Revizija monetarnih dokumenata u proračunskoj instituciji. Ured fonda

Kao što praksa pokazuje, računovodstvo omotnice s markicama postavlja puno pitanja. Nažalost, nova pravila proračunskog računovodstva nisu dala nikakva pojašnjenja po ovom pitanju. Ali, na temelju odredbi regulatornih pravnih akata, prava odluka možete ga pronaći. Naš materijal će vam pomoći u tome.

Jesu li kuverte novčani dokumenti?

Na temelju analize normi stavka 107. Uputa o proračunskom računovodstvu, koji je odobren Nalogom Ministarstva financija Rusije od 30. prosinca 2009. br. 148n, omotnice s žigom treba uzeti u obzir kao dio novčanih dokumenata ( iako su samo žigovi izravno navedeni u ovom regulatornom aktu). Stoga se omotnice s markicama drže samo na blagajni ustanove.

Osobitosti gotovinske transakcije

Svako premještanje označenih koverti evidentira se u Knjizi blagajne ustanove (f. 0504514). Osnova za knjiženje u nju su blagajnički nalozi: potvrde (f. 0310001) se koriste pri prijemu omotnica u blagajnu, a izdaci (f. 0310002) se koriste pri izdavanju iz blagajne. Blagajnički nalozi imaju oznaku "Stočko" i evidentiraju se u Dnevniku evidentiranja ulaznih i izlaznih blagajničkih dokumenata (f. 0310003) odvojeno od prometa s ostalim sredstvima.

Kupljene kuverte s žigom blagajnik prihvaća za izvješćivanje (uključujući i na temelju računa primljenog od komunikacijskih institucija).

Knjigovodstvo prometa s novčanim ispravama vodi se na posebnim listovima knjige blagajne (odvojeno od prometa s gotovim novcem). Međutim, sačuvana je jedinstvena kontinuirana i redna numeracija listova.

Imajte na umu da u skladu s pismom Središnje banke Ruske Federacije od 28. kolovoza 2007. br. 29-1-1-10/3669, blagajnik institucije zahtijeva od blagajnika institucije dnevno prikazivanje stanja gotovine u blagajni u Knjizi blagajne i računovodstvu podnijeti blagajničko izvješće. U pismu Banke Rusije ništa se ne govori o novčanim dokumentima. Stoga se može pretpostaviti da ako nema kretanja novčanih dokumenata, nije potrebno dnevno povlačiti stanje na njima na blagajnu institucije.

Kontrolu nad ispravnim vođenjem knjige blagajne ima glavni računovođa ustanove.

Zapamtite nijanse prijelaznog razdoblja

Napominjemo da se postupak knjiženja novčanih isprava koji je trenutno na snazi ​​bitno razlikuje od onoga koji se primjenjivao prije stupanja na snagu Upute br. 148n. Konkretno, sada je propisano da se računovodstvo novčanih dokumenata provodi zajedno s drugim sredstvima i valutom u jedinstvenoj knjizi blagajne institucije (točka 3. Dodatka br. 2. Upute br. 148n).

Imajte na umu: Uputa br. 148n stupila je na snagu 17. ožujka 2009., ali se njezin učinak primjenjuje na transakcije prikazane u proračunskom računovodstvu od 1. siječnja 2009.
Stoga, Metodološke upute za prijelaz na nove odredbe Uputa o proračunskom računovodstvu (poslane pismom Ministarstva financija Rusije od 10. travnja 2009. br. 02-06-07/1505) utvrđuju sljedeća pravila.

Prvo, ponovna registracija i ispravak primarnih dokumenata koji su već generirani od početka godine neprihvatljivi su. Drugo, kada se vodi jedinstvena knjiga blagajne, njezini listovi formirani prije primjene odredaba Upute br. 148n ne izdaju se ponovno.

Drugim riječima, listovi knjige blagajne "zalihe" ispunjeni od siječnja tekuće godine, potpisani, prošiveni i numerirani, moraju se pohraniti paralelno s glavnom jedinstvenom knjigom blagajne. A zasebni listovi jedinstvene knjige blagajne, koji odražavaju kretanje novčanih dokumenata, formiraju se s žigom "Stok" počevši od trenutka prelaska institucije na nova računovodstvena pravila (na primjer, od 1. lipnja ove godine).

Pohranjivanje novčanih dokumenata...

…V proračunska institucija u organizaciji blagajne. Označene omotnice čuvaju se na mjestima (prostorije, sefovi) koja ispunjavaju uvjete za njihovu sigurnost. Blagajnik, kao odgovorna osoba, osigurava pravilno vođenje računa o njihovom primitku i izdavanju.

Izdavanje novčanih isprava

Označene omotnice blagajnik predaje na korištenje financijski odgovornim osobama koje su odgovorne za izradu, izdavanje i korištenje omotnica za izvješće.

Popis imenovanih radnika utvrđuje čelnik ustanove.

Uz blagajničke isprave sastavlja se račun ili evidentira promet u Izdajni dnevnik za iskazivanje blagajničkih isprava. Treba odražavati sljedeće podatke:

Datum izdavanja novčanih isprava;

Prezime, ime, patronim osobe kojoj se izdaju;

Broj izdanih omotnica s markicama;

Troškovi izdanih novčanih dokumenata;

Potpis pri primitku.

Razlozi za otpis koverti

Označene omotnice obično se izdaju na rok od najviše mjesec dana (konkretno razdoblje utvrđeno je računovodstvenom politikom ustanove) na temelju dopis, formirana na ime čelnika ustanove. U napomeni je naznačen potreban broj označenih koverti, kao i podaci o dugu na ranije izdanim označenim kovertama.

Nakon rok odgovorna osoba popunjava Predujam (f. 0504049), u kojem količinski i troškovno opisuje podatke o izdanim označenim omotnicama.

Računovođa priznaje izdatke za novčane dokumente tek nakon dokumentarne potvrde o njihovom slanju poštom. To se dokazuje popunjenim Očevidnikom poslanih omotnica s žigom, potpisanim od strane odgovorne osobe. Obrazac dokumenta nije normativno odobren, pa ga institucija treba samostalno izraditi i tu činjenicu evidentirati u svojim računovodstvenim politikama.

Na primjer, registar bi mogao izgledati ovako:

Očevidnik se prilaže uz predujam koji sastavlja zaposlenik i predaje ga u računovodstvo.
Odgovorna osoba može pokvariti prazninu omotnice s markom. Još nema objašnjenja za otpis oštećenih obrazaca novčanih isprava. Stoga preporučamo da ih otpišete prema Zakonu o otpisu obrazaca strogog izvješća (obrazac 0504816) ili samostalno izradite sličan obrazac, osiguravši ga u računovodstvenoj politici ustanove. Ovako otpisane označene kuverte uništavaju se (spaljivanjem, drobljenjem u komade npr. sjeckalicom).

Analitičko računovodstvo

Napominjemo da se analitičko knjigovodstvo vodi prema vrsti označenih omotnica i njihovoj vrijednosti u Knjigovodstvenoj kartici sredstava i obračuna (f. 0504051). U tom slučaju operacije na kretanju označenih omotnica odražavaju se u Dnevniku za ostale operacije.

Računovodstvena evidencija

Troškovi povezani s kupnjom označenih omotnica prikazani su pod podčlankom 221 „Komunikacijske usluge” (Upute o postupku primjene proračunske klasifikacije Ruske Federacije, odobrene naredbom Ministarstva financija Rusije od 25. prosinca 2008. br. 145n ). Same omotnice se evidentiraju na kontu 201 05 000 “Dokumenti o gotovini”.
Transakcije s označenim omotnicama prikazane su u sljedećim unosima:

	Zaduženje	Kreditna
Trošak kuverti s markicama plaćen je bankovnom doznakom prije isporuke (u okviru proračunskih aktivnosti)*		304 05 221 “Obračuni za plaćanja iz proračuna s financijskim tijelima za plaćanje komunikacijskih usluga”
Plaća se bankovnom doznakom za troškove omotnica s markicama prije isporuke (kao dio aktivnosti stvaranja prihoda)*	“Povećanje potraživanja za izdane predujmove za komunikacijske usluge”	“Raspolaganje sredstvima ustanove sa računa”
Na blagajnu ustanove stigle su označene kuverte s računom	"Primici gotovinskih dokumenata"	“Povećanje obveza za plaćanje komunikacijskih usluga”

Vrlo često računovođa može imati pitanja o postupku vođenja knjige blagajne, odnosno o odrazu transakcija na novčanim dokumentima u njoj. U ovom slučaju, s jedne strane, zahtjevi naloga Ministarstva financija Rusije "O odobrenju jedinstvenog kontnog plana računovodstvo za organe državna vlast" od 1. prosinca 2010., br. 157n i naloga Ministarstva financija Rusije "O odobravanju obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata i računovodstvenih registara" od 15. prosinca 2012., br. 173n, ali s druge strane to je nezgodno, jer u jednom danu možda neće biti transakcija samo s gotovinom, već i s novčanim dokumentima. Dakle, možda neće biti prijenosnog salda s lista na list. U ovom slučaju neće biti korespondencije brojeva s lista na list Vrlo često računovođe vode dvije knjige blagajne odjednom, za blagajnu i knjigu zaliha.

Još 2009. godine Ministarstvo financija Rusije u svojoj naredbi br. 148n od 30. prosinca 2008. „O odobrenju uputa za proračunsko računovodstvo” izrazilo je zahtjev za odrazom transakcija s novčanim dokumentima u knjizi blagajne. Oslanjajući se na ova narudžba regulatorna tijela tvrde da je nemoguće voditi posebnu knjigu za dionički fond. Dana 1. siječnja 2012. stupio je na snagu Pravilnik o postupku obavljanja gotovinskih transakcija s novčanicama i kovanicama Banke Rusije na području Rusije. A Uredba br. 373-P, naprotiv, otkazana je jedinstveni standard o jedinstvenoj knjizi blagajne. To znači da računovođa ima svako pravo voditi posebnu knjigu blagajne za dionički fond.

Razmatra se glavni smjer trošenja novčanih dokumenata. Svi zahtjevi za nagodbe s odgovornim osobama malo su drugačiji, a posebno ovise o tome kako se odvija proces nagodbe, u gotovini ili novčanim dokumentima. Komparativna analiza zahtjevi izgledaju ovako:

Poslovi za izdavanje sredstava, ako postoji nalog upravitelja i novčanih dokumenata za odgovarajuće namjene;

Operacije povećanja potraživanja, unovčiti samo u nedostatku duga na sredstvima, dok novčani dokumenti nisu navedeni;

Gotovina i novčane isprave samo na temelju predujma uz obvezno prilaganje popratnih dokumenata.

Sada je održavanje računovodstva u 1C Računovodstvo 8.2 jednostavno kao guljenje krušaka, samo se pretplatite za kupnju partnerskog tečaja http://buhkurs82.v1c.info/

Sada je jasno da ako institucija daje zaposleniku gotovinu i novčane dokumente na odgovornost, onda je nužno voditi posebnu evidenciju isplata.

Tipična pogreška pri računovodstvu novčanih dokumenata je istovremeni otpis apsolutno svih kupljenih novčanih dokumenata i njihovo izdavanje zaposleniku na čuvanje. U ovom slučaju može se postaviti pitanje: kako opravdati takav postupak?

Da biste to učinili, morate priložiti sve dokumente koji potvrđuju ova činjenica predujmnom izvješću o utrošku novčanih isprava. To može biti registar korespondencije kada se koriste omotnice ili označeni komadi vaučera ako imate vaučer za sanatorij.

Jesu li kuverte novčani dokumenti?

Na temelju analize normi stavka 107. Uputa o proračunskom računovodstvu, koji je odobren Nalogom Ministarstva financija Rusije od 30. prosinca 2009. br. 148n, omotnice s žigom treba uzeti u obzir kao dio novčanih dokumenata ( iako su samo žigovi izravno navedeni u ovom regulatornom aktu). Stoga se omotnice s markicama drže samo na blagajni ustanove.

Značajke gotovinskog prometa

Svako premještanje označenih koverti evidentira se u Knjizi blagajne ustanove (f. 0504514). Osnova za knjiženje u njega su blagajnički nalozi: dolazni (f. 0310001) nalozi za zaprimanje koverti na blagajni, a izlazni (f. 0310002) nalozi za izdavanje iz blagajne. Vode se u Dnevniku evidentiranja ulaznih i izlaznih blagajničkih dokumenata (f. 0310003) odvojeno od prometa s ostalim novčanim sredstvima.

Kupljene kuverte s žigom blagajnik prihvaća za izvješćivanje (uključujući i na temelju računa primljenog od komunikacijskih institucija).

Knjigovodstvo prometa s novčanim ispravama vodi se na posebnim listovima knjige blagajne (odvojeno od prometa s gotovim novcem). Međutim, sačuvana je jedinstvena kontinuirana i redna numeracija listova.

Imajte na umu da u skladu s pismom Središnje banke Ruske Federacije od 28. kolovoza 2007. br. 29-1-1-10/3669, blagajnik institucije zahtijeva od blagajnika institucije dnevno prikazivanje stanja gotovine u blagajni u Knjizi blagajne i računovodstvu podnijeti blagajničko izvješće. U pismu Banke Rusije ništa se ne govori o novčanim dokumentima. Stoga se može pretpostaviti da ako nema kretanja novčanih dokumenata, nije potrebno dnevno povlačiti stanje na njima na blagajnu institucije. Kontrolu nad ispravnim vođenjem knjige blagajne ima glavni računovođa ustanove.

Izdavanje novčanih isprava

Označene omotnice blagajnik predaje na korištenje financijski odgovornim osobama koje su odgovorne za izradu, izdavanje i korištenje omotnica za izvješće.

Uz blagajničke isprave sastavlja se račun ili evidentira promet u Izdajni dnevnik za iskazivanje blagajničkih isprava. Treba odražavati sljedeće podatke:

• datum izdavanja novčanih isprava;
• prezime, ime, patronim osobe kojoj se izdaju;
• broj izdanih omotnica s markicama;
• trošak izdanih novčanih dokumenata;
• potpis pri primitku.

Razlozi za otpis koverti

Označene omotnice izdaju se u pravilu na rok od najviše mjesec dana (konkretno razdoblje utvrđeno je računovodstvenom politikom ustanove) na temelju dopisa voditelju ustanove. U napomeni je naznačen potreban broj označenih koverti, kao i podaci o dugu na ranije izdanim označenim kovertama.

Po isteku utvrđenog roka, odgovorna osoba popunjava Predujam (f. 0504049), u kojem količinski i troškovno opisuje podatke o izdanim označenim kovertama.

Računovođa priznaje izdatke za novčane dokumente tek nakon dokumentarne potvrde o njihovom slanju poštom.

Analitičko računovodstvo

Napominjemo da se analitičko knjigovodstvo vodi prema vrsti označenih omotnica i njihovoj vrijednosti u Knjigovodstvenoj kartici sredstava i obračuna (f. 0504051). U tom slučaju operacije na kretanju označenih omotnica odražavaju se u Dnevniku za ostale operacije.

Računovodstvena evidencija

Troškovi povezani s kupnjom označenih omotnica prikazani su pod podčlankom 221 „Komunikacijske usluge” (Upute o postupku primjene proračunske klasifikacije Ruske Federacije, odobrene naredbom Ministarstva financija Rusije od 25. prosinca 2008. br. 145n ). Same omotnice se evidentiraju na kontu 201 35 000 “Dokumenti o gotovini”.

Transakcije s označenim omotnicama prikazane su u sljedećim unosima:

Sadržaj operacije	Zaduženje	Kreditna
Uplaćena akontacija za koverte s markama (Prijava za gotovinske troškove)	206.21 560 “Obračuni predujmova za komunikacijske usluge”	201.11 18.01 610 “Institucionalna sredstva na osobnim računima kod uprave za riznicu”
Označene koverte pisane su velikim slovima na blagajni ustanove (PKO zaliha)	201.35 510 "Novčani dokumenti"	302.21 730 "Izračuni za komunikacijske usluge"
Akontacija se knjiži prilikom preuzimanja koverti s markom u računovodstvo (automatsko knjiženje akontacije)	302.21 830 "Izračuni za komunikacijske usluge"	206.21 660 “Obračun predujma za komunikacijske usluge”
Označene koverte su izdate odgovornoj osobi (RKO zaliha)	208.21 560	201.35 610 "Novčani dokumenti"
Otpisan je trošak utrošenih kuverti s markama (akontacija odgovornoj osobi)	109.71 221 “Režijski troškovi”	208.21 660 “Obračuni s odgovornim osobama za plaćanje komunikacijskih usluga”
Povrat neiskorištenih koverti s markicama (PKO stock)	201.35 510 “Dokumenti o gotovini”	208.21 660 “Obračuni s odgovornim osobama za plaćanje komunikacijskih usluga”

Odrazimo ove operacije u 1C: Računovodstveni program javne ustanove 8:

1. Navedena je akontacija za omotnice s markicama. Operacija "Predujmovi dobavljačima", primatelj uplate je Federalno državno unitarno poduzeće Ruska pošta. Kupujemo kuverte s markicama u iznosu od 2000 rubalja.

2. Označene koverte uplaćuju se u blagajnu ustanove. Dokument je blagajnički nalog. Operacija - akvizicija novčanih dokumenata.

3. Označene koverte izdaju se odgovornoj osobi. Dokument - Rashodni blagajnički nalog. Operacija - izdavanje dokumenata iz blagajne za izvješćivanje.

Kao rezultat knjiženja dokumenta primamo sljedeće transakcije:

4. Otpisan je trošak potrošenih kuverti s markicama. Dokumenti - Predujam odgovornoj osobi, kartica Predujam, obračunski promet.

5. Povrat neiskorištenih koverti s markama. Dokument - Prijamni blagajnički nalog, operacija - Povrat gotovine od odgovorne osobe.

Stukačeva Viktorija,

Konzultant u tvrtki ANT-HILL

Razmotrivši problem, došli smo do sljedećeg zaključka:
Novčani dokumenti (označene kuverte) predmet su bilančnog knjigovodstva na računu 0 201 35 000 "Blagovni dokumenti".
Knjigovodstveno evidentiranje kretanja označenih omotnica provodi se izdavanjem blagajničkih potvrda i naloga za razduživanje na kojima se upisuje “Stanje”.
Promet po računu vodi se na posebnim listovima knjige blagajne ustanove s upisom "Stanje" iu Dnevniku za ostalo poslovanje na temelju isprava koje se prilažu blagajničkim izvješćima.

Obrazloženje za zaključak:
U skladu s klauzulom 169 "Upute za primjenu Jedinstvenog kontnog plana ...", odobrenog od strane Ministarstva financija Rusije od 1. prosinca 2010. N 157n (dalje u tekstu N 157n), označene omotnice odnose se na novčane isprave i vode se na bilansnom kontu 0 201 35 000 "Dokumenti za gotovinu".
Pohrana novčanih isprava obavlja se u blagajni ustanove (Uputa br. 157n).
Prijem takvih dokumenata u blagajnu i izdavanje iz blagajne takvih dokumenata formaliziraju se ulaznim blagajničkim nalozima (obrazac 0310001) i izlaznim blagajničkim nalozima (obrazac 0310002) uz evidentiranje unosa „Stanje” na njima.
Označene omotnice primaju se u blagajnu ustanove po nominalnoj vrijednosti na temelju primarnih dokumenata dobavljača ili avansnog izvješća koje podnosi odgovorna osoba (s priloženom popratnom dokumentacijom).
Analitičko knjigovodstvo za račun 0 201 35 000 potrebno je voditi u zasebnim Knjigovodstvenim karticama sredstava i obračuna (obrazac 0504051) (u daljnjem tekstu: Kartica), otvorenim za svaku vrstu novčane isprave.
Kartica se otvara s evidencijom iznosa stanja na početku godine. Tekući upisi vrše se najkasnije do sljedeći dan nakon obavljene transakcije. Na kraju mjeseca u Kartici se obračunavaju ukupna stanja.
Ako je potrebno prikazati kvantitativne podatke, institucija može karticu dopuniti odgovarajućim stupcima. Promijenjeni oblik kartice treba utvrditi u računovodstvenoj politici ustanove.
Važno je napomenuti da se izdani blagajnički i izdatni nalozi s upisom “Fond” moraju evidentirati u očevidniku primitnih i izdatnih blagajničkih isprava odvojeno od blagajničkih i izdatnih naloga kojima se dokumentira blagajnički promet. A računovodstvo za transakcije s novčanim dokumentima treba voditi na posebnim listovima knjige blagajne (obrazac 0504514) institucije s unosom "Stanje" na njima (Uputa br. 157n). Registracija pojedinačnih listova knjige blagajne provodi se redom prema datumima transakcija.
Upise u knjigu blagajne vrši blagajnik odmah po prijemu, odnosno izdavanju blagajničkih dokumenata za svaki račun zaliha i nalog za zaduženje zaliha. Ukupni pokazatelji prometa za dan i pokazatelji stanja na kraju dana formiraju se prema novčanim dokumentima odvojeno od gotovine. Štoviše, linije “uključujući on plaće“ i „Ukupno stanje gotovine u blagajni na kraju dana” se ne popunjava.
Stranice knjige blagajne s unosom "Stanje" blagajnik formira samo radnim danom kada postoji stanje gotovinskih dokumenata u blagajni ili njihovo kretanje.
Podsjetimo, računovodstvo u institucijama javnog sektora vodi se obračunskom metodom, prema kojoj se rezultati transakcija priznaju po njihovom završetku, neovisno o tome kada je novac (ili novčani ekvivalent) primljen ili isplaćen u obračunima vezanim uz provedbu ove transakcije (Upute br. 157n). U odnosu na knjiženje novčanih isprava, to znači da će se “gotovinski” izdaci obračunavati u računovodstvu prilikom plaćanja novčanih isprava, a “stvarni” rashodi će se formirati nakon što se iskoriste na propisani način.
Dakle, otpis novčanih dokumenata iz bilance moguć je tek nakon što se na propisani način potvrdi činjenica njihove uporabe.
Za potvrdu korištenja označenih omotnica, odgovorna osoba mora računovodstvu dostaviti avansno izvješće uz dokumente koji potvrđuju nastale troškove. Na primjer, izvješću se može priložiti registar poštanske pošiljke, razvijen u ustanovi (za slanje obične korespondencije), ili potvrde i popisi primljeni u poštanskom uredu prilikom slanja preporučene pošiljke, au slučaju oštećenja omotnice - oštećena omotnica.
Knjigovodstvo prometa s novčanim ispravama vodi se u Dnevniku za ostali promet (obrazac 0504071) na temelju isprava koje su priložene blagajničkim izvješćima (Uputa br. 157n).
Dnevnik se otvara prijenosom stanja na početak razdoblja. Odražava promet za cijelo razdoblje, prikazuje stanja na kraju razdoblja i generira promet za prijenos na glavna knjiga(Obrazac 0504072).
Dnevnik potpisuje glavni računovođa ustanove ili njegov zamjenik i izvršitelj koji ga je sastavio.
U zaključku napominjemo da u cijelom zadnjih godina Postupak vođenja evidencije novčanih isprava, uključujući i označene omotnice, nije se mijenjao.
Prema paragrafu 6 Upute 157n metode ocjenjivanja pojedinačne vrste imovinu i obveze, kao i druge odluke potrebne za organiziranje i vođenje računovodstvenih evidencija, odobravaju se aktima računovodstvenog subjekta pri oblikovanju računovodstvenih politika.
Stoga bi detaljan postupak evidentiranja transakcija s novčanim dokumentima trebao biti sadržan u računovodstvenoj politici institucije.

Pripremljen odgovor:
Stručnjak Službe pravnog savjetovanja GARANT
Vasiljeva Irina

Kontrola kvalitete odgovora:
Recenzent Službe pravnog savjetovanja GARANT
Milijarda Marija

Materijal se priprema na temelju individualnih pisano savjetovanje pruža u sklopu usluge Pravno savjetovanje.