Trebam li svake godine sastavljati tablicu osoblja? Trebam li svake godine odobravati novi raspored zaposlenih ako se ne mijenja

Rad svakog poduzeća temelji se na zakonodavnim aktima različitih razina podređenosti. Važnu ulogu u životu svake organizacije igraju lokalni dokumenti usvojeni i objavljeni za samo poduzeće.

Poštovani čitatelji! U članku se govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj individualan. Ako želite znati kako riješi točno tvoj problem- obratite se konzultantu:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u tjednu.

Brz je i JE BESPLATNO!

U dokumente lokalnog karaktera spada i kadrovski raspored. Značajke i značajke dizajna ovog važnog dokumenta prikazane su u nastavku.

Što je ovaj dokument?

Kadroviranje je normativni akt lokalne naravi. Na temelju Povelje poduzeća.

Za objedinjavanje, Uredbom Državne službe za statistiku odobren je obrazac T-3.

U poduzećima se njime evidentira broj zaposlenih, njihov sastav i struktura.

Uključuje:

• Naziv odjela, dodjeljivanje šifre.
• Naziv položaja, specijalnosti, zanimanja, kategorije, kvalifikacijske klase.
• Broj zaposlenih, plaća, dodaci.

Osoblje je osmišljeno za:

• Formirajte organizacijsku strukturu poduzeća.
• Formirati broj odjela i kadrovskih jedinica.
• Uspostavite sustav plaća za zaposlenike.
• Postavite dopuštenja i njihovu veličinu.
• Olakšati zapošljavanje za slobodna radna mjesta.

Što kaže zakon?

Normativna baza

• Zakon o radu. Umjetnost. 15. i 57. upućuju na raspored osoblja. To je zbog činjenice da dužnosti, prava i naknada zaposlenika proizlaze iz rasporeda osoblja.
• Upute za. Naznačeno je da se svi upisi u radnu knjižicu upisuju na temelju rasporeda zaposlenih.

Ne postoji normativni akt koji propisuje obvezu vođenja rasporeda zaposlenih. Unatoč ovakvoj “rupi u zakonu”, sve kontrolne službe traže ovaj dokument.

Uz njegovu pomoć provjeravaju se i prikupljaju podaci o zaposlenicima, naknadama za obavljeni rad i sl. Stoga je njegov nedostatak kršenje zakona o radu i povlači za sobom novčanu kaznu.

Zaključak: tablica osoblja trebala bi biti u svakom poduzeću.

Odgovorne osobe. Tko potpisuje?

Voditelj poduzeća, voditelji kadrovskih i računovodstvenih odjela imaju pravo potpisa u tablici osoblja. To znači da su djelatnici ovih službi odgovorni za sastavljanje, izvršenje, izmjene.

Potpis se stavlja na kraju dokumenta. Ako se popis djelatnika sastoji od više stranica, potpisi se stavljaju na posljednjoj stranici u posebnim potpisnim redovima.

Tijekom početnog razvoja rasporeda osoblja, grafikon za potpise može se unijeti na svaku stranicu dokumenta.

Kada i kako napraviti promjene?

Treba li mijenjati svake godine ili ne, odlučuje svaki voditelj zasebno. Ovo je planski dokument i poželjno ga je godišnje ažurirati.

Godišnje ažuriranje omogućit će koordinaciju kvantitativnog i kvalitativnog sastava zaposlenika.

Ako je potrebno uvesti ili ukloniti radna mjesta, ukinuti ili dodati odjele, novi dokument može se odobravati rjeđe ili češće.

Promjene se mogu izvršiti na nekoliko načina:

• Ukupna promjena. Dodjeljuje mu se novi matični broj i potvrđuje naredbom (ukazom).
• Selektivna promjena. Treba ga registrirati u nalogu ili nalogu. Ova metoda je moguća ako prilagodbe nisu značajne.

Promjene izvršene u rasporedu osoblja utječu na već zaposleno osoblje; u skladu s tim treba izvršiti prilagodbe u radnim dokumentima onih zaposlenika na koje se odnose.

To može biti promjena položaja, odjela, dodatne odgovornosti, promjena,.

O promjeni radnog mjesta zaposlenika je potrebno pismeno obavijestiti dva mjeseca unaprijed.

Stoga se uvođenje promjena sastoji od sljedećih koraka:

• Suglasnost zaposlenika da izvrši prilagodbe rasporeda koje ga se tiču.
• Izrada i donošenje naloga (upute) o prilagodbi.
• Pisanje i prihvaćanje molbe zaposleniku na kojeg se promjene odnose.
• Evidentiranje primljenih promjena u radnu knjižicu.

Kako pravilno sastaviti tablicu osoblja?

Postupak, faze i pravila popunjavanja

Prilikom pisanja tablice osoblja treba se pozvati na organizacijsku strukturu poduzeća.

To je zbog činjenice da je prilikom sastavljanja rasporeda potrebno navesti odjele koji su dio poduzeća. Zatim se ispunjava standardizirani obrazac.

Koraci za unos podataka u standardizirani obrazac:

• Navedite naziv poduzeća prema osnivačkim dokumentima. Ako postoji skraćeni naziv, potrebno ga je također navesti - u zagradama ili u retku ispod.
• Navedite OKPO kod.
• Navesti redni broj, prema Dnevniku evidentiranja tijeka dokumenata. Prilikom višestrukih prilagodbi unesite zasebno numeriranje (na primjer, s vrijednošću slova).
• U posebnu rubriku upisuje se datum izrade dokumenta. Ne mora se uvijek poklapati s vremenom njegovog stupanja na snagu. S tim u vezi, u objedinjenom obrascu postoji stupac u kojem je naznačen datum od kojeg stupa na snagu.
• U stupac »Država u broju ... jedinica« upisuje se broj službenih jedinica.
• Grafikoni se popunjavaju.

Odjeljci, stupci i njihova obilježja

Odjeljak 1 "Naziv strukturne jedinice"

Uvode se odjeli, predstavništva, podružnice.

Podaci se unose odozgo prema dolje.

Prvi red označava upravljanje poduzećem. Zatim slijede financijska služba, računovodstvo, kadrovska služba, služba za ekonomska pitanja.

Nakon popunjavanja grafikona po odjelima prve razine subordinacije potrebno je unijeti podatke o proizvodnji.

Navedene su sve trgovine i odjeljci. Nakon ove razine upisuju se podaci o uslužnim jedinicama (skladište npr.).

Odjeljak 2 "Šifra strukturne jedinice"

Uz pomoć ovog odjeljka jasno se prati hijerarhijska struktura poduzeća.

Kako biste olakšali popunjavanje ovog stupca, trebali biste koristiti industrijske klasifikatore.

Bilo kojoj strukturnoj jedinici dodjeljuje se posebna šifra kako bi se olakšalo upravljanje dokumentima.

Dodjela počinje od velikog prema malom. Na primjer, odjel je 01, odjeli u odjelu su 01.01, 01.02 itd., u odjelu je grupa 01.01.01 itd.

Stupac 3 "Pozicija (specijalnost, struka), kategorija, klasa (kategorija) kvalifikacije zaposlenika"

Rubrika se popunjava na temelju Klasifikatora zanimanja radnika, radnih mjesta namještenika i platnih kategorija.

Za organizacije koje se financiraju iz saveznog proračuna, uporaba klasifikatora sastavni je dio procesa rada.

Podaci se upisuju u ovaj stupac u skladu s karakteristikama djelatnosti pojedinog poduzeća.

Odjeljak 4 "Broj jedinica osoblja"

Sadrži podatke o broju radnih jedinica. Jedinice osoblja proračunske organizacije odobravaju više organizacije.

U poduzeću neproračunskih oblika vlasništva, jedinice osoblja određuju se prema njegovim potrebama i ekonomskoj izvedivosti. Ako poduzeće ima jedinice osoblja koje rade po stopama od 0,5 ili 0,25, tada se prilikom popunjavanja ovog odjeljka navode udjeli.

Slobodna radna mjesta se uklapaju u broj slobodnih državnih jedinica.

Primjer tablice osoblja sa stopom od 0,5:

Odjeljak 5 "Tarifna stopa (plaća) itd."

Ovaj odjeljak sadrži podatke o plaćama po radnim mjestima.

Pomoću tarifne stope zaposlenici se nagrađuju za obavljene poslove u skladu s ugovorom o radu. Ovaj način plaćanja aktivno koriste poduzeća i organizacije u državnom vlasništvu. Pri obračunu plaća potrebno je pozvati se na Jedinstvenu tarifnu ljestvicu.

Plaća - fiksna naknada za obavljanje poslova koji su neposredno određeni ugovorom o radu.

Formiranje plaće provodi se za određeno vremensko razdoblje (mjesec, kvartal, pola godine).

Utvrđivanje plaće zaposlenika proračunskih organizacija temelji se na Jedinstvenoj tarifnoj ljestvici. Poduzeća privatnih oblika vlasništva polaze od financijskih mogućnosti, ali ne ispod minimalne plaće, koja ne uključuje bonuse, dodatke, isplate za posebne uvjete rada i sl.

Podaci su navedeni u rubljima.

Odjeljak 6-8 "Doplate i naknade"

Sadrži podatke o poticajnim plaćanjima, naknadama (bonusima) utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije („sjeverni“, za akademski stupanj) i uvedenim prema nahođenju organizacije (povezano s radnim uvjetima).

Za poduzeća i organizacije koje se financiraju iz državnog proračuna, iznos naknada utvrđuje Vlada Ruske Federacije, za privatne - uprava poduzeća.

Dodaci se određuju u postotku od plaće. Plaćanja su fiksna plaćanja.

Odjeljak 9 "Ukupno"

Zbirni su stupci 5 - 8. Navedeni su svi troškovi tijekom mjeseca.

Odjeljak 10 "Napomena"

Promjene se vrše u stupcu, pojašnjenja prema rasporedu osoblja.

Kada se sastavlja i odobrava?

Kadrovska tablica sastavlja se prilikom otvaranja novog poduzeća, podružnice, podružnice i sl., te kada se izvrše značajne promjene.

Zbog činjenice da se plaće isplaćuju mjesečno, najispravnije je odrediti datum stupanja na snagu prvog dana u mjesecu.

Raspored osoblja odobrava se na temelju naloga ili naloga koji potpisuje voditelj poduzeća ili ovlaštena osoba.

Također, u kadrovskom rasporedu potrebno je unijeti odgovarajuće podatke u stupac "Odobreno". Nadalje se podaci upisuju u Dnevnik upisa, nakon čega se broj upisuje u nalog. Nadalje, nakon postupka odobrenja, tablica osoblja šalje se na pohranu.

Uzorak punjenja 2019:

Važne nijanse

Zaokruživanje pozicija

Kod unosa kadrovske razine kadrovska tablica može sadržavati cijele jedinice i razlomke.

Postoje dvije mogućnosti zaokruživanja jedinica osoblja:

• Zaokruživanje se provodi za svaki odjeljak.
• Radne jedinice su zaokružene za nekoliko odjela.

pri čemu:

• Ocjene manje od 0,13 = 0, tj. ležeći.
• Stope od 0,13–0,37 jednake su 0,25 regularne pozicije.
• Tečaji 0,38-0,62 zaokružuju se na 0,5 tečaja.
• Redovne stope od 0,63-0,87 jednake su 0,75 stopa.
• Preko 0,87 - puna stopa.

Izrada tablice osoblja za pojedinačne poduzetnike

Prema zakonu, pojedinačni poduzetnik može zaposliti zaposlenike. Od trenutka kada su zaposlenici primljeni, on postaje poslodavac i mora voditi raspored osoblja. Izuzetak su slučajevi kada su dužnosti i oblik djelatnosti zaposlenika pobliže opisani u ugovoru o radu.

Osoblje pomaže riješiti se poteškoća nepredvidivih situacija u radu s osobljem.

Prilikom sastavljanja tablice osoblja za pojedinačne poduzetnike vrijedi se pridržavati istih načela i pravila kao i za velika poduzeća.

Ali barem se isplati ispuniti stupce 1-5.

Razvoj osoblja u proračunskoj instituciji

Osoblje je sastavni dio rada svake proračunske organizacije. Također se sastavlja prema standardiziranom obrascu T-3 u skladu sa svim navedenim načelima i obilježjima.

Međutim, za proračunske institucije obvezno je koristiti:

• Sveruski klasifikator zanimanja radnika, radnih mjesta i kategorija plaća.
• Imenik kvalifikacija radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika.
• Jedinstveni tarifno-kvalifikovani imenik poslova i zanimanja radnika (ETKS).

Prilikom sastavljanja i uvođenja tablice osoblja u državnim poduzećima potrebno je pozvati se na industrijske propise.

Upoznavanje zaposlenika

Regulatorni pravni akti koji se odnose na radna pitanja pokazuju: poslodavac je dužan upoznati zaposlenike s internim propisima o radu, kao i drugim lokalnim propisima koji izravno utječu na njegovu radnu aktivnost.

Upoznavanje se vrši uz potpis. Prema tome, ako je tablica osoblja normativni akt lokalne prirode, tada se upoznavanje s njim treba provesti na isti način.

Iz gore navedenog treba zaključiti da je potrebno održavati tablicu osoblja u svakom poduzeću. Radi pojednostavljenja rada s osobljem usvojen je standardizirani obrazac T-3. Njegova uporaba će pojednostaviti rad i interakciju s regulatornim tijelima.

Protok dokumenata je neophodan kako bi se pratili različiti pokazatelji poslovanja poduzeća u dinamici. Bez toga je organizacija procesa prilično kaotična. Budući da su u suvremenom svijetu kadrovi glavno bogatstvo svake tvrtke, dokumenti vezani uz upravljanje ljudskim resursima moraju se voditi što točnije i korektnije.

Jedan od tih dokumenata je tablica osoblja, čiji se detalji raspravljaju u ovom članku. Omogućuje vam postavljanje osoblja u odjelima organizacije, analizu organizacijske strukture i sustava nagrađivanja, a također olakšava proces zapošljavanja osoblja za slobodna radna mjesta u tvrtki.

Čemu služi ovaj dokument, je li obavezan?

Tablica osoblja je neophodna kako bi se mogle opravdati situacije otpuštanja zaposlenika zbog smanjenja broja zaposlenih u slučaju da se obrate sudu. Može poslužiti i kao opravdanje (zbog nepostojanja određenog stava). Stoga je kompetentna priprema ovog dokumenta osnova za pravnu obranu interesa tvrtke.

Osim toga, inspekcijske tvrtke (osobito inspekcija rada) često zahtijevaju njezinu prisutnost tijekom inspekcija. Nedostatak dokumenta spada u kršenje zakona Ruske Federacije o zaštiti na radu. Sukladno tome, prema Zakonu o upravnim prekršajima Ruske Federacije (članak 5.27), organizacija koja ne dostavi raspored suočava se s novčanom kaznom u roku od od 30 do 50 tisuća kuna rubalja. Osim toga, službenik će biti kažnjen (iznos varira od 1 do 5 tisuća kuna rubalja).

Naposljetku, bez rasporeda zaposlenih nije moguće dokazati da u trenutku smanjenja tvrtka nije imala mogućnost zaposlenicima osigurati alternativna slobodna radna mjesta.

Na ovaj način, prisutnost ovog papira nije obvezna s gledišta zakonodavstva Ruske Federacije, a teoretski se odluka porezne ili inspekcije rada o naplati kazne može osporiti na sudu. Međutim, u praksi bi dokument trebala održavati svaka tvrtka kako bi se spriječile moguće konfliktne situacije. U isto vrijeme, važno je razumjeti da je za proračunske organizacije njegova prisutnost propisana zakonom.

Zahtjevi za to

Budući da je raspored osoblja takozvani lokalni propis, za njega nema toliko posebnih zahtjeva:

• Jedan od glavnih je činjenica da je tvrtka dužna sastaviti ovaj dokument u skladu sa saveznim zakonom. objedinjeni obrazac T-3. Ne možete ga skratiti (sve potrebne stavke moraju biti prisutne), ali možete unijeti dodatne podatke.
• Raspored se mora uspostaviti od prvog dana u mjesecu.
• Vrlo je važno da svaka stranica bude numerirana.
• Dokument mora biti spajan, imati pečat organizacije, potpis voditelja i osobe odgovorne za sastavljanje.

Tko sastavlja?

Trenutačno zakonodavstvo ne definira jasno tko bi trebao biti uključen u izradu dokumenta.

U poduzećima s razgranatom organizacijskom strukturom, odgovornost za sastavljanje mogu biti zaposlenici sljedećih odjela:

• kadrovska služba;
• računovodstvo;
• pravna služba (najrjeđa situacija).

U malim tvrtkama to može učiniti voditelj ili bilo koja druga osoba koju on ovlasti. U ovom slučaju, narudžba se izrađuje na ime određenog zaposlenika koji će raditi s ovim dokumentom. Druga mogućnost utvrđivanja odgovornosti je naznaka te činjenice u opisu posla ili ugovoru o radu.

Da biste pojednostavili postupak sastavljanja, potrebno je propisati njegove nijanse u uputama za uredski rad:

• uvjeti i osnovna pravila za izradu/uvođenje promjena;
• obrazac naloga za odobravanje rasporeda i promjena;
• odgovorne osobe za formiranje dokumenta i potpisivanje naloga;
• zaposlenici s kojima je potrebno uskladiti nacrt rasporeda ili njegove izmjene;
• sastav normativnih akata koji uređuju sva pitanja u vezi s tim.

Kako se tvrdi?

Nakon sastavljanja tablice osoblja, mora se odobriti. Prije nego što konačan obrazac za potpisivanje bude spreman, potrebno ga je uskladiti sa zaposlenicima navedenim u uputama.

Nakon ovoga, tvrdnja se mora izreći posebnim nalogom ili nalogom, koji mora biti potpisan od strane čelnika društva ili ovlaštene osobe. Naredba mora naznačiti datume sastavljanja, odobrenja i stupanja na snagu - oni se mogu međusobno podudarati ili razlikovati, ali datum stupanja na snagu ne može biti raniji od datuma izrade ili odobrenja.

Struktura i redoslijed popunjavanja

Prije svega, objedinjeni obrazac mora sadržavati niz detalja (oni su potrebni za svaki knjigovodstveni dokument):

• naziv i broj dokumenta;
• datum njegove kompilacije;
• naziv tvrtke;
• potvrdu o činjenici obavljanja djelatnosti i iskazivanje vrijednosti naturalnog ili novčanog mjerenja;
• ime i potpis osobe odgovorne za ispravnost sastavljanja.

Tablica mora sadržavati sljedeće podatke (s lijeva na desno):

• strukturna podjela;
• šifra odjela;
• položaj, čin, kvalifikacijska klasa (na primjer, inženjer 1. kategorije);
• broj jedinica osoblja;
• plaća (naznačena u rubljima, mjerne jedinice su samo u zaglavlju tablice - na primjer, 20.000,00);
• naknade (u rubljima) - na primjer, za akademski stupanj. Za njih su dodijeljena 3 stupca;
• ukupno, utrljati. - u ovoj koloni iskazuje se ukupan iznos plaće;
• Bilješka.

Nakon popunjavanja svih stupaca u tablici, morate ispuniti redak "Ukupno". Potrebno je zbrojiti sve vrijednosti u stupce (količine plaća, koliko će biti zaposlenih itd.). Nakon toga se stavljaju potrebni potpisi i pečat.

Proces formiranja i popunjavanja programa 1C možete pogledati u sljedećem videu:

Kako napraviti promjenu?

Za 2019. postoje 2 glavna načina za izmjene u rasporedu osoblja:

1. Dakle, možete izravno promijeniti ovaj dokument stvaranjem novog, koji će imati sljedeći registarski broj. U tom slučaju nova verzija mora biti odobrena nalogom za glavnu djelatnost.
2. Međutim, većinu vremena promjene su sasvim male. U ovom slučaju dovoljno je napraviti promjene. Naredba se može nazvati na sljedeći način: "O promjeni tablice osoblja" ili "O izmjenama tablice osoblja".

Međutim, ovaj postupak mora biti opravdan. To mogu biti sljedeći razlozi:

• potreba za optimizacijom administrativnih aktivnosti;
• unapređenje organizacijske strukture poduzeća;
• reorganizacija;
• otklanjanje dupliciranja funkcija i formiranje centara odgovornosti;
• promjene u zakonodavstvu Ruske Federacije;
• potreba organiziranja mjera za poboljšanje aktivnosti pojedinog odjela u poduzeću;
• smanjenje glavne djelatnosti, njezino proširenje ili diversifikacija.

Ako se radno mjesto zaposlenika preimenuje, prije promjene morate dobiti njegovu pismenu suglasnost.

Rok trajanja i učestalost sastavljanja

U zakonodavstvu Ruske Federacije ne postoje norme koje bi regulirale učestalost zapošljavanja osoblja. Ako tvrtka ima visoku razinu fluktuacije osoblja, preporučljivo je sastavljati ga jednom mjesečno. Međutim, najčešće ga rade svakih 6 ili 12 mjeseci, po potrebi samo izmjene. To je zbog činjenice da je takav raspored tzv. planski dokument.

Također je moguće sastaviti obrazac T-3 za nekoliko godina - ali to mogu učiniti samo one tvrtke koje ne planiraju prilagoditi osoblje, uvesti nova radna mjesta ili ukloniti neke od postojećih.

Stoga se ova opcija ne može smatrati svrsishodnom u vrijeme 2019. - krizni uvjeti prisiljavaju organizacije da stalno mijenjaju različite aspekte svojih aktivnosti.

Što se tiče roka čuvanja, dokument za sada mora čuvati tvrtka u roku od 3 godine. U tom se slučaju ovo razdoblje računa od sljedeće godine nakon godine u kojoj je raspored izgubio snagu. Raspored osoblja (koji može poslužiti kao lagana alternativa dotičnom papiru) mora se čuvati 75 godina.

Zdravo! Jeste li ikada čuli za takav dokument kao što je "Kadrovska organizacija"? Ali to je dokument na temelju kojeg se obračunavaju plaće, primaju i otpuštaju zaposlenici. Sada ćemo pokušati detaljno reći koje funkcije SHR obavlja i kako ga pravilno sastaviti.

Što je "osoblje"

Svatko od vas je barem jednom u životu bio u kadrovskom odjelu nekog poduzeća. Vjerojatno ste vidjeli nebrojene fascikle i osobne datoteke zaposlenika. Sigurno je mnoge zanimalo kako zaposlenici ovog odjela prikupljaju i pamte podatke o svim pozicijama, zaposlenicima itd.

I sve je vrlo jednostavno. Imaju takav dokument kao što je popis osoblja.

Osoblje (SHR)- Ovo je regulatorni dokument koji ukazuje na informacije o svim pozicijama poduzeća, broju zaposlenih s punim radnim vremenom, iznosu njihovih tarifnih stopa i iznosu dodataka.

Drugim riječima, ovo je dokument koji sadrži općenite podatke o broju zaposlenih u poduzeću i raspoloživim radnim mjestima. Osim toga, tablica osoblja pokazuje iznos plaća za svako radno mjesto, uzimajući u obzir sve dospjele naknade.
Vrlo često ovaj dokument pomaže menadžerima poduzeća u tijeku parnica. Primjerice, zbog prisilnog smanjenja broja radnika, radnik je dobio otkaz i tužio bivše rukovoditelje. U ovom slučaju, SR je izravan dokaz zakonitosti radnji okrivljenika.

Zbog važnosti ovog dokumenta, sve stranice su numerirane, prošivene i zapečaćene.

• Preuzmite uzorak naloga o odobrenju rasporeda osoblja

• Preuzmite Obrazac kadrovskog rasporeda N T-3

Kadrovske funkcije

Kao i svaki dokument, HR ima niz funkcija. Od kojih su glavni:

• Mogućnost organizacije radnog vremena osoblja;
• Isplata mjesečnih plaća zaposlenicima;
• Službena prijava novozaposlenih djelatnika;
• Napuštanje pravila unutarnje dnevne rutine;
• Premještanje prijavljenih djelatnika s jednog radnog mjesta na drugo itd.

Osoblje je obavezan dokument

Svaka tvrtka ima gomilu dokumentacije. Postoje dokumenti koji su obvezni, a postoje oni koji se izrađuju iz nužde. Na pitanje "Je li SR obavezan dokument?" nemoguće je dati definitivan odgovor.

Sve zbog činjenice da zakon o radu ne podrazumijeva obveznu prisutnost SHR-a u poduzeću. Ali ako uzmemo u obzir ovo pitanje na temelju zahtjeva Roskomstata, onda se ispostavlja da je ovaj dokument neophodan, jer. to je primarna dokumentacija za obračun isplata plaća.

Iako nema jasnih normi u zakonodavstvu, većina organizacija vodi ovu vrstu dokumentacije. Uostalom, glavni dio državnih inspekcija počinje upravo proučavanjem SHR-a.

Zapravo, prisutnost ovog dokumenta olakšava život ne samo inspektorima, već i menadžerima, kadrovskim i računovodstvenim odjelima.

Koje je trajanje kadroviranja

Nijedan službeni dokument ne navodi točno trajanje SR-a. Sam voditelj ima pravo naznačiti razdoblje za koje je ovaj dokument sastavljen. Najčešće se ponavlja svake godine i stupa na snagu 1. siječnja. Prilikom sastavljanja SR-a naveden je datum njegove valjanosti. Ali ako ne navedete datum, dokument se smatra neograničenim i ne treba ga ponovno raditi.

Koliko i gdje se pohranjuje tablica osoblja

Na temelju rješenja Federalnog arhiva, SR se nakon isteka roka valjanosti mora čuvati u poduzeću 3 godine. A rok trajanja običnih konstelacija je 75 godina.

Regularni raspored- izborni dokument za svako poduzeće, koji se izrađuje na temelju tablice osoblja. To je mobilna verzija SHR-a i sadrži detaljnije podatke o zaposlenicima tvrtke (ime radnika, skupina invaliditeta i sl.).

Tko izmišlja

Prije nastavka izrade dokumenta, upravitelj izdaje nalog za promjenu tablice osoblja, gdje imenuje zaposlenika koji će ga sastaviti.

To može biti apsolutno bilo koji zaposlenik organizacije. Ali najčešće se takav posao povjerava zaposlenicima kadrovske službe, računovodstvu ili inženjeru za racionalizaciju rada.

Koliko primjeraka SHR-a treba biti u proizvodnji

Prilikom sastavljanja SR izrađuje se jedan njegov primjerak. Stoga, izvornik i kopiju moraju čuvati Služba za ljudske resurse i računovodstvo.

Promjena u osoblju

Ponekad je potrebno unijeti izmjene u postojeći SR. To se radi u nekoliko slučajeva:

1. Ako postoji reorganizacija društva;
2. Ako je potrebno optimizirati i poboljšati radnu aktivnost upravljačkog aparata;
3. Ako izmjene zakonodavstva zahtijevaju uvođenje obveznih izmjena i dopuna SR-a;
4. U slučaju kadrovske promjene ;
5. Promjene pozicija u rasporedu osoblja;
6. Promjene plaća u osoblju.

Ako su promjene manje i ne zahtijevaju stvaranje novog HR-a, tada voditelj izdaje nalog za izmjenu rasporeda osoblja. Nakon toga odgovorni djelatnik vrši izmjene i dopune postojećeg dokumenta.

Kada se izvrše promjene u rasporedu osoblja, uprava nije dužna pismeno obavijestiti zaposlenike.

Drugi način izmjene je stvaranje novog SR-a.

Uz bilo kakve promjene u SHR-u, potrebno je izvršiti izmjene i dopune radnih knjižica i osobnih kartica zaposlenika. Prethodno je za ovu radnju potrebno pribaviti pisano dopuštenje zaposlenika.

Na primjer, ako se tekst naziva radnog mjesta neznatno promijeni, zaposlenik mora biti pismeno obaviješten. Tek nakon toga se vrše izmjene u njegovoj radnoj knjižici.

Ukoliko se promjene odnose na visinu plaća, u tom slučaju zaposlenik se o tome obavještava pisanim putem 2 mjeseca unaprijed. Ove izmjene i dopune rade se paralelno s ugovorom o radu.

Postoji li obavezan oblik kadroviranja

Za sastavljanje SR-a najčešće se koristi jedinstveni. To je obrazac – tablica u koju treba unijeti podatke.

Većina organizacija uzima obrazac T-3 kao osnovu i "prilagođava" ga kako bi odgovarao njihovom poduzeću. To je dopušteno, odnosno jedinstveni oblik ovog dokumenta nije obavezan.

U slučajevima kada poduzeće ima državni oblik upravljanja, tada se tablica osoblja sastavlja u skladu sa svim pravilima.

Kadrovska struktura organizacije

SR se sastoji od zaglavlja, tablice i podataka osoba koje su potpisale dokument.

Prvi dio dokumenata sadrži sljedeće podatke:

• Naziv organizacije, prema osnivačkim dokumentima;
• Datum početka SR-a, njegov broj i rok valjanosti. Numeriranje se može dodijeliti proizvoljno.
• Datum i broj naloga o odobrenju rasporeda osoblja;
• Glavni stožer.

Drugi dio je zbirka podataka za sve pozicije. Razmotrit ćemo ga malo kasnije.

Treći dio sadrži imena i položaje osoba koje su potpisale ovaj dokument. Najčešće je to voditelj kadrovske službe i glavni računovođa.

Kako napraviti tablicu osoblja

Nadamo se da nitko nije imao pitanja prilikom popunjavanja "zaglavlja", pa prijeđimo na popunjavanje same tablice.

1 broj . Naziv strukturne jedinice. Moraju biti navedeni prema redoslijedu podređenosti. Na primjer, uprava, tajništvo, financijski odjel, računovodstvo itd.;

2 točke. Šifra odjela. Jedinice numeriramo odozgo prema dolje (01,02,03 itd.);

3 točke. Naziv radnog mjesta. Podaci se unose u nominativu bez kratica, u jednini, prema kvalifikacijskim i tarifnim uputnicama;

4 točke . Broj jedinica osoblja. Ovaj stupac pokazuje koliko ljudi na jednoj poziciji tvrtka treba. Ova vrijednost može biti cijeli broj ili razlomak. Na primjer, 2,5 može značiti da će 2 zaposlenika raditi s punim radnim vremenom, a jedan s nepunim radnim vremenom;

5. stupac . Iznos plaće, tarifne stope ili bonusa. Navedeno u rubljima za svaku poziciju. Ako, na primjer, rade 2 računovođe, ali im voditelj isplaćuje različite plaće, tada je u tablici osoblja navedena jedna plaća, a dodatne isplate propisane su u stupcu dodatka. Odnosno, plaća zaposlenika na istom radnom mjestu treba biti ista;

6, 7, 8 stupaca . Dodaci za posebne uvjete rada. Možda nisu, tada se u stupce stavljaju crtice. Ali ako radnik radi noću, praznicima, on čisti dostojanstvo. čvorove itd., onda po zakonu treba platiti neku odštetu;

9. stupac. Za samo mjesec dana. Podaci u stupcima 5,6,7,8 su sažeti, nakon čega se množe s brojem jedinica osoblja za svako radno mjesto;

10 brojati . Bilješka. Može se navesti lokalni normativni akt na temelju kojeg se provodi naknada;

Nakon unosa podataka potrebno je zbrojiti ukupno po 4 i 9 stupac. Tako ćemo saznati broj jedinica osoblja u popisu osoblja i mjesečnu plaću.

odobrenje osoblja

Prema pravilima za odobravanje tablice osoblja, nakon sastavljanja i provjere svih podataka, SR potpisuje voditelja, glavnog računovođu i voditelja odjela za osoblje. Nakon toga, voditelj poduzeća izdaje nalog za stavljanje ovog dokumenta na snagu.

Zaključak

SR nije obavezan, ali vrlo važan dokument svake organizacije. Na temelju njega možete prihvatiti novi. Osim toga, koristi se za isplatu plaća zaposlenicima poduzeća.

Ovaj dokument nije strogo reguliran, pa se može "prilagoditi" za svaku organizaciju i po potrebi preraditi. Ovo je voditelju spas u razdoblju inspekcijskih nadzora državnih tijela.

10.01.2018, 11:39

Došla je Nova godina 2018. Je li potrebno svake godine naredbom odobriti tablicu osoblja? Ovo se pitanje često postavlja među osobljem. Ne možete odmah shvatiti treba li ovaj dokument ažurirati ili ga ne treba ponovno odobriti. U svakom slučaju, želim sve učiniti kako treba. Uostalom, nitko ne želi kršiti zakon. O tome je li potrebno odobravati kadrove svake godine, ako nema promjena, govorit ćemo u članku.

Popis pozicija

Što je raspored osoblja? Ovo je dokument koji predstavlja popis strukturnih odjela tvrtke, nazive pozicija, specijalnosti, naznaku kvalifikacija, kao i podatke o odgovarajućem broju radnih mjesta. Osim toga, tablica osoblja sadrži podatke o službenim plaćama, naknadama i mjesečnom fondu plaća (članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije, odjeljak 1. uputa, odobren Dekretom Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01. 2004 br. 1).

Unatoč činjenici da radno zakonodavstvo ne sadrži poseban zahtjev za sve poslodavce da sastave tablicu osoblja, bolje je sastaviti ovaj dokument. Uostalom, imajući na raspolaganju osoblje, možete jasno vidjeti strukturu organizacije i izračunati potrebnu količinu novca za održavanje osoblja. U tom smislu, stručnjaci za osoblje mogu imati pitanje koliko često je potrebno odobriti tablicu osoblja.

Za tablicu osoblja predviđen je jedinstveni obrazac br. T-3, odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1. Međutim, trenutačno je uporaba jedinstvenih obrazaca obavezna samo za proračunske organizacije. Sve druge tvrtke mogu koristiti i jedinstvene obrasce i obrasce razvijene samostalno (članci 7, 9 Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Točnost ovih zaključaka potvrđuju službenici Ministarstva financija (pismo Ministarstva financija Rusije od 04.12.2012. br. PZ-10/2012).

Nisu potrebne nove zalihe

Većina ruskih organizacija ima osoblje. Stoga je među kadrovskim službenicima vrlo popularno pitanje: je li potrebno godišnje odobravati novi popis osoblja? Moramo odmah reći da tablica osoblja nema rok trajanja. Ako u tvrtki nema promjena u tom smjeru, ponovno odobrenje trenutnog dokumenta nije potrebno.

Druga stvar je kada je tvrtka doživjela organizacijske promjene, na primjer:

• organizacija se širi i otvara nova radna mjesta;
• tvrtka se smanjuje.

U takvoj situaciji, tablica osoblja prolazi kroz promjene, a njegova nova verzija mora biti odobrena (klauzula 1 pisma Rostruda od 22. ožujka 2012. br. 428-6-1).

Analizirajući navedeno, proizlazi da nije potrebno svake godine odobravati kadrovski raspored, ako se isti nije mijenjao.

Prilikom izmjene osoblja, potrebno je izvršiti prilagodbe ugovora o radu sa zaposlenicima organizacije na čije pozicije utječu inovacije. Na primjer, promijenio se naziv pozicije ili odjela u kojem zaposlenik radi. To se objašnjava činjenicom da su naziv radnog mjesta, naziv strukturne jedinice među bitnim uvjetima ugovora.

Dakle, zakon ne određuje kada treba odobriti kadrovski popis za sljedeću godinu. Izmjene trebate izvršiti samo nakon ispravljanja samog dokumenta.

Kadrovska tablica, kao kadrovski dokument, kod mnogih izaziva veliki broj pitanja. Na primjer, koliko često ga treba sastaviti, kako ispravno ispuniti jedinstveni obrazac i je li ovaj propis obvezujući. Da bismo razjasnili situaciju, vrijedi se detaljnije osvrnuti na neka pitanja.

Zašto vam je potrebno osoblje?

Tablica osoblja je dokument potreban za formiranje strukture osoblja i veličine organizacije u potpunosti u skladu s Poveljom poduzeća. Ovaj dokument sadrži popis strukturnih odjela organizacije, popis radnih mjesta, nazive specijalnosti i zanimanja koji ukazuju na kvalifikacije, kao i podatke o potrebnom broju određenih jedinica osoblja. Za njegovu kompilaciju koristi se jedinstveni obrazac T-3, koji je odobren Dekretom Državnog odbora za statistiku Rusije.

S gledišta poslodavca, osoblje obavlja niz važnih funkcija i omogućuje vam da optimizirate i pojednostavite rad ustanove što je više moguće. Korištenje tablice osoblja omogućuje vam da jasno vidite cjelokupnu strukturu organizacije s njezinim odjelima, odredite broj jedinica osoblja, kontrolirate broj i kvalitetu zaposlenika, pratite sustav nagrađivanja i veličinu dodataka. A kada se pojave slobodna radna mjesta, to uvelike pojednostavljuje odabir osoblja.

Je li kadrovski popis obavezan dokument?

Zanimljivo je da na ovo pitanje nema jedinstvenog odgovora. S jedne strane, Zakon o radu bavi se pitanjem osoblja, budući da se ovaj dokument odnosi na radnu funkciju zaposlenika organizacije i nagrađivanje osoblja. Da, iu ugovoru o radu je naznačeno da zaposlenik obavlja poslove u skladu s rasporedom osoblja. Postoji jedinstveni obrazac kadroviranja, a ovaj dokument se spominje iu Uputama za vođenje radnih knjižica (upisi u radnu knjižicu provode se uzimajući u obzir naziv radnog mjesta u skladu s rasporedom osoblja). Dakle, osoblje organizacije mora biti. Ali, s druge strane, niti jedan normativni akt ne ukazuje izravno na obvezu poslodavca da uvede raspored osoblja. Pa ipak, bolje je izdati ovaj kadrovski dokument, jer ga većina inspekcijskih tijela smatra obveznim za svaku organizaciju.

Na primjer, porezne vlasti i Fond za socijalno osiguranje uvijek zahtijevaju osoblje kada provode inspekcije na licu mjesta. Po njemu provjeravaju ispravnost obračuna premija osiguranja, prikupljaju podatke o stažu osiguranja zaposlenika te kontroliraju ispravnost oporezivanja. Činjenica da kadrovska lista nije porezno knjigovodstvena isprava ne otklanja potrebu poslodavca da je daje prilikom nadzora na zahtjev trećih osoba. A njegova odsutnost može se smatrati kršenjem radnog zakonodavstva, za što je dužna novčana kazna za organizaciju u iznosu od 50.000 rubalja. Naravno, može se osporiti na sudu (pogotovo jer u zakonu nema izravnih naznaka obveze poslodavca da sastavi popis osoblja), ali prvo ga morate platiti.

Učestalost zapošljavanja osoblja

Koliko često trebate kreirati novu tablicu osoblja? Ni na ovo pitanje nema jasnog odgovora. Ali u ovoj situaciji treba se voditi logikom: budući da je tablica osoblja planski dokument, preporučljivo je izraditi ga za jednu kalendarsku godinu ili pola godine. To će omogućiti, ako je potrebno, reguliranje broja osoblja organizacije i njegovog kvalitativnog sastava. Ali, u isto vrijeme, moguće je odobriti tablicu osoblja za nekoliko godina (ako organizacija ne treba uvesti nova radna mjesta).

Tko razvija i odobrava tablicu osoblja?

Ako tvrtka nema tablicu osoblja, ali je uprava odlučila razviti je, postavlja se razumno pitanje: tko bi to trebao učiniti? Opet, zakonodavstvo na to ne daje jasan odgovor. Stoga voditelj to može učiniti sam, odredivši krug odgovornih osoba koje će mu pomoći. Logično je ako su to kadrovski radnici, glavni računovođa, zaposlenici pravnog ili plansko-ekonomskog odjela. A ako poduzeće ima odjel za organizaciju rada i plaća, možete im povjeriti ovaj posao. Odgovornosti za razvoj i sastavljanje tablice osoblja za 2014. mogu se odraziti u ugovoru o radu zaposlenika ili njegovim funkcionalnim dužnostima.

Odobrenje rasporeda osoblja odnosi se na ovlasti čelnika organizacije ili osobe na koju se te ovlasti prenose nalogom čelnika. Da bi odobrio tablicu osoblja, voditelj mora potpisati posebnu naredbu ili nalog. Pojedinosti ovog dokumenta moraju se navesti u polju objedinjenog obrasca T-3 "Odobreno nalogom organizacije od" __ "_______20__ br. __". Istodobno, datum odobrenja i datum stupanja na snagu rasporeda osoblja možda se ne podudaraju (datum stupanja na snagu obično je kasnije).

Koliko se dugo održava raspored?

Rosarchive utvrđuje određena razdoblja za pohranjivanje standardnih dokumenata upravljanja, u skladu s kojima se tablica osoblja institucije mora čuvati tri godine, počevši od godine koja slijedi nakon one u kojoj je dokument postao nevažeći. Što se tiče rasporeda osoblja, o kojem će biti riječi u sljedećem odjeljku, oni se pohranjuju sedamdeset i pet godina nakon što su sastavljeni novi.

Kadrovska pomoć - pomoć u radu kadrovske službe

U nekim organizacijama odjel za osoblje održava tablicu osoblja - mobilnu verziju tablice osoblja, koja odražava sva slobodna radna mjesta, kao i sve informacije o popunjavanju radnih mjesta (puno ime zaposlenih, status pozicije itd.). Kadrovski popis daje potrebne podatke o kadrovskim promjenama, sadrži kadrovske brojeve zaposlenika, podatke o radnom stažu i kategorijama (maloljetnici, osobe s invaliditetom, umirovljenici s djecom do tri godine i dr.) zaposlenika.

Prilikom sastavljanja rasporeda osoblja, trenutna tablica osoblja uzima se kao osnova, kojoj se dodaju potrebni stupci. Ovaj dokument nije obavezan i organizacija ga ne mora održavati. Ali osoblje je prilično zgodan dokument, posebno za velike organizacije, koji vam omogućuje optimizaciju rada kadrovskih službenika i jasnu kontrolu popunjavanja slobodnih radnih mjesta. Stoga se često koristi kao interni dokument.

Popis zaposlenika: pravila za sastavljanje

Razmotrite sastavljanje tablice osoblja na temelju jedinstvenog obrasca T-3. Za dobivanje gotovog dokumenta potrebno je samo ispuniti obrazac, vodeći se Uputama za popunjavanje obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije.

"Šešir". Prilikom izrade "zaglavlja" morate navesti naziv organizacije u polju "Naziv" (to se radi u skladu s potvrdom o registraciji), OKPO kodom, brojem dokumenta i datumom sastavljanja. U polju "Kadrovanje za razdoblje ..." potrebno je navesti samo datum stupanja na snagu ovog dokumenta.

• Stupac 1 "Naziv". Označavamo naziv strukturne jedinice, radionice, predstavništva, podružnice, slažući strukturnu jedinicu prema postojećoj hijerarhiji.
• Stupac 2 "Šifra". Navodimo šifru strukturne jedinice koju joj je dodijelio voditelj organizacije.
• Stupac 3. Navodimo položaj (specijalnost, profesija), rang, klasu (kategoriju) kvalifikacija zaposlenika u skladu sa Sveruskim klasifikatorom zanimanja i Kvalifikacijskim imenikom menadžera i stručnjaka. Ovdje treba imati na umu da pozicija za koju je zaposlenik primljen treba zvučati isto i na popisu osoblja iu ugovoru o radu, kao iu radnoj knjižici.
• Stupac 4 "Broj jedinica osoblja". Navedite broj jedinica osoblja za odgovarajuća radna mjesta. Ako postoje nepotpune jedinice, treba ih navesti u razlomcima, na primjer, 2,75. A ako ima slobodnih mjesta, ona su također naznačena.
• Stupac 5 "Tarifni stav". Navodimo plaću, tarifnu ljestvicu, postotak prihoda, udio u dobiti - sve ovisi o tome kakav sustav nagrađivanja djeluje u određenoj organizaciji. Glavno je navesti iznos u protuvrijednosti u rubljama i zapamtiti da plaća (tarifna stopa) ne može biti niža od minimalne plaće.
• Stupci 6, 7, 8 "Doplate". Navodimo osigurane poticaje i naknade. To mogu biti bonusi, dodatne isplate, poticajne isplate, naknade koje može utvrditi i zakonodavstvo Ruske Federacije i poslodavac. Takva plaćanja mogu biti fiksni iznosi ili postotni dodaci.
• Stupac 9. Upisujemo ukupan iznos stupaca 5-8. Odnosno, zbrajamo plaće i sve naknade i prikazujemo ukupnu vrijednost u rubljima. Ako su podaci dani u postocima, prikazujemo postotak.
• Stupac 10 je za bilješke. Ako nije, ostaje prazno.

Nakon što su svi stupci popunjeni, potrebno je popuniti redak "Ukupno". Sažima sve pokazatelje u okomitim stupcima: pokazuje koliko je predviđeno rasporedom kadrovskih jedinica, visinu plaća (tarifnih stavova), dodataka i visinu mjesečne plaće.

Tablicu osoblja potpisuje voditelj kadrovske službe ili ovlaštena osoba, kao i glavni računovođa organizacije. Možete ispisati na dokumentu, ali nije potrebno.

Promjena u osoblju

Čak se i utvrđeni raspored osoblja mora mijenjati s vremena na vrijeme. Razlog za takve promjene može biti potreba za uvođenjem nove jedinice, podjela na državu ili, obrnuto, smanjenje postojećeg osoblja. Osim toga, može postojati potreba za promjenom plaća, tarifnih stopa, kao i potreba za preimenovanjem radnih mjesta ili odjela.

Postoje dvije mogućnosti za izmjene u tablici osoblja:

• izraditi i odobriti novi raspored osoblja;
• izvršiti izmjene u postojećem kadrovskom rasporedu.

U prvom slučaju, tablica osoblja se razvija na temelju postojećeg, ali podložno potrebnim promjenama, a stupa na snagu od početka ili sredine kalendarske godine. Ako je hitno potrebno, onda od početka novog mjeseca.

Što se tiče izmjena trenutnog dokumenta bez njegovog otkazivanja, one se izrađuju u skladu s nalogom voditelja "O promjeni tablice osoblja". U samom nalogu morate navesti osnovu za izmjene u rasporedu osoblja (to može biti reorganizacija, smanjenje broja zaposlenih, poboljšanje strukture organizacije itd.), a također naznačite koje promjene treba napraviti.

U velikoj organizaciji s razgranatom strukturom bolje je naznačiti ne samo pozicije na koje promjena utječe, već i strukturne jedinice u kojima se te pozicije nalaze. Istodobno, sve promjene u rasporedu osoblja moraju se upozoriti zaposlenike poduzeća, a također moraju biti uključene u radne knjižice s pozivom na osnovu (nalog ili uputu).

Smanjivanje broja zaposlenih: kada napraviti promjene?

Smanjenje kadra ili broja djelatnika jedan je od razloga za izmjene kadrovskog rasporeda, budući da smanjenje veličine organizacije podrazumijeva izbacivanje pojedinih kadrovskih jedinica iz rasporeda, a smanjenje kadrovskih – radnih mjesta. Istodobno, otpušteni zaposlenici podliježu otkazu (osim ako bi trebali biti premješteni na drugo radno mjesto).

Budući da je prilikom otkaza radi smanjenja broja ili broja zaposlenika potrebno obavijestiti o promjenama najkasnije dva mjeseca unaprijed, novi raspored zaposlenih može stupiti na snagu tek nakon isteka tog roka. Iako se može sastaviti unaprijed, sama prisutnost novog ili izmijenjenog rasporeda zaposlenih, koji je već odobren, potvrdit će pravo na otpuštanje zaposlenika. Ako se otklone okolnosti na temelju kojih je donesena odluka o smanjenju, poslodavac ima pravo ponovno promijeniti raspored zaposlenih u smjeru povećanja broja radnika.

Promjena jedinstvenog obrasca T-3

Rezolucija Državnog odbora za statistiku br. 20 od 24. ožujka 1999. dopušta organizacijama da mijenjaju jedinstvene oblike primarne računovodstvene dokumentacije (ovo se dopuštenje ne odnosi na računovodstvo gotovinskih transakcija). Stoga, ako postoji hitna potreba, organizacija može napraviti vlastite izmjene u gotovom obrascu, ali nije dopušteno brisati postojeće podatke. Promjene se mogu odnositi na proširenje ili sužavanje stupaca, dodavanje redaka ili slobodnih listova. Potrebne korekcije mogu se izvršiti tijekom izrade obrazaca po jedinstvenom obrascu.