Požadavky na informační systémy pro elektronickou správu dokumentů federálních výkonných orgánů s přihlédnutím mimo jiné k nutnosti zpracovávat omezenou distribuci oficiálních informací prostřednictvím těchto systémů

Jsi tu: Ideální domov

Požadavky na EDMS Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruska

Požadavky na rychlost EDMS

Požadavky na účtování všech transakcí v EDMS

Požadavky na funkčnost EDMS

Zkoumání hodnoty a archivace v EDMS

Systémy elektronické správy dokumentů (EDMS) se začaly používat v polovině 90. let. Zavedení EDMS v národním měřítku se však rozšířilo až v posledních pěti letech. Hlavním podnětem zde bylo nařízení vlády Ruské federace ze dne 12. února 2011 č. 176-r, kterým byl schválen Akční plán přechodu federálních výkonných orgánů na bezpapírovou správu dokumentů a nařízení vlády Ruské federace ze dne 6. září 2012 č. 890 „O opatřeních ke zlepšení elektronické správy dokumentů v orgánech veřejné moci“ .

Zatímco EDMS byly používány výhradně jako vnitroorganizační systémy, jejich různorodost a vzájemná nekompatibilita nepředstavovaly významný problém. S počátkem přechodu na jednotný informační prostor se ale do popředí dostává organizace mezirezortní správy elektronických dokumentů, potřeba sjednotit EDMS, zajistit jejich kompatibilitu s národními systémy výměny dokumentů, elektronická interakce a archivní úložiště. Částečně je GOST R 53898-2010 zaměřena na řešení problémů interakce mezi systémy EDMS. „Systémy elektronické správy dokumentů. Interakce systémů správy dokumentů. Požadavky na e-mail.

„Požadavky na informační systémy pro elektronickou správu dokumentů...“ jsou určeny federálním výkonným orgánům, avšak v souladu s čl. 11 federálního zákona č. 149-FZ ze dne 27. července 2006 platí i pro ostatní státní orgány a samosprávy. Komerční organizace mají právo organizovat EDMS podle vlastního uvážení, ale vzhledem k roli státu v naší zemi se obvykle všechny velké a střední komerční organizace řídí pravidly stanovenými státem pro usnadnění interakce s vládou. agentur.

Podívejme se na nejzajímavější ustanovení požadavků ... Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruska.

„Požadavky na informační systémy pro správu elektronických dokumentů...“ definují minimální soubor funkcí, které musí být v EDMS přítomny, a také požadavky na organizaci používání EDMS v instituci.

Jedním z hlavních požadavků na EDMS je jeho škálovatelnost jak z hlediska počtu připojených pracovních stanic, tak počtu dokumentů obsažených v EDMS. Je třeba vzít v úvahu, že moderní systémy pro správu dokumentů využívají téměř všichni zaměstnanci organizace pracující s dokumenty a obecným trendem je využívání jak stacionárních pracovních stanic, tak přístup k dokumentům z mobilních zařízení, vzdálený přístup do systému. Vzhledem k počtu dokumentů uložených v EDMS je třeba mít na paměti, že jelikož systém ukládá nejen finální vyhotovené a podepsané dokumenty, ale také mezilehlé pracovní verze, počet souborů, návrhů dokumentů a dokumentů vstupujících do EDMS v rok je několikanásobně vyšší než celkový počet dokumentů evidovaných službou DOW (příchozí, odchozí a interní). Požadavky stanoví, že EDMS musí zajistit uchovávání všech dokumentů po dobu minimálně 5 let, v praxi je však nutné zaměřit se na období minimálně 10–15 let, neboť právě toto je období, po které dokumenty v elektronické podobě Formulář se nadále aktivně používá, zejména odstavec 20 odst. f) stejných požadavků stanoví možnost uchování dokumentů až po dobu sta let.

Důležitým parametrem SED je jeho rychlost. Pokud hardwarově-softwarový komplex (EDMS server) není dostatečně produktivní pro daný počet uživatelů současně pracujících v systému a (nebo) pro daný objem databáze (počet dokumentů v systému), budou muset zaměstnanci čekat karta dokumentu nebo samotný dokument, který se má otevřít, proto klesá produktivita zaměstnanců. Požadavky proto obsahují časové parametry, které musí výkon EDMS splňovat:

– čas pro získání přístupu k EDMS – ne více než tři sekundy;

- čas získání přístupu ke kartě vytvořené při registraci dokumentu a obsahující údaje popisující kontext, obsah, strukturu dokumentu, úkony prováděné s dokumentem při přípravě, zvažování, provádění a ukládání, jakož i identifikační údaje ( metadata) - ne více než pět sekund.

Jakýkoli systém může selhat jak softwaru, tak hardwaru. Selhání EDMS však vede k nemožnosti pracovat s dokumenty všech zaměstnanců organizace, proto Požadavky stanoví přísné limity pro prostoje v případě selhání a restartu EDMS - ne více než 30 minut. EDMS by měl také automaticky informovat uživatele o selhání v systému. V první řadě většinou nastaví automatické upozornění pomocí SMS a e-mailu správci a technologovi EDMS.

Další běžnou situací je, že z nějakého důvodu dojde k poškození nebo náhodnému smazání dokumentu uživatelem. Požadavky stanoví, že v tomto případě musí být elektronický dokument do 30 minut obnoven ze záložní kopie. Organizace musí mít v souladu s Požadavky alespoň jednu záložní kopii elektronických dokumentů uloženou v EDMS. V praxi se však pro zajištění bezpečnosti vytvářejí alespoň dvě záložní kopie, nejlépe na různých médiích. Minimalizuje se tak riziko ztráty elektronických dokumentů.

Faktor spolehlivosti EDMS by měl být alespoň 0,98.

Dalším ukazatelem je úroveň zabezpečení EDMS před neoprávněným přístupem. Pro vládní agentury pracující s dokumenty s omezeným přístupem to musí být certifikace minimálně třídy 1G. S ohledem na vysoké náklady na vytvoření a provoz zabezpečeného EDMS se však obvykle snaží pracovat s dokumenty s omezeným přístupem v tradičním režimu na papíře, protože zpravidla tvoří malou část dokumentů organizace. V opačném případě se obvykle instalují vyhrazené počítače pro práci s takovými dokumenty nebo dokonce samostatná zabezpečená síť, která nemá připojení k otevřené počítačové síti a internetu. I v tomto případě se však počítá s prací s dokumenty úrovně DSP, nikoli však s dokumenty obsahujícími státní tajemství.

Hlavní částí „Požadavek na informační systémy pro elektronickou správu dokumentů...“ je popis toho, jak by měly být v EDMS vybudovány procesy dokumentační podpory pro správu.

Je zdůrazněno, že EDMS by měl zajišťovat práci se všemi typy a kategoriemi dokumentů a návrhů dokumentů organizace.

EDMS používaný vládními úřady by měl zajišťovat interakci se systémy mezirezortní elektronické správy dokumentů (MEDO), mezirezortní elektronické interakce (SMEV) a dalšími informačními systémy.

Práce EDMS musí být v souladu s ustanoveními GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Správa dokumentů. Obecné požadavky“, mimo jiné v oblasti zajištění pravosti, integrity a spolehlivosti elektronického dokumentu, jakož i Pravidla pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválená nařízením vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477 (články 9 a 11 požadavků).

EDMS by měl poskytovat všechny hlavní obchodní procesy:

Uložení dokumentu nebo informace o dokumentu (návrh dokumentu) do EDMS (jeho registrace nebo v souladu s Požadavky vložení dokumentu do systému):

Předání dokumentu exekutorovi (uživateli EDMS)

Schválení dokumentu

Podepisování dokumentů

Přenos (odeslání) dokumentu;

„ukládání a účtování dokumentů v souladu s pokyny pro kancelářskou práci ve federálním výkonném orgánu, jakož i kontrola výkonné kázně, příprava referenčních materiálů a odepisování dokumentů do archivu“, to znamená kontrola provádění, informace a referenční práce, běžné uložení a účetnictví včetně přípravy podkladů pro převod do státního archivu nebo depozitního úložiště.

Charakteristickým rysem automatizovaného systému kancelářské práce je přítomnost funkce pro protokolování všech uživatelských akcí a systémových událostí. Jinými slovy, vše, co se děje v EDMS - dokument je vytvořen nebo registrován, soubor je jednoduše prohlížen, upravován - všechny tyto informace jsou uloženy ve speciálních servisních souborech, což vám umožňuje vždy říci, kdo a kdy sledoval nebo opravoval dokument (karta dokladu). Samostatně Požadavky stanoví povinnost stanovit datum a čas vložení dokumentu do systému. Tyto informace jsou zaznamenány jak v registrační kartě (metadata dokumentu), tak v kontrolních informacích (protokol akcí v EDMS).

V souladu s článkem 17 Požadavky podléhají protokolování informace o všech úkonech provedených s dokumenty nebo soubory dokumentů, návrhy dokumentů, registrační kartou (metadata). Tato informace:

o uživateli EDMS FOIV, který provedl akci;

datum a čas akce;

o zadávání dokumentů, návrhy dokumentů do EDMS;

o přesunutí oddílu (pododdílu) v schématu třídění;

o změnách v pokynech k dobám uložení a následným úkonům s dokumenty;

o úkonech prováděných správcem EDMS federálního výkonného orgánu při zkoumání hodnoty dokumentu, prováděném v souladu s federálním zákonem ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci ";

o uložení a zrušení zákazu zničení oddílu (pododdílu) klasifikačního schématu;

o jakékoli změně nebo zničení metadat uživatelem EDMS;

o změnách v přístupových právech k dokumentům;

o předávání dokumentů;

o zničení dokumentů;

o tisku dokumentu nebo metadat.

Jinými slovy, EDMS by měl kdykoli umožňovat získat informace o tom, kdo a kdy dokument nebo jeho registrační kartu otevřel, prohlížel, upravoval a také s jakými dokumenty ten či onen zaměstnanec pracoval.

Požadavky Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruské federace rozdělují obchodní procesy podporované EDMS do následujících skupin:

a) zpracování příchozích a odchozích dokumentů na papíře, vytvořených nebo přijatých organizací a zahrnutých do FOV EDMS registrací, skenováním a vytvořením elektronického obrazu dokumentů (včetně dokumentů přijatých poštou, telekomunikacemi a kurýrní komunikací);

b) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných prostřednictvím systému mezirezortní správy elektronických dokumentů;

c) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných pomocí systému mezirezortní elektronické interakce;

d) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných e-mailem;

e) zpracování interních dokumentů v EDMS.

V organizacích, které nejsou státními orgány, chybí odstavce b) ac), dokumenty jsou přijímány pouze klasickými komunikačními kanály nebo e-mailem.

Pokud je dokument přijat v papírové podobě, zahrnuje vložení dokumentu do EDMS jeho registraci, skenování a vytvoření elektronického obrazu dokumentu.

Organizace může schválit a zahrnout do pokynů vedení úřadu seznam dokumentů, u kterých je zakázáno vytváření jejich elektronických obrázků, například dokumenty označené razítkem z dřevotřísky, označené „soukromé“, důvěrné dokumenty apod. Pokud takový dokument je přijat, je registrován v SED, ale není vytvořen jeho elektronický obraz.

U návrhů elektronických dokumentů je v každé fázi jejich tvorby, schvalování a podepisování fixován obsah dokumentu vytvořením verzí dokumentů a jejich přiložením na kartu dokumentu.

EDMS musí podporovat připojení jakéhokoli formátu souboru k registrační kartě. To je důležité, protože EDMS se obvykle používá po mnoho let a během této doby se mohou objevit nové verze programů a v souladu s tím i formáty souborů, které bude také muset EDMS podporovat. EDMS by měl umožnit vstup do systému a evidenci souborů dokumentů i v případě, že aplikace, ve které byl dokument vytvořen, není na tomto pracovišti dostupná (není nainstalována). Současně, některé z nejběžnějších formátů, musí být EDMS schopen nutně zobrazit. Jedná se o pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS by měl umožňovat umístění dokumentů do hierarchického schématu sestávajícího z sekcí a podsekcí, podle kterých je organizována systemizace a organizace ukládání dokumentů v EDMS (klasifikační schéma). Je třeba mít na paměti, že dokumenty jsou fyzicky umístěny na server (úložný systém) v pořadí určeném vnitřní konfigurací a zásadami ukládání souborů v tomto EDMS a schéma třídění je pouze pole v registrační kartě, které vám umožňuje rychle najít dokumenty podle klasifikačních funkcí.

Klasifikační schéma obvykle vychází z nomenklatury záležitostí organizace.

V registrační kartě EDMS musí být definována ta pole, která je nutné vyplnit. Při zadávání dokumentu by měl EDMS vyzvat uživatele, aby vyplnil požadovaná pole (metadata) (článek 13 požadavků).

Při odesílání dokumentů tradičními prostředky (na papíře) zajišťuje EDMS přetisk obálek a tisk seznamů adresátů.

V souladu se stanovenými lhůtami uchovávání by měl EDMS zajistit následující akce:

uchovat dokument trvale;

provést kontrolu hodnoty dokumentů;

na konci kalendářního roku vytvořit doklady v předepsané formě: zákon o přidělení ke skartaci dokladů (oddílů) s prošlými lhůtami uložení a soupis dokladů na trvalou a dlouhodobou (nad 10 let) dobu uložení ;

přidělovat dokumenty ke zničení (vymazat ze systému) a zároveň uložit do EDMS informaci o přidělení dokumentů ke zničení;

převod dokladů k uložení do jiného úložiště (automatizovaný systém), včetně exportu ročních oddílů dokladů s trvalou dobou uložení k převodu do uložení ve státním archivu a exportu ročních oddílů dokladů o personálu k převodu do archivu dokladů o personálu.

V praxi převod do státního úložiště vyžaduje zajištění kompatibility EDMS v exportním formátu roční sekce se softwarovým balíkem Archivní fond používaný ve státních a městských archivech.

Požadavky obsahují ustanovení o zajištění doby skladování v délce minimálně sto let. Tyto technologie jsou však v současné době ve vývoji a autorovi není znám žádný EDMS, který by mohl zajistit tak dlouhé doby uchovávání právně významných dokumentů v elektronické podobě.

Uvažované požadavky Ministerstva komunikací Ruské federace doplňují požadavky vypracované VNIIDAD „Funkční požadavky na archivaci a správu dokumentů pro informační systémy, které zajišťují správu elektronických dokumentů v procesu vnitřních činností federálních výkonných orgánů“. Jsou důležité jak pro kancelářské pracovníky, tak pro zaměstnance IT oddělení, která zajišťují implementaci nebo konfiguraci systémů elektronické kancelářské práce a správy dokumentů (EDMS).

Obecně platí, že uvažované „Požadavky na informační systémy pro elektronickou správu dokumentů federálních výkonných orgánů, beroucí v úvahu mimo jiné nutnost zpracovávat informace o omezené službě prostřednictvím těchto systémů“ mohou a měly by být použity nejen ve fázi výběru , implementace a počáteční nastavení EDMS, ale také pro analýzu fungujícího EDMS pro zjištění souladu EDMS používaného v konkrétní organizaci s moderními požadavky. 5 Registrováno u Ministerstva spravedlnosti Ruské federace dne 8. září 2010, registrační číslo 18380.

Aplikace. Požadavky na informační systémy elektronické správy dokumentů federálních výkonných orgánů s přihlédnutím mimo jiné k nutnosti zpracovávat omezenou distribuci úředních informací prostřednictvím těchto systémů

Vyhláška Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruské federace
ze dne 2. září 2011 N 221
„Při schválení požadavků na informační systémy správy elektronických dokumentů federálních výkonných orgánů, mimo jiné s přihlédnutím k nutnosti zpracovávat omezenou distribuci oficiálních informací prostřednictvím těchto systémů“

V souladu s odstavcem 5.2.23 Předpisů o Ministerstvu telekomunikací a masových komunikací Ruské federace, schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 2. června 2008 N 418 (Shromážděné právní předpisy Ruské federace, 2008 , N 23, čl. 2708; N 42, čl. 4825; N 46, položka 5337; 2009, N 3, položka 378; N 6, položka 738; N 33, položka 4088; 2010, N 13, položka N 1502; 26, položka 3350; N 30, položka 4099; N 31, položka 4251; 2011, N 2, položka 338; N 3, položka 542; N 6, položka 888; N 14, položka 1935; N 21, položka 2965), a odst. 2 akčního plánu přechodu federálních výkonných orgánů na bezpapírovou správu dokumentů při organizaci vnitřních činností, schváleného nařízením vlády Ruské federace ze dne 12. února 2011 N 176-r (Sobranie zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, N 8, čl. 1151), objednávám:

1. Schválit přiložené požadavky na elektronické informační systémy správy dokumentů federálních výkonných orgánů s přihlédnutím mj. k nutnosti zpracovávat prostřednictvím těchto systémů oficiální informace omezené distribuce (dále jen Požadavky).

2. Odbor státní politiky v oblasti tvorby a rozvoje e-governmentu (Lipov) zveřejňuje Požadavky na oficiálních stránkách Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruské federace v informační a telekomunikační síti Internet.

3. Odešlete tento příkaz ke státní registraci Ministerstvu spravedlnosti Ruské federace.

Registrace N 22304

Byly stanoveny požadavky na informační systémy elektronické správy dokumentů federálních výkonných orgánů.

Systém musí být škálovatelný.

Jsou dány úrovně jeho výkonu, spolehlivosti a ochrany. Přístup do systému by tedy neměl trvat déle než 3 sekundy, prostoje v případě selhání a restartování - 30 minut. Zabezpečení proti neoprávněnému přístupu v případech zpracování informací o omezené službě – ne nižší než třída 1G.

Systém je navržen tak, aby spravoval všechny dokumenty orgánu včetně jejich návrhů s výjimkou těch, které obsahují státní tajemství. Spolupracuje zejména s mezirezortním systémem elektronické správy dokumentů.

Proces zadávání dokumentu do systému zahrnuje jeho registraci, skenování a vytvoření elektronického obrazu.

Pokud je nastaven zákaz vytváření elektronického obrázku, dokument se pouze eviduje.

Systém musí podporovat alespoň 4 formáty souborů: pdf, rtf, doc, tiff.

Měl by také zajistit ověřování a bezpečnost elektronických podpisů, zaznamenávat informace o udělení přístupu a další operace s dokumenty a metadaty jako součást kontrolních informací.

Systém musí splňovat GOST R 51275-2006 a pravidla pro technickou ochranu důvěrných informací.

Nesmí mít přímé (nezabezpečené) připojení k internetu.

Nařízení Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruské federace ze dne 2. září 2011 N 221 „O schválení požadavků na informační systémy pro správu elektronických dokumentů federálních výkonných orgánů s přihlédnutím mimo jiné k potřebě zpracovat omezená distribuce informací o službách prostřednictvím těchto systémů"

Registrace N 22304

Tato objednávka vstoupí v platnost 10 dnů po datu jejího oficiálního zveřejnění.

Když nařízení vlády Ruské federace ze dne 12. února 2011 č. 176-r schválilo „Akční plán přechodu federálních výkonných orgánů na bezpapírovou správu dokumentů při organizaci vnitřních činností“, bylo okamžitě zarážející, že Ministerstvo telekomunikací a masových komunikací mělo podle plánu za pouhé dva měsíce vytvořit státní požadavky na systémy elektronické správy dokumentů a všechna federální ministerstva - do června 2011 (tedy do dvou měsíců!) Přineste své EDMS v souladu s tyto požadavky. Výsledek byl celkem očekávaný – požadavky se objevily ne k 1. dubnu, ale k 1. prosinci 2011.

„Požadavky na informační systémy elektronické správy dokumentů federálních výkonných orgánů, s přihlédnutím mimo jiné k potřebě zpracovávat informace, ke kterým je omezený přístup“ schválené nařízením Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruska č. 221 ze dne 09.02.2011. Dokument byl oficiálně zveřejněn teprve 21. listopadu, požadavky tedy vstoupí v platnost 1. prosince 2011.

Požadavky se vztahují na federální výkonné orgány, „implementace elektronického systému správy dokumentů nebo hodnocení schopností existujících federálních výkonných orgánů EDMS“ (bod 2; Správnější by bylo říci ne „hodnotit“, ale „provádět významnou modernizaci“. A ukazuje se, že kdo „nehodnotí“ své systémy, nemusí požadavkům věnovat pozornost. Kromě toho je zajímavé, jaký dokument potvrzuje skutečnost "posouzení"? – N.Kh.).

Při čtení tohoto dokumentu jsem zažil ambivalentní pocity. Na jedné straně jsem sám několik let vedl kampaň za vytvoření takových požadavků a zdůrazňoval, že pomohou vyřešit nejpalčivější problém současnosti – zajištění interakce mezi informačními systémy různých výrobců, což je nezbytné jak pro zvýšení efektivity státní správy agentury a převést dokumenty a informace do nového systému v případě, že bude starý systém vyřazen z provozu. Je také zřejmé, že promyšlené vládní požadavky mohou výrazně zvednout úroveň systémů nakupovaných vládními agenturami, a to především na úkor vývojářů, což znamená značné úspory pro rozpočet.

Zároveň jsem však při promlouvání k různému publiku neustále zdůrazňoval, že první verze tohoto dokumentu by měla být odlehčená s očekáváním, že většina produktů na trhu jí bude vyhovovat od samého začátku – pokud ovšem , chystáme se eliminovat konkurenci na trhu EDMS a/nebo narušit jejich nákupy vládními agenturami.

V zahraničí obvykle trvá přibližně dva roky, než se systémy elektronické správy dokumentů používané orgány veřejné moci uvedou do souladu s požadavky, protože během této doby budou mít vývojáři softwaru čas na přípravu nových verzí svých produktů upravených v souladu s požadavky. Ministerstvo telekomunikací a masových komunikací na tuto stránku věci nemyslelo a nestanovilo žádné přechodné období.

Je třeba poznamenat, že dokument obsahuje mnoho rozumných ustanovení založených na světových zkušenostech. Dokument tedy uvádí:

Požadavky na interakci EDMS státního orgánu s MEDO a SMEV,
Řada funkčních a nefunkčních požadavků
Nový přístup k systematizaci a ukládání elektronických dokumentů v EDMS.

Samotné požadavky v podstatě vycházejí z ustanovení GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Správa dokumentů. General Requirements“, což je národní adaptace dnes nejuznávanější mezinárodní normy v této oblasti, ISO 15489:2001; jsou také ovlivněny specifikacemi MoReq2.

Pokud se však k otázkám shody postavíme striktně, dnes těmto požadavkům plně nevyhovuje ani jeden skutečně nabízený systém na ruském trhu a vývojáři nedostali čas na vylepšení. Proto se obávám, že tento dokument by mohl potenciálně způsobit problémy jak vládním úřadům, tak dodavatelům softwaru. Obecně platí, že čas ukáže, co z toho všeho vzejde.

(pokračování viz )

V souladu s výše uvedeným Akčním plánem Ministerstva komunikací Ruské federace byly připraveny a schváleny „Požadavky na informační systémy pro správu elektronických dokumentů federálních výkonných orgánů, včetně potřeby zpracovávat informace o omezené distribuční službě prostřednictvím těchto systémů“. 2

Tyto požadavky mají rámcový charakter, a proto v roce 2013 na příkaz Spolkové archivní agentury Všeruský výzkumný ústav pro dokumentovou vědu a archivnictví (VNIIDAD) vypracoval „Funkční požadavky na archivaci a správu dokumentů pro informační systémy, které poskytují elektronické správa dokumentů v procesu vnitřní činnosti federálních výkonných orgánů orgánů“. 3

Podívejme se na nejzajímavější ustanovení požadavků ... Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruska.

Jedním z hlavních požadavků na EDMS je jeho škálovatelnost jak z hlediska počtu připojených pracovních stanic, tak počtu dokumentů obsažených v EDMS. Je třeba si uvědomit, že moderní systémy pro správu dokumentů využívají téměř všichni zaměstnanci organizace pracující s dokumenty a obecným trendem je využívání jak stacionárních pracovních stanic, tak přístup k dokumentům z mobilních zařízení, vzdálený přístup do systému. Vzhledem k počtu dokumentů uložených v EDMS je třeba mít na paměti, že jelikož systém ukládá nejen finální vyhotovené a podepsané dokumenty, ale také mezilehlé pracovní verze, počet souborů, návrhů dokumentů a dokumentů vstupujících do EDMS v rok je několikanásobně vyšší než celkový počet dokumentů evidovaných službou DOW (příchozí, odchozí a interní). Požadavky stanoví, že EDMS musí zajistit uchovávání všech dokumentů po dobu minimálně 5 let, v praxi je však nutné zaměřit se na období minimálně 10–15 let, neboť právě toto je období, po které dokumenty v elektronické podobě Formulář se nadále aktivně používá, zejména odstavec 20 odst. f) stejných požadavků stanoví možnost uchování dokumentů až po dobu sta let.

čas pro přístup k EDMS - ne více než tři sekundy;
dobu získání přístupu ke kartě vytvořené při registraci dokumentu a obsahující údaje popisující kontext, obsah, strukturu dokumentu, úkony prováděné s dokumentem při přípravě, zvažování, provádění a uložení, jakož i identifikační údaje (metadata ) - ne více než pět sekund.

Faktor spolehlivosti EDMS by měl být alespoň 0,98.

Hlavní částí „Požadavek na informační systémy pro elektronickou správu dokumentů...“ je popis toho, jak by měly být v EDMS vybudovány procesy dokumentační podpory pro správu.

Je zdůrazněno, že EDMS by měl zajišťovat práci se všemi typy a kategoriemi dokumentů a návrhů dokumentů organizace.

EDMS by měl poskytovat všechny hlavní obchodní procesy:

Uložení dokumentu nebo informace o dokumentu (návrh dokumentu) do EDMS (jeho registrace nebo v souladu s Požadavky vložení dokumentu do systému):

předání dokumentu dodavateli (uživateli EDMS)
schválení dokumentu
podepisování dokumentů
přenos (odeslání) dokumentu;
„ukládání a účtování dokumentů v souladu s pokyny pro kancelářskou práci ve federálním výkonném orgánu, jakož i kontrola výkonné kázně, příprava referenčních materiálů a odepisování dokumentů do archivu“, to znamená kontrola provádění, informace a referenční práce, běžné uložení a účetnictví včetně přípravy podkladů pro převod do státního archivu nebo depozitního úložiště.

Charakteristickým rysem automatizovaného systému kancelářské práce je přítomnost funkce pro protokolování všech uživatelských akcí a systémových událostí. Jinými slovy, vše, co se děje v EDMS - dokument je vytvořen nebo registrován, soubor je jednoduše prohlížen, upravován - všechny tyto informace jsou uloženy ve speciálních servisních souborech, což umožňuje vždy říci, kdo a kdy sledoval nebo opravoval doklad (karta dokladu). Samostatně Požadavky stanoví povinnost stanovit datum a čas vložení dokumentu do systému. Tyto informace jsou zaznamenány jak v registrační kartě (metadata dokumentu), tak v kontrolních informacích (protokol akcí v EDMS).

o uživateli EDMS FOIV, který provedl akci;
datum a čas akce;
o zadávání dokumentů, návrhy dokumentů do EDMS;
o přesunutí oddílu (pododdílu) v schématu třídění;
o změnách v pokynech k dobám uložení a následným úkonům s dokumenty;
o úkonech prováděných správcem EDMS federálního výkonného orgánu při zkoumání hodnoty dokumentu, prováděném v souladu s federálním zákonem ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci ";
o uložení a zrušení zákazu zničení oddílu (pododdílu) klasifikačního schématu;
o jakékoli změně nebo zničení metadat uživatelem EDMS;
o změnách v přístupových právech k dokumentům;
o předávání dokumentů;
o zničení dokumentů;
o tisku dokumentu nebo metadat.

Požadavky Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruské federace rozdělují obchodní procesy podporované EDMS do následujících skupin:

b) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných prostřednictvím systému mezirezortní správy elektronických dokumentů;

c) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných pomocí systému mezirezortní elektronické interakce;

d) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných e-mailem;

e) zpracování interních dokumentů v EDMS.

V organizacích, které nejsou státními orgány, chybí odstavce b) ac), dokumenty jsou přijímány pouze klasickými komunikačními kanály nebo e-mailem.

Pokud je dokument přijat v papírové podobě, zahrnuje vložení dokumentu do EDMS jeho registraci, skenování a vytvoření elektronického obrazu dokumentu.

V případě příjmu dokumentu v elektronické podobě je vložení dokumentu do EDMS jeho načtením do EDMS, registrace se zákazem provádění změn na přijatém dokumentu.

Klasifikační schéma obvykle vychází z nomenklatury záležitostí organizace.

V průběhu práce s dokumentem lze do EDMS zadávat nejen usnesení, ale i komentáře a pokyny k dokumentu. Pro podepsání (a v případě potřeby schválení) dokumentu poskytuje EDMS možnost připojení prostředků elektronického podpisu v souladu s federálním zákonem „o elektronickém podpisu“. 4

Při odesílání dokumentů tradičními prostředky (na papíře) zajišťuje EDMS přetisk obálek a tisk seznamů adresátů.

Podmínky uchovávání dokumentů zařazených do příslušných oddílů (pododdílů) jsou stanoveny v souladu se Seznamem standardních manažerských archiválií vzniklých při činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením lhůt uchovávání, schváleným Vyhláška Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25.08.2010 č. 558. 5

V souladu se stanovenými lhůtami uchovávání by měl EDMS zajistit následující akce:

uchovat dokument trvale;
provést kontrolu hodnoty dokumentů;
na konci kalendářního roku vytvořit doklady v předepsané formě: zákon o přidělení ke skartaci dokladů (oddílů) s prošlými lhůtami uložení a soupis dokladů na trvalou a dlouhodobou (nad 10 let) dobu uložení ;
přidělovat dokumenty ke zničení (vymazat ze systému) a zároveň uložit do EDMS informaci o přidělení dokumentů ke zničení;
převod dokladů k uložení do jiného úložiště (automatizovaný systém), včetně exportu ročních oddílů dokladů s trvalou dobou uložení k převodu do uložení ve státním archivu a exportu ročních oddílů dokladů o personálu k převodu do archivu dokladů o personálu.

Autora lze kontaktovat na adrese: [email protected]
Vyhláška Ministerstva komunikací a hromadných sdělovacích prostředků Ruské federace č. 221 ze dne 2. září 2011, registrovaná u Ministerstva spravedlnosti Ruské federace dne 15. listopadu 2011 č. 22304.
Zveřejněno na portálu Archives of Russia na adrese: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
Federální zákon ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ „o elektronickém podpisu“ (ve znění ze dne 28. června 2014).
Registrováno u Ministerstva spravedlnosti Ruské federace dne 8. září 2010, registrační číslo 18380.

Registrace N 22304

V souladu s odstavcem 5.2.23 Předpisů o ministerstvu telekomunikací a masových komunikací Ruské federace, schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne

2. června 2008 N 418 (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 23, čl. 2708; N 42, čl. 4825; N 46, čl. 5337; 2009, N 3, čl. 73 čl. 378; ; N 33, položka 4088; 2010, N 13, položka 1502; N 26, položka 3350; N 30, položka 4099; N 31, položka 4251; 2011, N 2, položka 338; N 3, položka 6, 542; N bod 888; N 14, bod 1935; N 21, bod 2965) a bod 2 akčního plánu přechodu federálních výkonných orgánů na bezpapírovou správu dokumentů při organizaci vnitřní činnosti, schváleného nařízením vlády Ruské federace ze dne 12. února 2011 N 176-r (Sbírka právních předpisů Ruské federace, 2011, N 8, čl. 1151), Objednávám:

3. Odešlete tento příkaz ke státní registraci Ministerstvu spravedlnosti Ruské federace.

Ministr

I. Ščegolev

aplikace

Požadavky na informační systémy elektronické správy dokumentů federálních výkonných orgánů s přihlédnutím mimo jiné k nutnosti zpracovávat omezenou distribuci úředních informací prostřednictvím těchto systémů

I. Obecná ustanovení

1. Požadavky stanoví pravidla pro organizaci a fungování systému automatizace kanceláře a správy dokumentů ve federálním výkonném orgánu, který poskytuje možnost interní správy elektronických dokumentů (dále jen EDMS FOIV), určují minimální soubor funkce, které musí EDMS FOIV vykonávat při výkonu činností federálního výkonného orgánu (dále - FOIV), jakož i podmínky pro správu dokumentů v rámci EDMS FOIV, včetně servisních informací omezené distribuce.

2. Požadavky se vztahují na federální výkonné orgány, které implementují systém elektronické správy dokumentů nebo hodnotí schopnosti stávajících federálních výkonných úřadů EDMS.

3. EDMS FOIV by mělo být škálovatelné a mělo by poskytovat následující doporučenou úroveň výkonu, spolehlivosti a ochrany:

přístup k EDMS FOIV - ne více než 3 sekundy;

přístup ke kartě vytvořené při evidenci dokumentu (dále jen karta elektronického dokladu) a obsahující údaje popisující kontext, obsah, strukturu dokumentu, úkony prováděné s dokumentem při přípravě, zvažování, provádění a ukládání, jakož i identifikaci data (dále jen metadata ) - ne více než 5 sekund;

prostoje v případě poruch a restartu EDMS FOIV - ne více než 30 minut;

obnovení elektronického dokumentu ze záložní kopie - ne více než 30 minut;

automatické upozornění úředníka federálního výkonného orgánu pomocí EDMS FOIV (dále jen uživatel EDMS FOIV) o poruše v EDMS FOIV;

minimalizace rizik ztráty elektronických dokumentů - alespoň jedna záložní kopie elektronických dokumentů uložená v EDMS federálního výkonného orgánu;

koeficient spolehlivosti EDMS FOIV - ne méně než 0,98;

zabezpečení před neoprávněným přístupem v případech, kdy EDMS federálního výkonného orgánu zajišťuje zpracování servisních informací omezené distribuce - ne nižší než třída 1G;

objem databáze pro ukládání elektronických dokumentů by měl zajistit uložení všech elektronických dokumentů zpracovávaných ve federálním výkonném orgánu po dobu minimálně 5 let.

II. Popis procesů dokumentární podpory managementu v EDMS federálního výkonného orgánu

4. EDMS federálního výkonného orgánu je informační systém určený ke správě všech dokumentů federálního výkonného orgánu, včetně návrhů dokumentů (kromě dokumentů obsahujících informace představující státní tajemství).

5. EDMS FOIV spolupracuje se systémem mezirezortní správy elektronických dokumentů (dále jen systém MEDO), jednotným systémem mezirezortní elektronické interakce (dále jen SMEV) a dalšími informačními systémy.

Interakce EDMS federálního výkonného orgánu se systémem MEDO je upravena technickými požadavky na organizaci interakce mezirezortního systému elektronické správy dokumentů se systémy elektronické správy dokumentů federálních výkonných orgánů, schválenými nařízením vlády Ruská federace ze dne 2. října 2009 N 1403-r (Sbírka právních předpisů Ruské federace, 2009, N 41, položka 4818).

Interakce EDMS federálního výkonného orgánu s SMEV se provádí způsobem předepsaným Předpisy o jednotném systému mezirezortní elektronické interakce, schváleném nařízením vlády Ruské federace ze dne 8. září 2010 N 697 (Sbírka právních předpisů Ruské federace, 2010, N 38, čl. 4823).

6. Procesy dokumentární podpory managementu v EDMS federálního výkonného orgánu by měly zahrnovat:

soubor akcí pro uložení dokumentu nebo informace o dokumentu do EDMS FOIV, určení místa dokumentu v EDMS FOIV a umožňující vám jej spravovat (dále jen zadávání dokumentu);

předání dokumentu uživateli EDMS FOIV;

schválení dokumentu;

podepsání dokumentu;

oprava protokolování akcí (kontrolních informací) prováděných v EDMS FOIV a zahrnující jak akce uživatelů a správců EDMS FOIV, tak akce automaticky iniciované EDMS FOIV v důsledku určitých systémových nastavení a nastavení, uložené v množství dostatečném pro rekonstruovat provedené akce kontrolních informací v EDMS federálního výkonného orgánu;

přenos dokumentů (odesílání);

ukládání a účtování dokumentů, v souladu s pokyny pro kancelářskou práci ve spolkovém výkonném orgánu, dále kontrola výkonnostní kázně, příprava referenčních materiálů a odepisování dokumentů do archivu.

7. Procesy v EDMS federálních výkonných orgánů se v závislosti na způsobu přijímání a předávání dokumentů dělí do následujících skupin:

a) zpracování příchozích a odchozích papírových dokumentů vytvořených nebo přijatých federálními výkonnými orgány a zahrnutých do EDMS federálních výkonných orgánů registrací, skenováním a vytvořením elektronického obrazu dokumentů (včetně dokumentů přijatých poštou, telekomunikacemi a kurýrní komunikací) ;

b) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných prostřednictvím systému MEDO;

c) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných pomocí SMEV;

d) zpracování elektronických dokumentů přijatých nebo předávaných e-mailem federálním výkonným orgánům;

e) zpracování interních dokumentů v EDMS federálního výkonného orgánu.

8. Proces zadávání dokumentů zahrnuje postupy pro registraci, skenování a vytváření elektronického obrazu pro dokumenty na papíře nebo fixaci obsahu elektronického dokumentu zákazem jeho změn.

V případě, že pokyn ke kancelářské práci schválený federálním výkonným orgánem definuje seznam dokumentů na papíře, pro které je stanoven zákaz vytváření elektronického obrazu, zahrnuje vstupní proces pouze registraci.

U návrhů elektronických dokumentů, které jsou v procesu schvalování nebo podepisování, se v každé fázi schvalování, podepisování a následné registrace elektronického dokumentu provádí fixace obsahu elektronického dokumentu.

Subsystém pro zadávání dokumentů EDMS FOIV by měl mít interaktivní nástroje pro konfiguraci a správu.

Proces zadávání dokumentu by měl poskytovat ovládací prvky, ovládací prvky a funkce, které uživatelům EDMS FOIV umožní:

evidovat dokumenty bez ohledu na formát souboru - použitá vnitřní struktura a/nebo kódování elektronického dokumentu nebo součásti elektronického dokumentu, způsob kódování a další technologické vlastnosti, aniž by došlo k jakýmkoli změnám v jejich obsahu;

umísťovat dokumenty do hierarchického schématu sestávajícího z oddílů a pododdílů, podle kterého je organizována systemizace a organizace ukládání dokumentů v EDMS federálního výkonného orgánu (dále jen klasifikační schéma).

9. Pro elektronické dokumenty obsažené v EDMS FOIV, v souladu s národní normou Ruské federace GOST R ISO 15489-1-2007 "Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Správa dokumentů. Obecné požadavky" (dále jen jako standard) musí být poskytnuto:

pravost elektronického dokumentu - vlastnost elektronického dokumentu, která zaručuje, že elektronický dokument je shodný s deklarovaným;

integrita elektronického dokumentu - vlastnost elektronického dokumentu, ve kterém je obsahem elektronického dokumentu úplná a přesná reprezentace potvrzených transakcí, činností nebo skutečností a kterému lze důvěřovat při následných operacích nebo při následných činnostech;

stav elektronického dokumentu, ve kterém od jeho vytvoření nebyly provedeny žádné změny.

10. Dokumenty musí být registrovány v EDMS federálního výkonného orgánu stanovením podrobností dokumentu, které poskytují potvrzení následujících vlastností dokumentu v souladu se standardem:

dokument byl vytvořen v souladu s pokyny pro kancelářskou práci ve federálním výkonném orgánu;

dokument byl vytvořen nebo odeslán osobou, která je uvedena jako jeho tvůrce nebo odesílatel;

dokument byl vytvořen nebo odeslán přesně ve stanovený čas určenému adresátovi;

dokument je kompletní;

elektronický dokument (elektronický obraz dokumentu) lze nalézt, extrahovat, prezentovat a interpretovat v EDMS federálního výkonného orgánu, s výjimkou dokumentů na papíře, u kterých úřední pokyny schválené federálním výkonným orgánem zakazují vytvoření elektronického obrazu.

11. Vytváření, zpracování dokumentů v EDMS federálního výkonného orgánu se provádějí způsobem stanoveným Pravidly pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválenými nařízením vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 N 477 (Sbírka právních předpisů Ruské federace, 2009, N 25, čl. 3060; 2011, N 37, položka 5263).

12. EDMS FOIV by měl poskytovat zobrazení následujících formátů souborů: pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS federálního výkonného orgánu může poskytovat zobrazení dalších formátů souborů používaných při činnostech federálního výkonného úřadu.

13. Aby bylo zajištěno vkládání elektronických dokumentů, musí EDMS federálního výkonného orgánu splňovat následující funkční požadavky:

při zadávání elektronického dokumentu skládajícího se z několika součástí elektronického dokumentu - samostatných částí, které samostatně nebo společně s ostatními částmi elektronického dokumentu tvoří samostatný elektronický dokument, musí EDMS federálního výkonného orgánu zajistit zadání všech jeho součástí ;

při zadávání elektronického dokumentu sestávajícího z několika komponent by měl EDMS federálního výkonného orgánu poskytnout možnost spravovat tento elektronický dokument jako celek, udržovat vztah mezi komponentami a udržovat strukturální integritu elektronického dokumentu;

poskytnout uživatelům EDMS FOIV možnost zadávat elektronický dokument bez softwarové aplikace používané k vytvoření elektronického dokumentu;

zajistit sběr a uchování metadat o dokumentech;

automaticky extrahovat hodnoty z polí přiřazených úředníkem federálního výkonného orgánu oprávněným vykonávat administrativní funkce při práci s EDMS federálního výkonného úřadu (dále jen správce EDMS federálního výkonného úřadu), pro určité skupiny dokumentů přijatých ze systému MEDO, SMEV a dalších informačních systémů s využitím těchto hodnot pro automatické zadávání příslušných metadat;

podporovat vyplnění všech prvků metadat specifikovaných při konfiguraci EDMS FOIV a zajistit jejich trvalé uložení a propojení s dokumentem;

stanovit datum a čas vložení dokumentu do metadat i do kontrolních informací;

poskytnout možnost zobrazení metadat každého zadaného dokumentu na obrazovce;

poskytnout možnost požádat uživatele EDMS FOIV o zadání těch povinných metadat, která nebyla automaticky extrahována a uložena;

informovat uživatele EDMS FOIV při zadávání dokumentu o neúplných metadatech.

14. Pro zajištění procesů schvalování a podepisování dokumentů EDMS musí federální výkonný orgán zajistit:

přinášení dokumentů uživatelům federálního výkonného orgánu EDMS, kteří jsou vykonavateli, koordinátory a signatáři dokumentu, s usnesením, připomínkami a pokyny k tomuto dokumentu;

možnost vykonávat kontrolu nad prováděním pokynů na dokumentech, automaticky informovat uživatele EDMS federálního výkonného orgánu o stavu pokynů;

přítomnost rozhraní, které vám umožňuje připojit elektronické podpisy, které obdržely potvrzení o shodě s požadavky stanovenými federálním zákonem ze dne 6. dubna 2011 N 63-FZ „O elektronickém podpisu“ (Shromážděné právní předpisy Ruské federace, 2011, N 15, art. 2036;N 27, 3880);

podepisování a schvalování (schvalování) elektronických dokumentů pomocí elektronického podpisu.

15. Pro ověření pravosti, integrity a spolehlivosti elektronických dokumentů musí EDMS federálního výkonného orgánu zajistit:

ověřování a bezpečnost elektronických podpisů, související certifikáty klíčů pro ověřování elektronických podpisů;

uložit výsledek ověření elektronického podpisu ve formě metadat elektronického dokumentu;

informovat uživatele EDMS FOIV o výsledcích ověření elektronického podpisu.

16. Proces předávání (zasílání) dokumentů adresátovi se provádí v souladu s pokyny pro kancelářskou práci ve federálním výkonném orgánu.

U odchozích dokumentů na papíře musí EDMS Spolkového výkonného úřadu zajistit tisk obálek vhodného formátu a seznam adresátů.

17. EDMS FOIV by měl zajistit záznam kontrolních informací za účelem identifikace a sledování akcí, pro které uživatel EDMS FOIV nemá oprávnění (práva) provádět.

EDMS federálního výkonného orgánu musí zároveň zajistit, aby doby uchovávání kontrolních informací a zaznamenaných akcí odpovídaly lhůtám uchovávání dokumentu.

EDMS FOIV musí uchovávat následující řídicí informace ve formě chráněné před změnami:

o všech úkonech prováděných s dokumenty nebo soubory dokumentů, návrhy dokumentů, schéma třídění;

o uživateli EDMS FOIV, který provedl akci;

datum a čas akce.

Činnosti zaznamenané jako součást kontrolních informací by měly zahrnovat:

vkládání dokumentů, návrhy dokumentů do EDMS federálního výkonného orgánu;

přesunutí oddílu (pododdílu) v schématu třídění;

jakékoli změny v pokynech pro doby uchovávání a následné akce s dokumenty;

veškeré úkony provedené správcem EDMS federálního výkonného orgánu při zkoumání hodnoty dokumentu, provedené v souladu s federálním zákonem ze dne 22. října 2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ ( Sbírka právních předpisů Ruské federace, 2004, N 43, čl. 4169; 2006, N 50, položka 5280; 2007, N 49, položka 6079; 2008, N 20, položka 2253; 2010, N 291, položka N3 , položka 4196);

uložení a zrušení zákazu zničení části (pododdílu) klasifikačního schématu;

jakékoli změny metadat spisového plánu, oddílů a dokumentů;

úprava a zničení metadat uživatelem EDMS FOIV;

změny přístupových práv;

vytvoření, modifikace a zničení uživatele EDMS FOIV nebo skupiny uživatelů EDMS FOIV;

přenos dokumentů;

zničení dokumentů;

tisk dokumentu nebo metadat.

18. Aby bylo zajištěno udržování kontrolních informací, musí EDMS federálního výkonného orgánu splňovat následující funkční požadavky:

automaticky zaznamenávat jako součást kontrolních informací všechny případy přístupu k dokumentům, návrhům dokumentů a oddílů, jakož i tisk nebo jiné zobrazení informací;

poskytnout rozhraní pro nastavení procesů pro ukládání řídicích informací;

protokolovat všechny změny v nastavení procesu ukládání řídicích informací. Zakázání protokolování změn v nastavení procesu ukládání řídicích informací není povoleno;

zajistit uchování kontrolních informací o úkonech prováděných na elektronických dokumentech, oddílech (pododdílech) spisového plánu, lhůtách uchovávání, metadatech;

zajistit, aby byly zachovány kontrolní informace o změnách hodnot metadat;

ukládat jako součást kontrolních informací každého dokumentu návrhy elektronických dokumentů určených ke schválení nebo podepsání;

zajistit, aby informace o auditu byly prezentovány způsobem, který umožňuje identifikovat událost a získat všechna data s ní spojená;

poskytnout možnost vyhledávat v řídicích informacích informace související s určitými událostmi, objekty - informační prvky EDMS FOIV (části, pododdíly schématu třídění, elektronické dokumenty, komponenty, karty elektronických dokumentů, metadata a další informační prvky), uživatelé EDMS FOIV, skupiny EDMS FOIV - podmnožina uživatelů EDMS FOIV, role uživatelů EDMS FOIV, okamžiky nebo časové intervaly.

19. V klasifikačním schématu EDMS federálního výkonného orgánu by měly být uvedeny oddíly a pododdíly odpovídající oddílům a pododdílům nomenklatury případů federálního výkonného úřadu.

Lhůty uchovávání dokumentů zařazených do příslušných oddílů (pododdílů) jsou stanoveny v souladu se Seznamem typických manažerských archiválií vzniklých při činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením lhůt uchovávání, schváleným nařízením č. Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25.08.2010 N 558 (registrováno Ministerstvem spravedlnosti Ruské federace dne 8. září 2010, registrace N 18380).

20. EDMS federálního výkonného orgánu musí splňovat následující požadavky na ukládání a účtování dokumentů:

mělo by být možné vytvářet a měnit podmínky uložení oddílů (pododdílů) klasifikačního schématu, které jsou stanoveny na základě nomenklatury případů federálního výkonného orgánu;

neměla by existovat žádná omezení týkající se počtu období skladování;

při vytváření doby uchování mu musí být přidělen identifikátor a dána možnost pro něj zadat jedinečný název;

umožnit udržování a ukládání v chráněné podobě historie změn a zničení doby uchovávání v kontrolních informacích, včetně data takové změny nebo zničení, a informace o uživateli EDMS FOIV, který provedl změny nebo zničil dokument;

při změně nebo zničení doby uchovávání dokladů je nutné zaznamenat důvod provedení změny nebo zničení a uložit tento údaj do kontrolní informace;

jmenování pro každý oddíl, pododdíl spisového plánu alespoň jedné úložné doby (zadáním čísla oddílu (pododdílu), do kterého dokument náleží, do elektronické karty dokumentu, by měla být automaticky nastavena doba uložení dokumentu podle s obdobím uvedeným v klasifikačním schématu);

v době uplynutí doby uchovávání dokumentů by měl EDMS FOIV automaticky iniciovat upozornění uživatele EDMS FOIV o uplynutí doby uchovávání;

přidělení dokumentů ke zničení;

stanovit minimální soubor možností pro akce s dokumenty po uplynutí doby uchovávání v podmínkách uchovávání dokumentů:

a) trvale skladovat;

b) provést kontrolu hodnoty dokumentu v souladu s federálním zákonem ze dne 22. října 2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ (Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, N 43, čl. 4169; 2006 , N 50, čl. 5280; 2007, N 49, položka 6079; 2008, N 20, položka 2253; 2010, N 19, položka 2291; N 31, položka 4196);

c) zničit dokument v souladu s pokyny pro kancelářskou práci ve federálním výkonném orgánu;

d) převod k uskladnění do jiného úložiště;

e) na konci kalendářního roku vytvořit doklady v předepsané formě: zákon o přidělení ke skartaci dokladů (oddílů) s prošlou dobou uložení a soupis dokladů na trvalé a dlouhodobé (nad 10 let) doba skladování.

EDMS FOIV by měl umožňovat:

a) prodloužit dobu uchovávání dokumentů;

b) přidělovat dokumenty ke zničení se zachováním v EDMS federálního výkonného orgánu zákona o přidělení dokumentů (sekcí) ke zničení;

c) exportovat roční oddíly dokumentů s trvalou dobou uložení k převodu do uložení ve státním archivu;

d) exportovat roční oddíly dokladů o personálu za účelem převodu do archivu dokladů o personálu;

e) zachovávat doby skladování po dobu nejméně sto let;

e) evidovat v rámci kontrolních informací veškeré úkony provedené ke zničení a předání dokumentů a informovat o nich.

III. Požadavky na informační bezpečnost EDMS FOIV, včetně zpracování servisních informací omezené distribuce

21. K ochraně chráněných informací omezené distribuce by se měly používat technické a (nebo) softwarové nástroje ochrany informací certifikované v souladu s požadavky na bezpečnost informací.

22. Požadavky na ochranu informací a opatření pro jejich implementaci, jakož i konkrétní nástroje ochrany softwaru a hardwaru, by měly být stanoveny a specifikovány v závislosti na stanovené třídě zabezpečení.

23. EDMS FOIV musí splňovat požadavky národní normy Ruské federace GOST R 51275-2006 "Bezpečnost informací. Objekt informatizace. Faktory ovlivňující informace. Obecná ustanovení" a požadavky na technickou ochranu důvěrných informací.

24. EDMS FOIV by měl poskytovat kontrolu přístupu k dokumentům. Udělení přístupu a další transakce s dokumenty a metadaty by měly být zaznamenány a uchovány jako audit trail.

25. EDMS FOIV by nemělo mít přímé (nechráněné) připojení k informační a telekomunikační síti Internet v souladu s výnosem prezidenta Ruské federace ze dne 17. března 2008 N 351 „O opatřeních k zajištění informační bezpečnosti Ruské federace. Federace při využívání informačních a telekomunikačních sítí mezinárodní výměny informací“ (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 12, položka 1110; 2008, N 43, položka 4919; 2011, N 4, položka 572).

26. EDMS FOIV by měl poskytovat přístup k dokumentům v souladu s bezpečnostní politikou. Správa uživatelů EDMS federálního výkonného orgánu by měla být prováděna centrálně. Přístupová práva – sada akcí, které může uživatel EDMS FOIV provádět, jsou přiřazena k rolím uživatelů EDMS FOIV a/nebo skupinám uživatelů EDMS FOIV. Kromě otevření přístupu k určitým částem klasifikačního schématu slouží přístupová práva k omezení rozsahu operací, které může uživatel EDMS FOIV provádět s objekty EDMS FOIV, včetně prohlížení metadat a obsahu oddílů, vytváření popř. prohlížení elektronických dokumentů (elektronických obrazů dokumentů) určitého typu. Přidělování přístupových práv uživatelům EDMS FOIV (dále jen správa práv) ke zdrojům EDMS FOIV je plně provedeno samotným softwarem EDMS FOIV.

27. Role uživatele EDMS FOIV - soubor funkčních práv udělených předem definované podskupině uživatelů EDMS FOIV, může omezit možnosti uživatele EDMS FOIV, umožňující vyhledávání a čtení elektronických dokumentů (elektronické obrázky dokumenty) pouze v rámci určitých oddílů (pododdílů) spisového plánu.

28. Práva jsou přidělena EDMS skupinám federálních výkonných orgánů a jsou zděděna členy těchto skupin. Operace pro přidělování přístupových práv jsou povoleny pouze správcům federálního výkonného úřadu EDS.

29. Pravomoci správce EDMS federálního výkonného orgánu by měly být zaznamenány v oficiálních předpisech úředníka federálního výkonného úřadu.

30. Pro zajištění ochrany elektronických dokumentů (elektronických obrazů dokumentů) při správě přístupu musí EDMS federálního výkonného orgánu splňovat následující funkční požadavky:

poskytnout správcům EDMS federálního výkonného úřadu správu přístupových práv;

podporovat použití kombinace přístupových práv současným přiřazením několika rolí uživateli EDMS FOIV;

umožnit správci EDMS FOIV vytvářet skupiny EDMS FOIV a spravovat je;

poskytovat přístup k funkcím systému a relevantním událostem pouze správcům federálního výkonného orgánu EDS;

když uživatel EDMS FOIV provádí vyhledávání podle obsahu elektronických dokumentů a metadat, neměl by EDMS FOIV zahrnout do seznamu výsledků vyhledávání elektronické dokumenty, ke kterým uživatel EDMS FOIV nemá přístupová práva.

31. Pro zajištění bezpečnosti elektronických dokumentů by měl EDMS federálního výkonného orgánu zajistit možnost pravidelného zálohování elektronických dokumentů (elektronické obrazy dokumentů), metadata, obnovu elektronických dokumentů (elektronické obrazy dokumentů), metadata z zálohy. Pravidelné automatické zálohování a obnova lze implementovat buď v samotném EDMS FOIV integrací s nástroji používanými v EDMS FOIV, systému správy databází, nebo s jinou softwarovou aplikací.

32. Pro zajištění zálohování a obnovy EDMS musí federální výkonný orgán splňovat následující funkční požadavky:

disponují automatizovanými postupy zálohování a obnovy, které umožňují pravidelné úplné nebo výběrové zálohování oddílů (pododdílů) spisového plánu, elektronických dokumentů (elektronické obrazy dokumentů), metadat, parametrů administrace a kontrolních informací, jakož i v případě potřeby jejich obnovení ;

poskytnout správcům EDMS FOIV možnost nastavit plán provádění zálohovacích procedur:

a) určení frekvence zálohování;

b) označení oddílů (pododdílů) a elektronických dokumentů (elektronické obrazy dokumentů), které mají být zálohovány;

c) přiřazení úložných míst pro zálohy.

Možnost obnovy informací ze záloh by měla být poskytnuta pouze správci systému EDS FOIV.

Při obnově elektronického dokumentu (elektronické obrazy dokumentů) ze záloh musí být po dokončení procesu obnovy plně zajištěna jeho integrita (včetně metadat, kontrolních informací).

Výběr redakce

Nenáročná a vysoce produktivní kuřata vysoké linie Poslední roky a smrt

Robert Anson Heinlein je americký spisovatel. Spolu s Arthurem C. Clarkem a Isaacem Asimovem je jedním z „velké trojky“ zakladatelů...

Citáty na téma „Letiště

Letecká doprava: hodiny nudy přerušované okamžiky paniky El Boliska 208 Odkaz na citát 3 minuty na zamyšlení...

Hlavní motivy textů

Ivan Alekseevič Bunin - největší spisovatel přelomu XIX-XX století. Do literatury vstoupil jako básník, vytvořil nádherné poetické ...

Tony Blair: biografie a zajímavá fakta

Tony Blair, který nastoupil do úřadu 2. května 1997, se stal nejmladším šéfem britské vlády...

Booth je největší obchodník se zbraněmi na světě?

Od 18. srpna v ruských pokladnách tragikomedie "Kluci se zbraněmi" s Jonah Hill a Milesem Tellerem v hlavních rolích. Film vypráví...

Tony Blair premiér

Tony Blair se narodil Leovi a Hazel Blairovým a vyrostl v Durhamu. Jeho otec byl prominentní právník, který kandidoval do parlamentu...

Důsledky industrializace Diskuse o akumulaci prostředků na industrializaci

HISTORIE RUSKA Téma č. 12 SSSR ve 30. letech industrializace v SSSR Industrializace je zrychlený průmyslový rozvoj země, v ...

Kaspické tažení Petra I.: jaké byly cíle & nbsp

PŘEDMLUVA "...Takže v těchto končinách jsme s pomocí Boží dostali nohu, než vám blahopřejeme," napsal Petr I. radostně do Petrohradu 30. srpna...

Historie vývoje liberalismu

Téma 3. Liberalismus v Rusku 1. Vývoj ruského liberalismu Ruský liberalismus je originální fenomén založený na ...

Nový

Populární

Požadavky na informační systémy pro elektronickou správu dokumentů federálních výkonných orgánů s přihlédnutím mimo jiné k nutnosti zpracovávat omezenou distribuci oficiálních informací prostřednictvím těchto systémů - Rossijskaja Gazeta ..