Zahtjevi za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima saveznih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava

Jesi li ovdje: Idealan dom

Zahtjevi za EDMS Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije

EDMS zahtjevi za brzinom

Zahtjevi za računovodstvo za sve transakcije u EDMS

Zahtjevi za funkcionalnost EDMS-a

Ispitivanje vrijednosti i arhivske pohrane u EDMS

Korištenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) počelo je sredinom 1990-ih. Međutim, uvođenje EDMS-a na nacionalnoj razini postalo je rašireno tek u posljednjih pet godina. Glavni poticaj u tome bila je Uredba Vlade Ruske Federacije od 12. veljače 2011. br. 176-r, kojom je odobren Akcijski plan za prijelaz saveznih izvršnih tijela na upravljanje dokumentima bez papira i Uredba Vlade Ruske Federacije od 6. rujna 2012. broj 890 "O mjerama za poboljšanje upravljanja elektroničkim dokumentima u tijelima javne vlasti" .

Dok su se EDMS koristili isključivo kao unutarorganizacijski sustavi, njihova različitost i međusobno nekompatibilnost nisu predstavljale značajan problem. Ali s početkom prelaska na jedinstveni informacijski prostor, organizacija međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima, potreba za objedinjavanjem EDMS-a, osiguranje njihove kompatibilnosti s nacionalnim sustavima razmjene dokumenata, elektronička interakcija i arhivska pohrana dolaze u prvi plan. Djelomično, GOST R 53898-2010 usmjeren je na rješavanje problema interakcije između EDMS sustava. “Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima. Interakcija sustava za upravljanje dokumentima. Zahtjevi za e-poštu.

"Zahtjevi za informacijske sustave za upravljanje elektroničkim dokumentima ..." namijenjeni su saveznim izvršnim tijelima, ali u skladu s čl. 11 Saveznog zakona br. 149-FZ od 27. srpnja 2006. također se primjenjuju na druga državna tijela i lokalne samouprave. Komercijalne organizacije imaju pravo organizirati EDMS prema vlastitom nahođenju, ali, s obzirom na ulogu države u našoj zemlji, obično se sve velike i srednje komercijalne organizacije rukovode pravilima koja je uspostavila država radi pogodnosti interakcije s vladom. agencije.

Razmotrimo najzanimljivije odredbe Zahtjeva ... Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije.

„Zahtjevi za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima...“ definiraju minimalni skup funkcija koje moraju biti prisutne u EDMS-u, kao i zahtjeve za organizaciju korištenja EDMS-a u instituciji.

Jedan od glavnih zahtjeva za EDMS je njegova skalabilnost u smislu broja povezanih radnih stanica i broja dokumenata sadržanih u EDMS-u. Treba uzeti u obzir da moderne sustave za upravljanje dokumentima koriste gotovo svi zaposlenici organizacije koji rade s dokumentima, a opći trend je korištenje i stacionarnih radnih stanica i pristup dokumentima s mobilnih uređaja, daljinski pristup sustavu. Po broju dokumenata pohranjenih u EDMS, treba imati na umu da, budući da sustav pohranjuje ne samo konačne izvršene i potpisane dokumente, već i međuradne verzije, broj datoteka, nacrta dokumenata i dokumenata koji ulaze u EDMS u godine višestruko je veći od ukupnog broja dokumenata koje registrira DOW servis (dolaznih, odlaznih i internih). Zahtjevi nalažu da EDMS mora osigurati čuvanje svih dokumenata u razdoblju od najmanje 5 godina, no u praksi je potrebno fokusirati se na razdoblja od najmanje 10-15 godina, budući da je to razdoblje tijekom kojeg se dokumenti u elektroničkom obliku čuvaju. obrazac i dalje se aktivno koristi, posebno onaj paragraf 20 paragrafa. f) istih Zahtjeva predviđa mogućnost čuvanja dokumenata do sto godina.

Važan parametar SED-a je njegova brzina. Ako hardversko-softverski kompleks (EDMS poslužitelj) nije dovoljno produktivan za određeni broj korisnika koji istovremeno rade u sustavu i (ili) za određeni volumen baze podataka (broj dokumenata u sustavu), zaposlenici će morati čekati karticu dokumenta ili sam dokument koji treba otvoriti, stoga pada produktivnost zaposlenika. Stoga Zahtjevi sadrže vremenske parametre s kojima rad EDMS-a mora biti u skladu:

– vrijeme za dobivanje pristupa EDMS-u - ne više od tri sekunde;

– vrijeme dobivanja pristupa kartici koja je nastala prilikom registracije dokumenta i sadrži podatke koji opisuju kontekst, sadržaj, strukturu dokumenta, radnje koje su s dokumentom obavljene tijekom pripreme, razmatranja, izrade i pohrane, kao i identifikacijske podatke ( metapodaci) - ne više od pet sekundi.

Svaki sustav može zakazati i softver i hardver. Ali neuspjeh EDMS-a dovodi do nemogućnosti rada s dokumentima svih zaposlenika organizacije, stoga Zahtjevi postavljaju stroga ograničenja za vrijeme prekida rada u slučaju kvarova i ponovnog pokretanja EDMS-a - ne više od 30 minuta. Također, EDMS bi trebao osigurati automatsku obavijest korisnicima o kvaru u sustavu. Prije svega, obično postavljaju automatsku obavijest putem SMS-a i e-maila administratoru i tehnologu EDMS-a.

Još jedna uobičajena situacija je da je iz nekog razloga dokument oštećen ili korisnik slučajno izbriše. Zahtjevi predviđaju da se u tom slučaju, u roku od 30 minuta, elektronički dokument mora vratiti iz sigurnosne kopije. Organizacija, sukladno Zahtjevima, mora imati najmanje jednu sigurnosnu kopiju elektroničkih dokumenata pohranjenih u EDMS. Međutim, u praksi se radi sigurnosti stvaraju najmanje dvije sigurnosne kopije, po mogućnosti na različitim medijima. To smanjuje rizik od gubitka elektroničkih dokumenata.

Faktor pouzdanosti EDMS-a trebao bi biti najmanje 0,98.

Drugi pokazatelj je razina sigurnosti EDMS-a od neovlaštenog pristupa. Za vladine agencije koje rade s dokumentima ograničenog pristupa, ovo mora biti certifikat najmanje klase 1G. Međutim, s obzirom na visoku cijenu stvaranja i rada sigurnog EDMS-a, oni obično pokušavaju raditi s dokumentima ograničenog pristupa u tradicionalnom načinu rada, na papiru, budući da oni, u pravilu, čine mali udio dokumenata organizacije. Inače, obično se za rad s takvim dokumentima instaliraju namjenska računala ili čak posebna sigurna mreža koja nema vezu s otvorenom računalnom mrežom i internetom. No, iu ovom slučaju predviđen je rad s dokumentima razine DSP, ali ne i s dokumentima koji sadrže državnu tajnu.

Glavni dio "Zahtjeva za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima ..." je opis kako procesi dokumentacijske podrške za upravljanje trebaju biti izgrađeni u EDMS.

Ističe se da EDMS treba osigurati rad sa svim vrstama i kategorijama dokumenata i nacrta dokumenata organizacije.

EDMS koji koriste vladine agencije trebao bi omogućiti interakciju sa sustavima međuresornog elektroničkog upravljanja dokumentima (MEDO), međuresorne elektroničke interakcije (SMEV) i drugim informacijskim sustavima.

Rad EDMS-a mora biti u skladu s odredbama GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi”, uključujući u području osiguranja autentičnosti, cjelovitosti i pouzdanosti elektroničkog dokumenta, kao i Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 (točke 9 i 11 Zahtjeva).

EDMS bi trebao osigurati sve glavne poslovne procese:

Spremanje dokumenta ili informacije o dokumentu (nacrt dokumenta) u EDMS (njegova registracija ili, u smislu Zahtjeva, unos dokumenta u sustav):

Donošenje dokumenta izvršitelju (korisniku EDMS-a)

Odobrenje dokumenta

Potpisivanje dokumenata

Prijenos (slanje) dokumenta;

“skladištenje i knjigovodstvo dokumenata, u skladu s uputama za uredsko poslovanje u federalnom organu izvršne vlasti, kao i kontrola izvršiteljske discipline, priprema referentne građe i otpis dokumenata u arhivu”, odnosno kontrola izvršenja, informacija. i referentni rad, tekuće skladištenje i računovodstvo, uključujući pripremu dokumenata za prijenos u državni arhiv ili depozitarnu pohranu.

Značajka automatiziranog sustava uredskog rada je prisutnost funkcije za bilježenje svih radnji korisnika i događaja u sustavu. Drugim riječima, sve što se događa u EDMS-u - dokument se kreira ili registrira, datoteka se jednostavno pregledava, uređuje - sve te informacije pohranjuju se u posebne servisne datoteke, što vam omogućuje da uvijek kažete tko je i kada gledao ili ispravio dokument (dokument kartica). Posebno je Zahtjevima propisana obveza fiksiranja datuma i vremena unosa dokumenta u sustav. Ti se podaci bilježe iu registracijskoj kartici (metapodaci dokumenta) iu kontrolnim informacijama (protokol radnji u EDMS-u).

U skladu s klauzulom 17. Zahtjeva, podaci o svim radnjama izvršenim s dokumentima ili skupovima dokumenata, nacrtima dokumenata, registracijskom karticom (metapodaci) podliježu zapisivanju. Ova informacija:

o korisniku EDMS FOIV koji je izvršio radnju;

datum i vrijeme radnje;

o unosu dokumenata, nacrta dokumenata u EDMS;

o pomicanju odjeljka (pododjeljka) u klasifikacijskom sustavu;

o promjenama u uputama o rokovima čuvanja i naknadnim radnjama s dokumentima;

o radnjama koje je izvršio administrator EDMS savezne izvršne vlasti tijekom ispitivanja vrijednosti dokumenta, provedenog u skladu sa Saveznim zakonom od 22. listopada 2004. br. 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji ";

o izricanju i uklanjanju zabrane uništavanja odjeljka (pododjeljka) klasifikacijskog sustava;

o svakoj promjeni ili uništavanju metapodataka od strane korisnika EDMS-a;

o promjenama prava pristupa dokumentima;

o prijenosu dokumenata;

o uništenju dokumenata;

o ispisu dokumenta ili metapodataka.

Drugim riječima, EDMS bi trebao u bilo kojem trenutku omogućiti dobivanje informacija o tome tko je i kada otvorio, pregledao, uredio dokument ili registracijsku karticu za njega, kao i s kojim dokumentima je ovaj ili onaj zaposlenik radio.

Zahtjevi Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije dijele poslovne procese koje podržava EDMS u sljedeće skupine:

a) obrada dolaznih i odlaznih dokumenata na papiru, kreiranih ili primljenih od strane organizacije i uključenih u FOV EDMS registracijom, skeniranjem i stvaranjem elektroničke slike dokumenata (uključujući dokumente primljene poštom, telekomunikacijama i kurirskom komunikacijom);

b) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih kroz sustav međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima;

c) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih korištenjem sustava međuresorne elektroničke interakcije;

d) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih elektroničkom poštom;

e) obrada internih dokumenata u EDMS.

U organizacijama koje nisu državna tijela, stavci b) i c) nedostaju, dokumenti se primaju samo putem tradicionalnih komunikacijskih kanala ili putem e-pošte.

Ukoliko je dokument zaprimljen na papiru, unos dokumenta u EDMS uključuje njegovu registraciju, skeniranje i izradu elektroničke slike dokumenta.

Organizacija može odobriti i uključiti u uredske upute popis dokumenata za koje je zabranjeno stvaranje njihovih elektroničkih slika, na primjer, dokumenti označeni žigom iverice, s oznakom „privatno“, povjerljivi dokumenti itd. Ako takav dokument je zaprimljen, evidentiran je u SED-u, ali se ne stvara njegova elektronička slika.

Za nacrte elektroničkih dokumenata, u svakoj fazi njihove izrade, odobravanja i potpisivanja, sadržaj dokumenta se fiksira kreiranjem verzija dokumenata i njihovim prilaganjem kartici dokumenta.

EDMS mora podržavati prilaganje bilo kojeg formata datoteke registracijskoj kartici. Ovo je važno jer se EDMS obično koristi godinama, a tijekom tog vremena mogu se pojaviti nove verzije programa i, sukladno tome, formati datoteka, koje će također morati podržavati EDMS. EDMS bi vam trebao omogućiti ulazak u sustav i registraciju datoteka dokumenata čak i ako aplikacija u kojoj je dokument izrađen nije dostupna (nije instalirana) na ovom radnom mjestu. U isto vrijeme, neke od najčešćih formata, EDMS nužno mora moći prikazati. To su pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS treba omogućiti smještanje dokumenata u hijerarhijsku shemu koja se sastoji od odjeljaka i pododjeljaka, u skladu s kojom je organizirana sistematizacija i organizacija pohrane dokumenata u EDMS (klasifikacijska shema). Treba imati na umu da se dokumenti fizički postavljaju na poslužitelj (sustav za pohranu) redoslijedom određenim internom konfiguracijom i principima pohrane datoteka u ovom EDMS-u, a klasifikacijska shema je samo polje u registracijskoj kartici koje vam omogućuje za brzo pronalaženje dokumenata prema klasifikacijskim obilježjima.

Klasifikacijska shema obično se temelji na nomenklaturi poslova organizacije.

U registracijskoj kartici EDMS moraju biti definirana polja koja je potrebno popuniti. Prilikom unosa dokumenta, EDMS bi trebao zatražiti od korisnika da ispuni potrebna polja (metapodatke) (točka 13. Zahtjeva).

Prilikom slanja dokumenata tradicionalnim putem (na papiru), EDMS omogućuje pretisak omotnica i ispis mailing lista.

U skladu s utvrđenim razdobljima pohranjivanja, EDMS treba osigurati sljedeće radnje:

dokument čuvati trajno;

provodi ispitivanje vrijednosti isprava;

na kraju kalendarske godine izraditi dokumente u propisanom obliku: akt o izdvajanju za uništavanje dokumenata (odsječaka) s isteklim rokovima čuvanja i popis dokumenata za trajno i dugotrajno (preko 10 godina) čuvanje. ;

rasporediti dokumente na uništavanje (brisati iz sustava) uz spremanje u EDMS podataka o dodjeli dokumenata na uništenje;

prijenos dokumenata za pohranu u drugu pohranu (automatizirani sustav), uključujući izvoz godišnjih odjeljaka dokumenata trajnog razdoblja pohrane za prijenos na pohranu u državne arhive i izvoz godišnjih odjeljaka dokumenata o osoblju za prijenos u arhiv dokumenata o osoblju.

U praksi, prijenos u državnu pohranu zahtijeva osiguranje kompatibilnosti EDMS-a u formatu izvoza godišnjeg odjeljka s programskim paketom Arhivskog fonda koji se koristi u državnim i općinskim arhivima.

Zahtjevi sadrže odredbu o osiguravanju razdoblja skladištenja u trajanju od najmanje sto godina. Međutim, takve su tehnologije trenutno u razvoju, a autoru nije poznat niti jedan EDMS koji bi mogao omogućiti tako duga razdoblja pohrane pravno značajnih dokumenata u elektroničkom obliku.

Razmotreni Zahtjevi Ministarstva komunikacija Ruske Federacije dopunjuju one koje je razvio VNIIDAD „Arhivistički i dokumentacijski funkcionalni zahtjevi za informacijske sustave koji omogućuju upravljanje elektroničkim dokumentima u procesu internih aktivnosti saveznih izvršnih tijela“. Važni su kako za uredske djelatnike, tako i za zaposlenike informatičkih odjela koji osiguravaju implementaciju ili konfiguraciju sustava za elektroničko uredsko poslovanje i upravljanje dokumentima (EDMS).

Općenito, razmatrani „Zahtjevi za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima federalnih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade ograničenih servisnih informacija putem ovih sustava” mogu se i trebaju koristiti ne samo u fazi odabira. , implementaciju i početno postavljanje EDMS-a, ali i za analizu funkcioniranja EDMS-a kako bi se utvrdila usklađenost EDMS-a koji se koristi u određenoj organizaciji sa suvremenim zahtjevima. 5 Registriran u Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije 8. rujna 2010., matični broj 18380.

Primjena. Zahtjevi za informacijske sustave upravljanja elektroničkim dokumentima federalnih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava

Naredba Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije
od 2. rujna 2011. N 221
"O odobrenju Zahtjeva za informacijske sustave upravljanja elektroničkim dokumentima federalnih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava"

U skladu sa stavkom 5.2.23 Pravilnika o Ministarstvu telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije, odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. lipnja 2008. N 418 (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, 2008. , N 23, čl. 2708; N 42, čl. 4825; N 46, točka 5337; 2009, N 3, točka 378; N 6, točka 738; N 33, točka 4088; 2010, N 13, točka 1502; N 26, točka 3350; N 30, točka 4099; N 31, točka 4251; 2011, N 2, točka 338; N 3, točka 542; N 6, točka 888; N 14, točka 1935; N 21, točka 2965), i stavak 2. akcijskog plana za prijelaz saveznih izvršnih tijela na upravljanje dokumentima bez papira pri organiziranju internih aktivnosti, odobrenog nalogom Vlade Ruske Federacije od 12. veljače 2011. N 176-r (Sobranie zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, N 8, čl. 1151), naređujem:

1. Odobrava priložene zahtjeve za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima saveznih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava (u daljnjem tekstu: Zahtjevi).

2. Odjel za državnu politiku u području stvaranja i razvoja e-uprave (Lipov) objaviti Zahtjeve na službenoj web stranici Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije u informacijskoj i telekomunikacijskoj mreži Internet.

3. Pošaljite ovaj nalog na državnu registraciju Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije.

Registarski N 22304

Uspostavljeni su zahtjevi za informacijske sustave upravljanja elektroničkim dokumentima federalnih izvršnih tijela.

Sustav mora biti skalabilan.

Dane su razine njegovih performansi, pouzdanosti i zaštite. Dakle, pristup sustavu ne bi trebao trajati više od 3 sekunde, zastoj u slučaju kvarova i ponovnog pokretanja - 30 minuta. Sigurnost od neovlaštenog pristupa u slučajevima obrade ograničenih servisnih informacija - ne niža od klase 1G.

Sustav je dizajniran za upravljanje svim dokumentima tijela, uključujući njihove nacrte, osim onih koji sadrže državnu tajnu. Posebno je u interakciji s međuresornim sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima.

Proces unosa dokumenta u sustav uključuje njegovu registraciju, skeniranje i izradu elektroničke slike.

Ako je postavljena zabrana izrade elektroničke slike, dokument se samo registrira.

Sustav mora podržavati najmanje 4 formata datoteka: pdf, rtf, doc, tiff.

Također treba osigurati provjeru i sigurnost elektroničkih potpisa, evidentirati podatke o odobrenju pristupa i druge radnje s dokumentima i metapodacima kao dio nadzornih informacija.

Sustav mora biti u skladu s GOST R 51275-2006 i pravilima za tehničku zaštitu povjerljivih informacija.

Ne smije imati izravnu (nesigurnu) vezu s internetom.

Naredba Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 2. rujna 2011. N 221 "O odobrenju Zahtjeva za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima federalnih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade informacije o ograničenoj distribuciji usluga putem ovih sustava"

Registarski N 22304

Ova Naredba stupa na snagu 10 dana od dana službene objave.

Kada je Uredbom Vlade Ruske Federacije od 12. veljače 2011. br. 176-r odobren "Akcijski plan za prijelaz saveznih izvršnih tijela na upravljanje dokumentima bez papira u organizaciji unutarnjih poslova", odmah je bilo zbunjujuće da Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija, prema planu, u samo dva mjeseca trebalo je stvoriti državne zahtjeve za elektroničke sustave upravljanja dokumentima, a svi savezni odjeli - do lipnja 2011. (to jest, u roku od dva mjeseca!) Uskladiti svoje EDMS s ove zahtjeve. Rezultat je bio sasvim očekivan - zahtjevi su se pojavili ne do 1. travnja, već do 1. prosinca 2011.

„Zahtjevi za informacijske sustave elektroničkog upravljanja dokumentima saveznih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu za obradom informacija čiji je pristup ograničen” odobren Nalogom Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije br. 221 od 02.09.2011. Dokument je službeno objavljen tek 21. studenog, tako da zahtjevi stupaju na snagu 1. prosinca 2011. godine.

Zahtjevi se odnose na savezne izvršne vlasti, "implementiraju elektronički sustav upravljanja dokumentima ili ocjenjuju mogućnosti postojećeg EDMS saveznih izvršnih tijela" (klauzula 2; Ispravnije bi bilo reći ne „ocjenjivanje“, nego „provođenje značajne modernizacije“. I ispada da oni koji ne "procjenjuju" svoje sustave možda ne obraćaju pozornost na zahtjeve. Osim toga, zanimljivo je, koji dokument potvrđuje činjenicu "procjene"? – N.Kh.).

Čitajući ovaj dokument, doživio sam ambivalentne osjećaje. S jedne strane, sam sam nekoliko godina vodio kampanju za stvaranje takvih zahtjeva, naglašavajući da će oni pomoći u rješavanju najhitnijeg pitanja danas - osiguravanja interakcije između informacijskih sustava različitih proizvođača, što je neophodno kako za povećanje učinkovitosti vlade agencije i za prijenos dokumenata i informacija u novi sustav u slučaju da se stari sustav stavi van upotrebe. Također je jasno da promišljeni državni zahtjevi mogu značajno podići razinu sustava koje kupuju državne agencije, i to uglavnom na račun programera, što znači značajne uštede za proračun.

Međutim, u isto vrijeme, obraćajući se različitim slušateljima, stalno sam naglašavao da bi prva verzija ovog dokumenta trebala biti lagana, s očekivanjem da će većina proizvoda na tržištu biti u skladu s njom od samog početka - osim, naravno, eliminirati ćemo konkurenciju na tržištu EDMS-a i/ili poremetiti njihovu nabavu od strane vladinih agencija.

U inozemstvu je obično potrebno oko dvije godine da se elektronički sustavi upravljanja dokumentima koje koriste javna tijela usklade sa zahtjevima, budući da će tijekom tog vremena programeri imati vremena pripremiti nove verzije svojih proizvoda, modificirane u skladu sa zahtjevima. Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija nije razmišljalo o ovoj strani stvari, niti je predvidjelo prijelazno razdoblje.

Treba napomenuti da dokument sadrži mnoge razumne odredbe koje se temelje na svjetskom iskustvu. Dakle, u dokumentu stoji:

Zahtjevi za interakciju EDMS državnog tijela s MEDO i SMEV,
Niz funkcionalnih i nefunkcionalnih zahtjeva
Novi pristup sistematizaciji i pohranjivanju elektroničkih dokumenata u EDMS.

Sami zahtjevi u biti se temelje na odredbama GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. General Requirements”, koja je nacionalna prilagodba danas najmjerodavnije međunarodne norme u ovom području, ISO 15489:2001; na njih utječu i specifikacije MoReq2.

Međutim, ako strogo pristupimo pitanjima usklađenosti, danas niti jedan sustav koji se stvarno nudi na ruskom tržištu nije u potpunosti u skladu s tim zahtjevima, a programerima nije dano vremena za poboljšanja. Stoga sam zabrinut da bi ovaj dokument potencijalno mogao stvoriti probleme i vladinim agencijama i dobavljačima softvera. Uglavnom, vrijeme će pokazati što će od svega biti.

(nastavak slijedi, vidi )

U skladu s gore navedenim Akcijskim planom Ministarstva komunikacija Ruske Federacije, pripremljeni su i odobreni „Zahtjevi za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima federalnih izvršnih tijela, uključujući potrebu za obradom informacija o ograničenoj distribuciji usluga putem ovih sustava”. 2

Ovi Zahtjevi su okvirne prirode, stoga je 2013. godine, po nalogu Federalne arhivske agencije, Sveruski istraživački institut za dokumentarnu znanost i arhivistiku (VNIIDAD) razvio „Arhivističke i dokumentacijske funkcionalne zahtjeve za informacijske sustave koji pružaju elektroničku upravljanje dokumentima u procesu internih poslova federalnih organa izvršne vlasti". 3

Razmotrimo najzanimljivije odredbe Zahtjeva ... Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije.

Jedan od glavnih zahtjeva za EDMS je njegova skalabilnost u smislu broja povezanih radnih stanica i broja dokumenata sadržanih u EDMS-u. Treba imati na umu da moderne sustave za upravljanje dokumentima koriste gotovo svi zaposlenici organizacije koji rade s dokumentima, a opći trend je korištenje i stacionarnih radnih stanica i pristup dokumentima s mobilnih uređaja, daljinski pristup sustavu. Po broju dokumenata pohranjenih u EDMS, treba imati na umu da, budući da sustav pohranjuje ne samo konačne izvršene i potpisane dokumente, već i međuradne verzije, broj datoteka, nacrta dokumenata i dokumenata koji ulaze u EDMS u godine višestruko je veći od ukupnog broja dokumenata koje registrira DOW servis (dolaznih, odlaznih i internih). Zahtjevi nalažu da EDMS mora osigurati čuvanje svih dokumenata u razdoblju od najmanje 5 godina, no u praksi je potrebno fokusirati se na razdoblja od najmanje 10-15 godina, budući da je to razdoblje tijekom kojeg se dokumenti u elektroničkom obliku čuvaju. obrazac i dalje se aktivno koristi, posebno onaj paragraf 20 paragrafa. f) istih Zahtjeva predviđa mogućnost čuvanja dokumenata do sto godina.

vrijeme za pristup EDMS-u - ne više od tri sekunde;
vrijeme dobivanja pristupa kartici koja je nastala prilikom registracije dokumenta i sadrži podatke koji opisuju kontekst, sadržaj, strukturu dokumenta, radnje izvršene s dokumentom tijekom pripreme, razmatranja, izvršenja i pohranjivanja, kao i identifikacijske podatke (metapodaci) ) - ne više od pet sekundi.

Faktor pouzdanosti EDMS-a trebao bi biti najmanje 0,98.

Glavni dio "Zahtjeva za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima ..." je opis kako procesi dokumentacijske podrške za upravljanje trebaju biti izgrađeni u EDMS.

Ističe se da EDMS treba osigurati rad sa svim vrstama i kategorijama dokumenata i nacrta dokumenata organizacije.

EDMS bi trebao osigurati sve glavne poslovne procese:

Spremanje dokumenta ili informacije o dokumentu (nacrt dokumenta) u EDMS (njegova registracija ili, u smislu Zahtjeva, unos dokumenta u sustav):

donošenje dokumenta izvođaču (korisniku EDMS-a)
odobrenje dokumenta
potpisivanje dokumenata
prijenos (slanje) dokumenta;
“skladištenje i knjigovodstvo dokumenata, u skladu s uputama za uredsko poslovanje u federalnom organu izvršne vlasti, kao i kontrola izvršiteljske discipline, priprema referentne građe i otpis dokumenata u arhivu”, odnosno kontrola izvršenja, informacija. i referentni rad, tekuće skladištenje i računovodstvo, uključujući pripremu dokumenata za prijenos u državni arhiv ili depozitarnu pohranu.

Značajka automatiziranog sustava uredskog rada je prisutnost funkcije za bilježenje svih radnji korisnika i događaja u sustavu. Drugim riječima, sve što se događa u EDMS-u - dokument se kreira ili registrira, datoteka se jednostavno pregledava, uređuje - sve te informacije pohranjuju se u posebne servisne datoteke, što omogućuje da se uvijek kaže tko je i kada gledao ili ispravljao dokument (kartica dokumenta). Posebno je Zahtjevima propisana obveza fiksiranja datuma i vremena unosa dokumenta u sustav. Ti se podaci bilježe iu registracijskoj kartici (metapodaci dokumenta) iu kontrolnim informacijama (protokol radnji u EDMS-u).

o korisniku EDMS FOIV koji je izvršio radnju;
datum i vrijeme radnje;
o unosu dokumenata, nacrta dokumenata u EDMS;
o pomicanju odjeljka (pododjeljka) u klasifikacijskom sustavu;
o promjenama u uputama o rokovima čuvanja i naknadnim radnjama s dokumentima;
o radnjama koje je izvršio administrator EDMS savezne izvršne vlasti tijekom ispitivanja vrijednosti dokumenta, provedenog u skladu sa Saveznim zakonom od 22. listopada 2004. br. 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji ";
o izricanju i uklanjanju zabrane uništavanja odjeljka (pododjeljka) klasifikacijskog sustava;
o svakoj promjeni ili uništavanju metapodataka od strane korisnika EDMS-a;
o promjenama prava pristupa dokumentima;
o prijenosu dokumenata;
o uništenju dokumenata;
o ispisu dokumenta ili metapodataka.

Zahtjevi Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije dijele poslovne procese koje podržava EDMS u sljedeće skupine:

b) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih kroz sustav međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima;

c) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih korištenjem sustava međuresorne elektroničke interakcije;

d) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih elektroničkom poštom;

e) obrada internih dokumenata u EDMS.

U organizacijama koje nisu državna tijela, stavci b) i c) nedostaju, dokumenti se primaju samo putem tradicionalnih komunikacijskih kanala ili putem e-pošte.

Ukoliko je dokument zaprimljen na papiru, unos dokumenta u EDMS uključuje njegovu registraciju, skeniranje i izradu elektroničke slike dokumenta.

U slučaju zaprimanja dokumenta u elektroničkom obliku, unos dokumenta u EDMS je njegovo učitavanje u EDMS, registracija uz zabranu izmjene primljenog dokumenta.

Za nacrte elektroničkih dokumenata, u svakoj fazi njihove izrade, odobravanja i potpisivanja, sadržaj dokumenta se fiksira kreiranjem verzija dokumenata i njihovim prilaganjem kartici dokumenta.

Klasifikacijska shema obično se temelji na nomenklaturi poslova organizacije.

Tijekom rada s dokumentom u EDMS se mogu unijeti ne samo rezolucije, već i komentari i upute na dokument. Za potpisivanje (i, ako je potrebno, odobrenje) dokumenta, EDMS pruža mogućnost povezivanja sredstava elektroničkog potpisa u skladu sa Saveznim zakonom "O elektroničkom potpisu". 4

Prilikom slanja dokumenata tradicionalnim putem (na papiru), EDMS omogućuje pretisak omotnica i ispis mailing lista.

Uvjeti pohrane dokumenata uključenih u odgovarajuće odjeljke (pododjeljke) utvrđuju se u skladu s Popisom standardnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, jedinica lokalne samouprave i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane, odobrenim od strane Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25.08.2010 br. 558. 5

U skladu s utvrđenim razdobljima pohranjivanja, EDMS treba osigurati sljedeće radnje:

dokument čuvati trajno;
provodi ispitivanje vrijednosti isprava;
na kraju kalendarske godine izraditi dokumente u propisanom obliku: akt o izdvajanju za uništavanje dokumenata (odsječaka) s isteklim rokovima čuvanja i popis dokumenata za trajno i dugotrajno (preko 10 godina) čuvanje. ;
rasporediti dokumente na uništavanje (brisati iz sustava) uz spremanje u EDMS podataka o dodjeli dokumenata na uništenje;
prijenos dokumenata za pohranu u drugu pohranu (automatizirani sustav), uključujući izvoz godišnjih odjeljaka dokumenata trajnog razdoblja pohrane za prijenos na pohranu u državne arhive i izvoz godišnjih odjeljaka dokumenata o osoblju za prijenos u arhiv dokumenata o osoblju.

Autora možete kontaktirati na: [email protected]
Naredba Ministarstva komunikacija i masovnih medija Ruske Federacije br. 221 od 2. rujna 2011., registrirana u Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije 15. studenog 2011. br. 22304.
Objavljeno na portalu Arhiva Rusije na: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
Savezni zakon od 6. travnja 2011. br. 63-FZ „O elektroničkom potpisu” (s izmjenama i dopunama 28. lipnja 2014.).
Registriran u Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije 8. rujna 2010., matični broj 18380.

Registarski N 22304

U skladu sa stavkom 5.2.23 Pravilnika o Ministarstvu telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije, odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od

2. lipnja 2008. N 418 (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 23, čl. 2708; N 42, čl. 4825; N 46, čl. 5337; 2009, N 3, čl. 378; N 6, čl. 738 ; N 33, točka 4088; 2010, N 13, točka 1502; N 26, točka 3350; N 30, točka 4099; N 31, točka 4251; 2011, N 2, točka 338; N 3, točka 542; N 6, točka 888; N 14, točka 1935; N 21, točka 2965), i točka 2 akcijskog plana za prijelaz saveznih izvršnih tijela na upravljanje dokumentima bez papira pri organiziranju unutarnjih aktivnosti, odobrenog nalogom Vlade Ruske Federacije od 12. veljače 2011. N 176-r (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, 2011., N 8, čl. 1151), Naručujem:

3. Pošaljite ovaj nalog na državnu registraciju Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije.

Ministar

I. Ščegolev

Primjena

Zahtjevi za informacijske sustave upravljanja elektroničkim dokumentima federalnih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava

I. Opće odredbe

1. Zahtjevi utvrđuju pravila za organizaciju i funkcioniranje sustava automatizacije ureda i upravljanja dokumentima u federalnom izvršnom tijelu, koji pruža mogućnost internog elektroničkog upravljanja dokumentima (u daljnjem tekstu EDMS FOIV), određuju minimalni skup funkcije koje EDMS FOIV mora obavljati u obavljanju poslova saveznog tijela izvršne vlasti (u daljnjem tekstu - FOIV), kao i uvjete za upravljanje dokumentima unutar EDMS FOIV, uključujući servisne informacije ograničene distribucije.

2. Zahtjevi se odnose na federalne izvršne vlasti koje implementiraju elektronički sustav upravljanja dokumentima ili ocjenjuju mogućnosti postojećih EDMS saveznih izvršnih tijela.

3. EDMS FOIV trebao bi biti skalabilan i pružati sljedeću preporučenu razinu performansi, pouzdanosti i zaštite:

pristup EDMS FOIV - ne više od 3 sekunde;

pristup kartici koja je nastala prilikom registracije dokumenta (u daljnjem tekstu: kartica elektroničkog dokumenta) i sadrži podatke koji opisuju kontekst, sadržaj, strukturu dokumenta, radnje koje su s dokumentom obavljene tijekom pripreme, razmatranja, izrade i pohrane te identifikaciju podaci (u daljnjem tekstu metapodaci) - ne više od 5 sekundi;

zastoj u slučaju kvarova i ponovnog pokretanja EDMS FOIV - ne više od 30 minuta;

vraćanje elektroničkog dokumenta iz sigurnosne kopije - ne više od 30 minuta;

automatsko obavještavanje službenika federalnog tijela izvršne vlasti koji koristi EDMS FOIV (u daljnjem tekstu: korisnik EDMS FOIV) o kvaru u EDMS FOIV;

minimiziranje rizika od gubitka elektroničkih dokumenata - najmanje jedna sigurnosna kopija elektroničkih dokumenata pohranjenih u EDMS savezne izvršne vlasti;

koeficijent pouzdanosti EDMS FOIV - ne manji od 0,98;

sigurnost od neovlaštenog pristupa u slučajevima kada EDMS savezne izvršne vlasti omogućuje obradu servisnih informacija ograničene distribucije - ne niže od klase 1G;

obujam baze podataka za pohranu elektroničkih dokumenata trebao bi osigurati pohranu svih elektroničkih dokumenata koji se obrađuju u saveznom tijelu izvršne vlasti u razdoblju od najmanje 5 godina.

II. Opis procesa dokumentacijske podrške upravljanju u EDMS savezne izvršne vlasti

4. EDMS savezne izvršne vlasti je informacijski sustav namijenjen upravljanju svim dokumentima federalne izvršne vlasti, uključujući nacrte dokumenata (osim dokumenata koji sadrže podatke koji predstavljaju državnu tajnu).

5. EDMS FOIV je u interakciji sa sustavom međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima (u daljnjem tekstu - sustav MEDO), jedinstvenim sustavom međuresorne elektroničke interakcije (u daljnjem tekstu - SMEV) i s drugim informacijskim sustavima.

Interakcija EDMS savezne izvršne vlasti sa sustavom MEDO regulirana je tehničkim zahtjevima za organizaciju interakcije međuresornog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima sa sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima saveznih izvršnih tijela, odobrenih nalogom Vlade Ruska Federacija od 2. listopada 2009. N 1403-r (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, 2009., N 41, točka 4818).

Interakcija EDMS savezne izvršne vlasti sa SMEV-om provodi se na način propisan Pravilnikom o jedinstvenom sustavu međuresorne elektroničke interakcije, odobrenom Uredbom Vlade Ruske Federacije od 8. rujna 2010. N 697 (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, 2010., N 38, čl. 4823).

6. Procesi dokumentacijske podrške upravljanju u EDMS savezne izvršne vlasti trebaju uključivati:

skup radnji za spremanje dokumenta ili informacije o dokumentu u EDMS FOIV, određivanje mjesta dokumenta u EDMS FOIV i omogućavanje upravljanja njime (u daljnjem tekstu unos dokumenta);

donošenje dokumenta korisniku EDMS FOIV;

odobrenje dokumenata;

potpisivanje dokumenta;

popravljanje bilježenja radnji (kontrolnih informacija) koje se izvode u EDMS FOIV i uključuju radnje korisnika i administratora EDMS FOIV, te radnje koje automatski pokreće EDMS FOIV zbog određenih postavki sustava i postavki, pohranjenih u količini dovoljnoj da rekonstruirati izvršene radnje kontrolnih informacija u EDMS federalnog organa izvršne vlasti;

prijenos dokumenata (slanje);

čuvanje i evidentiranje dokumenata, u skladu s uputama za uredsko poslovanje u saveznom organu izvršne vlasti, kao i kontrola radne discipline, priprema referentnih materijala i otpis dokumenata u arhivu.

7. Procesi u EDMS saveznih izvršnih tijela, ovisno o načinu primanja i prijenosa dokumenata, podijeljeni su u sljedeće skupine:

a) obrada dolaznih i odlaznih papirnatih dokumenata koje su izradili ili primili savezni organi izvršne vlasti i uključeni u EDMS saveznih izvršnih organa registracijom, skeniranjem i stvaranjem elektroničke slike dokumenata (uključujući dokumente primljene poštom, telekomunikacijama i kurirskom komunikacijom) ;

b) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih putem sustava MEDO;

c) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili prenesenih pomoću SMEV-a;

d) obrada elektroničkih dokumenata primljenih ili proslijeđenih putem elektroničke pošte federalnim tijelima izvršne vlasti;

e) obrada internih dokumenata u EDMS federalnog organa izvršne vlasti.

8. Proces unosa dokumenata uključuje postupke evidentiranja, skeniranja i izrade elektroničke slike za dokumente na papiru ili fiksiranje sadržaja elektroničkog dokumenta zabranom izmjene istog.

U slučaju da je Uputom o uredskom poslovanju koju je odobrio savezni organ izvršne vlasti utvrđen popis dokumenata na papiru za koje je utvrđena zabrana stvaranja elektroničke slike, proces unosa uključuje samo registraciju.

Za nacrte elektroničkih dokumenata koji su u postupku odobravanja ili potpisivanja, fiksiranje sadržaja elektroničkog dokumenta provodi se u svakoj fazi odobrenja, potpisivanja i naknadne registracije elektroničkog dokumenta.

Podsustav za unos dokumenata EDMS FOIV trebao bi imati interaktivne alate za konfiguraciju i upravljanje.

Proces unosa dokumenata trebao bi osigurati kontrole, kontrole i funkcionalnost koje korisnicima EDMS FOIV omogućuju:

registrirati dokumente bez obzira na format datoteke - korištenu unutarnju strukturu i/ili kodiranje elektroničkog dokumenta ili sastavnih dijelova elektroničkog dokumenta, način kodiranja i druge tehnološke karakteristike, bez promjene njihovog sadržaja;

smjestiti dokumente u hijerarhijsku shemu koja se sastoji od odjeljaka i pododjeljaka, u skladu s kojima je organizirana sistematizacija i organizacija pohrane dokumenata u EDMS saveznog izvršnog tijela (u daljnjem tekstu: klasifikacijska shema).

9. Za elektroničke dokumente sadržane u EDMS FOIV, u skladu s nacionalnom normom Ruske Federacije GOST R ISO 15489-1-2007 "Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi" (u daljnjem tekstu: kao standard) mora se osigurati:

vjerodostojnost elektroničke isprave - svojstvo elektroničke isprave koje jamči da je elektronička isprava istovjetna deklariranoj;

cjelovitost elektroničkog dokumenta - svojstvo elektroničkog dokumenta, u kojem je sadržaj elektroničkog dokumenta cjelovit i točan prikaz potvrđenih transakcija, aktivnosti ili činjenica i kojem se može vjerovati u kasnijim operacijama ili u kasnijim aktivnostima;

stanje elektroničkog dokumenta u kojem nisu napravljene promjene od njegova nastanka.

10. Dokumenti se moraju registrirati u EDMS savezne izvršne vlasti fiksiranjem pojedinosti o dokumentu, koji potvrđuju sljedeća svojstva dokumenta u skladu sa Standardom:

dokument je izrađen u skladu s uputama za uredsko poslovanje u saveznoj izvršnoj vlasti;

dokument je izradila ili poslala osoba koja je navedena kao njegov tvorac ili pošiljatelj;

dokument je izrađen ili poslan točno u određeno vrijeme navedenom primatelju;

dokument je potpun;

elektronički dokument (elektronička slika dokumenta) može se pronaći, izdvajati, prezentirati i tumačiti u EDMS saveznog organa izvršne vlasti, osim dokumenata na papiru, za koje je administrativnom uputom koju je odobrio savezni organ izvršne vlasti zabranjeno stvaranje elektroničke slike.

11. Stvaranje, obrada dokumenata u EDMS savezne izvršne vlasti provodi se na način utvrđen Pravilima za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. N 477 (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, 2009, N 25, čl. 3060; 2011, N 37, točka 5263).

12. EDMS FOIV treba omogućiti prikaz sljedećih formata datoteka: pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS savezne izvršne vlasti dopušteno je omogućiti prikaz drugih formata datoteka koji se koriste u aktivnostima savezne izvršne vlasti.

13. Kako bi se osigurao unos elektroničkih dokumenata, EDMS savezne izvršne vlasti mora ispunjavati sljedeće funkcionalne zahtjeve:

prilikom unosa elektroničke isprave koja se sastoji od više sastavnica elektroničke isprave - posebnih dijelova koji samostalno ili zajedno s drugim dijelovima elektroničke isprave čine zasebnu elektroničku ispravu, ESUD saveznog tijela izvršne vlasti mora osigurati unos svih njezinih sastavnica. ;

prilikom unosa elektroničkog dokumenta koji se sastoji od nekoliko komponenti, EDMS savezne izvršne vlasti treba osigurati mogućnost upravljanja ovim elektroničkim dokumentom u cjelini, održavajući odnos između komponenti i održavajući strukturni integritet elektroničkog dokumenta;

omogućiti korisnicima EDMS FOIV mogućnost unosa elektroničkog dokumenta u nedostatku softverske aplikacije koja se koristi za izradu elektroničkog dokumenta;

osigurati prikupljanje i pohranu metapodataka o dokumentima;

automatski izvlači vrijednosti iz polja koje je dodijelio službenik saveznog organa izvršne vlasti ovlašten za obavljanje poslova uprave pri radu s EDMS saveznog organa izvršne vlasti (u daljnjem tekstu: administrator EDMS saveznog organa izvršne vlasti), za pojedine skupine dokumenata zaprimljenih iz sustava MEDO, SMEV i drugih informacijskih sustava korištenjem tih vrijednosti za automatski unos relevantnih metapodataka;

podržava popunjavanje svih metapodataka navedenih prilikom konfiguracije EDMS FOIV, te osigurava njihovu trajnu pohranu i povezanost s dokumentom;

popraviti datum i vrijeme unosa dokumenta, kako u metapodatke tako iu kontrolne informacije;

pružiti mogućnost prikaza metapodataka svakog unesenog dokumenta na ekranu;

pružiti mogućnost zahtjeva od korisnika EDMS FOIV da unese one obvezne metapodatke koji nisu automatski ekstrahirani i spremljeni;

obavijestiti korisnika EDMS FOIV prilikom unosa dokumenta o nepotpunim metapodacima.

14. Kako bi osigurao procese odobravanja i potpisivanja dokumenata od strane EDMS-a, savezna izvršna vlast mora osigurati:

donošenje dokumenata korisnicima savezne izvršne vlasti EDMS, koji su izvršitelji, koordinatori i potpisnici dokumenta, s rješenjem, komentarima i uputama na ovaj dokument;

mogućnost vršenja kontrole nad izvršenjem uputa na dokumentima, automatski obavještavajući korisnike EDMS savezne izvršne vlasti o statusu uputa;

prisutnost sučelja koje vam omogućuje povezivanje elektroničkih potpisa koji su dobili potvrdu o usklađenosti sa zahtjevima utvrđenim Saveznim zakonom od 6. travnja 2011. N 63-FZ "O elektroničkom potpisu" (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, 2011., N 15, članak 2036; N 27, 3880);

potpisivanje i odobravanje (odobrenje) elektroničkih dokumenata korištenjem elektroničkog potpisa.

15. Za provjeru autentičnosti, cjelovitosti i pouzdanosti elektroničkih dokumenata, EDMS savezne izvršne vlasti mora osigurati:

provjera i sigurnost elektroničkih potpisa, pridruženi certifikati ključeva provjere elektroničkog potpisa;

pohraniti rezultat provjere elektroničkog potpisa u obliku metapodataka elektroničkog dokumenta;

obavijestiti korisnika EDMS FOIV o rezultatima provjere elektroničkog potpisa.

16. Postupak prijenosa (slanja) dokumenata primatelju provodi se u skladu s uputama za uredsko poslovanje u federalnom organu izvršne vlasti.

Za odlazne dokumente na papiru, EDMS Federalnog ureda izvršne vlasti mora osigurati ispis koverti odgovarajućeg formata i mailing liste.

17. EDMS FOIV treba osigurati bilježenje kontrolnih informacija kako bi se identificirale i pratile radnje za čije izvođenje korisnik EDMS FOIV nema dopuštenja (prava).

Istodobno, EDMS savezne izvršne vlasti mora osigurati da razdoblja pohrane kontrolnih informacija i snimljenih radnji odgovaraju razdobljima pohrane dokumenta.

EDMS FOIV mora pohraniti sljedeće kontrolne podatke u obliku zaštićenom od promjena:

o svim radnjama koje se poduzimaju s dokumentima ili skupovima dokumenata, nacrtima dokumenata, klasifikacijskom shemom;

o korisniku EDMS FOIV koji je izvršio radnju;

datum i vrijeme radnje.

Aktivnosti zabilježene kao dio informacija o kontroli trebaju uključivati:

unos dokumenata, nacrta dokumenata u EDMS federalnog organa izvršne vlasti;

pomicanje odjeljka (pododjeljka) u klasifikacijskoj shemi;

sve promjene u smjernicama za razdoblja čuvanja i naknadne radnje s dokumentima;

sve radnje koje je izvršio administrator EDMS savezne izvršne vlasti tijekom ispitivanja vrijednosti dokumenta, provedenog u skladu sa Saveznim zakonom od 22. listopada 2004. N 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji" ( Zbornik zakonodavstva Ruske Federacije, 2004, N 43, čl. 4169; 2006, N 50, st. 5280; 2007, N 49, st. 6079; 2008, N 20, st. 2253; 2010, N 19, st. 2291; N 31 , stavka 4196);

izricanje i uklanjanje zabrane uništavanja odjeljka (pododjeljka) klasifikacijskog sustava;

sve promjene metapodataka klasifikacijske sheme, odjeljaka i dokumenata;

izmjena i uništavanje metapodataka od strane korisnika EDMS FOIV;

promjene prava pristupa;

stvaranje, izmjena i uništavanje EDMS FOIV korisnika ili grupe EDMS FOIV korisnika;

prijenos dokumenata;

uništavanje dokumenata;

ispis dokumenta ili metapodataka.

18. Kako bi se osiguralo održavanje kontrolnih informacija, EDMS savezne izvršne vlasti mora ispunjavati sljedeće funkcionalne zahtjeve:

automatski evidentirati u sklopu nadzornih informacija sve slučajeve pristupa dokumentima, nacrtima dokumenata i odjeljaka, kao i ispis ili drugi prikaz informacija;

osigurati sučelje za postavljanje procesa za pohranu kontrolnih informacija;

evidentirati sve promjene u postavkama procesa spremanja kontrolnih informacija. Onemogućavanje bilježenja promjena u postavkama procesa spremanja kontrolnih informacija nije dopušteno;

osigurati očuvanje kontrolnih informacija o radnjama izvršenim na elektroničkim dokumentima, odjeljcima (pododjeljcima) klasifikacijske sheme, razdobljima pohrane, metapodacima;

osigurati održavanje kontrolnih informacija o promjenama u vrijednostima metapodataka;

spremiti kao dio kontrolnih informacija svakog dokumenta nacrte elektroničkih dokumenata usmjerenih na odobrenje ili potpisivanje;

osigurati da se revizijske informacije prezentiraju na način koji omogućuje prepoznavanje događaja i dobivanje svih podataka povezanih s njim;

predvidjeti mogućnost pretraživanja u kontrolnim informacijama informacija vezanih uz pojedine događaje, objekte – informacijske elemente EDMS FOIV (odjeljci, pododjeljci klasifikacijske sheme, elektronički dokumenti, komponente, kartice elektroničkih dokumenata, metapodaci i drugi informacijski elementi), korisnici EDMS FOIV, grupe EDMS FOIV - podskup EDMS FOIV korisnika, uloge EDMS FOIV korisnika, trenuci ili vremenski intervali.

19. U klasifikacijskoj shemi EDMS-a savezne izvršne vlasti treba predvidjeti odjeljke i pododjeljke koji odgovaraju odjeljcima i pododjeljcima nomenklature predmeta savezne izvršne vlasti.

Razdoblja pohrane dokumenata uključenih u odgovarajuće odjeljke (pododjeljke) utvrđuju se u skladu s Popisom tipičnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane, odobrenim naredbom Ministarstvo kulture Ruske Federacije od 25.08.2010. N 558 (registrirano u Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije 8. rujna 2010., registracija N 18380).

20. EDMS savezne izvršne vlasti mora ispunjavati sljedeće zahtjeve za pohranu i računovodstvo dokumenata:

trebalo bi biti moguće stvoriti i promijeniti uvjete pohrane odjeljaka (pododjeljaka) klasifikacijske sheme, koji su uspostavljeni na temelju nomenklature predmeta savezne izvršne vlasti;

ne bi trebalo biti ograničenja u pogledu broja razdoblja skladištenja;

prilikom kreiranja razdoblja čuvanja mora mu se dodijeliti identifikator i dati mogućnost da za njega unese jedinstveni naziv;

omogućiti održavanje i spremanje u zaštićenom obliku povijesti promjena i uništenja razdoblja pohrane u kontrolnim informacijama, uključujući datum takve promjene ili uništenja, te podatke o korisniku EDMS FOIV koji je izvršio izmjene ili uništio dokument;

prilikom promjene ili uništavanja roka čuvanja dokumenata potrebno je evidentirati razlog promjene ili uništenja i taj podatak pohraniti u kontrolnu informaciju;

imenovanje za svaki odjeljak, pododjeljak klasifikacijske sheme najmanje jednog roka čuvanja (upisivanjem u elektroničku karticu dokumenta broja odjeljka (pododjeljka) kojem dokument pripada, treba automatski postaviti rok čuvanja dokumenta u skladu s s razdobljem navedenim u klasifikacijskoj shemi);

u trenutku isteka razdoblja pohrane dokumenata, EDMS FOIV treba automatski pokrenuti obavještavanje korisnika EDMS FOIV o isteku razdoblja pohrane;

dodjela dokumenata za uništenje;

predvidjeti minimalni skup opcija za radnje s dokumentima nakon isteka roka pohrane u uvjetima pohrane dokumenata:

a) trajno pohraniti;

b) provesti ispitivanje vrijednosti dokumenta u skladu sa Saveznim zakonom od 22. listopada 2004. N 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji" (Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, N 43, čl. 4169; 2006. , N 50, članak 5280; 2007, N 49, točka 6079; 2008, N 20, točka 2253; 2010, N 19, točka 2291; N 31, točka 4196);

c) uništiti ispravu u skladu s uputama za uredsko poslovanje u federalnom organu izvršne vlasti;

d) prijenos na skladištenje u drugo skladište;

e) na kraju kalendarske godine izraditi dokumente u propisanom obliku: akt o izdvajanju za uništavanje dokumenata (odsječaka) s isteklim rokovima čuvanja i popis dokumenata za trajno i dugoročno (preko 10 godina) razdoblje skladištenja.

EDMS FOIV trebao bi omogućiti:

a) povećati rok čuvanja dokumenata;

b) dodjeljuje dokumente za uništavanje uz čuvanje u EDMS saveznog izvršnog organa akta o dodjeli dokumenata (odjeljaka) za uništavanje;

c) izvoziti godišnje dijelove dokumenata trajnog roka čuvanja radi prijenosa na čuvanje u državni arhiv;

d) izvoziti godišnje dijelove dokumenata o osoblju za prijenos u arhivu dokumenata o osoblju;

e) održavati razdoblja skladištenja u trajanju od najmanje sto godina;

e) evidentirati kao dio kontrolnih informacija sve radnje koje su poduzete za uništenje i prijenos dokumenata i o njima obavijestiti.

III. Zahtjevi za informacijsku sigurnost EDMS FOIV, uključujući i obradu servisnih informacija ograničene distribucije

21. Za zaštitu vlasničkih informacija ograničene distribucije treba koristiti tehničke i (ili) softverske alate za zaštitu informacija certificirane u skladu sa zahtjevima informacijske sigurnosti.

22. Zahtjeve zaštite informacija i mjere za njihovu provedbu, kao i posebne softverske i hardverske alate za zaštitu, potrebno je utvrditi i specificirati ovisno o utvrđenoj sigurnosnoj klasi.

23. EDMS FOIV mora biti u skladu sa zahtjevima nacionalne norme Ruske Federacije GOST R 51275-2006 "Informacijska sigurnost. Objekt informatizacije. Čimbenici koji utječu na informacije. Opće odredbe" i zahtjevima za tehničku zaštitu povjerljivih informacija.

24. EDMS FOIV trebao bi omogućiti kontrolu pristupa dokumentima. Odobrenja za pristup i druge transakcije s dokumentima i metapodacima trebaju se zabilježiti i čuvati kao revizijski trag.

25. EDMS FOIV ne bi trebao imati izravnu (nezaštićenu) vezu s informacijskom i telekomunikacijskom mrežom Internet u skladu s Dekretom predsjednika Ruske Federacije od 17. ožujka 2008. N 351 "O mjerama za osiguranje informacijske sigurnosti ruskog Federacije pri korištenju informacijskih i telekomunikacijskih mreža međunarodne razmjene informacija" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 12, točka 1110; 2008, N 43, točka 4919; 2011, N 4, točka 572).

26. EDMS FOIV treba omogućiti pristup dokumentima u skladu sa sigurnosnom politikom. Upravljanje korisnicima EDMS savezne izvršne vlasti treba se provoditi centralno. Prava pristupa - skup radnji koje korisnik EDMS FOIV može izvršiti, dodjeljuju se ulogama korisnika EDMS FOIV i/ili grupama korisnika EDMS FOIV. Osim otvaranja pristupa određenim dijelovima klasifikacijske sheme, prava pristupa koriste se za ograničavanje raspona operacija koje korisnik EDMS FOIV može obavljati nad objektima EDMS FOIV, uključujući pregled metapodataka i sadržaja odjeljaka, kreiranje ili pregledavanje elektroničkih dokumenata (elektroničke slike dokumenata) određene vrste. Dodjeljivanje prava pristupa korisnicima EDMS FOIV (u daljnjem tekstu upravljanje pravima) resursima EDMS FOIV u cijelosti se vrši softverom samog EDMS FOIV.

27. Uloga korisnika EDMS FOIV - skup funkcionalnih prava dodijeljenih unaprijed definiranom podskupu korisnika EDMS FOIV, može ograničiti korisničke mogućnosti EDMS FOIV, dopuštajući pretraživanje i čitanje elektroničkih dokumenata (elektroničke slike dokumenti) samo unutar pojedinih odjeljaka (pododjeljaka) klasifikacijske sheme.

28. Prava se dodjeljuju EDMS skupinama federalnih izvršnih tijela i nasljeđuju ih članovi tih skupina. Operacije dodjele prava pristupa dopuštene su samo administratorima savezne izvršne vlasti EDS-a.

29. Ovlasti administratora EDMS-a savezne izvršne vlasti trebaju biti evidentirane u službenim propisima službenika savezne izvršne vlasti.

30. Kako bi se osigurala zaštita elektroničkih dokumenata (elektroničke slike dokumenata) pri upravljanju pristupom, EDMS savezne izvršne vlasti mora ispunjavati sljedeće funkcionalne zahtjeve:

pružiti administratorima EDMS savezne izvršne vlasti upravljanje pravima pristupa;

podržati korištenje kombinacije prava pristupa istovremenom dodjelom nekoliko uloga korisniku EDMS FOIV;

omogućiti administratoru EDMS FOIV kreiranje grupa EDMS FOIV i upravljanje njima;

omogućiti pristup funkcijama sustava i relevantnim događajima samo administratorima savezne izvršne vlasti EDS-a;

kada korisnik EDMS FOIV vrši pretraživanje po sadržaju elektroničkih dokumenata i metapodataka, EDMS FOIV ne bi smio uključiti u popis rezultata pretraživanja elektroničke dokumente kojima korisnik EDMS FOIV nema prava pristupa.

31. Kako bi se osigurala sigurnost elektroničkih dokumenata, EDMS savezne izvršne vlasti trebao bi osigurati mogućnost redovite sigurnosne kopije elektroničkih dokumenata (elektroničke slike dokumenata), metapodataka, vraćanje elektroničkih dokumenata (elektroničke slike dokumenata), metapodataka iz sigurnosne kopije. Redovita automatizirana sigurnosna kopija i oporavak mogu se implementirati u samom EDMS FOIV integracijom s alatima koji se koriste u EDMS FOIV, sustavu za upravljanje bazom podataka ili s drugom softverskom aplikacijom.

32. Kako bi se osigurala sigurnosna kopija i oporavak EDMS-a, savezna izvršna vlast mora ispunjavati sljedeće funkcionalne zahtjeve:

imati automatizirane postupke sigurnosnog kopiranja i oporavka koji omogućuju redovitu potpunu ili selektivnu sigurnosnu kopiju odjeljaka (pododjeljaka) klasifikacijske sheme, elektroničkih dokumenata (elektroničkih slika dokumenata), metapodataka, administrativnih parametara i kontrolnih informacija, kao i po potrebi njihovu obnovu ;

pružiti administratorima EDMS FOIV mogućnost postavljanja rasporeda izvođenja backup procedura:

a) određivanje učestalosti sigurnosne kopije;

b) naznaku odjeljaka (pododjeljaka) i elektroničkih dokumenata (elektroničke slike dokumenata) za koje treba napraviti sigurnosnu kopiju;

c) dodjeljivanje mjesta pohrane za sigurnosne kopije.

Mogućnost vraćanja podataka iz sigurnosnih kopija treba imati samo administrator EDS FOIV sustava.

Prilikom vraćanja elektroničkog dokumenta (elektroničke slike dokumenata) iz sigurnosnih kopija, njegov integritet (uključujući metapodatke, kontrolne informacije) mora biti u potpunosti osiguran nakon završetka procesa vraćanja.

Izbor urednika

Posljedice industrijalizacije Rasprava o akumulaciji sredstava za industrijalizaciju

POVIJEST RUSIJE Tema br. 12 SSSR-a 30-ih godina industrijalizacija u SSSR-u Industrijalizacija je ubrzani industrijski razvoj zemlje, u ...

Kaspijska kampanja Petra I: koji su bili ciljevi & nbsp

PREDGOVOR "... Tako smo u ovim krajevima, s pomoću Božjom, primili nogu, nego vam čestitamo", napisao je Petar I u radosti Petrogradu 30. kolovoza...

Povijest razvoja liberalizma

Tema 3. Liberalizam u Rusiji 1. Evolucija ruskog liberalizma Ruski liberalizam je originalan fenomen koji se temelji na ...

Za što čovjek može biti sposoban?

Jedan od najsloženijih i najzanimljivijih problema u psihologiji je problem individualnih razlika. Teško je navesti samo jedno...

Razlozi za početak i poraz rusko-japanskog rata: ukratko

Rusko-japanski rat 1904.-1905 bio je od velike povijesne važnosti, iako su mnogi smatrali da je apsolutno besmislen. Ali ovaj rat...

Partizanski pokret - "batina narodnog rata" Smolenski partizani u ratu 1812.

Gubici Francuza od akcija partizana, po svemu sudeći, nikada se neće računati. Aleksej Šišov govori o "klubu narodnog rata", ...

Što je pitanje novca?

Uvod U gospodarstvu bilo koje države, otkako se pojavio novac, emisija je igrala i igra svaki dan svestrano, a ponekad ...

Sažetak: Petar Veliki, je li doista velik

Petar Veliki rođen je u Moskvi 1672. Njegovi roditelji su Aleksej Mihajlovič i Natalija Nariškina. Petera su odgajale dadilje, obrazovanje na ...

Koliko dugo kuhati pileću juhu?

Teško je pronaći dio piletine od kojeg je nemoguće napraviti pileću juhu. Juha od pilećih prsa, pileća juha...

Novi

Popularan

Zahtjevi za informacijske sustave za elektroničko upravljanje dokumentima saveznih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu obrade službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sustava - Rossiyskaya Gazeta ..