Изготвяне на заявление за бележка. Регистрация и маршрути на движение на бележки в организацията

Можете да общувате с директора или с ръководството на друго структурно подразделение на компанията до служителя по персонала не само лично, особено в натиска на времето, когато директор или мениджър може просто да забрави за обжалването на служител в объркването. Бележките могат да се използват като инструмент за взаимодействие с ръководството. Всъщност, бележката е информационен и справочен документ, съдържащ искане или изискване и документиране на жалбата до главата .

Има моменти, когато само бележка може да защити срещу несправедливи искове срещу служител от ръководството. Не е необходимо да въвеждате отделен случай за регистриране на бележки в номенклатурата, можете да ги регистрирате като изходяща документация. Регистрирането на бележки е много важно, това е потвърждение на факта на връзката.

Служителите по персонала в службата трябва да взаимодействат не само с началниците, но и с всички структурни подразделения на компанията. Не винаги ще можете да получите отговор на устни искания или желания, а ако документирате и регистрирате искането, не само ще му придадете значение, но и ще можете да се застраховате срещу някои неприятности. Бележки могат да се пишат не само от служители на персонала. Ще бъде правилно, ако служителят по персонала научи служителите на компанията как да използват този инструмент.

Ето къде си реален пример. Вашите служебни задължения включват трудови книжки. Нямате празни формуляри, но е назначен специалист, който още не е работил никъде и не му е издадена трудова книжка. По закон в рамките на 5 дни сте длъжни да му създадете трудова книжка и да я издадете.

Устните молби за закупуване на формуляри останаха без отговор, времето тече. Нарушаването на крайния срок е нарушение на условията на вашия трудов договор, За какво можете да получите дисциплинарно наказание?.

Изход - бележка!

Цел на бележката

Написах бележка с молба за формулярите, регистрирал го - застрахован срещу дисциплина!Проблемът ще бъде разрешен, тъй като директорът вече има напомняне.

Как се пише бележка

Най-често бележките се адресират до ръководството, за да се отчете всяко вътрешно
проблем. Няма унифициран формуляр за бележка, но е съставен по правилата. Основата на бележката може да бъде:

• искане;
• коментар;
• изречение.

Основното е да се опише същността на проблема, последствията от бездействието и да се предложат решения. Ето как да напишете бележка:

Приблизително съдържание на бележка

• започнете с „заглавие“ (адресат и адресат);
• име на документа - "Меморандум";
• посочете датата и изходящия номер;
• опишете проблема;
• списък възможни последствия;
• предлагат решения;
• Абонирай се.

За по-голяма яснота по-долу е проста бележка - пример за това как да напишете правилно бележка:

Генерален директор на Fortuna LLC
Горбунков С.С.
от началника на отдела за персонал Lapteva M.I.

С настоящото ви информирам, че отделът по персонала не разполага с никакви формуляри на трудови книжки и вложки в тях. 20 декември 2015 г е нает от Сидоров II, който няма трудова книжка.

Ако не издам за Сидоров И.И. работна книжка в рамките на 5 дни ме грози административна глоба от 500 до 3000 рубли, а Fortuna LLC - от 30 до 50 хиляди!

За да не се случи това, е необходимо да закупите формуляри на трудови книжки и вложки в тях. Формуляри ще са необходими в бъдеще, защото постоянно наемаме.

С настоящото предлагам:
1. Закупуване на празни работни книжки в размер на 20 броя и празни вложки в книгите в размер на 10 броя.

2. Или ми поверете закупуването на формуляри за моя сметка и след това възстановете изразходваната сума въз основа на отчетни документи.

Началник отдел "Човешки ресурси" _________________ / M.I. Lapteva

Ако фирмата има секретарка, тогава бележката трябва да бъде регистрирана не само в изходящите ви документи, но и при секретаря:

Бележка за регистрация

• изготвят бележка в 2 екземпляра;
• регистрирайте се в изходящите си документи;
• регистрирайте се при секретаря (секретарят ще напише датата, входящ номери подпишете);
• Прехвърляме едно копие на секретаря, а регистрираното поставяме в папката с изходящи документи.

Услугата също може да бъде в електронен форматизпращане и факс. Потвърждението за изпращане може да служи като разпечатка електронен документи отчета на факса.

Външна бележка

Понякога се случва бележките да действат като външен документ, тоест да са адресирани до служители на друга организация. Фирмите обменят информация чрез бележки.

Служителят по персонала може да използва външна кореспонденция, например, когато наема служител чрез прехвърляне от друга организация.

Можете да подадете рекламация под формата на служебна бележка. Например, ако магазинът за канцеларски материали не е доставил формулярите на трудовите книжки навреме, изпратете услуга там под формата на рекламация.

Услуга или меморандум

Вътрешната кореспонденция предполага наличието на няколко вида бележки:

• официален;
• отчетност;
• обяснителен.

Ясно е, че в обяснителна бележкасе дават обяснения по този или онзи факт. Например обяснение за отсъствие или закъснение. И за да изберете кое е необходимо - меморандум или служебна бележка, разликата не е съществена. Но все пак тя е.

В меморандума често се описва проблем в работата или някакво нарушение от страна на служителите. Докладът не съдържа искания и решения на проблеми. Докладите се изготвят по същия начин като офис отчетите. Текстът на доклада може да изглежда така:

Съобщавам, че системният администратор Петров А.А. всеки ден закъснение за работа с 1-2 часа.

Само не приемайте този текст на доклада като "ипотека". В крайна сметка покойният Петров А.А. ще нанесат финансови щети на дружеството и могат да поискат от този, който не е предупредил ръководството.

Регистрация на документи

Докладът, подобно на бележката, е документ, който изисква регистрация. Въпреки че не е записано в нито един правен акт, застраховайте - регистрирайте всички възможни изходящи документи!

Функции и предназначение

Бележката е форма на вътрешна кореспонденция и в зависимост от съдържанието може да бъде с информационен, проактивен или отчетен характер. Той излага бизнес позициите на независимо звено или лидер по всеки въпрос. Бележката може да съдържа предложения или искания и да бъде адресирана до всяко ръководно лице, включително висшестоящ.

Подписване и регистрация

Бележките се подписват от прекия ръководител на звеното. В долната част на левия ъгъл изпълнителят трябва да го завери. Там са изписани и неговото име и телефон за връзка.

В структурните подразделения бележките се регистрират в програмата електронен документооборот. Присвоява им се номер, изпраща се до звената на хартиен носител и на електронен носител. Номерацията се състои от индекса на подразделението и регистрационния номер.

Датата на сервизната бележка е момента на нейната регистрация. Неговият оригинал с резолюцията на водещото лице се изпраща на ръководителя. Копие от бележката се връща на изпълнителя.

Разнообразие от бележки

Бележката е вид бележка, адресирана до прекия ръководител. се съставя, когато е необходимо да се отрази становището на звено или ръководител по конкретен въпрос и да се дадат конкретни предложения.

В зависимост от предназначението и съдържанието бележките могат да бъдат инициативни (под формата на коментари и предложения) или отчетни (за резултатите от одита, в командировка).

Датата или периодът от време, за който се отнася информацията, записана в меморандума, трябва да бъде подчертана на отделен ред, включена в заглавието или в началото на текста. Меморандумът е подписан от автора-съставител.

Текстовата част на бележката и меморандума се препоръчва да се състои от 2 части. Първата му част трябва да се състои от фактите, довели до написването му, а втората част да се състои от предложения и съответни изводи по изложения въпрос.

Всеки разработен документ може да съдържа само един въпрос. Изключение правят протоколи, заповеди, планове, доклади и обобщаващи документи.

Бележката трябва да включва обоснована информация, представена обективно, кратко, компетентно, ясно и без излишни повторения. Текстовата част се изготвя под формата на плътен текст, таблица, въпросник или комбинация от тези форми.

Сложният непрекъснат текст на всеки документ трябва да се състои от логически и граматически последователна информация за действията в управлението, които са отразени в съответните разпоредби, норми, правила и административни документи.

Служебната бележка трябва да има необходимите данни и неизменен ред на поставяне: автор, наименование на предприятието и неговия код, индекс, дата, заглавие, основен текст, визи, подпис на изпълнителя, знак за завършеност и изпращане документа към делото.

Заглавието на бележката трябва да е кратко. Ако документът се занимава с няколко проблема, тогава заглавието може да бъде обобщено.

Правила за адресиране

Бележките са адресирани до организации, отдели или конкретен мениджър в предприятието. В документ, адресиран до много хомогенни организации, адресатът е посочен обобщено. Една бележка не трябва да има повече от 4 получатели.

Заключение

Цялата изходяща информация в обхвата на бележка трябва да бъде предоставена при поискване и изпратена само официално. Предоставената информация трябва да бъде подписана и заверена от ръководителя, чиято сфера на дейност засяга.

Всички бележки трябва да имат дата. Датата на документа и всички служебни знаци върху него са незаменим атрибут на всеки документ.

Почти всички важни неща хората правят чрез кореспонденция;

следователно способността да се говори сам не е достатъчна.

Люк дьо Вовенарг

Нека поговорим за бележката като основно средство за вътрешна комуникация, документ, който може да рационализира вътрешните взаимоотношения, да осигури бърз обмен на информация и да разреши спорна ситуация.

ЗАЩО ОРГАНИЗАЦИИТЕ ПРЕНЕБРЕГВАТ СПОМЕНИТЕ?

Бележката остава аутсайдер в бизнес кореспонденцията на частни организации. В държавните организации пък мнозинството вътрешни документиТова са бележки.

Често в търговските организации бележката се третира като безсмислена формалност, но този елемент от вътрешното корпоративно управление на документи като неразделна част Корпоративна култура, притежава безценен потенциал за развитие на бизнеса.

Каква е основата за рязко негативното отношение на редица линейни мениджъри на търговски организации към един от най-важните вътрешни документи, който служи като основа за вземане на управленски решения? Възможни причини:

Ниска култура бизнес комуникация, липса на корпоративни стандарти, волеви управленски решения в областта на вътрешното управление на документи;

Липса на официален статут, тъй като бележката не е включена в класификатора на управленската документация;

Наличие на електронни средства за комуникация. Мениджърите не искат да губят време за формализиране на процесите на управление, предпочитайки да обменят няколко думи лично, обадете се мобилен телефон, пиши на електронна пощаили Skype и др.

Но има и друга причина: понякога мениджърите саботират формализирането на системата от вътрешни документи. Трудно е да се опровергае документирана информация за състоянието на организацията, инструкции, адресирани до длъжностно лице или, да речем, инструкции относно процедурата за действие в конкретни ситуации. Работата в хаос има определени предимства: няма нищо по-лесно от това да откажете факта на предаване на устна информация, както и инструкции, дадени тет-а-тет. Всеки е запознат със ситуацията, когато служител получава редовно устновзаимно изключващи се инструкции, неспазването на което и да е от които води до административни санкции.

КАКВА Е ПОЛЗАТА ОТ ПАМЕТИТЕ?

Бележката е вътрешна бизнес писмо, с които можете бързо и ефективно да решавате текущи производствени проблеми.

Основната цел на бележката е обменът на официална информация между служители на една и съща организация, които са равни по официален статут.

Целите на съставянето на бележки могат да бъдат различни:

Хоризонтални комуникации на ръководители на структурни подразделения / служители при решаване на общи производствени въпроси и проблеми;

Ефективна комуникация:

Обмен на оперативна информация между структурни/самостоятелни подразделения и клонове;

Искане на справочна информация;

Провеждане на обучение;

Придружаване на друго съобщение (придружителна бележка);

Решаване на текущи въпроси на административна, икономическа, логистична, информационна и друга поддръжка;

Разрешаване на спорни и конфликтни ситуации.

Способността за компетентно съставяне на вътрешни документи, включително бележки, помага в изключително сложни и объркващи ситуации.

На първо място, бележката е основният помощник за служителите на службата за управление на документи (по-нататък - DOW) в противоречиви ситуации.

За съжаление, ръководителите на основните структурни подразделения често се опитват да отпишат недостатъците на подразделението, когато работят с документи за служителите на спомагателните подразделения. Например ръководството на структурното звено не е изпълнило навреме инструкциите на висшестоящия ръководител, но отговорността за това се прехвърля към службата на предучилищната образователна институция, която твърди, че е забавила изпращането на изходящото писмо.

Една бележка ще помогне да се опровергаят неоснователните обвинения. Бележка, която съдържа фактите, крайния срок, трите имена. служители на предучилищната образователна институция, които са свършили работата качествено и навременно, с потвърждаващи заявления (копия от регистрационни карти, извлечения от регистрационни дневници и т.н.), често помага да се запази обективността, да се признае искът за неоснователен, да се възстанови бизнеса репутацията на конкретен служител и предучилищната услуга като цяло (Пример първи).

Текстът на бележката трябва ясно да посочва целта на съобщението по достъпен и стегнат начин. Непълната или излишна информация затруднява адресата да разбере същността на проблема и може да доведе до двусмислено тълкуване и в резултат на това до липса на желания резултат. Ефективността на бележката зависи от това колко добре е изградена структурата на документа и дали аргументите са логични.

ИЗДАВАМЕ БЕЛЕЖКА

АКО ВЪВ ФОРМУЛЯРА, КАКВО?

Сервизните бележки обикновено са на чистоХартия с размер А4. въпреки това търговски организацииза тази цел често се използва формуляр за писмо, който съгласно точка 4.7 от GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за документация“ съдържа:

Емблемата на организацията или търговската марка (марка за услуги);

Име на компания;

Код на организацията;

Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;

Идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP);

Справочни данни за организацията;

Мястото, където е съставен или публикуван документът.

В допълнение, някои експерти на страниците на списания и в Интернет цитират като пример образци на бележки, съставени на бланки.

Несъмнено е по-лесно да съставите всички документи безразборно в един и същи формуляр. Но писането на бележка до ръководителя на съседния отдел във формуляр, който съдържа референтни данни, TIN, PSRN и т.н., няма смисъл. В допълнение, бланката на организацията заема най-малко 20 процента от общия обем на първата страница и често необходимата информация не се побира на един лист. Изглежда като дребно нещо, но в една голяма организация такива дребни неща водят до напразно харчене, а не до спестяване на разходи.

Разберете в каква форма можете да съставите бележка (ако желаете).

Видовете формуляри на документи са установени в точка 4.6 от GOST R 6.30-2003.

Междувременно GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. Организационно-разпоредителна документация. Изисквания към документацията”, който влиза в сила на 1 юли 2018 г., вече съдържа разяснения относно формулярите на организацията (т. 5.8 и 6.6).

От това следва, че стандартите не препоръчват издаване на бележка на бланка. Но ако желанието за водене на вътрешна кореспонденция безпроблемно във формуляра е голямо, възможно е да се разработи и фиксира в LNA формуляр за конкретен тип документ - бележка.

ФОРМА ЗА БЕЛЕЖКА: ПОДРОБНОСТИ

В съответствие с GOST R 6.30-2003 във формата на конкретен тип документ (в нашия случай бележка) трябва да бъдат включени следните подробности (Пример 2):

03 - "Емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване)";

08 - "Име на организацията";

10 - "Наименование на вида документ";

11 - "Дата на документа";

12 - " Регистрационен номердокумент";

14 - "Място на съставяне или публикуване на документа";

15 - "Адрес" (наименование на структурното звено и длъжност на служителя, на когото се изпраща бележката);

18 - "Заглавие към текста";

20 - "Текст на документа";

21 - "Марк за наличие на приложението";

22 - "Подпис";

27 - "Бележка за изпълнителя."

НЮАНСИ НА РЕГИСТРАЦИЯ НА ДЕТАЙЛИ

• "Дестинация". Ако бележката е изпратена до няколко структурни подразделения, реквизитът „Адресат“ се изготвя в горния десен ъгъл, както следва:

Ако общият брой на получателите е повече от четирима, трябва да се създаде пощенски списък.

• „Текст на документа“. Бележката, подобно на бизнес писмото, трябва да бъде ясно структурирана. Текстът на бележката се изписва от първо лице единствено число(„Моля да изброите“, „Смятам за необходимо“ и др.).

Текстът, разделен на логически завършени параграфи, улеснява четенето и разбирането, придава на всяка мисъл логическа завършеност и позволява на адресата да се ориентира по-добре в текста на документа.

Текстът на бележката по правило се състои от:

От преамбюла (уводната част);

Главна част;

Заключителната част (изводи, предложения, искания и др.).

Преамбюлът разкрива целта на написването на бележката, съдържа препратки към датите, документите и фактите, довели до нейното съставяне. Информацията, съдържаща се в преамбюла, може да бъде кратка или разширена. Преамбюлът плавно води към основната част.

Размерът на тялото варира в зависимост от предназначението на бележката и може да бъде няколко реда или няколко страници печатен текст.

Основната цел на основната част е да обясни, убеди, да подтикне към действие, тоест да постигне резултат. Именно тази част от текста най-пълно разкрива съдържанието на бележката. Основната част включва най-голямото число действителен материалкоито трябва не само да информират, но и да убеждават. Приложенията, ако има такива, също трябва да бъдат споменати там.

Последната или обобщаваща част от бележката е своеобразно резюме, което потвърждава горното, съдържа заключения, искания, конкретни предложения за разрешаване на проблема. Колкото по-ясна и ясна е формулировката на резюмето, толкова по-вероятно е решенията по проблемите да бъдат взети своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТИ НА ДВИЖЕНИЕ НА ЗАПИСИТЕ В ОРГАНИЗАЦИЯТА

Проблемите с регистрацията и последващото прехвърляне на адресата на бележките често предизвикват противоречия. Кой трябва да регистрира бележки? DOW услуга? Структурни звена? секретарки? И трябва ли да се регистрират? Кой и как трябва да предаде служебните бележки, за да достигнат своевременно до заинтересованите служители?

Несъмнено решаването на тези въпроси е прерогатив на самата организация, в инструкциите за офис работа на която трябва да има раздел, посветен на работата с вътрешни документи. Правилата, установени в LNA, и процедурата за техните действия ще помогнат да се избегнат разногласия.

Какво да направите, ако подобен документНе? Разбира се, да го създаде, като формализира процедурата за съставяне, обработка и движение на вътрешни официални документи. Формализирането спомага за оптимизирането на много бизнес процеси, което има много положителен ефект върху общ редВ организацията.

Необходимо е да започнете работа с анализ на потока от бележки: определете неговите обеми и маршрути, като елиминирате очевидно ненужните сегменти по пътя на документа. За да определите най-ефективния маршрут на документи, не се страхувайте да разбиете стари, неудобни структури, коригирайте и коригирайте грешки в логистиката.

Възможно е да има няколко опции за маршрутизиране на бележки - с участието на услугата DOW (схема 1) и без нея (схема 2). Нека разберем коя от тези схеми е най-ефективна.

НЕЕФЕКТИВНИ РЕГИСТРАЦИОННИ СХЕМИ И МАРШРУТ НА БЕЛЕЖКИ

• Регистрация в услугата DOW на голяма организация. Прехвърлянето на бележки към услугата DOW за регистрация и последващо пренасочване към адресата забавя процеса на предаване на информация и вземане на решения. Това е особено забележимо в организации с голямо количество външни и вътрешни работни процеси. Като се има предвид общата натовареност, не всяка служба на предучилищната образователна институция може да разпредели отделен служител за регистрационен офис, меморандум и други бележки. По един или друг начин, на първо място, спешни изходящи писма, заповеди, заповеди, входяща кореспонденция от висши органи винаги ще бъдат регистрирани и бележките кротко ще чакат в крилата.

• Регистрация като секретар в малка организация. В организации с малък документооборот бележките се регистрират от секретаря на ръководителя. Бележката е вътрешен документ с хоризонтална ориентация и не може да бъде предназначена за висше длъжностно лице.

За предоставяне на информация на ръководството в бизнес кореспонденцията се използват доклади, аналитични и обяснителни бележки. Следователно секретарят във веригата за приемане и предаване на служебни бележки между равнопоставени служители е допълнителна връзка.

• Без регистрация, но с маркировка на услугата DOW върху превода. Ако не е обичайно организацията да регистрира бележки, няма смисъл да ги изпращате на адресата чрез услугата DOW без регистрация. Прехвърляне на бележка към услугата DOW и получаване на знак за прехвърляне, последвано от прехвърляне на документа от услугата DOW до единицата на адресата и поставяне на друга маркировка върху прехвърлянето - всичко това усложнява процеса, отнема време и увеличава времето за изпълнение на инструкциите.

Ако организацията все още има процедура за прехвърляне на бележки с получаване на знак за приемане, получателят подписва за получаване, посочва своята позиция, дата и час на получаване на документа (ако е необходимо). Знакът за получаване се фиксира върху екземпляр от служебната бележка, който се връща в адресното звено.

Маркировката за получаване може да бъде заменена с печат „Получено“, който съдържа полета за посочване на датата на получаване, трите имена. и подпис на длъжностното лице (фиг.).

Ориз. Знакът за получаване може да бъде заменен с печат "Получено"

ЕФЕКТИВНИ РЕГИСТРАЦИОННИ СХЕМИ И МАРШРУТ НА БЕЛЕЖКИ

• Регистрация в структурно звено, прехвърляне на бележки директно между звената. Регистрирането на бележки в структурно звено, както и прехвърлянето им от едно структурно звено в друго, заобикаляйки посредници (услугата на предучилищна образователна институция или секретар), съкращава пътя на документа до адресата.

Ако структурното подразделение няма длъжността чиновник (секретар на отдел / отдел / отдел), за регистрация на документи, включително вътрешни, е необходимо да се назначи служител, отговорен за деловодството. Отговорниците за деловодството се определят от ръководителите на структурни подразделения. По правило назначават служител, който не е обременен служебни задължения. Възлагането на допълнителни функции се одобрява със заповед или заповед и се записва в длъжностните характеристики.

• Регистрация на изходящи бележки. Длъжностното лице, отговарящо за деловодството в структурното звено, регистрира изходящата бележка.

Изходящите бележки се регистрират в дневника за вътрешна (изходяща) кореспонденция на звеното (Пример 3). При регистриране на изходящи бележки се посочва следното:

Регистрационен номер на документа;

Адресат (отдел, до който се изпраща служебната бележка);

Брой страници;

Наличие на приложения;

дата на изпълнение;

ПЪЛНО ИМЕ. служителят, изготвил бележката.

Бележката може да бъде сканирана и изпратена по имейл.

Ако е необходимо да се прехвърли оригиналът, длъжностното лице, отговарящо за деловодството в структурното звено, може да изготви график за предаване на бележките на адресатите - веднъж на ден, 2 пъти на ден и др.

Спешните бележки (с ясно определен краен срок) трябва да бъдат изпратени незабавно. Можете да прехвърляте бележки към адресата директно или чрез клетки, специално оборудвани в услугата DOW с номера и / или имена на структурни звена. В същото време услугата DOW не участва в процеса на прехвърляне на документи.

Регистрация на входящи бележки. При постъпване на служебна бележка в звеното-получател длъжностното лице, отговарящо за деловодството в звеното-получател, я регистрира като вътрешен входящ документ във вътрешния (входящия) регистър на кореспонденцията на звеното (Пример 4) със следните реквизити:

Входящ регистрационен номер;

Дата на получаване (регистрация);

Брой страници;

приложения;

дата на изпълнение;

Изпълнител (длъжностно лице, на което се изпраща бележката).

Отговорност за спазване на сроковете, посочени в бележката, носи длъжностното лице, до което е адресирана. Инициаторът на бележката и / или по-висшестоящо длъжностно лице може да промени сроковете за изпълнение на документа.

• Регистрация от всички служители. Ако организацията или нейните структурни подразделения нямат служител, отговорен за работата в офиса, можете да намерите други механизми за регистриране на бележки. Например, поставете регистър на служебни бележки във формат Word или Excel на сървър за обществено ползване. В този случай регистрацията на бележка от служител на структурното звено няма да отнеме повече време от личното предаване на документа на секретаря.

Специалисти от специализирани структурни подразделения обаче често саботират подобни предложения. Опитите да им се поверят дори дребни чиновнически операции срещат активен отпор. До известна степен експертите са прави. Спомнете си, I.A. Крилова: „Проблемът е, че ако обущарят започне пайовете, а пайерът прави ботушите, нещата няма да вървят гладко“?

Възможно е да се избегне открит конфликт със специалисти от специализирани отдели, ако бъде издадена подходяща заповед или инструкция, подписана от ръководителя на организацията. В този случай инициаторът трябва да бъде ръководителят на предучилищната образователна институция или друго лице, отговорно за работата в офиса. В негов интерес е да премахне някои от архаичните функции от себе си, да рационализира работата с документните потоци, да изгради ефективни маршрути за тяхното движение и да премахне загубата на вътрешни документи.

Веднага след въвеждането на такава схема недоволството на служителите намалява, тъй като времето за регистрация значително намалява, а самата регистрация става прозрачна.

УСЛОВИЯ ЗА РЕЗЕРВАЦИЯ НА ПАМЕТ

Условията за съхраняване на бележките се съдържат в Списъка на типовите управленски архивни документи, образувани в хода на дейността правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, като се посочват периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25.08.2010 г. № 558, изменена на 16.02.2016 г., наричана по-долу Списък от 2010 г.) (Таблица).

Всяка успешно работеща организация е жив, непрекъснато променящ се организъм, а работата в офиса е огледален образ на системата за управление на този организъм. Искате ли да сте в крак с времето, да сте в челните редици? Опитайте се да започнете с бележки - това ще бъде първата стъпка към добре организиран работен процес, а проверената логистика на маршрутите на вътрешните документи ще бъде първата стъпка в борбата с управленския хаос. Примери за бележки са дадени по-долу (Примери 5-10).

ПРИМЕРИ ЗА СПОМЕНИ