الزامات سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات رسمی توزیع محدود از طریق این سیستم ها

شما اینجایید: خانه ایده آل

الزامات EDMS وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی روسیه

الزامات سرعت EDMS

الزامات حسابداری برای تمام معاملات در EDMS

الزامات برای عملکرد EDMS

بررسی ارزش و ذخیره سازی آرشیوی در EDMS

استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) در اواسط دهه 1990 آغاز شد. با این حال، معرفی EDMS در مقیاس ملی تنها در پنج سال اخیر گسترده شده است. مشوق اصلی در اینجا، فرمان دولت فدراسیون روسیه در 12 فوریه 2011 شماره 176-r بود که برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ و فرمان دولت فدراسیون روسیه را تصویب کرد. شماره 890 6 سپتامبر 2012 "در مورد اقدامات برای بهبود مدیریت اسناد الکترونیکی در مقامات دولتی".

در حالی که EDMS منحصراً به عنوان سیستم های درون سازمانی مورد استفاده قرار می گرفت، تنوع و ناسازگاری آنها با یکدیگر مشکل مهمی نبود. اما با آغاز انتقال به یک فضای اطلاعاتی واحد، سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی، نیاز به یکسان سازی EDMS، اطمینان از سازگاری آنها با سیستم های تبادل اسناد ملی، تعامل الکترونیکی و ذخیره سازی آرشیوی به منصه ظهور رسید. تا حدی، GOST R 53898-2010 با هدف حل مسائل مربوط به تعامل بین سیستم های EDMS است. «سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد. تعامل سیستم های مدیریت اسناد الزامات ایمیل

"الزامات سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی ..." برای مقامات اجرایی فدرال در نظر گرفته شده است، اما مطابق با هنر. 11 قانون فدرال شماره 149-FZ از 27 ژوئیه 2006 همچنین برای سایر ارگان های ایالتی و دولت های محلی اعمال می شود. سازمان‌های تجاری حق دارند EDMS را به صلاحدید خود سازماندهی کنند، اما با توجه به نقش دولت در کشور ما، معمولاً همه سازمان‌های تجاری بزرگ و متوسط با قوانینی که دولت برای راحتی تعامل با دولت تعیین می‌کند هدایت می‌شوند. آژانس ها

بیایید جالب ترین مفاد الزامات ... وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی روسیه را در نظر بگیریم.

"الزامات سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی ..." حداقل مجموعه عملکردهایی را که باید در EDMS وجود داشته باشد و همچنین الزامات سازماندهی استفاده از EDMS در یک موسسه را تعریف می کند.

یکی از الزامات اصلی EDMS مقیاس پذیری آن هم از نظر تعداد ایستگاه های کاری متصل و هم از نظر تعداد اسناد موجود در EDMS است. باید در نظر داشت که سیستم های مدرن مدیریت اسناد تقریباً توسط همه کارکنان سازمان که با اسناد کار می کنند استفاده می شود و روند کلی استفاده از ایستگاه های کاری ثابت و دسترسی به اسناد از دستگاه های تلفن همراه و دسترسی از راه دور به سیستم است. با توجه به تعداد اسناد ذخیره شده در EDMS، باید در نظر داشت که از آنجایی که سیستم نه تنها اسناد نهایی اجرا شده و امضا شده، بلکه نسخه های کاری میانی را نیز ذخیره می کند، تعداد فایل ها، اسناد پیش نویس و اسناد ورودی به EDMS در یک سال چندین برابر بیشتر از تعداد کل اسناد ثبت شده توسط سرویس DOW (ورودی، خروجی و داخلی) است. الزامات تصریح می کند که EDMS باید از ذخیره کلیه اسناد برای مدت حداقل 5 سال اطمینان حاصل کند، اما در عمل باید بر دوره های حداقل 10-15 سال تمرکز کرد، زیرا این دوره ای است که طی آن اسناد به صورت الکترونیکی فرم همچنان به طور فعال مورد استفاده قرار می گیرد، به خصوص پاراگراف های بند 20. و) از همان الزامات امکان ذخیره اسناد را تا صد سال فراهم می کند.

یکی از پارامترهای مهم SED سرعت آن است. اگر مجتمع سخت‌افزاری-نرم‌افزاری (سرور EDMS) برای تعداد معینی از کاربرانی که به طور همزمان در سیستم کار می‌کنند و (یا) برای حجم داده‌ای پایگاه داده (تعداد اسناد در سیستم) به اندازه کافی بهره‌ور نباشد، کارمندان باید منتظر بمانند. کارت سند یا خود سند باز می شود، بنابراین بهره وری کارکنان کاهش می یابد. بنابراین، الزامات شامل پارامترهای زمانی است که عملکرد EDMS باید با آنها مطابقت داشته باشد:

- زمان دسترسی به EDMS - حداکثر سه ثانیه.

- زمان دسترسی به کارت ایجاد شده در هنگام ثبت سند و حاوی داده هایی که زمینه، محتوا، ساختار سند، اقدامات انجام شده با سند در هنگام تهیه، رسیدگی، اجرا و ذخیره سازی و همچنین داده های شناسایی را توصیف می کند. ابرداده) - بیش از پنج ثانیه نیست.

هر سیستمی ممکن است هم نرم افزاری و هم سخت افزاری خراب شود. اما خرابی EDMS منجر به عدم امکان کار با اسناد همه کارکنان سازمان می شود، بنابراین، الزامات محدودیت های سختی را برای زمان خرابی در صورت خرابی و راه اندازی مجدد EDMS تعیین می کند - بیش از 30 دقیقه. همچنین، EDMS باید به طور خودکار به کاربران در مورد خرابی در سیستم اطلاع رسانی کند. اول از همه، آنها معمولاً اعلان خودکار را از طریق پیامک و ایمیل به مدیر و تکنسین EDMS تنظیم می کنند.

یکی دیگر از موارد رایج این است که به دلایلی سند آسیب دیده یا به طور تصادفی توسط کاربر حذف شده است. الزامات مقرر می کند که در این مورد، ظرف 30 دقیقه، سند الکترونیکی باید از یک نسخه پشتیبان بازیابی شود. سازمان، مطابق با الزامات، باید حداقل یک نسخه پشتیبان از اسناد الکترونیکی ذخیره شده در EDMS داشته باشد. با این حال، در عمل، برای اطمینان از ایمنی، حداقل دو نسخه پشتیبان ایجاد می شود، ترجیحا در رسانه های مختلف. این امر خطر از دست دادن اسناد الکترونیکی را به حداقل می رساند.

ضریب قابلیت اطمینان EDMS باید حداقل 0.98 باشد.

شاخص دیگر میزان امنیت EDMS از دسترسی غیرمجاز است. برای سازمان‌های دولتی که با اسناد دسترسی محدود کار می‌کنند، این باید گواهی حداقل کلاس 1G باشد. با این حال، با توجه به هزینه بالای ایجاد و اجرای EDMS ایمن، آنها معمولا سعی می کنند با اسناد دسترسی محدود در حالت سنتی، روی کاغذ کار کنند، زیرا آنها، به عنوان یک قاعده، بخش کوچکی از اسناد سازمان را تشکیل می دهند. در غیر این صورت معمولاً رایانه های اختصاصی برای کار با چنین اسنادی نصب می شوند یا حتی یک شبکه امن جداگانه که به شبکه رایانه ای باز و اینترنت متصل نیست. با این حال، حتی در این مورد، کار با اسناد سطح DSP پیش بینی شده است، اما نه با اسناد حاوی اسرار دولتی.

بخش اصلی "الزامات سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی ..." شرح چگونگی ایجاد فرآیندهای پشتیبانی اسناد برای مدیریت در EDMS است.

تاکید می شود که EDMS باید با انواع و اقسام اسناد و پیش نویس اسناد سازمان کار ارائه دهد.

EDMS مورد استفاده توسط سازمان های دولتی باید تعامل با سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی (MEDO)، تعامل الکترونیکی بین بخشی (SMEV) و سایر سیستم های اطلاعاتی را فراهم کند.

کار EDMS باید با مفاد GOST R ISO 15489-1-2007 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات" مطابقت داشته باشد. مدیریت اسناد. الزامات عمومی"، از جمله در زمینه اطمینان از صحت، یکپارچگی و قابلیت اطمینان یک سند الکترونیکی، و همچنین قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال، مصوب 15 ژوئن 2009 دولت فدراسیون روسیه با شماره 477 (بند 9 و 11 الزامات).

EDMS باید تمام فرآیندهای اصلی تجاری را ارائه دهد:

ذخیره یک سند یا اطلاعات مربوط به یک سند (پیش نویس) در EDMS (ثبت آن یا از نظر الزامات، وارد کردن سند به سیستم):

آوردن سند به مجری (کاربر EDMS)

تایید سند

امضای سند

انتقال (ارسال) سند؛

"ذخیره و حسابداری اسناد، مطابق با دستورالعمل های کار اداری در مقام اجرایی فدرال، و همچنین کنترل انضباط اجرایی، تهیه مواد مرجع و نوشتن اسناد به بایگانی"، یعنی کنترل اجرا، اطلاعات. و کار مرجع، ذخیره سازی جاری و حسابداری، از جمله تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی دولتی یا ذخیره سازی سپرده.

یکی از ویژگی های یک سیستم کار اداری خودکار، وجود عملکردی برای ثبت تمام اقدامات کاربر و رویدادهای سیستم است. به عبارت دیگر، هر چیزی که در EDMS اتفاق می افتد - یک سند ایجاد یا ثبت می شود، فایل به سادگی مشاهده می شود، ویرایش می شود - همه این اطلاعات در فایل های خدمات ویژه ذخیره می شود، که به شما امکان می دهد همیشه بگویید چه کسی و چه زمانی سند را تماشا یا تصحیح کرد. (کارت سند). به طور جداگانه، الزامات تعهد به تعیین تاریخ و زمان ورود سند به سیستم را تعیین می کند. این اطلاعات هم در کارت ثبت (فراداده سند) و هم در اطلاعات کنترل (پروتکل اقدام در EDMS) ثبت می شود.

مطابق بند 17 الزامات، اطلاعات مربوط به کلیه اقدامات انجام شده با اسناد یا مجموعه اسناد، پیش نویس اسناد، کارت ثبت نام (فراداده) منوط به ثبت است. این اطلاعات:

در مورد کاربر EDMS FOIV که این عمل را انجام داده است.

تاریخ و زمان اقدام؛

در ورود اسناد، پیش نویس اسناد به EDMS؛

در مورد جابجایی یک بخش (فرعی) در طرح طبقه بندی؛

در مورد تغییر دستورالعمل ها در مورد دوره های ذخیره سازی و اقدامات بعدی با اسناد؛

در مورد اقدامات انجام شده توسط مدیر EDMS مقام اجرایی فدرال در هنگام بررسی ارزش سند، انجام شده مطابق با قانون فدرال 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه". "؛

در مورد اعمال و حذف ممنوعیت تخریب یک بخش (فرعی) از طرح طبقه بندی؛

در مورد هرگونه تغییر یا تخریب ابرداده توسط کاربر EDMS؛

در مورد تغییرات در حقوق دسترسی به اسناد؛

در مورد انتقال اسناد؛

در مورد تخریب اسناد؛

در مورد چاپ یک سند یا ابرداده

به عبارت دیگر، EDMS باید در هر زمان اجازه دهد اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی و چه زمانی یک سند یا کارت ثبت آن را باز کرده، مشاهده کرده، ویرایش کرده است، و همچنین با چه اسنادی کار کرده است.

الزامات وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه فرآیندهای تجاری پشتیبانی شده توسط EDMS را به گروه های زیر تقسیم می کند:

الف) پردازش اسناد ورودی و خروجی بر روی کاغذ، ایجاد یا دریافت شده توسط سازمان و گنجانده شده در FOV EDMS با ثبت، اسکن و ایجاد تصویر الکترونیکی اسناد (از جمله اسناد دریافت شده از طریق پست، مخابرات و ارتباطات پیک).

ب) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت یا ارسال شده از طریق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی.

ج) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت یا ارسال شده با استفاده از سیستم تعامل الکترونیکی بین بخشی.

د) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت شده یا ارسال شده از طریق پست الکترونیکی؛

ه) پردازش اسناد داخلی در EDMS.

در سازمان هایی که ارگان های دولتی نیستند، بند های ب) و ج) وجود ندارد، اسناد فقط از طریق کانال های ارتباطی سنتی یا از طریق پست الکترونیکی دریافت می شود.

اگر سندی بر روی کاغذ دریافت شود، ورود سند به EDMS شامل ثبت آن، اسکن و ایجاد تصویر الکترونیکی از سند است.

سازمان می تواند لیستی از اسنادی را که ایجاد تصاویر الکترونیکی آنها ممنوع است، به عنوان مثال اسنادی که با مهر نئوپان مشخص شده اند، با علامت "خصوصی"، اسناد محرمانه و غیره مشخص شده اند، تایید و در دستورالعمل مدیریت دفتر قرار دهد. دریافت می شود، در SED ثبت می شود، اما تصویر الکترونیکی آن ایجاد نمی شود.

برای پیش نویس اسناد الکترونیکی، در هر مرحله از ایجاد، تأیید و امضای آنها، محتوای سند با ایجاد نسخه هایی از اسناد و الصاق آنها به کارت سند تثبیت می شود.

EDMS باید از پیوست کردن هر فرمت فایل به کارت ثبت پشتیبانی کند. این مهم است زیرا EDMS معمولاً برای سال‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد و در این مدت ممکن است نسخه‌های جدیدی از برنامه‌ها و بر این اساس، فرمت‌های فایل ظاهر شوند که باید توسط EDMS نیز پشتیبانی شوند. EDMS باید به شما اجازه دهد تا وارد سیستم شوید و فایل های سند را ثبت کنید، حتی اگر برنامه ای که سند در آن ایجاد شده است در این محل کار موجود نباشد (نصب نشده باشد). در عین حال، برخی از رایج ترین فرمت ها، EDMS باید لزوماً قادر به نمایش باشد. اینها پی دی اف، rtf، doc، tiff هستند.

EDMS باید اجازه دهد اسناد در یک طرح سلسله مراتبی متشکل از بخش ها و بخش های فرعی قرار گیرد که مطابق با آن سیستم سازی و سازماندهی ذخیره اسناد در EDMS (طرح طبقه بندی) سازماندهی می شود. باید در نظر داشت که اسناد به صورت فیزیکی بر روی سرور (سیستم ذخیره سازی) به ترتیب تعیین شده توسط پیکربندی داخلی و اصول ذخیره سازی فایل ها در این EDMS قرار می گیرند و طرح طبقه بندی فقط یک فیلد در کارت ثبت نام است که به شما امکان می دهد. برای یافتن سریع اسناد بر اساس ویژگی های طبقه بندی.

طرح طبقه بندی معمولا بر اساس نامگذاری امور سازمان است.

در کارت ثبت نام EDMS باید فیلدهایی که باید پر شوند تعریف شوند. هنگام وارد کردن یک سند، EDMS باید از کاربر بخواهد که فیلدهای مورد نیاز (فراداده) را پر کند (بند 13 الزامات).

هنگام ارسال اسناد به روش های سنتی (روی کاغذ)، EDMS چاپ بیش از حد پاکت ها و چاپ لیست های پستی را فراهم می کند.

مطابق با دوره های ذخیره سازی تعیین شده، EDMS باید اقدامات زیر را انجام دهد:

سند را برای همیشه نگه دارید؛

انجام بررسی ارزش اسناد؛

در پایان سال تقویمی، اسنادی را به شکل مقرر ایجاد کنید: اقدامی در مورد تخصیص تخریب اسناد (بخش) با دوره های ذخیره سازی منقضی شده و موجودی اسناد برای دوره نگهداری دائمی و طولانی مدت (بیش از 10 سال) ;

تخصیص اسناد برای تخریب (حذف از سیستم) در حالی که اطلاعات مربوط به تخصیص اسناد برای تخریب را در EDMS ذخیره می کنید.

انتقال اسناد برای ذخیره سازی به انبار دیگر (سیستم خودکار)، از جمله صدور بخش های سالانه اسناد یک دوره ذخیره سازی دائمی برای انتقال به انبار در بایگانی دولتی و صادرات بخش های سالانه اسناد در مورد پرسنل برای انتقال به بایگانی اسناد پرسنل.

در عمل، انتقال به ذخیره سازی ایالتی مستلزم اطمینان از سازگاری EDMS در قالب صادراتی بخش سالانه با بسته نرم افزاری صندوق آرشیو مورد استفاده در بایگانی های دولتی و شهرداری است.

الزامات حاوی مقرراتی در مورد اطمینان از دوره های ذخیره سازی با مدت حداقل صد سال است. با این حال، چنین فناوری‌هایی در حال حاضر در حال توسعه هستند و نویسنده از هیچ EDMSی که بتواند چنین دوره‌های طولانی ذخیره‌سازی اسناد قانونی مهم را به شکل الکترونیکی فراهم کند، آگاه نیست.

الزامات در نظر گرفته شده وزارت ارتباطات فدراسیون روسیه مکمل موارد توسعه یافته توسط VNIIDAD "الزامات عملکردی بایگانی و مدیریت اسناد برای سیستم های اطلاعاتی است که مدیریت اسناد الکترونیکی را در فرآیند فعالیت های داخلی مقامات اجرایی فدرال فراهم می کند". آنها هم برای کارکنان اداری و هم برای کارمندان بخش های فناوری اطلاعات که اجرای یا پیکربندی سیستم های مدیریت اسناد و مدارک الکترونیکی (EDMS) را تضمین می کنند، مهم هستند.

به طور کلی، "الزامات سیستم های اطلاعاتی در نظر گرفته شده برای مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات خدمات محدود از طریق این سیستم ها" می تواند و باید نه تنها در مرحله انتخاب مورد استفاده قرار گیرد. ، پیاده سازی و راه اندازی اولیه EDMS، بلکه برای تجزیه و تحلیل عملکرد EDMS برای تعیین انطباق EDMS مورد استفاده در یک سازمان خاص با الزامات مدرن. 5 ثبت شده در وزارت دادگستری فدراسیون روسیه در 8 سپتامبر 2010 به شماره ثبت 18380.

کاربرد. الزامات سیستم های اطلاعاتی مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات رسمی توزیع محدود از طریق این سیستم ها

دستور وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه
مورخ 2 سپتامبر 2011 N 221
"در مورد تصویب الزامات سیستم های اطلاعاتی مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات رسمی توزیع محدود از طریق این سیستم ها"

مطابق بند 5.2.23 مقررات مربوط به وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه، مصوب 2 ژوئن 2008 N 418 دولت فدراسیون روسیه (قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه، 2008) , N 23, ماده 2708؛ N 42, ماده 4825؛ N 46, مورد 5337؛ 2009, N 3, مورد 378؛ N 6, ماده 738؛ N 33, ماده 4088, 2010, N 152, مورد 26، مورد 3350؛ N 30، مورد 4099؛ N 31، مورد 4251؛ 2011، N 2، مورد 338؛ N 3، مورد 542؛ N 6، مورد 888، N 14، مورد 1935، N 296، مورد و بند 2 برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ هنگام سازماندهی فعالیت های داخلی، مصوب 12 فوریه 2011 دولت فدراسیون روسیه N 176-r (Sobranie zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii، 2011، N 8، ماده 1151)، دستور می دهم:

1. تصویب الزامات پیوست برای سیستم های اطلاعات مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات رسمی توزیع محدود از طریق این سیستم ها (از این پس به عنوان الزامات نامیده می شود).

2. وزارت سیاست دولتی در زمینه ایجاد و توسعه دولت الکترونیک (Lipov) الزامات را در وب سایت رسمی وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه در شبکه اطلاعات و مخابرات اینترنت منتشر می کند.

3. این دستور را برای ثبت دولتی به وزارت دادگستری فدراسیون روسیه ارسال کنید.

شماره ثبت 22304

الزامات سیستم های اطلاعاتی مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال ایجاد شده است.

سیستم باید مقیاس پذیر باشد.

سطوح عملکرد، قابلیت اطمینان و حفاظت آن داده شده است. بنابراین، دسترسی به سیستم نباید بیش از 3 ثانیه طول بکشد، زمان خرابی در صورت خرابی و راه اندازی مجدد - 30 دقیقه. امنیت در برابر دسترسی غیرمجاز در موارد پردازش اطلاعات سرویس محدود - نه کمتر از کلاس 1G.

این سیستم برای مدیریت تمام اسناد بدنه، از جمله پیش نویس های آنها، به جز مواردی که حاوی اسرار دولتی هستند، طراحی شده است. به ویژه با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی در تعامل است.

فرآیند ورود یک سند به سیستم شامل ثبت آن، اسکن و ایجاد تصویر الکترونیکی است.

اگر ممنوعیت ایجاد تصویر الکترونیکی تعیین شود، سند فقط ثبت می شود.

سیستم باید حداقل از 4 فرمت فایل پشتیبانی کند: pdf، rtf، doc، tiff.

همچنین باید از تأیید و ایمنی امضاهای الکترونیکی، ثبت اطلاعات در مورد اعطای دسترسی و سایر عملیات با اسناد و ابرداده ها به عنوان بخشی از اطلاعات کنترل اطمینان حاصل کند.

این سیستم باید با GOST R 51275-2006 و قوانین حفاظت فنی از اطلاعات محرمانه مطابقت داشته باشد.

نباید اتصال مستقیم (ناامن) به اینترنت داشته باشد.

دستور وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه مورخ 2 سپتامبر 2011 N 221 "در مورد تصویب الزامات سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات خدمات توزیع محدود از طریق این سیستم ها"

شماره ثبت 22304

این حکم 10 روز پس از تاریخ انتشار رسمی لازم الاجرا خواهد بود.

هنگامی که فرمان دولت فدراسیون روسیه در 12 فوریه 2011 شماره 176-r "برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ در سازماندهی فعالیت های داخلی" را تصویب کرد، بلافاصله گیج کننده بود که وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی، طبق برنامه، تنها در دو ماه قرار بود الزامات ایالتی برای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی ایجاد کند، و تمام ادارات فدرال - تا ژوئن 2011 (یعنی ظرف دو ماه!) EDMS خود را مطابق با این الزامات نتیجه کاملاً مورد انتظار بود - الزامات نه تا 1 آوریل، بلکه تا 1 دسامبر 2011 ظاهر شد.

"الزامات سیستم های اطلاعاتی مدیریت اسناد الکترونیکی مقامات اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات، دسترسی به آنها محدود است" مصوب شده توسط وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی روسیه شماره. 221 از 09/02/2011. این سند تنها در 21 نوامبر به طور رسمی منتشر شد، بنابراین الزامات از 1 دسامبر 2011 لازم الاجرا خواهند شد.

الزامات برای مقامات اجرایی فدرال اعمال می شود، "اجرای یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، یا ارزیابی قابلیت های مقامات اجرایی فدرال EDMS موجود" (بند 2؛ درست تر است که بگوییم نه "ارزیابی"، بلکه "انجام نوسازی قابل توجه". و معلوم می شود که کسانی که سیستم های خود را "ارزیابی" نمی کنند ممکن است به الزامات توجه نکنند. علاوه بر این، جالب است که چه سندی واقعیت "ارزیابی" را تأیید می کند؟ – ن.خ.).

با خواندن این سند، احساسات دوسویه ای را تجربه کردم. از یک طرف، برای چندین سال من خودم برای ایجاد چنین الزاماتی مبارزه کرده ام، و تاکید می کنم که آنها به حل فوری ترین مسئله امروز کمک خواهند کرد - اطمینان از تعامل بین سیستم های اطلاعاتی تولید کنندگان مختلف، که هم برای افزایش کارایی دولت ضروری است. آژانس ها و انتقال اسناد و اطلاعات به سیستم جدید در صورت از کار افتادن سیستم قدیمی. همچنین واضح است که الزامات مدبرانه دولت می تواند به طور قابل توجهی سطح سیستم های خریداری شده توسط سازمان های دولتی و عمدتاً به هزینه توسعه دهندگان را افزایش دهد که به معنای صرفه جویی قابل توجهی در بودجه است.

با این حال، در همان زمان، در صحبت با مخاطبان مختلف، دائماً تأکید کردم که نسخه اول این سند باید سبک وزن باشد، با این انتظار که اکثر محصولات موجود در بازار از همان ابتدا با آن مطابقت داشته باشند - مگر اینکه، البته ، ما قصد داریم رقابت را در بازار EDMS حذف کنیم و / یا خرید آنها توسط سازمان های دولتی را مختل کنیم.

در خارج از کشور معمولاً حدود دو سال طول می کشد تا سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی مورد استفاده مقامات دولتی با الزامات مطابقت داشته باشند، زیرا در این مدت توسعه دهندگان نرم افزار زمان خواهند داشت تا نسخه های جدید محصولات خود را که مطابق با الزامات اصلاح شده است آماده کنند. وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی به این طرف قضیه فکر نکرده و هیچ دوره انتقالی را پیش بینی نکرده است.

لازم به ذکر است که این سند حاوی مفاد معقول بسیاری بر اساس تجربه جهانی است. بنابراین، در سند آمده است:

الزامات تعامل EDMS ارگان دولتی با MEDO و SMEV،
مجموعه ای از الزامات کاربردی و غیر کاربردی
رویکردی جدید برای سیستم‌سازی و ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی در EDMS.

الزامات خود اساساً بر اساس مفاد GOST R ISO 15489-1-2007 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات" است. مدیریت اسناد. الزامات عمومی» که اقتباس ملی از معتبرترین استاندارد بین المللی در این زمینه امروزه، ISO 15489:2001 است. آنها همچنین تحت تأثیر مشخصات MoReq2 هستند.

با این حال، اگر رویکردی سختگیرانه در مورد مسائل مربوط به انطباق داشته باشیم، امروزه هیچ سیستم واحدی که واقعاً در بازار روسیه ارائه شده است به طور کامل با این الزامات مطابقت ندارد و به توسعه دهندگان زمان برای بهبود داده نشده است. بنابراین، من نگرانی دارم که این سند به طور بالقوه می تواند مشکلاتی را برای سازمان های دولتی و فروشندگان نرم افزار ایجاد کند. به طور کلی، زمان نشان خواهد داد که از همه چیز چه خواهد شد.

(برای ادامه، ببینید )

مطابق با برنامه اقدام فوق وزارت ارتباطات فدراسیون روسیه، "الزامات سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، از جمله نیاز به پردازش اطلاعات خدمات توزیع محدود از طریق این سیستم ها" تهیه و تصویب شد. 2

این الزامات ماهیت چارچوبی دارند، و بنابراین، در سال 2013، به دستور آژانس بایگانی فدرال، موسسه تحقیقاتی علوم اسناد و بایگانی تمام روسیه (VNIIDAD) "الزامات عملکردی بایگانی و مدیریت اسناد را برای سیستم های اطلاعاتی که الکترونیکی را ارائه می دهند" توسعه داد. مدیریت اسناد در روند فعالیت های داخلی مقامات دستگاه های اجرایی فدرال". 3

بیایید جالب ترین مفاد الزامات ... وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی روسیه را در نظر بگیریم.

زمان دسترسی به EDMS - حداکثر سه ثانیه.
زمان دسترسی به کارت ایجاد شده در هنگام ثبت سند و حاوی داده هایی که زمینه، محتوا، ساختار سند، اقدامات انجام شده با سند در هنگام تهیه، رسیدگی، اجرا و ذخیره سازی و همچنین داده های شناسایی (فراداده) را توصیف می کند. ) - بیش از پنج ثانیه نیست.

ضریب قابلیت اطمینان EDMS باید حداقل 0.98 باشد.

تاکید می شود که EDMS باید با انواع و اقسام اسناد و پیش نویس اسناد سازمان کار ارائه دهد.

EDMS باید تمام فرآیندهای اصلی تجاری را ارائه دهد:

ذخیره یک سند یا اطلاعات مربوط به یک سند (پیش نویس) در EDMS (ثبت آن یا از نظر الزامات، وارد کردن سند به سیستم):

آوردن سند به پیمانکار (کاربر EDMS)
تایید سند
امضای سند
انتقال (ارسال) سند؛
"ذخیره و حسابداری اسناد، مطابق با دستورالعمل های کار اداری در مقام اجرایی فدرال، و همچنین کنترل انضباط اجرایی، تهیه مواد مرجع و نوشتن اسناد به بایگانی"، یعنی کنترل اجرا، اطلاعات. و کار مرجع، ذخیره سازی جاری و حسابداری، از جمله تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی دولتی یا ذخیره سازی سپرده.

یکی از ویژگی های یک سیستم کار اداری خودکار، وجود عملکردی برای ثبت تمام اقدامات کاربر و رویدادهای سیستم است. به عبارت دیگر، هر چیزی که در EDMS اتفاق می افتد - یک سند ایجاد یا ثبت می شود، فایل به سادگی مشاهده می شود، ویرایش می شود - همه این اطلاعات در فایل های سرویس ویژه ذخیره می شود، که این امکان را به شما می دهد که همیشه بگویید چه کسی و چه زمانی آن را تماشا یا تصحیح کرده است. سند (کارت سند). به طور جداگانه، الزامات تعهد به تعیین تاریخ و زمان ورود سند به سیستم را تعیین می کند. این اطلاعات هم در کارت ثبت (فراداده سند) و هم در اطلاعات کنترل (پروتکل اقدام در EDMS) ثبت می شود.

در مورد کاربر EDMS FOIV که این عمل را انجام داده است.
تاریخ و زمان اقدام؛
در ورود اسناد، پیش نویس اسناد به EDMS؛
در مورد جابجایی یک بخش (فرعی) در طرح طبقه بندی؛
در مورد تغییر دستورالعمل ها در مورد دوره های ذخیره سازی و اقدامات بعدی با اسناد؛
در مورد اقدامات انجام شده توسط مدیر EDMS مقام اجرایی فدرال در هنگام بررسی ارزش سند، انجام شده مطابق با قانون فدرال 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه". "؛
در مورد اعمال و حذف ممنوعیت تخریب یک بخش (فرعی) از طرح طبقه بندی؛
در مورد هرگونه تغییر یا تخریب ابرداده توسط کاربر EDMS؛
در مورد تغییرات در حقوق دسترسی به اسناد؛
در مورد انتقال اسناد؛
در مورد تخریب اسناد؛
در مورد چاپ یک سند یا ابرداده

ب) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت یا ارسال شده از طریق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی.

ج) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت یا ارسال شده با استفاده از سیستم تعامل الکترونیکی بین بخشی.

د) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت شده یا ارسال شده از طریق پست الکترونیکی؛

ه) پردازش اسناد داخلی در EDMS.

اگر سندی بر روی کاغذ دریافت شود، ورود سند به EDMS شامل ثبت آن، اسکن و ایجاد تصویر الکترونیکی از سند است.

در صورت دریافت سند به صورت الکترونیکی، ورود سند به EDMS بارگذاری آن در EDMS، ثبت با ممنوعیت ایجاد تغییرات در سند دریافتی است.

طرح طبقه بندی معمولا بر اساس نامگذاری امور سازمان است.

در حین کار با یک سند، نه تنها قطعنامه ها، بلکه نظرات و دستورالعمل های مربوط به سند را می توان در EDMS وارد کرد. برای امضای (و در صورت لزوم تأیید) یک سند، EDMS امکان اتصال وسایل امضای الکترونیکی را مطابق با قانون فدرال "در مورد امضای الکترونیکی" فراهم می کند. 4

هنگام ارسال اسناد به روش های سنتی (روی کاغذ)، EDMS چاپ بیش از حد پاکت ها و چاپ لیست های پستی را فراهم می کند.

شرایط نگهداری اسناد مندرج در بخش‌های (فرعی) مربوطه مطابق با فهرست اسناد بایگانی استاندارد مدیریتی که در جریان فعالیت‌های ارگان‌های دولتی، دولت‌های محلی و سازمان‌ها تولید می‌شوند، با نشان‌دهنده دوره‌های نگهداری، مصوب دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه به تاریخ 25.08.2010 شماره 558. 5

مطابق با دوره های ذخیره سازی تعیین شده، EDMS باید اقدامات زیر را انجام دهد:

سند را برای همیشه نگه دارید؛
انجام بررسی ارزش اسناد؛
در پایان سال تقویمی، اسنادی را به شکل مقرر ایجاد کنید: اقدامی در مورد تخصیص تخریب اسناد (بخش) با دوره های ذخیره سازی منقضی شده و موجودی اسناد برای دوره نگهداری دائمی و طولانی مدت (بیش از 10 سال) ;
تخصیص اسناد برای تخریب (حذف از سیستم) در حالی که اطلاعات مربوط به تخصیص اسناد برای تخریب را در EDMS ذخیره می کنید.
انتقال اسناد برای ذخیره سازی به انبار دیگر (سیستم خودکار)، از جمله صدور بخش های سالانه اسناد یک دوره ذخیره سازی دائمی برای انتقال به انبار در بایگانی دولتی و صادرات بخش های سالانه اسناد در مورد پرسنل برای انتقال به بایگانی اسناد پرسنل.

با نویسنده می توان از طریق: [email protected] تماس گرفت
دستور وزارت ارتباطات و رسانه های گروهی فدراسیون روسیه به شماره 221 مورخ 2 سپتامبر 2011، در وزارت دادگستری فدراسیون روسیه در تاریخ 15 نوامبر 2011 به شماره 22304 ثبت شده است.
منتشر شده در پورتال آرشیو روسیه در: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
قانون فدرال 6 آوریل 2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" (که در 28 ژوئن 2014 اصلاح شد).
ثبت شده در وزارت دادگستری فدراسیون روسیه در 8 سپتامبر 2010 به شماره ثبت 18380.

شماره ثبت 22304

مطابق با بند 5.2.23 مقررات مربوط به وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه، تصویب شده توسط فرمان دولت فدراسیون روسیه به تاریخ

2 ژوئن 2008 N 418 (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 23, art. 2708; N 42, art. 4825; N 46, art. 5337; 2009, N 3, art. 36, N . ؛ N 33، آیتم 4088؛ 2010، N 13، مورد 1502؛ N 26، مورد 3350؛ N 30، مورد 4099؛ N 31، مورد 4251؛ 2011، N 2، مورد 338؛ N 3، مورد 338، N 3، مورد بند 888؛ N 14، بند 1935؛ N 21، بند 2965)، و بند 2 برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ هنگام سازماندهی فعالیت های داخلی، مصوب به دستور دولت فدراسیون روسیه در مورخه 12 فوریه 2011 N 176-r (قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه، 2011، N 8، ماده 1151)، من سفارش میدم:

3. این دستور را برای ثبت دولتی به وزارت دادگستری فدراسیون روسیه ارسال کنید.

وزیر

I. Shchegolev

کاربرد

الزامات سیستم های اطلاعاتی مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال، با در نظر گرفتن، از جمله، نیاز به پردازش اطلاعات رسمی توزیع محدود از طریق این سیستم ها

I. مقررات عمومی

1. الزامات، قوانینی را برای سازماندهی و عملکرد سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد در دستگاه اجرایی فدرال ایجاد می کند، که امکان مدیریت اسناد الکترونیکی داخلی (از این پس به عنوان EDMS FOIV نامیده می شود)، حداقل مجموعه ای را تعیین می کند. وظایفی که EDMS FOIV باید هنگام انجام فعالیت های دستگاه اجرایی فدرال (از این پس - FOIV) و همچنین شرایط مدیریت اسناد در EDMS FOIV از جمله اطلاعات خدمات توزیع محدود انجام دهد.

2. الزامات مربوط به مقامات اجرایی فدرال است که یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را پیاده‌سازی می‌کنند، یا قابلیت‌های مقامات اجرایی فدرال EDMS موجود را ارزیابی می‌کنند.

3. EDMS FOIV باید مقیاس پذیر باشد و سطح توصیه شده زیر را از عملکرد، قابلیت اطمینان و حفاظت ارائه دهد:

دسترسی به EDMS FOIV - حداکثر 3 ثانیه؛

دسترسی به کارت ایجاد شده در هنگام ثبت اسناد (از این پس به عنوان کارت الکترونیکی اسناد نامیده می شود) و حاوی داده هایی است که زمینه، محتوا، ساختار سند، اقدامات انجام شده با سند در هنگام تهیه، رسیدگی، اجرا و ذخیره سازی و همچنین شناسایی را توصیف می کند. داده (از این پس به عنوان ابرداده نامیده می شود) - حداکثر 5 ثانیه؛

خرابی در صورت خرابی و راه اندازی مجدد EDMS FOIV - حداکثر 30 دقیقه.

بازیابی یک سند الکترونیکی از یک نسخه پشتیبان - بیش از 30 دقیقه.

اطلاع رسانی خودکار یک مقام اجرایی فدرال با استفاده از EDMS FOIV (از این پس کاربر EDMS FOIV نامیده می شود) در مورد نقص در EDMS FOIV.

به حداقل رساندن خطرات از دست دادن اسناد الکترونیکی - حداقل یک نسخه پشتیبان از اسناد الکترونیکی ذخیره شده در EDMS مقام اجرایی فدرال.

ضریب قابلیت اطمینان EDMS FOIV - نه کمتر از 0.98؛

امنیت از دسترسی غیرمجاز در مواردی که EDMS مقام اجرایی فدرال پردازش اطلاعات خدمات توزیع محدود را فراهم می کند - نه کمتر از کلاس 1G.

حجم پایگاه داده برای ذخیره اسناد الکترونیکی باید ذخیره کلیه اسناد الکترونیکی پردازش شده در مقام اجرایی فدرال را برای مدت حداقل 5 سال تضمین کند.

II. شرح فرآیندهای پشتیبانی اسنادی مدیریت در EDMS مقام اجرایی فدرال

4. EDMS مقام اجرایی فدرال یک سیستم اطلاعاتی است که برای مدیریت تمام اسناد مقام اجرایی فدرال، از جمله اسناد پیش نویس (به جز اسناد حاوی اطلاعاتی که یک راز دولتی را تشکیل می دهد) طراحی شده است.

5. EDMS FOIV با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی (از این پس - سیستم MEDO)، سیستم یکپارچه تعامل الکترونیکی بین بخشی (از این پس - SMEV) و با سایر سیستم های اطلاعاتی تعامل دارد.

تعامل EDMS مقام اجرایی فدرال با سیستم MEDO توسط الزامات فنی برای سازماندهی تعامل سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی با سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی دستگاه های اجرایی فدرال تنظیم می شود که به دستور دولت تصویب شده است. فدراسیون روسیه از 2 اکتبر 2009 N 1403-r (قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه ، 2009 ، N 41 ، مورد 4818).

تعامل EDMS مقام اجرایی فدرال با SMEV به روش مقرر در آیین نامه سیستم یکپارچه تعامل الکترونیکی بین بخشی، مصوب 8 سپتامبر 2010 N 697 دولت فدراسیون روسیه انجام می شود. (قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه، 2010، N 38، ماده 4823).

6. فرآیندهای پشتیبانی اسنادی مدیریت در EDMS مقام اجرایی فدرال باید شامل موارد زیر باشد:

مجموعه ای از اقدامات برای ذخیره یک سند یا اطلاعات مربوط به یک سند در EDMS FOIV، تعیین مکان سند در EDMS FOIV و امکان مدیریت آن به شما (از این پس به عنوان ورودی سند نامیده می شود).

آوردن سند به کاربر EDMS FOIV؛

تایید سند؛

امضای سند؛

تصحیح ثبت عملیات (اطلاعات کنترل) انجام شده در EDMS FOIV و شامل اقدامات کاربران و مدیران EDMS FOIV و اقداماتی که به طور خودکار توسط EDMS FOIV به دلیل تنظیمات و تنظیمات خاص سیستم آغاز می شود و به مقدار کافی ذخیره می شود. بازسازی اقدامات انجام شده اطلاعات کنترلی در EDMS مقام اجرایی فدرال.

انتقال سند (ارسال)؛

ذخیره و حسابداری اسناد، مطابق با دستورالعمل های مربوط به کار اداری در مقام اجرایی فدرال، و همچنین کنترل انضباط عملکرد، تهیه مواد مرجع و نوشتن اسناد به بایگانی.

7. فرآیندهای موجود در EDMS مقامات اجرایی فدرال، بسته به روش دریافت و انتقال اسناد، به گروه های زیر تقسیم می شوند:

الف) پردازش اسناد کاغذی ورودی و خروجی ایجاد یا دریافت شده توسط مقامات اجرایی فدرال و گنجانده شده در EDMS مقامات اجرایی فدرال با ثبت، اسکن و ایجاد تصویر الکترونیکی اسناد (از جمله اسناد دریافت شده از طریق پست، مخابرات و ارتباطات پیک) ;

ب) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت شده یا ارسال شده از طریق سیستم MEDO.

ج) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت یا ارسال شده با استفاده از SMEV.

د) پردازش اسناد الکترونیکی دریافت شده یا ارسال شده از طریق ایمیل به مقامات اجرایی فدرال؛

ه) پردازش اسناد داخلی در EDMS مقام اجرایی فدرال.

8. فرآیند ورود اسناد شامل مراحل ثبت، اسکن و ایجاد تصویر الکترونیکی برای اسناد روی کاغذ یا تثبیت محتوای یک سند الکترونیکی با ممنوعیت تغییر در آن است.

در صورتی که دستورالعمل کار اداری که توسط مقام اجرایی فدرال تأیید شده است فهرستی از اسناد را روی کاغذ تعریف می کند که برای آن ممنوعیت ایجاد یک تصویر الکترونیکی ایجاد شده است، فرآیند ورودی فقط شامل ثبت نام می شود.

برای پیش نویس اسناد الکترونیکی که در مرحله تأیید یا امضا هستند، تثبیت محتوای سند الکترونیکی در هر مرحله از تأیید، امضا و ثبت بعدی سند الکترونیکی انجام می شود.

زیرسیستم ورود اسناد EDMS FOIV باید دارای پیکربندی و ابزارهای مدیریتی تعاملی باشد.

فرآیند ورود سند باید کنترل‌ها، کنترل‌ها و عملکردهایی را فراهم کند که به کاربران EDMS FOIV اجازه دهد:

ثبت اسناد بدون توجه به فرمت فایل - استفاده از ساختار داخلی و / یا رمزگذاری یک سند الکترونیکی یا اجزای یک سند الکترونیکی، روش رمزگذاری و سایر مشخصات فنی، بدون ایجاد تغییر در محتوای آنها.

اسناد را در یک طرح سلسله مراتبی متشکل از بخش ها و بخش های فرعی قرار دهید که بر اساس آن سیستم سازی و سازماندهی ذخیره سازی اسناد در EDMS مقام اجرایی فدرال (از این پس به عنوان طرح طبقه بندی نامیده می شود) سازماندهی می شود.

9. برای اسناد الکترونیکی موجود در EDMS FOIV، مطابق با استاندارد ملی فدراسیون روسیه GOST R ISO 15489-1-2007 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. مدیریت اسناد. الزامات عمومی" (از این پس به عنوان استاندارد) باید ارائه شود:

اصالت یک سند الکترونیکی - ویژگی یک سند الکترونیکی که تضمین می کند یک سند الکترونیکی با سند اعلام شده یکسان است.

یکپارچگی یک سند الکترونیکی - دارایی یک سند الکترونیکی است که در آن محتوای یک سند الکترونیکی نمایش کامل و دقیق تراکنش ها، فعالیت ها یا حقایق تایید شده است و می توان در عملیات بعدی یا در فعالیت های بعدی به آن اعتماد کرد.

وضعیت یک سند الکترونیکی که از زمان ایجاد آن هیچ تغییری در آن ایجاد نشده است.

10. اسناد باید در EDMS مقام اجرایی فدرال با تثبیت جزئیات سند، که تأیید ویژگی های زیر سند را مطابق با استاندارد ارائه می دهد، ثبت شود:

این سند مطابق با دستورالعمل های کار اداری در مقام اجرایی فدرال ایجاد شده است.

سند توسط شخصی که به عنوان سازنده یا فرستنده آن مشخص شده است ایجاد یا ارسال شده است.

سند دقیقاً در زمان مشخص شده برای مخاطب مشخص شده ایجاد یا ارسال شده است.

سند کامل است؛

یک سند الکترونیکی (تصویر الکترونیکی یک سند) را می توان در EDMS مقام اجرایی فدرال یافت، استخراج، ارائه و تفسیر کرد، به استثنای اسناد روی کاغذ، که دستورالعمل اداری تایید شده توسط مقام اجرایی فدرال، ممنوعیت آن را ممنوع می کند. ایجاد یک تصویر الکترونیکی

11. ایجاد، پردازش اسناد در EDMS مقامات اجرایی فدرال به روشی که توسط قوانین مربوط به کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال تعیین شده است، مصوب 15 ژوئن 2009 N 477 دولت فدراسیون روسیه انجام می شود. (قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه، 2009، N 25، هنر 3060؛ 2011، N 37، مورد 5263).

12. EDMS FOIV باید فرمت های فایل زیر را نمایش دهد: pdf، rtf، doc، tiff.

EDMS مقامات اجرایی فدرال مجاز به نمایش سایر فرمت های فایل مورد استفاده در فعالیت های مقام اجرایی فدرال است.

13. برای اطمینان از ورودی اسناد الکترونیکی، EDMS مقام اجرایی فدرال باید با الزامات عملکردی زیر مطابقت داشته باشد:

هنگام ورود یک سند الکترونیکی متشکل از چندین مؤلفه یک سند الکترونیکی - بخش های جداگانه ای که به طور مستقل یا همراه با سایر بخش های یک سند الکترونیکی یک سند الکترونیکی جداگانه را تشکیل می دهند ، EDMS مقام اجرایی فدرال باید از ورودی همه اجزای آن اطمینان حاصل کند. ;

هنگام ورود به یک سند الکترونیکی متشکل از چندین مؤلفه، EDMS مقام اجرایی فدرال باید توانایی مدیریت این سند الکترونیکی را به عنوان یک کل، حفظ رابطه بین اجزا و حفظ یکپارچگی ساختاری سند الکترونیکی فراهم کند.

به کاربران EDMS FOIV امکان وارد کردن یک سند الکترونیکی را در غیاب برنامه نرم افزاری مورد استفاده برای ایجاد یک سند الکترونیکی ارائه می دهد.

اطمینان از جمع آوری و ذخیره ابرداده در مورد اسناد؛

به طور خودکار مقادیر را از فیلدهای تعیین شده توسط مقام مقام اجرایی فدرال که مجاز به انجام وظایف اداری در هنگام کار با EDMS مقام اجرایی فدرال است (از این پس به عنوان مدیر EDMS مقام اجرایی فدرال نامیده می شود) استخراج کنید. برای گروه های خاصی از اسناد دریافت شده از سیستم MEDO، SMEV و سایر سیستم های اطلاعاتی، با استفاده از این مقادیر برای وارد کردن خودکار ابرداده های مربوطه؛

از پر کردن تمام عناصر فراداده مشخص شده هنگام پیکربندی EDMS FOIV پشتیبانی کنید و از ذخیره سازی دائمی و اتصال آنها با سند اطمینان حاصل کنید.

تعیین تاریخ و زمان ورود سند، هم در فراداده و هم در اطلاعات کنترل؛

امکان نمایش ابرداده هر سند وارد شده را بر روی صفحه نمایش فراهم می کند.

امکان درخواست از کاربر EDMS FOIV برای وارد کردن ابرداده های اجباری که به طور خودکار استخراج و ذخیره نشده اند را فراهم می کند.

هنگام وارد کردن یک سند در مورد ابرداده ناقص، کاربر را از EDMS FOIV مطلع کنید.

14. برای اطمینان از فرآیندهای تأیید و امضای اسناد توسط EDMS، مقام اجرایی فدرال باید اطمینان حاصل کند:

ارائه اسناد به کاربران مرجع اجرایی فدرال EDMS، که مجریان، هماهنگ کنندگان و امضاکنندگان سند هستند، با قطعنامه، نظرات و دستورالعمل های مربوط به این سند.

امکان اعمال کنترل بر اجرای دستورالعمل ها در اسناد، به طور خودکار به کاربران EDMS مقام اجرایی فدرال در مورد وضعیت دستورالعمل ها اطلاع می دهد.

وجود رابطی که به شما امکان می دهد امضاهای الکترونیکی را که تأییدیه انطباق با الزامات تعیین شده توسط قانون فدرال 6 آوریل 2011 N 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" را دریافت کرده اند (قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه ، 2011) وصل کنید. N 15، هنر 2036؛ N 27، 3880).

امضا و تایید (تصویب) اسناد الکترونیکی با استفاده از امضای الکترونیکی.

15. برای تأیید صحت، یکپارچگی و قابلیت اطمینان اسناد الکترونیکی، EDMS مقام اجرایی فدرال باید اطمینان حاصل کند:

تأیید و ایمنی امضاهای الکترونیکی، گواهی های مرتبط با کلیدهای تأیید امضای الکترونیکی؛

نتیجه تأیید امضای الکترونیکی را در قالب ابرداده اسناد الکترونیکی ذخیره کنید.

به کاربر EDMS FOIV در مورد نتایج تأیید امضای الکترونیکی اطلاع دهید.

16. فرآیند انتقال (ارسال) اسناد به مخاطب مطابق دستورالعمل کار اداری در مقام اجرایی فدرال انجام می شود.

برای اسناد خروجی روی کاغذ، EDMS اداره اجرایی فدرال باید از چاپ پاکت‌های با فرمت مناسب و فهرست پستی اطمینان حاصل کند.

17. EDMS FOIV باید از ثبت اطلاعات کنترلی به منظور شناسایی و ردیابی اقداماتی که کاربر EDMS FOIV مجوز (حقوق) برای انجام آنها را ندارد، اطمینان حاصل کند.

در عین حال، EDMS مقام اجرایی فدرال باید اطمینان حاصل کند که دوره های ذخیره سازی اطلاعات کنترلی و اقدامات ثبت شده با دوره های ذخیره سازی سند مطابقت دارد.

EDMS FOIV باید اطلاعات کنترلی زیر را به شکلی محافظت شده از تغییرات ذخیره کند:

در مورد کلیه اقدامات انجام شده با اسناد یا مجموعه اسناد، پیش نویس اسناد، طرح طبقه بندی.

در مورد کاربر EDMS FOIV که این عمل را انجام داده است.

تاریخ و زمان اقدام

فعالیت های ثبت شده به عنوان بخشی از اطلاعات کنترل باید شامل موارد زیر باشد:

ورود اسناد، پیش نویس اسناد به EDMS مقام اجرایی فدرال؛

انتقال یک بخش (فرعی) در طرح طبقه بندی؛

هرگونه تغییر در دستورالعمل های دوره های نگهداری و اقدامات بعدی با اسناد؛

هر گونه اقدامی که توسط مدیر EDMS مقام اجرایی فدرال در حین بررسی ارزش سند انجام شده است ، مطابق با قانون فدرال 22 اکتبر 2004 N 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" ( قانون جمع آوری شده فدراسیون روسیه، 2004، N 43، ماده 4169؛ 2006، N 50، مورد 5280؛ 2007، N 49، مورد 6079؛ 2008، N 20، مورد 2253؛ 2010، N 50، مورد 2010، N 2010 ، آیتم 4196);

اعمال و حذف ممنوعیت تخریب یک بخش (فرعی) از طرح طبقه بندی؛

هرگونه تغییر در فراداده طرح طبقه بندی، بخش ها و اسناد؛

اصلاح و تخریب ابرداده توسط کاربر EDMS FOIV.

تغییرات حقوق دسترسی؛

ایجاد، اصلاح و تخریب یک کاربر EDMS FOIV یا گروهی از کاربران EDMS FOIV؛

انتقال اسناد؛

تخریب اسناد؛

چاپ یک سند یا ابرداده

18. برای اطمینان از حفظ اطلاعات کنترلی، EDMS مقام اجرایی فدرال باید با الزامات عملکردی زیر مطابقت داشته باشد:

به طور خودکار به عنوان بخشی از اطلاعات کنترلی، کلیه موارد دسترسی به اسناد، پیش نویس اسناد و بخش ها و همچنین چاپ یا سایر نمایش اطلاعات را ثبت می کند.

ارائه یک رابط برای تنظیم فرآیندها برای ذخیره اطلاعات کنترل؛

همه تغییرات در تنظیمات فرآیند ذخیره اطلاعات کنترل را ثبت کنید. غیرفعال کردن ثبت تغییرات در تنظیمات فرآیند ذخیره اطلاعات کنترل مجاز نیست.

اطمینان از حفظ اطلاعات کنترلی در مورد اقدامات انجام شده در اسناد الکترونیکی، بخش ها (بخش های فرعی) طرح طبقه بندی، دوره های ذخیره سازی، ابرداده ها.

اطمینان حاصل شود که اطلاعات کنترل در مورد تغییرات در مقادیر فراداده حفظ می شود.

به عنوان بخشی از اطلاعات کنترلی هر سند، پیش نویس اسناد الکترونیکی را با هدف تأیید یا امضا ذخیره کنید.

اطمینان حاصل شود که اطلاعات حسابرسی به گونه ای ارائه شده است که امکان شناسایی رویداد و به دست آوردن تمام داده های مرتبط با آن را فراهم می کند.

امکان جستجو در اطلاعات کنترلی برای اطلاعات مربوط به برخی رویدادها، اشیاء - عناصر اطلاعاتی EDMS FOIV (بخش ها، زیربخش های طرح طبقه بندی، اسناد الکترونیکی، اجزاء، کارت های اسناد الکترونیکی، ابرداده ها و سایر عناصر اطلاعاتی) را فراهم می کند. کاربران EDMS FOIV، گروه‌های EDMS FOIV - زیرمجموعه‌ای از کاربران EDMS FOIV، نقش‌های کاربران EDMS FOIV، لحظه‌ها یا فواصل زمانی.

19. در طرح طبقه بندی EDMS مقام اجرایی فدرال، بخش ها و زیربخش های مربوط به بخش ها و زیربخش های نامگذاری پرونده های مقام اجرایی فدرال باید ارائه شود.

دوره های نگهداری اسناد موجود در بخش های مربوطه (زیربخش ها) مطابق با فهرست اسناد آرشیوی معمولی مدیریتی ایجاد شده در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها با ذکر دوره های ذخیره سازی که به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 25.08.2010 N 558 (ثبت شده در وزارت دادگستری فدراسیون روسیه در 8 سپتامبر 2010، ثبت N 18380).

20. EDMS مقام اجرایی فدرال باید شرایط زیر را برای ذخیره و حسابداری اسناد برآورده کند:

ایجاد و تغییر شرایط ذخیره سازی بخش ها (زیربخش) طرح طبقه بندی که بر اساس نامگذاری پرونده های مقامات اجرایی فدرال ایجاد می شود.

نباید محدودیتی در تعداد دوره های ذخیره سازی وجود داشته باشد.

هنگام ایجاد یک دوره نگهداری، باید یک شناسه به آن اختصاص داده شود و به آن فرصت داده شود تا یک نام منحصر به فرد برای آن وارد کنید.

اجازه می دهد تا تاریخچه تغییرات و تخریب دوره های ذخیره سازی در اطلاعات کنترل، از جمله تاریخ چنین تغییر یا تخریب و اطلاعات مربوط به کاربر EDMS FOIV که تغییراتی ایجاد کرده یا سند را از بین برده است، به شکل محافظت شده نگهداری و ذخیره شود.

هنگام تغییر یا از بین بردن دوره نگهداری اسناد، لازم است دلیل ایجاد تغییرات یا تخریب ثبت شود و این اطلاعات در اطلاعات کنترل ذخیره شود.

قرار برای هر بخش، زیربخش طرح طبقه بندی حداقل یک دوره ذخیره سازی (درج در کارت الکترونیکی سند شماره بخش (فرعی) که سند به آن تعلق دارد، باید به طور خودکار دوره ذخیره سازی سند را مطابق با آن تنظیم کند. با دوره مشخص شده در طرح طبقه بندی)؛

در زمان انقضای دوره ذخیره سازی اسناد، EDMS FOIV باید به طور خودکار اعلان هایی را برای کاربر EDMS FOIV در مورد انقضای دوره ذخیره سازی آغاز کند.

تخصیص اسناد برای تخریب؛

حداقل مجموعه ای از گزینه ها را برای اقدامات با اسناد پس از انقضای دوره ذخیره سازی در شرایط ذخیره سازی اسناد ارائه دهید:

الف) ذخیره دائمی؛

ب) بررسی ارزش سند مطابق با قانون فدرال 22 اکتبر 2004 N 125-FZ "درباره بایگانی در فدراسیون روسیه" (Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, N 43, art. 4169; 2006) ، N 50، ماده 5280؛ 2007، N 49، مورد 6079؛ 2008، N 20، مورد 2253؛ 2010، N 19، مورد 2291؛ N 31، مورد 4196؛

ج) سند را مطابق با دستورالعمل کار اداری در مقام اجرایی فدرال از بین ببرید.

د) انتقال برای ذخیره سازی به انبار دیگر؛

ه) در پایان سال تقویمی، اسنادی را به شکل مقرر ایجاد کنید: اقدامی در مورد تخصیص تخریب اسناد (بخش) با دوره ذخیره سازی منقضی شده و موجودی اسناد برای دائمی و طولانی مدت (بیش از 10 سال) دوره ذخیره سازی

EDMS FOIV باید اجازه دهد:

الف) افزایش مدت نگهداری اسناد؛

ب) اسناد را برای تخریب با حفظ قانون تخصیص اسناد (بخش ها) برای تخریب در EDMS مقام اجرایی فدرال اختصاص دهید.

ج) بخش های سالانه اسناد یک دوره ذخیره سازی دائمی را برای انتقال به انبار در بایگانی دولتی صادر می کند.

د) بخش های سالانه اسناد مربوط به پرسنل را برای انتقال به آرشیو اسناد پرسنل صادر می کند.

ه) دوره های ذخیره سازی را با مدت حداقل صد سال حفظ کند.

ه) ثبت هرگونه اقدامات انجام شده برای تخریب و انتقال اسناد و اطلاع رسانی در مورد آنها به عنوان بخشی از اطلاعات کنترلی.

III. الزامات امنیت اطلاعات EDMS FOIV، از جمله هنگام پردازش اطلاعات سرویس با توزیع محدود

21. برای حفاظت از اطلاعات اختصاصی توزیع محدود، باید از ابزارهای حفاظتی اطلاعات فنی و (یا) نرم افزاری که مطابق با الزامات امنیت اطلاعات تأیید شده اند استفاده شود.

22. الزامات حفاظت از اطلاعات و اقدامات لازم برای اجرای آنها و همچنین نرم افزارها و ابزارهای حفاظت سخت افزاری خاص بسته به کلاس امنیتی تعیین شده باید تعیین و مشخص شود.

23. EDMS FOIV باید با الزامات استاندارد ملی فدراسیون روسیه GOST R 51275-2006 "امنیت اطلاعات. شیء اطلاعاتی. عوامل موثر بر اطلاعات. مقررات عمومی" و الزامات حفاظت فنی از اطلاعات محرمانه مطابقت داشته باشد.

24. EDMS FOIV باید کنترل دسترسی به اسناد را فراهم کند. کمک هزینه دسترسی و سایر معاملات با اسناد و ابرداده ها باید به عنوان دنباله حسابرسی ثبت و نگهداری شود.

25. EDMS FOIV نباید مطابق با فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در 17 مارس 2008 N 351 "در مورد اقدامات برای اطمینان از امنیت اطلاعات روسیه" اتصال مستقیم (حفاظ نشده) به اینترنت شبکه اطلاعات و مخابرات داشته باشد. فدراسیون هنگام استفاده از اطلاعات و شبکه های مخابراتی تبادل اطلاعات بین المللی" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii، 2008، N 12، مورد 1110؛ 2008، N 43، مورد 4919؛ 2011، N 4، مورد 572).

26. EDMS FOIV باید دسترسی به اسناد را مطابق با سیاست امنیتی فراهم کند. مدیریت کاربران EDMS مقام اجرایی فدرال باید به صورت متمرکز انجام شود. حقوق دسترسی - مجموعه ای از اقدامات مجاز به انجام توسط کاربر EDMS FOIV، به نقش کاربران EDMS FOIV و/یا گروه هایی از کاربران EDMS FOIV اختصاص داده می شود. علاوه بر باز کردن دسترسی به بخش‌های خاصی از طرح طبقه‌بندی، از حقوق دسترسی برای محدود کردن دامنه عملیاتی که کاربر EDMS FOIV می‌تواند روی اشیاء EDMS FOIV انجام دهد، از جمله مشاهده فراداده و محتوای بخش‌ها، ایجاد یا مشاهده اسناد الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد) از نوع خاصی. واگذاری حقوق دسترسی به کاربران EDMS FOIV (از این پس به عنوان مدیریت حقوق نامیده می شود) به منابع EDMS FOIV کاملاً توسط نرم افزار خود EDMS FOIV انجام می شود.

27. نقش کاربر EDMS FOIV - مجموعه ای از حقوق عملکردی اعطا شده به زیرمجموعه ای از پیش تعریف شده از کاربران EDMS FOIV، می تواند قابلیت های کاربر EDMS FOIV را محدود کند و امکان جستجو و خواندن اسناد الکترونیکی را فراهم کند (تصاویر الکترونیکی از اسناد) فقط در بخش های خاص (زیربخش) طرح طبقه بندی.

28. حقوق به گروه های EDMS از مقامات اجرایی فدرال اختصاص یافته و به اعضای این گروه ها به ارث می رسد. عملیات تخصیص حقوق دسترسی فقط به مدیران اداره اجرایی فدرال EDS مجاز است.

29. اختیارات مدیر EDMS مقام اجرایی فدرال باید در مقررات رسمی مقام مقام اجرایی فدرال ثبت شود.

30. برای اطمینان از حفاظت از اسناد الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد) هنگام مدیریت دسترسی، EDMS مقام اجرایی فدرال باید با الزامات عملکردی زیر مطابقت داشته باشد:

مدیریت حقوق دسترسی را به مدیران EDMS مقامات اجرایی فدرال ارائه دهید.

پشتیبانی از استفاده از ترکیبی از حقوق دسترسی با اختصاص همزمان چندین نقش به کاربر EDMS FOIV.

مدیر EDMS FOIV را قادر می سازد تا گروه هایی از EDMS FOIV ایجاد کند و آنها را مدیریت کند.

دسترسی به عملکردهای سیستم و رویدادهای مربوطه را فقط برای مدیران اداره اجرایی فدرال EDS فراهم کنید.

هنگامی که کاربر EDMS FOIV جستجویی را بر اساس محتوای اسناد الکترونیکی و فراداده انجام می دهد، EDMS FOIV نباید اسناد الکترونیکی را که کاربر EDMS FOIV حق دسترسی به آنها را ندارد در لیست نتایج جستجو قرار دهد.

31. برای اطمینان از امنیت اسناد الکترونیکی، EDMS مقام اجرایی فدرال باید امکان پشتیبان گیری منظم از اسناد الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد)، ابرداده، بازیابی اسناد الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد)، ابرداده از پشتیبان گیری پشتیبان گیری و بازیابی خودکار منظم را می توان در خود EDMS FOIV با ادغام با ابزارهای مورد استفاده در EDMS FOIV، یک سیستم مدیریت پایگاه داده یا با برنامه نرم افزاری دیگر پیاده سازی کرد.

32. برای اطمینان از پشتیبان گیری و بازیابی EDMS، مقام اجرایی فدرال باید الزامات عملکردی زیر را رعایت کند:

دارای رویه‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی خودکار است که امکان پشتیبان‌گیری منظم یا انتخابی کامل از بخش‌ها (زیر بخش‌های) طرح طبقه‌بندی، اسناد الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد)، ابرداده‌ها، پارامترهای مدیریتی و اطلاعات کنترلی و همچنین در صورت لزوم بازیابی آنها را فراهم می‌کند. ;

به مدیران EDMS FOIV این فرصت را می دهد تا برنامه ای برای انجام مراحل پشتیبان تنظیم کنند:

الف) تعیین فرکانس پشتیبان گیری؛

ب) نشان دادن بخش‌ها (بخش‌های فرعی) و اسناد الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد) که باید پشتیبان‌گیری شوند.

ج) اختصاص مکان های ذخیره سازی برای پشتیبان گیری.

توانایی بازیابی اطلاعات از نسخه های پشتیبان باید فقط در اختیار مدیر سیستم EDS FOIV باشد.

هنگام بازیابی یک سند الکترونیکی (تصاویر الکترونیکی اسناد) از پشتیبان‌گیری، یکپارچگی آن (از جمله ابرداده، اطلاعات کنترل) پس از تکمیل فرآیند بازیابی باید کاملاً تضمین شود.

انتخاب سردبیر

پیامدهای صنعتی شدن بحث در مورد انباشت بودجه برای صنعتی شدن

تاریخچه روسیه مبحث شماره 12 اتحاد جماهیر شوروی در دهه 30 صنعتی شدن در اتحاد جماهیر شوروی صنعتی شدن توسعه صنعتی شتابان کشور است، در ...

مبارزات خزری پیتر اول: اهداف و nbsp

پیتر اول با خوشحالی در 30 اوت به سنت پترزبورگ نوشت: «... پس در این بخشها، به یاری خدا، پایی به ما رسید، تا به شما تبریک بگوییم.

تاریخچه توسعه لیبرالیسم

مبحث 3. لیبرالیسم در روسیه 1. سیر تحول لیبرالیسم روسی لیبرالیسم روسی پدیده ای بدیع است که بر اساس ...

یک انسان چه توانایی هایی می تواند داشته باشد؟

یکی از پیچیده ترین و جالب ترین مسائل در روانشناسی مسئله تفاوت های فردی است. نام بردن از یکی سخت است...

دلایل شروع و شکست جنگ روسیه و ژاپن: به طور خلاصه

جنگ روسیه و ژاپن 1904-1905 از اهمیت تاریخی بالایی برخوردار بود، اگرچه بسیاری فکر می کردند که کاملاً بی معنی است. اما این جنگ ...

جنبش پارتیزانی - "دنده جنگ مردم" پارتیزان های اسمولنسک در جنگ 1812

ظاهراً خسارات فرانسوی ها از اقدامات پارتیزان ها هرگز محاسبه نخواهد شد. الکسی شیشوف در مورد "باشگاه جنگ مردم" می گوید، ...

موضوع پول چیست؟

مقدمه در اقتصاد هر ایالت، از زمان ظهور پول، انتشار هر روز همه کاره بازی می کند و بازی می کند و گاهی اوقات ...

چکیده: پیتر کبیر، آیا او واقعا عالی است؟

پیتر کبیر در سال 1672 در مسکو متولد شد. والدین او الکسی میخایلوویچ و ناتالیا ناریشکینا هستند. پیتر توسط پرستار بچه ها بزرگ شد، تحصیلات در ...

چه مدت باید سوپ مرغ بپزد؟

یافتن قسمتی از مرغ که تهیه سوپ مرغ از آن غیرممکن باشد، دشوار است. سوپ سینه مرغ، سوپ مرغ...

جدید

محبوب