คำว่า "หน้าที่" ในการแปลจากภาษาละตินหมายถึง "ค่าคอมมิชชั่น", "การดำเนินการ"

กิจกรรมของผู้จัดการสามารถแสดงเป็นกระบวนการต่อเนื่องในการปฏิบัติหน้าที่ด้านการจัดการ

ฟังก์ชั่นการจัดการ - กิจกรรมการจัดการประเภทพิเศษ แยกกิจกรรมการจัดการเพื่อให้สามารถดำเนินการควบคุมได้

ฟังก์ชันการจัดการใด ๆ รวมถึงการรวบรวมข้อมูล การเปลี่ยนแปลง การพัฒนาโซลูชัน ให้รูปแบบและนำเสนอแก่นักแสดง

ฟังก์ชันการควบคุมมีลักษณะเฉพาะโดยคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

ดำเนินการในแต่ละระบบการผลิตและในแต่ละระดับของการจัดการ

มีอยู่ในการจัดการขององค์กรใด ๆ

แบ่งเนื้อหาของกิจกรรมการจัดการออกเป็นประเภทของงานตามลำดับ

นำไปปฏิบัติในเวลา;

ค่อนข้างเป็นอิสระและในขณะเดียวกันก็มีปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ชิด

ในวรรณคดีทางวิทยาศาสตร์ทั้งในและต่างประเทศมีมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับการจำแนกหน้าที่การจัดการแม้ว่าโดยพื้นฐานแล้วจะแตกต่างกันในพารามิเตอร์บางอย่างเท่านั้น ตัวอย่างเช่น E.P. Golubkov เน้นคุณสมบัติเช่น:

คำจำกัดความของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร

การวางแผน;

องค์กร;

· แรงจูงใจ;

· การประสานงานและระเบียบ;

การบัญชี การวิเคราะห์ และการควบคุม Golubkov E.P. การจัดการ. M. , 1993. S. 11

ในทางกลับกัน M. Meskon หมายถึงการจัดการกิจกรรมต่อไปนี้:

· การวางแผนเชิงกลยุทธ์;

การวางแผนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์

การจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์และอำนาจ

การสร้างองค์กร

แรงจูงใจ. Meskon M. , Albert M. , Hedouri F. พื้นฐานของการจัดการ M. , 1995. S. 20.

ฟังก์ชั่นการจัดการสามารถจำแนกได้ดังนี้:

ฟังก์ชั่นการควบคุม	ปฏิบัติการ
การวางแผน	ดำเนินการพยากรณ์ กำหนดเป้าหมาย พัฒนากลยุทธ์ ร่างโปรแกรมการดำเนินการ คำนวณกำหนดเวลาและมาตรฐาน กำหนดแหล่งเงินทุน พัฒนานโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ
องค์กร	พัฒนาโครงสร้างองค์กร โอนอำนาจ. กำหนดความสัมพันธ์ในการทำงาน พัฒนากระบวนการตัดสินใจ กำหนดการสื่อสาร
แรงจูงใจ	ค้นหาความต้องการของพนักงาน กำหนดสิ่งจูงใจเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานแต่ละคน
ควบคุม	กำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการวัด ประเมินผลลัพธ์ ทำการปรับเปลี่ยนพวกเขา คำนึงถึงด้านพฤติกรรมของการควบคุม
กิจกรรมทางการตลาด	กำหนดภารกิจและความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร เพื่อศึกษาและสร้างความต้องการสินค้าและบริการ
กิจกรรมนวัตกรรม	จัดให้มีโครงสร้างองค์กรที่ยืดหยุ่น สร้างแผนกวิเคราะห์ที่สามารถรับสัญญาณที่อ่อนแอจากสภาพแวดล้อมภายนอก เพื่อสร้างพฤติกรรมองค์กรประเภทผู้ประกอบการ สร้างระบบสนับสนุนสำหรับนักประดิษฐ์
การพัฒนามนุษย์ ทรัพยากร	รับรองการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน พัฒนา "ปรัชญาของบริษัท" รวมถึงจรรยาบรรณทางธุรกิจสำหรับพนักงาน ดำเนินการวางแผนอาชีพ ดำเนินการประเมินพนักงานเป็นประจำทุกปี พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนา
การจัดการ การให้คำปรึกษา	ให้การวินิจฉัยโรคขององค์กรและความผิดปกติในการจัดการ พัฒนาแผนเพื่อเอาชนะพวกเขา

ในทางปฏิบัติการจัดการมีหน้าที่การจัดการสองประเภท: พื้นฐานและเฉพาะ

หน้าที่หลักของการจัดการสามารถนำมาประกอบกับความซับซ้อนของงานบังคับทั้งหมดได้อย่างถูกต้องซึ่งขึ้นอยู่กับการใช้งานอย่างเข้มงวดในกระบวนการใช้งานฟังก์ชั่นการจัดการเฉพาะในลำดับที่แน่นอน: การพยากรณ์, องค์กร, การวางแผน, แรงจูงใจ, การควบคุม, การบัญชี, การวิเคราะห์ , การตัดสินใจเตรียมการและการจัดการ.

หน้าที่ของการวางแผนคือการกำหนดเป้าหมายขององค์กรและพัฒนามาตรการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย สิ่งเหล่านี้คือการกระทำโดยฝ่ายบริหารให้ทิศทางที่เป็นหนึ่งเดียวกับความพยายามของสมาชิกทุกคนในองค์กร

หน้าที่ของการจัดกิจกรรมคือการสร้างโครงสร้างการจัดการองค์กร กำหนดงานสำหรับแผนก สร้างลำดับการโต้ตอบ เลือกบุคคลสำหรับงานเฉพาะ เพิ่มอำนาจให้พวกเขาด้วยอำนาจและความรับผิดชอบ นี่เป็นฟังก์ชันเดียวที่เชื่อมต่อถึงกันและเพิ่มประสิทธิภาพของฟังก์ชันการจัดการอื่นๆ ทั้งหมด

ฟังก์ชันการประสานงานมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เกิดความสม่ำเสมอและความสามัคคีในกิจกรรมร่วมกันขององค์ประกอบทั้งหมด (พื้นที่ของกิจกรรม แผนก บริการ แผนก ระบบย่อย) ขององค์กร หน้าที่ของการประสานงานกิจกรรมร่วมกันเรียกว่า "การจัดระบบ"

ฟังก์ชั่นการควบคุมช่วยให้มั่นใจในการดำเนินกิจกรรมปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับการกำจัดการเบี่ยงเบนจากโหมดการทำงานที่ระบุของระบบองค์กร ใช้ในกระบวนการจัดการการปฏิบัติงานของกิจกรรมร่วมกันของผู้คนโดยการจัดส่งตามการควบคุมและการวิเคราะห์กิจกรรมนี้

หน้าที่ของแรงจูงใจคือการจูงใจพนักงานให้ทำกิจกรรมที่มีสติสัมปชัญญะอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดความต้องการของบุคลากร พัฒนาระบบค่าตอบแทนสำหรับงานที่ทำ และใช้ระบบค่าตอบแทนต่างๆ

ฟังก์ชันการควบคุมประกอบด้วยการเฝ้าติดตามกระบวนการต่อเนื่องในออบเจ็กต์ที่มีการจัดการ เปรียบเทียบผลลัพธ์จริงที่ได้รับกับที่วางแผนไว้ และการระบุความเบี่ยงเบน มันเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดที่สุดกับหน้าที่การวางแผน เนื่องจากมันควบคุมการเคลื่อนไหวขององค์กรไปสู่เป้าหมาย

ฟังก์ชันบัญชีกิจกรรมถูกนำมาใช้เพื่อรับข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับสถานะของกิจกรรม (การผลิต การค้า การเงิน ฯลฯ) ประกอบด้วยการวัด การลงทะเบียน และการจัดกลุ่มข้อมูลที่กำหนดลักษณะของวัตถุควบคุม แยกแยะการบัญชี การปฏิบัติงาน และสถิติ

หน้าที่ของการวิเคราะห์กิจกรรมประกอบด้วยการศึกษาที่ครอบคลุมเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรโดยใช้วิธีการวิเคราะห์และเศรษฐศาสตร์ - คณิตศาสตร์เพื่อประเมินอย่างเป็นกลาง ระบุปัญหาคอขวดในการพัฒนาองค์กรและวิธีที่เป็นไปได้ในการปรับปรุงสถานการณ์ปัจจุบัน งานวิเคราะห์ที่สำคัญคือการกำหนดระดับการอยู่รอดของบริษัท ความสามารถในการทนต่อปัจจัยภายนอกและภายในที่ไม่มั่นคง

หน้าที่การตัดสินใจประกอบด้วยทางเลือกที่ผู้จัดการต้องทำเพื่อให้เป็นไปตามความรับผิดชอบในงานของตน ด้วยความช่วยเหลือของการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ฟังก์ชันการจัดการข้างต้นทั้งหมดจะถูกนำไปใช้งาน

หน้าที่การจัดการเฉพาะเป็นกิจกรรมทางวิชาชีพที่แยกจากกันและเป็นอิสระมากขึ้นซึ่งสัมพันธ์กับสภาพเศรษฐกิจใหม่ซึ่งดำรงตำแหน่งสำคัญ มันอยู่บนพื้นฐานของการวิเคราะห์หน้าที่เฉพาะที่พวกเขาสร้างโครงสร้างการจัดการดำเนินการคัดเลือกและจัดบุคลากรพัฒนาระบบข้อมูลและจัดระเบียบงานสำนักงาน

ฟังก์ชันการจัดการเฉพาะจะกำหนดอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร เพื่อใคร และเมื่อใด ประสิทธิภาพของฟังก์ชันเฉพาะในคอมเพล็กซ์ถือเป็นกระบวนการจัดการองค์กร (องค์กร) จากนี้ เราสามารถสรุปหลักได้ว่าประสิทธิภาพของฟังก์ชันเฉพาะนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถ ความยืดหยุ่น ประสิทธิภาพ จิตวิญญาณของผู้ประกอบการของผู้จัดการ และด้วยเหตุนี้ ความสำเร็จของงานในการผลิต คุณภาพของงานและผลิตภัณฑ์ และความสามารถในการแข่งขัน ของผลิตภัณฑ์ หน้าที่การจัดการมีส่วนช่วยในการจัดตั้งและการทำงานที่ประสบความสำเร็จของทุกแผนกของโครงสร้างการจัดการปัจจุบันสำหรับการสื่อสารในแนวตั้งและแนวนอน จากข้อสันนิษฐานดังกล่าว อ.ย. Kibanov แบ่งหน้าที่การจัดการทั้งหมดออกเป็นภายนอก, ภายใน, หลัก, พื้นฐาน, ตัวช่วย, มีประโยชน์, เป็นอันตราย, ผิดธรรมชาติ, ซ้ำซ้อน Kibanov A.Ya. การจัดการเป็นศาสตร์ของการจัดการ ม.: 1997.

ฟังก์ชันเฉพาะต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้:

· การจัดการการผลิตหลัก

· การจัดการการผลิตเสริมและบริการ

· การจัดการแรงงานและเงินเดือน

· การจัดการคุณภาพผลิตภัณฑ์

· การบริหารงานบุคคล;

· การจัดการทางการเงิน;

· การจัดการการตลาด

การบริหารการพัฒนาสังคมของทีม

หน้าที่การจัดการเฉพาะแต่ละอย่างในองค์กรมีความซับซ้อนในเนื้อหาและรวมถึงหน้าที่ทั่วไป: การวางแผน องค์กร กฎระเบียบ แรงจูงใจ การควบคุม การวิเคราะห์ ฯลฯ

ดังนั้นจึงมีฟังก์ชันการจัดการทั่วไปและเฉพาะทาง หน้าที่การจัดการทั่วไป คือ การวางแผน จัดระเบียบ ควบคุมการวิจัย แรงจูงใจ การควบคุมและการวิเคราะห์ ฟังก์ชันเฉพาะจะจำแนกตามพื้นที่ของการจัดการ

ฟังก์ชั่นการควบคุม

หน้าที่การจัดการมักจะจัดประเภทข้อมูลทางเศรษฐกิจ ในเวลาเดียวกัน กลุ่มต่อไปนี้มีความโดดเด่น: การวางแผน เชิงบรรทัดฐานและการอ้างอิง การบัญชีและการปฏิบัติงาน (ปัจจุบัน)

วางแผนข้อมูล - ข้อมูลเกี่ยวกับพารามิเตอร์ของวัตถุสำหรับช่วงเวลาในอนาคต ข้อมูลนี้เป็นทิศทางของกิจกรรมทั้งหมดของวัตถุ

ตัวอย่างที่ 4ข้อมูลที่วางแผนไว้ของออบเจ็กต์อาจเป็นตัวบ่งชี้ เช่น แผนการผลิต กำไรตามแผนจากการขาย ความต้องการที่คาดหวังสำหรับผลิตภัณฑ์ กำหนดการสอบ ฯลฯ

อ้างอิงข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลเชิงบรรทัดฐานและอ้างอิงต่างๆ ไม่ค่อยมีการปรับปรุง

ตัวอย่างที่ 5ข้อมูลอ้างอิงด้านกฎระเบียบที่องค์กรคือ:

• เวลาที่ใช้ในการผลิตชิ้นส่วนทั่วไป (อัตราค่าแรง)
• ค่าจ้างรายวันเฉลี่ยของคนงานแยกตามประเภท
• เงินเดือนพนักงาน
• ที่อยู่ซัพพลายเออร์หรือผู้ซื้อ ฯลฯ

การบัญชีข้อมูล คือ ข้อมูลที่กำหนดลักษณะกิจกรรมของบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่งที่ผ่านมา จากข้อมูลนี้ มีการดำเนินการดังต่อไปนี้: ข้อมูลตามแผนมีการปรับปรุง การวิเคราะห์กิจกรรมทางเศรษฐกิจของบริษัท การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ฯลฯ
โฮสต์บน ref.rf
ในทางปฏิบัติ ข้อมูลทางบัญชีสามารถใช้เป็นข้อมูลทางบัญชี ข้อมูลสถิติ และข้อมูลการบัญชีด้านการปฏิบัติงาน

ตัวอย่างที่ 6ข้อมูลทางบัญชีคือ จำนวนสินค้าที่ขายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โหลดเฉลี่ยต่อวันหรือหยุดทำงานของเครื่อง โพสต์ในบันทึกการประเมิน ฯลฯ

การดำเนินงาน (ปัจจุบัน)ข้อมูลคือข้อมูลที่ใช้ในการจัดการการปฏิบัติงานและการกำหนดลักษณะกระบวนการผลิตในระยะเวลาปัจจุบัน (ที่กำหนด) ข้อกำหนดที่จริงจังถูกกำหนดให้กับข้อมูลการดำเนินงานในแง่ของความเร็วของการรับและการประมวลผลตลอดจนระดับความน่าเชื่อถือ ความสำเร็จของบริษัทในตลาดส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการประมวลผลที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่าง 7ข้อมูลการดำเนินงานคือ:

• จำนวนชิ้นส่วนที่ผลิตต่อชั่วโมง, กะ, วัน;
• จำนวนสินค้าที่ขายต่อวันหรือชั่วโมงใดเวลาหนึ่ง
• ปริมาณวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์เมื่อต้นวันทำการ ฯลฯ

3 รูปแบบความเพียงพอของข้อมูล

สำหรับผู้บริโภคข้อมูล คุณลักษณะที่สำคัญมากคือความเพียงพอ

ความเพียงพอของข้อมูล- นี่คือระดับความสอดคล้องของภาพที่สร้างขึ้นโดยใช้ข้อมูลที่ได้รับกับวัตถุจริง กระบวนการ ปรากฏการณ์ ฯลฯ

ความถูกต้องของการตัดสินใจของบุคคลขึ้นอยู่กับระดับความเพียงพอของข้อมูลกับสถานะที่แท้จริงของวัตถุหรือกระบวนการ

ตัวอย่าง 1คุณสำเร็จการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลายและต้องการศึกษาต่อในทิศทางทางเทคนิค (เช่น ซอฟต์แวร์) เมื่อพูดคุยกับเพื่อน คุณจะพบว่าการฝึกอบรมที่คล้ายคลึงกันสามารถได้รับในสถาบันการศึกษาต่างๆ จากการสนทนาดังกล่าว คุณจะได้รับข้อมูลที่ขัดแย้งกันมากซึ่งไม่อนุญาตให้คุณตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางหนึ่ง͵ ��.� ข้อมูลที่ได้รับไม่เพียงพอต่อสภาพความเป็นจริง เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น คุณซื้อคู่มือสำหรับผู้สมัครไปยังสถาบันการศึกษาของเมืองและภูมิภาค ซึ่งคุณจะได้รับข้อมูลที่ครอบคลุม ในกรณีนี้ เราสามารถพูดได้ว่าข้อมูลที่คุณได้รับจากหนังสืออ้างอิงสะท้อนถึงสาขาวิชาต่างๆ ของมหาวิทยาลัยอย่างเพียงพอ และช่วยให้คุณตัดสินใจในขั้นสุดท้ายได้

ความเพียงพอของข้อมูลสามารถแสดงออกได้ 3 รูปแบบ ได้แก่ ความหมาย วากยสัมพันธ์ เชิงปฏิบัติ

ฟังก์ชั่นการควบคุม - แนวคิดและประเภท การจัดประเภทและคุณสมบัติของหมวดหมู่ "ฟังก์ชั่นการควบคุม" 2017, 2018

- การจัดการอาชีพเป็นหน้าที่ของการบริหารงานบุคคล

ในความหมายกว้าง อาชีพสามารถถูกมองว่าเป็นความก้าวหน้าอย่างแข็งขันของบุคคลในการเรียนรู้และปรับปรุงวิถีชีวิตที่รับรองความมั่นคงในกระแสชีวิตทางสังคม ในความหมายที่แคบ อาชีพคือการรับรู้ทางอัตวิสัยของตัวเอง ... .

- การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานอย่างมืออาชีพตามหน้าที่ในการบริหารงานบุคคล

ความแตกต่างระหว่างคุณสมบัติของบุคลากรและความต้องการของ บริษัท ส่งผลเสียต่อผลลัพธ์ของกิจกรรม การพัฒนาบุคลากรเป็นเงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับการพัฒนาบริษัทให้ประสบความสำเร็จ การจัดฝึกอบรมสายอาชีพเป็นหนึ่งในหลัก ... .

- การสรรหาและคัดเลือกพนักงานเป็นหน้าที่ของการบริหารงานบุคคล

การคัดเลือกบุคลากรเป็นชุดของกิจกรรมและกิจกรรมที่ดำเนินการโดยองค์กรหรือองค์กรเพื่อระบุบุคคลหรือบุคคลที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งงานว่างจากรายชื่อผู้สมัคร การคัดเลือกบุคลากรเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของบุคลากร... .

- การประเมินบุคลากรเป็นหน้าที่ของการบริหารงานบุคคล

ประเด็นหลักของการประเมินบุคลากรคือการจัดทำตัวบ่งชี้ซึ่งทำให้สามารถกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดของพนักงานได้ ตัวชี้วัดทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสามกลุ่มตามเงื่อนไข: ผลิตภาพแรงงาน ความประพฤติอย่างมืออาชีพ คุณสมบัติส่วนบุคคล. ......

- การสื่อสารเป็นหน้าที่ของการจัดการองค์กร

การสื่อสารในองค์กรเป็นการโต้ตอบที่ให้ข้อมูลซึ่งผู้คนเข้ามาในการปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่หรือลักษณะงานของตน สภาพแวดล้อมภายในขององค์กร ทุกองค์กรมีสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกที่... .

- หัวข้อที่ 4 การวางแผนเป็นหน้าที่สำคัญของการจัดการโครงการ

- แรงจูงใจเป็นหน้าที่ของการจัดการ ประเภทของแรงจูงใจ การกระตุ้น

แรงจูงใจคือกระบวนการสร้างระบบเงื่อนไขหรือแรงจูงใจที่ส่งผลต่อพฤติกรรมของบุคคล ชี้นำเขาไปในทิศทางที่จำเป็นสำหรับองค์กร ควบคุมความรุนแรง ขอบเขต กระตุ้นให้เขาแสดงจิตสำนึก ความพากเพียร ความพากเพียรใน ....

การแบ่งงานซึ่งตีความว่าเป็นการสร้างความแตกต่าง ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของกิจกรรมแรงงาน ได้นำไปสู่การแยกและดำรงอยู่ของกิจกรรมแรงงานประเภทต่างๆ

ฟังก์ชั่นการควบคุมเป็นกิจกรรมการจัดการประเภทหนึ่งที่มีลักษณะเป็นชุดงานแยกต่างหากและดำเนินการโดยเทคนิคและวิธีการพิเศษ หน้าที่ต้องมีเนื้อหาที่ชัดเจน ขั้นตอนการดำเนินการและโครงสร้างภายในซึ่งการแยกองค์กรเสร็จสมบูรณ์ ลักษณะสำคัญของฟังก์ชันการควบคุมมีลักษณะดังต่อไปนี้:

ความสม่ำเสมอของเนื้อหาของงานที่ทำในหน้าที่เดียวกัน

การวางแนวเป้าหมายของงานเหล่านี้

ชุดงานแยกต่างหากที่จะดำเนินการ

มีฟังก์ชันการจัดการทั่วไป (รูปที่ 2.1) และเฉพาะ (รูปที่ 2.2)

ฟังก์ชั่นทั่วไปบังคับสำหรับการดำเนินการในระบบองค์กรใด ๆ : การวางแผน องค์กร แรงจูงใจ การควบคุม การประสานงาน. คุณสมบัติของฟังก์ชันการจัดการทั่วไป: มักใช้กับการดำเนินการจัดการทั้งหมดอย่างครอบคลุม ไม่ขึ้นอยู่กับวัตถุการจัดการ มีส่วนแบ่งที่แตกต่างกันในโครงสร้างของกิจกรรมของผู้จัดการในระดับต่างๆ ไม่มีขอบเขตที่ชัดเจนที่ชัดเจนระหว่างหน้าที่ .

เฉพาะ (เฉพาะ)หน้าที่สะท้อนให้เห็นถึงลักษณะเฉพาะของระบบองค์กรโดยเฉพาะ ฟังก์ชันเฉพาะเกิดขึ้นจากการกำหนดฟังก์ชันการจัดการทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะของออบเจ็กต์การจัดการ และรายการขึ้นอยู่กับรายการของออบเจ็กต์การจัดการ เช่น ทรัพยากร กระบวนการ และผลลัพธ์ จากมุมมองนี้ องค์กรจะถูกมองว่าเป็นชุดของอินพุต เอาต์พุต และกระบวนการของการเปลี่ยนแปลงทรัพยากรอินพุตเป็นผลลัพธ์เอาต์พุต ในกรณีนี้ ฟังก์ชันการจัดการเฉพาะต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

- ทรัพยากร.องค์กรในการดำเนินกิจกรรมใช้ทรัพยากร: วัสดุ, แรงงาน, การเงิน, ข้อมูล, เทคโนโลยี, ฯลฯ ดังนั้นหน้าที่เฉพาะจะแตกต่าง: การจัดการสินค้าคงคลัง, การจัดการทางการเงิน, การจัดการบุคลากร ฯลฯ

- กระบวนการ. มีกระบวนการมากมายในองค์กร ซึ่งที่สำคัญที่สุดคือการจัดหา การผลิต และการตลาดของผลิตภัณฑ์ ดังนั้น ฟังก์ชันต่อไปนี้จึงมีความโดดเด่น: การจัดการวัสดุและการจัดหาทางเทคนิค การจัดการการขาย การจัดการการผลิตหลัก การจัดการการผลิตเสริม ฯลฯ

- ผลลัพธ์. ผลลัพธ์ (ผลลัพธ์ของระบบ) ประกอบด้วย: กำไร ความสามารถในการทำกำไร ปริมาณการผลิตและการขาย ต้นทุน คุณภาพของผลิตภัณฑ์ ฯลฯ ดังนั้น ฟังก์ชันจึงมีความโดดเด่น: การจัดการคุณภาพ การจัดการประสิทธิภาพ การจัดการต้นทุน ฯลฯ

การจัดการองค์กรคือชุดของฟังก์ชันที่นำไปใช้ในลำดับที่แน่นอน

1. การวางแผน - การพัฒนาโปรแกรมการดำเนินการซึ่งจะให้บริการในอนาคตเป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของระบบการผลิตหรือวิธีการรักษาการดำรงอยู่อย่างมีประสิทธิผล การวางแผน - การโต้ตอบ] กระบวนการตัดสินใจเบื้องต้น (ตามแนวคิดของศาสตราจารย์ชาวเยอรมัน D. Hahn) ตามระบบของพารามิเตอร์การผลิตที่คำนวณโดยพึ่งพากันซึ่งกำหนดเป้าหมายของกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นและวิธีการเพื่อให้บรรลุวิธีการ และเงื่อนไขการทำงาน การวางแผนเป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารจะพิจารณาในแง่ของระดับ เวลา เป้าหมาย ดังนี้

- การวางแผนเชิงกลยุทธ์- สร้างระบบการตัดสินใจที่ครอบคลุมช่วงเวลาสำคัญ หมายถึง การวางแผนระยะยาวแบบบูรณาการซึ่งกำหนดเป้าหมายหลักขององค์กร วิธีการและวิธีการดำเนินการ ขั้นตอนในการได้มา แจกจ่าย และการใช้ทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ;

- การวางแผนยุทธวิธี- กระบวนการพัฒนาที่แตกต่างโดยนักแสดงและแผนเวลาสำหรับการใช้ทรัพยากรที่กำหนดโดยแผนกลยุทธ์ มีลักษณะของการวางแผนระยะกลางและระยะสั้น

การวิเคราะห์หน้าที่การวางแผนบ่งชี้ว่าองค์กรต่างๆ จัดทำแผนกลยุทธ์ระยะยาวและแผนปฏิบัติการและยุทธวิธีในระยะสั้น (รูปที่ 2.3) การวางแผนถือเป็นหน้าที่ของการจัดการในระดับสูงสุดของการจัดการและดำเนินการในทุกระดับของการจัดการภายในความสามารถที่สอดคล้องกับระดับของลำดับชั้น การจัดการแต่ละระดับ เมื่อวางแผนกิจกรรมสำหรับมุมมองบางอย่าง จะได้รับข้อมูลป้อนเข้าจากแผนระดับที่สูงขึ้นของระบบนี้ และออกข้อมูลเป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับการจัดทำแผนระดับถัดไป งานวางแผน:

สร้างความมั่นใจในการพัฒนาองค์กรอย่างมีจุดมุ่งหมาย

การปฐมนิเทศที่คาดหวังและการรับรู้ปัญหาการพัฒนาตั้งแต่เนิ่นๆ

การประสานงานกิจกรรมของฝ่ายโครงสร้างและบุคลากร

การสร้างฐานวัตถุประสงค์เพื่อการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ

การกระตุ้นกิจกรรมแรงงานของบุคลากร

การสนับสนุนข้อมูลของพนักงานขององค์กร

ข้าว. 2.3. แผนผังการติดต่อระหว่างระดับการวางแผนและระดับการจัดการ

เพื่อคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ในสภาพแวดล้อมภายนอกเมื่อวางแผน ใช้วิธีการพยากรณ์ พยากรณ์- เป็นการคาดการณ์ทางวิทยาศาสตร์เกี่ยวกับสภาวะที่เป็นไปได้ของเศรษฐกิจ สังคม องค์กรในอนาคต พยากรณ์แสดงถึงระบบการประเมินความน่าจะเป็นของธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายและวิธีการพัฒนาวัตถุควบคุมร่วมกับทรัพยากรวัสดุ การคาดการณ์ในธุรกิจเกี่ยวกับปัญหาทางเศรษฐกิจและสังคมที่ซับซ้อนได้รับการพัฒนาตามกฎสำหรับระยะเวลาระยะยาวและระยะกลาง ส่วนใหญ่มักใช้การคาดการณ์ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์

เมื่อวางแผน จะมีการพัฒนาชุดของมาตรการที่กำหนดลำดับของการบรรลุเป้าหมายเฉพาะ โดยคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดโดยการเชื่อมโยงการผลิตแต่ละรายการ องค์กรขนาดใหญ่มักจะวางแผนจากบนลงล่าง การวางแผนดำเนินการในระดับสูงสุดของการจัดการและมีลักษณะของคำสั่งสำหรับระดับล่างของการจัดการ ลิงค์บนสุดกำหนดเป้าหมายทิศทางหลักและงานทางเศรษฐกิจหลักของการพัฒนาองค์กร ในระดับถัดไป จะมีการระบุโดยคำนึงถึงความสามารถของระดับล่างถัดไป การวางแผนประกอบด้วยขั้นตอนและขั้นตอนที่แยกต่างหากสำหรับการนำไปปฏิบัติ ซึ่งอยู่ในการเชื่อมต่อเชิงตรรกะบางอย่างและดำเนินการในลำดับที่ทำซ้ำอย่างต่อเนื่อง ทำให้เกิดวงจรการวางแผนเฉพาะที่องค์กร กระบวนการวางแผนประกอบด้วยสามขั้นตอน:

การกำหนดงานการวางแผน (รวมถึงการตั้งเป้าหมายและการวิเคราะห์ปัญหาการวางแผน)

การพัฒนาแผน (จัดเตรียมสำหรับการก่อตัวของตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับการแก้ปัญหาการวางแผนการทำนายผลที่เป็นไปได้ของการดำเนินการสำหรับองค์กรการประเมินทางเลือกและการตัดสินใจตามแผน)

การดำเนินการตามการตัดสินใจตามแผน (ประกอบด้วยการนำการตัดสินใจไปสู่นักแสดงในรูปแบบของเป้าหมาย มาตรฐาน ตัวชี้วัดตามแผน)

2. องค์กร วิธีที่การทำงานของการจัดการสร้างโครงสร้างขององค์กร ปรับปรุง พัฒนารูปแบบการดำเนินงาน สร้างกลไกในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในความสัมพันธ์ภายนอกและภายในในระบบการจัดการ ภายในกรอบโครงสร้างองค์กร กระบวนการจัดการทั้งหมดจะเกิดขึ้น

โครงสร้างองค์กร- ระบบที่พิสูจน์ได้เชิงตรรกะของความสัมพันธ์ระหว่างระดับการจัดการและขอบเขตการทำงาน ซึ่งช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด หน้าที่ขององค์กรมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมาย งานหลักของฟังก์ชั่นองค์กร:

การก่อตัวของโครงสร้างขององค์กรตามขนาดขององค์กร เป้าหมาย เทคโนโลยี บุคลากร ฯลฯ

การกำหนดพารามิเตอร์เฉพาะ รูปแบบการทำงานของฝ่ายต่างๆ ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน

การจัดหาทรัพยากร (มนุษย์ วัสดุ การเงิน ข้อมูล)

องค์กรในฐานะหน้าที่การจัดการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่มีอยู่เป็นไปตามเป้าหมายใหม่ที่กำหนดไว้ในเป้าหมายการวางแผน

ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ระบบจะสร้างระบบใหม่หรือระบบเก่าได้รับการจัดระเบียบใหม่เพื่อให้มีคุณสมบัติที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ตัวบ่งชี้หลักขององค์กรระดับสูงคือการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม

องค์กรจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ประสบความสำเร็จให้กับองค์กร: วัตถุดิบ อุปกรณ์ เงิน บุคลากร ฯลฯ จากมุมมองทางเทคนิค องค์ประกอบหลักขององค์กรคือ: ทุน แรงงาน สภาพแวดล้อมภายนอก ในกระบวนการผลิต องค์กรจะเปลี่ยนปัจจัยหลัก ทุนและแรงงาน แวดล้อมด้วยสภาพแวดล้อมภายนอก ให้เป็นผลิตภัณฑ์ สิ่งแวดล้อมใช้เอาท์พุต ซึ่งให้ทุนและแรงงานเพิ่มเติมเป็นอินพุตของลูปป้อนกลับ (รูปที่ 2.4)

องค์กรยังเป็นโครงสร้างทางสังคมและเป็นกลุ่มขององค์ประกอบทางสังคมมากมาย โครงสร้างองค์กรขององค์กรสะท้อนถึงคุณสมบัติพื้นฐานขององค์กร โครงการองค์กรระดับองค์กรประกอบด้วยการวางแผนองค์กร ซึ่งรวมถึง:

การกำหนดประเภทของกิจกรรมการผลิตที่จำเป็น

การกระจายสิทธิและภาระผูกพันตามตำแหน่งและหน้าที่ที่จัดเตรียมโดยระบบการจัดการที่เลือก

การจัดหาพนักงานทุกระดับของระบบการจัดการข้อมูล

ด้วยความช่วยเหลือของโครงสร้างองค์กรของการจัดการ หัวหน้าองค์กรทำหน้าที่จัดการเพื่อให้กิจกรรมของทุกแผนกมีความกลมกลืนกัน มีสองแนวคิดหลักขององค์กรการจัดการ:

· เผด็จการ- เจ้าของทรัพย์สินจำหน่ายเพียงฝ่ายเดียวและสามารถแนะนำรูปแบบการจัดการใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงความคิดเห็นของทีม

· มีส่วนร่วมการจัดการ (แบบมีส่วนร่วม) - กลุ่มมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ สมาชิกในทีมแต่ละคนมีสิทธิ์ทราบสถานะทางการเงิน เป้าหมาย แสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ การจัดการแบบมีส่วนร่วมทำให้องค์กรมีความได้เปรียบอย่างมีนัยสำคัญเนื่องจากการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญในการตัดสินใจและเนื่องจากความจริงที่ว่ามันเป็นปัจจัยจูงใจที่แข็งแกร่งเนื่องจากส่งผลกระทบต่อบรรยากาศทางจิตวิทยาของทีมพัฒนาความรู้สึกรับผิดชอบการมีส่วนร่วมใน สาเหตุทั่วไปช่วยให้ยืนยันตัวเอง

3. การควบคุมการดำเนินการ - ประกอบด้วยการตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นไปตามโปรแกรมที่นำมาใช้ หลักการขององค์กรที่จัดตั้งขึ้น และคำสั่งที่ได้รับ จุดประสงค์คือเพื่อระบุข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเพื่อแก้ไขและหลีกเลี่ยงการทำซ้ำในอนาคต จากผลของการควบคุม การตัดสินใจของฝ่ายบริหารมุ่งเป้าไปที่การพัฒนาแผนใหม่ จัดระเบียบระบบการผลิตใหม่ เปิดใช้งานและประสานงานกิจกรรมต่างๆ

การตัดสินใจที่เกิดจากการวางแผนในระหว่างการดำเนินการจำเป็นต้องมีการประเมินและการปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลง การควบคุมการดำเนินการและการประเมินผลการดำเนินการตามการตัดสินใจเป็นพื้นฐานสำหรับกฎระเบียบเชิงคุณภาพของการดำเนินการตามแผน

กระบวนการควบคุมประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

การกำหนดมาตรฐาน (เกณฑ์) สำหรับการประเมินการดำเนินการตามการตัดสินใจและการคาดการณ์ผลที่ตามมา มาตรฐานเป็นเป้าหมายเฉพาะระดับของความสำเร็จที่สามารถวัดได้ มาตรฐานกำหนดกรอบเวลาสำหรับการปฏิบัติงานและเกณฑ์เฉพาะที่ใช้ตัดสินงาน เกณฑ์จะวัดด้วยเงื่อนไขเชิงปริมาณ (กำไร ปริมาณการขาย) หรือตัวชี้วัดทางอ้อม (ความพึงพอใจในงานที่เพิ่มขึ้น) เกณฑ์สำหรับการประเมินการดำเนินการตามการตัดสินใจนั้นกำหนดโดยต้นทุนของทรัพยากรวัสดุ เวลาทำงาน โดยปริมาณและคุณภาพของการพัฒนาที่เสร็จสมบูรณ์

รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์จริง

เปรียบเทียบสถานการณ์จริงกับการคาดการณ์และการประเมินการดำเนินการตามแผนตามเกณฑ์ที่กำหนด ในขั้นตอนนี้จะมีการดำเนินการดังต่อไปนี้: กำหนดมาตราส่วนของความเบี่ยงเบนที่อนุญาต, วัดผลลัพธ์, ประเมินข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ได้รับ, ผลลัพธ์จะถูกเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้;

การแก้ไข (ถ้าจำเป็น) ของแผนและเกณฑ์สำหรับการดำเนินการ การแก้ไขขั้นตอนการตัดสินใจ ผลที่ตามมาของการดำเนินการตัดสินใจที่มีคุณภาพต่ำ ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการจะกำหนดสิ่งที่ควรทำ: ขจัดความเบี่ยงเบน การเปลี่ยนแปลงมาตรฐาน หรือไม่รบกวนการทำงานหากผลลัพธ์จริงตรงกับที่กำหนดไว้

การควบคุมจำแนกตามเกณฑ์ต่อไปนี้

ระดับการวางแผน:

การควบคุมแบบรวม - ใช้โดยผู้บริหารระดับสูงและออกแบบมาเพื่อประเมินการพัฒนาขององค์กรตามแผนระยะยาวระยะยาวในทิศทางของการบรรลุเป้าหมายหลัก

การควบคุมการดำเนินการตามแผนยุทธวิธีเป็นไปตามการควบคุมแบบบูรณาการและดำเนินการโดยการประเมินประสิทธิภาพของหน่วยขององค์กรในแง่ของต้นทุนทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

การควบคุมการปฏิบัติงานสอดคล้องกับระดับการจัดการที่ต่ำกว่าและรับรองการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการและยุทธวิธีของหน่วยองค์กร

ตามเวลา:

การควบคุมเบื้องต้น - การควบคุมอินพุตของทรัพยากรทุกประเภทที่ดำเนินการก่อนเริ่มงานจริง มีเป้าหมายเพื่อ: จัดให้มีเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ราบรื่นและมีคุณภาพสูง ซึ่งใช้กับทรัพยากรมนุษย์ วัสดุ และการเงิน

การควบคุมปัจจุบัน - การควบคุมที่ดำเนินการในขั้นตอนของกระบวนการทางเศรษฐกิจมีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับปรุงและประสานงานกิจกรรมและมีเป้าหมายในการตรวจจับอย่างทันท่วงทีและหากเป็นไปได้จะดำเนินการกำจัดการเบี่ยงเบนจากพารามิเตอร์ที่ระบุที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน บนพื้นฐานของข้อเสนอแนะซึ่งเป็นการรับข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการความคืบหน้า

การควบคุมขั้นสุดท้าย - การควบคุมที่ดำเนินการหลังจากงานเสร็จสิ้น มีเป้าหมายคือ: การก่อตัวของรางวัลจูงใจ การปรับพฤติกรรมของผู้จัดการ การตัดสินใจ การก่อตัวของแผนสำหรับอนาคตตามการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้รับ .

ตามขั้นตอนของกระบวนการผลิต:

การควบคุมอินพุต

การดำเนินงาน;

การควบคุมผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

การควบคุมการขนส่งและการเก็บรักษา

โดยวิชาของการควบคุม: การควบคุมดำเนินการโดยผู้จัดการ, หัวหน้าควบคุม, ฝ่ายควบคุมทางเทคนิค, ผู้ตรวจการควบคุม, หน่วยงานราชการ, หน่วยงานระหว่างประเทศ

ตามระดับของเครื่องจักรกล:

ควบคุมด้วยมือ;

· การควบคุมด้วยกลไก

· การควบคุมอัตโนมัติ

การควบคุมอัตโนมัติ

ตามวิธีการรับและประมวลผลข้อมูล:

การควบคุมการลงทะเบียน

· การควบคุมทางสถิติ

· การตั้งถิ่นฐานและการควบคุมเชิงวิเคราะห์

ตามระดับความครอบคลุม:

การควบคุมที่สมบูรณ์

การควบคุมแบบเลือก

ตามระบอบการปกครอง:

การควบคุมที่เพิ่มขึ้น

การควบคุมปกติ

ในการรวบรวมและประเมินข้อมูล จำเป็นต้องมีช่องทางที่เชื่อถือได้ของการเชื่อมโยงข้อมูลโดยตรงและย้อนกลับ โดยมุ่งเน้นที่ระดับการจัดการที่เหมาะสม การจัดการองค์กรแต่ละระดับจะต้องสอดคล้องกับระดับของการวางแผนและการควบคุมที่ได้รับจากข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การควบคุมมีประสิทธิภาพ จะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

การมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์ - สะท้อนและสนับสนุนการจัดลำดับความสำคัญโดยรวมขององค์กร

การวางแนวผลลัพธ์ – ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายและกำหนดเป้าหมายใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าอยู่รอดในอนาคต

ความทันเวลา - เพื่อกำหนดช่วงเวลาสำหรับการควบคุมและให้โอกาสในการขจัดความเบี่ยงเบนก่อนที่จะสร้างปัญหา

ความยืดหยุ่น - เพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

ความเรียบง่าย - วิธีการควบคุมอย่างง่ายนั้นประหยัดกว่า ให้ความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับเป้าหมายและเครื่องมือ

ความสามารถในการทำกำไร - ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบไม่ควรเกินผลประโยชน์ที่สร้าง

การประเมินระบบควบคุมควรทำอย่างสม่ำเสมอตามเกณฑ์บางประการ: การปฏิบัติตามภารกิจควบคุม (การกำหนดความเบี่ยงเบน), ความคุ้มค่าของการควบคุม (การประเมินต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการตรวจจับและการกำจัดข้อบกพร่องที่ระบุในการควบคุม กระบวนการ) ผลกระทบของผลกระทบต่อผู้คน (ทัศนคติของพนักงานต่อระบบควบคุมที่ใช้)

4. แรงจูงใจ - กระบวนการจูงใจตนเองและผู้อื่นให้ดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายส่วนบุคคลและเป้าหมายขององค์กร แรงจูงใจพิจารณาในสองด้าน:

เป็นกระบวนการทางจิตวิทยาที่กระตุ้นพฤติกรรมและสร้างแรงกระตุ้นที่มุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายเฉพาะ

การสร้างสาเหตุและเงื่อนไขที่ส่งเสริมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยคำนึงถึงความต้องการ จิตวิทยา และพฤติกรรม

หลักการพื้นฐานของแรงจูงใจ:

การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

เชื่อมโยงผลลัพธ์และรางวัล;

การสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

ความสามัคคีของวิธีการกระตุ้นทางศีลธรรมและวัสดุ

การบัญชีสำหรับคุณสมบัติส่วนบุคคลของพนักงาน

การใช้ประโยชน์จากสิ่งจูงใจเชิงบวก

5. การประสานงาน เป็นกิจกรรมประเภทหนึ่งสำหรับการประสานและปรับปรุงผู้เข้าร่วมในกระบวนการที่รวมกันเป็นหนึ่งเดียวโดยมีเป้าหมายร่วมกันและกิจกรรมร่วมกันในลักษณะที่จะปรับปรุงการทำงานขององค์กรและทำให้ประสบความสำเร็จได้ เพื่อให้แน่ใจว่าการซิงโครไนซ์ของกิจกรรมและปฏิสัมพันธ์ของส่วนต่าง ๆ ขององค์กรใช้การประสานงานซึ่งรับประกันความสมบูรณ์และความมั่นคงขององค์กร ยิ่งระดับของการแบ่งงานสูงขึ้นและการพึ่งพาอาศัยกันของหน่วยงานที่ใกล้ชิดกันมากเท่าใด ความจำเป็นในการประสานงานก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยธรรมชาติแล้วกิจกรรมการประสานงานคือ:

- ป้องกัน- กิจกรรมที่มุ่งคาดการณ์ปัญหาและความยากลำบาก

- การกำจัด– กิจกรรมที่ออกแบบมาเพื่อกำจัดการหยุดชะงักที่เกิดขึ้นในระบบ

- ควบคุม– กิจกรรมที่มุ่งรักษารูปแบบการทำงานที่มีอยู่

- กระตุ้น- กิจกรรมที่มุ่งปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบหรือองค์กรที่มีอยู่ แม้จะไม่มีปัญหาเฉพาะ

ประสิทธิผลของการประสานงานโดยตรงขึ้นอยู่กับระดับของการพัฒนาการสื่อสารและระดับของการแลกเปลี่ยนข้อมูล ขั้นตอนการถ่ายโอนข้อมูลแบ่งออกเป็นทางตรง: จากผู้นำไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาและย้อนกลับ: จากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงหัวหน้า กิจกรรมการประสานงานดำเนินการโดยใช้กลไกบางอย่าง:

· การประสานงานแบบไม่เป็นทางการแบบไม่เป็นทางการ ซึ่งมีพื้นฐานมาจากความเข้าใจซึ่งกันและกัน ทัศนคติทั่วไป และแบบแผนทางจิตวิทยา การกำหนดความจำเป็นในการประสานงานร่วมกันและการมีปฏิสัมพันธ์

· โปรแกรมประสานงานที่ไม่มีตัวตนซึ่งใช้วิธีการมาตรฐานและกฎการทำงาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถประหยัดเวลาได้มาก หากคุณสร้างวิธีแก้ปัญหาที่เกิดซ้ำบ่อยๆ

การประสานงานรายบุคคลซึ่งใช้แนวทางส่วนบุคคลกับพนักงานแต่ละคน

· การประสานงานกลุ่มซึ่งช่วยให้คุณแก้ปัญหาการประสานงานในการประชุมกลุ่ม

สถานประกอบการอาจใช้แนวทาง (กลไก) เหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งวิธีเพื่อดำเนินการประสานงาน องค์กรขนาดใหญ่ใช้รูปแบบการจัดการแบบเผด็จการ ซึ่งมีลักษณะเฉพาะในระดับที่มากขึ้นของการทำให้เป็นทางการ การกำหนดมาตรฐานที่มากขึ้น และการแบ่งส่วนตามเทคโนโลยีหรือหน้าที่ สไตล์นี้มีไว้สำหรับโครงสร้างแบบลำดับชั้นสูง พื้นที่เล็ก ๆ ของการควบคุม และการรวมศูนย์ที่สำคัญ ในกรณีนี้ การประสานงานจะดำเนินการตามลำดับชั้นการจัดการ บนพื้นฐานของกฎบัตร ขั้นตอนขององค์กร และกลยุทธ์ที่นำมาใช้

ฟังก์ชันการจัดการข้างต้นสัมพันธ์กัน (รูปที่ 2.5) มีคุณสมบัติแทรกซึมและไม่ดำเนินการตามลำดับ กล่าวคือ การดำเนินการของฟังก์ชันหนึ่งจะไม่หยุดจนกว่าฟังก์ชันถัดไปจะเริ่มขึ้น

ข้าว. 2.5. แผนภาพการโต้ตอบของระดับของฟังก์ชันการจัดการหลัก

การวางแผนแทรกซึมเข้าสู่กระบวนการจัดระเบียบและควบคุมการปฏิบัติงาน ฟังก์ชันควบคุมแต่ละฟังก์ชันมีผลกระทบต่อฟังก์ชันอื่น และทั้งหมดนี้รวมอยู่ในกระบวนการควบคุมเดียว

· 3.3. ฟังก์ชั่นการควบคุม

การจัดการเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นข้อกำหนดของเป้าหมายที่ตั้งไว้ภายใต้การดำเนินการตามหน้าที่ต่อไปนี้: องค์กร, การวางแผน, การบัญชี, การวิเคราะห์, การควบคุม, การกระตุ้น

การจัดการเป็นกระบวนการที่มีจุดมุ่งหมายซึ่งรวมถึงองค์ประกอบพื้นฐานบางอย่างที่ถือเป็นหน้าที่หลักของการจัดการ ในทางปฏิบัติการจัดการมีหน้าที่การจัดการสองประเภท

ประเภทของฟังก์ชั่นการควบคุม

· หลัก - งานบังคับที่ซับซ้อนทั้งหมดซึ่งอยู่ภายใต้การดำเนินการอย่างเข้มงวดในกระบวนการใช้งานฟังก์ชั่นการจัดการเฉพาะในลำดับที่แน่นอน: การพยากรณ์; องค์กร; การวางแผน; แรงจูงใจ; ควบคุม; การบัญชี การวิเคราะห์; การเตรียมและการยอมรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

· เฉพาะเจาะจง - มีความโดดเดี่ยวมากกว่า แสดงถึงพื้นที่อิสระของกิจกรรมทางวิชาชีพ มันอยู่บนพื้นฐานของการวิเคราะห์หน้าที่เฉพาะที่พวกเขาสร้างโครงสร้างการจัดการดำเนินการคัดเลือกและจัดบุคลากรพัฒนาระบบข้อมูลและจัดระเบียบงานสำนักงาน ฟังก์ชันการจัดการเฉพาะจะกำหนดอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร เพื่อใคร และเมื่อใด ประสิทธิภาพของฟังก์ชันเฉพาะในคอมเพล็กซ์ถือเป็นกระบวนการจัดการองค์กร (องค์กร) จากนี้ เราสามารถสรุปหลักได้ว่าประสิทธิภาพของฟังก์ชันเฉพาะนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถ ความยืดหยุ่น ประสิทธิภาพ จิตวิญญาณของผู้ประกอบการของผู้จัดการ และด้วยเหตุนี้ ความสำเร็จของงานในการผลิต คุณภาพของงานและผลิตภัณฑ์ และความสามารถในการแข่งขัน ของผลิตภัณฑ์

หน้าที่การจัดการมีส่วนช่วยในการจัดตั้งและการทำงานที่ประสบความสำเร็จของทุกแผนกของโครงสร้างการจัดการปัจจุบันสำหรับการสื่อสารในแนวตั้งและแนวนอน ฟังก์ชั่นการควบคุมทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นภายนอกและภายใน ตัวหลัก ตัวหลักและตัวเสริม มีประโยชน์และเป็นอันตราย ผิดธรรมชาติ; ทำซ้ำ ฟังก์ชันต่างๆ เกิดขึ้นจากงานที่หน่วยโครงสร้างแก้ไข ตัวอย่างเช่น ฝ่ายผลิตขององค์กรสร้างเครื่องจักร:

· การสร้างความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับฝ่ายวิจัยและพัฒนา

· การเตรียมผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อเปิดตัวสู่การผลิต

· การวางแผนการจัดหาอุปกรณ์และการเตรียมงาน

· กระตุ้นการพัฒนาความคิดริเริ่มของพนักงานในการหาเหตุผลเข้าข้างตนเอง

· การวิเคราะห์ต้นทุนการทำงาน การใช้คอมพิวเตอร์ และงบประมาณของแผนก

หน้าที่ของฝ่ายผลิต คุณสามารถแยกย่อยและกำหนดฟังก์ชันย่อยได้:

· การใช้กำลังการผลิต เครื่องมือและอุปกรณ์อย่างมีเหตุผล

· การกำหนดบรรทัดฐานของเวลาในการผลิตผลิตภัณฑ์

· รับรองคุณภาพของงาน

· การเตรียมเอกสารการผลิต

· การกำหนดจำนวนเงินลงทุน

· การพัฒนารูปแบบการบริการสำหรับผู้บริโภคสินค้า

· การพัฒนารูปแบบการฝึกอบรมขั้นสูงและการฝึกอบรมบุคลากร

ประสิทธิผลของระบบการจัดการไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเลือกวิธีการ หลักการ และหน้าที่ของการจัดการที่ชัดเจนเท่านั้น แต่ยังขึ้นกับปัจจัยที่เพิ่มความเข้มข้นของกระบวนการจัดการด้วย

A. Fayol ระบุหน้าที่การจัดการห้าประการ: การบัญชี; การวิเคราะห์; การวางแผน; ควบคุม; กฎระเบียบซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ

ฟังก์ชั่นการจัดการ - การบัญชี

การบัญชี หน้าที่คือการพัฒนาหรือใช้รูปแบบและวิธีการสำเร็จรูปสำหรับการบัญชีสำหรับผลการดำเนินงานของบริษัท: การบัญชี, การบัญชีการเงิน, การบัญชีการจัดการ ฯลฯ โดยทั่วไป การบัญชีสามารถกำหนดได้ว่าเป็นการรับ การลงทะเบียน การสะสม การประมวลผล และการให้ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่แท้จริง

การบัญชี- กระบวนการรับข้อมูลวัตถุประสงค์เกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันที่โรงงานโดยรวบรวมค่าจริงของพารามิเตอร์และประมวลผลตามอัลกอริทึมที่ระบุ หลังจากนำแผนไปให้ผู้รับเหมาแล้ว มักจะปรากฏว่าสถานประกอบการเบี่ยงเบนไปจากแผน เหตุผลอาจแตกต่างกันไป: อิทธิพลของสิ่งแวดล้อม, ความไม่ถูกต้องและการดำเนินการที่ไม่ถูกต้อง, ความไม่สมบูรณ์ของการวางแผนเอง เพื่อนำองค์กรไปสู่วิถีที่วางแผนไว้ จำเป็นต้องควบคุมกิจกรรมขององค์กร และสำหรับสิ่งนี้ คุณต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานขององค์กรนี้ ขั้นตอนการบัญชีเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลสำหรับการสร้างและการรายงาน การบัญชีสำหรับการใช้ทรัพยากร การบัญชีสำหรับผลิตภัณฑ์ การบัญชีสำหรับการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อภายนอก การบัญชีสำหรับการเงิน และอื่นๆ อีกมากมาย

ฟังก์ชันการควบคุมนี้มีไว้สำหรับการกำหนดสถานะของวัตถุควบคุม การรับข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับวัตถุในด้านที่สนใจ ตลอดจนการกำหนดเป้าหมาย เช่น สิ่งที่ต้องบรรลุอย่างแน่นอน เป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างดีมีบทบาทสำคัญในการจัดการและการวางแผน เป้าหมายคือความคาดหวังทางจิตในอุดมคติของผลลัพธ์ของกิจกรรม ผลลัพธ์ที่ต้องการซึ่งบุคคลหรือองค์กรทั้งหมดพยายามบรรลุโดยการตั้งเป้าหมายนี้ มีการกำหนดกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการกำหนดเป้าหมาย: เป้าหมายควรมีความเฉพาะเจาะจง จริง; ยืดหยุ่นและปรับตัวได้ เข้ากันได้; เข้าใจโดยผู้คน

การบัญชีให้ส่วนการจัดการข้อมูลของระบบ นี่เป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดเพราะ ไม่สามารถทำให้เป็นทางการได้

การวิเคราะห์ - ฟังก์ชั่นการควบคุม

การวิเคราะห์ หรือหน้าที่การวิเคราะห์เกี่ยวข้องกับการศึกษาผลของการดำเนินการตามแผนและคำสั่ง การกำหนดปัจจัยที่มีอิทธิพล การระบุปริมาณสำรอง การศึกษาแนวโน้มการพัฒนา ฯลฯ การวิเคราะห์ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและระดับของวัตถุหรือกระบวนการที่วิเคราะห์ การวิเคราะห์ผลลัพธ์ของกิจกรรมทางเศรษฐกิจของ บริษัท เป็นเวลาหนึ่งปีหรือมากกว่านั้นดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญและในระดับการประชุมเชิงปฏิบัติการแผนก - ผู้จัดการระดับนี้ (หัวหน้าหรือรอง) ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ - นักเศรษฐศาสตร์

การวิเคราะห์- กระบวนการสร้างทางเลือกตามสถานการณ์ในสถานที่และค่าที่ต้องการของพารามิเตอร์ที่ตั้งไว้ในขั้นตอน "การวางแผน" ในด้านหนึ่งและการวินิจฉัยและระบุสาเหตุของการเบี่ยงเบนของการเคลื่อนไหวของระบบจาก ให้วิถีในทางกลับกัน จากข้อมูลที่นำมาพิจารณา มีการสรุปเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ของงานขององค์กร

การวางแผนกิจกรรมใดๆ เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์สถานการณ์ เนื่องจากหากไม่มีผลการวิเคราะห์ จะไม่สามารถระบุได้ว่ามีโอกาสและทรัพยากรใดบ้าง ต้องใช้วัสดุ การเงิน ข้อมูล ทรัพยากรบุคคลเพื่อดำเนินการตามแผนอย่างไร ใช้เวลานานในการดำเนินการ ไม่ว่าทรัพยากรต้นทุนจะเป็นที่ยอมรับหรือไม่ และไม่สามารถระบุได้ว่าจำเป็นต้องมีการวางแผนหรือไม่ ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างแผน

หลังจากการวิเคราะห์สถานการณ์ ระบุปัญหาและทรัพยากรฟรี เมื่อวางแผน ปัญหาจะสร้างพื้นฐานของเป้าหมาย และทรัพยากรฟรีจะเป็นวิธีการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

การวางแผนเป็นหน้าที่การจัดการ

การวางแผน (ฟังก์ชั่นตามแผน) ประกอบด้วยการพัฒนาและการดำเนินการตามแผนการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น แผนธุรกิจสำหรับทั้งบริษัท แผนการผลิต แผนการวิจัยการตลาด แผนการเงิน แผนการวิจัย เป็นต้น สำหรับช่วงเวลาต่างๆ (ปี ไตรมาส เดือน วัน)

การวางแผนเป็นกระบวนการตัดสินใจอย่างเป็นระบบในอนาคตที่พัฒนาขึ้นบนพื้นฐานของเป้าหมายที่กำหนดโดยองค์กรหลักและทางเลือกที่สร้างขึ้นในระยะ "การวิเคราะห์" แนวคิดของ "การวางแผน" รวมถึงคำจำกัดความของเป้าหมายและวิธีการบรรลุเป้าหมาย ในระบบเศรษฐกิจ การวางแผนกิจกรรมขององค์กรจะดำเนินการในด้านที่สำคัญ เช่น การขาย การเงิน การผลิตและการซื้อ ในเวลาเดียวกัน แน่นอนว่าแผนส่วนตัวทั้งหมดนั้นเชื่อมโยงถึงกันอย่างใกล้ชิด ผู้เขียนหลายคนกล่าวว่าการวางแผนเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของการจัดการ

กระบวนการวางแผนเกิดขึ้นใน 4 ขั้นตอน

ขั้นตอนของกระบวนการวางแผน

· การพัฒนาเป้าหมายร่วมกัน

· คำจำกัดความของเป้าหมายเฉพาะเจาะจงสำหรับเป้าหมายที่กำหนด

· ระยะเวลาค่อนข้างสั้น

· คำจำกัดความของงานและวิธีการแก้ไข

· ควบคุมความสำเร็จของเป้าหมายโดยการเปรียบเทียบตัวชี้วัดที่วางแผนไว้กับตัวชี้วัดจริง

ข้อมูลในอดีตมักชี้นำการวางแผนอยู่เสมอ แต่พยายามกำหนดและควบคุมการพัฒนาองค์กรในอนาคต ดังนั้น ความน่าเชื่อถือของการวางแผนจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องของตัวบ่งชี้จริงในอดีต

เทคโนโลยีการวางแผนได้รับการพัฒนาและใช้อย่างต่อเนื่อง ตามวัตถุประสงค์และหลักการพื้นฐานขององค์กร เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ถูกกำหนดขึ้นเพื่อระบุว่าต้องทำอะไรโดยทั่วไป จากนั้นจะถูกสรุปเป็นงาน และงานเหล่านั้น - งานเฉพาะ นอกจากนี้ยังมีการคำนวณทรัพยากรที่จำเป็น: วัสดุ, การเงิน, บุคลากร, ชั่วคราว - และหากจำเป็น งาน, งานและเป้าหมายจะได้รับการตรวจสอบ ผลที่ได้คือแผนจริง มันสำคัญมากที่จำเป็นต้องมีเงินสำรองในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันบางครั้งมีการระบุการจัดการเชิงกลยุทธ์และระยะยาว ยุทธวิธีและระยะสั้น แต่ก็ไม่เป็นความจริงเสมอไป

ตัวอย่าง

ระบบเศรษฐกิจที่ร้ายแรงของการจัดการเชิงกลยุทธ์ควรรวมถึงระบบย่อยการควบคุม (ข้อมูล) ที่ประมวลผลและปรับปรุงข้อมูลเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับกิจกรรมที่เป็นนวัตกรรม เกี่ยวกับสถานะของตลาดสำหรับสินค้า บริการ และหลักทรัพย์ การจัดหาทรัพยากร เงื่อนไขทางการเงินและหลักเกณฑ์ หลักการและวิธีการจัดการ เป็นต้น

ผลลัพธ์ของการวางแผนมักจะนำเสนอในรูปแบบของ "แผนธุรกิจ" แผนธุรกิจเป็นหนึ่งในเอกสารสรุปผลการลงทุนฉบับแรก ๆ และมีข้อมูลเกี่ยวกับประเภทและปริมาณการผลิต ลักษณะของตลาดขายและวัตถุดิบ ความจำเป็นในการผลิตที่ดิน พลังงาน และทรัพยากรแรงงาน และยังมีอีกหลายประการ ตัวชี้วัดที่ให้แนวคิดเกี่ยวกับประสิทธิภาพเชิงพาณิชย์ งบประมาณ และเศรษฐกิจของโครงการที่อยู่ระหว่างการพิจารณา และประการแรก น่าสนใจสำหรับผู้เข้าร่วม-นักลงทุนของโครงการ

เป็นที่ชัดเจนว่าเทคโนโลยีการวางแผนที่บริษัทใช้จริงนั้นค่อนข้างซับซ้อน โดยปกติแล้วจะได้รับการจัดการโดยหน่วยพิเศษ วิธีการทางคณิตศาสตร์ในการวางแผนมีประโยชน์ ในปี 1975 รางวัลโนเบลสาขาเศรษฐศาสตร์มอบให้กับนักคณิตศาสตร์ชาวโซเวียต Leonid Vitalievich Kantorovich และนักเศรษฐศาสตร์ชาวอเมริกัน Tjalling Koopmans (เกิดในเนเธอร์แลนด์) รางวัลนี้มอบให้สำหรับการพัฒนาทฤษฎีการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของคลังแสงทางคณิตศาสตร์ของผู้วางแผน

ฟังก์ชั่นการควบคุม - ระเบียบ

ระเบียบข้อบังคับ -การก่อตัวของการดำเนินการควบคุมการแก้ไขที่ทำให้วัตถุควบคุมอยู่ในสถานะที่ต้องการสำหรับการดำเนินการตามโซลูชันที่เลือกในขั้นตอน "การวางแผน" นอกจากนี้ยังเป็นการคัดเลือก วิเคราะห์ และประเมินผลวิธีการบรรลุเป้าหมาย Henri Fayol เชื่อว่าฝ่ายบริหารตามระเบียบข้อบังคับ ยังรวมถึงการจัดทำรายการการดำเนินการที่จำเป็น เช่น สิ่งที่ต้องทำเพื่อนำตัวเลือกที่เลือกในขั้นตอนก่อนหน้าไปใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ควบคุม - ฟังก์ชันควบคุม

ควบคุม ผู้จัดการส่วนใหญ่มักจะทำหน้าที่นี้: ควบคุมการดำเนินการตามแผน, ค่าใช้จ่ายของทรัพยากรวัสดุ, การใช้ทรัพยากรทางการเงิน ฯลฯ

ควบคุมคือการเปรียบเทียบสภาพจริงของวัตถุกับสภาพที่ต้องการ ประเภทของการควบคุมต่อไปนี้สามารถใช้ได้ที่องค์กร

ประเภทการควบคุม

· การตัดสินใจขององค์กร - เกี่ยวข้องกับการปรับโครงสร้างองค์กร กระบวนการทางธุรกิจ มีลักษณะเฉพาะโดยเกิดขึ้นเป็นระยะเวลานาน เพียงพอที่จะดึงดูดผู้เชี่ยวชาญของตนเอง และผลลัพธ์จะกำหนดประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม

· การตัดสินใจวางแผน - การตัดสินใจเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าการตัดสินใจขององค์กร ควรคำนึงถึงองค์กรปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจในองค์กร และพวกเขาส่วนใหญ่กำหนดการตัดสินใจที่จะดำเนินการในระดับต่อไป

· การจัดการการปฏิบัติงาน - ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อโน้มน้าววัตถุควบคุมเพื่อรักษาตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้ การตัดสินใจเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยขึ้น

ไม่ว่าแผนงานจะทำได้ดีเพียงใด มักจะไม่สามารถดำเนินการได้ตามที่ตั้งใจไว้ อนาคตไม่สามารถคาดเดาได้อย่างแม่นยำ สภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย อุบัติเหตุในที่ทำงานและการขนส่ง การเจ็บป่วยและการเลิกจ้างพนักงาน และสาเหตุอื่น ๆ อีกมากมายทำให้แผนหยุดชะงัก ก่อนอื่นต้องตรวจพบการละเมิดเหล่านี้โดยใช้ระบบควบคุม ตัวอย่างเช่น คุณต้องกลับมาที่แผนเป็นประจำ - วันละครั้ง สัปดาห์หรือเดือน และระบุการเบี่ยงเบนที่ไม่ต้องการจากที่วางแผนไว้ มีสองวิธีหลักในการเบี่ยงเบน:

วิธีการเบี่ยงเบน

· โซลูชันที่กำหนดโดยเทคโนโลยีและแผนงาน - กลับสู่แนวทางการพัฒนาที่วางแผนไว้ สิ่งนี้จะต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม - วัสดุ มนุษย์ การเงิน บางครั้งทรัพยากรดังกล่าวถูกสร้างขึ้นตามแผน โดยคาดการณ์ล่วงหน้าว่าจะเกิดภาวะแทรกซ้อนได้ แต่เราต้องทนกับความจริงที่ว่าในสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวย ทรัพยากรดังกล่าวจะ "ว่าง"

· แนวทางแก้ไขกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน (อุบัติเหตุ ความขัดแย้ง) - เปลี่ยนแผน เหตุการณ์สำคัญที่วางแผนไว้จะถูกแทนที่โดยผู้อื่นที่ทำได้จริงในสถานการณ์ปัจจุบัน ความเป็นไปได้ของแนวทางดังกล่าวขึ้นอยู่กับความสำคัญของแผนสำหรับองค์กร ไม่ว่าจะเป็น "กฎหมาย" หรือเพียง "แนวทางปฏิบัติ" ที่กำหนดทิศทางการเคลื่อนไหวที่ต้องการ

การควบคุม

ขั้นตอนที่ทันสมัยของฟังก์ชั่นสุดท้ายคือการควบคุม การควบคุม (การควบคุม - ความเป็นผู้นำ, กฎระเบียบ, การจัดการ, การควบคุม) - แนวคิดใหม่ของการจัดการที่สร้างขึ้นโดยการปฏิบัติของการจัดการองค์กรที่ทันสมัย Fayol กล่าวว่า "สาเหตุหลักประการหนึ่งของการเกิดขึ้นและการนำแนวคิดการควบคุมไปใช้คือความจำเป็นในการบูรณาการระบบในด้านต่างๆ ของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจในระบบองค์กร (องค์กร บริษัท ธนาคาร หน่วยงานของรัฐ ฯลฯ) ". การควบคุมเป็นพื้นฐานเกี่ยวกับระเบียบวิธีและเครื่องมือในการสนับสนุน "(รวมถึงคอมพิวเตอร์) ฟังก์ชันพื้นฐานของการจัดการ: การวางแผน การควบคุม การบัญชีและการวิเคราะห์ ตลอดจนการประเมินสถานการณ์สำหรับการตัดสินใจในการบริหารจัดการ"

การกระตุ้น หรือฟังก์ชั่นสร้างแรงบันดาลใจ - การพัฒนาและการประยุกต์ใช้วิธีการต่าง ๆ ในการกระตุ้นการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา:

สิ่งจูงใจทางการเงิน - เงินเดือน โบนัส โปรโมชั่น โปรโมชั่น ฯลฯ

แรงจูงใจทางจิตวิทยา - ขอบคุณ, ประกาศนียบัตร, ตำแหน่ง, องศา, บอร์ดเกียรติยศ ฯลฯ

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แนวคิดของ "การตัดสินใจ" และระบบที่เกี่ยวข้อง วิธีการ และเครื่องมือสนับสนุนการตัดสินใจได้ถูกนำมาใช้ในด้านการจัดการ

การตัดสินใจ - เป้าหมายผลกระทบต่อวัตถุควบคุม ตามการวิเคราะห์สถานการณ์ คำจำกัดความของเป้าหมาย การพัฒนาโปรแกรมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

โครงสร้างการจัดการขององค์กรใด ๆ แบ่งออกเป็นสามระดับ: การดำเนินงาน การทำงาน และกลยุทธ์

องค์กร หน้าที่คือการพัฒนาโครงสร้างองค์กรและชุดเอกสารกำกับดูแล: พนักงานของบริษัท แผนก ห้องปฏิบัติการ กลุ่ม ฯลฯ แสดงถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชา ความรับผิดชอบ ขอบเขตความสามารถ สิทธิ หน้าที่ ฯลฯ ส่วนใหญ่มักจะกำหนดไว้ในตำแหน่งของแผนก ห้องปฏิบัติการ หรือรายละเอียดงาน

ประเภทของข้อมูลการจัดการ

การจัดการองค์กรไม่สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิผลหากไม่มีข้อมูลการปฏิบัติงาน เชื่อถือได้ ทันเวลา และเชื่อถือได้เพียงพอ ข้อมูลเป็นพื้นฐานของกระบวนการจัดการ และคุณภาพของการจัดการองค์กรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์แบบ กิจกรรมข้อมูลของผู้จัดการต้องการให้เขาจัดระเบียบกระบวนการรวบรวม วิเคราะห์ และประมวลผลข้อมูลอย่างชัดเจน และเขาจะต้องสามารถกำหนดความสำคัญหรือความสำคัญรองของข้อมูลที่เข้ามา ผู้จัดการที่มีประสบการณ์จะต้องสามารถปรับปรุงการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กรและบริษัทได้

ระบบควบคุมได้รับข้อมูลจากระบบควบคุมเกี่ยวกับสถานะของพารามิเตอร์ทางเทคนิคและเศรษฐกิจที่กำหนดโดยมันในกระบวนการผลิตและกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจ จากข้อมูลที่ได้รับ ระบบควบคุม (การจัดการ) จะสร้างคำสั่งควบคุมและโอนไปยังระบบควบคุมเพื่อดำเนินการ

ข้อมูลที่ทำงานในองค์กรในกระบวนการจัดการสามารถจำแนกได้ดังนี้:

ตามรูปแบบการแสดงผล (ภาพ โสตทัศนูปกรณ์ และแบบผสม);

ตามรูปแบบการนำเสนอ (ดิจิตอล, ตัวอักษร, รหัส);

ตามบทบาทในกระบวนการจัดการ (วิเคราะห์ คาดการณ์ การรายงาน วิทยาศาสตร์ ระเบียบข้อบังคับ)

ตามคุณภาพ (เชื่อถือได้, เชื่อถือได้, ไม่น่าเชื่อถือ, เท็จ);

การใช้งานที่เป็นไปได้ (จำเป็น, เพียงพอ, ซ้ำซ้อน);

อัพเกรดได้™ (ค่าคงที่, ตัวแปร);

ตามระดับของกิจกรรมขององค์กร (เศรษฐกิจ, การจัดการ, สังคม, เทคโนโลยี);

ตามแหล่งที่มาของเหตุการณ์ (ภายในองค์กร, ภายนอก);

โดยระดับของการเปลี่ยนแปลง (หลัก อนุพันธ์ สรุป);

ตามประเภทของสื่อ (ข้อความที่พิมพ์ ไมโครฟิล์ม ภาพเคลื่อนไหว ฟิล์มวิดีโอ สื่อเครื่อง);

ตามเวลาที่ได้รับ (เป็นระยะ, คงที่, เป็นตอน, สุ่ม)

แยกแยะข้อมูลได้อีกประเภทหนึ่งที่มีอยู่ในความทรงจำของทุกๆ คน ทั้งความรู้ด้านวิทยาศาสตร์ ประสบการณ์สะสม การจัดการที่คล้ายคลึงกัน (สถานการณ์ที่เคยใช้ในการจัดการแล้วตลอดจนข้อมูลที่เผยแพร่ในสื่อเกี่ยวกับผลงานของผู้อื่น วิสาหกิจ ปัจจัยที่มีผลต่อการผลิตและกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจและการจัดการ ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้คือพื้นที่หลักสามประการในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่ง

ข้อมูลตลาด.

ราคา ส่วนลด เงื่อนไขสัญญา ข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์

ปริมาณ ประวัติ แนวโน้ม และการคาดการณ์สำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะ

ส่วนแบ่งการตลาดและแนวโน้ม

นโยบายและแผนการตลาด

ลูกค้าสัมพันธ์และชื่อเสียง

จำนวนและที่ตั้งของตัวแทนขาย

ช่องทาง นโยบาย และวิธีการจัดจำหน่าย

ข้อมูลเกี่ยวกับการผลิตและผลิตภัณฑ์:

การประเมินคุณภาพและประสิทธิภาพ

กลุ่มผลิตภัณฑ์

เทคโนโลยีและอุปกรณ์

ระดับต้นทุน

กำลังการผลิต

ที่ตั้งและขนาดของหน่วยผลิตและคลังสินค้า

วิธีการบรรจุ

จัดส่ง;

ความเป็นไปได้ของการทำวิจัยทางวิทยาศาสตร์ (R&D)

ข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติองค์กรและการเงิน:

การระบุผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญ

ปรัชญาของผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญ

เงื่อนไขทางการเงินและแนวโน้ม;

โครงการขยายและเข้าซื้อกิจการ

ความท้าทายและโอกาสหลัก

โครงการวิจัย

ควรให้ความสนใจอย่างมากในส่วนของผู้จัดการในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและการป้องกันการรั่วไหล

คำกล่าวที่น่าสนใจของผู้เชี่ยวชาญภาษาอังกฤษในด้านความปลอดภัยของข้อมูลคือ: "การตรวจสอบสถานที่อย่างรอบคอบก่อนการประชุมนั้นไม่มีประโยชน์ หากพนักงานที่ไม่ได้รับการยืนยันจะเสิร์ฟกาแฟในห้องโดยไม่มีการควบคุมดูแลอย่างเหมาะสม"

ผู้จัดการควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการสร้างระบบสารสนเทศในองค์กร

ระบบสารสนเทศสามารถทำได้ง่าย ในกรณีนี้ ข้อมูลจะถูกส่งจากแหล่งกำเนิดไปยังสถานที่บริโภค ข้อมูลดังกล่าวสามารถรับได้ทางโทรศัพท์หรือทางสัญญาณเป็นข้อความแบบครั้งเดียว ซึ่งเป็นลักษณะเฉพาะของระดับการจัดการที่ต่ำกว่า เช่น สถานที่ทำงาน - ต้นแบบ โดยทั่วไปคือระบบข้อมูลที่ซับซ้อนซึ่งสอดคล้องกับความซับซ้อนของการผลิตและโครงสร้างองค์กรของการจัดการซึ่งครอบคลุมทั้งการจัดการเชิงเส้นและบริการด้านการทำงานขององค์กร

ระบบสารสนเทศแตกต่างกัน:

เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูล - แบบรวมศูนย์และแบบกระจายอำนาจ

ระดับความครอบคลุมของข้อมูล - ที่ซับซ้อนและท้องถิ่น

ระบบข้อมูลแบบบูรณาการครอบคลุมบริการระดับองค์กรทั้งหมด ในขณะที่ระบบในพื้นที่ได้รับการออกแบบสำหรับฟังก์ชันการจัดการบางอย่าง

เมื่อเร็วๆ นี้ เมื่อสร้างระบบสารสนเทศ พวกเขาเริ่มแยกแยะข้อมูลส่วนหลังและส่วนหน้า Back-office - ข้อมูลดังกล่าว การเข้าถึงที่เฉพาะพนักงานขององค์กร (ทั้งหมดหรือจากบางแผนก) เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ Front-office - ข้อมูลดังกล่าว การเข้าถึงที่ทุกคนเข้าถึงได้ เช่น ลูกค้าขององค์กร

4.1. ประเภทของข้อมูลและข้อกำหนดสำหรับมัน

ข้อมูลการจัดการเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นชุดข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นภายในองค์กรและในสภาพแวดล้อม การครอบครองข้อมูลดังกล่าวช่วยให้ผู้จัดการสามารถนำทางในสถานการณ์เฉพาะและตัดสินใจจัดการได้อย่างเหมาะสมที่สุด ดังนั้น กิจกรรมการจัดการควรเริ่มต้นด้วยการรวบรวม สะสม ประมวลผล และทำความเข้าใจข้อมูล การจัดการเป็นกระบวนการข้อมูลประกอบด้วยการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างเรื่องของการจัดการ วัตถุที่มีการจัดการ และสภาพแวดล้อมภายนอก

การสนับสนุนข้อมูลของการจัดการ - ชุดข้อมูลเกี่ยวกับสถานะและพลวัตของวัตถุควบคุม ซึ่งจำเป็นสำหรับการยอมรับและการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

หากไม่มีข้อมูล เป็นไปไม่ได้ที่จะกำหนดเป้าหมายที่แน่นอนของการจัดการ ประเมินสถานการณ์เฉพาะ กำหนดปัญหาอย่างชัดเจน ตัดสินใจในการจัดการอย่างมีเหตุผล และติดตามการดำเนินการตามกำหนดเวลา การครอบครองข้อมูลหมายถึงการครอบครองอำนาจที่แท้จริง - การขาดข้อมูลรวมถึงการมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นอาจทำให้กิจกรรมการผลิตไม่เป็นระเบียบ หากไม่มีข้อมูล การทำงานร่วมกันก็เป็นไปไม่ได้ จากการศึกษาพบว่าผู้จัดการใช้เวลาทำงาน 50 ถึง 90% ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เกิดขึ้นในกระบวนการประชุม การประชุม การสนทนา การประชุม การรับแขก การเจรจาต่างๆ เป็นต้น ในกรณีส่วนใหญ่จำเป็นต้องใช้เวลาดังกล่าว เนื่องจากข้อมูลได้กลายเป็นเงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและการพัฒนาในระยะยาวขององค์กรใดๆ

ความต้องการข้อมูลการจัดการถูกกำหนดโดยเนื้อหาของงานที่จะแก้ไข ความเข้าใจในงานเหล่านี้โดยพนักงาน ระดับของประสบการณ์และการศึกษาของงานหลัง ยิ่งสูงเท่าไหร่ พนักงานก็ยิ่งต้องการข้อมูลเพิ่มเติมและมีรายละเอียดมากขึ้นเท่านั้น กิจกรรมในองค์กรและการปฏิบัติของผู้จัดการและเครื่องมือการจัดการโดยรวมนั้นส่วนใหญ่เป็นการให้ข้อมูล เนื่องจากรวมถึงการได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลาสำหรับการตัดสินใจในการบริหารจัดการและการถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ทำ การทำให้มั่นใจว่าการตัดสินใจของฝ่ายบริหารทำด้วยข้อมูลที่ครบถ้วน เชื่อถือได้ และทันเวลา ถือเป็นปัญหาหลักและยากที่สุดในการจัดระบบการจัดการในสถานประกอบการอุตสาหกรรม ดังนั้นข้อมูลจึงถือได้ว่าเป็นวิธีการบรรลุเป้าหมายหลักประการหนึ่งขององค์กร - การทำกำไร

องค์กรมีข้อมูลหลักประเภทต่อไปนี้:

· สถิติ;

การรายงานผลการปฏิบัติงาน

การวางแผนและเศรษฐกิจ

การบัญชี

· การเงิน;

· ด้านเทคนิค;

· เทคโนโลยี;

· ถูกกฎหมาย;

ออกแบบ;

ซ่อมแซม;

อ้างอิง;

· โดยบุคลากร;

· การจัดหาวัสดุและเทคนิค

· เกี่ยวกับการก่อสร้างทุน

เทคโนโลยีใหม่;

· เรื่องการปันส่วนและค่าตอบแทน

เนื้อหาแยกความแตกต่างระหว่างข้อมูลทางเศรษฐกิจ องค์กร สังคม วิทยาศาสตร์ และเทคนิค ข้อมูลทางเศรษฐกิจประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร ข้อมูลองค์กรสะท้อนถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดการองค์กร: ข้อบังคับภายใน การเริ่มต้นและสิ้นสุดของวันทำงาน พักกลางวัน ฯลฯ ข้อมูลทางสังคมเกิดขึ้นในกระบวนการวิจัยทางสังคมวิทยาและในการปฏิบัติงานของบุคลากร ข้อมูลนี้รวมถึงข้อมูลที่มีลักษณะทางสังคมของพนักงานในองค์กร ข้อมูลทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค - ชุดข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการจัดการด้านเทคนิคขององค์กร ประกอบด้วยไดอะแกรม ภาพวาด ข้อมูลจำเพาะของอุปกรณ์ เลย์เอาต์ของการผลิตและเวิร์กช็อปเสริม สิ่งอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ ฯลฯ

ตามสถานที่ของการก่อตัวและทิศทางของการไหลของข้อมูลข้อมูลขาเข้า, ขาออก, ภายนอกและภายในมีความโดดเด่น ข้อมูลที่เข้ามารวมถึงข้อมูลที่องค์กรได้รับ (เอกสารที่มาพร้อมกับวัตถุดิบและวัสดุที่นำเข้า คำสั่งซื้อและคำแนะนำจากองค์กรระดับสูง เอกสารกำกับดูแลใหม่) ข้อมูลขาออกรวมถึงข้อมูลที่มาจากองค์กร (โฆษณาต่างๆ แอปพลิเคชันสำหรับการจัดหาอุปกรณ์และวัตถุดิบ) ข้อมูลภายนอกประกอบด้วยแหล่งข้อมูลที่แสดงถึงสภาพแวดล้อมภายนอก (การวิจัยตลาด ราคาหุ้น ราคาสำหรับบริการซัพพลายเออร์) ข้อมูลภายในถูกสร้างขึ้นที่องค์กรนี้และใช้เฉพาะในองค์กรนี้ (บัตรบัญชีการใช้วัสดุ คำสั่งซื้อสำหรับการชำระเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ผลิต แผนเทคโนโลยีต่างๆ)

ตามวัตถุประสงค์ ข้อมูลสามารถดำเนินการได้ ซึ่งทำหน้าที่ในการปรับกิจกรรมขององค์กร และการรายงาน ซึ่งออกแบบมาเพื่อวิเคราะห์ผลลัพธ์ของกิจกรรม

หากเป็นไปได้ ข้อมูลวัตถุประสงค์เดียวจะถูกแยกออกมา ซึ่งช่วยให้สามารถแก้ปัญหาได้เพียงปัญหาเดียว และอเนกประสงค์ เหมาะสำหรับปัญหาต่างๆ ที่แตกต่างกัน

ตามความสมบูรณ์ของการครอบคลุมของวัตถุ ข้อมูลบางส่วนจะแยกความแตกต่าง ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับข้อมูลอื่นที่ซับซ้อนเท่านั้น ซึ่งมีข้อมูลที่ครอบคลุม ซึ่งช่วยให้คุณทำการตัดสินใจใดๆ ได้

ตามระดับการใช้งาน ข้อมูลสามารถเป็นสากล (เหมาะสำหรับการแก้ปัญหาใด ๆ ) การทำงาน - สำหรับการแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้อง เป็นรายบุคคล - มีข้อมูลเกี่ยวกับปัญหานี้เท่านั้น

ตามระดับความพร้อมในการใช้งาน ข้อมูลสามารถเป็นข้อมูลหลัก ข้อมูลเบื้องต้น (ชุดข้อมูลที่ไม่มีการจัดระบบซึ่งได้มาจากแหล่งที่มาโดยตรงและมีข้อมูลฟุ่มเฟือยและไม่จำเป็นจำนวนมาก) และท้ายสุด อนุพันธ์ ซึ่งทำให้สามารถตัดสินใจด้านการจัดการได้อย่างมีข้อมูล

ตามบทบาทในการบริหาร ข้อมูลจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนหลัก ซึ่งจำเป็นสำหรับการพัฒนาการตัดสินใจที่สำคัญ และข้อมูลเสริมซึ่งไม่มีคุณค่าอิสระ

ตามระดับความสำคัญ ข้อมูลจะถูกแบ่งออกเป็นสิ่งที่สำคัญและเป็นที่ต้องการ โดยที่ในกรณีร้ายแรง คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้อง

ตามระดับของความน่าเชื่อถือ ข้อมูลที่เชื่อถือได้และความน่าจะเป็นจะแตกต่างออกไป ลักษณะของหลังอาจเนื่องมาจากความเป็นไปไม่ได้ขั้นพื้นฐานในการรับข้อมูลที่ถูกต้องจากแหล่งที่มีอยู่

หากเป็นไปได้ การแก้ไขและการจัดเก็บจะจัดสรรข้อมูลที่ไม่คงที่ ซึ่งเก็บอยู่ในความทรงจำของผู้คนเป็นระยะเวลาหนึ่ง จากนั้นค่อย ๆ ลืม และแก้ไขในสื่อ ซึ่งจัดเก็บไว้อย่างไม่มีกำหนด ปัจจุบันมีสื่อจริง สื่อแม่เหล็กและอิเล็กทรอนิกส์

ตามวิธีในการเผยแพร่ข้อมูลสามารถพูดเป็นลายลักษณ์อักษรและรวมกันได้

ตามเวลาที่รับและระยะเวลาในการใช้งาน ข้อมูลสามารถดำเนินการ คาดการณ์ และคาดการณ์ได้

ตามระดับของการรักษาความลับ ข้อมูลจะแยกความแตกต่างสำหรับการใช้งานทั่วไป สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ ความลับ ความลับสุดยอด อาจมีการเปิดเผยหลังจากระยะเวลาที่กำหนด เนื้อหาของข้อมูลเฉพาะแต่ละรายการถูกกำหนดโดยความต้องการของหน่วยจัดการและการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่กำลังพัฒนา

ข้อกำหนดสำหรับข้อมูลการจัดการมีดังนี้:

· ความเกี่ยวข้อง;

· ค่า;

ประโยชน์;

ความสั้น;

· ความชัดเจน;

ความไม่ชัดเจนของถ้อยคำ;

ความทันเวลาของการรับ;

การเลือกข้อมูลเบื้องต้นที่ถูกต้อง

ความต่อเนื่องของการรวบรวมและการประมวลผลข้อมูล

ความแม่นยำและความน่าเชื่อถือ

การจัดระบบที่เหมาะสมที่สุด

แต่ละองค์กรในกิจกรรมการผลิตจะสะสมความรู้ ประสบการณ์ และข้อมูลต่าง ๆ จำนวนหนึ่งซึ่งถูกกำจัดไปในรูปของข้อมูลและเปลี่ยนแปลงตามความต้องการและข้อกำหนด จำนวนข้อมูลที่สะสมนี้เรียกว่าทรัพยากรข้อมูลขององค์กร ข้อมูลที่รวบรวมเป็นชุดของค่าเฉพาะของพารามิเตอร์เชิงปริมาณและเชิงคุณภาพที่กำหนดลักษณะของวัตถุ แต่ถ้าข้อมูลนี้ไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมและใช้เพื่อวัตถุประสงค์บางอย่าง ข้อมูลนั้นก็ไม่ใช่ข้อมูล

ข้อมูลจะกลายเป็นข้อมูลเมื่อรับรู้ความหมายเชิงความหมาย จากมุมมองของการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เราสามารถพูดได้ว่าข้อมูลคือข้อมูลที่มีผลกระทบต่อการเอาชนะความไม่แน่นอนในการเลือกการตัดสินใจหรือเกี่ยวข้องกับการดำเนินการบางอย่าง

ข้อมูลที่รวบรวมและวิธีการที่ใช้ในการรวบรวมนั้นแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์เฉพาะขององค์กรที่เกี่ยวข้อง

ผู้ให้บริการข้อมูลหลักคือเอกสาร - วัตถุที่มีข้อมูลในรูปแบบคงที่ซึ่งจัดทำขึ้นในลักษณะที่กำหนดและมีความสำคัญทางกฎหมายตามกฎหมายปัจจุบัน โฟลว์ของเอกสารที่ส่งผ่านองค์กรตามลำดับตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือได้รับจนกระทั่งดำเนินการหรือส่งเรียกว่าเวิร์กโฟลว์ งานทุกประเภทเกี่ยวกับการเขียน การประมวลผล และการดำเนินการเอกสารจะอยู่ภายใต้ส่วนการจัดการพิเศษที่เรียกว่างานในสำนักงาน

เอกสารขาเข้าที่องค์กรลงทะเบียนในวารสารพิเศษหรือบนการ์ด เอกสารที่สำคัญที่สุดจะถูกส่งเพื่อตรวจสอบต่อหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาซึ่งได้รับมอบอำนาจที่จำเป็นในการตัดสินใจในประเด็นที่เกี่ยวข้อง ผลการตรวจสอบเอกสารของฝ่ายบริหารจะสะท้อนให้เห็นในความละเอียด ซึ่งควรมีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการเอกสาร บุคคลที่มีชื่อเป็นคนแรกในมติถือเป็นผู้รับผิดชอบการดำเนินการตามเอกสาร เอกสารที่มีมติของหัวหน้าจะถูกส่งไปยังแผนกที่เหมาะสมขององค์กรเพื่อเตรียมการตอบกลับหรือพัฒนาเอกสารภายในใด ๆ สำหรับเอกสารสำคัญโดยเฉพาะ จะมีการแนะนำการบัญชีและการควบคุมพิเศษตามทิศทางของหัวหน้า การควบคุมดังกล่าวดำเนินการโดยเลขานุการและบันทึกไว้ในวารสารพิเศษ การหมุนเวียนข้อมูลขาออกจะดำเนินการที่สถานประกอบการตามขั้นตอนต่อไปนี้ พวกเขาจัดทำร่างเอกสารซึ่งมีการประสานงาน รับรอง ลงนาม ลงทะเบียน และส่งอย่างต่อเนื่อง ในเวลาเดียวกัน จำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารที่ส่งในแง่ของการออกแบบภายนอก (ที่อยู่, วันที่, หมายเลข), การปรากฏตัวของใบสมัครที่ระบุไว้ในเอกสาร, วีซ่าที่เกี่ยวข้อง, ลายเซ็นของหัวหน้าและตราประทับ สำเนาเอกสารที่ส่งที่เหลืออยู่ในองค์กรต้องมีลายเซ็นของบุคคลรับรองความถูกต้องของลายเซ็น เอกสารขาออกที่ลงนามและดำเนินการอย่างถูกต้องจะถูกส่งไปยังเลขานุการเพื่อส่งทางไปรษณีย์ (หรือโดยผู้จัดส่ง) และสำเนาของเอกสารจะถูกเก็บไว้ในไฟล์พิเศษในสำนักเลขาธิการหรือในหน่วยงานที่จัดทำเอกสารนี้

กระบวนการจัดการสามารถมองได้ว่าเป็นกระบวนการรับรู้ การเปลี่ยนแปลง และการส่งข้อมูล. จากข้อมูลที่ได้รับ ระบบควบคุมพัฒนาคำสั่งควบคุมที่สื่อสารไปยังนักแสดงในรูปแบบของแผน มาตรฐาน งาน คำสั่ง กระบวนการตัดสินใจของฝ่ายบริหารยังดึงข้อมูล และระดับความถูกต้องของข้อมูลนั้นขึ้นอยู่กับความตรงต่อเวลา ความครบถ้วนสมบูรณ์ และความน่าเชื่อถือ

ผู้จัดการเช่นเดียวกับพนักงานของอุปกรณ์การจัดการที่ได้รับข้อมูลบางอย่างต้องเข้าใจเนื้อหาของพวกเขาประเมินความเป็นไปได้ของการใช้พวกเขาเพื่อแก้ไขงานที่เกี่ยวข้อง การชี้แจงเนื้อหาของข้อมูลที่ได้รับจำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมของความรู้ของพนักงาน ขึ้นอยู่กับระดับคุณสมบัติ ความสามารถพิเศษ ความสามารถ และประสบการณ์การทำงานของเขา คลังความรู้ดังกล่าวแสดงด้วยแนวคิด การตัดสิน ความเชื่อมโยงระหว่างกัน อยู่ในความทรงจำของพนักงานคนหนึ่งที่รับรู้ข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้น มีคำศัพท์พิเศษสำหรับความรู้ดังกล่าว - "สมบัติ"

สิ่งที่ผู้รับเข้าใจไม่ได้ไม่ใช่ข้อมูล แต่เป็นเสียงที่มีความหมาย เห็นได้ชัดว่าคนงานที่มีทักษะสามารถดึงข้อมูลจากข้อความใด ๆ ได้มากกว่าเพื่อนร่วมงานที่มีความรู้น้อย

หากต้องการทราบคุณค่าของข้อความเฉพาะสำหรับผู้รับข้อมูลรายใดรายหนึ่ง เราต้องคำนึงถึงแง่มุมอื่นของข้อความ - ในทางปฏิบัติ ผู้ส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องต้องคำนึงว่าผู้รับข้อความนี้แก้ปัญหาบางอย่างและประเมินข้อความนี้ในแง่ของอิทธิพลต่อผลลัพธ์ของการตัดสินใจ ในเวลาเดียวกัน ข้อมูลที่เป็นประโยชน์จะถูกส่งถึงเขาโดยส่วนนั้นของข้อความที่ก่อให้เกิดเหตุผลในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารเท่านั้น ข้อมูลที่เหลือเป็นสัญญาณรบกวนในทางปฏิบัติ

ดังนั้น ข้อมูลในการจัดการควรเข้าใจว่าเป็นความรู้และข้อมูลใหม่ที่ผู้รับเข้าใจและชื่นชมว่ามีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ สตรีมข้อมูลที่มีต้องผ่านตัวกรองสามชั้นที่เหมาะสม:

· ช่องทางการสื่อสารทางกายภาพที่มีแบนด์วิดท์ที่กำหนด

· ตัวกรอง "สมบัติ" ซึ่งบรรลุความเข้าใจ

· ตัวกรองเชิงปฏิบัติ ซึ่งประเมินประโยชน์ของข้อมูล

แต่ละชั้นดังกล่าวจะเก็บข้อมูลบางส่วนไว้ ยกเว้นสัญญาณรบกวน ความจุของหน่วยควบคุมยิ่งต่ำลง ยิ่งมีเสียง "คลัง" และในทางปฏิบัติมากขึ้น หรือระดับและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ทางเทคนิคที่ต่ำลง คุณสมบัติของบุคลากรฝ่ายบริหารก็จะยิ่งต่ำลง

เป็นที่ทราบกันดีจากแนวปฏิบัติของหลายๆ องค์กรว่ายิ่งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่จะเข้าสู่ร่างกายของฝ่ายบริหารมากเท่าไร ก็ยิ่งยากต่อการตัดสินใจของฝ่ายบริหารอย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม