ni u naučnom svijetu ni u modernom zakonodavstvu. Idealan koncept trebao bi odražavati obavezno prisustvo detalja i potpisa. Koncept “elektronskog dokumenta” ne bi trebao sadržavati takve nerazumljive fraze kao što je “prikladan za ljudsku percepciju”. Elektronski dokument je elektronski oblik izražavanja informacija koji sadrži detalje i kvalifikovani elektronski potpis.

Dakle, donošenje zakonskog akta o elektronskom dokumentu jedan je od aktuelnih pravaca razvoja zakonodavnog uređenja osiguranja pravnog značaja elektronskih dokumenata, omogućava nam da otklonimo ograničenja i eliminišemo prepreke za korišćenje elektronskih dokumenata, uspostavimo pravni režim za ove dokumente i, na kraju, predložiti jedinstven koncept „elektronskog dokumenta“ .

Uvod

Zaključak

Uvod

Problem upotrebe elektronskog upravljanja dokumentima u oblasti menadžmenta je izuzetno višestran i ne može se svesti samo na mogućnosti tehnologije. Veliku pažnju privlače aspekti sigurnosti informacija i zaštite informacija, potvrda pouzdanosti elektronskih dokumenata. Istovremeno, postoji prilično veliki skup organizacionih i metodoloških pitanja u vezi sa aspektom informacija i dokumentacije. Postignuti nivo upotrebe novih informacionih tehnologija u kancelarijskom radu omogućava da se izgrade ne samo hipotetičke pretpostavke o „elektronskoj kancelariji budućnosti“, već i da se identifikuju stvarni načini prelaska sa tradicionalnog toka dokumenata na automatizovani i elektronski.

Relevantnost teme objašnjava se činjenicom da su trenutno pitanja korištenja elektronskih dokumenata i prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima postala veoma važna. Mnogo je kontroverzi oko njih.

S obzirom na nedovoljno razvijenu temu, pri pisanju ovog kursa korišten je širok spektar izvora koji se mogu podijeliti u dvije kategorije. Oni bi trebali uključivati ​​publikacije koje sadrže nacionalni regulatorni okvir o pitanjima upravljanja dokumentima, arhivskog upravljanja, kancelarijskog rada i standardizacije.

.Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu.

1.Federalni zakon “O elektronskom digitalnom potpisu” od 10. januara 2002. br. 1-FZ. Ovim zakonom su definisani uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa i karakteristike njegovog korišćenja.

Prilikom pisanja kursa proučavani su radovi stručnjaka iz oblasti upravljanja dokumentima: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. i drugi.

Pored toga, korišćene su i brojne periodične publikacije u časopisima „Kancelarijski menadžment“ i „Sekretarski poslovi“.

Svrha ovog kursa je proučavanje karakteristika elektronskog dokumenta i upravljanja elektronskim dokumentima.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

1)Istaknuti optimalnu definiciju pojma “elektronski dokument”;

2)Uporedite elektronsko upravljanje dokumentima sa tradicionalnim;

)Razmotrite glavne probleme elektronskog upravljanja dokumentima.

Struktura nastavnog rada odgovara ciljevima i sastoji se od sljedećih poglavlja:

Pojam elektronskog dokumenta, njegove karakteristike;

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima, njegove prednosti u odnosu na tradicionalne;

Glavni problemi elektronskog upravljanja dokumentima.

Pojam elektronskog dokumenta, njegove karakteristike

U savremenom društvu, u kojem preovlađuju kompjuteri i informacione tehnologije, elektronski dokumenti su od velikog značaja.

Mnogo je lakše raditi sa elektronskim dokumentima: nema papirologije, a potraga za dokumentima je uveliko pojednostavljena zahvaljujući upotrebi elektronske baze podataka.

Osim toga, čini mi se da elektronski dokument ima značajnu prednost u odnosu na papirni dokument – ​​mogućnost izmjene teksta dokumenta bez trošenja suvišnog papira. No, ranije je rad s dokumentima zahtijevao vrijeme i mnogo truda zbog potrebe da se cijeli dokument ručno prekucava čak i pri najsitnijim promjenama.

Ali da biste razumeli šta je elektronski dokument, potrebno je, pre svega, da definišete sam pojam „dokumenta“.

Nažalost, do danas, među stručnjacima iz oblasti upravljanja dokumentima, arhivistike i bibliotekarstva, ne postoji jedinstvo u razumijevanju pojma „dokument“, uprkos prisutnosti niza definicija sadržanih u zakonodavnim aktima i GOST-ovima.

Nauka o dokumentima gleda na dokument kao na alat za upravljanje ili arhiviranje; arhivska i izvorna istraživanja dokument smatraju nosiocem informacija o prošlosti ili sadašnjosti.

Opti proizvodni proces mala definicija pojma dokumenta koji bi zadovoljio potrebe praktične aktivnosti ogleda se u domaćim zvanični državni standardi termina i definicija.

U prvom državnom standardu ova vrsta dokumenta je definisana kao „sredstvo za prilažući na različite načine posebne materijalne informacije o činjenicama, događajima, pojavama objektivne stvarnosti i ljudskoj mentalnoj djelatnosti.”

Nakon revizije 1983. godine, pojavio se novi Državni standard, u kojem je stajalo da je „dokument materijalni objekat sa fiksnom kreiranom informacijom. poseban ljudski način za njegovo prenošenje u vremenu i prostoru.”

Tako, kao rezultat evolucije, koncept dokumenta dolazi do svoje moderne službene interpretacije: „dokumentirana informacija (dokument) - informacija snimljena na opipljivom mediju s detaljima koji im omogućavaju da se identifikuju”

Postoji i široko tumačenje koncepta „dokumenta”: objekta interakcije u društvenom okruženju, namijenjenog da formalno izrazi društvene odnose između drugih objekata ovog okruženja.

Ali u Nacionalnom standardu Ruske Federacije pojavljuje se još jedno tumačenje koncepta „dokumenta“: informacije koje se mogu identificirati snimljene na materijalnom mediju, koje je stvorila, primila i pohranila organizacija ili pojedinac kao dokaz prilikom potvrđivanja zakonskih obaveza ili poslovnih aktivnosti. Štaviše, za pojam “dokument” koristi se termin zapis, što u prijevodu znači “zapis”.

Upoređujući i sagledavajući različite koncepte sadržane u naučnoj i obrazovnoj literaturi, možemo se odlučiti na sljedeću definiciju pojma dokumenta, koja najbolje odgovara ciljevima i zadacima dokumentoslovlja: dokument je informacija fiksirana na materijalnom mediju u stvorena stabilna simbolička forma koju osoba daje na način za njeno prenošenje u prostoru i vremenu.

Na osnovu navedenog možemo zaključiti da je dokument i informacija i materijalni medij. Štaviše, ove dvije komponente su sastavni dio dokumenta.

Ali za razliku od papirnog dokumenta, za elektronski dokument materijalni medij ne igra odlučujuću ulogu. Tokom čitavog svog životnog ciklusa, elektronski dokument se može prenositi sa jednog medija na drugi, ili čak može biti pohranjen u memoriji računara.

Ali šta je elektronski dokument?

Formiranje koncepta „elektronskog dokumenta“ u zakonodavnim i normativno-metodološkim aktima Ruske Federacije odvijalo se postepeno.

Prema ruskim pravnim stručnjacima, prvi pokušaji izrade pravnog okvira za elektronske dokumente u našoj zemlji učinjeni su sredinom 70-ih godina, kada je usvojen niz resornih akata o zahtjevima za unutarindustrijske mašinske dokumente.

Godine 1981. odobrene su “Privremene smjernice za cijelu industriju o davanju pravne snage dokumentima kreiranim kompjuterskom tehnologijom”. Ovim aktom je stajalo da se „...dokument na kompjuterskom mediju koristi bez pretvaranja u čovjeku čitljiv (vizuelni) oblik prilikom prenošenja informacija preduzećima, organizacijama i institucijama ili za međusobnu razmjenu informacija“ (tačka 3).

U septembru 1986. odobrene su “Smjernice za implementaciju i primjenu GOST 6.10.4-84 “USD”. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe" (RD 50-613-86). Poglavlje 2 “Zahtjevi za originalne dokumente” navodi da dokumenti na mašinskim medijima uključuju dokumente na magnetnim mašinskim medijima (magnetne trake i diskovi, flopi magnetni diskovi) i dokumente na papirnim mašinama (bušene trake, bušene kartice).

U GSDO, usvojenom 1991. godine, postoji definicija pojma „mašinski čitljiv dokument” - „dokument pogodan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu, čiji su glavni nosioci: bušene kartice, bušene trake i magnetne trake.”

Istraživač M.V. Larin je uspio identificirati oko 40 definicija pojma “elektronski dokument”. Prema istraživaču, “elektronski dokument je informacija snimljena na elektronskom mediju koja se snima, pohranjuje, prenosi i predstavlja u obliku prihvatljivom za ljude korištenjem tehnologija koje podržavaju elektronski kompjuteri, a koji sadrži detalje koji omogućavaju njegovu identifikaciju.”

Prema Federalnom zakonu „O elektronskom digitalnom potpisu“, elektronski dokument je dokument u kojem su informacije predstavljene u elektronskom digitalnom obliku.

U skladu sa Saveznim zakonom iz 2000. godine „o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“, elektronski dokument je informacija predstavljena u obliku skupa stanja elemenata elektronske računarske tehnologije (ECT), drugih elektronskih sredstava obrade, pohranjivanje i prijenos informacija koje se mogu pretvoriti u oblik pogodan za nedvosmislenu ljudsku percepciju i posjedovanje atributa za identifikaciju dokumenta.

Takođe, elektronski dokument se može definisati kao oblik pripreme, slanja, primanja ili čuvanja informacija korišćenjem elektronskih tehničkih sredstava, snimljenih na magnetnom disku, magnetnoj traci, laserskom disku i drugom elektronskom materijalnom mediju.

Informacija snimljena na elektronskom materijalnom mediju priznaje se kao elektronski dokument ako:

kreirani, obrađeni, pohranjeni i preneseni korištenjem elektronskih tehničkih sredstava;

potpisan u skladu sa zahtjevima propisanim važećim zakonodavstvom;

može se predstaviti u obliku pogodnom za percepciju od strane osobe koja nema posebne tehničke vještine;

ako je prilikom njegove pripreme, skladištenja, prenosa korišćen metod predviđen državnim ili međunarodnim standardima ili sporazumom strana koji omogućava pouzdanu identifikaciju autora elektronskog dokumenta.

Evropska specifikacija MoReq-2 definiše elektronski zapis kao službeni dokument koji postoji u elektronskom obliku. Štaviše, službeni dokument može biti predstavljen u elektronskom obliku kao rezultat činjenice da je prvobitno kreiran pomoću aplikativnog softvera ili kao rezultat digitalizacije, na primjer, skeniranjem.

Elektronski dokument se može definisati i kao informacija predstavljena u obliku skupa stanja elemenata elektronske računarske tehnologije, drugih elektronskih sredstava za obradu, skladištenje i prenošenje informacija, koji se mogu pretvoriti u oblik pogodan za nedvosmislenu ljudsku percepciju i imati atribute za identifikaciju dokumenta.

Mogu se razlikovati sljedeće karakteristične karakteristike elektronskih dokumenata:

· Elektronski dokument osoba ne može percipirati direktno u fizičkom obliku u kojem je snimljen na mediju: tek nakon prolaska kroz niz propisanih procedura podaci se pojavljuju u obliku razumljivom korisniku;

· Elektronski dokument je povezan sa tehnologijama pomoću kojih je kreiran i ne može se koristiti odvojeno od njih (hardver, programski format, standard prezentacije podataka); jer tehnologije pomoću kojih se kreira elektronski dokument su podložne zastarelosti i brzim promenama postoji veliki rizik od gubitka elektronskih dokumenata zbog nemogućnosti čitanja podataka u nedostatku zastarele opreme ili softvera;

· Elektronski dokumenti imaju svoju fizičku i logičku strukturu. Za razliku od papirnih dokumenata, kod kojih su forma i sadržaj jedna cjelina, pojedini elementi elektronskog dokumenta pohranjuju se u bazu podataka i tek nakon zahtjeva, obrade podataka i prikaza na monitoru mogu postati tradicionalni dokument;

· Elektronski dokumenti, za razliku od papirnih, nisu striktno vezani za određeni medij. Na primjer, informacije na tvrdom disku mogu se lako promijeniti i uništiti bez gotovo nikakvih tragova na mediju; elektronski dokumenti su implementirani samo u RAM-u računara;

· Elektronske dokumente odlikuje neograničena reprodukcija originala, mnoštvo oblika i kopija postojanja dokumenata, pa to dovodi do zamagljivanja pojmova „kopija“, „original“ i „original“ u odnosu na elektronski dokumenti, što dovodi do problema potvrđivanja pravne snage i autentičnosti elektronskog dokumenta;

· Neophodno je zaštititi medije od neovlašćenog pristupa;

· Elektronski dokumenti zahtijevaju posebna pravila opisa, a izrada prateće dokumentacije za njih povećava obim dokumenata.

Elektronski i papirni dokumenti imaju svoje prednosti i nedostatke u odnosu na medij. Pogledajmo ih detaljnije.

Vrijeme transporta dokumenta

Bez sumnje, elektronski dokumenti ovdje imaju neospornu prednost, jer Elektronski komunikacioni kanali omogućavaju da se poruke prenesu u sekundi.

Referentno-informativni rad (traganje informacija u informativnom fondu po atributima i sadržaju dokumenta)

U nedostatku optimalnog sistema za klasifikaciju dokumenata i informacija, ovaj zadatak može biti prilično radno intenzivan za papirna dokumenta.

Za elektronske dokumente, ovaj zadatak je maksimalno pojednostavljen i vremenski skraćen zahvaljujući upotrebi linkova koji vam omogućavaju da pronađete ne samo jedan dokument, već i druge povezane s njim tematski ili prema formalnim karakteristikama.

Zahtjevi za dokumentaciju

Zahtjevi za izradu papirne dokumentacije utvrđeni su standardima i jedinstvenim obrascima. Ponekad mogu postojati neke varijacije u dizajnu koje ne utiču na detalje koji određuju pravnu snagu dokumenta.

A zahtjevi za pripremu elektronskih dokumenata još uvijek nisu standardizirani. Ali ovi zahtjevi mogu biti stroži nego za papirnate dokumente, jer Prilikom prijenosa informacija putem komunikacijskih kanala u prisustvu različitih sistema i softvera i hardvera, prijenos se možda neće dogoditi ili informacije neće biti dostupne ljudskoj percepciji.

Davanje dokumentu pravne snage

Za papirna dokumenta riješena su gotovo sva pitanja vezana za davanje pravne snage.

Za elektronske dokumente od posebne je važnosti Federalni zakon „O elektronskom digitalnom potpisu“, koji obezbeđuje zakonske uslove za korišćenje digitalnih potpisa:

period važenja sertifikata ključa koji se odnosi na ovaj digitalni potpis;

potvrda autentičnosti digitalnog potpisa;

upotreba digitalnog potpisa u odnosima u kojima on ima pravni značaj.

Ako su ovi uslovi ispunjeni, digitalni potpis se prepoznaje kao ekvivalent rukom pisanom potpisu u papirnom dokumentu. Istovremeno, implementacija ovog zakona podrazumeva objavljivanje relevantnih podzakonskih akata i stvaranje posebnih sertifikacionih centara koji izdaju EDS sertifikate ključeva.

Pogodnost percepcije informacija

Ovaj kvalitet je izraženiji kod papirnih dokumenata.

U smislu percepcije, elektronski dokumenti su uporedivi sa srednjovjekovnim svitcima: da biste pogledali dokument, njegov fajl se „pomiče“ pred vašim očima. Prema američkim istraživačima, tekst sa ekrana računara (monitora) percipira se 25% sporije nego kada se čita sa lista papira.

Mogućnost rada sa više dokumenata istovremeno

Prilikom rada sa dokumentima i štampanim publikacijama, upoređujući informacije iz njih, često se otkrivaju karakteristike i detalji koji izmiču percepciji kada se dokumenti gledaju jedan po jedan.

„Multi-window” rad sa fajlovima takođe omogućava istovremeni rad sa više dokumenata, ali je istovremeno samo deo informacija na monitoru vidljiv u svakom trenutku. Percepcija je pretežno logične prirode, a holistički pogled na dokument se ne pojavljuje uvijek.

Mogućnost odabira željenog fragmenta prilikom čitanja dokumenata

Ovu mogućnost pružaju i papirni i elektronski mediji za skladištenje dokumenata. Ali postoje i posebnosti. Na papirnom dokumentu postoje tragovi oznaka napravljenih mastilom, pastom, olovkom itd. obično ostaju.

A kada radite s elektroničkim dokumentom, ako njegov format snimanja dopušta, željeni fragment se može istaknuti bojom ili drugim fontom, a zatim se ovaj odabir može ukloniti. U tom slučaju na dokumentu neće ostati tragovi.

Mogućnost izrade kopije dokumenta

Kopije na papiru mogu se dobiti reprografijom i operativnim štampanjem. Fotografijom i mikrofilmom mogu se dobiti kopije na fotografiji i mikrofilmu. Elektronska kopija papirnog dokumenta se dobija skeniranjem.

U slučaju elektronskog dokumenta, troškovi rada i vremena za dobijanje kopije su mnogo manji. Možete kopirati datoteku, dodatno odštampati dokument ili prikazati informacije na mikrofoto medijima itd. Datoteka dokumenta se može poslati e-poštom ili staviti u informacioni sistem gde je zaposlenima moguće omogućiti pristup. Dakle, nema potrebe za pravljenjem papirnih kopija dokumenta na pregled velikom broju zaposlenih.

Umor pri radu sa dokumentima (bez uzimanja u obzir prirode i sadržaja informacija)

Možete raditi s papirnim dokumentima nekoliko sati zaredom i mijenjati položaj. To ne uključuje samo vid, već i dodir, a ponekad čak i miris.

Zamor pri radu sa računarom je veći nego pri radu sa papirnim dokumentima. Glavni teret pada na vid. Neophodno je napraviti pauzu od posla.

Posebno opremljeno radno mjesto za primanje informacija

Za percepciju informacija papirnog dokumenta dovoljno je samo prihvatljivo osvetljenje i nisu potrebni posebni uslovi.

Za rad sa elektronskim dokumentima potreban vam je računar, a po potrebi ih prenesite primaocu, telekomunikacionim kanalima. Trenutno korištenje laptop računara i mobilnih komunikacija otklanja neke od problema.

Sigurnost informacija i zaštita informacija

Papirni dokument možete zaštititi od neovlaštenog pristupa osiguravanjem njegove fizičke nedostupnosti (na primjer, pohranjivanjem u sef), evidentiranjem činjenice prijenosa dokumenta u posebne računovodstvene obrasce (prijenos uz prijem) i drugim organizacijskim mjerama.

Kod elektronskih dokumenata, ovaj problem se rešava korišćenjem sredstava za regulisanje pristupa korisnika računarima i bazama podataka, alata kriptografske zaštite, evidentiranja radnji korisnika itd. Potrebna je i tehnička zaštita, uključujući i od kompjuterskih virusa i hakera.

Sigurnost informacija i njihova dostupnost ljudskoj percepciji

Papirna dokumenta karakteriše dug period starenja i uništavanja, što zavisi od kvaliteta papira (na primer, rok trajanja papira „bez kiseline“ se računa vekovima). Ništa manje važan je i kvalitet sredstava za nanošenje informacija na papir (tinta, pasta, proizvodi koji se koriste u matričnim, inkjet i laserskim štampačima, itd.). Za percepciju informacija nakon dužeg vremena nisu potrebni nikakvi posebni uređaji za njihovo pretvaranje dovoljno je poznavanje jezika na kojem je napisan tekst dokumenta.

U slučaju elektronskog dokumenta, mora se uzeti u obzir da životni ciklus softvera i medija za snimanje (moralno i fizičko starenje) može biti kraći od potrebnog perioda skladištenja dokumenta. Problem nastaje prilikom prepisivanja informacija na drugi medij i načina njihove autentifikacije (u suprotnom će dokument izgubiti pravnu snagu). Ponekad se predlaže održavanje odgovarajućih tehničkih i softverskih alata za reprodukciju informacija (i shodno tome obučavanje osoblja za korištenje ovih alata) ili štampanje elektronskih dokumenata na papiru i ovjeravanje napravljenih kopija. Postoje i problemi sa sigurnošću digitalnog potpisa i rokom važenja sertifikata potpisa. Takođe, da biste osigurali sigurnost i povećali stabilnost računarskog sistema, možete napraviti rezervnu kopiju informacija.

Područje primjene (domaćinski) dokumenti

Papirna dokumenta se koriste svuda.

Elektronske dokumente koriste oni učesnici u komunikacijama (organizacije i pojedinci) koji posjeduju odgovarajuću kompjutersku opremu. Opseg primjene elektronskih dokumenata stalno se širi kako se tehnička oprema razvija, iskustvo akumulira i stvara regulatorni okvir.

Može se zaključiti da iako elektronski dokumenti imaju značajne prednosti u odnosu na papirnate (brz prenos dokumenata, nedostatak papirologije, brza pretraga dokumenta u bazi podataka), oni imaju i značajne nedostatke – probleme davanja pravne snage dokumentu i potrebu radi zaštite od neovlaštenog pristupa dokumentima.

Pravne implikacije povezane sa upotrebom tradicionalnih papirnih dokumenata predstavljaju veliku prepreku razvoju upotrebe elektronskih dokumenata.

tok dokumenata elektronski dokument arhivistika

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima, njegove prednosti u odnosu na tradicionalno

Potrebno je razdvojiti dva pojma koja se često brkaju – kancelarijski rad i tok dokumenata. Kancelarijski rad je delatnost kreiranja dokumenata i organizovanja rada sa njima. Organizacija rada sa dokumentima podrazumeva stvaranje uslova koji obezbeđuju kretanje, pretragu i čuvanje dokumenata. Tok dokumenata je kretanje dokumenata između tačaka njihove obrade od trenutka njihovog prijema ili kreiranja do završetka izvršenja ili otpreme. Na osnovu ove podjele postoji klasifikacija elektronskih sistema. To su sistemi kancelarijske automatizacije - CAD, i sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima - EDMS. CAD sistemi prvenstveno omogućavaju računovodstvo elektronskih dokumenata. Njihove funkcije obuhvataju registraciju ulaznih, izlaznih, internih i organizacionih i administrativnih dokumenata, evidentiranje donesenih rješenja i primljenih odgovora o izvršenju. Baze podataka čuvaju ne samo detalje o dokumentima, već i njihovu tekstualnu sliku. CAD vam omogućava da pratite izvršenje, pohranite podatke o predmetima i omogućite brzu pretragu dokumenta koristeći jedan detalj ili skup njih. EDMS su fokusirani na rad sa elektronskim dokumentima, njihovo kretanje unutar organizacije ili između organizacija. Ovdje je važan proces kolektivne pripreme dokumenta, njegovo višestruko odobravanje i održavanje verzija dokumenata. EDMS kombinuje funkcije kancelarijske automatizacije i elektronskog upravljanja dokumentima – tako ovi sistemi pokrivaju sve kancelarijske procese i češće se koriste u velikim organizacijama.

Dugi niz godina u Rusiji je sav tok dokumenata bio papir. Tek danas postepeno prelazi u mješovitu fazu. Ovo je rezultat napora kako državnih službenika tako i komercijalnih organizacija. Međutim, procesi informatizacije teku sporo.

Ispod elektronsko upravljanje dokumentimase podrazumijeva kao način organiziranja rada s dokumentima, u kojem se najveći dio dokumenata organizacije (preduzeća) koristi u elektronskom obliku i centralno pohranjuje u tzv. elektronske arhive, jedinstvena skladišta informacija ili skladišta podataka.

Može se identifikovati još jedna optimalna definicija elektronskog upravljanja dokumentima: „elektronsko upravljanje dokumentima je jedinstveni mehanizam za rad sa dokumentima koji se dostavljaju u elektronskom obliku, uz implementaciju koncepta „kancelarijskog rada bez papira“.

Elektronski tok dokumenata može biti interni i eksterni, što nameće određene specifičnosti razmjeni informacija. Interni elektronski tok dokumenata karakteriše razmena informacija ili kretanje elektronskih dokumenata unutar organizacije. Eksterni elektronski tok dokumenata karakteriše razmena prepiske između organizacija.

Shodno tome, elektronski sistem upravljanja dokumentima (EDMS) u užem smislu se odnosi na softver (računarski program, sistem) koji vam omogućava da organizujete rad sa elektronskim dokumentima (kreiranje, modifikacija, pretraga, skladištenje), kao i interakciju između zaposlenih: prenos dokumenata, izdavanja zadataka (naloga, instrukcija) i kontrole nad njima, slanja obavještenja i sl. U širem smislu, EDMS se podrazumijeva kao moderna organizaciona i tehnološka struktura koja prožima cijeli proizvodni organizam, uključujući softversku, tehničko-metodološko komponente, kao i organizacione i regulatorne aspekte. Ovaj sistem se može uporediti sa „cirkulacijskim sistemom“ kompanije.

Trenutno, elektronski tok dokumenata između organizacija može u velikoj mjeri zamijeniti papir, a automatizacija procesa razmjene dokumenata nije danak modi, već diktat brzih vremena, jer za dostavu papirnog dokumenta poštom ili kurirskom dostavom može potrajati nekoliko dana, ali elektronski dokument se dostavlja u roku od nekoliko sekundi bez obzira na lokaciju primaoca. Prevođenje toka dokumenata u elektronski format može uštedjeti ne samo vrijeme i trud, već i prostor. U nekim kompanijama papirna arhiva dugi niz godina zauzima površinu koja je uporediva sa površinom prodajnih spratova. Međutim, može li elektronsko upravljanje dokumentima u potpunosti zamijeniti papirnate dokumente ili se pravno značajni dokumenti moraju čuvati u papirnoj formi, ovjereni svojeručnim potpisom i pečatom?

Mnogi ljudi još uvijek vjeruju da je pravno značajan dokument papir sastavljen po određenim pravilima, potpisan svojeručnim potpisom i ovjeren pečatom organizacije koja je izdala ovaj dokument (potvrda, potvrda, izvod itd.). Ali tehnološke mogućnosti se razvijaju, a danas elektronski dokumenti mogu biti i pravno značajni, jer koriste elektronski digitalni potpis (EDS), koji je elektronski analog svojeručnog potpisa. Elektronski potpis je rekvizit elektronskog dokumenta, namijenjen zaštiti ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu. Prema ruskom zakonodavstvu, elektronski potpis se priznaje kao ekvivalent rukom pisanom potpisu. U skladu sa normom sadržanom u Federalnom zakonu od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“, „elektronski dokument sa elektronskim digitalnim potpisom ima pravni značaj u sprovođenju odnosa navedenih u ključu potpisa sertifikat.”

EDS tehnologija je kreirana kao pouzdan način zaštite poslanog dokumenta (fajla). Da biste to učinili, prije svega, na svakom računalu pošiljatelja i primatelja instalira se poseban kriptografski program. Za svakog korisnika generira individualni ključ digitalnog potpisa, koji je složena korisnička lozinka za pristup šifriranju i dešifriranju dokumenata - ? jedinstvena serija likova dužine do 1000 karaktera, odnosno dvije serije povezane jedna s drugom, jer Svaki pojedinačni EDS ključ je dvostruk: sastoji se od javnog ključa, koji se mora prenijeti vašim korespondentskim partnerima, i privatnog (tajnog) ključa koji se čuva u tajnosti. Dokument je šifrovan korišćenjem javnog ključa primaoca. Ako je dokument namijenjen za slanje više primatelja, tada se javni ključevi svakog primaoca koriste istovremeno tokom enkripcije. Svaki primalac dešifruje dokument koristeći svoj privatni ključ. Dakle, svako ko zna javni ključ primaoca može šifrirati i poslati dokument, ali ga samo primalac može dešifrirati. Prilikom potpisivanja dokumenta sve se dešava obrnuto - pošiljalac potpisuje dokument koristeći svoj privatni EDS ključ, koji je tajan, pa je nemoguće krivotvoriti potpis pošiljaoca. Da biste provjerili da li je šifrirana poruka zaista poslana od osobe koja ju je potpisala, morate znati njen javni ključ. Program će "provjeriti" da li javni ključ odgovara privatnom ključu koji se koristi za šifriranje. Ovaj sistem šifriranja koji koristi parove privatnih i javnih EDS ključeva naziva se asimetrična kriptografija.

Osobe koje su instalirale kriptografski program objedinjene su u jedinstven sistem. Oni međusobno razmjenjuju javne ključeve, a svaki od njih čuva tajnu privatnog ključa. Ovakav sistem kriptografske enkripcije pruža rješenje problema zaštite poslanih datoteka, ali ne dozvoljava rješavanje problema davanja pravnog značaja dokumentima. Stoga su stvoreni certifikacijski centri - organizacije koje imaju ovlaštenja da izdaju i uzimaju u obzir certifikate koji potvrđuju da je vlasnik datog EDS ključa određeno fizičko lice koje predstavlja pravno lice.

Treba napomenuti da digitalni potpis ima i druge prednosti u odnosu na rukom pisani potpis. Na primjer, u potpisanom papirnom dokumentu možete izvršiti izmjene: upisati pasus u prazan prostor ili promijeniti iznos po ugovoru, ali u elektronskom dokumentu ovjerenom elektronskim potpisom nemoguće je promijeniti ni jedan znak. Ovo svojstvo nam omogućava da kažemo da digitalni potpis potvrđuje integritet elektronskog dokumenta jednom za svagda.

Jedan od čisto tehničkih faktora koji ometaju širenje EDMS-a je nesavršenost mehanizama koji jedinstveno identifikuju dokumente. Ako osoba stavi svoj potpis na komad papira ispod teksta, to automatski znači da je ta osoba u potpunosti odgovorna za ono što je gore napisano. Nemoguće je staviti “lični potpis” u tradicionalnom smislu na elektronski dokument – ​​potreban je moćan i pouzdan mehanizam identifikacije, a to je danas digitalni potpis – potrebnu potrebnu komponentu elektronskog dokumenta dizajniranog da ga jedinstveno identifikuje da pripada nekom konkretnu osobu i zaštitite je od falsifikata. Vrlo je jednostavno provjeriti vjerodostojnost potpisa bilo koje osobe pod bilo kojim elektronskim dokumentom - potpisani elektronski dokument se otvara, pritisne se odgovarajuće dugme i provjera se događa automatski.

Digitalni potpis je apsolutno identičan običnom potpisu, čak i na zakonodavnom nivou, i eliminiše mogućnost krivotvorenja kako samog potpisa, tako i potpisanih dokumenata, a to je već vrlo ozbiljno. Po svojoj prirodi, digitalni potpis praktički ne podliježe postupcima dešifriranja nakon kojih slijedi hakiranje, barem danas nema dovoljno računalne snage da se digitalni potpis „hakuje” grubom silom u prihvatljivom vremenu – druge metode ovdje nisu izvodljive.

Što se tiče funkcionalnosti, poznate su tradicionalne funkcije domaćeg kancelarijskog rada i toka dokumenata: one obuhvataju prijem i slanje dokumenata, njihovu registraciju, razmatranje i izvršenje odluka, dovođenje do izvršitelja, kontrolu kretanja i izvršenja dokumenata, njihovo uništavanje ili prenošenje u arhiv. Ali u poređenju sa tradicionalnim upravljanjem dokumentima na papiru, elektronski sistem za upravljanje dokumentima mora da obezbedi niz novih funkcija. Najvažnije od njih uključuju:

podrška za rad s datotekama elektroničkih dokumenata, osiguravanje njihovog kreiranja i uređivanja, skeniranja i ispisa, primanja i slanja, pohranjivanja i pretraživanja;

širenje tehnologija upravljanja dokumentima razvijenih za organizacione i administrativne dokumente (naredbe, uputstva, itd.) koji prolaze kroz kancelariju ili sekretarijat do šireg spektra dokumenata (idealno, do svih dokumenata organizacije). Da bi se to postiglo, sistem mora biti u mogućnosti da kreira određeni skup detalja za dokumente svake vrste (na primjer, ugovori moraju sadržavati informacije o ugovornim stranama, fazama, itd.);

razvoj i implementacija tehnologija u organizacionoj skali vezanih za kolektivni rad na kreiranju i implementaciji dokumenata u okviru računarskih mreža. Tradicionalno uređene tehnologije kancelarijskog rada po pravilu se nisu proširile na proces pripreme dokumenta i rad na njegovim projektima;

stvaranje “jedinstvene kancelarije”. Tradicionalni tok dokumenata je lokalizovan unutar posebnog ureda. Interakcija između ureda jedne ili različitih organizacija odvija se na nivou razmjene dolazne/odlazne korespondencije. Kao rezultat toga, praktično je isključena mogućnost stvaranja jedinstvenog prostora za dokumente i sveobuhvatne kontrole prolaska i izvršavanja dokumenata kako unutar jedne distribuirane organizacije tako i između različitih organizacija. Ogroman efekat upravljanja - u vrlo bliskoj budućnosti - obećava prelazak sa elektronskog toka dokumenata u odvojenim lokalnim kancelarijskim mrežama na jedinstveni sistem toka dokumenata geografski raspoređenog sistema organizacija, koji sa stanovišta toka dokumenata može biti smatra se jednom kancelarijom;

interakcija osoblja i eksternih korisnika sa sistemom upravljanja dokumentima preduzeća ili organizacije, zasnovanim na web tehnologijama. Riječ je o važnoj komponenti interfejsa savremenog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima – tzv. dokument portalu;

osiguranje sigurnosti koja garantuje autentičnost elektronskog dokumenta i njegovu zaštitu od neovlašćenog pristupa (na primer, sredstva elektronskog digitalnog potpisa i enkripcije zasnovane na kriptografskim algoritmima).

Elektronsko upravljanje dokumentima može uključivati ​​sljedeće faze:

formiranje paketa dokumenata;

slanje paketa elektronskih dokumenata;

isporuka paketa elektronskih dokumenata;

provjera integriteta, autentičnosti i formata elektronskog dokumenta;

potvrda o prijemu paketa elektronskih dokumenata;

održavanje arhive elektronskih dokumenata

O potrebi da se sa papirnog upravljanja dokumentima pređe na sisteme elektronskog upravljanja dokumentima već se dugo priča, ali koje stvarne prednosti pruža implementacija elektronskog upravljanja dokumentima?

Prednost EDMS-a br. 1: povećanje produktivnosti kompanije

U prisustvu elektronskog sistema za upravljanje dokumentima, značajno se manje vremena troši na traženje potrebnih dokumenata i informacija, u poređenju sa tradicionalnim papirnim kancelarijskim radom. Pristup elektronskom upravljanju dokumentima može se dobiti sa bilo kog računara u organizaciji.

EDMS prednost br. 2: trenutni pristup ažuriranim informacijama

Glavna prednost elektronskog upravljanja dokumentima je mogućnost brzog i jednostavnog pronalaženja najnovijih verzija dokumenata. Time je riješen problem relevantnosti toka dokumenata, odnosno, čak i ako isti dokument postoji u više verzija, korisnik će moći pronaći najnoviju verziju datoteke i raditi s njom.

Prednost EDMS br. 3: smanjenje grešaka “ljudskog faktora”.

Pravilna organizacija elektronskog upravljanja dokumentima eliminiše greške koje su posledica ljudskog faktora. Uz upravljanje papirnim dokumentima, potrebni su sati za pronalaženje nestalih dokumenata, dok se EDMS nosi sa sličnim zadatkom za samo nekoliko sekundi.

Prednost EDMS br. 4: smanjenje materijalnih troškova

Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima značajno smanjuju troškove organizacije. Kao prvo, povećava se produktivnost zaposlenih u kompaniji zbog automatizacije rada, a drugo, smanjuju se troškovi potrošnog materijala koji se koristi u papirnom dokumentovanju.

EDMS prednost br. 5: poboljšana interakcija

Jedna od ključnih prednosti elektronskog upravljanja dokumentima je poboljšana interakcija između odjela i odjela unutar organizacije. Implementacija elektronskog sistema za upravljanje dokumentima olakšava komunikaciju, razmjenu informacija, a također pomaže u rušenju barijera između različitih odjela.

Prednost EDMS br. 6: kolektivni rad sa dokumentima

Automatizacija toka dokumenata omogućava da više korisnika istovremeno radi sa istim fajlom, kao i da pretražuje jednu bazu dokumenata.

EDMS prednost br. 7: smanjenje potrebe za dodatnim osobljem

Povećanje obima proizvodnje elektronskim upravljanjem dokumentima ne zahteva značajno povećanje osoblja, dovoljno je automatizovati rad postojećeg tima koristeći efikasan sistem upravljanja.

Prednost EDMS br. 8: smanjenje troškova skladištenja dokumenata

Zakonodavstvo Ruske Federacije predviđa period čuvanja dokumenata od 5 godina, uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će smanjiti troškove čuvanja dokumentacije.

Prednost EDMS br. 10: zaštita dokumenata od oštećenja

Upotreba EDS-a smanjuje rizike od požara ili drugih okolnosti više sile.

Nažalost, nije moguće u potpunosti preći na elektronsko upravljanje dokumentima i riješiti se papirne evidencije, budući da se prema zakonodavstvu Ruske Federacije papir još uvijek smatra značajnim oblikom dokumenta, ali postotak takvih dokumenata u ukupnom obimu je relativno mala.

Prednost EDMS-a br. 12: povećanje korporativne svijesti

Jedan od neočekivanih rezultata implementacije elektronskog sistema upravljanja dokumentima može se nazvati povećanjem korporativne svijesti.

Svaki zaposlenik počinje se osjećati kao dio jednog tima, jasno razumijevajući zajedničke ciljeve i ciljeve.

Efekat korišćenja elektronskih sistema za upravljanje dokumentima je očigledan:

· direktni ekonomski efekat (ušteda troškova rada i materijala za rad sa dokumentima: troškovi za kopiranje, za dostavljanje informacija u papirnom obliku, za resurse (ljudi i oprema), za papir);

· efekat zbog objedinjavanja dokumentacionih aktivnosti organizacije i smanjenja zavisnosti od individualnog tehnološkog iskustva osoblja;

· smanjenje vremenskih ciklusa za rad sa dokumentima i stvaranje jedinstvenog prostora dokumenata;

· potpuna kontrola nad dokumentima, njihovim kretanjem i disciplinom izvršenja.

Pa, glavnim rezultatom automatizacije toka dokumenata se, naravno, smatra uvođenje reda u rad sa dokumentima, smanjenje vremena potrebnog za donošenje upravljačkih odluka i povećanje efikasnosti organizacije u cjelini.

Glavni problemi elektronskog upravljanja dokumentima

U posljednje vrijeme elektronski dokumenti postaju sve rasprostranjeniji. Mnogo je lakše raditi sa elektronskim dokumentima: nema papirologije, a potraga za dokumentima je uveliko pojednostavljena zahvaljujući upotrebi elektronske baze podataka. I sve više, moderno društvo razmišlja o prelasku sa tradicionalnog papirnog upravljanja dokumentima na elektronsko. Ali potpunu zamjenu tradicionalnog upravljanja dokumentima elektronskim otežavaju sljedeći problemi:

problem zakonske regulative elektronskog upravljanja dokumentima;

problem autentifikacije elektronskih dokumenata;

problem dugotrajnog skladištenja elektronskih dokumenata;

problemi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

Problemi zakonske regulative upravljanja elektronskim dokumentima trenutno postaju sve aktuelniji u vezi sa uvođenjem efikasnih informacionih i računarskih tehnologija u gotovo svim oblastima društvene i proizvodne delatnosti (od interakcije stanovništva sa državnim organima, podrške finansijskom i robnom tržištu do uslužni sektor, trgovina na malo, obrazovanje i slobodno vrijeme).

Mnogi problemi pri korištenju elektronskih sistema za upravljanje dokumentima (EDMS) nastaju zbog činjenice da se najnovije tehnologije uvode u kontekstu zakonodavstva usmjerenog na upravljanje papirnim dokumentima. Razlog slabe državne podrške novim tehnologijama u kancelarijskom radu i protoku dokumenata je očigledan: i dalje je moguće i jeftinije upravljati na stari način, uz pomoć papirne dokumentacije.

Nedovoljna pažnja države za implementaciju EDS-a očituje se u slabom interesu za razvoj zakonodavnog i regulatornog okvira koji bi omogućio mnogo širu upotrebu elektronskih dokumenata i savremenih tehnologija kako u javnoj upravi tako iu komercijalnim djelatnostima. danas:

· nije uspostavljena procedura za priznavanje pravne snage elektronskih dokumenata od strane državnih organa i sudova;

· Ne postoje zakoni koji istinski izjednačavaju prava papirnih i elektronskih dokumenata. Kao rezultat toga, organizacije koje implementiraju EDMS prinuđene su da istovremeno održavaju dva sistema za upravljanje dokumentima - papirni i elektronski, i ne mogu nadoknaditi troškove uvođenja modernih tehnologija zbog naglog smanjenja "papirnog" sistema.

· Ne postoje zakonski akti koji dozvoljavaju prenošenje nefunkcionalnih dokumenata prije isteka roka njihovog skladištenja na analogne i/ili elektronske medije, uz istovremeno uništavanje papirnih originala.

Začudo, niko ne postavlja pitanje izrade zakona o prenosu papirnih dokumenata drugim medijima sa pravom uništavanja njihovih originala. Ali upravo odsustvo ovog zakona ne dozvoljava široko uvođenje modernih tehnologija u kancelarijski rad i tok dokumenata. U stranoj praksi, troškovi uvođenja EDMS i/ili sistema za mikrofilmovanje nadoknađuju se uglavnom oslobađanjem arhivskog prostora i smanjenjem broja zaposlenih koji se bave papirologijom.

Širokom upotrebom elektronskih dokumenata i sredstava za njihovu obradu u savremenom svetu, posebno je aktuelan problem utvrđivanja autentičnosti i autorstva takvih dokumenata.

Šta je problem? Na kraju običnog pisma ili dokumenta izvršilac ili odgovorno lice stavlja svoj potpis da bi se ostvarile dvije svrhe. Prvo, primalac ima mogućnost da provjeri autentičnost dokumenta upoređujući potpis sa uzorkom koji ima. Drugo, lični potpis je zakonska garancija autorstva dokumenta. Naravno, trenutno postoji elektronski digitalni potpis, koji je dizajniran da zamijeni svojeručni potpis u elektronskim dokumentima. Ali ako je korištenjem modernih forenzičkih metoda krivotvorenje potpisa na papiru vrlo težak zadatak, onda je s elektroničkim potpisom situacija drugačija.

Za razliku od običnog rukom pisanog potpisa, elektronski digitalni potpis je otuđiv od njegovog vlasnika. Odnosno, ako je potpis ispod papirnog dokumenta neodvojiv od osobe i praktički niko drugi ne može da ga krivotvori, a da nije otkriven forenzičkom analizom, onda će svaki napadač koji je preuzeo tajni ključ potpisa moći da izvrši elektronski digitalni potpis lako i uvjerljivo kao i zakoniti vlasnik ovog ključa.

Svaki korisnik može krivotvoriti bitni niz jednostavnim kopiranjem ili tiho napraviti nezakonite ispravke u elektronskom dokumentu.

Neophodno je kreirati set mjera u svim fazama nastanka i života dokumenta kako bi se elektronskim dokumentima dala dokazna vrijednost.

Posebnu pažnju potrebno je posvetiti uspostavljanju mehanizma za obezbjeđivanje zakonskih garancija autentičnosti i integriteta sadržaja informacija u elektronskom dokumentu i usklađenosti oblika prikaza ovih informacija i detalja. Neophodno je regulisati ova pitanja.

Razmotrimo još jedan jednako važan problem. Slažem se sa mišljenjem N.A. Hramcovske, koja tvrdi da je besmisleno govoriti o ozbiljnom upravljanju elektronskim dokumentima ako se ne uspostavi arhivski rad sa elektronskim dokumentima, uz očuvanje njihove pravne i druge snage. Arhivska agencija Ruske Federacije, savezni arhivi i državni arhivi konstitutivnih entiteta federacije tek počinju da razmatraju mogućnost stalnog pribavljanja elektronskih dokumenata. Skoro nula iskustva. Ali ipak, posljednjih godina stvoreni su specijalizirani arhivi za državno skladištenje elektronskih dokumenata:

Centar za elektronsku dokumentaciju Republike Čuvaške, Čeboksari (osnovan 1996. godine);

Centralni arhiv dokumenata o elektronskim medijima Moskve (TSADENM) (stvoren 2002.);

Centar za elektronsku dokumentaciju Republike Kalmikije (osnovan 2002. godine).

EDMS sistemi tek počinju da se koriste za organizovanje skladištenja dokumenata i informacija i za uspostavljanje efektivnog pristupa nagomilanim nizovima dokumenata. Pojavljuju se i drugi izazovi: osiguranje integriteta i autentičnosti elektronskih dokumenata tokom dugog vremenskog perioda.

Neki EDMS uopće ne predviđaju arhivsku pohranu elektroničkih dokumenata, dok su drugi konfigurirani tako da je jednostavno nemoguće izbrisati dokumente iz njih (na primjer, zbog isteka roka čuvanja).

Tradicionalni sistemi upravljanja bazama podataka nisu pogodni za skladištenje elektronskih dokumenata, jer su fokusirani na rad sa pojedinačnim podacima, a ne dokumentima.

Pored toga, brza zastarelost računarske opreme i medija stvara opasnost od gubitka informacija i elektronskih dokumenata zbog nemogućnosti njihovog čitanja.

Osiguranje sigurnosti elektronskih dokumenata je skup mjera za stvaranje materijalno-tehničke baze, optimalnih uslova, usklađenosti sa regulatornim režimima i pravilne organizacije čuvanja elektronskih dokumenata, čime bi se isključio gubitak elektronskih medija i osiguralo njihovo održavanje u ispravnom fizičkom stanju. i tehničko stanje, kao i mogućnost reprodukcije elektronskih dokumenata u formi dostupnom ljudskoj percepciji i razumijevanju bez dodatnih tehničkih uređaja.

Prilikom organizovanja dugotrajnog skladištenja elektronskih dokumenata, promena softverske platforme može dovesti do potpunog gubitka dokumenta zbog nemogućnosti pregleda. Od 1950-ih Predloženo je nekoliko mogućih rješenja za ovaj problem:

migracija - blagovremeno prevođenje baza podataka i drugih elektronskih dokumenata na modernu tehnološku platformu, najčešće u formate koji se koriste u organizaciji za operativno upravljanje informacionim resursima (tzv. „prilagođeni formati“)

emulacija softverskog okruženja. Ovaj pristup se zasniva na kriterijumu “idealnog očuvanja”. D. Rotenberg smatra da je to najbolji način, jer omogućava korištenje originalnog softvera;

enkapsulacija - uključivanje elektronskih dokumenata u višeplatformske formate datoteka, na primjer, u XML. Trenutno američki arhivisti ovu metodu smatraju najoptimalnijom za razmjenu i dugotrajno skladištenje elektronskih dokumenata.

Drugi problem koji zahtijeva pažnju je problem uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciju.

Za uspješnu implementaciju EDMS-a u poduzeću potrebno je izbjeći neke tipične greške: nepažnju na organizaciona pitanja, oslanjanje samo na vlastite napore pri razvoju sistema, uštedu na „pilot“ projektu. Nedovoljna priprema propisa za rad sa EDMS-om i nizak nivo obučenosti zaposlenih takođe mogu ometati efektivnu implementaciju.

Jedna od tipičnih grešaka pri prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima je nedovoljna razrađenost organizacionih pitanja, što dovodi do neefikasnog rada sistema. Vrlo često menadžment kompanije smatra pitanja upravljanja dokumentima nevažnim i nevrijednim posebne pažnje, ali na kraju upravo te „sitnice“ postaju odlučujuće u povećanju efikasnosti poslovnih procesa kompanije. Nedostatak interesovanja menadžmenta za projekat može dovesti do toga da se implementacija može odugovlačiti na veoma dugo.

Još jedna prepreka je način na koji je EDMS izgrađen. Prema mišljenju stručnjaka, samostalan razvoj korporativnog EDMS-a od strane IT odjela unaprijed osuđuje organizaciju na dug proces poboljšanja i, osim toga, cijeli projekat čini zavisnim od programera sistema. Ovaj put se takođe ispostavlja kao najneisplativiji u smislu finansijskih troškova za implementaciju. Samostalni razvoj EDMS-a može dovesti do toga da trenutna situacija sa protokom dokumenata bude obustavljena.

Nakon odabira proizvoda potrebno je razraditi one poslovne procese koji će biti automatizirani, testirati rješenje u radu i identifikovati sve nedostatke. Pilot projekat vam omogućava da potvrdite da rješenje ispunjava navedene ciljeve, a ako ne ispunjava sve zahtjeve, odbijete ga implementirati bez gubitka značajnih sredstava. Stoga je još jedna greška tokom implementacije ušteda novca na preliminarnoj implementaciji “pilot”.

Moguće je još nekoliko poteškoća u narednim fazama implementacije EDS-a. Među njima su nedovoljna razrađenost internih korporativnih dokumenata kojima se regulišu procesi toka dokumenata u organizaciji i slaba pažnja menadžmenta pitanjima obuke krajnjih korisnika. Priprema regulatornih pravila za procese elektronskog upravljanja dokumentima treba da se odvija paralelno sa probnim radom i podrazumeva izradu detaljnih uputstava o kancelarijskom radu za zaposlene, relevantnih naredbi i propisa.

Pitanjima obuke zaposlenih takođe treba posvetiti najveću pažnju prilikom postavljanja EDMS-a. U isto vrijeme, obuku treba provoditi na stalnoj osnovi iu svim fazama implementacije.

Zaključak

Osnovni zaključak koji proizilazi iz sadržaja rada je sledeći: postojeći oblici i metode rada sa dokumentacijom u organizacijama u okviru tradicionalnog kancelarijskog rada i dokumentacione podrške menadžmentu ne zadovoljavaju savremene uslove. Globalna informatizacija društva, širenje novih informaciono-komunikacionih tehnologija, postepeno uvođenje tržišnih mehanizama i savremenog upravljanja doveli su do povećanja uloge informacija u društveno-ekonomskim procesima i njihovog prepoznavanja kao najvažnijeg strateškog resursa. S obzirom na to da je glavni dio informacionog resursa dokumentacija, možemo pretpostaviti da su u sadašnjoj fazi sazreli neophodni preduslovi za prelazak na novi način rada sa dokumentima u organizacijama – upravljanje dokumentima zasnovanim na elektronskim sistemima upravljanja dokumentima. .

Uprkos problemima (zakonodavstvo, autentifikacija, dugotrajno skladištenje elektronskih dokumenata, implementacija), elektronsko upravljanje dokumentima ima niz neospornih prednosti u odnosu na tradicionalno (povećanje produktivnosti organizacije, trenutni pristup informacijama, brza pretraga dokumenata itd.) , što u ovom trenutku čini neophodnom implementaciju EDMS-a. Pa, glavna prednost EDMS-a, zahvaljujući kojoj organizacije nastoje da pređu na automatizovani protok dokumenata, jeste povećanje efikasnosti organizacije u celini.

Sistemi koji olakšavaju rad samo sa originalnim papirnim dokumentima (izradom elektronskih registarskih kartica i/ili elektronskih kopija ovih dokumenata), po mom mišljenju, osuđeni su na nestanak. Ali još uvijek je teško zamisliti organizaciju u kojoj kruže i pohranjuju samo elektronski dokumenti. Dakle, budućnost pripada složenim sistemima koji rade sa bilo kojim primarnim dokumentima - i papirnim i elektronskim. Interes za EDMS koji podržava pravno značajan elektronski tok dokumenata i funkcije rada sa digitalnim potpisima stalno raste. Istovremeno, elektronski originali koji se nalaze u stvarnom kancelarijskom radu ili pohranjeni u arhivama i dalje su izuzetak nego pravilo. Ali to neće uvijek biti tako i vrlo brzo se situacija može promijeniti na potpuno suprotnu.

Spisak korištene literature i izvora

1.GOST 16487-70. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije.

2.GOST 16487-83. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije.

.GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije.

.GOST R 52292-2004. Elektronska razmjena informacija. Termini i definicije.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi.

.Larkov N.S. Dokumentacija. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Formiranje pojmova "elektronski dokument" i "elektronski digitalni potpis" u zakonodavnim i normativno-metodološkim aktima Ruske Federacije // Upravljanje dokumentima. - 2003. - br. 1. - str. 43-44.

.“Smjernice za implementaciju i primjenu GOST 6.10.4-84 “USD. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe" RD 50-613-86: odobren. Uredba Državnog standarda SSSR-a od 24. septembra 1986. br. 2781 [Elektronski izvor] // Referentne informacije i pravni sistem “konsultant-Plus”. URL: #"justify">. Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge upravljanja dokumentacijom. M.: Glavni arhiv SSSR-a, 1991.

.Larin M.V. Upravljanje dokumentacijom u organizacijama: problemi istorije i metodologije. Autorski sažetak. dis. za akademski stepen doktora istorije. M., 2000. URL: #"justify">. Federalni zakon Ruske Federacije od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“.

.Nacrt federalnog zakona Ruske Federacije „O elektronskim dokumentima“. [Elektronski izvor] // Agencija za konsultacije i poslovne informacije. Ekonomija i život. URL: #"justify">. Evropska specifikacija MoReq-2 “Standardni zahtjevi za upravljanje elektronskim javnim dokumentima” (ažurirana i proširena verzija, 2008).

.Rezolucija Penzionog fonda Ruske Federacije od 26. januara 2001. br. 15 „O uvođenju kriptografske zaštite informacija i elektronskog digitalnog potpisa u sistem Penzionog fonda Ruske Federacije“. Art. 2 [Elektronski izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Afanasyeva L.P. Elektronski dokumenti u dokumentacionom toku i arhivi organizacije // Sekretarski poslovi. - 2006. - br. 1. - str. 26-34.

.Bobyleva M.P. Efikasan protok dokumenata: od tradicionalnog do elektronskog. M.: Izdavačka kuća MPEI, 2004.

.Fedorova V. Da li upravljanje papirnim dokumentima postaje prošlost? [Elektronski izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Balasanyan V. Od tradicionalnog uredskog rada do elektronskog upravljanja dokumentima [Elektronski izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Pravila za elektronsko upravljanje dokumentima putem e-pošte [Elektronski izvor] // KIT Fortis Investment Management (JSC). URL: www.kfim.ru.

.Romanov D.A. Istina o elektronskom upravljanju dokumentima. M.: DMK Press, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS u Rusiji: prvi plodovi „puzajuće revolucije“ [Elektronski izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Kuznjecov S.L. Metodološke preporuke za organizaciju skladištenja elektronskih dokumenata // Upravljanje dokumentima. - 2006. - br. 4. - str. 49-52.

.Tikhonov V.I. Organizacija arhivske pohrane elektronskih dokumenata // Krug ideja, algoritama i tehnologija historijske informatičke nauke: Zbornik radova IX konferencije Udruženja “Istorija i kompjuter”. M.: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Kratak pregled stranog iskustva u strategijama elektroničkog arhiviranja // Uredski rad. - 2004. - br. 4. - Str. 101-104.

.Koshelev I. Pet glavnih problema implementacije EDMS-a [Elektronski izvor] // CNews. Publikacija o visokim tehnologijama. URL: #"justify">. Sistem automatizacije toka dokumenata [Elektronski izvor] // Wikipedia - slobodna enciklopedija. URL: #"justify">. Anuchin M. “Kontur-Estamp”: osiguravanje interkorporativnog elektroničkog pravno značajnog toka dokumenata [Elektronski izvor] // SKB Kontur - Automatizacija računovodstva i upravljanja. URL: #"justify">. Patiy E. Izgradnja efikasnog toka dokumenata [Elektronski izvor] // Business newspaper. URL: #"justify">. Prednosti sustava za elektroničko upravljanje dokumentima [Elektronski izvor] // bb radni prostor. Efikasan sistem upravljanja. URL: #"justify">. naznačite temu odmah kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konsultacija.

Regulatorni dokumenti i pravni aspekti

Spisak dokumenata koji se ne mogu sastaviti na papiru. Prelazak na elektronske dokumente

Yakov Zorin
29. jun 2017. 12:55

Službenici su se nekada opirali prelasku sa papirnih časopisa na sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Sada se u većini organizacija interno odobravanje dokumenata već provodi u EDMS-u i ne izaziva zabrinutost. Sada imamo nove mogućnosti koje pružaju još više izgleda za prelazak na potpuno „bez papira“ posao. Međutim, u isto vrijeme počinju da nas obuzimaju novi strahovi.

Neki mogu imati neprijatan osjećaj nesigurnosti i sumnje kada čitaju frazu “elektronski dokument”. Toliko pitanja odmah mi pada na pamet: Je li pouzdano? Kako čuvati? Hoće li sudovi to prihvatiti?

Ali zašto niko ne postavlja ista pitanja kada radi sa papirom, samo zato što je poznat i izgleda pouzdan. Iako “papirnati” zakonska regulativa nije savršena i nedostaci se mogu naći. Da, regulatorni okvir za upravljanje elektronskim dokumentima je takođe daleko od savršenog i još uvek postoje mrtve tačke, ali se razvija i stalno unapređuje, dok „papirnati“ zakonska regulativa postepeno zastareva.

Ali šta da radimo sa našim pitanjima? Moramo tražiti odgovore na njih. Elektronski dokument - čuvajte ga i sudovi.

Sada je vrijeme da idete u korak sa elektronskim dokumentima, a ne da doživite svoje godine sa papirom. Vrijeme je da dobijete odgovore na svoja pitanja i nedoumice kako kasnije ne biste završili sa nadoknađivanjem.

Pravni značaj elektronskog dokumenta

Da biste razumjeli koji se dokumenti mogu raditi bez papira, prvo morate saznati kako se elektronski dokument ocjenjuje sa pravne tačke gledišta.

Međutim, postoje dokumenti kadrovske evidencije koji se već mogu u potpunosti pretvoriti u elektronski oblik:

· dnevnik upisa ugovora o radu i izmjena istih;

· dnevnik naloga za zapošljavanje;

· Obrazac T-60 (obračunska napomena o davanju odsustva zaposlenom);

· Obrazac T-61 (obračun po prestanku (prestanku) ugovora o radu sa zaposlenikom (otkaz));

· satnica itd.

Što se tiče čuvanja ovih dokumenata, prema zakonu, elektronski dokumenti se čuvaju isto vreme kao i papirni. Međutim, zbog činjenice da se ne radi samo o dokumentu koji se, kao i papirni dokument, može jednostavno uzeti s police, dodatni uslov za skladištenje sredstava, pružanje reprodukcije elektronskih dokumenata, kao i sredstva za provjeru autentičnosti elektronskog potpisa. Period skladištenja ovih sredstava jednak je periodu čuvanja dokumenta.

Kada koristite elektronske dokumente, potrebno je imati na umu da oni moraju biti spremni za prijenos od strane ugovornih strana, regulatornih tijela i, ako je potrebno, pravosudnih organa. Konkretno, Federalna poreska služba nameće stroge zahtjeve u pogledu formata i načina razmjene. Razmjena sa drugim ugovornim stranama je lakša.

U tabeli ispod su prikazani svi mogući dokumenti koje je u trenutku pisanja ovog teksta prihvatila Federalna poreska služba (prema nalogu Federalne poreske službe od 29. juna 2012. godine br. MMV-7-6/465@). Dokumenti se dijele na one koji se moraju slati striktno u određenom formatu (xml) i one koji se mogu slati u skeniranim slikama.

Elektronski dokumenti generisani prema odobrenim formatima koji se mogu dostaviti inspekciji u xml fajlu (formalizovani dokumenti)

Vrsta dokumenta	Svrha dokumenta	Dodatne informacije
Račun		Elektronska faktura je pravno valjan original, baš kao i papirni pandan. Sadrži iste podatke i podatke, mora biti potpisan od strane rukovodioca ili ovlaštenog predstavnika i izdat u roku od pet dana. Elektronska faktura se također mora evidentirati u dnevniku i knjigama kupovine i prodaje i čuvati elektronski najmanje 4 godine. Može se prikazati kao osnova za ostvarivanje odbitka PDV-a. Prema nalogu Federalne poreske službe Rusije od 4. marta 2015. br. MMV-7-6/93@, mora sadržavati identifikator operatera za upravljanje elektronskim dokumentima. Prodavac i kupci moraju imati iste fakture (bilo samo elektronske ili samo papirne). Korištene do 30. juna 2017. godine, fakture kreirane prije 1. jula 2017. primaju se do 31. decembra 2020. godine.
Knjiga nabavki	Namijenjen za registraciju dokumenata koji potvrđuju plaćanje PDV-a na kupovinu dobara, obavljene radove, pružene usluge, radi utvrđivanja iznosa poreza koji treba odbiti (nadoknaditi) na način utvrđen Poreskim zakonikom Ruske Federacije.	Popunjeno striktno prema jedinstvenom obrascu. Slobodni obrasci su zabranjeni za upotrebu i odbijaju ih poreski stručnjaci. Obrazac knjige kupovine i prodaje odobren je Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. decembra 2011. br. 1137. Mora se čuvati najmanje 4 godine (od datuma posljednjeg unosa). Format elektronskih knjiga kupovine i prodaje, odobren naredbom Federalne poreske službe Rusije od 4. marta 2015. br. MMV-7-6/93@
Prodajna knjiga	Namenjen je za registraciju faktura, a ponekad i drugih dokumenata, prilikom prodaje robe (obavljanje radova, pružanje usluga) od strane organizacija i preduzetnika u svim slučajevima kada postoji obaveza
Dnevnik primljenih i izdatih faktura	Dokument izvještavanja o porezu na dodatu vrijednost (PDV) koji odražava primljene i izdate fakture.	Bez obzira na početnu registraciju (na papiru ili elektronski), ona se dostavlja regulatornim tijelima isključivo u elektronskom obliku. Treba napomenuti da zakon ne predviđa potrebu dostavljanja ispravljenog Žurnala ako se u njemu otkrije greška nakon slanja regulatornom tijelu. Međutim, većina stručnjaka preporučuje da to učinite tako da prvo poništite pogrešne unose. Dnevnik se mora čuvati najmanje 4 godine zajedno sa svim primarnim dokumentima.
Dodatni list knjige nabavki		Slično knjigama kupovine i prodaje.
Dodatni list knjige prodaje	Koristi se za evidentiranje ispravljenih faktura nakon završetka poreskog perioda u kojem je greška napravljena
tovarni list (TORG-12)
	Dokument koji služi kao osnova za kupca da prihvati iznose PDV-a koje je prodavac predstavio za odbitak, a koji se sastavlja kada se promeni trošak otpremljene robe (izvršenih radova, pruženih usluga), prenesenih imovinskih prava, uključujući iu slučaju promjene cijene (tarife) i (ili) pojašnjenja količine (obima) otpremljene robe (izvršenih radova, pruženih usluga), prenesenih imovinskih prava.	Korišćene do 30. juna 2017. godine, fakture za usklađivanje kreirane pre 1. jula 2017. prihvataju se do 31. decembra 2020. godine. Od 1. jula formiraju se u skladu sa naredbom Federalne poreske službe od 13. aprila 2016. godine broj MMV-7-15/189.
Dokument o prenosu robe tokom trgovinskih poslova	Dokument formalizuje prijem i prenos robe tokom izvršenja ugovora u okviru kupoprodajnih odnosa.
Dokument o prijenosu rezultata rada (o pružanju usluga)	Dokument koji dokumentira prihvatanje i prijenos rezultata obavljenog rada (usluge)
Račun i dokument o otpremi robe (izvođenje radova), prenosu prava svojine (dokument o pružanju usluga), uključujući i račun	Univerzalni dokument o prijenosu koji zamjenjuje primarni dokument ili skup dokumenata za zatvaranje transakcije. UPD zamjenjuje: · Račun; · Primarni dokument: faktura/akt; · Komplet dokumenata: faktura + faktura/akt.	Ovisno o kapacitetu u kojem kompajler koristi format, xml datoteka će sadržavati skup određenih potrebnih detalja. Obavezno je od 1. jula 2017. Ako se UPD koristi kao primarni dokument, onda se može prenijeti bez učešća operatera za upravljanje elektronskim dokumentima. Ako se UPD koristi kao faktura i primarni dokument, onda ne možete bez EDF operatera.
Račun usklađivanja i dokument kojim se potvrđuje promjena troškova otpreme robe (izvršenih radova, izvršenih usluga), prenesenih imovinskih prava, koji uključuje račun za usklađivanje	Univerzalni dokument za prilagođavanje koji se može koristiti u nekoliko namjena odjednom: · za fakture usklađivanja; · prilikom ispravljanja primarnih dokumenata; · prilikom usklađivanja primarnih dokumenata, uključujući i fakturu (univerzalni prenosni dokumenti).	Ovisno o kapacitetu u kojem kompajler koristi format, xml datoteka će sadržavati skup određenih potrebnih detalja. Obavezno od 01.07.2017. Ako se novi format koristi samo sa funkcijom dokumenta o promeni cene otpremljene robe (izvršenih radova, izvršenih usluga), prenesenih imovinskih prava (UCD sa statusom „2“), onda uključuje i datoteku za razmenu za predstavljanje informacije o prodavcu i razmjenski fajl za predstavljanje informacija o kupcu, koji (ovisno o odredbama Građanskog zakonika Ruske Federacije) možda ne postoji. U tom slučaju, datoteka za razmjenu informacija prodavca neće sadržavati račun za usklađivanje i, shodno tome, takav fajl će biti potpisan samo elektronskim potpisom osobe odgovorne za registraciju činjenice ekonomskog života.
Odgovor na zahtjev za pojašnjenje	Odgovor se daje na pravo porezne inspekcije, predviđeno članom 88. Poreskog zakonika Ruske Federacije, na osnovu rezultata kancelarijske revizije deklaracije i drugih dokumenata koji sadrže informacije o porezu na dodanu vrijednost i odbitcima poreski obveznik za izvještajni period, da traži objašnjenja za PDV prijavu.	Od 1. januara 2017. odgovor na zahtjev za pojašnjenje PDV-a morat će se dostavljati isključivo elektronskim putem telekomunikacionih kanala (TCS). Odgovor na zahtjev upućen inspekciji u papirnom obliku smatra se nedostavljenim. Ovo je izričito predviđeno članom 88. Federalnog zakona br. 130-FZ od 05.01.2016. Za nedavanje (ili neblagovremeno podnošenje) objašnjenja predviđena je kazna od 5.000 rubalja.

Elektronski dokumenti u bilo kojem formatu (ili dokumenti na papiru), koji se mogu proslijediti inspekciji putem interneta u grafičkom formatu jpg, tif, pdf ili pgn (neformalizirani dokumenti)

Vrsta dokumenta	Svrha dokumenta	Dodatne informacije
Račun	Dokument koji potvrđuje stvarnu isporuku robe ili pružanje usluga i njihov trošak.	Gore opisano
Tovarni list	Osnova za potvrđivanje troškova transporta robe. Izdaje se u nekim slučajevima, uključujući i ako isporuku robe vrši treća strana	Sastavlja se zajedno sa UPD-om prilikom transporta robe i popunjava se u 4 identična primerka: po jedan za primaoca i pošiljaoca i 2 za transportno preduzeće. Od 1. jula 2017. nema promjena. Trenutno je papirna kopija obavezna. Međutim, možete podnijeti zahtjev regulatornim tijelima koristeći TKS. Treba napomenuti da je pretvaranje ovog dokumenta u elektronski oblik važno pitanje za transportne kompanije. Trenutno postoje čak i prijedlozi za poboljšanje procesa razmjene TTN-a, možete ih pronaći u članku
Potvrda o prijemu rada (usluge).	Potvrđuje činjenicu završetka radova (usluga).	Gore opisano
Cargo carinska deklaracija/tranzitna deklaracija	Glavni dokument koji se sastavlja prilikom kretanja robe preko carinske granice države (izvoz, uvoz). Služi kao osnova za prelazak granice.	Greške, mrlje, brisanja su isključeni. Ako ste pogriješili prilikom popunjavanja deklaracije, netačne podatke možete precrtati i iznad njih navesti tačne podatke. Svaka izmjena je ovjerena potpisom i pečatom deklaranta. Preporučljivo je dostaviti je elektronski kako bi se izbjegle gore opisane situacije (koje mogu rezultirati vraćanjem deklaracije na reviziju, uključujući i zbog nečitljivog rukopisa). Prilikom korišćenja obrasca elektronske deklaracije, lice koje deklariše robu u elektronskoj formi prijavljuje podatke koje treba navesti u carinskoj deklaraciji, a takođe dostavlja podatke iz dokumenata neophodnih za carinjenje robe u skladu sa izabranim carinskim režimom carinskom organu. putem elektronske metode razmjene informacija.
Dodatni list uz teretnu carinsku deklaraciju/tranzitnu deklaraciju	Koristi se prilikom izvoza robe sa carinskog područja.	Isto kao i carinska deklaracija za teret/tranzitna deklaracija.
Specifikacija (obračun, kalkulacija) cijene (troška)	Dokument koji tačno, potpuno i proverljivo definiše zahteve, dizajn, ponašanje ili druge karakteristike sistema, komponente, proizvoda, rezultata ili usluge, kao i procedure koje mogu da utvrde da li su ti uslovi ispunjeni. Koristi se za utvrđivanje troškova u novčanom (novčanom) obliku za proizvodnju jedinice ili grupe jedinica proizvoda, ili za određene vrste proizvodnje.	Nisu identifikovane karakteristike.
tovarni list (TORG-12)	Registracija puštanja robe i materijala trećim licima i vođenje evidencije relevantnih transakcija.	Gore opisano
Dodatak ugovoru	Dodatak ili aneks koji čini sastavni dio ugovora. Dodaci ugovora, po pravilu, menjaju bitne uslove ugovora i potpisuju se ili istovremeno sa ugovorom ili kasnije, tokom izvršenja transakcije.	Prije svega, strane treba da zaključe dva dodatna sporazuma između sebe. Prvi od njih će opisati način razmjene dokumenata koji će stranke izabrati (danas je jedna od najsigurnijih opcija razmjena putem usluga operatera elektronskog upravljanja dokumentima). U drugom ugovoru potrebno je naznačiti vrstu elektronskog potpisa koju su strane ugovorile da će koristiti i izjednačiti ga sa rukom pisanim potpisom. Ako su se strane dogovorile da koriste pojačani kvalifikovani potpis, onda nema potrebe za sklapanjem drugog sporazuma, jer Ova vrsta elektronskog potpisa je ekvivalentna rukom pisanom potpisu i pečatu organizacije. Ugovori se mogu zaključiti elektronski ili u papirnoj formi. Dakle, u skladu sa zakonskom regulativom i praksom elektronskih platformi za trgovanje, prilikom izdavanja vladinog naloga na osnovu rezultata otvorene aukcije, može se zaključiti isključivo elektronski ugovor. Ali ako je narudžbina poslana na drugi način, može se izdati papirna verzija.
Sporazum (ugovor, ugovor)	Sporazum između dva ili više lica o uspostavljanju, promeni ili prestanku građanskih prava i obaveza
Račun za usklađivanje	Dokument koji služi kao osnova za kupca da prihvati iznose PDV-a koje je prodavac predstavio za odbitak, a koji se sastavlja kada se promeni trošak otpremljene robe (izvršenih radova, pruženih usluga), prenesenih imovinskih prava, uključujući iu slučaju promjene cijene (tarife) i (ili) pojašnjenja količine (obima) otpremljene robe (izvršenih radova, pruženih usluga), prenesenih imovinskih prava.	Gore opisano
R&D izvještaj	Izvještaj o radu usmjerenom na stjecanje novih znanja i praktičnu primjenu pri kreiranju novog proizvoda ili tehnologije.	Da biste ga predali poreskim organima, morate koristiti tok dokumenata za implementaciju pismenih zahteva pretplatnika (Dodatak br. 5 naredbi Federalne poreske službe Rusije od 9. novembra 2010. godine br. MMV-7-6/ 535@).

Nakon što je stupio na snagu Naredba Federalne poreske službe Rusije od 18. januara 2017. br. MMV-7-6/16@, kojom je odobren novi format xml datoteke za popis dokumenata, postalo je moguće dostaviti oba xml fajla i papirna dokumenta u obliku skeniranih slika (u jpg, tif, pdf formatima). Novi inventar važi od 01.06.17. Dakle, putem TKS-a možete slati ne samo elektronske dokumente, već i dokumente koji su originalno sastavljeni na papiru.

Mora se imati na umu da kontejner koji se šalje poreznoj upravi može istovremeno sadržavati i datoteke s ekstenzijom xml i skenirane datoteke u odgovarajućim formatima.

Spisak dokumenata dat u gornjoj tabeli je iscrpan (trenutno) i ako se od poreskog obveznika zatraže drugi podaci, tada neće biti moguće koristiti ni lični račun poreskog obveznika ni sistem za elektronsko upravljanje dokumentima za njihovo prenošenje. U tom slučaju morate koristiti bilo koji drugi metod naveden u članu 93 Poreznog zakona Ruske Federacije.

Umjesto izlaza

Da biste išli u korak s vremenom, uvijek morate hodati, a ponekad i trčati, ruku pod ruku s novim proizvodima. A da ovo trčanje bude laka šetnja, morate koristiti sve dostupne alate. U ovom slučaju, najvažniji alat je sistem elektronskog upravljanja dokumentima (interni) i pravno značajni servisi elektronske razmene (eksterni). Prodavci i operateri drže prst na pulsu zakona i tehnologije, te mogu savjetovati i pomoći vam da pravilno organizirate svoj rad s elektronskim dokumentima.