Requisitos para los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos de los órganos ejecutivos federales, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información oficial de distribución limitada a través de estos sistemas - Rossiyskaya Gazeta ..
Requisitos para el EDMS del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia
Requisitos de velocidad de EDMS
Requisitos para contabilizar todas las transacciones en el EDMS
Requisitos para la funcionalidad del EDMS
Examen de valor y almacenamiento de archivos en el EDMS
El uso de los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) comenzó a mediados de la década de 1990. Sin embargo, la introducción de EDMS a escala nacional se ha generalizado solo en los últimos cinco años. El principal incentivo aquí fue el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 12 de febrero de 2011 No. 176-r, que aprobó el Plan de Acción para la transición de los órganos ejecutivos federales a la gestión de documentos sin papel y Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de 6 de septiembre de 2012 N° 890 “Sobre medidas para mejorar la gestión de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas”.
Si bien los EDMS se utilizaron exclusivamente como sistemas intraorganizacionales, su diversidad e incompatibilidad entre sí no supusieron un problema importante. Pero con el comienzo de la transición a un espacio único de información, la organización de la gestión de documentos electrónicos interdepartamentales, la necesidad de unificar el EDMS, garantizar su compatibilidad con los sistemas nacionales de intercambio de documentos, la interacción electrónica y el almacenamiento de archivos pasan a primer plano. En parte, GOST R 53898-2010 tiene como objetivo resolver los problemas de interacción entre los sistemas EDMS. “Sistemas de gestión de documentos electrónicos. Interacción de los sistemas de gestión documental. Requisitos de correo electrónico.
“Requisitos de los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos…” están destinados a las autoridades del ejecutivo federal, pero de conformidad con el art. 11 de la Ley Federal No. 149-FZ del 27 de julio de 2006 también se aplican a otros organismos estatales y gobiernos locales. Las organizaciones comerciales tienen derecho a organizar EDMS a su propia discreción, pero, dado el papel del estado en nuestro país, por lo general todas las organizaciones comerciales grandes y medianas se guían por las reglas establecidas por el estado para la conveniencia de interactuar con el gobierno. agencias
Consideremos las disposiciones más interesantes de los Requisitos ... del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia.
"Requisitos para los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos..." definen el conjunto mínimo de funciones que deben estar presentes en el EDMS, así como los requisitos para organizar el uso del EDMS en una institución.
Uno de los principales requisitos para el EDMS es su escalabilidad tanto en términos de número de estaciones de trabajo conectadas como de documentos contenidos en el EDMS. Debe tenerse en cuenta que casi todos los empleados de la organización que trabajan con documentos utilizan sistemas modernos de gestión de documentos, y la tendencia general es el uso de estaciones de trabajo estacionarias y el acceso a documentos desde dispositivos móviles, acceso remoto al sistema. Por la cantidad de documentos almacenados en el EDMS, debe tenerse en cuenta que dado que el sistema almacena no solo los documentos finales ejecutados y firmados, sino también las versiones de trabajo intermedias, la cantidad de archivos, borradores y documentos que ingresan al EDMS en un año es varias veces mayor que el número total de documentos registrados por el servicio DOW (entrantes, salientes e internos). Los requisitos estipulan que el EDMS debe garantizar el almacenamiento de todos los documentos por un período de al menos 5 años, pero en la práctica es necesario centrarse en períodos de al menos 10-15 años, ya que este es el período durante el cual los documentos en formato electrónico forma siguen siendo utilizados activamente, especialmente que el párrafo 20 párrafos. f) de los mismos Requisitos prevé la posibilidad de almacenar documentos hasta por cien años.
Un parámetro importante del SED es su velocidad. Si el complejo de hardware y software (servidor EDMS) no es lo suficientemente productivo para una cantidad determinada de usuarios que trabajan simultáneamente en el sistema y (o) para un volumen de base de datos determinado (cantidad de documentos en el sistema), entonces los empleados tendrán que esperar la tarjeta de documento o el propio documento a abrir, por lo tanto, la productividad de los empleados cae. Por tanto, los Requerimientos contienen parámetros temporales que debe cumplir la ejecución del SGDE:
– tiempo para obtener acceso al EDMS: no más de tres segundos;
- el momento de obtener acceso a la tarjeta creada durante el registro del documento y que contiene datos que describen el contexto, contenido, estructura del documento, acciones realizadas con el documento durante la preparación, consideración, ejecución y almacenamiento, así como datos de identificación ( metadatos) - no más de cinco segundos.
Cualquier sistema puede fallar tanto en software como en hardware. Pero la falla del EDMS conduce a la imposibilidad de trabajar con los documentos de todos los empleados de la organización, por lo tanto, los Requisitos establecen límites estrictos para el tiempo de inactividad en caso de fallas y reinicio del EDMS: no más de 30 minutos. Además, el EDMS debe proporcionar una notificación automática a los usuarios sobre una falla en el sistema. En primer lugar, suelen configurar la notificación automática por SMS y correo electrónico al administrador y tecnólogo del EDMS.
Otra situación común es que por alguna razón el usuario dañe el documento o lo elimine accidentalmente. Los requisitos establecen que en este caso, dentro de los 30 minutos, el documento electrónico debe ser restaurado a partir de una copia de respaldo. La organización, de acuerdo con los Requisitos, debe tener al menos una copia de seguridad de los documentos electrónicos almacenados en el EDMS. Sin embargo, en la práctica, para garantizar la seguridad, se crean al menos dos copias de seguridad, preferiblemente en diferentes soportes. Esto minimiza el riesgo de perder documentos electrónicos.
El factor de confiabilidad del EDMS debe ser de al menos 0,98.
Otro indicador es el nivel de seguridad del EDMS frente al acceso no autorizado. Para las agencias gubernamentales que trabajan con documentos de acceso limitado, esta debe ser una certificación de al menos clase 1G. Sin embargo, dado el alto costo de crear y operar SGED seguros, se suele tratar de trabajar con documentos de acceso restringido en el modo tradicional, en papel, ya que por lo general constituyen una pequeña proporción de los documentos de la organización. De lo contrario, generalmente se instalan computadoras dedicadas para trabajar con dichos documentos, o incluso una red segura separada que no tiene conexión a una red informática abierta e Internet. Sin embargo, incluso en este caso, se prevé trabajar con documentos del nivel de DSP, pero no con documentos que contengan secretos de Estado.
La parte principal de los "Requisitos de los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos..." es una descripción de cómo se deben construir los procesos de soporte documental para la gestión en el SGDE.
Se enfatiza que el EDMS debe proporcionar trabajo con todos los tipos y categorías de documentos y proyectos de documentos de la organización.
El EDMS utilizado por las agencias gubernamentales debe proporcionar interacción con los sistemas de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales (MEDO), interacción electrónica interdepartamental (SMEV) y otros sistemas de información.
El trabajo del EDMS debe cumplir con las disposiciones de GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Gestión de documentos. Requisitos generales”, incluso en el campo de garantizar la autenticidad, integridad y confiabilidad de un documento electrónico, así como las Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No 477 (incisos 9 y 11 de los Requisitos).
EDMS debe proporcionar todos los principales procesos comerciales:
Guardar un documento o información sobre un documento (documento borrador) en el EDMS (su registro o, en términos de los Requisitos, el ingreso del documento al sistema):
Llevar el documento al albacea (usuario del EDMS)
Aprobación de documentos
Firma de documentos
Transferencia (envío) del documento;
“almacenamiento y contabilidad de documentos, de acuerdo con las instrucciones para el trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal, así como el control de la disciplina ejecutiva, preparación de materiales de referencia y baja de documentos al archivo”, es decir, control de ejecución, información y trabajo de referencia, almacenamiento actual y contabilidad, incluida la preparación de documentos para su transferencia al archivo estatal o almacenamiento de depósito.
Una característica de un sistema de trabajo de oficina automatizado es la presencia de una función para registrar todas las acciones del usuario y los eventos del sistema. En otras palabras, todo lo que sucede en el EDMS: se crea o registra un documento, el archivo simplemente se ve, se edita, toda esta información se almacena en archivos de servicio especiales, lo que le permite decir siempre quién y cuándo vio o corrigió el documento. (tarjeta de documento). Por separado, los Requisitos estipulan la obligación de fijar la fecha y hora de ingreso del documento al sistema. Esta información se registra tanto en la ficha de registro (metadatos del documento) como en la información de control (protocolo de actuación en el SGDE).
De acuerdo con la cláusula 17 de los Requisitos, la información sobre todas las acciones realizadas con documentos o conjuntos de documentos, borradores de documentos, tarjeta de registro (metadatos) está sujeta a registro. Esta informacion:
sobre el usuario del EDMS FOIV que realizó la acción;
la fecha y hora de la acción;
al ingresar documentos, redactar documentos en el EDMS;
sobre mover una sección (subsección) en el esquema de clasificación;
sobre cambios en instrucciones sobre períodos de almacenamiento y acciones posteriores con documentos;
sobre las acciones realizadas por el administrador del EDMS de la autoridad ejecutiva federal durante el examen del valor del documento, realizado de conformidad con la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa ";
sobre la imposición y eliminación de una prohibición sobre la destrucción de una sección (subsección) del esquema de clasificación;
sobre cualquier cambio o destrucción de metadatos por parte del usuario de EDMS;
sobre cambios en los derechos de acceso a los documentos;
sobre la transferencia de documentos;
sobre la destrucción de documentos;
sobre la impresión de un documento o metadatos.
En otras palabras, el EDMS debe permitir en cualquier momento obtener información sobre quién y cuándo abrió, visualizó, editó un documento o una tarjeta de registro para el mismo, así como con qué documentos trabajó este o aquel empleado.
Los requisitos del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa dividen los procesos de negocios respaldados por el EDMS en los siguientes grupos:
a) procesamiento de documentos entrantes y salientes en papel, creados o recibidos por la organización e incluidos en el FOV EDMS mediante el registro, escaneo y creación de una imagen electrónica de documentos (incluidos los documentos recibidos por correo, telecomunicaciones y comunicaciones de mensajería);
b) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos a través del sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales;
c) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos utilizando el sistema de interacción electrónica interdepartamental;
d) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos por correo electrónico;
e) procesamiento de documentos internos en el EDMS.
En las organizaciones que no son órganos del Estado, los incisos b) yc) están ausentes, los documentos se reciben solo a través de los canales tradicionales de comunicación o por correo electrónico.
Si un documento se recibe en papel, ingresar el documento en el EDMS incluye su registro, escaneo y creación de una imagen electrónica del documento.
La organización puede aprobar e incluir en las instrucciones de gestión de la oficina una lista de documentos para los que está prohibida la creación de sus imágenes electrónicas, por ejemplo, documentos marcados con un sello de aglomerado, marcados como "privados", documentos confidenciales, etc. Si tal documento se recibe, se registra en SED, pero no se crea su imagen electrónica.
Para borradores de documentos electrónicos, en cada etapa de su creación, aprobación y firma, los contenidos del documento se fijan creando versiones de documentos y adjuntándolos a la tarjeta de documento.
El EDMS debe permitir adjuntar cualquier formato de archivo a la tarjeta de registro. Esto es importante porque el EDMS normalmente ha estado en uso durante muchos años, y durante este tiempo pueden aparecer nuevas versiones de programas y, en consecuencia, formatos de archivo, que también deberán ser compatibles con el EDMS. El EDMS debería permitirle ingresar al sistema y registrar archivos de documentos incluso si la aplicación en la que se creó el documento no está disponible (no instalada) en este lugar de trabajo. Al mismo tiempo, algunos de los formatos más comunes, el EDMS debe poder mostrar necesariamente. Estos son pdf, rtf, doc, tiff.
El EDMS debe permitir colocar los documentos en un esquema jerárquico que consta de secciones y subsecciones, de acuerdo con el cual se organiza la sistematización y organización del almacenamiento de documentos en el EDMS (esquema de clasificación). Debe tenerse en cuenta que los documentos se colocan físicamente en el servidor (sistema de almacenamiento) en el orden determinado por la configuración interna y los principios de almacenamiento de archivos en este EDMS, y el esquema de clasificación es solo un campo en la tarjeta de registro que le permite para encontrar rápidamente documentos por características de clasificación.
El esquema de clasificación generalmente se basa en la nomenclatura de los asuntos de la organización.
En la ficha de registro de SGED se deben definir aquellos campos que son de obligado cumplimiento. Al ingresar un documento, el EDMS debe solicitar al usuario que complete los campos requeridos (metadatos) (cláusula 13 de los Requisitos).
Al enviar documentos por medios tradicionales (en papel), el EDMS proporciona sobreimpresión de sobres e impresión de listas de correo.
De acuerdo con los plazos de almacenamiento establecidos, el SGDE debe prever las siguientes actuaciones:
conservar el documento de forma permanente;
realizar un examen del valor de los documentos;
al final del año calendario, cree documentos en la forma prescrita: un acto sobre la asignación para la destrucción de documentos (secciones) con períodos de almacenamiento vencidos y un inventario de documentos para un período de almacenamiento permanente y a largo plazo (más de 10 años) ;
asignar documentos para destrucción (eliminar del sistema) mientras se guarda en el EDMS información sobre la asignación de documentos para destrucción;
transferir documentos para su almacenamiento a otro almacenamiento (sistema automatizado), incluida la exportación de secciones anuales de documentos de un período de almacenamiento permanente para su transferencia al almacenamiento en archivos estatales y la exportación de secciones anuales de documentos sobre el personal para su transferencia a archivos de documentos sobre el personal.
En la práctica, la transferencia para el almacenamiento estatal requiere garantizar la compatibilidad del EDMS en el formato de exportación de la sección anual con el paquete de software Archival Fund utilizado en los archivos estatales y municipales.
Los Requisitos contienen una disposición sobre la garantía de períodos de almacenamiento con una duración de al menos cien años. Sin embargo, dichas tecnologías están actualmente en desarrollo, y el autor no tiene conocimiento de ningún EDMS que pueda proporcionar períodos tan prolongados de almacenamiento de documentos legalmente significativos en forma electrónica.
Los Requisitos considerados del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa complementan los desarrollados por VNIIDAD "Requisitos funcionales de gestión de archivos y documentos para sistemas de información que brindan gestión de documentos electrónicos en el proceso de actividades internas de las autoridades ejecutivas federales". Son importantes tanto para los trabajadores de oficina como para los empleados de los departamentos de TI que aseguran la implementación o configuración de los sistemas de gestión de documentos y trabajo de oficina electrónica (EDMS).
En general, los considerados “Requisitos para los sistemas de información para el manejo de documentos electrónicos de los órganos del poder ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información de servicios restringidos a través de estos sistemas” pueden y deben ser utilizados no solo en la etapa de selección , implementación y configuración inicial del EDMS, pero también para el análisis del funcionamiento del EDMS para determinar el cumplimiento del EDMS utilizado en una organización particular con los requisitos modernos. 5 Registrado en el Ministerio de Justicia de la Federación Rusa el 8 de septiembre de 2010, número de registro 18380.
- Solicitud. Requisitos para los sistemas de información de gestión documental electrónica de los órganos del ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información oficial de distribución limitada a través de estos sistemas
Orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa
de fecha 2 de septiembre de 2011 N 221
“Sobre la aprobación de los Requisitos para los sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de los órganos del ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información oficial de distribución limitada a través de estos sistemas”
De conformidad con el párrafo 5.2.23 del Reglamento del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa, aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 2 de junio de 2008 N 418 (Legislación Recopilada de la Federación Rusa, 2008 , N 23, Art. 2708; N 42, Art. 4825; N 46, artículo 5337; 2009, N 3, artículo 378; N 6, artículo 738; N 33, artículo 4088; 2010, N 13, artículo 1502; N 26, ítem 3350; N 30, ítem 4099; N 31, ítem 4251; 2011, N 2, ítem 338; N 3, ítem 542; N 6, ítem 888; N 14, ítem 1935; N 21, ítem 2965), y el párrafo 2 del plan de acción para la transición de los órganos ejecutivos federales a la gestión de documentos sin papel al organizar actividades internas, aprobado por orden del Gobierno de la Federación Rusa del 12 de febrero de 2011 N 176-r (Sobranie zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, N 8, art. 1151), ordeno:
1. Aprobar los requisitos adjuntos para los sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de los órganos del ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información oficial de distribución limitada a través de estos sistemas (en adelante, los Requisitos).
2. El Departamento de Política Estatal en el campo de la creación y desarrollo del gobierno electrónico (Lipov) publica los Requisitos en el sitio web oficial del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa en la red de información y telecomunicaciones Internet.
3. Envíe esta orden de registro estatal al Ministerio de Justicia de la Federación Rusa.
Registro N 22304
Se establecen los requisitos para los sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de los órganos del ejecutivo federal.
El sistema debe ser escalable.
Se dan los niveles de su rendimiento, fiabilidad y protección. Por lo tanto, el acceso al sistema no debe tomar más de 3 segundos, el tiempo de inactividad en caso de fallas y reinicios: 30 minutos. Seguridad contra acceso no autorizado en casos de procesamiento de información de servicio restringido - no inferior a la clase 1G.
El sistema está diseñado para gestionar todos los documentos del organismo, incluidos sus borradores, excepto aquellos que contengan secretos de Estado. Interactúa, en particular, con el sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales.
El proceso de ingreso de un documento al sistema incluye su registro, escaneo y creación de una imagen electrónica.
Si se establece una prohibición de crear una imagen electrónica, el documento solo se registra.
El sistema debe admitir al menos 4 formatos de archivo: pdf, rtf, doc, tiff.
También debe velar por la verificación y seguridad de las firmas electrónicas, registrar la información sobre el otorgamiento de acceso y otras operaciones con documentos y metadatos como parte de la información de control.
El sistema debe cumplir con GOST R 51275-2006 y las reglas para la protección técnica de información confidencial.
No debe tener una conexión directa (no segura) a Internet.
Orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa del 2 de septiembre de 2011 N 221 "Sobre la aprobación de los Requisitos para los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos de los órganos ejecutivos federales, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información limitada del servicio de distribución a través de estos sistemas"
Registro N 22304
La presente Orden entrará en vigor 10 días después de la fecha de su publicación oficial.
Cuando el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 12 de febrero de 2011 No. 176-r aprobó el "Plan de acción para la transición de los órganos ejecutivos federales a la gestión de documentos sin papel en la organización de actividades internas", inmediatamente desconcertó que el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas, de acuerdo con el plan, en solo dos meses fue crear requisitos estatales para los sistemas de gestión de documentos electrónicos, y todos los departamentos federales - para junio de 2011 (es decir, ¡dentro de dos meses!) Traer su EDMS de acuerdo con estos requisitos. El resultado fue bastante esperado: los requisitos no aparecieron el 1 de abril, sino el 1 de diciembre de 2011.
"Requisitos para los sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de las autoridades ejecutivas federales, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información, cuyo acceso está limitado", aprobado por la Orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia No. 221 del 02/09/2011. El documento fue publicado oficialmente el 21 de noviembre, por lo que los requisitos entrarán en vigor el 1 de diciembre de 2011.
Los requisitos se aplican a las autoridades ejecutivas federales, "que implementan un sistema de gestión de documentos electrónicos o evalúan las capacidades de las autoridades ejecutivas federales de un EDMS existente" (cláusula 2; Sería más correcto decir no “evaluando”, sino “realizando una modernización significativa”. Y resulta que aquellos que no "evalúan" sus sistemas pueden no prestar atención a los requisitos. Además, es curioso, ¿qué documento confirma el hecho de "asesoramiento"? – N.Kh.).
Al leer este documento, experimenté sentimientos ambivalentes. Por un lado, durante varios años, yo mismo he hecho campaña a favor de la creación de dichos requisitos, enfatizando que ayudarán a resolver el problema más apremiante en la actualidad: garantizar la interacción entre los sistemas de información de diferentes fabricantes, lo cual es necesario tanto para aumentar la eficiencia del gobierno agencias y para transferir documentos e información al nuevo sistema en caso de que el antiguo sistema sea dado de baja. También está claro que los requisitos gubernamentales bien pensados pueden elevar significativamente el nivel de los sistemas comprados por las agencias gubernamentales, y principalmente a expensas de los desarrolladores, lo que significa ahorros significativos para el presupuesto.
Al mismo tiempo, sin embargo, al dirigirme a varias audiencias, insistí constantemente en que la primera versión de este documento debería ser liviana, con la expectativa de que la mayoría de los productos en el mercado lo cumplirían desde el principio, a menos que, por supuesto, , vamos a eliminar la competencia en el mercado de EDMS y/o interrumpir sus compras por parte de las agencias gubernamentales.
En el extranjero, normalmente se tarda unos dos años en hacer que los sistemas de gestión de documentos electrónicos utilizados por las autoridades públicas cumplan con los requisitos, ya que durante este tiempo los desarrolladores de software tendrán tiempo para preparar nuevas versiones de sus productos, modificadas de acuerdo con los requisitos. El Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas no pensó en este lado del asunto y no preveía ningún período de transición.
Cabe señalar que el documento contiene muchas disposiciones razonables basadas en la experiencia mundial. Entonces, el documento dice:
- Requisitos para la interacción del EDMS del organismo estatal con el MEDO y SMEV,
- Una gama de requisitos funcionales y no funcionales.
- Un nuevo enfoque para la sistematización y almacenamiento de documentos electrónicos en el EDMS.
Los requisitos en sí mismos se basan esencialmente en las disposiciones de GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Gestión de documentos. Requisitos generales”, que es una adaptación nacional de la norma internacional más autorizada en la actualidad en esta área, la ISO 15489:2001; también están influenciados por las especificaciones MoReq2.
Sin embargo, si adoptamos un enfoque estricto de los problemas de cumplimiento, hoy en día ni un solo sistema que se ofrece realmente en el mercado ruso cumple completamente con estos requisitos, y los desarrolladores no han tenido tiempo para realizar mejoras. Por lo tanto, me preocupa que este documento pueda crear problemas tanto para las agencias gubernamentales como para los proveedores de software. En general, el tiempo dirá qué saldrá de todo esto.
(para continuar, ver )
El uso de los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) comenzó a mediados de la década de 1990. Sin embargo, la introducción de EDMS a escala nacional se ha generalizado solo en los últimos cinco años. El principal incentivo aquí fue el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 12 de febrero de 2011 No. 176-r, que aprobó el Plan de Acción para la transición de los órganos ejecutivos federales a la gestión de documentos sin papel y Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de 6 de septiembre de 2012 N° 890 “Sobre medidas para mejorar la gestión de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas”.
De acuerdo con el Plan de Acción anterior del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa, se prepararon y aprobaron los "Requisitos para los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos de los órganos ejecutivos federales, incluida la necesidad de procesar información del servicio de distribución limitada a través de estos sistemas". 2
Si bien los EDMS se utilizaron exclusivamente como sistemas intraorganizacionales, su diversidad e incompatibilidad entre sí no supusieron un problema importante. Pero con el comienzo de la transición a un espacio único de información, la organización de la gestión de documentos electrónicos interdepartamentales, la necesidad de unificar el EDMS, garantizar su compatibilidad con los sistemas nacionales de intercambio de documentos, la interacción electrónica y el almacenamiento de archivos pasan a primer plano. En parte, GOST R 53898-2010 tiene como objetivo resolver los problemas de interacción entre los sistemas EDMS. “Sistemas de gestión de documentos electrónicos. Interacción de los sistemas de gestión documental. Requisitos de correo electrónico.
“Requisitos de los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos…” están destinados a las autoridades del ejecutivo federal, pero de conformidad con el art. 11 de la Ley Federal No. 149-FZ del 27 de julio de 2006 también se aplican a otros organismos estatales y gobiernos locales. Las organizaciones comerciales tienen derecho a organizar EDMS a su propia discreción, pero, dado el papel del estado en nuestro país, por lo general todas las organizaciones comerciales grandes y medianas se guían por las reglas establecidas por el estado para la conveniencia de interactuar con el gobierno. agencias
Estos requisitos son de naturaleza marco y, por lo tanto, en 2013, por orden de la Agencia Federal de Archivos, el Instituto de Investigación de Documentación y Archivos de toda Rusia (VNIIDAD) desarrolló “Requisitos funcionales de gestión de archivos y documentos para sistemas de información que proporcionan gestión documental en el proceso de actividades internas de las autoridades de los órganos ejecutivos federales”. 3
Consideremos las disposiciones más interesantes de los Requisitos ... del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia.
"Requisitos para los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos..." definen el conjunto mínimo de funciones que deben estar presentes en el EDMS, así como los requisitos para organizar el uso del EDMS en una institución.
Uno de los principales requisitos para el EDMS es su escalabilidad tanto en términos de número de estaciones de trabajo conectadas como de documentos contenidos en el EDMS. Debe tenerse en cuenta que casi todos los empleados de la organización que trabajan con documentos utilizan sistemas modernos de gestión de documentos, y la tendencia general es el uso de estaciones de trabajo estacionarias y el acceso a documentos desde dispositivos móviles, acceso remoto al sistema. Por la cantidad de documentos almacenados en el EDMS, debe tenerse en cuenta que dado que el sistema almacena no solo los documentos finales ejecutados y firmados, sino también las versiones de trabajo intermedias, la cantidad de archivos, borradores y documentos que ingresan al EDMS en un año es varias veces mayor que el número total de documentos registrados por el servicio DOW (entrantes, salientes e internos). Los requisitos estipulan que el EDMS debe garantizar el almacenamiento de todos los documentos por un período de al menos 5 años, pero en la práctica es necesario centrarse en períodos de al menos 10-15 años, ya que este es el período durante el cual los documentos en formato electrónico forma siguen siendo utilizados activamente, especialmente que el párrafo 20 párrafos. f) de los mismos Requisitos prevé la posibilidad de almacenar documentos hasta por cien años.
Un parámetro importante del SED es su velocidad. Si el complejo de hardware y software (servidor EDMS) no es lo suficientemente productivo para una cantidad determinada de usuarios que trabajan simultáneamente en el sistema y (o) para un volumen de base de datos determinado (cantidad de documentos en el sistema), entonces los empleados tendrán que esperar la tarjeta de documento o el propio documento a abrir, por lo tanto, la productividad de los empleados cae. Por tanto, los Requerimientos contienen parámetros temporales que debe cumplir la ejecución del SGDE:
- tiempo para acceder al EDMS: no más de tres segundos;
- el momento de obtener acceso a la tarjeta creada durante el registro del documento y que contiene datos que describen el contexto, contenido, estructura del documento, acciones realizadas con el documento durante la preparación, consideración, ejecución y almacenamiento, así como datos de identificación (metadatos ) - no más de cinco segundos.
Otra situación común es que por alguna razón el usuario dañe el documento o lo elimine accidentalmente. Los requisitos establecen que en este caso, dentro de los 30 minutos, el documento electrónico debe ser restaurado a partir de una copia de respaldo. La organización, de acuerdo con los Requisitos, debe tener al menos una copia de seguridad de los documentos electrónicos almacenados en el EDMS. Sin embargo, en la práctica, para garantizar la seguridad, se crean al menos dos copias de seguridad, preferiblemente en diferentes soportes. Esto minimiza el riesgo de perder documentos electrónicos.
El factor de confiabilidad del EDMS debe ser de al menos 0,98.
Otro indicador es el nivel de seguridad del EDMS frente al acceso no autorizado. Para las agencias gubernamentales que trabajan con documentos de acceso limitado, esta debe ser una certificación de al menos clase 1G. Sin embargo, dado el alto costo de crear y operar SGED seguros, se suele tratar de trabajar con documentos de acceso restringido en el modo tradicional, en papel, ya que por lo general constituyen una pequeña proporción de los documentos de la organización. De lo contrario, generalmente se instalan computadoras dedicadas para trabajar con dichos documentos, o incluso una red segura separada que no tiene conexión a una red informática abierta e Internet. Sin embargo, incluso en este caso, se prevé trabajar con documentos del nivel de DSP, pero no con documentos que contengan secretos de Estado.
La parte principal de los "Requisitos de los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos..." es una descripción de cómo se deben construir los procesos de soporte documental para la gestión en el SGDE.
Se enfatiza que el EDMS debe proporcionar trabajo con todos los tipos y categorías de documentos y proyectos de documentos de la organización.
El EDMS utilizado por las agencias gubernamentales debe proporcionar interacción con los sistemas de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales (MEDO), interacción electrónica interdepartamental (SMEV) y otros sistemas de información.
El trabajo del EDMS debe cumplir con las disposiciones de GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Gestión de documentos. Requisitos generales”, incluso en el campo de garantizar la autenticidad, integridad y confiabilidad de un documento electrónico, así como las Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No 477 (incisos 9 y 11 de los Requisitos).
EDMS debe proporcionar todos los principales procesos comerciales:
Guardar un documento o información sobre un documento (documento borrador) en el EDMS (su registro o, en términos de los Requisitos, el ingreso del documento al sistema):
- llevar el documento al contratista (usuario del EDMS)
- aprobación del documento
- firma de documentos
- transferencia (envío) del documento;
- “almacenamiento y contabilidad de documentos, de acuerdo con las instrucciones para el trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal, así como el control de la disciplina ejecutiva, preparación de materiales de referencia y baja de documentos al archivo”, es decir, control de ejecución, información y trabajo de referencia, almacenamiento actual y contabilidad, incluida la preparación de documentos para su transferencia al archivo estatal o almacenamiento de depósito.
De acuerdo con la cláusula 17 de los Requisitos, la información sobre todas las acciones realizadas con documentos o conjuntos de documentos, borradores de documentos, tarjeta de registro (metadatos) está sujeta a registro. Esta informacion:
- sobre el usuario del EDMS FOIV que realizó la acción;
- la fecha y hora de la acción;
- al ingresar documentos, redactar documentos en el EDMS;
- sobre mover una sección (subsección) en el esquema de clasificación;
- sobre cambios en instrucciones sobre períodos de almacenamiento y acciones posteriores con documentos;
- sobre las acciones realizadas por el administrador del EDMS de la autoridad ejecutiva federal durante el examen del valor del documento, realizado de conformidad con la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa ";
- sobre la imposición y eliminación de una prohibición sobre la destrucción de una sección (subsección) del esquema de clasificación;
- sobre cualquier cambio o destrucción de metadatos por parte del usuario de EDMS;
- sobre cambios en los derechos de acceso a los documentos;
- sobre la transferencia de documentos;
- sobre la destrucción de documentos;
- sobre la impresión de un documento o metadatos.
Los requisitos del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa dividen los procesos de negocios respaldados por el EDMS en los siguientes grupos:
a) procesamiento de documentos entrantes y salientes en papel, creados o recibidos por la organización e incluidos en el FOV EDMS mediante el registro, escaneo y creación de una imagen electrónica de documentos (incluidos los documentos recibidos por correo, telecomunicaciones y comunicaciones de mensajería);
b) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos a través del sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales;
c) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos utilizando el sistema de interacción electrónica interdepartamental;
d) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos por correo electrónico;
e) procesamiento de documentos internos en el EDMS.
En las organizaciones que no son órganos del Estado, los incisos b) yc) están ausentes, los documentos se reciben solo a través de los canales tradicionales de comunicación o por correo electrónico.
Si un documento se recibe en papel, ingresar el documento en el EDMS incluye su registro, escaneo y creación de una imagen electrónica del documento.
En el caso de la recepción de un documento en forma electrónica, ingresar un documento en el EDMS es su carga en el EDMS, registro con la prohibición de realizar cambios en el documento recibido.
La organización puede aprobar e incluir en las instrucciones de gestión de la oficina una lista de documentos para los que está prohibida la creación de sus imágenes electrónicas, por ejemplo, documentos marcados con un sello de aglomerado, marcados como "privados", documentos confidenciales, etc. Si tal documento se recibe, se registra en SED, pero no se crea su imagen electrónica.
Para borradores de documentos electrónicos, en cada etapa de su creación, aprobación y firma, los contenidos del documento se fijan creando versiones de documentos y adjuntándolos a la tarjeta de documento.
El EDMS debe permitir adjuntar cualquier formato de archivo a la tarjeta de registro. Esto es importante porque el EDMS normalmente ha estado en uso durante muchos años, y durante este tiempo pueden aparecer nuevas versiones de programas y, en consecuencia, formatos de archivo, que también deberán ser compatibles con el EDMS. El EDMS debería permitirle ingresar al sistema y registrar archivos de documentos incluso si la aplicación en la que se creó el documento no está disponible (no instalada) en este lugar de trabajo. Al mismo tiempo, algunos de los formatos más comunes, el EDMS debe poder mostrar necesariamente. Estos son pdf, rtf, doc, tiff.
El EDMS debe permitir colocar los documentos en un esquema jerárquico que consta de secciones y subsecciones, de acuerdo con el cual se organiza la sistematización y organización del almacenamiento de documentos en el EDMS (esquema de clasificación). Debe tenerse en cuenta que los documentos se colocan físicamente en el servidor (sistema de almacenamiento) en el orden determinado por la configuración interna y los principios de almacenamiento de archivos en este EDMS, y el esquema de clasificación es solo un campo en la tarjeta de registro que le permite para encontrar rápidamente documentos por características de clasificación.
El esquema de clasificación generalmente se basa en la nomenclatura de los asuntos de la organización.
En la ficha de registro de SGED se deben definir aquellos campos que son de obligado cumplimiento. Al ingresar un documento, el EDMS debe solicitar al usuario que complete los campos requeridos (metadatos) (cláusula 13 de los Requisitos).
En el curso de trabajar con un documento, no solo se pueden ingresar resoluciones, sino también comentarios e instrucciones sobre el documento en el EDMS. Para la firma (y, si es necesario, la aprobación) de un documento, el EDMS brinda la posibilidad de conectar medios de firma electrónica de acuerdo con la Ley Federal "Sobre la firma electrónica". 4
Al enviar documentos por medios tradicionales (en papel), el EDMS proporciona sobreimpresión de sobres e impresión de listas de correo.
Los plazos de almacenamiento de los documentos incluidos en las secciones (subsecciones) correspondientes se establecen de acuerdo con la Lista de documentos estándar de archivo gerencial generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa de fecha 25.08.2010 No. 558. 5
De acuerdo con los plazos de almacenamiento establecidos, el SGDE debe prever las siguientes actuaciones:
- conservar el documento de forma permanente;
- realizar un examen del valor de los documentos;
- al final del año calendario, cree documentos en la forma prescrita: un acto sobre la asignación para la destrucción de documentos (secciones) con períodos de almacenamiento vencidos y un inventario de documentos para un período de almacenamiento permanente y a largo plazo (más de 10 años) ;
- asignar documentos para destrucción (eliminar del sistema) mientras se guarda en el EDMS información sobre la asignación de documentos para destrucción;
- transferir documentos para su almacenamiento a otro almacenamiento (sistema automatizado), incluida la exportación de secciones anuales de documentos de un período de almacenamiento permanente para su transferencia al almacenamiento en archivos estatales y la exportación de secciones anuales de documentos sobre el personal para su transferencia a archivos de documentos sobre el personal.
Los Requisitos contienen una disposición sobre la garantía de períodos de almacenamiento con una duración de al menos cien años. Sin embargo, dichas tecnologías están actualmente en desarrollo, y el autor no tiene conocimiento de ningún EDMS que pueda proporcionar períodos tan prolongados de almacenamiento de documentos legalmente significativos en forma electrónica.
Los Requisitos considerados del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa complementan los desarrollados por VNIIDAD "Requisitos funcionales de gestión de archivos y documentos para sistemas de información que brindan gestión de documentos electrónicos en el proceso de actividades internas de las autoridades ejecutivas federales". Son importantes tanto para los trabajadores de oficina como para los empleados de los departamentos de TI que aseguran la implementación o configuración de los sistemas de gestión de documentos y trabajo de oficina electrónica (EDMS).
En general, los considerados “Requisitos para los sistemas de información para el manejo de documentos electrónicos de los órganos del poder ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información de servicios restringidos a través de estos sistemas” pueden y deben ser utilizados no solo en la etapa de selección , implementación y configuración inicial del EDMS, pero también para el análisis del funcionamiento del EDMS para determinar el cumplimiento del EDMS utilizado en una organización particular con los requisitos modernos.
- Se puede contactar al autor en: [email protected]
- Orden del Ministerio de Comunicaciones y Medios de Comunicación de la Federación Rusa No. 221 del 2 de septiembre de 2011, registrada en el Ministerio de Justicia de la Federación Rusa el 15 de noviembre de 2011 No. 22304.
- Publicado en el portal Archives of Russia en: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
- Ley Federal del 6 de abril de 2011 N° 63-FZ “Sobre la firma electrónica” (modificada el 28 de junio de 2014).
- Registrado en el Ministerio de Justicia de la Federación Rusa el 8 de septiembre de 2010, número de registro 18380.
Registro N 22304
De conformidad con el párrafo 5.2.23 del Reglamento del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de fecha
2 de junio de 2008 N 418 (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 23, art. 2708; N 42, art. 4825; N 46, art. 5337; 2009, N 3, art. 378; N 6, art. 738 ; N 33, ítem 4088; 2010, N 13, ítem 1502; N 26, ítem 3350; N 30, ítem 4099; N 31, ítem 4251; 2011, N 2, ítem 338; N 3 , ítem 542; N 6, artículo 888; N 14, artículo 1935; N 21, artículo 2965), y el punto 2 del plan de acción para la transición de los órganos ejecutivos federales a la gestión de documentos sin papel al organizar actividades internas, aprobado por orden del Gobierno de la Federación de Rusia con fecha 12 de febrero de 2011 N 176-r (Legislación Recopilada de la Federación Rusa, 2011, N 8, art. 1151), Ordeno:
1. Aprobar los requisitos adjuntos para los sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de los órganos del ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información oficial de distribución limitada a través de estos sistemas (en adelante, los Requisitos).
2. El Departamento de Política Estatal en el campo de la creación y desarrollo del gobierno electrónico (Lipov) publica los Requisitos en el sitio web oficial del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa en la red de información y telecomunicaciones Internet.
3. Envíe esta orden de registro estatal al Ministerio de Justicia de la Federación Rusa.
Ministro
I. Shchegolev
Solicitud
Requisitos para los sistemas de información de gestión documental electrónica de los órganos del ejecutivo federal, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesar información oficial de distribución limitada a través de estos sistemas
I. Disposiciones generales
1. Los requisitos establecen las reglas para la organización y funcionamiento del sistema de ofimática y administración de documentos en el órgano ejecutivo federal, que prevé la posibilidad de administración interna de documentos electrónicos (en adelante, el EDMS FOIV), determinan el conjunto mínimo de funciones que debe cumplir el EDMS FOIV en el desarrollo de las actividades del órgano ejecutivo federal (en adelante - FOIV), así como las condiciones para el manejo de documentos dentro del EDMS del FOIV, incluido el servicio de información de distribución limitada.
2. Los requisitos se aplican a las autoridades ejecutivas federales que implementan un sistema de gestión de documentos electrónicos o evalúan las capacidades de las autoridades ejecutivas federales de un EDMS existente.
3. EDMS FOIV debe ser escalable y proporcionar el siguiente nivel recomendado de rendimiento, confiabilidad y protección:
acceso a EDMS FOIV - no más de 3 segundos;
acceso a una tarjeta creada durante el registro del documento (en adelante, tarjeta de documento electrónico) y que contiene datos que describen el contexto, el contenido, la estructura del documento, las acciones realizadas con el documento durante la preparación, consideración, ejecución y almacenamiento, así como la identificación datos (en lo sucesivo denominados metadatos) - no más de 5 segundos;
tiempo de inactividad en caso de fallas y reinicio del EDMS FOIV: no más de 30 minutos;
restaurar un documento electrónico a partir de una copia de seguridad: no más de 30 minutos;
notificación automática de un funcionario de la autoridad ejecutiva federal que utiliza el EDMS FOIV (en adelante, el usuario del EDMS FOIV) sobre una falla en el EDMS FOIV;
minimización de los riesgos de pérdida de documentos electrónicos - al menos una copia de seguridad de los documentos electrónicos almacenados en el EDMS del poder ejecutivo federal;
coeficiente de fiabilidad de EDMS FOIV - no menos de 0,98;
seguridad contra el acceso no autorizado en los casos en que el EDMS de la autoridad ejecutiva federal prevea el procesamiento de información de servicio de distribución limitada, no inferior a la clase 1G;
el volumen de la base de datos para el almacenamiento de documentos electrónicos debe garantizar el almacenamiento de todos los documentos electrónicos procesados en el poder ejecutivo federal por un período de al menos 5 años.
II. Descripción de los procesos de sustento documental de la gestión en los SGED del Poder Ejecutivo Federal
4. El EDMS de la autoridad ejecutiva federal es un sistema de información diseñado para administrar todos los documentos de la autoridad ejecutiva federal, incluidos los borradores (excepto los documentos que contienen información que constituye un secreto de estado).
5. EDMS FOIV interactúa con el sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales (en adelante, el sistema MEDO), el sistema unificado de interacción electrónica interdepartamental (en adelante, SMEV) y con otros sistemas de información.
La interacción del EDMS del poder ejecutivo federal con el sistema MEDO está regulada por los requisitos técnicos para organizar la interacción del sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales con los sistemas de gestión de documentos electrónicos de los órganos ejecutivos federales, aprobados por orden del Gobierno de la Federación Rusa del 2 de octubre de 2009 N 1403-r (Legislación Recopilada de la Federación Rusa, 2009, N 41 , artículo 4818).
La interacción del EDMS de la autoridad ejecutiva federal con el SMEV se lleva a cabo de la manera prescrita por el Reglamento sobre el sistema unificado de interacción electrónica interdepartamental, aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 8 de septiembre de 2010 N 697 (Legislación Recopilada de la Federación Rusa, 2010, N 38, art. 4823).
6. Los procesos de sustento documental de la gestión en los SGED del Poder Ejecutivo Federal deberán incluir:
un conjunto de acciones para guardar un documento o información sobre un documento en el EDMS FOIV, determinando el lugar del documento en el EDMS FOIV y permitiéndole administrarlo (en lo sucesivo, entrada de documento);
llevar el documento al usuario del EDMS FOIV;
aprobación de documentos;
firmar un documento;
arreglar el registro de acciones (información de control) realizadas en el EDMS FOIV e incluir tanto las acciones de los usuarios y administradores del EDMS FOIV como las acciones iniciadas automáticamente por el EDMS FOIV debido a ciertas configuraciones y configuraciones del sistema, almacenadas en una cantidad suficiente para reconstruir las acciones de control de información realizadas en el SGDE del Poder Ejecutivo Federal;
transferencia de documentos (envío);
almacenamiento y contabilidad de documentos, de acuerdo con las instrucciones para el trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal, así como el control de la disciplina de desempeño, preparación de materiales de referencia y baja de documentos al archivo.
7. Los procesos en el EDMS de las autoridades ejecutivas federales, según el método de recepción y transmisión de documentos, se dividen en los siguientes grupos:
a) procesamiento de documentos en papel entrantes y salientes creados o recibidos por las autoridades ejecutivas federales e incluidos en el EDMS de las autoridades ejecutivas federales mediante el registro, escaneo y creación de una imagen electrónica de documentos (incluidos los documentos recibidos por correo, telecomunicaciones y comunicaciones de mensajería) ;
b) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos a través del sistema MEDO;
c) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos utilizando SMEV;
d) procesamiento de documentos electrónicos recibidos o transmitidos por correo electrónico a las autoridades del ejecutivo federal;
e) procesamiento de documentos internos en el EDMS del poder ejecutivo federal.
8. El proceso de ingreso de documentos incluye procedimientos para registrar, escanear y crear una imagen electrónica para documentos en papel o fijar el contenido de un documento electrónico al prohibir cambios en él.
En caso de que el instructivo de ofimática aprobado por el Poder Ejecutivo Federal defina una lista de documentos en papel, para los cuales se establezca la prohibición de creación de imagen electrónica, el proceso de ingreso contempla únicamente el registro.
Para borradores de documentos electrónicos que se encuentran en proceso de aprobación o firma, la fijación del contenido del documento electrónico se realiza en cada etapa de aprobación, firma y posterior registro del documento electrónico.
El subsistema de entrada de documentos del EDMS FOIV debe contar con herramientas de configuración y gestión interactivas.
El proceso de entrada de documentos debe proporcionar controles, controles y funcionalidades que permitan a los usuarios del EDMS FOIV:
registrar documentos independientemente del formato del archivo: estructura interna utilizada y/o codificación de un documento electrónico o componentes de un documento electrónico, método de codificación y otras características tecnológicas, sin realizar cambios en su contenido;
colocar los documentos en un esquema jerárquico que consta de secciones y subsecciones, de acuerdo con el cual se organiza la sistematización y organización del almacenamiento de documentos en el EDMS del poder ejecutivo federal (en adelante, el esquema de clasificación).
9. Para documentos electrónicos contenidos en el EDMS FOIV, de acuerdo con la norma nacional de la Federación Rusa GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Gestión de documentos. Requisitos generales" (en lo sucesivo denominado como la Norma) debe proporcionarse:
autenticidad de un documento electrónico - una propiedad de un documento electrónico que garantiza que un documento electrónico es idéntico al declarado;
la integridad de un documento electrónico: la propiedad de un documento electrónico, en el que el contenido de un documento electrónico es una representación completa y precisa de las transacciones, actividades o hechos confirmados y en el que se puede confiar en operaciones posteriores o en actividades posteriores;
el estado de un documento electrónico en el que no se han realizado cambios desde su creación.
10. Los documentos deben registrarse en el EDMS de la autoridad ejecutiva federal mediante la fijación de los detalles del documento, que brindan confirmación de las siguientes propiedades del documento de acuerdo con la Norma:
el documento fue creado de acuerdo con las instrucciones para el trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal;
el documento fue creado o enviado por la persona que se indica como su creador o remitente;
el documento fue creado o enviado exactamente en el momento especificado al destinatario especificado;
el documento está completo;
un documento electrónico (una imagen electrónica de un documento) se puede encontrar, extraer, presentar e interpretar en el EDMS del poder ejecutivo federal, con excepción de los documentos en papel, para los cuales la instrucción administrativa aprobada por el poder ejecutivo federal prohíbe la creación de una imagen electrónica.
11. La creación y el procesamiento de documentos en el EDMS de la autoridad ejecutiva federal se llevan a cabo de la manera establecida por las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 N 477 (Legislación recopilada de la Federación Rusa, 2009, N 25, art. 3060; 2011, N 37, artículo 5263).
12. EDMS FOIV debe mostrar los siguientes formatos de archivo: pdf, rtf, doc, tiff.
El EDMS de la autoridad ejecutiva federal puede mostrar otros formatos de archivo utilizados en las actividades de la autoridad ejecutiva federal.
13. Para asegurar el ingreso de documentos electrónicos, el SGDE del Poder Ejecutivo Federal deberá cumplir con los siguientes requisitos funcionales:
al ingresar un documento electrónico que consta de varios componentes de un documento electrónico: partes separadas que, independientemente o junto con otras partes de un documento electrónico, forman un documento electrónico separado, el EDMS de la autoridad ejecutiva federal debe garantizar la entrada de todos sus componentes ;
al ingresar un documento electrónico que consta de varios componentes, el EDMS de la autoridad ejecutiva federal debe proporcionar la capacidad de administrar este documento electrónico en su conjunto, manteniendo la relación entre los componentes y manteniendo la integridad estructural del documento electrónico;
proporcionar a los usuarios del EDMS FOIV la capacidad de ingresar un documento electrónico en ausencia de una aplicación de software utilizada para crear un documento electrónico;
garantizar la recopilación y el almacenamiento de metadatos sobre documentos;
extraer automáticamente los valores de los campos asignados por el funcionario de la autoridad ejecutiva federal autorizado para realizar funciones administrativas cuando trabaja con el EDMS de la autoridad ejecutiva federal (en adelante, el administrador del EDMS de la autoridad ejecutiva federal), para ciertos grupos de documentos recibidos del sistema MEDO, SMEV y otros sistemas de información, utilizando estos valores para el ingreso automático de metadatos relevantes;
apoyar el llenado de todos los elementos de metadatos especificados al configurar el EDMS FOIV, y asegurar su almacenamiento permanente y conexión con el documento;
fijar la fecha y hora de ingreso del documento, tanto en los metadatos como en la información de control;
proporcionar la capacidad de mostrar los metadatos de cada documento ingresado en la pantalla;
proporcionar la capacidad de solicitar al usuario del EDMS FOIV que ingrese aquellos metadatos obligatorios que no se extrajeron y guardaron automáticamente;
informar al usuario del EDMS FOIV al ingresar un documento sobre metadatos incompletos.
14. Para asegurar los procesos de aprobación y firma de documentos por parte de la SGED, el Poder Ejecutivo Federal deberá asegurar:
llevar los documentos a los usuarios del poder ejecutivo federal de la SEDMA, quienes son ejecutores, coordinadores y firmantes del documento, con resolución, comentarios e instrucciones sobre el mismo;
la posibilidad de ejercer control sobre la ejecución de instrucciones sobre documentos, notificando automáticamente a los usuarios del EDMS del poder ejecutivo federal sobre el estado de las instrucciones;
la presencia de una interfaz que le permite conectar firmas electrónicas que han recibido confirmación de cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley Federal del 6 de abril de 2011 N 63-FZ "Sobre firma electrónica" (Legislación recopilada de la Federación Rusa, 2011, N 15, artículo 2036, N 27, 3880);
firma y aprobación (aprobación) de documentos electrónicos utilizando una firma electrónica.
15. Para verificar la autenticidad, integridad y confiabilidad de los documentos electrónicos, el SGDA del poder ejecutivo federal deberá asegurar:
verificación y seguridad de firmas electrónicas, certificados asociados de claves de verificación de firma electrónica;
almacenar el resultado de la verificación de la firma electrónica en forma de metadatos de documentos electrónicos;
informar al usuario del EDMS FOIV sobre los resultados de la verificación de la firma electrónica.
16. El proceso de transferencia (envío) de documentos al destinatario se lleva a cabo de acuerdo con las instrucciones para el trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal.
Para los documentos de salida en papel, la SGDE del Ejecutivo Federal debe garantizar la impresión de sobres del formato adecuado y una lista de correo.
17. El EDMS FOIV debe garantizar el registro de la información de control para identificar y rastrear acciones para las cuales el usuario del EDMS FOIV no tiene permisos (derechos) para realizar.
A su vez, la SGDE del Poder Ejecutivo Federal deberá asegurar que los plazos de conservación de la información de control y de las acciones registradas correspondan a los plazos de conservación del documento.
EDMS FOIV debe almacenar la siguiente información de control en un formato protegido contra cambios:
sobre todas las acciones realizadas con documentos o conjuntos de documentos, borradores de documentos, esquema de clasificación;
sobre el usuario del EDMS FOIV que realizó la acción;
la fecha y hora de la acción.
Las actividades registradas como parte de la información de control deben incluir:
ingresar documentos, redactar documentos en el EDMS de la autoridad ejecutiva federal;
mover una sección (subsección) en el esquema de clasificación;
cualquier cambio en las pautas para los períodos de retención y las acciones posteriores con los documentos;
cualquier acción realizada por el administrador del EDMS de la autoridad ejecutiva federal durante el examen del valor del documento, realizado de conformidad con la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 N 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa" ( Legislación recopilada de la Federación Rusa, 2004, N 43, artículo 4169, 2006, N 50, artículo 5280, 2007, N 49, artículo 6079, 2008, N 20, artículo 2253, 2010, N 19, artículo 2291, N 31 , artículo 4196);
imposición y eliminación de una prohibición sobre la destrucción de una sección (subsección) del esquema de clasificación;
cualquier cambio en los metadatos del esquema de clasificación, secciones y documentos;
modificación y destrucción de metadatos por parte del usuario del EDMS FOIV;
cambios en los derechos de acceso;
creación, modificación y destrucción de un usuario de EDMS FOIV o un grupo de usuarios de EDMS FOIV;
transferencia de documentos;
destrucción de documentos;
imprimir un documento o metadatos.
18. Para asegurar el mantenimiento de la información de control, el SGDE del Poder Ejecutivo Federal deberá cumplir con los siguientes requisitos funcionales:
registrar automáticamente como parte de la información de control todos los casos de acceso a documentos, borradores de documentos y secciones, así como la impresión u otra visualización de información;
proporcionar una interfaz para configurar procesos para almacenar información de control;
registrar todos los cambios en la configuración del proceso de guardar información de control. No se permite deshabilitar el registro de cambios en la configuración del proceso de guardar información de control;
garantizar la preservación de la información de control sobre las acciones realizadas en documentos electrónicos, secciones (subsecciones) del esquema de clasificación, períodos de almacenamiento, metadatos;
asegurarse de que se mantenga la información de control sobre los cambios en los valores de los metadatos;
guardar como parte de la información de control de cada documento los borradores de documentos electrónicos destinados a su aprobación o firma;
asegurarse de que la información de la auditoría se presente de manera que permita identificar el evento y obtener todos los datos asociados con él;
prever la posibilidad de buscar en la información de control información relacionada con ciertos eventos, objetos - elementos de información del EDMS FOIV (secciones, subsecciones del esquema de clasificación, documentos electrónicos, componentes, tarjetas de documentos electrónicos, metadatos y otros elementos de información), usuarios de EDMS FOIV, grupos de EDMS FOIV - subconjunto de usuarios de EDMS FOIV, roles de usuarios de EDMS FOIV, momentos o intervalos de tiempo.
19. En el esquema de clasificación de los SGED del poder ejecutivo federal, se deberán proporcionar las secciones y subsecciones correspondientes a las secciones y subsecciones de la nomenclatura de casos del poder ejecutivo federal.
Los plazos de conservación de los documentos incluidos en los apartados (incisos) correspondientes se establecen de conformidad con la Lista de documentos típicos de archivo de gestión generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, con indicación de los plazos de conservación, aprobada por orden de el Ministerio de Cultura de la Federación Rusa con fecha 25.08.2010 N 558 (registrado en el Ministerio de Justicia de la Federación Rusa el 8 de septiembre de 2010, registro N 18380).
20. El EDMS del poder ejecutivo federal debe cumplir con los siguientes requisitos para el almacenamiento y contabilidad de documentos:
debe ser posible crear y cambiar los términos de almacenamiento de las secciones (subsecciones) del esquema de clasificación, que se establecen sobre la base de la nomenclatura de casos del poder ejecutivo federal;
no debe haber restricciones en el número de períodos de almacenamiento;
al crear un período de retención, se le debe asignar un identificador y se le debe dar la oportunidad de ingresar un nombre único para él;
permitir mantener y guardar en forma protegida el historial de cambios y destrucción de los períodos de almacenamiento en la información de control, incluida la fecha de dicho cambio o destrucción, y la información sobre el usuario del EDMS FOIV que realizó cambios o destruyó el documento;
al cambiar o destruir el período de almacenamiento de documentos, es necesario registrar el motivo de realizar cambios o destrucción y guardar esta información en la información de control;
cita para cada sección, subsección del esquema de clasificación de al menos un período de almacenamiento (colocando en la tarjeta electrónica del documento el número de la sección (subsección) a la que pertenece el documento, automáticamente se debe fijar el período de almacenamiento del documento de acuerdo con el período especificado en el esquema de clasificación);
en el momento de la expiración del período de almacenamiento de los documentos, el EDMS FOIV debería iniciar automáticamente notificaciones al usuario del EDMS FOIV sobre la expiración del período de almacenamiento;
asignación de documentos para destrucción;
proporcionar un conjunto mínimo de opciones para acciones con documentos después de la expiración del período de almacenamiento en los términos de almacenamiento de documentos:
a) almacenar permanentemente;
b) realizar un examen del valor del documento de conformidad con la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 N 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa" (Sobranie Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, N 43, art. 4169; 2006 , N 50, artículo 5280, 2007, N 49, artículo 6079, 2008, N 20, artículo 2253, 2010, N 19, artículo 2291, N 31, artículo 4196);
c) destruir el documento de acuerdo con las instrucciones para el trabajo de oficina en el poder ejecutivo federal;
d) transferencia para almacenamiento a otro almacenamiento;
e) al final del año calendario, crear documentos en la forma prescrita: un acto sobre la asignación para la destrucción de documentos (secciones) con períodos de almacenamiento vencidos y un inventario de documentos para un permanente y largo plazo (más de 10 años) periodo de almacenamiento.
EDMS FOIV debe permitir:
a) aumentar el período de almacenamiento de documentos;
b) asignar documentos para destrucción con la preservación en el EDMS de la autoridad ejecutiva federal de la ley sobre la asignación de documentos (secciones) para destrucción;
c) exportar secciones anuales de documentos de un período de almacenamiento permanente para transferirlos al almacenamiento en archivos estatales;
d) exportar secciones anuales de documentos sobre el personal para transferirlos a archivos de documentos sobre el personal;
e) mantener períodos de almacenamiento con una duración de al menos cien años;
e) registrar como parte de la información de control las acciones realizadas para la destrucción y transferencia de documentos y notificar sobre las mismas.
tercero Requisitos para la seguridad de la información de EDMS FOIV, incluso cuando se procesa información de servicio de distribución limitada
21. Para proteger la información propietaria de distribución limitada, se deben utilizar herramientas técnicas y (o) software de protección de la información certificadas de acuerdo con los requisitos de seguridad de la información.
22. Los requisitos de protección de la información y las medidas para su implementación, así como las herramientas específicas de protección de software y hardware, deben determinarse y especificarse en función de la clase de seguridad establecida.
23. EDMS FOIV debe cumplir con los requisitos de la norma nacional de la Federación Rusa GOST R 51275-2006 "Seguridad de la información. Objeto de informatización. Factores que afectan la información. Disposiciones generales" y los requisitos para la protección técnica de la información confidencial.
24. EDMS FOIV debe proporcionar control de acceso a los documentos. Las concesiones de acceso y otras transacciones con documentos y metadatos deben registrarse y conservarse como pista de auditoría.
25. EDMS FOIV no debe tener una conexión directa (sin protección) a la red de información y telecomunicaciones Internet de acuerdo con el Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 17 de marzo de 2008 N 351 "Sobre medidas para garantizar la seguridad de la información de la Federación Rusa Federación cuando se utilizan redes de información y telecomunicaciones del intercambio internacional de información" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2008, N 12, ítem 1110; 2008, N 43, ítem 4919; 2011, N 4, ítem 572).
26. EDMS FOIV debe proporcionar acceso a los documentos de acuerdo con la política de seguridad. La gestión de los usuarios del EDMS del poder ejecutivo federal debe realizarse de manera centralizada. Derechos de acceso: un conjunto de acciones que puede realizar el usuario de EDMS FOIV, se asignan a las funciones de los usuarios de EDMS FOIV y/o grupos de usuarios de EDMS FOIV. Además de abrir el acceso a ciertas partes del esquema de clasificación, los derechos de acceso se utilizan para limitar el rango de operaciones que el usuario del EDMS FOIV puede realizar en los objetos del EDMS FOIV, incluida la visualización de metadatos y el contenido de las secciones, la creación o visualización de documentos electrónicos (imágenes electrónicas de documentos) de un determinado tipo. La asignación de derechos de acceso a los usuarios del EDMS FOIV (en adelante, gestión de derechos) a los recursos del EDMS FOIV se lleva a cabo íntegramente por el propio software del EDMS FOIV.
27. El rol del usuario del EDMS FOIV - un conjunto de derechos funcionales otorgados a un subconjunto predefinido de usuarios del EDMS FOIV, puede limitar las capacidades del usuario del EDMS FOIV, permitiendo la búsqueda y lectura de documentos electrónicos (imágenes electrónicas de documentos) solo dentro de ciertas secciones (subsecciones) del esquema de clasificación.
28. Los derechos se asignan a grupos EDMS de autoridades ejecutivas federales y son heredados por los miembros de estos grupos. Las operaciones de asignación de derechos de acceso están permitidas únicamente a los administradores del poder ejecutivo federal de la EDS.
29. Las facultades del administrador del EDMS del poder ejecutivo federal deben registrarse en el reglamento oficial del funcionario del poder ejecutivo federal.
30. Para garantizar la protección de los documentos electrónicos (imágenes electrónicas de documentos) al momento de gestionar el acceso, el SGDE del poder ejecutivo federal deberá cumplir con los siguientes requisitos funcionales:
proporcionar a los administradores de EDMS de la autoridad ejecutiva federal la gestión de derechos de acceso;
admitir el uso de una combinación de derechos de acceso mediante la asignación simultánea de varios roles al usuario del EDMS FOIV;
habilitar al administrador del EDMS FOIV para crear grupos del EDMS FOIV y administrarlos;
proporcionar acceso a las funciones del sistema y eventos relevantes solo a los administradores de la autoridad ejecutiva federal EDS;
cuando el usuario del EDMS FOIV realiza una búsqueda por el contenido de documentos electrónicos y metadatos, el EDMS FOIV no debe incluir en la lista de resultados de búsqueda documentos electrónicos a los que el usuario del EDMS FOIV no tiene derechos de acceso.
31. Para garantizar la seguridad de los documentos electrónicos, el EDMS de la autoridad ejecutiva federal debe prever la posibilidad de realizar copias de seguridad periódicas de documentos electrónicos (imágenes electrónicas de documentos), metadatos, restauración de documentos electrónicos (imágenes electrónicas de documentos), metadatos de copias de seguridad La copia de seguridad y la recuperación automatizadas periódicas se pueden implementar en el propio EDMS FOIV mediante la integración con las herramientas utilizadas en el EDMS FOIV, un sistema de gestión de bases de datos o con otra aplicación de software.
32. Para garantizar el respaldo y la recuperación del SGDE, el poder ejecutivo federal deberá cumplir con los siguientes requisitos funcionales:
disponer de procedimientos de copia de seguridad y recuperación automatizados que permitan la copia de seguridad completa o selectiva periódica de las secciones (subsecciones) del esquema de clasificación, los documentos electrónicos (imágenes electrónicas de los documentos), los metadatos, los parámetros de administración y la información de control, así como, en caso necesario, su restauración ;
Brindar a los administradores del EDMS FOIV la oportunidad de establecer un cronograma para realizar procedimientos de respaldo:
a) especificar la frecuencia de respaldo;
b) indicar secciones (subsecciones) y documentos electrónicos (imágenes electrónicas de documentos) a respaldar;
c) asignar ubicaciones de almacenamiento para las copias de seguridad.
La capacidad de restaurar la información de las copias de seguridad debe proporcionarse solo al administrador del sistema EDS FOIV.
Al restaurar un documento electrónico (imágenes electrónicas de documentos) a partir de copias de seguridad, su integridad (incluidos los metadatos, la información de control) debe garantizarse por completo al finalizar el proceso de restauración.
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