La palabra "función" en la traducción del latín significa "comisión", "ejecución".

Las actividades de los gerentes pueden representarse como un proceso continuo de desempeño de funciones gerenciales.

Funciones de gestión: tipos especializados de actividades de gestión; Separar las áreas de actividad de gestión, que permitan ejercer la acción de control.

Cualquier función de gestión incluye la recopilación de información, su transformación, el desarrollo de una solución, darle forma y llevarla a los ejecutantes.

Las funciones de control se caracterizan por las siguientes propiedades:

se realizan en cada sistema productivo y en cada nivel de gestión;

inherente a la gestión de cualquier organización;

Dividir el contenido de las actividades de gestión en tipos de trabajo según la secuencia.

su implementación en el tiempo;

relativamente independientes y al mismo tiempo interactúan estrechamente.

En la literatura científica, tanto extranjera como nacional, existen diferentes puntos de vista sobre la clasificación de las funciones directivas, aunque, en esencia, difieren solo en ciertos parámetros. Por ejemplo, E. P. Golubkov destaca características tales como:

definición de metas y objetivos de la organización;

planificación;

organización;

· motivación;

· coordinación y regulación;

contabilidad, análisis y control. Golubkov E. P. Gestión. M., 1993. S. 11.

A su vez, M. Meskon se refiere a las funciones de gestión de las siguientes actividades:

· planificación estratégica;

planificar la implementación de la estrategia;

Organización de la interacción y poderes;

organizaciones de construcción;

motivación. Meskon M., Albert M., Hedouri F. Fundamentos de la gestión. M., 1995. S. 20.

Las funciones de gestión se pueden caracterizar de la siguiente manera:

Funciones de control	Operaciones
Planificación	Realizar pronósticos. Definir objetivos. Desarrolle una estrategia. Esbozar un programa de acción. Calcular plazos y normas. Determinar las fuentes de financiación. Desarrollar políticas y procedimientos.
Organización	Desarrollar una estructura organizativa. Transferir autoridad. Definir las relaciones de trabajo. Desarrollar un proceso de toma de decisiones. Definir comunicaciones.
Motivación	Averiguar las necesidades del personal. Determinar incentivos para satisfacer las necesidades de cada empleado.
Control	Definir estándares de desempeño. Asegúrese de que estén medidos. Evaluar los resultados. Hazles ajustes. Tener en cuenta el lado conductual del control.
Actividades de mercadeo	Definir la misión y responsabilidad social de la organización. Estudiar y formar las necesidades de bienes y servicios.
Actividad de innovación	Proporcionar una estructura organizativa flexible. Crear un departamento analítico capaz de captar señales débiles del entorno externo. Para formar un tipo empresarial de comportamiento organizacional. Crear un sistema de apoyo para los innovadores.
desarrollo humano recursos	Velar por el reclutamiento y selección de personal. Desarrollar una "filosofía de la empresa", incluido un código de conducta empresarial para el personal. Llevar a cabo la planificación de carrera. Realizar evaluaciones del personal anualmente. Desarrollar un programa de capacitación y desarrollo.
gerencial asesoramiento	Proporcionar un diagnóstico de patologías organizacionales y disfunciones de gestión. Desarrolle un plan para superarlos.

En la práctica gerencial, existen dos tipos de funciones gerenciales: básicas y específicas.

Las funciones principales de la gestión se pueden atribuir correctamente a todo el complejo de trabajo obligatorio, que está sujeto a una implementación rigurosa en el proceso de implementación de una función de gestión específica en una secuencia determinada: previsión, organización, planificación, motivación, control, contabilidad, análisis , preparación y decisiones de gestión.

La función de la planificación es determinar los objetivos de la organización y desarrollar medidas para alcanzarlos. Son acciones mediante las cuales la gerencia da una dirección unificada a los esfuerzos de todos los miembros de la organización.

La función de organizar actividades es crear una estructura de gestión empresarial, determinar tareas para departamentos, establecer el orden de su interacción, seleccionar personas para un trabajo específico, otorgarles autoridad y responsabilidad. Esta es la única función que interconecta y mejora la eficacia de todas las demás funciones de gestión.

La función de coordinación está dirigida a lograr consistencia y armonía en las actividades conjuntas de todos los elementos (áreas de actividad, divisiones, servicios, departamentos, subsistemas) de la empresa. La función de coordinar actividades conjuntas puede llamarse "establecer el sistema".

La función de regulación asegura la implementación de las actividades actuales relacionadas con la eliminación de desviaciones del modo de operación especificado del sistema organizacional. Se utiliza en el proceso de gestión operativa de las actividades conjuntas de personas por despacho a partir del control y análisis de esta actividad.

La función de la motivación es motivar al personal a una actividad eficaz y consciente para lograr los objetivos de la organización. Su objetivo es determinar las necesidades del personal, desarrollar sistemas de remuneración por el trabajo realizado y utilizar varios sistemas de remuneración.

La función de control consiste en monitorear los procesos en curso en el objeto gestionado, comparando los resultados reales logrados con los planificados e identificando las desviaciones. Está más estrechamente relacionado con la función de planificación, ya que controla el movimiento de la organización hacia sus objetivos.

La función de contabilidad de actividades se implementa para obtener información completa sobre el estado de la actividad (productiva, comercial, financiera, etc.). Consiste en medir, registrar y agrupar datos que caracterizan el objeto de control. Distinguir contabilidad contable, operativa y estadística.

La función del análisis de actividad consiste en un estudio integral de las actividades de la empresa utilizando métodos analíticos y económico-matemáticos para evaluarla objetivamente, identificar cuellos de botella en el desarrollo de la organización y posibles formas de mejorar la situación actual. Una importante tarea de análisis es establecer el grado de supervivencia de la empresa, su capacidad para resistir factores desestabilizadores externos e internos.

La función de toma de decisiones consiste en la elección que debe hacer el gerente para cumplir con las responsabilidades de su trabajo. Con la ayuda de las decisiones de gestión, se implementan todas las funciones de gestión anteriores.

Las funciones de gestión específicas como áreas de actividad profesional más separadas e independientes en relación con las nuevas condiciones económicas ocupan posiciones clave. Es sobre la base del análisis de funciones específicas que forman la estructura de gestión, llevan a cabo la selección y colocación de personal, desarrollan sistemas de información y organizan el trabajo de oficina.

Las funciones de gestión específicas definirán claramente qué, a quién y cuándo hacer. El desempeño de funciones específicas en el complejo constituye el proceso de gestión de una organización (empresa). De esto podemos sacar la conclusión principal de que el desempeño de funciones específicas depende de la competencia, la flexibilidad, la eficiencia, el espíritu emprendedor de los gerentes y, como resultado, la finalización exitosa de las tareas de producción, la calidad del trabajo y los productos y la competitividad. del producto. Las funciones de gestión contribuyen al establecimiento y buen funcionamiento de todas las divisiones de la estructura de gestión actual para las comunicaciones verticales y horizontales. Partiendo de tal premisa, A.Ya. Kibanov subdivide todas las funciones de gestión en externas, internas, principales, básicas, auxiliares, útiles, dañinas, antinaturales y de duplicación. Kibanov A. Ya. La administración es la ciencia de la administración. M.: 1997.

Se pueden distinguir las siguientes funciones específicas:

· Gestión de la producción principal;

· Gestión de la producción auxiliar y de servicios;

· Gestión laboral y de nómina;

· Gestión de la calidad del producto;

· Gestión de personal;

· Gestión financiera;

· Gestión de marketing;

Gestión del desarrollo social del equipo;

Cada función específica de gestión en una organización es compleja en contenido e incluye funciones generales: planificación, organización, regulación, motivación, control, análisis, etc.

Así, existen funciones de dirección generales y especializadas. Las funciones generales de la dirección son la planificación, la organización, la regulación investigación, motivación, control y análisis. Las funciones especializadas se clasifican según el área de gestión.

función de control

Las funciones de gestión suelen clasificar la información económica. A su vez, se distinguen los siguientes grupos: planificados, normativos y de referencia, contables y operativos (actuales).

Planificado información: información sobre los parámetros del objeto para el período futuro. Esta información es la orientación de todas las actividades del objeto.

Ejemplo 4 La información planificada de un objeto puede ser indicadores tales como el plan de producción, el beneficio planificado de las ventas, la demanda esperada de productos, el calendario de exámenes, etc.

Referencia La información contiene diversos datos normativos y de referencia. Rara vez se actualiza.

Ejemplo 5 Los datos normativos de referencia en la empresa son:

• tiempo destinado a la fabricación de una pieza típica (tasa de mano de obra);
• el salario medio diario de un trabajador por categoría;
• salario del empleado;
• dirección del proveedor o del comprador, etc.

contabilidad La información es información que caracteriza las actividades de la empresa durante un cierto período de tiempo pasado. En base a esta información se realizan las siguientes acciones: se ajusta la información planificada, se realiza un análisis de las actividades económicas de la empresa, se toman decisiones sobre una gestión más eficiente del trabajo, etc.
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En la práctica, la información contable se puede utilizar como información contable, información estadística e información contable operativa.

Ejemplo 6 La información contable es: la cantidad de productos vendidos durante un cierto período de tiempo; carga diaria promedio o tiempo de inactividad de las máquinas, publicado en el registro de evaluación, etc.

Operacional (actual) la información es información utilizada en la gestión operativa y que caracteriza los procesos de producción en el período de tiempo actual (dado). Se imponen requisitos serios a la información operativa en cuanto a la velocidad de recepción y procesamiento, así como el grado de su confiabilidad. El éxito de la empresa en el mercado depende en gran medida de la rapidez y eficacia con que se procese.

Ejemplo 7 La información operativa es:

• el número de piezas fabricadas por hora, turno, día;
• el número de productos vendidos por día oa una hora determinada;
• el volumen de materias primas del proveedor al inicio de la jornada laboral, etc.

3 Formas de adecuación de la información

Para el consumidor de información, una característica muy importante es su adecuación.

Adecuación de la información- este es un cierto nivel de correspondencia de la imagen creada con la ayuda de la información recibida a un objeto real, proceso, fenómeno, etc.

La corrección de la toma de decisiones por parte de una persona depende del grado de adecuación de la información al estado real de un objeto o proceso.

Ejemplo 1 Se graduó con éxito de la escuela secundaria y desea continuar su educación en una dirección técnica (software, por ejemplo). Al hablar con amigos, descubrirá que se puede obtener una formación similar en diferentes instituciones educativas. Como resultado de tales conversaciones, recibes información muy contradictoria que no te permite tomar una decisión a favor de una u otra opción͵ ᴛ.ᴇ. La información recibida no es adecuada al estado real de las cosas. Para obtener información más confiable, compre una guía para postulantes a instituciones educativas de la ciudad y la región, de la cual obtendrá información completa. En este caso, podemos decir que la información que recibió del libro de referencia refleja adecuadamente las áreas de estudio en las universidades y lo ayuda a tomar su decisión final.

La adecuación de la información se puede expresar de tres formas: semántica, sintáctica, pragmática.

Función de control - concepto y tipos. Clasificación y características de la categoría "Función de control" 2017, 2018.

- La gestión de carrera en función de la gestión de personal.

En un sentido amplio, una carrera puede verse como un avance activo de una persona para dominar y mejorar una forma de vida que asegure su estabilidad en el flujo de la vida social. En sentido estricto, una carrera es un hecho propio subjetivamente realizado... .

- Formación y desarrollo profesional de los empleados en función de la gestión de personal

La discrepancia entre la calificación del personal y las necesidades de la empresa afecta negativamente los resultados de sus actividades. El desarrollo del personal es la condición más importante para el desarrollo exitoso de cualquier empresa. La organización de la formación profesional es una de las principales ... .

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La selección de personal es una serie de actividades y actividades realizadas por una empresa u organización para identificar de la lista de solicitantes a la persona o personas más adecuadas para una vacante de trabajo. La selección de personal es uno de los elementos clave del personal... .

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El tema principal de la evaluación del personal es el establecimiento de sus indicadores, que permiten determinar el cumplimiento de los requisitos por parte de los empleados. Todos los indicadores se pueden dividir condicionalmente en tres grupos: productividad laboral; conducta profesional; cualidades personales. ... .

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Las comunicaciones en una organización son interacciones informativas en las que las personas participan en el desempeño de sus deberes funcionales o descripciones de puestos. El ambiente interno de la organización. Toda organización tiene ambientes internos y externos en los cuales... .

- Tema 4. La planificación como función importante de la gestión de proyectos

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La motivación es el proceso de crear un sistema de condiciones o motivos que afectan el comportamiento de una persona, lo dirigen en la dirección necesaria para la organización, regulan su intensidad, límites, lo alientan a mostrar conciencia, perseverancia, diligencia en ...

La división del trabajo, que se interpreta como diferenciación, especialización de la actividad laboral, ha dado lugar a la separación y existencia de diversos tipos de actividad laboral.

función de control es un tipo de actividad de gestión caracterizada por un conjunto separado de tareas y llevada a cabo mediante técnicas y métodos especiales. Las funciones deben tener un contenido, un procedimiento de ejecución y una estructura claramente definidos, dentro de los cuales se complete su aislamiento organizativo. Las principales características de las funciones de control son las siguientes características:

Homogeneidad del contenido del trabajo realizado dentro de la misma función;

Orientación de destino de estos trabajos;

Un conjunto separado de tareas a realizar.

Hay funciones gerenciales generales (Fig. 2.1) y específicas (Fig. 2.2).

Funciones generales, de ejecución obligatoria en cualquier sistema organizativo: planificación, organización, motivación, control, coordinación. Características de las funciones generales de gestión: siempre se aplican de manera integral a toda la gama de acciones de gestión, no dependen del objeto de gestión, tienen una participación diferente en la estructura de actividades de los gerentes en varios niveles, no existen límites rígidos e inequívocos entre funciones .

Específico (específico) Las funciones reflejan las especificidades de un sistema organizacional particular. Las funciones específicas surgen como resultado de la imposición de funciones generales de gestión sobre las características específicas de los objetos de gestión, y su lista depende de la lista de objetos de gestión, por ejemplo, recursos, procesos y resultados. Desde este punto de vista, la organización es vista como un conjunto de entradas, salidas y procesos de transformación de los recursos de entrada en resultados de salida. En este caso, se distinguen las siguientes funciones específicas de gestión:

- recursos. La organización en el curso de sus actividades utiliza recursos: materiales, laborales, financieros, de información, tecnológicos, etc. En consecuencia, se distinguen funciones específicas: gestión de inventarios, gestión financiera, gestión de personal, etc.;

- procesos. Hay muchos procesos en la organización, los más importantes de los cuales son el suministro, la producción y la comercialización de productos. Así, se distinguen las siguientes funciones: gestión de suministros técnicos y materiales, gestión de ventas, gestión de producción principal, gestión de producción auxiliar, etc.;

- resultados. Los resultados (salidas del sistema) incluyen: utilidad, rentabilidad, volúmenes de producción y ventas, costos, calidad del producto, etc. En consecuencia, se distinguen funciones: gestión de calidad, gestión del desempeño, gestión de costos, etc.

La gestión empresarial es un conjunto de funciones implementadas en un cierto orden.

1. Planificación - desarrollo de un programa de acción, que servirá en el futuro como base para la formación del sistema de producción o un medio para mantener su existencia efectiva. Planificación - interactiva] el proceso de toma de decisiones preliminares (según el concepto del profesor alemán D. Hahn) basado en un sistema de parámetros de producción calculados e interdependientes que determinan los objetivos de la próxima actividad y los medios para lograrlos, los métodos y condiciones de trabajo. La planificación como función de gestión se considera en términos de nivel, tiempo, objetivos:

- planificación estratégica- forma un sistema de decisiones que cubre un período significativo de tiempo, se refiere a la planificación integrada a largo plazo que establece los objetivos principales de la organización, los métodos y métodos de su acción, el procedimiento para adquirir, distribuir y usar recursos para lograr objetivos establecidos ;

- planificación táctica- el proceso de elaboración de planes diferenciados por ejecutantes y tiempos para el uso de los recursos, determinados por el plan estratégico, tiene el carácter de planificación a mediano y corto plazo.

Un análisis de la función de planificación indica que las empresas elaboran planes estratégicos a largo plazo y operativos y tácticos a corto plazo (Fig. 2.3). La planificación se considera como una función de gestión al más alto nivel de gestión y se lleva a cabo en todos los niveles de gestión dentro de la competencia correspondiente al nivel de la jerarquía. Cada nivel de gestión, al planificar sus actividades para una determinada perspectiva, recibe información de entrada de un plan de un nivel superior de este sistema y emite información como dato inicial para la elaboración de un plan del siguiente nivel. Tareas de planificación:

Asegurar el desarrollo decidido de la organización;

Orientación prospectiva y reconocimiento temprano de problemas de desarrollo;

Coordinación de actividades de las divisiones estructurales y de personal;

Creación de una base objetiva para un control efectivo;

Estimulación de la actividad laboral del personal;

Soporte de información de los empleados de la organización.

Arroz. 2.3. Esquema de correspondencia entre niveles de planificación y niveles de gestión

Para tener en cuenta los posibles cambios en el entorno externo al planificar, se utilizan métodos de pronóstico. Pronóstico- esta es una predicción científica del posible estado de la economía, la sociedad, la organización en el futuro. Pronóstico representa un cierto sistema de evaluación probabilística de la naturaleza de los cambios en los objetivos y formas de desarrollo del objeto de control junto con los recursos materiales. Los pronósticos en los negocios sobre problemas socioeconómicos complejos se desarrollan, por regla general, para los períodos a largo y medio plazo. Muy a menudo, los pronósticos se utilizan en la planificación estratégica.

Al planificar, se desarrolla un conjunto de medidas que determina la secuencia de consecución de objetivos específicos, teniendo en cuenta el uso más eficiente de los recursos por parte de cada eslabón productivo. Las grandes organizaciones tienden a planificar de arriba hacia abajo. La planificación se lleva a cabo al más alto nivel de gestión y tiene el carácter de directiva para los niveles inferiores de gestión. El enlace superior determina los objetivos, las direcciones principales y las principales tareas económicas del desarrollo de la organización. En el siguiente nivel, se especifican teniendo en cuenta las capacidades del siguiente nivel inferior. La planificación consta de etapas y procedimientos separados para su implementación, que están en una cierta conexión lógica y se llevan a cabo en una secuencia que se repite constantemente, formando un ciclo de planificación específico en la empresa. El proceso de planificación incluye tres pasos:

establecer la tarea de planificación (incluye la formación de una meta y el análisis del problema de planificación);

desarrollo de un plan (prevé la formación de posibles opciones para resolver el problema de planificación, prediciendo las posibles consecuencias de su implementación para la organización, evaluando opciones y tomando una decisión planificada);

Implementación de una decisión planificada (consiste en llevar la decisión a los ejecutantes en forma de objetivos planificados, estándares, indicadores).

2. Organización cómo la función de gestión forma la estructura de la empresa, la mejora, desarrolla modos de operación, crea mecanismos para adaptarse a los cambios en las relaciones externas e internas en el sistema de gestión. En el marco de la estructura organizativa se desarrolla todo el proceso de gestión.

Estructura de organización- un sistema lógicamente fundamentado de relaciones entre los niveles de gestión y las áreas funcionales, que le permite alcanzar de la manera más efectiva los objetivos de la organización. La función de la organización está dirigida a crear las condiciones necesarias para el logro de los objetivos. Las principales tareas de la función de organización:

Formación de la estructura de la organización basada en el tamaño de la empresa, sus objetivos, tecnología, personal, etc.;

Establecimiento de parámetros específicos, modos de funcionamiento de las divisiones, relaciones entre divisiones;

Provisión de recursos (humanos, materiales, financieros, informativos).

La organización, como función de gestión, debe asegurarse de que el sistema existente cumpla con los nuevos objetivos establecidos en los objetivos de planificación.

En caso de incumplimiento, se crean nuevos sistemas o se reorganizan los antiguos para dotarlos de las cualidades necesarias para alcanzar los objetivos. El principal indicador de un alto nivel de organización es una respuesta rápida a los cambios en los factores ambientales.

La organización proporciona a la empresa todo lo necesario para su funcionamiento exitoso: materias primas, equipos, dinero, personal, etc. Desde un punto de vista técnico, los elementos principales de la organización son: capital, mano de obra, entorno externo. En el proceso de producción, la organización transforma los factores primarios, capital y trabajo, rodeados por el ambiente externo, en productos. La salida es utilizada por el entorno, que proporciona capital y mano de obra adicionales como entradas para los circuitos de retroalimentación (Figura 2.4).

Una organización es también una estructura social y es una colección de muchos elementos sociales. La estructura organizativa de la empresa refleja las propiedades básicas de la empresa. El proyecto de organización empresarial incluye la planificación organizativa, que incluye:

Determinar los tipos de actividades productivas requeridas;

Distribución de derechos y obligaciones de acuerdo con los cargos y funciones previstas por el sistema de gestión elegido;

Provisión de empleados en todos los niveles del sistema de gestión de la información.

Con la ayuda de la estructura organizativa de gestión, el jefe de la empresa realiza funciones de gestión para armonizar las actividades de todos los departamentos. Hay dos conceptos principales de la organización de la gestión:

· autocracia- los dueños de la propiedad disponen de ella unilateralmente y pueden introducir cualquier forma de gestión, independientemente de la opinión del equipo;

· participativo gestión (participativa) - el colectivo juega un papel importante en la toma de decisiones estratégicas; cada miembro del equipo tiene derecho a conocer la situación financiera, metas, expresar sus opiniones y sugerencias. La gestión participativa le da a la organización una ventaja significativa por el involucramiento de especialistas en la toma de decisiones y por ser un fuerte factor motivador, ya que incide en el clima psicológico del equipo, desarrolla el sentido de la responsabilidad, el involucramiento en un causa común, ayuda a afirmarse.

3. Control de ejecución - consiste en comprobar si todo marcha según el programa adoptado, los principios organizativos establecidos y las órdenes dadas. Su finalidad es identificar los errores cometidos para corregirlos y evitar su repetición en el futuro. Con base en los resultados del control, se toman decisiones gerenciales destinadas a desarrollar nuevos planes, reorganizar el sistema de producción, activar y coordinar sus actividades.

Las decisiones tomadas como resultado de la planificación, en el curso de su implementación, requieren evaluación y ajuste dependiendo de las condiciones cambiantes. El control de ejecución y la evaluación de la implementación de la decisión son la base para la regulación cualitativa de la implementación de los planes.

El proceso de control consta de las siguientes etapas:

Establecimiento de estándares (criterios) para evaluar la implementación de las decisiones y pronosticar sus consecuencias. Los estándares son metas específicas, cuyo grado de logro es medible. Los estándares establecen el marco de tiempo para la realización del trabajo y los criterios específicos por los cuales se juzga el trabajo. Los criterios se miden en términos cuantitativos (beneficio, volumen de ventas) o indicadores indirectos (aumento de la satisfacción laboral). Los criterios para evaluar la implementación de las decisiones se establecen por el costo de los recursos materiales, el tiempo de trabajo, por la cantidad y calidad de los desarrollos terminados;

Recopilación de información sobre el estado actual de las cosas;

Comparación del estado actual de la situación con la previsión y evaluación de la ejecución de los planes de acuerdo con los criterios establecidos. En esta etapa, se realizan las siguientes acciones: se determina la escala de desviaciones permisibles, se miden los resultados, se evalúa la información sobre los resultados obtenidos, los resultados se comparan con los estándares establecidos;

Correcciones (si es necesario) de planes y criterios para su implementación, corrección de procedimientos de toma de decisiones, consecuencias de la implementación de decisiones de mala calidad. En esta etapa, el gerente determina qué acciones se deben tomar: eliminar las desviaciones, cambiar los estándares o no interferir con el trabajo si los resultados reales coinciden con los establecidos.

El control se clasifica de acuerdo con los siguientes criterios.

Niveles de planificación:

Control integral: utilizado por el nivel superior de gestión y está diseñado para evaluar el desarrollo de la empresa de acuerdo con planes a largo plazo a largo plazo en la dirección de lograr los objetivos principales;

el control sobre la implementación de planes tácticos se deriva del control integral y se lleva a cabo mediante la evaluación de la eficacia del funcionamiento de las unidades empresariales en términos de costos de recursos para lograr las metas establecidas;

el control operativo corresponde al nivel inferior de gestión y asegura la implementación de los planes operativos y tácticos de las unidades empresariales.

A tiempo:

Control preliminar - control de entrada de todo tipo de recursos, realizado antes del inicio real del trabajo, tiene como objetivo: proporcionar las condiciones necesarias para un trabajo ininterrumpido y de alta calidad, utilizado en relación con los recursos humanos, materiales y financieros;

control actual: el control realizado en la etapa del proceso económico tiene como objetivo mejorar y coordinar las actividades y tiene como objetivo la detección oportuna y, si es posible, la eliminación de las desviaciones de los parámetros especificados que surgen en el curso del trabajo. sobre la base de la retroalimentación, que es la recepción de datos sobre los procesos de avance;

control final - control realizado después de que se ha completado el trabajo, tiene el objetivo de: la formación de recompensas motivacionales, el ajuste del comportamiento de los gerentes, las decisiones tomadas, la formación de planes para el futuro basados ​​en un análisis de los resultados obtenidos .

Por etapas del proceso de producción:

control de entrada;

Operacional;

control de productos terminados;

control de transporte y almacenamiento.

Por sujetos de control: control realizado por gerentes, maestro de control, departamento de control técnico, inspectores de control, agencias gubernamentales, agencias internacionales.

Según el grado de mecanización:

control manual;

· control mecanizado;

· control automatizado;

Control automático.

Según el método de obtención y tratamiento de la información:

control de registro;

· control estadístico;

· liquidación y control analítico.

Por grado de cobertura:

control completo;

control selectivo.

Por régimen:

control mejorado

controles normales

Para recolectar y evaluar la información se necesitan canales confiables de enlace de información directos e inversos, orientados a los niveles de gestión adecuados. Cada nivel de gestión empresarial debe corresponder al nivel de planificación y control proporcionado por la información relevante. Para que el control sea efectivo, debe tener las siguientes propiedades:

Enfoque estratégico - reflejar y apoyar las prioridades generales de la organización;

Orientación a Resultados – ayudar a la organización a alcanzar sus metas y formular nuevas metas para asegurar su supervivencia en el futuro;

Puntualidad: para determinar el intervalo de tiempo para el control y brindar la oportunidad de eliminar las desviaciones antes de que creen un problema;

Flexibilidad - para adaptarse a los cambios en curso;

Simplicidad: los métodos simples de control son más económicos, brindan una mejor comprensión de sus objetivos y herramientas;

Rentabilidad: el costo del monitoreo no debe exceder los beneficios que genera.

La evaluación del sistema de control debe realizarse periódicamente según determinados criterios: el cumplimiento de las tareas de control (determinación de las desviaciones), la rentabilidad del control (estimación de los costes asociados a la detección y eliminación de las deficiencias identificadas en el control proceso), el efecto del impacto en las personas (la actitud de los empleados hacia el sistema de control utilizado).

4. Motivación - el proceso de motivarse a uno mismo y a los demás a actuar para alcanzar las metas personales y las metas de la organización. La motivación se considera en dos aspectos:

Como proceso psicológico que activa la conducta y crea un impulso dirigido a lograr una meta específica;

Creación de causas y condiciones que favorezcan el trabajo eficaz, teniendo en cuenta las necesidades, la psicología y el comportamiento.

Principios básicos de la motivación:

Establecer metas y objetivos claros;

Vinculación de resultados y recompensas;

Creación de condiciones favorables para un trabajo efectivo;

Unidad de métodos morales y materiales de estimulación;

Contabilización de las cualidades personales del empleado;

Aprovechar los incentivos positivos.

5. Coordinación es un tipo de actividad para armonizar y agilizar a los participantes en el proceso unidos por un objetivo común y actividades conjuntas de tal manera que mejoren el funcionamiento de la empresa y hagan posible su éxito. Para asegurar la sincronización de las actividades y la interacción de varias partes de la organización, se utiliza la coordinación, que garantiza la integridad y estabilidad de la organización. Cuanto mayor sea el grado de división del trabajo y cuanto más estrecha sea la interdependencia de los departamentos, mayor será la necesidad de coordinación. Por su naturaleza, las actividades de coordinación son:

- preventivo- actividades destinadas a anticipar problemas y dificultades;

- eliminando– actividades diseñadas para eliminar las interrupciones que ocurren en el sistema;

- regulador– actividades destinadas a mantener el esquema de trabajo existente;

- estimulante- actividades destinadas a mejorar el rendimiento de un sistema o de una organización existente, incluso en ausencia de problemas específicos.

La eficacia de la coordinación depende directamente del nivel de desarrollo de la comunicación y del nivel de intercambio de información. El proceso de transferencia de información se divide en directo: del líder al subordinado e inverso: del subordinado al líder. Las actividades de coordinación se llevan a cabo utilizando ciertos mecanismos:

· coordinación informal no programada, que se basa en el entendimiento mutuo, actitudes comunes y estereotipos psicológicos, dictando la necesidad de un trabajo conjunto coordinado e interacción;

· Coordinación impersonal programable, que utiliza métodos estándar y reglas de trabajo. Por ejemplo, puedes ahorrar mucho tiempo si estableces una forma de resolver problemas que se repiten con frecuencia;

coordinación individual, que utiliza un enfoque individual para cada empleado;

· coordinación de grupo, que le permite resolver problemas de coordinación en reuniones de grupo.

Las empresas pueden utilizar uno o más de estos enfoques (mecanismos) para implementar la coordinación. Una gran empresa utiliza un estilo de gestión autoritario, que se caracteriza por un mayor grado de formalización, mayor estandarización y división en divisiones por tecnología o función. Este estilo prevé estructuras jerárquicas altas, pequeñas áreas de control y una centralización significativa. En este caso, la coordinación se realiza a lo largo de la jerarquía de gestión, sobre la base de la carta, los procedimientos de organización y la estrategia adoptada.

Las funciones de gestión anteriores están interrelacionadas (Fig. 2.5), tienen propiedades interpenetrantes y no se llevan a cabo secuencialmente, es decir. la ejecución de una función no se detiene hasta que comienza la siguiente función.

Arroz. 2.5. Diagrama de correspondencia de los niveles de las principales funciones de gestión

La planificación penetra en los procesos de organización y control de la ejecución del trabajo. Cada función de control tiene un impacto en otra función y todas se combinan en un solo proceso de control.

· 3.3. Funciones de control

Se entiende por gestión la provisión de la meta establecida, sujeta a la ejecución de las siguientes funciones: organización, planificación, contabilidad, análisis, control, estimulación.

La gestión es un proceso con propósito que incluye algunos elementos básicos que se consideran como las funciones principales de la gestión. En la práctica de la gestión, hay dos tipos de funciones de gestión.

Tipos de funciones de control

· principal - todo el complejo de trabajo obligatorio, que está sujeto a una implementación estricta en el proceso de implementación de una función de gestión específica en una secuencia determinada: previsión; organización; planificación; motivación; control; contabilidad; análisis; preparación y adopción de decisiones gerenciales

· específico - están más aislados, representan áreas independientes de actividad profesional. Es sobre la base del análisis de funciones específicas que forman la estructura de gestión, llevan a cabo la selección y colocación de personal, desarrollan sistemas de información y organizan el trabajo de oficina. Las funciones de gestión específicas definirán claramente qué, a quién y cuándo hacer. El desempeño de funciones específicas en el complejo constituye el proceso de gestión de una organización (empresa). De esto podemos sacar la conclusión principal de que el desempeño de funciones específicas depende de la competencia, la flexibilidad, la eficiencia, el espíritu emprendedor de los gerentes y, como resultado, la finalización exitosa de las tareas de producción, la calidad del trabajo y los productos y la competitividad. del producto.

Las funciones de gestión contribuyen al establecimiento y buen funcionamiento de todas las divisiones de la estructura de gestión actual para las comunicaciones verticales y horizontales. Todas las funciones de control se pueden dividir en externas e internas; principales, principales y auxiliares, útiles y perjudiciales; antinatural; duplicando Las funciones se derivan de las tareas que resuelve una unidad estructural, por ejemplo, el departamento de producción de una empresa de construcción de maquinaria:

· establecer estrechos contactos con el departamento de investigación y desarrollo;

· preparación de nuevos productos para su lanzamiento a producción;

· planificar la adquisición de equipos y preparación para el trabajo;

· estimular el desarrollo de la iniciativa de racionalización de los empleados;

· análisis del costo del trabajo, el uso de computadoras y el presupuesto del departamento.

Función del departamento de producción. puede descomponer y definir subfunciones:

· uso racional de las capacidades productivas, herramientas y dispositivos;

· determinación de las normas de tiempo para la fabricación de productos;

· asegurar la calidad del trabajo;

· preparación de documentación de producción;

· determinación del monto de las inversiones de capital;

· desarrollo de formas de servicio para consumidores de productos;

· desarrollo de formas de formación avanzada y readiestramiento del personal.

La eficacia del sistema de gestión depende no solo de una elección clara de métodos, principios y funciones de gestión, sino también de factores que aumentan la intensidad del proceso de gestión.

A. Fayol identificó cinco funciones gerenciales: contabilidad; análisis; planificación; control; regulación, que sirven de base para el análisis de los sistemas de información.

Función de gestión - contabilidad

contabilidad la función es desarrollar o utilizar formularios y métodos preparados para contabilizar el desempeño de la empresa: contabilidad, contabilidad financiera, contabilidad de gestión, etc. En general, la contabilidad se puede definir como recibir, registrar, acumular, procesar y proporcionar información sobre procesos comerciales reales.

Contabilidad- el proceso de obtener información objetiva sobre la situación actual en la instalación recopilando los valores reales de los parámetros y procesándolos de acuerdo con algoritmos específicos. Después de presentar los planes al contratista, a menudo resulta que la empresa se desvía del plan. Las razones pueden ser diferentes: la influencia del entorno, la inexactitud y ejecución incorrecta, la imperfección de la planificación en sí. Para llevar la empresa a una trayectoria planificada, es necesario regular sus actividades. Y para esto necesita recopilar datos sobre el trabajo de esta empresa. La fase de contabilidad se ocupa de la recopilación de datos para la formación y presentación de informes. Contabilidad del uso de recursos, contabilidad de productos, contabilidad del cumplimiento de pedidos externos, contabilidad de finanzas y muchos otros.

Esta función de control está destinada a fijar los estados del objeto de control, obtener información completa sobre el objeto en el aspecto de interés, así como formular objetivos, es decir. qué es exactamente lo que hay que lograr. Los objetivos bien definidos juegan un papel importante en la gestión y la planificación. La meta es la anticipación mental ideal del resultado de la actividad; el resultado deseado que una persona o toda una empresa se esfuerza por lograr al establecer este objetivo. Se formularon algunas reglas para establecer metas: las metas deben ser específicas; real; flexible y adaptable; compatible; entendido por la gente.

La contabilidad proporciona la parte de gestión de la información del sistema. Esta es la etapa más difícil, porque. no se puede formalizar.

Análisis - función de control

Análisis o la función analítica está asociada al estudio de los resultados de la ejecución de planes y órdenes, la determinación de factores de influencia, la identificación de reservas, el estudio de tendencias de desarrollo, etc. El análisis es realizado por diferentes especialistas dependiendo de la complejidad y nivel del objeto o proceso analizado. Un análisis de los resultados de la actividad económica de la empresa durante un año o más lo llevan a cabo especialistas y, a nivel de taller, departamento, un gerente de este nivel (jefe o su adjunto) junto con un especialista, un economista.

Análisis- el proceso de generación de alternativas en función de la situación de la instalación y los valores deseados de los parámetros fijados en la fase de “Planificación”, por un lado, y el diagnóstico e identificación de los motivos de la desviación del movimiento del sistema de un trayectoria dada, por otro lado. Sobre la base de los datos tomados en cuenta, se extraen conclusiones sobre varios aspectos del trabajo de la empresa.

La planificación de cualquier actividad comienza con un análisis de la situación, porque sin los resultados del análisis es imposible determinar qué oportunidades y recursos están disponibles, qué recursos materiales, financieros, de información y humanos se necesitarán para implementar el plan, cómo cuánto tiempo llevará implementarlo, si los recursos de costos son aceptables, y también es imposible determinar si se necesita planificación y, por lo tanto, es imposible construir un plan.

Luego del análisis de la situación, se identifican problemas y recursos libres. Al planificar, los problemas formarán la base de las metas, y los recursos gratuitos servirán como medio para lograr estas metas.

La planificación es una función de gestión.

Planificación (función planificada) consiste en el desarrollo e implementación de planes para la ejecución de las tareas. Por ejemplo, un plan de negocios para toda la empresa, un plan de producción, un plan de investigación de mercados, un plan financiero, un plan de investigación, etc. para diferentes periodos (año, trimestre, mes, día).

Planificaciónes un proceso sistemático de toma de decisiones orientado al futuro que se desarrolla sobre la base de los objetivos formulados por la organización matriz y las alternativas generadas en la fase de "Análisis". El concepto de "planificación" incluye la definición de objetivos y formas de alcanzarlos. En la economía, la planificación de las actividades de las empresas se lleva a cabo en áreas tan importantes como las ventas, las finanzas, la producción y las compras. Al mismo tiempo, por supuesto, todos los planes privados están estrechamente interconectados. Según muchos autores, la planificación es una de las funciones más importantes de la gestión.

El proceso de planificación se lleva a cabo en 4 etapas.

Etapas del proceso de planificación

· desarrollo de objetivos comunes;

· definición de objetivos específicos y detallados para un determinado,

· período de tiempo relativamente corto;

· definición de tareas y medios para su solución;

· control sobre el logro de las metas mediante la comparación de los indicadores planificados con los reales.

La planificación siempre se guía por los datos del pasado, pero busca determinar y controlar el desarrollo de la empresa en el futuro, por lo tanto, la confiabilidad de la planificación depende de la precisión de los indicadores reales del pasado.

La tecnología de planificación está bien desarrollada y se utiliza constantemente. Con base en el propósito y los principios básicos de la empresa, se formulan objetivos estratégicos que indican qué hacer en general. Luego se concretan en tareas, y esas, en tareas específicas. Además, se calculan los recursos necesarios: material, financiero, personal, temporal y, si es necesario, se revisan las tareas, tareas y objetivos. El resultado es un plan realista. Es muy importante que se necesiten reservas en caso de circunstancias imprevistas.A veces se identifica la gestión estratégica y de largo plazo, táctica y de corto plazo, pero esto no siempre es cierto.

Ejemplo

Cualquier sistema económico serio de gestión estratégica debe incluir un subsistema de control (información) que procese y actualice la información estratégica sobre actividades innovadoras, sobre el estado de los mercados de bienes, servicios y valores, sobre provisión de recursos, sobre condiciones y criterios financieros, sobre la principios y métodos de gestión, etc.

Los resultados de la planificación a menudo se presentan en forma de "plan de negocios". El plan de negocios es uno de los primeros documentos resumidos para justificar inversiones y contiene datos sobre el tipo y volumen de producción, características de los mercados de ventas y materias primas, la necesidad de producción en tierra, energía y recursos laborales, y también contiene una serie de indicadores que dan una idea de la eficiencia comercial, presupuestaria y económica del proyecto en consideración y, en primer lugar, de interés para los participantes-inversores del proyecto.

Está claro que las tecnologías de planificación realmente utilizadas por las empresas son bastante complejas. Por lo general, son manejados por unidades especiales. Los métodos matemáticos de planificación son útiles. En 1975, el Premio Nobel de Economía fue otorgado al matemático soviético Leonid Vitalievich Kantorovich y al economista estadounidense Tjalling Koopmans (nacido en los Países Bajos). El premio fue otorgado por el desarrollo de la teoría del uso óptimo de los recursos, que es una parte importante del arsenal matemático del planificador.

Función de control - regulación

Regulación -formación de acciones de control correctivas que lleven el objeto de control al estado deseado para la implementación de la solución seleccionada en la fase de "Planificación". También, es la selección, análisis y evaluación de formas de lograr las metas. Henri Fayol cree que la gestión, como regulación, también incluye la compilación de una lista de acciones necesarias, es decir. qué se necesita hacer exactamente para implementar la opción elegida en la etapa anterior para lograr los objetivos.

Control - función de control

Control la función la realiza con mayor frecuencia el gerente: control sobre la implementación de planes, el gasto de recursos materiales, el uso de recursos financieros, etc.

Controles una comparación del estado actual del objeto con el deseado. Los siguientes tipos de control se pueden aplicar en la empresa.

Tipos de control

· decisiones organizacionales - asociadas con la reorganización de la empresa, proceso comercial. se caracterizan por el hecho de que ocurren durante un largo período de tiempo, suficiente para atraer a sus propios expertos, y los resultados determinan la eficiencia de la empresa en su conjunto.

· decisión de planificación: estas decisiones se toman con más frecuencia que las organizativas. Debe tener en cuenta la organización actual de los procesos de negocio en la empresa. Y determinan en gran medida las decisiones que se tomarán en los siguientes niveles.

· de gestión operativa - se utilizan principalmente para influir en el objeto de control con el fin de mantener los indicadores planificados. Estas decisiones se toman con mayor frecuencia.

No importa qué tan bien se hagan los planes, por lo general no se pueden llevar a cabo según lo previsto. El futuro no se puede predecir con absoluta precisión. Las condiciones climáticas desfavorables, los accidentes de trabajo y transporte, las enfermedades y los despidos de los empleados y muchas otras razones interrumpen los planes. Estas violaciones, en primer lugar, deben detectarse utilizando el sistema de control. Por ejemplo, debe volver periódicamente, una vez al día, a la semana o al mes, al plan e identificar las desviaciones no deseadas de lo planificado. Hay dos enfoques principales para las desviaciones:

Enfoques de desviación

· soluciones determinadas por la tecnología y el plan de trabajo - volver a la trayectoria de desarrollo planificada. Esto requerirá recursos adicionales: materiales, humanos, financieros. A veces, dichos recursos se crean de acuerdo con el plan, anticipando la posibilidad de complicaciones por adelantado. Pero tenemos que aceptar el hecho de que, en un entorno favorable, dichos recursos estarán "inactivos".

· soluciones en caso de situaciones de emergencia (accidentes, conflictos) - cambiar el plan. Los hitos planificados están siendo reemplazados por otros que son alcanzables de manera realista en la situación actual. La posibilidad de tal enfoque depende de cuán importante sea el plan para la empresa, si es una "ley" o solo una "guía para la acción" que establece la dirección de movimiento deseada.

Controlador

La etapa moderna de la última función es controlar. Controlling (control - liderazgo, regulación, gestión, control) - un nuevo concepto de gestión, generado por la práctica de la gestión empresarial moderna. Según Fayol, "una de las principales razones para el surgimiento e implementación del concepto de control fue la necesidad de integración de varios aspectos de la gestión de procesos de negocio en el sistema organizacional (empresa, firma, banco, organismo gubernamental, etc.) ". El control proporciona una base metodológica e instrumental para apoyar "(incluida la informática) las funciones básicas de la gestión: planificación, control, contabilidad y análisis, así como la evaluación de la situación para la toma de decisiones gerenciales".

Estímulo o función motivacional: el desarrollo y la aplicación de varios métodos para estimular el trabajo de los trabajadores subordinados:

Incentivos financieros: salarios, bonificaciones, promociones, promociones, etc.;

Incentivos psicológicos - gracias, diplomas, títulos, grados, tablas de honor, etc.

En los últimos años, el concepto de "toma de decisiones" y los sistemas, métodos y herramientas de apoyo a la decisión relacionados se han aplicado en el campo de la gestión.

Toma de decisiones - impacto específico en el objeto de control, basado en el análisis de la situación, la definición del objetivo, el desarrollo de un programa para lograr este objetivo.

La estructura de gestión de cualquier organización se divide en tres niveles: operativo, funcional y estratégico.

Organizativo la función es desarrollar una estructura organizativa y un conjunto de documentos reglamentarios: la dotación de personal de una empresa, departamento, laboratorio, grupo, etc. indicando subordinación, responsabilidad, ámbito de competencia, derechos, deberes, etc. la mayoría de las veces esto se establece en la posición del departamento, laboratorio o descripciones de trabajo.

Tipos de información de gestión.

La gestión empresarial no puede llevarse a cabo de manera efectiva sin suficiente información operativa, confiable, oportuna y confiable. La información es la base del proceso de gestión, y la calidad de la gestión empresarial depende en gran medida de lo perfecta que sea. La actividad de información de un gerente requiere que organice claramente el proceso de recopilación, análisis y procesamiento de la información, y debe ser capaz de determinar la importancia o importancia secundaria de la información entrante. Un gerente experimentado también debe ser capaz de agilizar las comunicaciones y el intercambio de información dentro de la empresa y la firma.

El sistema de control recibe del sistema controlado información sobre el estado de los parámetros técnicos y económicos establecidos por él en el proceso de producción y actividades financieras y económicas. En base a la información recibida, el sistema de control (gestión) genera comandos de control y los transfiere al sistema controlado para su ejecución.

La información que funciona en la empresa en el proceso de gestión se puede clasificar de la siguiente manera:

por la forma de exhibición (visual, audiovisual y mixta);

por la forma de presentación (digital, alfabética, codificada);

por rol en el proceso de gestión (analítico, predictivo, de informes, científico, regulatorio);

por calidad (confiable, probabilísticamente fiable, no fiable, falso);

uso posible (necesario, suficiente, redundante);

actualizable™ (constante, variable);

según el grado de actividad de la empresa (económico, empresarial, social, tecnológico);

según la fuente de ocurrencia (intraorganizacional, externa);

por el grado de transformación (primaria, derivada, generalizada);

por tipo de medio (texto impreso, microfilm, película, película de video, medio de máquina);

por tiempo de recepción (periódico, constante, episódico, aleatorio).

Se puede distinguir un tipo más de información que existe en la memoria de cada persona, incluyendo el conocimiento de las ciencias, la experiencia acumulada, la gestión similar (situaciones que ya han sido utilizadas en la gestión, así como los datos publicados en la prensa sobre el trabajo de otros empresas, factores que inciden en la producción y en las actividades y la gestión económica y financiera, etc.

Como ejemplo, aquí hay tres áreas principales para recopilar información sobre un competidor.

Información de mercado.

precios, descuentos, términos de contrato, especificaciones de productos;

volumen, historial, tendencia y pronóstico para un producto específico;

cuota de mercado y sus tendencias;

política y planes de mercado;

relaciones con los clientes y reputación;

el número y ubicación de los agentes de ventas;

canales, políticas y métodos de distribución;

Información sobre producción y productos:

evaluación de la calidad y la eficiencia;

gama de productos;

tecnología y equipamiento;

nivel de costo;

capacidad de producción;

ubicación y tamaño de las unidades de producción y almacenes;

método de embalaje;

entrega;

la posibilidad de realizar investigaciones científicas (I+D).

Información sobre características organizacionales y finanzas:

identificar a los tomadores de decisiones clave;

filosofía de los tomadores de decisiones clave;

condiciones y perspectivas financieras;

programas de expansión y adquisición;

principales desafíos y oportunidades;

programa de investigación.

Se debe prestar mucha atención por parte del gerente a los problemas de seguridad de la información y la prevención de su fuga.

Una declaración interesante de expertos ingleses en el campo de la seguridad de la información es: "No tiene sentido revisar cuidadosamente las instalaciones antes de la reunión, si un empleado no verificado sirve café en la sala sin la supervisión adecuada".

El gerente debe prestar especial atención a la construcción de sistemas de información en la empresa.

Los sistemas de información pueden ser simples. En este caso, la información se entrega desde el lugar de su origen hasta el lugar de consumo. Dicha información puede recibirse por teléfono o mediante señalización como un mensaje único; es característico del nivel inferior de gestión, por ejemplo: lugar de trabajo - maestro. Más comunes son los sistemas de información complejos que corresponden a la complejidad de la producción y la estructura organizativa de gestión, que cubren tanto la gestión lineal como los servicios funcionales de la empresa.

Los sistemas de información difieren:

en procesamiento de información - en centralizado y descentralizado;

grado de cobertura de información - en complejo y local.

Los sistemas de información integrados cubren toda la gama de servicios empresariales, mientras que los locales están diseñados para determinadas funciones de gestión.

Recientemente, al construir sistemas de información, comenzaron a distinguir la información de back-office y front-office. Back-office: dicha información, a la que solo tienen acceso los empleados de la empresa (todos o de ciertos departamentos). Front-office: dicha información, a la que todos tienen acceso, por ejemplo, los clientes de la empresa.

4.1. Tipos de información y requisitos para la misma

La información de gestión se entiende como un conjunto de información sobre lo que sucede dentro de la organización y en su entorno. La posesión de dicha información ayuda al gerente a navegar en situaciones específicas y tomar decisiones gerenciales óptimas. Por lo tanto, la actividad de gestión debe comenzar con la recopilación, acumulación, procesamiento y comprensión de la información. La gestión como proceso de información consiste en el intercambio de información entre el sujeto de gestión, el objeto gestionado y el entorno externo.

Soporte de información de gestión: un conjunto de información sobre el estado y la dinámica del objeto de control, necesaria para la adopción e implementación de decisiones de gestión.

Sin información, es imposible determinar el objetivo exacto de la gestión, evaluar la situación específica, formular claramente el problema, tomar una decisión de gestión racional y monitorear su implementación oportuna. La posesión de información significa la posesión de poder real: la falta de información, así como la presencia de información innecesaria, puede desorganizar cualquier actividad productiva. Sin información, la colaboración es imposible. Los estudios han demostrado que un gerente dedica del 50 al 90% de su tiempo de trabajo al intercambio de información que se produce en el proceso de reuniones, reuniones, conversaciones, reuniones, recepción de visitas, negociaciones varias, etc. Este gasto de tiempo es necesario en la mayoría de los casos, ya que la información se ha convertido en la condición más importante para el funcionamiento eficaz y el desarrollo a largo plazo de cualquier organización.

La necesidad de información de gestión está determinada por el contenido de las tareas a resolver, la comprensión de estas tareas por parte de los empleados, el nivel de experiencia y educación de estos últimos. Cuanto más altos son, menos empleados necesitan información adicional y más detallada. Las actividades organizativas y prácticas del gerente y el aparato gerencial en su conjunto también son en gran medida de naturaleza informativa, ya que incluyen la obtención de información oportuna y precisa para tomar decisiones gerenciales y transmitir información sobre las decisiones tomadas. Asegurar que las decisiones de gestión se tomen con información completa, confiable y oportuna es el problema central y más difícil de organizar la gestión en las empresas industriales. Por lo tanto, la información puede considerarse como un medio para lograr uno de los objetivos principales de la empresa: obtener ganancias.

Las empresas tienen los siguientes tipos de información primaria:

· estadística;

informes operativos;

planificación y económica;

contabilidad;

· financiero;

· técnico;

· tecnológico;

· legal;

diseño;

reparar;

referencia;

· por personal;

· sobre el suministro material y técnico;

· sobre la construcción de capital;

nueva tecnología;

· sobre el racionamiento y la remuneración.

El contenido distingue entre información económica, organizativa, social y científico-técnica. La información económica contiene información sobre la actividad económica de la empresa. La información organizativa refleja los datos necesarios para organizar la gestión empresarial: normativa interna, inicio y final de la jornada laboral, pausas para comer, etc. La información social se forma en el proceso de investigación sociológica, así como en el trabajo del personal operativo. Esta información incluye datos que contienen las características sociales de la fuerza laboral de la empresa. Información científica y técnica: un conjunto de datos necesarios para la implementación de la gestión técnica de la empresa. Incluye varios diagramas, dibujos, especificaciones de equipos, diseños de talleres de producción y auxiliares, instalaciones de almacenamiento, etc.

Según el lugar de formación y la dirección de los flujos de información, se distingue la información entrante, saliente, externa e interna. La información entrante incluye la información recibida por la empresa (documentos que acompañan a las materias primas y materiales importados, órdenes e instrucciones de organismos superiores, nuevos materiales reglamentarios). La información saliente incluye información proveniente de la empresa (diferentes anuncios, solicitudes para el suministro de equipos y materias primas). La información externa consiste en fuentes que caracterizan el entorno externo (estudios de mercado, precios de acciones, precios de servicios de proveedores). La información interna se genera en esta empresa y se utiliza exclusivamente en esta empresa (tarjetas de contabilidad de consumo de materiales, órdenes de pago de productos fabricados, diversos esquemas tecnológicos).

Según su finalidad, la información puede ser operativa, que sirve para ajustar las actividades de la empresa, e informativa, destinada a analizar los resultados de sus actividades.

Si es posible, se destaca la información monopropósito, que permite resolver un solo problema, y ​​polivalente, apta para varios diferentes.

De acuerdo con la integridad de la cobertura del objeto, se distingue información parcial, que solo se puede usar junto con otra, y compleja, que contiene información completa, que le permite tomar cualquier decisión.

Según el grado de aplicación, la información puede ser universal (adecuada para resolver cualquier problema), funcional, para resolver problemas relacionados, individualizada, contiene información solo sobre este problema.

Según el grado de disponibilidad para su uso, la información puede ser primaria, inicial (un conjunto de datos no sistematizados, obtenidos directamente de su fuente y que contienen muchos datos superfluos e innecesarios) y final, derivada, que permite tomar decisiones de gestión informadas.

Según el rol en la gestión, la información se divide en la principal, que es necesaria para el desarrollo de decisiones importantes, y la información auxiliar, que no tiene valor independiente.

Según el grado de importancia, la información se divide en importante y deseable, sin la cual, en casos extremos, puede prescindir.

Según el grado de confiabilidad, se distingue información confiable y probabilística. La naturaleza de este último puede deberse a la imposibilidad fundamental de obtener información precisa de una fuente existente.

Si es posible, la fijación y el almacenamiento asignan información no fija, que está contenida durante algún tiempo en la memoria de las personas, y luego se olvida gradualmente y se fija en los medios, almacenada casi indefinidamente. Actualmente, existen medios reales, magnéticos y electrónicos.

Según los métodos de difusión, la información puede ser oral, escrita y combinada.

Según el momento de recepción y el período de uso, la información puede ser operativa, prospectiva y predictiva.

De acuerdo con el grado de confidencialidad, la información se distingue para uso general, para uso oficial, secreta, ultrasecreta de especial importancia, sujeta a divulgación después de un período específico. El contenido de cada información específica está determinado por las necesidades de las unidades de gestión y las decisiones de gestión que se están desarrollando.

Los requisitos para la información de gestión son los siguientes:

· Relevancia;

· valor;

utilidad;

brevedad;

· claridad;

falta de ambigüedad en la redacción;

puntualidad de la recepción;

correcta selección de información primaria;

Continuidad de la recolección y procesamiento de la información;

exactitud y confiabilidad;

Sistematización óptima.

Cada empresa en el curso de sus actividades de producción acumula una cierta cantidad de conocimiento, experiencia y diversa información que ha llegado a su disposición en forma de datos y se transforma de acuerdo con sus necesidades y requisitos. Esta cantidad acumulada de información se denomina recurso de información de la empresa. Los datos recopilados son un conjunto de valores específicos de parámetros cuantitativos y cualitativos que caracterizan el objeto. Pero a menos que estos datos se organicen adecuadamente y se utilicen para algún propósito, no son información.

Los datos se convierten en información cuando se realiza su significado semántico. Desde el punto de vista de la toma de una decisión empresarial, podemos decir que la información son datos que inciden en la superación de la incertidumbre de elegir una decisión o en relación con la ejecución de determinadas acciones.

Los datos recopilados y los métodos utilizados para recopilarlos varían según los fines específicos de las respectivas empresas.

El principal portador de información es un documento: un objeto material que contiene información en forma fija, redactado de la manera prescrita y que tiene un significado legal de acuerdo con la legislación vigente. El flujo de documentos que pasan secuencialmente por la empresa desde el momento en que se crean o reciben hasta que se ejecutan o envían se denomina flujo de trabajo. Todos los tipos de trabajo de redacción, procesamiento y ejecución de documentos están cubiertos por una sección especial de gestión denominada trabajo de oficina.

La documentación entrante en las empresas se registra en diarios especiales o en tarjetas. Los documentos más importantes se someten a revisión al jefe de la empresa oa sus delegados, a quienes se les delega la autoridad necesaria para tomar decisiones sobre asuntos relevantes. Los resultados de la revisión de los documentos por parte de la administración se reflejan en resoluciones, que deben contener instrucciones claras sobre el procedimiento para ejecutar los documentos. La persona nombrada en primer lugar en la resolución se considera responsable de la ejecución del documento. El documento con la resolución del jefe se envía para su ejecución a la división correspondiente de la empresa para preparar una respuesta o desarrollar cualquier documento interno. Para documentos especialmente importantes, se introduce una contabilidad y control especial bajo la dirección del jefe. Dicho control es realizado por el secretario y registrado en un diario especial. La circulación de la información saliente se realiza en las empresas de acuerdo con el siguiente procedimiento. Elaboran un borrador de documento, que es coordinado, avalado, firmado, registrado y enviado de forma coherente. Al mismo tiempo, es necesario verificar el documento enviado en términos de diseño externo (dirección, fecha, número), la presencia de las solicitudes indicadas en el documento, las visas correspondientes, la firma del titular y el sello. Las copias de los documentos enviados que queden en la empresa deben tener las firmas de las personas que certifiquen la autenticidad de la firma. Los documentos salientes firmados y debidamente ejecutados se entregan a la secretaria para su envío por correo (o por mensajería), y las copias de los documentos se guardan en archivos especiales en la secretaría o en las unidades que prepararon este documento.

El proceso de gestión puede ser visto como un proceso de percepción, transformación y transmisión de información.. Con base en la información recibida, el sistema de control desarrolla comandos de control que se comunican a los ejecutantes en forma de planes, estándares, tareas, órdenes. Los procesos de toma de decisiones gerenciales también se alimentan de información, y el grado de su validez depende de su oportunidad, integridad y confiabilidad.

El gerente, como cualquier empleado del aparato de gestión, al recibir ciertos datos, debe comprender su contenido, evaluar la posibilidad de usarlos para resolver las tareas relevantes. La aclaración del contenido de la información recibida requiere la participación del acervo de conocimientos del empleado, según el nivel de sus calificaciones, especialidad, habilidades y experiencia laboral. El acervo de tales conocimientos está representado por conceptos, juicios, conexiones entre ellos, colocados en la memoria de un determinado trabajador que percibe tal o cual información. Hay un término especial para tal reserva de conocimiento: "tesoro".

Lo incomprensible para el receptor no es información, es ruido semántico. Obviamente, un trabajador calificado puede extraer mucha más información de cualquier mensaje que su colega con menos conocimientos.

Para averiguar el valor de un mensaje en particular para un destinatario de información en particular, se debe tener en cuenta otro aspecto del mensaje: la pragmática. El remitente de la información relevante debe tener en cuenta que el destinatario de este mensaje resuelve ciertos problemas y evalúa este mensaje en términos de influencia en los resultados de la decisión. Al mismo tiempo, la información útil le es entregada sólo por aquella parte del mensaje que contribuye a la justificación de las decisiones gerenciales tomadas. El resto de los datos es ruido pragmático.

Así, la información en gestión debe entenderse como nuevos conocimientos e información que es comprensible y apreciada por el receptor como útil para tomar una decisión de gestión. Para obtener información útil, los flujos de datos disponibles deben pasar el filtro de tres capas apropiado:

· un canal de comunicación físico con un ancho de banda determinado;

· filtro "tesoro", en el que se logra la comprensión;

· filtro pragmático, donde se evalúa la utilidad de los datos.

Cada una de esas capas almacena una cierta parte de los datos, excluyendo el ruido. La capacidad del organismo de control es menor, cuanto más ruido físico, de "tesorería" y pragmático surge, o cuanto menor es el nivel y la confiabilidad de su equipo técnico, menor es la calificación del personal gerencial.

Es bien sabido por la práctica de muchas empresas que cuantos más datos que no están relacionados con el trabajo que se está realizando ingresan al órgano de administración, más difícil es tomar una decisión de administración efectiva de manera oportuna.