บันทึกภายในเกี่ยวกับการซื้อสินค้าส่วนเกิน วิธีเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง - ตัวอย่าง

หากพนักงานขององค์กรไม่ได้เตรียมเอกสารอย่างเป็นทางการหรือบันทึกช่วยจำ ไม่ช้าก็เร็วพนักงานคนใดก็อาจต้องการตัวอย่างบันทึกอธิบาย เอกสารราชการแต่ละประเภทเหล่านี้มีวัตถุประสงค์เฉพาะในด้านข้อมูลและลักษณะการอ้างอิง ลองพิจารณาว่าอันไหนเหมาะที่สุดสำหรับกรณีใดกรณีหนึ่ง

ประเภทของเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลหรือการอ้างอิงที่ส่งถึงผู้มีอำนาจ (หัวหน้าแผนกหัวหน้าองค์กร) เรียกว่ารายงาน กฎหมายไม่ได้ให้คำจำกัดความที่ชัดเจน แต่มีจุดมุ่งหมายเพื่อนำเสนอข้อสรุปและข้อเสนอเพื่อสนับสนุนให้ผู้จัดการตัดสินใจ

จัดทำรายงานความคิดริเริ่มของพนักงานหรือตามวาจา ตามคำสั่งของศีรษะ- บ่อยครั้งที่พวกเขาจัดทำข้อเสนอที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงอุปกรณ์ทางเทคนิคในการผลิต แสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร และระบุตำแหน่งของตนในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน

ตัวอย่างบันทึกอธิบาย

ข้อความหลักของเอกสารนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดจุดยืนของคุณและนำเสนอข้อโต้แย้งของคุณเกี่ยวกับข้อดีของปัญหาอย่างชัดเจน

รายงานประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

• การรายงาน พวกเขาเกี่ยวข้องกับการแจ้งเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของงานหรือขั้นตอนการดำเนินการตามคำสั่ง
• ข้อมูล รวบรวมเป็นประจำเพื่อแจ้งผล รายละเอียด ความคืบหน้า และวิธีการปฏิบัติงาน
• ความคิดริเริ่ม. ประกอบด้วยข้อเสนอแนะและข้อแนะนำ

เอกสารอาจเป็นเอกสารภายนอกหรือภายในก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้รับ

ภายนอกจ่าหน้าถึงหัวหน้าขององค์กรระดับสูง ในการคอมไพล์ให้ใช้รูปแบบทั่วไปขององค์กร ตามตัวอย่าง บันทึกประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

• ชื่อของสถาบัน
• วันที่;
• ดัชนี;
• ที่อยู่การลงทะเบียน
• รายละเอียดผู้รับ;
• ชื่อเรื่องของหัวข้อรายงาน
• ข้อความที่ระบุ;
• ลายเซ็นของผู้จัดการ
• ชื่อเต็มของนักแสดงพร้อมหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อได้

เอกสารภายในจัดทำขึ้นในนามของหัวหน้าองค์กรใช้แผ่นงานปกติในการลงทะเบียน ประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

• การกำหนดแผนก
• ชื่อของบันทึก;
• วันที่และหมายเลขทะเบียน
• ชื่อ;
• ข้อความ;
• ชื่อเต็มของผู้รับ;
• ลายเซ็นต์ นามสกุล ชื่อย่อ ตำแหน่งของผู้เรียบเรียง

เอกสารภายในประเภทหนึ่งคือรายงานการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ของพนักงาน มีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบและรวมถึงข้อเสนอเพื่อกำหนดโทษทางวินัยต่อพนักงาน

บันทึกการบริการ - ตัวอย่างการเขียนและสมุดบันทึก

นี่เป็นเอกสารข้อมูลที่ใช้สำหรับการโต้ตอบของวัตถุแนวนอน (ไม่อยู่ใต้บังคับบัญชาซึ่งกันและกัน) ของโครงสร้างการจัดการเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความสามารถของพวกเขา จะเขียนบันทึกได้อย่างไร?

ประเภทนี้ไม่ได้ระบุไว้ใน All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD) ในขณะเดียวกันก็ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางอุตสาหกรรม:

• เพื่อขอข้อมูล
• เมื่อออกคำแนะนำ
• เป็นเอกสารประกอบ
• เป็นจดหมายแจ้งข้อมูล

รูปแบบของบันทึกช่วยจำ ข้อความอธิบายว่าอะไรคือสาเหตุของการลงทะเบียน - คำขอ การสมัคร ข้อเสนอ สามารถแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมที่จัดขึ้น ความเคลื่อนไหวของบุคลากร การเปลี่ยนแปลงในการทำงานขององค์กรและฝ่ายต่างๆ ได้ เอกสารนี้อาจมีข้อมูลสำหรับบริการรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับผู้ที่ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อวัตถุประสงค์ในการอนุญาตให้พวกเขาเข้าไปในสถานที่ของบริษัท

เพื่อความสำเร็จด้านแรงงานของพนักงาน พวกเขาสามารถรับของขวัญ ตำแหน่ง หรือใบรับรองอันมีค่าได้ ในการดำเนินการนี้ หัวหน้าแผนก สหภาพแรงงาน หรือทีมงานจะจดบันทึก

กฎหมายไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตามแบบฟอร์มตัวอย่างจะมีรูปแบบคล้ายกับรายงานสามารถพัฒนาและรวบรวมได้โดยตรงในองค์กรโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กร

เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมเอกสาร จะมีการเก็บบันทึกการลงทะเบียนไว้ อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับเลขทะเบียน วันที่ ชื่อหรือสรุป และเจ้าหน้าที่ผู้ลงนามในเอกสาร

นอกจากการบัญชีรายวันแล้ว ยังมีการจัดทำบัตรหรือการบัญชีอัตโนมัติอีกด้วย

แบบฟอร์มบันทึกคำอธิบาย

เอกสารนี้ใช้เพื่ออธิบายสถานการณ์ของเหตุการณ์และข้อเท็จจริง เรียบเรียงโดยพนักงานขององค์กรจ่าหน้าถึงเจ้าหน้าที่ผู้บังคับบัญชา

ซึ่งหมายความว่าการเขียนด้วยมือในสำเนาหนึ่งชุดบนกระดาษธรรมดาจ่าหน้าถึงบุคคลที่ขอเอกสาร บางองค์กรจัดให้มีการพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ กฎสำหรับการจัดทำบันทึกอธิบายไม่ได้รับการแก้ไขในระดับกฎหมายอย่างไรก็ตามมีตัวอย่างมาตรฐานในการกรอก ถ้าไม่เรียบเรียงตามแบบก็ถือว่าใช้ได้

ตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 193) ก่อนที่จะใช้การลงโทษแก่พนักงาน เขาจะต้องจัดทำคำชี้แจงที่อธิบายเกี่ยวกับสถานการณ์และเหตุผลของการกระทำที่กระทำ

บันทึกย่อนี้จัดทำขึ้นโดยพนักงานหรือหน่วยโครงสร้าง

ในกระบวนการทำงานมีบางสิ่งถูกใช้ไปหรือใช้งานไม่ได้โดยสิ้นเชิง ซึ่งอาจเป็นวัตถุดิบ เครื่องมือ วัสดุอื่นๆ และแม้แต่สิ่งของในชีวิตประจำวัน เช่น โต๊ะและหรือเก้าอี้ หลังจากนี้จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแยกรายการเหล่านี้ออกจากการบัญชี กระบวนการนี้เริ่มต้นด้วยบันทึกช่วยจำสำหรับการตัดสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญ

แต่ละองค์กรมีระบบของตนเองในการตัดสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญ ในบริษัทขนาดใหญ่ งานนี้ดำเนินการโดยคณะกรรมการแยกต่างหาก ซึ่งจะให้บริการในบางวัน ในบริษัทขนาดเล็ก การดำเนินการดังกล่าวจะดำเนินการตามความจำเป็นของพนักงานที่แตกต่างกัน แต่ทุกที่จะมีการจัดทำเอกสารจำนวนหนึ่ง

บันทึกนี้จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:

1. รายละเอียดเอกสาร. โดยปกติแล้วบันทึกจะมีวันที่ หมายเลข และชื่อเรื่องที่เปิดเผยหัวข้อ ในบริษัทขนาดเล็กที่เอกสารไม่จัดระบบในระดับที่เหมาะสมอาจแสดงเฉพาะวันที่เท่านั้น ในองค์กรขนาดใหญ่ พนักงานจะเขียนหมายเลขและวันที่ซึ่งลงทะเบียนเอกสารในวารสารด้วย
2. ปลายทาง. หมายเหตุนี้จ่าหน้าถึงผู้อำนวยการหรือรองผู้อำนวยการที่รับผิดชอบในการจัดหาสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญแก่องค์กรเช่นหัวหน้าวิศวกร
3. ขอให้ตัดสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญออก
4. ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งของที่ใช้หมดแล้วหรือใช้งานไม่ได้มักจะแสดงในรูปแบบของตาราง ควรมีคอลัมน์ต่อไปนี้:

• หมายเลขบรรทัด;
• ชื่อของรายการ;
• ปริมาณ;
• หมายเลขสินค้าคงคลัง
• มูลค่าตามบัญชี

บันทึก! อาจมีคอลัมน์อื่นๆ ในตารางด้วย ตัวอย่างเช่น รหัสวัสดุ ทิศทางการบริโภค เป็นต้น

1. เหตุผลในการตัดจำหน่าย มีความจำเป็นต้องระบุเอกสารใดที่ยืนยันมาตรการยืนยันความจำเป็นในการตัดจำหน่าย

นี่อาจเป็นรายงานการตรวจสอบ การตัดสินใจของคณะกรรมการเกี่ยวกับความไม่เหมาะสมของสินค้าสำหรับการใช้งานต่อไป ความเห็นของผู้เชี่ยวชาญว่าอุปกรณ์บางอย่างชำรุดและการคืนค่าไม่สามารถทำได้ในเชิงเศรษฐกิจ

1. ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบทางการเงินและแผนกที่ใช้สิ่งของมีค่า
2. ระยะเวลาที่เกิดค่าใช้จ่าย ระยะเวลาในการตัดค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับกฎที่กำหนดในองค์กร นี่อาจเป็นเดือนหรือหนึ่งในสี่
3. รายการแอปพลิเคชัน นอกเหนือจากหมายเหตุแล้ว สำเนาของเอกสารที่จะดำเนินการตัดค่าใช้จ่ายจะถูกส่งไปด้วย

บันทึก! มีเพียงผู้เชี่ยวชาญเท่านั้นที่สามารถประเมินความเป็นไปได้ในการใช้งานสินค้าหรือการซ่อมแซมต่อไป อย่างไรก็ตาม รายการสามารถถูกตัดออกได้เนื่องจากความล้าสมัยทางศีลธรรมและทางวัตถุ หากอายุการใช้งานปกติหมดลง

1. ตำแหน่ง ลายเซ็น นามสกุล และชื่อย่อของผู้เขียนเอกสาร บันทึกย่อนี้จัดทำขึ้นโดยผู้รับผิดชอบทางการเงินหรือหัวหน้าแผนก ขึ้นอยู่กับกฎที่กำหนดในองค์กร
2. บันทึกการอนุมัติ พนักงานอย่างน้อยสองคนมีส่วนร่วมในการประมวลผลการตัดจำหน่าย: ผู้รับผิดชอบทางการเงินและเจ้านาย คนหนึ่งลงนามในบันทึกโดยตรง และอีกคนหนึ่งใส่วีซ่าลงในเอกสารโดยระบุว่าข้อมูลที่นำเสนอเป็นความจริง

บันทึกจะถูกส่งไปยังผู้รับซึ่งอนุมัติหรือปฏิเสธการอนุมัติ ถัดไปเอกสารจะไปที่แผนกบัญชีซึ่งจะต้องดำเนินมาตรการเพื่อให้งบดุลเป็นไปตาม

ข้อความตัวอย่าง

ข้อมูลที่นำเสนอจะถูกนำเสนอให้ชัดเจนยิ่งขึ้นโดยใช้ตัวอย่าง

เลขที่ 03-64/85 ถึง ผู้อำนวยการ TekhArtGroup LLC

จาก วว.ดด.ปปป. Podolsky M.E.

บันทึกการบริการ

เกี่ยวกับการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ที่มีสาระสำคัญ

ฉันขออนุญาตตัดสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญต่อไปนี้สำหรับงวดตั้งแต่ วว.ดด.ปปปป ถึง วว.ดด.ปปป:

ตัวเลข	ชื่อ	ปริมาณ	หน่วย เปลี่ยน	ใบแจ้งหนี้ ชื่อ	เหตุผลในการตัดจำหน่าย	ราคาต่อ 1 หน่วย	ค่าใช้จ่ายทั้งหมด
1	ซองจดหมาย A4 ไม่มีเครื่องหมายไม่มีหน้าต่าง	80	พีซี	บี/เอ็น	ใช้ในการส่งจดหมาย	10 ถู	800 ถู
2	สแกนเนอร์ HP ScanJet 200	1	พีซี	79633	ความผิดปกติทั่วไป ความล้าสมัยทางศีลธรรมและวัตถุ	4,000 ถู	4,000 ถู
3	เก้าอี้คอมพิวเตอร์ เมตตา VK-8.	1	พีซี	83923	สร้างความเสียหายให้กับกลไกการปรับความสูง, การเสียรูปของเบาะนั่ง การฟื้นฟูไม่สามารถทำได้ในเชิงเศรษฐกิจ	5,000 ถู	5,000 ถู

แผนก: สำนักกฎหมาย.

มีความรับผิดชอบทางการเงิน:

ที่ปรึกษากฎหมายชั้นนำ _________ Sergeenko S.K.

เหตุผลในการตัดจำหน่าย: ผลการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญจากแผนกซ่อมและการตรวจสอบการใช้วัสดุสิ้นเปลือง

การใช้งาน:

1. สรุปผลแผนกซ่อมเลขที่ 37 ลงวันที่ วว.ดด.
2. รายงานการตรวจสอบการใช้วัสดุสิ้นเปลืองหมายเลข 28 ลงวันที่ วว.ดด.ปปป.

หัวหน้าสำนัก Stepanov D.V.

เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องตัดสินทรัพย์วัสดุบางอย่างออกทันทีและควบคุมการมีอยู่ของรายการทั้งหมดในสถานที่ขององค์กรที่ได้รับมอบหมายหมายเลขสินค้าคงคลัง หากตรวจพบการละเมิด พนักงานที่รับผิดชอบทางการเงินจะต้องรับผิดชอบจากรายได้ของตนเอง ดังนั้นการจดบันทึกจึงเป็นเรื่องที่น่าสนใจของเขา

บันทึกการบริการคือข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ใช้เป็นเครื่องมือในการโต้ตอบทางธุรกิจภายใน บันทึกการบริการถูกรวบรวมโดยเกี่ยวข้องกับแผนกเฉพาะขององค์กรหรือพนักงานแต่ละคนเมื่อแผนกและหน่วยโครงสร้างอื่น ๆ ถูกบังคับให้มีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหา บันทึกช่วยจำภายในซึ่งแตกต่างจากบันทึกช่วยจำคือวิธีการสื่อสารระหว่างแผนกและพนักงานที่มีสถานะเป็นทางการเท่ากัน แต่ไม่ได้รายงานต่อกันโดยตรง

วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำ

บันทึกการบริการตามกฎแล้วจะถูกร่างขึ้นในรูปแบบใด ๆ แต่จะต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อของเอกสารนั่นคือ "บันทึก";
• ผู้รับระบุชื่อเต็มและตำแหน่งในคดีมรดก
• ชื่อเรื่องก่อนข้อความของบันทึกคือหัวข้อของบันทึก
• ข้อความจริงของบันทึกช่วยจำซึ่งอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันและแนะนำตัวเลือกสำหรับการแก้ปัญหาหรือแสดงคำขอ
• ตำแหน่งผู้เขียนบันทึกพร้อมชื่อนามสกุลและลายเซ็น
• วันที่จัดทำเอกสารและเลขที่เอกสาร

ตัวอย่างบันทึกการซื้อคอมพิวเตอร์

บันทึกการบริการ
05.10.2013 № 2
มอสโก

เกี่ยวกับการซ่อมคอมพิวเตอร์ (เปลี่ยน)

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าตั้งแต่วันที่ 20 กันยายน 2013 ความล้มเหลวของซอฟต์แวร์มักเกิดขึ้นในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ผู้จัดการฝ่ายขาย Larisa Ivanovna Korovko

ในการนี้ข้าพเจ้าขอให้ซ่อมแซมหรือเปลี่ยนคอมพิวเตอร์เครื่องนี้

ตัวอย่างบันทึกในการออกผลิตภัณฑ์

หมายเหตุการบริการ
2013-09-20-CN ลงวันที่ 20/09/2013

เกี่ยวกับการออกผลิตภัณฑ์

ฉันขอให้คุณประสานงานการรณรงค์ Voditsa TM

วัตถุประสงค์ของการดำเนินการ:

• ยอดค้าปลีกน้ำผลไม้ Voditsa TM เพิ่มขึ้น
• เพิ่มการกระจายตัวของตัวเลขและคุณภาพ

ระยะเวลาโปรโมชั่น: ตุลาคม-พฤศจิกายน 2556

ภูมิภาค: Alexandrovsk, Cheryomushki

ผู้เข้าร่วมการดำเนินการ: ผู้ขายร้านค้าปลีก

กลไกการส่งเสริมการขาย: เมื่อร้านค้าสั่งน้ำผลไม้ TM “Voditsa” 5 ลิตร น้ำผลไม้ TM “Voditsa” 1 ลิตรจะเป็นของขวัญ

การกระจายเงินรางวัล:
Aleksandrovsk - 400 แพ็คเกจ (แต่ละอัน 1 ลิตร)
Cheryomushki - 60 แพ็ค (ละ 1 ลิตร)
ประสิทธิภาพ: ยอดขายตามแผนเพิ่มขึ้น 30-40%
สินค้าที่ไม่ได้ใช้ส่วนที่เหลือจะถูกส่งคืนไปยังคลังสินค้า

บันทึกช่วยจำจะถูกวาดลงบนแผ่น A4 หากองค์กรไม่ดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ควรจัดทำเอกสารนี้หากพนักงาน (ไม่ว่าเขาจะดำรงตำแหน่งใดก็ตามในบริษัทที่กำหนด) เห็นว่าจำเป็นต้องนำสิ่งที่สำคัญมาสู่ความสนใจของหัวหน้า บริษัท และเข้าใจว่าเรื่องนี้ไม่สามารถแก้ไขได้หากปราศจากการแทรกแซงส่วนตัว

ความสนใจ!บันทึกมักจะสับสนกับรายงาน

คำขอที่เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งสองประเภทนี้ภายในบริษัทมีความคล้ายคลึงกันในวิธีที่สำคัญที่สุด โดยมีลักษณะเป็นข้อมูลและบ่งบอกถึงการกระทำบางอย่างจากบุคคลที่พวกเขาได้รับการกล่าวถึง

เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะหรือกิจกรรมของแผนกเฉพาะ แต่ถึงอย่างไร, บันทึกช่วยจำจะมีสีตามลำดับชั้นมากขึ้น: จะเขียนเสมอว่า "จากล่างขึ้นบน" นั่นคือจากผู้เชี่ยวชาญระดับล่างไปจนถึงตำแหน่งที่สูงกว่า

จดหมายอย่างเป็นทางการอาจจ่าหน้าถึงตัวแทนที่มีตำแหน่งเดียวกับผู้เขียน และถึงบุคคลที่ดำรงตำแหน่งต่ำกว่า นอกจากนี้ยังส่งถึงตัวแทนขององค์กรพันธมิตรด้วย ในความเป็นจริง บันทึกช่วยจำถือเป็นประเภทย่อยของบันทึกที่เป็นทางการ เช่นเดียวกับบันทึกคำอธิบาย

เกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างบันทึกช่วยจำและรายงาน โปรดดูความเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

ผู้จัดการควรจัดทำเอกสารหรือไม่?

เขาควรทำ แต่ในกรณีที่เขาต้องการถ่ายทอดบางสิ่งให้ผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนกสนใจและคาดหวังให้มีการดำเนินการเฉพาะเจาะจง

บันทึกช่วยจำประกอบด้วยส่วนใดบ้าง?

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วว่า ไม่มีตัวอย่างที่กำหนดไว้เป็นพิเศษสำหรับกระดาษดังกล่าว อย่างไรก็ตามมีกฎเกณฑ์ในการเขียนตามกฎการสื่อสารทางธุรกิจตลอดจนกฎระเบียบภายในของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง

ตัวอย่างของบันทึกดังกล่าวมักจะมีอยู่ในเอกสารท้องถิ่นของบริษัท ในรูปแบบกระดาษ หรือส่งให้กับพนักงานพร้อมกับอีเมลภายในของบริษัท ในกรณีหลัง (หากเป็นเรื่องปกติที่บริษัทของคุณจะจัดการคำขอทางอิเล็กทรอนิกส์) คุณต้องใช้ฟังก์ชันการรับการอ่าน

ใช่คล้ายกัน เอกสารประกอบด้วยเสมอ:

• ชื่อเต็มของบริษัทและหน่วยโครงสร้าง (ที่เขียน)
• ทะเบียนเลขที่;
• ข้อบ่งชี้ของผู้รับ (คุณต้องระบุตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อหรือชื่อเต็มและนามสกุล);
• ชื่อของกระดาษและวัตถุประสงค์ (เช่น บันทึกการซ่อมแซม)
• ข้อความ – ส่วนข้อมูล (กระชับและตรงประเด็น) และการดำเนินการใดที่คาดหวังจากผู้รับ
• วันที่;
• ลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียน

คุณต้องเขียนให้กระชับและตรงประเด็นโดยจำไว้ว่าเวลาในการให้บริการมีจำกัดสำหรับพนักงานแต่ละคนและมีราคาแพง

สำคัญ!ไม่อนุญาตให้มีข้อผิดพลาดในภาษาเขียน คุณควรหลีกเลี่ยงวลีที่งุ่มง่าม สับสนจนเกินไป และยุ่งยากซึ่งสามารถตีความได้หลายความหมาย และบิดเบือนความหมายของสิ่งที่คุณต้องการสื่อ

หลักการเขียนจะเหมือนกันเสมอ: เกิดอะไรขึ้น - คุณต้องการอะไร - ทำไมคุณถึงคิดว่าคนที่คุณกำลังพูดถึงควรทำสิ่งนี้ การเขียนข้อความบนหัวจดหมายพร้อมโลโก้บริษัทจะมีน้ำหนักเพิ่มขึ้น

นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะระบุผลที่ตามมาทางธุรกิจของสถานการณ์ปัจจุบันและการแทรกแซงของผู้รับจะแก้ไขได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น มีคนฝ่าฝืนกิจวัตรภายในและทำให้เกิดความไม่ลงรอยกันในทีม ส่งผลให้เกิดความแตกแยกในแผนก และกระทบต่อจิตวิญญาณของทีมที่จำเป็นในการเพิ่มยอดขาย

วิธีที่ดีที่สุดคือยึดสไตล์ที่เป็นกลางและเหมือนธุรกิจเมื่อติดต่อ. ดังนั้น คุณไม่สามารถใช้วลีคำสแลงที่หยาบคาย บทวิจารณ์ที่สะเทือนอารมณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำที่ไม่เหมาะสม ไม่เหมาะสม หรือผิดจริยธรรม

หากคุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการมากกว่าหนึ่งรายการ คุณต้องระบุการดำเนินการเหล่านั้นในรายการลำดับเลข โดยแต่ละรายการจะขึ้นบรรทัดใหม่ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

คำแนะนำทีละขั้นตอน: วิธีการเขียนอย่างถูกต้อง?

จะเขียนบันทึกถึงผู้กำกับโดยใช้ตัวอย่างได้อย่างไร? ที่มุมขวาบนจะมีการวาด "ส่วนหัว" ของเอกสาร - เอกสารที่จะโอนไปยังใครและแผนกใดต้องแน่ใจว่าได้ระบุตำแหน่งและรายละเอียดหนังสือเดินทาง ด้านล่างตรงกลางคือบันทึกและวัตถุประสงค์ (เช่น สำหรับการซ่อมแซม หรือการตัดเงิน สำหรับการเลื่อนตำแหน่งหรือโบนัสสำหรับพนักงาน) และหมายเลขทะเบียนก็อยู่ที่นั่นด้วย

ด้านล่างนี้คือข้อความ - สาระสำคัญของคำถาม อันดับแรกคือส่วนที่ให้ข้อมูล จากนั้นสิ่งที่คุณต้องการ (เช่น ฉันขอให้คุณออกคำสั่งให้ตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ดังกล่าวและเหตุการณ์ดังกล่าว) หรือฉันขอให้คุณแทนที่ ติดตามอุปกรณ์ในแผนกดังกล่าวและแผนกดังกล่าว (โดยแจ้งก่อนว่าทำไมจึงควรทำ) ต้องทำและอยู่ในสภาพใดที่อุปกรณ์ที่มีอยู่อยู่ในสภาพใด)

เรามาเจาะจงกัน ตัวอย่างลักษณะของกระดาษดังกล่าว.

ผู้อำนวยการทั่วไปของ Lotos-V LLC

เซอร์เกฟ เซอร์เกย์ เซอร์เกวิช

จากผู้จัดการฝ่ายขายอาวุโส Ivanova I.I.

หมายเหตุการบริการหมายเลข 21

(สำหรับการซ่อมแซมและเปลี่ยนอุปกรณ์)

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในแผนกขายของ Lotos-M LLC ไม่เหมาะสำหรับการทำงานต่อไปและจำเป็นต้องเปลี่ยนและซ่อมแซม ดังนั้นในขณะนี้ คอมพิวเตอร์จำนวน 8 เครื่อง (ในอัตราหนึ่งเครื่องสำหรับพนักงานสองคน) มี 5 เครื่องที่ใช้งานไม่ได้โดยสิ้นเชิง และอีก 2 เครื่องได้รับการยอมรับจากผู้ดูแลระบบว่าอยู่ระหว่างการซ่อมแซม ด้วยเหตุนี้ การโต้ตอบกับลูกค้าจึงชะลอตัวลง พนักงานถูกบังคับให้ใช้แล็ปท็อปและแท็บเล็ตส่วนตัวของตนเอง เครื่องพิมพ์ยังถือว่าซ่อมไม่ได้เพราะเก่ามาก

ฉันขอให้คุณ:

1. ซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ 5 เครื่อง
2. สั่งซ่อมคอมพิวเตอร์ 2 เครื่อง
3. เปลี่ยนเครื่องพิมพ์ในแผนก

ขอแสดงความนับถือ

ผู้จัดการฝ่ายขายอาวุโส Ivanova Irina Ivanovna (ลายเซ็น)

เป็นที่ชัดเจนว่าหากพนักงานต้องการบางสิ่งบางอย่างจากพนักงานคนอื่น โดยเฉพาะจากเจ้านาย สิ่งนี้ จะต้องจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรและตามแบบที่จัดตั้งขึ้นในบริษัทใดบริษัทหนึ่งตามหลักจรรยาบรรณทางธุรกิจ

สิ่งนี้รับประกันได้ว่าการอุทธรณ์ของคุณจะไม่ถูกควบคุมโดยไม่มีใครดูแล และจะได้รับคำตอบที่ครอบคลุม และด้วยวิธีนี้เท่านั้นที่จะถือว่าการอุทธรณ์ของคุณเป็นไปตามเหตุผล และไม่ใช่คำขอส่วนตัวที่ฝ่ายบริหาร (ระดับสูงหรือทั่วไป) สามารถเพิกเฉยได้