Трябва ли всяка година да съставям щатно разписание? Трябва ли всяка година да одобрявам ново щатно разписание, ако то не се променя

Работата на всяко предприятие се основава на законодателни актове на различни нива на подчинение. Важна роля в живота на всяка организация играят местните документи, приети и публикувани за самото предприятие.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и Е СВОБОДЕН!

Щатното разписание също принадлежи към документи от местен характер. Характеристиките и характеристиките на дизайна на този важен документ са разкрити по-долу.

Какъв е този документ?

Щатното разписание е нормативен акт с местен характер. Въз основа на Устава на предприятието.

За унификация постановлението на Държавната статистическа служба одобри формуляра T-3.

В предприятията се използва за регистриране на броя на служителите, техния състав и структура.

Включва:

• Име на отделите, присвояване на код.
• Наименование на длъжности, специалности, професии, категория, квалификационен клас.
• Брой служители, заплата, надбавки.

Персоналът е предназначен да:

• Формирайте организационната структура на предприятието.
• Формирайте броя на отделите и щатните единици.
• Създайте система за заплати на служителите.
• Задайте квоти и техния размер.
• Улесняване на набирането на персонал за свободни позиции.

Какво казва законът?

Нормативна база

• Кодекс на труда. Изкуство. 15 и 57 съдържат препратки към щатното разписание. Това се дължи на факта, че задълженията, правата и възнаграждението на служителя идват от щатното разписание.
• Инструкции за. Посочва се, че всички записи се вписват в трудовата книжка въз основа на щатното разписание.

Няма нормативен акт, който да определя задължението за поддържане на щатно разписание. Въпреки подобна "дупка в закона" всички контролни служби изискват този документ.

С негова помощ се проверява и събира информация за служителите, възнагражденията за положения труд и пр. Следователно липсата му е нарушение на трудовото законодателство и води до глоба.

Заключение: таблицата с персонал трябва да бъде във всяко предприятие.

Отговорни лица. Кой подписва?

Ръководителят на предприятието, ръководителите на отделите по персонала и счетоводството имат право да се подписват в таблицата с персонала. Това означава, че служителите на тези услуги са отговорни за компилирането, изпълнението, извършването на промени.

Подписът се поставя в края на документа. Ако списъкът на персонала се състои от повече от една страница, подписите се поставят на последната страница в специални редове за подпис.

При първоначалното разработване на щатното разписание графиката за подписи може да бъде въведена на всяка страница от документа.

Кога и как да направите промени?

Необходимо е да се правят промени всяка година или не, всеки мениджър решава отделно. Това е планов документ и е желателно да се актуализира ежегодно.

Годишната актуализация ще позволи координиране на количествения и качествен състав на служителите.

Ако е необходимо въвеждане или премахване на длъжности, премахване или добавяне на отдели, нов документ може да бъде одобрен по-рядко или по-често.

Промените могат да бъдат направени по няколко начина:

• Цялостна промяна.Присвоява му се нов регистрационен номер и се утвърждава със заповед (указ).
• Селективна промяна.Трябва да се регистрира в заповед или заповед. Този метод е възможен, ако корекциите не са значителни.

Промените, направени в таблицата с персонала, засягат вече работещия персонал; съответно трябва да се направят корекции в трудовите документи на тези служители, за които те се отнасят.

Това може да е промяна в длъжност, отдел, допълнителни отговорности, промяна,.

При смяна на длъжността служителят трябва да бъде информиран писмено два месеца предварително.

Следователно извършването на промени се състои от следните стъпки:

• Съгласието на служителя да направи корекции в графика, които го засягат.
• Написване и приемане на заповед (инструкция) за извършване на корекции.
• Писане и приемане на заявление до служителя, който е засегнат от промените.
• Записване на получените промени в трудовата книжка.

Как да съставим правилно таблица за персонала?

Процедура, етапи и правила за попълване

При съставяне на щатното разписание трябва да се има предвид организационната структура на предприятието.

Това се дължи на факта, че при изготвянето на графика е необходимо да се посочат отделите, които са част от предприятието. След това се попълва стандартизиран формуляр.

Стъпки за въвеждане на данни в стандартизиран формуляр:

• Посочете името на предприятието съгласно учредителните документи. Ако има съкратено наименование, то също трябва да бъде посочено - в скоби или на реда по-долу.
• Посочете OKPO код.
• Посочете поредния номер, съгласно дневника за регистрация на документооборота. Когато правите множество корекции, въведете отделно номериране (например със стойност на буквата).
• Датата на изготвяне на документа се вписва в специална колона. Не винаги може да съвпада с момента на влизането му в сила. В тази връзка в унифицирания формуляр има графа, в която е посочена датата, от която влиза в сила.
• В колоната "Държава в брой ... единици" се вписва броят на служебните единици.
• Графиките се попълват.

Раздели, колони и техните характеристики

Раздел 1 "Наименование на структурната единица"

Въвеждат се отдели, представителства, клонове.

Данните се въвеждат отгоре надолу.

Първият ред показва управлението на предприятието. Следват финансов отдел, счетоводство, персонал, отдел по икономически въпроси.

След попълване на графиката от отделите на първо ниво на подчинение е необходимо да въведете данни за производството.

Посочени са всички магазини и секции. След това ниво се въвеждат данни за сервизни единици (например склад).

Раздел 2 "Код на структурната единица"

С помощта на този раздел ясно се проследява йерархичната структура на предприятието.

За да улесните попълването на тази колона, трябва да използвате индустриални класификатори.

За всяка структурна единица се присвоява специфичен код, за да се улесни управлението на документи.

Задаването започва от голямо към малко. Например отделът е 01, отделите в отдела са 01.01, 01.02 и т.н., в отдела групата е 01.01.01 и т.н.

Колона 3 "Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификацията на служителя"

Разделът се попълва на базата на Класификатора на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите.

За организации, които се финансират от федералния бюджет, използването на класификатор е неразделна част от процеса на работния процес.

Данните се въвеждат в тази колона в съответствие с характеристиките на дейността на всяко предприятие.

Раздел 4 "Щитни единици"

Съдържа данни за броя на работните единици. Щатът на бюджетната организация се одобрява от висши организации.

В предприятие с небюджетни форми на собственост персоналът се определя от неговите нужди и икономическа осъществимост. Ако предприятието има персонал, работещ на 0,5 или 0,25 ставки, тогава при попълване на този раздел се посочват акции.

Свободните работни места се вписват в броя на свободните държавни единици.

Пример за таблица с персонал със ставка 0,5:

Раздел 5 "Тарифна ставка (заплата) и др."

Този раздел съдържа данни за заплатите по позиции.

С помощта на тарифната ставка служителите получават възнаграждение за изпълняваните задължения в съответствие с трудовия договор. Този метод на плащане се използва активно от държавни предприятия и организации. При начисляване на заплатите е необходимо да се позовавате на Единната тарифна скала.

Заплата - фиксирано възнаграждение за изпълнение на задължения, които са пряко посочени в трудовия договор.

Формирането на заплатата се извършва за определен период от време (месец, тримесечие, половин година).

Установяването на заплатите на служителите на бюджетните организации се основава на Единната тарифна скала. Предприятията от частни форми на собственост изхождат от финансовите възможности, но не под минималната заплата, която не включва бонуси, надбавки, плащания за специални условия на труд и др.

Данните са посочени в рубли.

Раздел 6-8 „Доплащания и допълнителни такси“

Съдържа данни за стимулиращи плащания, компенсации (бонуси), установени от законодателството на Руската федерация („северна“, за академична степен) и въведени по преценка на организацията (свързани с условията на труд).

За предприятия и организации, които се финансират от държавния бюджет, размерът на надбавките се определя от правителството на Руската федерация, за частни - от ръководството на предприятието.

Надбавките се определят като процент от заплатата. Плащанията са фиксирани плащания.

Раздел 9 "Общо"

Обобщават се колони 5 - 8. Посочват се всички разходи през месеца.

Раздел 10 "Забележка"

Правят се промени в графата, уточнения по щатното разписание.

Кога се съставя и утвърждава?

Щатно разписание се съставя при откриване на ново предприятие, клон, дъщерно дружество и др., както и при извършване на съществени промени.

Поради факта, че заплатите се изплащат месечно, най-правилно е датата на влизане в сила да се определи на първия ден от месеца.

Щатното разписание се одобрява въз основа на заповед или заповед, подписана от ръководителя на предприятието или упълномощено лице.

Също така в таблицата с персонала трябва да се въведат съответните подробности в колоната "Одобрено". След това данните се въвеждат в Регистрационния дневник, след което номерът се въвежда в поръчката. Освен това, след процедурата за одобрение, таблицата с персонала се изпраща за съхранение.

Примерно попълване 2019:

Важни нюанси

Закръгляване на позиции

При въвеждане на ниво на щатното разписание щатното разписание може да съдържа цели единици и дробни.

Има два варианта за закръгляване на щатни единици:

• Закръгляването се извършва за всяко деление.
• Заетите единици са закръглени за няколко отдела.

при което:

• Коефициенти по-малки от 0,13 = 0, т.е. легнало.
• Коефициенти от 0,13–0,37 са равни на 0,25 от нормална позиция.
• Ставките 0,38-0,62 се закръглят до 0,5 ставки.
• Редовните ставки от 0,63-0,87 са равни на 0,75 ставки.
• Над 0,87 - пълна ставка.

Изготвяне на таблица за персонала за индивидуални предприемачи

Според законодателството индивидуален предприемач може да наема служители. От момента на приемане на служителите той става работодател и трябва да поддържа щатно разписание. Изключение правят случаите, когато задълженията и формата на дейност на служителя са описани подробно в трудовия договор.

Персоналът помага да се отървете от трудностите на непредсказуемите ситуации при работа с персонала.

Когато съставяте таблицата с персонала за индивидуални предприемачи, си струва да се придържате към същите принципи и правила като за големите компании.

Но поне си струва да попълните колони 1-5.

Развитие на персонала в бюджетна институция

Персоналът е неразделна част от работата на всяка бюджетна организация. Той също така се съставя съгласно стандартизираната форма T-3 в съответствие с всички горепосочени принципи и характеристики.

Въпреки това, за бюджетните институции е задължително да се използва:

• Общоруски класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите.
• Квалификационен указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители.
• Единен тарифно-квалификационен указател на работите и професиите на работниците (ЕТКС).

При съставянето и въвеждането на таблицата с персонала в държавните предприятия е необходимо да се обърнете към отрасловите разпоредби.

Запознаване на служителите

Нормативните правни актове, свързани с трудовите въпроси, показват: работодателят е длъжен да запознае служителите с вътрешните трудови разпоредби, както и други местни разпоредби, които пряко засягат неговата трудова дейност.

Запознаването се извършва под подпис. Съответно, ако таблицата с персонала е нормативен акт от местен характер, тогава запознаването с него трябва да се извърши по същия начин.

От гореизложеното следва да се заключи, че е необходимо да се поддържа таблица с персонал във всяко предприятие. За да се опрости работата с персонала, е приет стандартизиран формуляр T-3. Използването му ще опрости работата и взаимодействието с регулаторните органи.

Документооборотът е необходим, за да се проследяват в динамика различни показатели за дейността на компанията. Без него организацията на процесите е доста хаотична. Тъй като в съвременния свят персоналът е основният актив на всяка компания, документите, свързани с управлението на човешките ресурси, трябва да се водят възможно най-точно и коректно.

Един от тези документи е таблицата с персонала, чиито подробности са разгледани в тази статия. Позволява ви да зададете персонала на отделите на организацията, да анализирате организационната структура и системата за възнаграждение, а също така улеснява процеса на набиране на персонал за свободни работни места в компанията.

За какво е този документ, задължителен ли е?

Таблицата с персонала е необходима, за да може да се оправдаят ситуациите на уволнение на служители поради намаляване на персонала, в случай че те се обърнат към съда. Може да служи и като оправдание (поради липса на определена позиция). Следователно компетентното изготвяне на този документ е основата за правна защита на интересите на компанията.

Освен това проверяващите фирми (в частност инспекцията по труда) често изискват нейното присъствие по време на проверки. Липсата на документ е нарушение на закона за защита на труда на Руската федерация. Съответно, съгласно Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (член 5.27), организация, която не предоставя график, е изправена пред глоба в рамките на от 30 до 50 хилядирубли. Освен това длъжностното лице ще бъде глобено (сумата варира от 1 до 5 хилядирубли).

И накрая, без щатно разписание не е възможно да се докаже, че към момента на съкращаването компанията не е имала възможност да предостави на служителите алтернативни свободни работни места.

По този начин, наличието на този документ не е задължително от гледна точка на законодателството на Руската федерация, а на теория решението на данъчната или инспекцията по труда за налагане на глоба може да бъде обжалвано в съда. На практика обаче документът трябва да се поддържа от всяка компания, за да се предотвратят възможни конфликтни ситуации. В същото време е важно да се разбере, че за бюджетните организации неговото присъствие е закрепено в закона.

Изисквания към него

Тъй като таблицата с персонала е така наречената местна наредба, няма толкова много специални изисквания за нея:

• Един от основните е фактът, че компанията е длъжна да изготви този документ в съответствие с федералния закон. унифициран формуляр Т-3. Не можете да го съкращавате (трябва да присъстват всички необходими елементи), но можете да въведете допълнителни данни.
• Графикът трябва да бъде въведен от първия ден на месеца.
• Много е важно всяка страница да е номерирана.
• Документът трябва да бъде подшит с телбод, да има печат на организацията, подпис на ръководителя и лицето, отговорно за съставянето.

Кой компилира?

В момента законодателството не определя ясно кой трябва да участва в разработването на документа.

В компании с разклонена организационна структура отговорността за съставянето може да бъде на служителите на следните отдели:

• обслужване на персонала;
• счетоводство;
• правен отдел (най-рядко срещаната ситуация).

В малките фирми това може да се направи от ръководителя или друго упълномощено от него лице. В този случай се прави поръчка на името на конкретен служител, който ще работи с този документ. Друг вариант за определяне на отговорността е този факт да бъде отбелязан в длъжностната характеристика или трудовия договор.

За да се опрости процедурата за съставяне, е необходимо да се предпишат нейните нюанси в инструкциите за работа в офиса:

• условия и основни правила за разработване / въвеждане на промени;
• форма на заповед за одобряване на графика и промените;
• отговорници за оформянето на документа и подписването на заповеди;
• служители, с които е необходимо да се съгласува проектът на графика или неговите промени;
• съставът на нормативните актове, които регулират всички въпроси, свързани с него.

Как се претендира?

След изготвяне на щатното разписание, то трябва да бъде одобрено. Преди да бъде готов окончателният формуляр за подписване, е необходимо той да бъде съгласуван със служителите, посочени в инструкцията.

След това трябва да се направи твърдението по специална поръчка или поръчка, който трябва да бъде подписан или от ръководителя на фирмата, или от упълномощено лице. В заповедта трябва да се посочат датите на съставяне, утвърждаване и влизане в сила - те могат да съвпадат или да се различават една от друга, но датата на влизане в сила не може да бъде по-ранна от датата на изготвяне или утвърждаване.

Структура и ред на попълване

На първо място, унифицираният формуляр трябва да съдържа редица подробности (те са необходими за всеки счетоводен документ):

• име и номер на документа;
• датата на съставянето му;
• Име на фирмата;
• потвърждаване на факта на извършване на дейности и изразяване на стойността на натуралното или паричното измерване;
• име и подпис на лицето, отговорно за правилността на съставянето.

Таблицата трябва да включва следната информация (отляво надясно):

• структурно подразделение;
• код на отдел;
• длъжност, ранг, квалификационен клас (например инженер от 1-ва категория);
• броя на щатните единици;
• заплата (посочена в рубли, мерните единици са само в заглавката на таблицата - например 20 000,00);
• надбавки (в рубли) - например за академична степен. За тях са отделени 3 колони;
• общо, търкайте. - в тази колона се посочва общата сума на заплатите;
• Забележка.

След като попълните всички колони в таблицата, трябва да попълните реда "Общо". Необходимо е да се сумират всички стойности в колони (размер на заплатите, колко персонални единици ще бъдат и т.н.). След това се полагат необходимите подписи и печат.

Можете да гледате процеса на формиране и попълване на програмата 1C в следния видеоклип:

Как да направя промяна?

За 2019 г. има 2 основни начина за извършване на промени в щатното разписание:

1. Така че можете директно да промените този документ, като създадете нов, който ще има следния регистрационен номер. В този случай новата версия трябва да бъде одобрена със заповедта за основната дейност.
2. Въпреки това, през повечето време промените са съвсем незначителни. В този случай е достатъчно да издадете промени. Заповедта може да се нарече по следния начин: „За промяна на таблицата с персонала“ или „За извършване на промени в таблицата с персонала“.

Тази процедура обаче трябва да бъде обоснована. Това може да са следните причини:

• необходимостта от оптимизиране на административната дейност;
• подобряване на организационната структура на фирмата;
• реорганизация;
• премахване на дублирането на функции и формиране на центрове за отговорност;
• промени в законодателството на Руската федерация;
• необходимостта от организиране на мерки за подобряване на дейността на определен отдел във фирмата;
• намаляване на основната дейност, нейното разширяване или диверсификация.

Ако длъжността на служител бъде преименувана, трябва да получите неговото писмено съгласие, преди да направите промени.

Срок на годност и честота на съставяне

В законодателството на Руската федерация няма норми, които да регулират честотата на назначаване на персонал. Ако фирмата има високо ниво на текучество на персонала, препоръчително е да го съставяте веднъж месечно. Най-често обаче го правят на всеки 6 или 12 месеца, като при необходимост правят само промени. Това се дължи на факта, че такъв график е така нареченият документ за планиране.

Възможно е също така да се състави формуляр T-3 за няколко години - но това може да се направи само от онези фирми, които не планират да коригират персонала, да въведат нови позиции или да премахнат някои от съществуващите.

Следователно този вариант не може да се счита за целесъобразен през 2019 г. - условията на криза принуждават организациите постоянно да променят различни аспекти на своята дейност.

По отношение на срока на съхранение, засега документът трябва да се съхранява от фирмата в рамките на 3 години. В този случай този период се изчислява от следващата година след годината, в която графикът е загубил силата си. Разпоредбите за персонала (които могат да служат като лека алтернатива на въпросната хартия) трябва да се пазят 75 години.

Здравейте! Чували ли сте за такъв документ като "Организация на щатния състав"? Но това е документ, въз основа на който се изчисляват заплатите, както и се назначават и освобождават служители. Сега ще се опитаме да разкажем подробно какви функции изпълнява SHR и как да го съставим правилно.

Какво е "персонал"

Всеки от вас поне веднъж в живота си е бил в отдела за персонал на някое предприятие. Вероятно сте виждали безброй папки и лични файлове на служители. Със сигурност мнозина се интересуваха как служителите на този отдел събират и запомнят информация за всички позиции, служители и т.н.

И всичко е съвсем просто. Имат такъв документ като щатното разписание.

Персонал (SHR)- Това е регулаторен документ, който посочва информация за всички длъжности на предприятието, броя на служителите на пълен работен ден, размера на техните тарифни ставки и размера на надбавките.

С други думи, това е документ, който съдържа обобщена информация за броя на служителите в предприятието и наличните позиции. Освен това в таблицата с персонала се посочва размерът на заплатите за всяка длъжност, като се вземат предвид всички дължими надбавки.
Много често този документ помага на ръководителите на предприятието в хода на съдебни спорове. Например, поради принудително съкращаване на персонала, работник е уволнен и той съди бившите ръководители. В случая СР е пряко доказателство за законосъобразността на действията на подсъдимия.

Поради важността на този документ, всички страници са номерирани, зашнуровани и запечатани.

• Изтеглете примерна заповед за одобряване на щатното разписание

• Изтеглете щатна форма N T-3

Кадрови функции

Като всеки документ, HR изпълнява редица функции. Основните от които са:

• Възможност за организиране на работното време на персонала;
• Изплащане на месечни заплати на служителите;
• Официално регистриране на новоназначените служители;
• Напускане на правилата на вътрешния дневен режим;
• Преместване на регистрирани служители от една длъжност на друга и др.

Персоналът е задължителен документ

Всяка фирма разполага с много документи. Има документи, които са задължителни, има и такива, които се създават по необходимост. На въпроса „Задължителен документ ли е СР?“ не е възможно да се даде категоричен отговор.

Всичко се дължи на факта, че кодексът на труда не предполага задължителното присъствие на SHR в предприятието. Но ако разгледаме този въпрос въз основа на изискванията на Roskomstat, тогава се оказва, че този документ е необходим, защото. това е основната документация за осчетоводяване на плащанията на заплатите.

Въпреки че няма ясни норми в законодателството, повечето организации поддържат този вид документация. В крайна сметка основната част от държавните инспекции започва именно с изучаването на SHR.

Всъщност наличието на този документ улеснява живота не само на инспекторите, но и на мениджърите, отделите по човешки ресурси и счетоводството.

Каква е продължителността на персонала

Никой официален документ не посочва точната продължителност на SR. Самият ръководител има право да посочи периода, за който е съставен този документ. Най-често се преработва всяка година и влиза в сила на 1 януари. При съставяне на СР се посочва датата на неговата валидност. Но ако не посочите дата, тогава документът се счита за неограничен и не е необходимо да се преработва.

Колко и къде се съхранява таблицата с персонала

Въз основа на решението на Федералния архив, СР след изтичане на срока на валидност трябва да се съхранява в предприятието в продължение на 3 години. А срокът на годност на обикновените съзвездия е 75 години.

Редовна подредба- незадължителен документ за всяко предприятие, който се създава на базата на щатното разписание. Това е мобилна версия на SHR и включва по-подробна информация за служителите на компанията (име на работниците, група инвалидност и др.).

Кой се гримира

Преди да продължи със създаването на документ, мениджърът издава заповед за промяна на таблицата с персонала, където назначава служител, който ще го изготви.

Това може да бъде абсолютно всеки служител на организацията. Но най-често такава работа се поверява на служители на отдела за персонал, счетоводство или инженер по нормиране на труда.

Колко копия на SHR трябва да бъдат в производство

При съставянето на СР се прави един екземпляр от него. Следователно оригиналът и копието трябва да се съхраняват от отдел „Човешки ресурси и счетоводство“.

Промяна в персонала

Понякога трябва да се направят промени в съществуващия SR. Това се прави в няколко случая:

1. Ако има реорганизация на дружеството;
2. При необходимост от оптимизиране и подобряване на трудовата дейност на управленския апарат;
3. Ако направените промени в законодателството изискват въвеждане на задължителни изменения в СР;
4. При промяна на персонала ;
5. Промени в длъжностите в щатното разписание;
6. Промени в заплатите в персонала.

Ако промените са незначителни и не изискват създаване на нов HR, тогава ръководителят издава заповед за изменение на таблицата с персонала. След това отговорният служител прави промени в текущия документ.

Когато се правят промени в таблицата с персонала, ръководството не е длъжно да уведомява служителите писмено.

Вторият начин за изменение е създаването на нов SR.

При всякакви промени в SHR трябва да се направят промени в трудовите книжки и личните карти на служителите. Преди това е необходимо да получите писмено разрешение за това действие от служителите.

Например, ако формулировката на длъжността се промени леко, служителят трябва да бъде уведомен писмено. Едва след това се правят промени в трудовата му книжка.

Ако промените се отнасят до размера на заплатите, в този случай служителят се уведомява писмено 2 месеца предварително. Тези промени се правят паралелно с трудовия договор.

Има ли задължителна форма на щат

За съставяне на SR най-често те използват унифициран. Представлява форма - таблица, в която трябва да въведете данни.

Повечето организации приемат формуляра T-3 като основа и го „персонализират“, за да пасне на тяхното предприятие. Това е позволено, т.е. единната форма на този документ не е задължителна.

В случаите, когато предприятието има държавна форма на управление, тогава таблицата с персонала се съставя в съответствие с всички правила.

Персонална структура на организацията

SR се състои от заглавка, таблица и данни на хората, подписали документа.

Първата част на документите съдържа следната информация:

• Име на организацията, съгласно учредителните документи;
• Датата на започване на СР, неговият номер и срок на валидност. Номерирането може да бъде зададено произволно.
• Дата и номер на заповедта за одобряване на щатното разписание;
• Генерален щаб.

Втората част е колекция от данни за всички позиции. Ще го разгледаме малко по-късно.

Третата част съдържа имената и длъжностите на хората, подписали този документ. Най-често това е ръководителят на службата за персонал и главният счетоводител.

Как да си направим таблица с персонал

Надяваме се, че никой не е имал въпроси при попълването на „заглавката“, така че нека преминем към попълването на самата таблица.

1 брой . Име на структурната единица.Те трябва да бъдат изброени по ред на подчинение. Например администрация, секретариат, финансов отдел, счетоводен отдел и др.;

2 броя. Код на отдела.Номерираме единиците отгоре надолу (01,02,03 и т.н.);

3 броя. Длъжност.Данните трябва да бъдат въведени в именителен падеж без съкращения, в единствено число, ръководени от квалификационни и тарифни справочници;

4 броя . Брой щатни единици.Тази колона показва колко хора на една позиция са необходими на компанията. Тази стойност може да бъде цяло число или дроб. Например 2,5 може да означава, че 2 служители ще работят на пълен работен ден и един на непълно работно време;

5-та колона . Размерът на заплатата, тарифната ставка или бонусите.Посочва се в рубли за всяка позиция. Ако например работят 2 счетоводители, но мениджърът им плаща различни заплати, тогава в таблицата с персонала се посочва една заплата, а в графата надбавки се предписват допълнителни плащания. Тоест, заплатата на служителите на една и съща позиция трябва да бъде еднаква;

6, 7, 8 колони . Надбавки за специални условия на труд.Може да не са, тогава в колоните се поставят тирета. Но ако работникът работи през нощта, по празниците, той чисти достойнството. възли и т.н., тогава според закона той трябва да плати някакво обезщетение;

9-та колона. Само за месец.Данните в колони 5,6,7,8 се обобщават, след което се умножават по броя на щатните единици за всяка длъжност;

10 броя . Забележка.Може да се посочи местен нормативен акт, въз основа на който се извършва възнаграждението;

След въвеждане на данните е необходимо да се сумира общо по 4 и 9 колона. Така ще разберем броя на щатните единици в щатното разписание и месечната ведомост.

одобрение на персонала

Съгласно правилата за одобряване на таблицата за персонала, след съставяне и проверка на всички данни, SR подписва ръководителя, главния счетоводител и ръководителя на отдела за персонал. След това ръководителят на предприятието издава заповед за въвеждане на този документ в сила.

Заключение

СР не е задължителен, но много важен документ на всяка организация. Въз основа на него можете или да приемете нов. Освен това се използва за изплащане на заплати на служителите на предприятието.

Този документ не е строго регламентиран, така че може да бъде „персонализиран“ за всяка организация и преработен, ако е необходимо. Това е спасителката за лидера в периода на проверките на държавните органи.

10.01.2018, 11:39

Дойде Нова година 2018. Необходимо ли е да се одобрява таблицата с персонала всяка година със заповед? Този въпрос често възниква сред персонала. Не можете веднага да разберете дали този документ трябва да бъде актуализиран или не трябва да бъде повторно одобрен. Във всеки случай искам да направя всичко както трябва. В крайна сметка никой не иска да нарушава закона. Ще говорим за това дали е необходимо да одобряваме персонала всяка година, ако няма промени, в статията.

Списък на позициите

Какво е щатното разписание? Това е документ, който представлява списък на структурните подразделения на компанията, имената на длъжностите, специалностите, посочващи квалификациите, както и информация за съответния брой длъжности на персонала. В допълнение, щатното разписание съдържа информация за официалните заплати, надбавки и месечния фонд за заплати (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, раздел 1 от инструкциите, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01. 2004 г. № 1).

Въпреки факта, че трудовото законодателство не съдържа конкретно изискване за всички работодатели да съставят таблица с персонал, по-добре е да се състави този документ. В крайна сметка, разполагайки с персонал, можете ясно да видите структурата на организацията и да изчислите необходимата сума пари за поддръжка на персонала. В тази връзка специалистите по персонала може да имат въпрос колко често е необходимо да се одобрява таблицата с персонала.

За таблицата с персонала е предвиден унифициран формуляр № T-3, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1. Въпреки това, в момента използването на унифицирани формуляри е задължително само за бюджетни организации. Всички други компании могат да използват както унифицирани формуляри, така и формуляри, разработени самостоятелно (членове 7, 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Правилността на тези заключения се потвърждава от служители на Министерството на финансите (писмо на Министерството на финансите на Русия от 04.12.2012 г. № ПЗ-10/2012).

Не са необходими нови запаси

Повечето руски организации имат персонал. Ето защо сред служителите по персонала въпросът е доста популярен: необходимо ли е ежегодно да се одобрява нов списък с персонал? Веднага трябва да кажем, че таблицата с персонала няма срок на годност. Ако няма промени в тази посока в компанията, тогава не се изисква повторно одобрение на текущия документ.

Друго нещо е, когато компанията е претърпяла организационни промени, например:

• организацията се разширява и създава нови работни места;
• компанията се съкращава.

В такава ситуация таблицата с персонала претърпява промени и трябва да бъде одобрена новата му версия (клауза 1 от писмото на Rostrud от 22 март 2012 г. № 428-6-1).

Анализирайки горното, се оказва, че не е необходимо да се одобрява щатът всяка година, ако не се е променил.

При извършване на промени в персонала е необходимо да се направят корекции в трудовите договори със служители на организацията, чиито позиции са засегнати от иновациите. Например името на длъжността или отдела, в който работи служителят, се е променило. Това се обяснява с факта, че името на длъжността, наименованието на структурното звено са сред съществените условия на договора.

Така законът не определя кога да се утвърди щатното разписание за следващата година. Трябва да правите промени само когато самият документ бъде коригиран.

Таблицата с персонала, като документ за персонала, повдига голям брой въпроси за мнозина. Например колко често трябва да се изготвя, как правилно да се попълни унифициран формуляр и дали този регламент е задължителен. За да се изясни ситуацията, струва си да се спрем на някои въпроси по-подробно.

Защо имате нужда от персонал?

Таблицата с персонала е документ, необходим за формирането на структурата на персонала и размера на организацията в пълно съответствие с Хартата на предприятието. Този документ съдържа списък на структурните подразделения на организацията, списък на длъжностите, имената на специалностите и професиите, посочващи квалификациите, както и данни за необходимия брой определени щатни единици. За съставянето му се използва унифициран формуляр Т-3, който е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия.

От гледна точка на работодателя персоналът изпълнява редица важни функции и ви позволява да оптимизирате и рационализирате работата на институцията възможно най-много. Използването на таблицата с персонала ви позволява ясно да видите цялата структура на организацията с нейните подразделения, да фиксирате броя на персоналните единици, да контролирате броя и качеството на служителите, да проследявате системата за възнаграждение и размера на надбавките. И когато се появят свободни позиции, това значително опростява подбора на персонал.

Задължителен документ ли е щатното разписание?

Интересното е, че няма еднозначен отговор на този въпрос. От една страна, Кодексът на труда разглежда въпроса за персонала, тъй като този документ засяга трудовата функция на служител на организация и възнаграждението на персонала. Да, и в трудовия договор е посочено, че служителят изпълнява задължения в съответствие с таблицата с персонала. Има унифицирана форма на персонал и този документ е споменат и в Инструкциите за поддържане на трудови книжки (записите в трудовата книга се правят, като се вземе предвид името на длъжността в съответствие с таблицата с персонала). Така че персоналът на организацията трябва да бъде. Но, от друга страна, нито един нормативен акт не посочва директно задължението на работодателя да въведе щатното разписание. И все пак е по-добре да издадете този документ за персонала, тъй като повечето контролни органи го смятат за задължителен за всяка организация.

Например данъчните власти и Фондът за социално осигуряване винаги изискват персонал, когато извършват проверки на място. Съгласно него те проверяват правилността на изчисляването на застрахователните премии, събират информация за осигурителния стаж на служителите и контролират правилността на данъчното облагане. Обстоятелството, че щатното разписание не е данъчно-отчетен документ, не отменя необходимостта работодателят да го предоставя при проверки по искане на трети лица. И липсата му може да се счита за нарушение на трудовото законодателство, за което се дължи глоба за организацията в размер на 50 000 рубли. Разбира се, той може да бъде оспорен в съда (още повече, че в закона няма пряка индикация за задължението на работодателя да изготви щатно разписание), но първо трябва да го платите.

Честотата на персонала

Колко често трябва да създавате нова таблица с персонал? На този въпрос също няма ясен отговор. Но в тази ситуация човек трябва да се ръководи от логиката: тъй като таблицата с персонала е документ за планиране, препоръчително е да се изготви за една календарна година или половин година. Това ще позволи, ако е необходимо, да се регулира броят на персонала на организацията и нейният качествен състав. Но в същото време е възможно да се одобри таблицата с персонала за няколко години (ако организацията не трябва да въвежда нови позиции).

Кой разработва и одобрява щатното разписание?

Ако компанията няма таблица с персонал, но ръководството реши да я разработи, възниква разумен въпрос: кой трябва да го направи? Законодателството отново не дава ясен отговор на него. Следователно лидерът може да направи това сам, като е определил кръга от отговорни лица, които ще му помогнат. Логично е, ако това са служители на персонала, главният счетоводител, служители на правния или планово-икономическия отдел. И ако предприятието има отдел за организация на труда и заплатите, можете да поверите тази работа на тях. Отговорностите за разработването и съставянето на таблицата с персонала за 2014 г. могат да бъдат отразени в трудовия договор на служителя или неговите функционални задължения.

Одобрението на таблицата с персонала се отнася до правомощията на ръководителя на организацията или лицето, на което тези правомощия са прехвърлени със заповед на ръководителя. За да одобри таблицата с персонала, ръководителят трябва да подпише специална заповед или заповед. Подробностите за този документ трябва да бъдат посочени в полето на унифицирания формуляр T-3 „Одобрен със заповед на организацията от“ __ „_______20__ № __“. В същото време датата на одобрение и датата на влизане в сила на таблицата с персонала може да не съвпадат (датата на влизане в сила обикновено е по-късна).

Колко време се пази графикът?

Росархивът установява определени периоди за съхранение на стандартни управленски документи, в съответствие с които щатното разписание на институцията трябва да се съхранява в продължение на три години, като се започне от годината, следваща годината, в която документът е станал невалиден. Що се отнася до щатното разписание, което ще бъде разгледано в следващия раздел, то се съхранява седемдесет и пет години след изготвянето на новите.

Персонал - помощ в работата на отдела за персонал

В някои организации отделът за персонал поддържа таблица с персонал - мобилна версия на таблицата с персонала, която отразява всички свободни позиции, както и цялата информация за попълване на позиции (пълно име на работещите служители, статус на длъжността и др.). Персоналът предоставя необходимата информация за промените в персонала, съдържа номера на персонала на служителите, информация за трудовия стаж и категориите (непълнолетни, хора с увреждания, пенсионери с деца под три години и др.) На служителите.

При изготвяне на разписание за персонала текущата таблица с персонала се взема като основа, към която се добавят необходимите колони. Този документ не е задължителен и не е необходимо да се поддържа от организацията. Но персоналът е доста удобен документ, особено за големи организации, който ви позволява да оптимизирате работата на служителите по персонала и ясно да контролирате попълването на свободните позиции. Поради това често се използва като вътрешен документ.

Списък на служителите: правила за съставяне

Помислете за съставянето на таблицата с персонала въз основа на унифицирания формуляр T-3. За да получите готовия документ, просто трябва да попълните формуляра, ръководейки се от Инструкциите за попълване на формулярите на първичната счетоводна документация.

"Шапка". Когато правите „заглавка“, трябва да посочите името на организацията в полето „Име“ (това се прави в съответствие с удостоверението за регистрация), код OKPO, номер на документа и дата на съставяне. В полето "Кадрово разписание за периода ..." трябва да посочите само датата, на която този документ влиза в сила.

• Колона 1 "Име". Посочваме името на структурната единица, цех, представителство, клон, като подреждаме структурната единица според съществуващата йерархия.
• Колона 2 "Код". Посочваме кода на структурната единица, определена от ръководителя на организацията.
• Колона 3. Посочваме длъжността (специалност, професия), ранг, клас (категория) на квалификациите на служителя в съответствие с Общоруския класификатор на професиите и Квалификационния указател на ръководители и специалисти. Тук трябва да се има предвид, че длъжността, за която е приет служителят, трябва да звучи еднакво както в щатното разписание и в трудовия договор, така и в трудовата книжка.
• Колона 4 "Брой щатни единици". Посочете щатните единици за съответните позиции. Ако има непълни единици, те трябва да бъдат посочени в дроби, например 2,75. И ако има свободни места, те също са посочени.
• Колона 5 "Тарифна ставка". Посочваме заплатата, тарифната скала, процента на приходите, дела от печалбата - всичко зависи от това каква система за възнаграждение работи в дадена организация. Основното нещо е да посочите сумата в еквивалент в рубли и да запомните, че заплатата (тарифната ставка) не може да бъде по-ниска от минималната работна заплата.
• Колони 6, 7, 8 „Доплащания“. Посочваме предоставените стимули и компенсационни плащания. Това могат да бъдат бонуси, допълнителни плащания, стимули, надбавки, които могат да бъдат установени както от законодателството на Руската федерация, така и от работодателя. Такива плащания могат да бъдат фиксирани суми или процентни надбавки.
• Колона 9. Посочваме общата сума на колони 5-8. Тоест сумираме заплатите и всички надбавки и показваме общата стойност в рубли. Ако данните са дадени като процент, показваме процента.
• Колона 10 е за бележки. Ако не, остава празно.

След като всички колони са попълнени, трябва да попълните реда "Общо". Той обобщава всички показатели във вертикални колони: показва колко е предвидено от графика на щатните единици, размера на заплатите (тарифните ставки), надбавките и размера на месечната заплата.

Таблицата с персонала се подписва от ръководителя на отдела по персонала или упълномощено лице, както и от главния счетоводител на организацията. Можете да отпечатате върху документа, но не е необходимо.

Промяна в персонала

Дори установеното щатно разписание трябва да се променя от време на време. Причината за такива промени може да бъде необходимостта от въвеждане на ново звено, разделение в държавата или, обратно, намаляване на съществуващия персонал. Освен това може да възникне необходимост от промяна на заплати, тарифни ставки, както и необходимост от преименуване на длъжности или отдели.

Има две възможности за извършване на промени в таблицата с персонала:

• разработва и одобрява ново щатно разписание;
• направете промени в текущото щатно разписание.

В първия случай щатното разписание се разработва въз основа на текущото, но с необходимите промени и влиза в сила от началото или средата на календарната година. Ако има спешна нужда, тогава от началото на нов месец.

Що се отнася до извършването на промени в текущия документ, без да го отменяте, те се правят в съответствие със заповедта на ръководителя „За промяна на таблицата с персонала“. В самата поръчка трябва да посочите основата за извършване на промени в таблицата с персонала (това може да бъде реорганизация, съкращаване, подобряване на структурата на организацията и т.н.), както и да посочите какви промени трябва да бъдат направени.

В голяма организация с разклонена структура е по-добре да посочите не само позициите, които са засегнати от промяната, но и структурните звена, където се намират тези позиции. В същото време всички промени в таблицата с персонала трябва да бъдат доведени до знанието на служителите на предприятието, както и да бъдат включени в трудовите книжки с позоваване на основата (заповед или инструкция).

Намаляване: кога да направите промени?

Намаляването на персонала или броя на служителите е една от причините за извършване на промени в таблицата с персонала, тъй като намаляването на размера на организацията включва изключване на отделни звена на персонала от графика, а намаляването на персонала - позиции. В същото време съкратените служители подлежат на уволнение (освен ако не се очаква да бъдат прехвърлени на друга работа).

Тъй като при уволнение за намаляване на броя или персонала на служителите е необходимо да се уведомят за промените не по-късно от два месеца предварително, новото щатно разписание може да влезе в сила само след изтичане на този период. Въпреки че може да бъде изготвен предварително, самото наличие на ново или изменено щатно разписание, което вече е одобрено, ще потвърди допустимостта на уволнението на служителите. Ако обстоятелствата, при които е взето решението за съкращаване, бъдат отстранени, работодателят има право отново да промени таблицата с персонала в посока на увеличаване на броя на служителите.

Промяна в унифициран формуляр Т-3

Резолюция на Държавния комитет по статистика № 20 от 24 март 1999 г. позволява на организациите да правят промени в унифицираните форми на първичната счетоводна документация (това разрешение не се прилага за отчитане на касови операции). Следователно, ако има спешна нужда, организацията може да направи свои собствени промени в готовия формуляр, но не е позволено да изтрива съществуващи данни. Промените могат да се отнасят до разширяване или стесняване на колони, добавяне на редове или свободни листове. Необходимите корекции могат да бъдат направени при изработката на формуляри по унифициран формуляр.