ติดตามการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ติดตามการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เหตุผลความจำเป็นในการติดตามการดำเนินการตัดสินใจ

การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร- การดำเนินการตามคำสั่งที่มีอิทธิพลตามเป้าหมายต่อวัตถุการจัดการโดยอิงจากการวิเคราะห์ข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งระบุถึงสถานการณ์การจัดการที่เฉพาะเจาะจง การกำหนดเป้าหมายของการดำเนินการ และมีโปรแกรมสำหรับการบรรลุเป้าหมาย

เมื่อศึกษากระบวนการตัดสินใจทั้งในทางทฤษฎีและในทางปฏิบัติจนกระทั่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ความสนใจหลักอยู่ที่ขั้นตอนของการพัฒนาทางเลือกในการตัดสินใจและประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด ช่องว่างที่พบในการปฏิบัติงานด้านการจัดการในปัจจุบันระหว่างการยอมรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและการนำไปปฏิบัติ ซึ่งแสดงให้เห็นทั้งความล่าช้าในการดำเนินการและในความมีประสิทธิผลไม่เพียงพอของการตัดสินใจที่ดำเนินการ เป็นผลส่วนใหญ่มาจากความเอาใจใส่ที่ไม่เพียงพอของผู้จัดการต่อประเด็นสำคัญดังกล่าว ​​งานของพวกเขาเป็นการจัดการส่วนบุคคล ความจริงก็คือไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาเดียวแม้แต่วิธีที่น่าทึ่งที่สุดที่จะนำไปใช้งานโดยอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ความพยายามและจัดระเบียบการดำเนินการ

ดังนั้นเพื่อให้การดำเนินการตัดสินใจประสบความสำเร็จ องค์กรจะต้องมีกลไกในการดำเนินการ ความซับซ้อนของการจัดระเบียบการดำเนินการตามการตัดสินใจนั้นขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการประสานงานการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่ดำเนินการพร้อม ๆ กันซึ่งอยู่ในขั้นตอนต่าง ๆ ของการดำเนินการ ขั้นตอนการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

การพัฒนาแผนการดำเนินการแก้ไขปัญหา

การจัดการการดำเนินงาน

ติดตามการดำเนินการตามการตัดสินใจ

การประเมินผลการดำเนินงาน

เมื่อพิจารณาเนื้อหาของแต่ละขั้นตอนข้างต้น เราสามารถกำหนดงานหลักต่อไปนี้ของกลไกองค์กรสำหรับการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

1. การพัฒนาแผนสำหรับการดำเนินการแก้ไขปัญหา: การกำหนดชุดของงานที่จำเป็น, การกำหนดจำนวนทรัพยากรที่ต้องการ, การกำหนดจำนวนนักแสดง, การกระจายงาน, ทรัพยากรและนักแสดงตามวัตถุ, งานและกำหนดเวลา

2. การจัดการการดำเนินการตามการตัดสินใจ: การดำเนินกิจกรรมการเรียนการสอนและระเบียบวิธีกับนักแสดง การจัดการส่วนบุคคลในระหว่างการดำเนินการตัดสินใจ การให้ความช่วยเหลือแก่นักแสดงในกรณีที่เกิดปัญหา

3. การติดตามการนำโซลูชันไปใช้: การติดตามการปฏิบัติตามคุณลักษณะหลักของโซลูชันที่นำไปใช้ การติดตามการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการดำเนินการ การติดตามสถานะของสถานการณ์ปัญหา การเปลี่ยนแปลง (หากจำเป็น) ในโปรแกรมการนำโซลูชันไปใช้

4. การประเมินผลการดำเนินงาน: การประเมินประสิทธิผลที่แท้จริงของโซลูชันเป็นระยะ, การคาดการณ์การสิ้นสุดอายุการใช้งานของโซลูชัน, การพิจารณาความจำเป็นในการปรับเปลี่ยนโซลูชันที่มีอยู่หรือนำโซลูชันใหม่มาใช้, การสะสม, การจัดระบบประสบการณ์และการพัฒนา อัลกอริธึมสำหรับการนำโซลูชันมาตรฐานไปใช้

การควบคุมในฐานะหน้าที่การจัดการคือกระบวนการเพื่อให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้และการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่นำมาใช้ ในด้านหนึ่ง กระบวนการควบคุมคือกระบวนการสร้างมาตรฐาน การกำหนดผลลัพธ์ที่แท้จริงที่ได้รับ และการเบี่ยงเบนไปจากบรรทัดฐาน ในทางกลับกันกระบวนการติดตามความคืบหน้าของการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและการประเมินผลลัพธ์ที่ทำได้ ผลลัพธ์ของการควบคุมเป็นพื้นฐานสำหรับการปรับการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้เมื่อตรวจพบการเบี่ยงเบนที่สำคัญจากความคืบหน้าตามแผนของการตัดสินใจ กล่าวอีกนัยหนึ่งการควบคุมคือกระบวนการเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับกับผลลัพธ์ที่วางแผนไว้และหากจำเป็นให้ใช้มาตรการแก้ไขที่เหมาะสม

ความไม่แน่นอนซึ่งเป็นคุณลักษณะสำคัญของอนาคตเป็นเหตุผลหลักสำหรับการควบคุมในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

การควบคุมจะมาพร้อมกับทุกขั้นตอนของกระบวนการ บนพื้นฐานนี้ การควบคุมประเภทหลักต่อไปนี้จะมีความโดดเด่น

การควบคุมเบื้องต้นดำเนินการก่อนเริ่มกิจกรรมเพื่อพัฒนาแนวทางแก้ไข เป้าหมายคือเพื่อป้องกันการเกิดผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ก่อนที่จะเกิดขึ้นโดยการพัฒนาเกณฑ์การประเมิน วิธีการแก้ไขจุดบกพร่อง และกฎระเบียบสำหรับการดำเนินการควบคุม การตรวจสอบเบื้องต้นใช้เพื่อเปิดเผยอาการและสาเหตุของปัญหา วิเคราะห์ความไม่แน่นอน กำหนดข้อจำกัด และประเมินทางเลือกอื่น ตัวอย่างของการควบคุมเบื้องต้นคือการดำเนินการของคณะกรรมการประเมินบทความของร่างงบประมาณของภูมิภาคมอสโกเมื่อนำงบประมาณสำหรับปีหน้าไปใช้

การควบคุมปัจจุบันจะถูกนำไปใช้โดยตรงในระหว่างกระบวนการดำเนินการแก้ไขปัญหา ดำเนินการโดยผู้จัดการและขึ้นอยู่กับการวัดและการศึกษาผลลัพธ์ระดับกลางที่แท้จริงของงานที่ดำเนินการภายใต้อิทธิพลของปัจจัยภายในและภายนอก การติดตามผลงานของนักแสดงเป็นประจำและการอภิปรายประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นทำให้สามารถขจัดความเบี่ยงเบนในปัจจุบันจากแผนที่วางแผนไว้ได้อย่างรวดเร็วและปรับกระบวนการแก้ไขปัญหาล่วงหน้า

การควบคุมแก้ไขมุ่งเป้าไปที่การกระทำที่ได้ดำเนินการไปแล้วและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น มีจุดมุ่งหมายเพื่อแก้ไขสถานการณ์เมื่อทราบผลลัพธ์ของการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและขัดแย้งกับค่านิยมที่วางแผนไว้ เป้าหมายหลักคือการป้องกันไม่ให้สถานการณ์ที่คล้ายกันเกิดขึ้นอีกในอนาคต เอกสารทางบัญชีและการเงินจำนวนมากถูกสร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมการแก้ไข เช่น แผนกการเงินของเมืองเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายงบประมาณประจำปีตามจริงกับที่วางแผนไว้ และอาจเสนอโครงการอื่นสำหรับการใช้ทรัพยากรทางการเงินในปีหน้า

การควบคุมขั้นสุดท้ายดำเนินการหลังจากมีการดำเนินการตามการตัดสินใจแล้ว จุดประสงค์คือเพื่อบันทึกวัดผลลัพธ์สุดท้ายและเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ที่วางแผนไว้โดยสามารถสรุปได้เกี่ยวกับระดับความสำเร็จของเป้าหมาย ควรจำไว้ว่าการควบคุมขั้นสุดท้ายจะดำเนินการเมื่อไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตัดสินใจได้อีกต่อไปในกรณีที่ผลลัพธ์ไม่สำเร็จ มันทำหน้าที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. การจัดทำและการกรอกข้อมูลฐานข้อมูลในด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้

เป้าหมายและภารกิจที่เป็นส่วนประกอบ

พารามิเตอร์เริ่มต้น กลาง และสุดท้ายของกิจกรรม

เกณฑ์การประเมินตัวบ่งชี้เบื้องต้น

ชุดแนวทางแก้ไข

ผลลัพธ์ของการบรรลุเป้าหมายภายใต้พารามิเตอร์ประสิทธิภาพเฉพาะ

ชุดโซลูชั่นเพื่อต่อต้านผลข้างเคียง

2. การรวบรวมข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของงานในพื้นที่เฉพาะ ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจได้อย่างเพียงพอมากขึ้นในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

3. การพัฒนาเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมเพื่อปรับปรุงกระบวนการนำโซลูชันไปใช้

มีสองตัวเลือกสำหรับการควบคุม: ตามผลลัพธ์และตามความคาดหมาย

ควบคุมตามผลลัพธ์ใช้เอกสารขององค์กร เศรษฐกิจ เทคนิคและกฎหมาย มีการประเมินความเบี่ยงเบนของผลลัพธ์จริงจากค่าที่วางแผนไว้ ตัวเลือกการควบคุมนี้แนะนำให้ใช้ในกระบวนการที่มีรอบเวลาสั้นและมีต้นทุนต่ำในการพัฒนาและใช้งานโซลูชัน การตัดสินใจของฝ่ายบริหารจะค่อยๆ ดีขึ้นตามผลการดำเนินการครั้งก่อน ด้วยความช่วยเหลือของการปรับเปลี่ยนและการชี้แจง (รูปที่ 6.1)

การควบคุมเชิงรุกเป็นไปตามมาตรฐาน บรรทัดฐาน กฎเกณฑ์ และสามารถดำเนินการก่อนหรือระหว่างการพัฒนาและการนำโซลูชันไปใช้

การควบคุมเป็นทิศทางในการบริหารจัดการซึ่งรวมถึงการควบคุมด้านการบริหาร การควบคุมทางเทคโนโลยี การตรวจสอบ และการตรวจสอบ

การควบคุมการบริหารแสดงถึงการติดตามกระบวนการพัฒนาและการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ระยะเวลา และคุณภาพอย่างต่อเนื่อง

การควบคุมทางเทคโนโลยี- การควบคุมเทคโนโลยีที่ใช้ในกระบวนการพัฒนาและดำเนินการแก้ไขปัญหา

การตรวจสอบ- การตรวจสอบทางการเงินเชิงเอกสารเกี่ยวกับผลการดำเนินการตามการตัดสินใจ

การตรวจสอบ- การศึกษาเอกสารเกี่ยวกับผลการดำเนินการตามแนวทางการแก้ปัญหาโดยกำหนดระดับการปฏิบัติตามเกณฑ์ที่กำหนด

มีความเชื่อมโยงที่แยกไม่ออกระหว่างกระบวนการตัดสินใจ การวางแผน และการควบคุม ซึ่งถูกกำหนดโดยวัตถุประสงค์ ภารกิจ และเป้าหมายของระบบที่ได้รับการจัดการ ข้อกำหนดการควบคุมเกิดขึ้นจากฝ่ายบริหารโดยการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด และควบคุมองค์ประกอบของข้อมูลที่วิเคราะห์ โครงสร้างของรายงาน และความรับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการตัดสินใจ การพัฒนาระบบควบคุมที่มีประสิทธิผลเกี่ยวข้องกับ:

การวางแผนอย่างรอบคอบของกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

การประเมินทรัพยากรและเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการตามแผนที่วางไว้

การเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้และทรัพยากรที่ใช้โดยคำนึงถึงลักษณะเวลาของบัญชี

การปรับแผนเวลาและต้นทุนวัสดุที่จำเป็นในการทำงานที่เหลือให้เสร็จสิ้น

การเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับและต้นทุนเป็นระยะกับแผนและงบประมาณ

ลักษณะและหลักการสร้างระบบควบคุมที่มีประสิทธิผลระบบควบคุมที่มีประสิทธิผลจะต้องมีกลไกการประสานงาน การสื่อสาร ความยืดหยุ่น ประสิทธิภาพ และความทันเวลาที่กำหนดไว้อย่างดี

การสื่อสารกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลเป็นพื้นฐานของการควบคุมที่มีประสิทธิผล การควบคุมจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อข้อมูลที่ระบบใช้นั้นเพียงพอ ทันเวลา และถูกต้องเท่านั้น การพัฒนาการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและการประเมินผลการดำเนินการจำเป็นต้องมีระบบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

พนักงานจะต้องตระหนักถึงข้อกำหนดของงานเพื่อที่พวกเขาจะได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้นและควบคุมตนเองตามข้อกำหนดเหล่านั้น การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพมักเป็นผลมาจากการที่ผู้จัดการไม่มีข้อมูลที่แท้จริง เพื่อประมวลผลข้อมูลผลงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่ทันสมัย

การประสานงานการควบคุม- เงื่อนไขสำคัญสำหรับประสิทธิผล การควบคุมเป็นวิธีการประสานงานการปฏิบัติงานของแผนกและพนักงานต่างๆ ช่วยให้พนักงานมีสมาธิในการบรรลุเป้าหมายโดยรวมขององค์กร ผลลัพธ์ของกิจกรรมของสถาบันใดๆ ไม่ได้เป็นผลมาจากกิจกรรมของพนักงานหรือแผนกใดฝ่ายหนึ่ง และนอกจากนี้ งานของแผนกหรือพนักงานที่แตกต่างกันมักจะไม่เกี่ยวข้องกัน

ความทันเวลาของการควบคุมคือควรดำเนินการให้ตรงเวลาที่จำเป็น การติดตามผลลัพธ์อย่างเป็นระบบช่วยให้คุณสามารถใช้มาตรการแก้ไขในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ หากตรวจพบความเบี่ยงเบนไปจากแผนงานที่วางแผนไว้ จะมีมาตรการแก้ไขหรือกำจัดสิ่งเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม การควบคุมที่มากเกินไปหรือการตรวจสอบอย่างไม่มีที่สิ้นสุดจะลดประสิทธิภาพและเพิ่มเวลาที่ใช้ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

ความยืดหยุ่นของระบบการควบคุมแสดงออกมาในความจริงที่ว่าในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารทั้งมาตรฐานและการดำเนินการแก้ไขที่เป็นไปได้จะต้องเปลี่ยนแปลง

การควบคุมที่ประหยัด- หากค่าใช้จ่ายในการควบคุมเกินผลประโยชน์ที่ได้รับ ก็ควรละทิ้งไป กล่าวอีกนัยหนึ่ง ประโยชน์ของการควบคุมจะต้องมากกว่าต้นทุนทางการเงิน เวลา และทรัพยากรมนุษย์ในการดำเนินการ ระบบควบคุมควรทำงานเฉพาะในกรณีที่มีการเบี่ยงเบนที่เห็นได้ชัดเจนของผลลัพธ์จริงจากค่าที่วางแผนไว้

มีแผนการจัดโครงสร้างที่ชัดเจนเป็นพื้นฐานของการควบคุม หากแผนได้รับการอัปเดตบ่อยครั้งเพียงพอโดยไม่ต้องใช้ขั้นตอนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง การควบคุมการนำโซลูชันไปใช้อาจสูญเสียไป

ระบบการรายงานที่มีประสิทธิภาพ- จำเป็นต้องยึดแนวทางและเกณฑ์ที่เหมือนกันในการสร้างรายงานความคืบหน้า วิธีการเตรียมและรับควรมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและค่อนข้างง่าย สำหรับรายงานทุกประเภท จะต้องกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน

ระบบวิเคราะห์ตัวชี้วัดและแนวโน้มที่เกิดขึ้นจริงช่วยให้คุณตรวจสอบว่าสถานการณ์ปัจจุบันสอดคล้องกับที่วางแผนไว้หรือไม่และหากไม่เป็นเช่นนั้นให้กำหนดความรุนแรงของผลที่ตามมาของการเบี่ยงเบนที่ระบุ

กระบวนการควบคุมมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมาย ในทฤษฎีการจัดการ กระบวนการตัดสินใจและการควบคุมถูกกำหนดให้มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด ดังนั้นแม้ในขั้นตอนการวางแผน ควรมีการพัฒนาวิธีที่จะเชื่อมโยงแผนกับสถานการณ์จริง การตั้งเป้าหมายไม่เพียงแต่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนเท่านั้น แต่ยังเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการควบคุมอีกด้วย

กระบวนการควบคุมมีลักษณะดังต่อไปนี้: องค์ประกอบเนื้อหาจะกำหนดสิ่งที่กำลังทำอยู่ องค์กร - โดยใครและในการควบคุมลำดับใด เทคโนโลยีตอบคำถามว่าใช้วิธีการและเทคโนโลยีใดบ้าง

วัตถุประสงค์ของการควบคุมคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามการตัดสินใจที่ได้รับอนุมัติและกระบวนการดำเนินการ เพื่อป้องกันข้อบกพร่องและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เพื่อระบุการเบี่ยงเบนไปจากโปรแกรมที่กำหนด กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ และกำหนดเวลาที่กำหนด

หน้าที่ของการวินิจฉัยคือการระบุสถานะที่แท้จริงของกิจการ ฟังก์ชั่นการวางแนวมุ่งเน้นไปที่การระบุปัญหาที่สมควรได้รับความสนใจมากที่สุดในปัจจุบัน การกระตุ้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อระบุและมีส่วนร่วมในงานตลอดเวลา เงิน และทรัพยากรมนุษย์

ในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เมื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับผลลัพธ์ที่วางแผนไว้ ผู้จัดการจำเป็นต้องพิจารณาว่าผลลัพธ์จริงสอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนดมากน้อยเพียงใด หากมีการระบุความแตกต่างที่ชัดเจน เขาต้องตัดสินใจว่าจะยอมรับได้มากน้อยเพียงใด จากนั้น ผู้จัดการจะประเมินผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง เช่น ทำการสรุปเกี่ยวกับคุณภาพของการตัดสินใจ กิจกรรมในขั้นตอนของกระบวนการควบคุมนี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่อไปนี้: การกำหนดระดับความเบี่ยงเบนที่อนุญาต การประเมินผลลัพธ์ที่แท้จริง การสื่อสารผลลัพธ์ การประเมินผลลัพธ์

ในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร บางครั้งอนุญาตให้ปฏิบัติตามเกณฑ์การคัดเลือกที่ไม่ถูกต้องได้ ดังนั้นตามลักษณะเฉพาะของแต่ละบุคคลจะมีการกำหนดช่วงเวลาของการเบี่ยงเบนที่อนุญาตซึ่งถือว่าไม่มีนัยสำคัญ ขนาดของช่วงเวลามีความสำคัญอย่างยิ่ง หากช่วงเวลานั้นใหญ่พอ การเบี่ยงเบนที่เป็นไปได้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่อาจย้อนกลับได้ หากช่วงเวลาน้อย ผู้จัดการจะตอบสนองต่อทุกความเบี่ยงเบนเล็กน้อย ซึ่งต้องใช้ต้นทุนทางการเงินและเวลาจำนวนมาก และการควบคุมจะไม่มีประสิทธิภาพ

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับวิธีการวัดผลลัพธ์จริงที่ได้รับในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดประเภทของสเกลหน่วยการวัดสำหรับค่าพารามิเตอร์ที่ควบคุมอย่างถูกต้องและเลือกความถี่และความแม่นยำของการวัด

การส่งข้อมูลมีบทบาทสำคัญในกระบวนการควบคุม มูลค่าของข้อมูลจะลดลงอย่างมากหากข้อมูลไม่ตรงเวลาและไม่ถูกต้อง ข้อมูลจำเป็นต้องมองเห็นได้ ซึ่งทำให้เข้าใจความหมายของกระบวนการควบคุมได้ง่าย และดำเนินการอย่างเหมาะสม ให้เราแสดงรายการปัญหาหลักที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูล:

การบิดเบือนข้อความในกระบวนการสื่อสารระหว่างบุคคลและเมื่อผ่านช่องทางการส่งข้อมูล

ข้อมูลล้นเกิน ซึ่งระงับการรับรู้และความคิดของผู้จัดการที่กำลังยุ่งอยู่กับการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

โครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อนซึ่งทำให้การไหลของข้อมูลซับซ้อนและเพิ่มโอกาสที่จะบิดเบือนข้อมูล

การประเมินผลลัพธ์ประกอบด้วยการเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงและที่ต้องการของการแก้ปัญหา โดยคำนึงถึงระดับความเบี่ยงเบนที่อนุญาต จากการเปรียบเทียบจะตัดสินว่าบรรลุเป้าหมายการตัดสินใจหรือไม่ หากตรวจพบการเบี่ยงเบนอย่างมีนัยสำคัญของค่าที่แท้จริงของตัวบ่งชี้จากค่าที่วางแผนไว้ จะมีการตัดสินใจดำเนินการแก้ไข

ดังนั้น หลังจากประเมินผลการดำเนินการตัดสินใจแล้ว ผู้จัดการสามารถเลือกหนึ่งในกลยุทธ์ต่อไปนี้:

1) หากผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบมูลค่าจริงและตามแผนนำไปสู่ข้อสรุปว่าบรรลุเป้าหมายแล้วจะไม่มีการดำเนินการเพิ่มเติมใด ๆ และประสบการณ์เชิงบวกของการแก้ปัญหาจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลเพื่อใช้ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันใน อนาคต;

2) หากการเบี่ยงเบนจากผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ไม่สามารถยอมรับได้ จะต้องพยายามทำความเข้าใจสาเหตุของการเบี่ยงเบนเหล่านี้ และดำเนินมาตรการที่จำเป็นเพื่อกลับไปสู่วิถีที่ถูกต้อง หากมีการระบุความเบี่ยงเบนในระหว่างการติดตามอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการจะดำเนินการแก้ไขโดยตรงในกระบวนการดำเนินการตัดสินใจ หากตรวจพบการเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายตามผลลัพธ์ของการควบคุมขั้นสุดท้าย สถานการณ์ปัญหาใหม่จะถูกวิเคราะห์และกระบวนการในการพัฒนาและดำเนินการแก้ไขปัญหาจะถูกทำซ้ำ

3) ความแตกต่างระหว่างผลลัพธ์จริงและผลลัพธ์ที่วางแผนไว้นั้นอธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าเป้าหมายที่ไม่สมจริงได้รับการวางแผนไว้ ข้อกำหนดที่มากเกินไปสำหรับคุณภาพของโซลูชันทำให้ความพยายามของนักแสดงเป็นโมฆะและลดแรงจูงใจของพวกเขา ในทางกลับกัน ความง่ายในการบรรลุเป้าหมายนั้นอธิบายได้ด้วยเกณฑ์การคัดเลือกที่อ่อนเกินไป ข้อมูลการควบคุมช่วยให้เราระบุความจำเป็นในการปรับแต่งไม่เพียงแต่โซลูชันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อกำหนดด้านคุณภาพทั้งด้านบนและด้านล่างด้วย

มาตรฐานที่พัฒนาขึ้นทำให้สามารถปรับปรุงกระบวนการวิเคราะห์งานและเป็นผลให้ระบบควบคุมสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร รูปที่ 6.2 แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างการควบคุม มาตรฐานการปฏิบัติงาน และการวัด จากนั้นการควบคุมสามารถแสดงเป็นลำดับของการกระทำได้

การพัฒนามาตรฐานการปฏิบัติงานและบรรทัดฐานเทียบกับผลลัพธ์จริงที่จะนำมาเปรียบเทียบ มาตรฐานต้องคำนึงถึงคุณลักษณะเชิงปริมาณและคุณภาพด้วย

การสร้างความเบี่ยงเบนที่อนุญาตและยอมรับได้จากมาตรฐานที่มีอยู่เมื่อดำเนินการแก้ไขปัญหา

การประเมินผลการปฏิบัติงานจริงจากการใช้วิธีการวัดต่างๆ

กระบวนการเปรียบเทียบมาตรฐานและผลลัพธ์ที่ได้รับนั้นขึ้นอยู่กับการตัดสินด้านคุณค่า และเป็นผลให้เป็นเรื่องส่วนตัวอย่างมาก

กิจกรรมปัจจุบัน. หากไม่บรรลุผลตามที่วางแผนไว้ จะต้องมีมาตรการแก้ไขเพื่อเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ที่มีอยู่

กิจกรรมในอนาคต เป้าหมายของกิจกรรมในอนาคต ได้แก่ การใช้ประสบการณ์เชิงบวกที่สะสมมาในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารในอนาคต

ควรสังเกตว่าเมื่อจัดระเบียบการควบคุมต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

ควรมอบหมายการดำเนินการควบคุมฟังก์ชั่นให้กับบุคคลที่มีความสามารถในเรื่องเหล่านี้เพื่อให้สามารถประเมินสาเหตุและผลที่ตามมาของการเบี่ยงเบนที่เป็นไปได้และเสนอมาตรการเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านั้น

เพื่อให้มั่นใจถึงความเป็นกลางและความสมบูรณ์ของการประเมิน บุคคลที่รับผิดชอบในการควบคุมไม่ควรเชื่อมโยงด้วยผลประโยชน์ที่เป็นสาระสำคัญกับส่วนย่อยภายใต้การควบคุมของพวกเขา

เนื่องจากระบบควบคุมมีผลกระทบต่อบุคลากร เมื่อนำไปใช้งาน ผู้จัดการจะต้องพิจารณาประเด็นต่อไปนี้:

ผู้คนรับรู้การควบคุมจากภายนอกในทางลบ

การควบคุมจะกำหนดตำแหน่งและอำนาจของผู้ที่ออกกำลังกาย

แนวทางและมาตรฐานอาจเข้าใจแตกต่างกัน และการควบคุมอาจนำไปสู่ความขัดแย้งระหว่างพนักงาน

ด้วยการควบคุมที่เข้มงวดมาก ความยืดหยุ่นของระบบอาจถูกจำกัด และการขาดความยืดหยุ่นและความคิดริเริ่มทำให้ระดับแรงจูงใจและความสามารถในการปรับตัวในสภาพแวดล้อมภายนอกลดลง

พนักงานทุกคนจะต้องเข้าใจและรับรู้มาตรฐานการควบคุมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้ทุกคนเข้าใจเหตุผลและผลลัพธ์ที่คาดหวังและการมีส่วนร่วมในการพัฒนาและการนำระบบควบคุมไปใช้จะช่วยเอาชนะทัศนคติเชิงลบได้หลายวิธี

ในระหว่างกระบวนการควบคุม คุณอาจประสบปัญหาดังต่อไปนี้:

เป็นการยากที่จะหลีกเลี่ยงอคติและการตีความเชิงอัตนัย

ความใจง่าย การสังเกตอย่างผิวเผิน ความปรารถนาที่จะตอบสนองความคาดหวังของผู้บริหาร

ความสามารถต่ำ

กรอบเวลาอันสั้นสำหรับการดำเนินการวิเคราะห์โดยละเอียด

ขาดความมุ่งมั่นที่จะบอกความจริง

ดังนั้นการควบคุมจึงมีจุดมุ่งหมายเพื่อแจ้งให้นักแสดงทราบถึงความคืบหน้าของงานและการปฏิบัติตามแผนของผู้จัดการเป็นหลัก พนักงานที่ดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารสนใจที่จะให้ผู้อื่นสังเกตเห็นความพยายามของเขาและชื่นชม ดังนั้นบางครั้งการควบคุมที่นุ่มนวลจะเพิ่มน้ำหนักของงานที่นักแสดงทำ เพิ่มความนับถือตนเองและความมั่นใจ

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการควบคุมในระหว่างการดำเนินการควรคำนึงถึงปัจจัยทางจิตวิทยาต่อไปนี้:

พนักงานที่กระตือรือร้นไม่ควรถูกรบกวน เนื่องจากเขาจะมองว่าการควบคุมเป็นอุปสรรค

งานที่ควบคุมมักจะกลายเป็นงานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าสำหรับนักแสดงเมื่อเปรียบเทียบกับงานที่ควบคุมได้น้อยกว่า ดังนั้นการควบคุมควรดำเนินการอย่างเป็นระบบ

การควบคุมของรัฐเหนือรัฐบาลท้องถิ่น- รัฐจะใช้การควบคุมการตัดสินใจและการดำเนินการของหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ของรัฐบาลท้องถิ่นโดยไม่แทรกแซงการแก้ปัญหาที่มีความสำคัญในท้องถิ่น การควบคุมการบริหารใด ๆ มีลักษณะดังต่อไปนี้:

การดำเนินการควบคุมตามแบบและกรณีที่รัฐธรรมนูญหรือกฎหมายกำหนดเท่านั้น

การควบคุมมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างหลักนิติธรรมและหลักการตามรัฐธรรมนูญ

ระดับของการแทรกแซงโดยหน่วยงานกำกับดูแลจะต้องได้สัดส่วนกับความสำคัญของผลประโยชน์ที่ได้รับการคุ้มครอง

หลักการที่ระบุไว้ไม่รวมถึงการควบคุมของรัฐในการดำเนินการโดยรัฐบาลท้องถิ่นเกี่ยวกับอำนาจที่ได้รับมอบหมาย การกำกับดูแลการดำเนินการตามกฎหมายโดยหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นและเจ้าหน้าที่ได้รับความไว้วางใจจากสำนักงานอัยการแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย หากพบว่านิติกรรมของเทศบาลไม่เป็นไปตามกฎหมาย พนักงานอัยการระดับที่เหมาะสมมีหน้าที่ยื่นประท้วงต่อต้านการกระทำเหล่านี้ต่อหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่รับบุตรบุญธรรม การประท้วงจะต้องได้รับการพิจารณาภายใน 10 วันหรือในการประชุมครั้งถัดไปของคณะผู้แทนการปกครองตนเองในท้องถิ่น หากการประท้วงถูกปฏิเสธ พนักงานอัยการมีสิทธิที่จะขึ้นศาลได้

การปฏิบัติตามกฎบัตรเทศบาลกับกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียถูกควบคุมโดยหน่วยงานยุติธรรมซึ่งได้รับความไว้วางใจจากการลงทะเบียน

การควบคุมการดำเนินการโดยหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นและเจ้าหน้าที่ของอำนาจรัฐบางส่วนที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐที่ได้รับอนุญาต

การควบคุมหน่วยงานท้องถิ่นในบางพื้นที่ของกิจกรรมเทศบาลดำเนินการโดยโครงสร้างพิเศษ ซึ่งรวมถึงการเงิน สิ่งแวดล้อม สุขาภิบาล-ระบาดวิทยา หน่วยงานควบคุมที่ดินและกำกับดูแล

หน่วยงานกำกับดูแลมีสิทธิ์:

กล่าวถึงหน่วยงานของรัฐในท้องถิ่นพร้อมคำแนะนำในการแก้ปัญหางานที่ได้รับมอบหมาย

ในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามภารกิจและพันธกรณีที่ได้รับมอบหมายให้กับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นได้ ให้ดำเนินการตามคำแนะนำที่เหมาะสม

ส่งประกาศคัดค้านการตัดสินใจและการดำเนินการของตนไปยังหน่วยงานของรัฐในท้องถิ่น และแนะนำให้ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงการตัดสินใจและการดำเนินการเหล่านี้ภายในระยะเวลาที่กำหนด

หน่วยงานกำกับดูแลพิเศษของรัฐไม่มีสิทธิ์เข้าไปยุ่งเกี่ยวกับกิจการของชุมชนท้องถิ่นนอกเหนือความสามารถของตน และไม่มีสิทธิ์ออกคำสั่งให้เจ้าหน้าที่ของรัฐท้องถิ่นแก้ไขปัญหาในท้องถิ่น

การควบคุมทางการเงินสำหรับการใช้จ่ายเป้าหมายของกองทุนงบประมาณดำเนินการโดยหน่วยงานควบคุมทางการเงินซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซีย

การควบคุมตุลาการเป็นระบบที่เป็นทางการที่สุด โดยอาศัยข้อโต้แย้งทางกฎหมายโดยเฉพาะและดำเนินการโดยศาลทุกประเภท ใช้เพื่อปกป้องพลเมืองและนิติบุคคลจากความผิดพลาดและการตัดสินใจที่ผิดกฎหมายของหน่วยงานเหล่านี้ การตัดสินใจบนพื้นฐานของการแสดงออกโดยตรงของเจตจำนงของพลเมือง การตัดสินใจและการกระทำขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสามารถอุทธรณ์ต่อศาลได้ในลักษณะที่กฎหมายกำหนด

กรณีที่พบบ่อยที่สุดของการอุทธรณ์คำตัดสินของศาล:

การแนะนำภาษีและค่าธรรมเนียมท้องถิ่นที่ไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมาย

เงื่อนไขที่เข้มงวดในการนำเข้าหรือส่งออกสินค้าบางประเภท

การละเมิดขั้นตอนการแปรรูปทรัพย์สินของเทศบาล

ฝ่าฝืนขั้นตอนการจัดสรรที่ดินเพื่อการพัฒนา

ผู้จัดการแต่ละคนต้องติดตามการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหารในระดับต่างๆ

การควบคุมเป็นหนึ่งในหน้าที่การจัดการหลักซึ่งเป็นกระบวนการเพื่อให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายที่องค์กรกำหนดและการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

ด้วยความช่วยเหลือของการควบคุม ผู้จัดการจะพิจารณาว่าการตัดสินใจของเขาถูกต้องหรือไม่ จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่ และถ้าเป็นเช่นนั้น จะต้องปรับเปลี่ยนในระดับใด การควบคุมช่วยให้คุณเห็นและเข้าใจผลลัพธ์ของงานได้ดีขึ้น ป้องกันและกำจัดการคำนวณผิดและความไม่สมดุลที่อาจเกิดขึ้นได้ในทันที และยังตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ทันทีอีกด้วย

หน้าที่หนึ่งของการจัดการคือระบบสำหรับติดตามการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

การติดตามการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารรวมถึงการดำเนินการต่อไปนี้:

• · ผู้ปฏิบัติงานจะได้รับแจ้งทันทีเกี่ยวกับการดำเนินการใดที่เกิดขึ้นจากการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร และภายในกรอบเวลาที่พวกเขาต้องดำเนินการ
• · ผู้ดำเนินการเข้าใจความหมายและเนื้อหาของการตัดสินใจของฝ่ายบริหารอย่างถูกต้องในส่วนที่พวกเขาทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบหรือไม่
• · มีข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดใด ๆ และจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งนี้ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารหรือในองค์กรของการดำเนินการตัดสินใจ
• · นักแสดงทราบเกี่ยวกับระบบแรงจูงใจและการลงโทษที่จัดตั้งขึ้นในบริษัทสำหรับบุคลากรในการดำเนินการตัดสินใจหรือไม่ พวกเขาประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบนี้อย่างไร และจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่
• · กระบวนการจริงในการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารสอดคล้องกับงานที่รวมอยู่ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารหรือไม่
• · มีความจำเป็นต้องจัดให้มีการแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมในเชิงลึกแก่นักแสดง จัดให้มีการปรึกษาหารือและฝึกอบรมนักแสดงใหม่ ตลอดจนใช้มาตรการลงโทษที่เกี่ยวข้องกับผู้ที่ไม่ได้ดำเนินการใดๆ ที่กำหนดไว้หรือชัดเจน เนื่องจากความประมาทเลินเล่อหรือเจตนา เกิดขึ้นจากการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

ข้อกำหนดหลักสำหรับการติดตามการดำเนินการตัดสินใจคือ: มุ่งเน้นผลลัพธ์

ควรมุ่งเน้นการแก้ปัญหาที่องค์กรเผชิญ การปฏิบัติตามพันธกิจ:

• · การควบคุมควรวัดและประเมินสิ่งที่สำคัญจริงๆ สำหรับธุรกิจ
• · การควบคุมจะต้องดำเนินการอย่างเคร่งครัดตามช่วงเวลาที่กำหนดโดยคำนึงถึง:
  • ก) กรอบเวลาของแผน
  • b) ความเร็วของการวัดและการประเมิน
  • c) เวลาที่ใช้ในการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้รับและเตรียมข้อเสนอสำหรับการจัดการขององค์กร

ความยืดหยุ่นในการควบคุม - ต้องคำนึงถึงและปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกิจกรรมขององค์กร:

• · ความเรียบง่ายของการควบคุม - การควบคุมที่มีประสิทธิผลมากที่สุดคือการใช้วิธีที่ง่ายที่สุดและได้ข้อสรุปที่ผู้ปฏิบัติงานซึ่งกิจกรรมถูกควบคุมสามารถเข้าใจได้
• · ความคุ้มค่าของการควบคุม - คู่มือเน้นว่าหากต้นทุนรวมของระบบควบคุมสูงเกินไป จำเป็นต้องยกเลิกการควบคุมทั้งหมดหรือแนะนำการควบคุมอย่างละเอียดน้อยลง

ระบบควบคุมประกอบด้วย:

ระบบมาตรการเพื่อชี้แจงความหมายและความหมายของการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่ประดิษฐานอยู่ในเอกสารกำกับดูแล แผนงาน และโปรแกรมต่างๆ

ตรวจสอบว่ากระบวนการนำไปใช้จริงสอดคล้องกับแนวคิดที่มีอยู่ในนั้นหรือไม่ มีความจำเป็นในการทำงานเพิ่มเติมกับบุคลากร หรือไม่ มีความจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนและกำจัดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในเอกสารเหล่านี้หรือไม่

ตามแนวทางในแง่แคบ เป้าหมายของการควบคุมคือความโปร่งใสของข้อมูลของวัตถุควบคุมสำหรับความเป็นไปได้ในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ในเวลาเดียวกันแนวคิดเรื่องความโปร่งใสของข้อมูลของวัตถุควบคุมสะท้อนให้เห็นถึงแนวคิดเกี่ยวกับระดับความสามารถในการควบคุมของวัตถุนี้เช่น เกี่ยวกับขอบเขตซึ่งเป็นผลมาจากการควบคุม การบำรุงรักษาสถานะที่ต้องการหรือการกระทำของวัตถุควบคุมในช่วงเวลา (ช่วงเวลา) ที่สอดคล้องกัน (เคยเป็นหรือจะเป็น) มั่นใจได้ เห็นได้ชัดว่าหากไม่มีความโปร่งใสของข้อมูลสูงสุดของวัตถุควบคุม การรับรู้ที่เพียงพอก็เป็นไปไม่ได้ อิทธิพลของการบริหารจัดการจะไม่นำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ และความเชื่อมโยงด้านการจัดการกับวัตถุจะหายไป ซึ่งทำให้การควบคุมมีความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการจัดการ ฟังก์ชั่นการควบคุมประกอบด้วยการปฏิบัติงาน การสั่งซื้อ การป้องกัน การสื่อสาร การให้ข้อมูล และการป้องกัน

ในความหมายกว้างๆ แนะนำให้จินตนาการถึงการควบคุมการจัดการในภาวะเศรษฐกิจสมัยใหม่ว่าเป็นระบบที่ประกอบด้วยองค์ประกอบอินพุต (การสนับสนุนข้อมูลสำหรับการควบคุม) องค์ประกอบเอาต์พุต (วัตถุการจัดการข้อมูลที่ได้รับจากการควบคุม) และชุดของลิงก์ที่เชื่อมต่อระหว่างกันต่อไปนี้ : ศูนย์ความรับผิดชอบ เทคโนโลยีการควบคุม (เช่น คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ) ขั้นตอนการควบคุม สภาพแวดล้อมการควบคุม ระบบบัญชี

ระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะ วัตถุประสงค์หลักของการควบคุมคือ:

• · การอนุรักษ์และการใช้ทรัพยากรและศักยภาพต่างๆ ขององค์กรอย่างมีประสิทธิผล
• ·การปรับตัวขององค์กรให้ทันเวลาต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมภายในและภายนอก
• · รับประกันการทำงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรตลอดจนความยั่งยืนและการพัฒนาสูงสุดในสภาพแวดล้อมการแข่งขันที่หลากหลาย

การบรรลุเป้าหมายของระบบควบคุมดังที่ทราบกันดีนั้นมั่นใจได้จากการปฏิบัติงานซึ่งในความคิดของฉันคือการบรรลุตัวบ่งชี้หลักของประสิทธิผลของการจัดการองค์กร:

• · การปฏิบัติตามกิจกรรมขององค์กรด้วยแนวทางปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับ (เช่น เป้าหมายและแนวปฏิบัติ) และกลยุทธ์
• · ความยั่งยืนขององค์กรจากมุมมองทางการเงิน เศรษฐกิจ ตลาด และกฎหมาย
• · การอนุรักษ์ทรัพยากรและศักยภาพขององค์กร
• · ระดับความสมบูรณ์และความถูกต้องของเอกสารหลักและคุณภาพของข้อมูลหลักที่เหมาะสมเพื่อการจัดการที่ประสบความสำเร็จและการตัดสินใจด้านการจัดการที่มีประสิทธิผล
• · ตัวบ่งชี้การลงทะเบียนและการประมวลผลธุรกรรมทางการเงินและธุรกิจขององค์กรโดยปราศจากข้อผิดพลาด - ความพร้อมใช้งาน ความสมบูรณ์ ความถูกต้องทางคณิตศาสตร์ ความแน่นอนของเวลา การนำเสนอ และความครอบคลุมของข้อมูลในการรายงาน
• · การใช้ทรัพยากรทั้งหมดอย่างมีเหตุผลและประหยัด
• ·การปฏิบัติตามโดยพนักงานขององค์กรตามข้อกำหนดกฎและขั้นตอนที่กำหนดโดยฝ่ายบริหาร - กฎระเบียบของแผนก, ลักษณะงาน, กฎการปฏิบัติ, เอกสารและแผนการไหลของเอกสาร, แผนองค์กรแรงงาน, คำสั่งเกี่ยวกับนโยบายการบัญชี, คำสั่งและคำแนะนำอื่น ๆ
• · การปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายและข้อบังคับของรัฐบาลกลางที่กำหนดโดยหน่วยงานของรัฐและหน่วยงานของรัฐ รวมถึงหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นที่ได้รับอนุญาต

งานเหล่านี้และงานอื่น ๆ อีกมากมายเป็นตัวกำหนดการสร้างระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพในองค์กร ประสิทธิผลของการควบคุมมีลักษณะเฉพาะคือการประหยัดในการสูญเสีย (ความเสียหาย) ที่เกิดจากการทำงานของระบบเช่น ความแตกต่างระหว่างการสูญเสียที่คาดหวังในกรณีที่ไม่มีการควบคุมและมีอยู่ เห็นได้ชัดว่าระบบควบคุมถูกจัดระเบียบโดยเป็นผลมาจากผลตอบแทนจากการดำเนินงานหรือต้นทุนในการสร้างและบำรุงรักษาการทำงานของระบบที่มีความซับซ้อนในระดับหนึ่งพร้อมกับผลกำไรที่สูญเสียไปจากการลงทุนทางเลือกของกองทุนที่มุ่งเป้าไปที่ การสร้างและบำรุงรักษาไม่ควรเกินความสูญเสียที่คาดไว้จากการไม่มีอยู่

เห็นได้ชัดว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขทางธุรกิจการควบคุมจะได้รับลักษณะของพื้นฐานที่มีอยู่ในการจัดการทุกระดับขององค์กรเพื่อให้มั่นใจว่ามีความก้าวหน้าสูงสุดของกระบวนการในขั้นตอนอื่น ๆ ทั้งหมด (การวางแผนองค์กรกฎระเบียบการบัญชีการวิเคราะห์ ). ในเวลาเดียวกัน ลักษณะเฉพาะของการควบคุมอยู่ที่บทบาทคู่ในกระบวนการจัดการ อันเป็นผลมาจากการบูรณาการการควบคุมและองค์ประกอบอื่น ๆ ของกระบวนการจัดการอย่างลึกซึ้ง ในทางปฏิบัติจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะกำหนดช่วงของกิจกรรมสำหรับพนักงานในลักษณะที่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบควบคุมใด ๆ เพียงองค์ประกอบเดียวโดยไม่มีความสัมพันธ์และการมีปฏิสัมพันธ์กับ ควบคุม. ฟังก์ชันการจัดการใด ๆ (การวางแผน การบัญชี ฯลฯ) จำเป็นต้องรวมเข้ากับฟังก์ชันการควบคุม ดังนั้นจึงถูกต้องตามกฎหมายที่จะกล่าวว่าการควบคุมขององค์กรคือ:

• · องค์ประกอบที่สำคัญของแต่ละขั้นตอนของกระบวนการจัดการ
• · ขั้นตอน “แยกกัน” ที่ให้ความโปร่งใสของข้อมูลเกี่ยวกับคุณภาพของกระบวนการจัดการในขั้นตอนอื่นๆ ทั้งหมด

เพื่อให้เข้าใจสาระสำคัญของการควบคุมได้ดีขึ้นซึ่งเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของแนวคิดการจัดการ (หรือเป็นทฤษฎีการจัดการ) เพื่อเปิดเผยกลไกการทำงานของความสัมพันธ์ที่แสดงออกมาเพื่อระบุคุณสมบัติเฉพาะของส่วนประกอบต่าง ๆ ให้เรา การควบคุมแนวทางจากตำแหน่งที่กว้างขึ้นจากมุมมองเชิงปฏิบัติ โดยพิจารณาว่าเป็นระบบและส่วนประกอบของระบบย่อยการจัดการขององค์กร

ดังนั้นในแง่กว้าง แนะนำให้จินตนาการถึงการควบคุมการจัดการในสภาวะเศรษฐกิจสมัยใหม่ว่าเป็นระบบที่ประกอบด้วยองค์ประกอบอินพุต (การสนับสนุนข้อมูลสำหรับการควบคุม) องค์ประกอบเอาต์พุต (วัตถุการจัดการข้อมูลที่ได้รับจากการควบคุม) และชุดของสิ่งต่อไปนี้ ลิงค์ที่เชื่อมโยงระหว่างกัน: ศูนย์ความรับผิดชอบ เทคโนโลยีการควบคุม (เช่น คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ) ขั้นตอนการควบคุม สภาพแวดล้อมการควบคุม ระบบบัญชี

เพื่อให้มีประสิทธิผล การควบคุมจะต้องประหยัดด้วย กล่าวคือ ประโยชน์ของระบบควบคุมจะต้องมีมากกว่าต้นทุนการดำเนินงาน ข้อมูลการควบคุมจะต้องเข้าถึงผู้จัดการและผู้ปฏิบัติงานภายในกรอบเวลาที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจอย่างทันท่วงที รวมทั้งในปริมาณที่เพียงพอและอยู่ในรูปแบบที่สะดวกต่อการใช้งาน เมื่อประเมินข้อมูล ผู้จัดการแต่ละคนจะต้องประเมินความต้องการและความสำคัญของข้อมูลที่ใช้ในกระบวนการควบคุม

การติดตามความคืบหน้าของการตัดสินใจของฝ่ายบริหารเริ่มต้นด้วยขั้นตอนแรกของการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม การควบคุมใดๆ จะเป็นไปไม่ได้หากไม่มีการบัญชีงานที่แม่นยำและมีรายละเอียด ในกรณีนี้มีการใช้การบัญชีหลายประเภท: สถิติ, การบัญชี, การปฏิบัติงานและอื่น ๆ

กระบวนการควบคุมสามารถแบ่งออกเป็นสามขั้นตอนที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน:

• · การพัฒนาตัวชี้วัด หลักเกณฑ์ และมาตรฐาน
• · การเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้รับกับพวกเขา
• · ดำเนินการแก้ไขที่จำเป็น

เมื่อใช้การควบคุม เราไม่สามารถจำกัดตัวเองเพียงแต่ระบุข้อเท็จจริงเท่านั้น นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องวิเคราะห์มาตรการที่เป็นไปได้โดยมุ่งเป้าไปที่การเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงผลลัพธ์ที่ได้รับ สิ่งนี้จะทำให้สามารถใช้การควบคุมได้ไม่เพียงแต่สำหรับการจัดการการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการให้ความรู้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย

เมื่อพัฒนาระบบควบคุมและขั้นตอนการปฏิบัติงานผู้จัดการจะต้องคำนึงถึงพฤติกรรมของบุคคลเนื่องจากมีผลกระตุ้นพฤติกรรมขององค์กรอย่างมาก ระบบควบคุมที่คิดไม่ดีสามารถนำไปสู่ความจริงที่ว่าพฤติกรรมของผู้จัดการและนักแสดงจะไม่ได้มุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่จะเน้นไปที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดในการควบคุม ในกรณีนี้ ผู้ใต้บังคับบัญชาส่วนใหญ่มักทำสิ่งที่ผู้จัดการต้องการเห็นในกระบวนการควบคุม และละเลยงานส่วนนั้นที่ไม่ได้รับการควบคุม ผลกระทบเชิงลบอีกประการหนึ่งของระบบควบคุมที่ออกแบบมาไม่ดีก็คือ ระบบสามารถกระตุ้นให้พนักงานให้ข้อมูลที่เป็นเท็จ ระงับข้อมูลบางส่วน และตกแต่งข้อมูลอื่นๆ

ผู้จัดการทุกคนเชื่อว่าในการดำเนินการตัดสินใจเขาจะต้องควบคุมกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา อย่างไรก็ตาม ก่อนอื่น ผู้ใต้บังคับบัญชาจะควบคุมผู้นำ งาน ความสัมพันธ์ของเขากับผู้คน การตัดสินใจของเขา และประเมินพวกเขาตามเกณฑ์ที่สำคัญที่สุด - ความทันเวลา ความถูกต้อง การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติ กระบวนการนี้เริ่มต้นตั้งแต่วินาทีที่การตัดสินใจถูกโอนไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา

การขาดการควบคุมนำไปสู่ความจริงที่ว่านักแสดงหมดความรู้สึกถึงความจำเป็นสำหรับงานที่กำลังทำอยู่ และในท้ายที่สุด ก็ต้องแสดงด้วยคุณภาพต่ำหรือพยายามที่จะไม่แสดงเลย

ผู้จัดการจะต้องเก็บบันทึกการทำงานที่เข้มงวดและถูกต้อง คุณควรเลือกตัวบ่งชี้หลักที่แสดงถึงผลลัพธ์หลักของงาน

การควบคุมเป็นสิ่งจำเป็นในการจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนทั้งภายในและภายนอก การควบคุมป้องกันไม่ให้เกิดสถานการณ์วิกฤติ การควบคุมยังเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษาความสำเร็จ

ลักษณะของการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ:

• 1. การมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์ในการควบคุม ได้แก่ สะท้อนและสนับสนุนลำดับความสำคัญโดยรวมขององค์กร
• 2. เป้าหมายสูงสุดของการควบคุมไม่ใช่การรวบรวมข้อมูล กำหนดมาตรฐาน และระบุปัญหา แต่เป็นการแก้ปัญหาที่องค์กรเผชิญอยู่ เป็นผลให้การควบคุมสามารถเรียกได้ว่ามีประสิทธิผลก็ต่อเมื่อองค์กรบรรลุเป้าหมายที่ต้องการจริง ๆ และสามารถกำหนดเป้าหมายใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าจะอยู่รอดได้ในอนาคต
• 3. ความเกี่ยวข้องกับคดี เพื่อให้มีประสิทธิผล การควบคุมจะต้องสอดคล้องกับประเภทของกิจกรรมที่ถูกควบคุม จะต้องวัดและประเมินสิ่งที่สำคัญจริงๆ อย่างเป็นกลาง
• 4. ความทันเวลาของการควบคุมไม่ได้ขึ้นอยู่กับความเร็วหรือความถี่ในการดำเนินการที่สูงเป็นพิเศษ แต่อยู่ในช่วงเวลาระหว่างการวัดหรือการประเมินที่สอดคล้องกับปรากฏการณ์ที่กำลังติดตามอย่างเพียงพอ ช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดประเภทนี้พิจารณาจากกรอบเวลาของแผนแม่บท อัตราการเปลี่ยนแปลง และค่าใช้จ่ายในการวัดผลและเผยแพร่ผลลัพธ์
• 5. การควบคุม เช่นเดียวกับแผนงาน ต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง
• 6. การควบคุมที่มีประสิทธิผลที่สุดคือการควบคุมที่ง่ายที่สุดในแง่ของวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ วิธีการควบคุมที่ง่ายที่สุดต้องใช้ความพยายามน้อยกว่าและประหยัดกว่า ความซับซ้อนที่มากเกินไปทำให้เกิดความยุ่งเหยิง เพื่อให้มีประสิทธิผล การควบคุมต้องตรงกับความต้องการและความสามารถของบุคคลที่โต้ตอบและนำระบบควบคุมไปใช้
• 7. การควบคุมใดๆ ที่มีค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ให้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายไม่ได้ปรับปรุงการควบคุมสถานการณ์ แต่กำหนดทิศทางงานไปในเส้นทางที่ผิด ซึ่งเป็นอีกความหมายหนึ่งของการสูญเสียการควบคุม
• 8. บุคลากรทุกคนต้องมีส่วนร่วมในการควบคุม เพราะการควบคุมที่ดีที่สุดคือการควบคุมตนเอง เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือในการควบคุม จำเป็นต้องขยายขอบเขตอำนาจหน้าที่ด้านบุคลากร

การควบคุมที่มีการจัดการอย่างดีแสดงถึงผลตอบรับ โดยที่กระบวนการจัดการไม่สามารถคิดได้ ดังนั้นระบบการจัดการขององค์กรใด ๆ จะต้องดำเนินการข้อมูลและการวิเคราะห์ที่จริงจังและมีคุณสมบัติเหมาะสมซึ่งหนึ่งในทิศทางคือการดำเนินกิจกรรมควบคุม

การควบคุมจะต้องทันเวลา เข้าใจง่าย ง่ายและประหยัด

การควบคุมเป็นหนึ่งในหน้าที่การจัดการหลักซึ่งเป็นกระบวนการเพื่อให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายที่องค์กรกำหนดและการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

ด้วยความช่วยเหลือของการควบคุมฝ่ายบริหารขององค์กรจะกำหนดความถูกต้องของการตัดสินใจและกำหนดความจำเป็นในการปรับเปลี่ยน

ในด้านหนึ่ง กระบวนการควบคุมคือกระบวนการสร้างมาตรฐาน การวัดผลลัพธ์จริงที่ได้รับ และการเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานที่กำหนด ในทางกลับกันกระบวนการติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและประเมินผลลัพธ์ที่ได้รับระหว่างการดำเนินการ

มันเป็นผลลัพธ์ของการควบคุมที่ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับผู้จัดการขององค์กรในการปรับการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้หากการเบี่ยงเบนในการดำเนินการตามการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้มีความสำคัญ

เหตุผลหลักสำหรับความจำเป็นในการควบคุมคือความไม่แน่นอนซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของอนาคตและมีอยู่ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารซึ่งมีการวางแผนการดำเนินการไว้สำหรับอนาคต

ระหว่างการพัฒนาที่คาดการณ์ไว้ของสถานการณ์เมื่อทำการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและการพัฒนาที่แท้จริงของสถานการณ์การตัดสินใจ "ช่องว่าง" บางอย่าง การเบี่ยงเบนบางอย่างมักหลีกเลี่ยงไม่ได้เสมอ เนื่องจากการตัดสินใจดำเนินการบนพื้นฐานของวิสัยทัศน์อย่างใดอย่างหนึ่ง สถานการณ์ รูปแบบหนึ่งของสถานการณ์ซึ่งไม่สมบูรณ์เสมอไป

แบบจำลองนี้ประสบความสำเร็จเพียงใดและการตัดสินใจของฝ่ายบริหารมีประสิทธิผลเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับความเป็นมืออาชีพของผู้จัดการในการตัดสินใจ

ดังนั้นเมื่อใช้การควบคุม ทั้งความคืบหน้าของการดำเนินการตัดสินใจที่ทำโดยองค์กรและการปฏิบัติตามการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้กับการพัฒนาที่เกิดขึ้นจริงของสถานการณ์การตัดสินใจจะได้รับการประเมินและวัดผล

นอกจากนี้ เราต้องไม่ลืมว่าผู้ดำเนินการตัดสินใจนั้นเป็นคน ไม่ใช่เครื่องจักร และการเบี่ยงเบนในการดำเนินการตัดสินใจจึงเป็นไปได้ และด้วยเหตุนี้ ตัวอย่างเช่น ปฏิสัมพันธ์ของการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ ภายในองค์กร อาจไม่ได้ผล, เข้าใจงานไม่ถูก, และสุดท้ายผู้ดำเนินการเขาอาจป่วย, เขาอาจถูกคู่แข่งล่อลวงไป, ฯลฯ.

การขาดระบบควบคุมที่เชื่อถือได้ และผลตอบรับที่มีประสิทธิผลสามารถนำพาองค์กรไปสู่สถานการณ์วิกฤติได้ การขาดผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดความล้มเหลวขององค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็กจำนวนมาก

หากการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้มีประสิทธิภาพไม่เพียงพอหรือผิดพลาด ระบบควบคุมที่ทำงานได้ดีจะช่วยให้สามารถสร้างสิ่งนี้ได้ทันท่วงทีและทำการปรับเปลี่ยนการดำเนินการขององค์กร

ระบบควบคุมที่ทำงานได้ดีสามารถระบุปัญหาได้ทันท่วงที

สิ่งนี้ใช้ได้กับการตัดสินใจที่มีองค์ประกอบของความเสี่ยงด้วย ในทำนองเดียวกันมันเป็นระบบควบคุมที่ทำให้สามารถระบุแง่มุมเชิงบวกและจุดแข็งที่ระบุไว้ในองค์กรในระหว่างการดำเนินกิจกรรม

ฟังก์ชันการจัดการใด ๆ สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อมีระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพ

ฟังก์ชั่นการควบคุมมีความครอบคลุม มิใช่เป็นเพียงอำนาจของผู้ควบคุมที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษเท่านั้น ผู้จัดการคนใดก็ตามจะต้องใช้ฟังก์ชันการควบคุม

การควบคุมแบ่งออกเป็นเบื้องต้น ปัจจุบัน และขั้นสุดท้าย

เบื้องต้น มีการควบคุมก่อนเริ่มงาน ในขั้นตอนนี้ กฎ ขั้นตอน และพฤติกรรมจะได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่างานดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง ตามกฎแล้ว ที่นี่จะมีการควบคุมทรัพยากรบุคคล วัสดุ และการเงิน

การควบคุมข้อมูลเข้าและออกจากองค์กรเป็นงานการจัดการอิสระที่ไม่มีผู้จัดการคนใดมีสิทธิ์ที่จะละเลย

ปัจจุบัน การควบคุมจะดำเนินการโดยตรงระหว่างการดำเนินงานโดยองค์กรตามการตัดสินใจ ตามกฎแล้วจะดำเนินการโดยผู้บังคับบัญชาทันทีและขึ้นอยู่กับการวัดผลลัพธ์ที่แท้จริงของงานที่ทำ

เครื่องมือหลักในการจัดระเบียบการควบคุมคือการป้อนกลับ ช่วยให้คุณสามารถระบุความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานและตัดสินใจแก้ไขได้

สุดท้าย จำเป็นต้องมีการควบคุมหลังจากเสร็จสิ้นงาน หากในระหว่างการควบคุมขั้นสุดท้ายไม่มีโอกาสที่จะมีอิทธิพลโดยตรงต่อความก้าวหน้าของงาน สามารถนำมาพิจารณาผลการควบคุมเมื่อดำเนินงานต่อไป

หน้าที่ที่สำคัญอีกประการหนึ่งของการควบคุมขั้นสุดท้ายคือการกำหนดบทบาทในการดำเนินการตามฟังก์ชันแรงจูงใจ แรงจูงใจจะดำเนินการตามผลลัพธ์ของการควบคุม

องค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการควบคุม ได้แก่ การพัฒนามาตรฐานและเกณฑ์ การเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่แท้จริง และการดำเนินการแก้ไข

แนวคิดของการควบคุมการควบคุมเป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของฝ่ายบริหารซึ่งก็คือเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมายที่องค์กรกำหนดและการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ด้วยความช่วยเหลือของการควบคุมฝ่ายบริหารขององค์กรจะกำหนดความถูกต้องของการตัดสินใจและกำหนดความจำเป็นในการปรับเปลี่ยน

ในด้านหนึ่ง การใช้การควบคุมหมายถึงการกำหนดมาตรฐาน เพื่อวัดผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงและการเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานที่กำหนดไว้ ในทางกลับกันเพื่อติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและประเมินผลลัพธ์ที่ได้รับระหว่างการดำเนินการ

มันเป็นผลลัพธ์ของการควบคุมที่กลายเป็นพื้นฐานสำหรับผู้จัดการขององค์กรในการดำเนินการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้ซึ่งมีนัยสำคัญ

ความจำเป็นในการควบคุมปรับการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้หากมีการเบี่ยงเบนเกิดขึ้น การดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารการควบคุมการดำเนินการตัดสินใจของฝ่ายบริหารนั้นเกิดจากหลายสาเหตุ

ความไม่แน่นอน- เหตุผลหลักสำหรับความจำเป็นในการควบคุมคือความไม่แน่นอนซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของอนาคตซึ่งมีอยู่ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารซึ่งคาดว่าจะมีการดำเนินการในอนาคต มีความไม่แน่นอนดังต่อไปนี้:

ช่วงเวลาระหว่างการยอมรับและการดำเนินการตัดสินใจ - ระหว่างการพัฒนาที่คาดการณ์ไว้ของสถานการณ์เมื่อทำการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและการพัฒนาจริงของสถานการณ์การตัดสินใจ ช่องว่างบางอย่าง การเบี่ยงเบนบางอย่างมักหลีกเลี่ยงไม่ได้เสมอ เนื่องจากการตัดสินใจเกิดขึ้น พื้นฐานของวิสัยทัศน์ของสถานการณ์นั้นหรือแบบจำลองของสถานการณ์นั้นซึ่งไม่สมบูรณ์เสมอไป

บุคลากรในองค์กร ผู้ดำเนินการตัดสินใจคือคน ไม่ใช่เครื่องจักร การเบี่ยงเบนเกิดขึ้นได้ในระหว่างการดำเนินการตัดสินใจ และด้วยเหตุนี้ เช่น ปฏิสัมพันธ์ของการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ ภายในองค์กรอาจไม่มีประสิทธิภาพ งานอาจไม่เข้าใจอย่างถูกต้อง ในที่สุด นักแสดงอาจป่วย เขาอาจจะเป็น ถูกคู่แข่งล่อลวง ฯลฯ โมเดลนี้ประสบความสำเร็จเพียงใดและการตัดสินใจของฝ่ายบริหารมีประสิทธิผลเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับ
ขึ้นอยู่กับความเป็นมืออาชีพของผู้จัดการในการตัดสินใจ
ดังนั้นเมื่อใช้การควบคุม ทั้งความคืบหน้าของการดำเนินการตัดสินใจที่ทำโดยองค์กรและการปฏิบัติตามการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้กับการพัฒนาที่เกิดขึ้นจริงของสถานการณ์การตัดสินใจจะได้รับการประเมินและวัดผล

การป้องกันสถานการณ์วิกฤติ- การขาดระบบควบคุมที่เชื่อถือได้ และผลตอบรับที่มีประสิทธิผลสามารถนำพาองค์กรไปสู่สถานการณ์วิกฤติได้ การขาดผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดความล้มเหลวขององค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็กจำนวนมาก

หากการตัดสินใจที่ทำไว้ก่อนหน้านี้มีประสิทธิภาพไม่เพียงพอหรือผิดพลาด ระบบควบคุมที่ทำงานได้ดีจะช่วยให้สามารถสร้างสิ่งนี้ได้ทันท่วงทีและทำการปรับเปลี่ยนการดำเนินการขององค์กร ระบบควบคุมที่ทำงานได้ดีสามารถระบุปัญหาได้ทันท่วงที สิ่งนี้ใช้ได้กับการตัดสินใจที่มีองค์ประกอบของความเสี่ยงด้วย

การรักษาความสำเร็จ- ระบบควบคุมช่วยให้เราระบุแง่มุมเชิงบวกและจุดแข็งที่ระบุไว้ระหว่างการดำเนินกิจกรรม โดยการเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงกับผลลัพธ์ที่วางแผนไว้ ฝ่ายบริหารขององค์กรสามารถระบุได้ว่าองค์กรประสบความสำเร็จตรงไหนและล้มเหลวตรงไหน กล่าวอีกนัยหนึ่ง หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญของการควบคุมคือการพิจารณาว่ากิจกรรมเฉพาะด้านใดขององค์กรมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด ด้วยการพิจารณาความสำเร็จและความล้มเหลวขององค์กรและเหตุผล ผู้จัดการสามารถปรับองค์กรให้เข้ากับข้อกำหนดแบบไดนามิกของสภาพแวดล้อมภายนอกได้อย่างรวดเร็ว และด้วยเหตุนี้จึงรับประกันอัตราความก้าวหน้าสูงสุดในการบรรลุเป้าหมายพื้นฐานขององค์กร

ประเภทของการควบคุมฟังก์ชันการจัดการใด ๆ สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อมีระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพ การควบคุมเป็นฟังก์ชันการจัดการที่สำคัญอย่างยิ่งและซับซ้อน ซึ่งไม่เป็นที่พอใจสำหรับพนักงานระดับองค์กร

คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการควบคุมที่ควรพิจารณาเป็นอันดับแรกคือ การควบคุมจะต้องมีความครอบคลุม การควบคุมไม่สามารถคงไว้ซึ่งสิทธิพิเศษของผู้จัดการที่ได้รับมอบหมายให้เป็น “ผู้ควบคุม” และผู้ช่วยของเขา ผู้จัดการทุกคน ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใดก็ตาม จะต้องควบคุมในฐานะส่วนสำคัญของความรับผิดชอบในงานของเขา แม้ว่าจะไม่มีใครมอบหมายให้เขาทำสิ่งนี้โดยเฉพาะก็ตาม

การควบคุมเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของกระบวนการจัดการ การวางแผนหรือการสร้างโครงสร้างองค์กรหรือแรงจูงใจไม่สามารถแยกออกจากการควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ แท้จริงแล้วเกือบทั้งหมดเป็นส่วนสำคัญของระบบควบคุมโดยรวมในองค์กรที่กำหนด การควบคุมทุกประเภทมีความคล้ายคลึงกัน เนื่องจากมีเป้าหมายเดียวกัน เพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์จริงที่ได้จะใกล้เคียงกับผลลัพธ์ที่ต้องการมากที่สุด แตกต่างกันเฉพาะในช่วงเวลาของการดำเนินการ (รูปที่ 5.1)

ข้าว. 5.1.ประเภทของการควบคุม

การควบคุมเบื้องต้นการควบคุมประเภทนี้เรียกว่าการควบคุมเบื้องต้นเนื่องจากดำเนินการก่อนเริ่มงานจริง การควบคุมที่สำคัญที่สุดบางประการในองค์กรอาจซ่อนอยู่ในฟังก์ชันการจัดการอื่นๆ ตัวอย่างเช่น แม้ว่าการวางแผนและการสร้างโครงสร้างองค์กรมักไม่ค่อยถูกพิจารณาว่าเป็นขั้นตอนการควบคุม ดังนั้นจึงอนุญาตให้มีการควบคุมเบื้องต้นเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรได้

วิธีการหลักในการดำเนินการควบคุมเบื้องต้นคือการนำไปปฏิบัติ (ไม่ใช่การสร้าง แต่เป็นการนำไปปฏิบัติ) ของกฎ ขั้นตอน และบรรทัดฐานของพฤติกรรมบางอย่าง เนื่องจากมีการพัฒนากฎและนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าแผนต่างๆ ดำเนินไป การยึดมั่นอย่างเคร่งครัดจึงเป็นวิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่างานดำเนินไปในทิศทางที่ตั้งใจไว้

หากคุณเขียนลักษณะงานที่ชัดเจน ถ่ายทอดเป้าหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชา รับสมัครอย่างมีประสิทธิภาพ วีเจ้าหน้าที่ธุรการของผู้มีคุณสมบัติเหมาะสมจะช่วยเพิ่มโอกาสที่โครงสร้างองค์กรจะทำงานได้ตามที่ตั้งใจไว้ ในองค์กร มีการใช้การควบคุมขั้นสูงในสามประเด็นหลัก

การควบคุมเบื้องต้นในด้านทรัพยากรมนุษย์สามารถทำได้ในองค์กรโดยผ่านการวิเคราะห์อย่างรอบคอบเกี่ยวกับธุรกิจและความรู้และทักษะทางวิชาชีพที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตามความรับผิดชอบและการคัดเลือกบุคลากรที่ผ่านการฝึกอบรมและมีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด สำหรับการที่
เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างจะสามารถปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้ จำเป็นต้องกำหนดระดับการศึกษาหรือประสบการณ์การทำงานขั้นต่ำที่ยอมรับได้ในสาขานั้น และตรวจสอบเอกสารและเอกสารอ้างอิงที่มอบให้กับผู้จ้างงาน นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มโอกาสในการดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถในองค์กรได้อย่างมีนัยสำคัญโดยกำหนดจำนวนเงินที่ยุติธรรมและค่าตอบแทน ทำการทดสอบทางจิตวิทยาตลอดจนผ่านการสัมภาษณ์พนักงานหลายครั้งในช่วงก่อนการจ้างงาน ในหลายองค์กร ทรัพยากรบุคคลจะได้รับการตรวจสอบเบื้องต้นและติดตามแม้ว่าจะได้รับการว่าจ้างผ่านการฝึกอบรมแล้วก็ตาม การฝึกอบรมช่วยให้คุณกำหนดความรู้และทักษะที่ทั้งฝ่ายบริหารและนักแสดงทั่วไปจำเป็นต้องเพิ่มจากสิ่งที่พวกเขามีอยู่แล้วก่อนที่จะเริ่มดำเนินการจริง
ความรับผิดชอบของพวกเขา หลักสูตรก่อนการฝึกอบรมจะเพิ่มโอกาสที่คนงานที่ได้รับการว่าจ้างจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การควบคุมเบื้องต้นในด้านทรัพยากรวัสดุดำเนินการโดยการพัฒนามาตรฐานสำหรับระดับคุณภาพขั้นต่ำที่ยอมรับได้และดำเนินการตรวจสอบทางกายภาพของการปฏิบัติตามข้อกำหนดของวัสดุที่เข้ามาตามข้อกำหนดเหล่านี้ วิธีหนึ่งในการควบคุมเบื้องต้นในพื้นที่นี้คือ
การเลือกซัพพลายเออร์ที่พิสูจน์ความสามารถในการจัดหาวัสดุที่ตรงตามข้อกำหนดได้อย่างน่าเชื่อถือ วิธีการควบคุมเบื้องต้นของทรัพยากรวัสดุยังรวมถึงการรับประกันปริมาณสำรองในองค์กรในระดับที่เพียงพอเพื่อหลีกเลี่ยงการขาดแคลน (สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมดูบทเกี่ยวกับวิธีการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร)

การควบคุมเบื้องต้นในด้านทรัพยากรทางการเงิน วิธีที่สำคัญที่สุดในการควบคุมทรัพยากรทางการเงินเบื้องต้นคืองบประมาณ (แผนทางการเงินปัจจุบัน) ซึ่งช่วยให้สามารถทำหน้าที่วางแผนได้เช่นกัน งบประมาณเป็นกลไกการควบคุมเบื้องต้นในแง่ที่ให้ความมั่นใจว่าเมื่อองค์กรต้องการเงินสด งบประมาณก็จะมี งบประมาณยังกำหนดวงเงินการใช้จ่ายและป้องกันไม่ให้แผนกหรือองค์กรใด ๆ ขาดแคลนเงินสด

การควบคุมปัจจุบันดำเนินการโดยตรงที่ทางเข้างาน บ่อยครั้งที่วัตถุของเขาคือพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชา และตัวเขาเองเป็นสิทธิพิเศษของผู้บังคับบัญชาในทันที การตรวจสอบงานของผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นประจำการหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นและข้อเสนอในการปรับปรุงงานจะช่วยลดความเบี่ยงเบนจากแผนและคำแนะนำที่วางแผนไว้ หากปล่อยให้ความเบี่ยงเบนเหล่านี้พัฒนาไป ก็อาจพัฒนาไปสู่ปัญหาร้ายแรงสำหรับทั้งองค์กรได้

การควบคุมปัจจุบันไม่ได้ดำเนินการพร้อมกันอย่างแท้จริงกับการปฏิบัติงาน แต่จะขึ้นอยู่กับการวัดผลลัพธ์จริงที่ได้รับหลังจากดำเนินงานโดยมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ เพื่อดำเนินการควบคุมอย่างต่อเนื่องในลักษณะนี้ อุปกรณ์ควบคุมจำเป็นต้องมีฟีดแบ็ค

ข้อเสนอแนะ -นี่คือการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ได้รับ ตัวอย่างคำติชมที่ง่ายที่สุดคือการที่เจ้านายบอกผู้ใต้บังคับบัญชาว่างานของพวกเขาไม่น่าพอใจหากเห็นว่าพวกเขาทำผิดพลาด ระบบผลตอบรับช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถระบุปัญหาที่ไม่คาดฝันและปรับทิศทางเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้องค์กรเบี่ยงเบนไปจากเส้นทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุดไปสู่วัตถุประสงค์ ระบบตอบรับทั้งหมดมีลักษณะเฉพาะโดย (32]:

มีเป้าหมาย

การใช้ทรัพยากรภายนอก

การเปลี่ยนแปลงทรัพยากรภายนอกเพื่อใช้ภายใน

การติดตามการเบี่ยงเบนที่สำคัญจากเป้าหมายที่วางแผนไว้

แก้ไขความเบี่ยงเบนเหล่านี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

การเบี่ยงเบนที่ระบบต้องตอบสนองเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอาจเกิดจากปัจจัยทั้งภายนอกและภายใน ปัจจัยภายใน ได้แก่ ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยสถานการณ์ภายในองค์กร ปัจจัยภายนอกคือทุกสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรจากสภาพแวดล้อม: การแข่งขัน, การนำกฎหมายใหม่มาใช้, การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี, ความเสื่อมโทรมของสถานการณ์ทางเศรษฐกิจโดยทั่วไป, การเปลี่ยนแปลงในระบบคุณค่าทางวัฒนธรรมและอื่น ๆ อีกมากมาย

ค่อนข้างเป็นที่ยอมรับที่จะมองว่าฝ่ายบริหารเป็นความพยายามเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรทำหน้าที่เป็นระบบที่มีการตอบรับอย่างมีประสิทธิผล กล่าวคือ เป็นระบบที่ให้คุณลักษณะเอาท์พุตในระดับที่กำหนด แม้ว่าจะได้รับอิทธิพลจากปัจจัยเบี่ยงเบนภายนอกและภายในก็ตาม อย่างไรก็ตาม การกำกับดูแลที่ดีไปไกลกว่าแค่การพยายามรักษาสภาพที่เป็นอยู่และตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่อย่างเหมาะสม หากองค์กรไม่มุ่งมั่นที่จะปรับตัวและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยใช้แนวทางเชิงรุกตั้งแต่เริ่มต้น ก็ไม่น่าจะมีประสิทธิภาพในระยะยาว

การควบคุมขั้นสุดท้าย -ผลลัพธ์จริงที่ได้รับจะถูกเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ที่ต้องการทันทีที่เสร็จสิ้นกิจกรรมควบคุมหรือหลังจากระยะเวลาที่กำหนดไว้ แม้ว่าการควบคุมขั้นสุดท้ายจะเกิดขึ้นช้าเกินไปที่จะตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้น แต่ก็ยังมีหน้าที่สำคัญสองประการ:

ให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวางแผนแก่ฝ่ายบริหารขององค์กรในกรณีที่คาดว่าจะมีการดำเนินงานที่คล้ายกันในอนาคต ด้วยการเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงที่ได้รับกับผลลัพธ์ที่ต้องการ ฝ่ายบริหารมีโอกาสที่จะประเมินว่าแผนที่พวกเขาทำไว้นั้นสมจริงเพียงใด ขั้นตอนนี้ยังช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นและกำหนดแผนใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ในอนาคต

ส่งเสริมแรงจูงใจ หากฝ่ายบริหารขององค์กรเชื่อมโยงรางวัลที่สร้างแรงบันดาลใจกับการบรรลุผลการปฏิบัติงานในระดับหนึ่ง แน่นอนว่าผลการปฏิบัติงานที่ได้รับจริงจะต้องได้รับการวัดอย่างถูกต้องและเป็นกลาง