เอกสารอะไรบ้างที่สามารถเก็บไว้ได้ 3 ปี? การจัดเก็บเอกสารทางบัญชี

ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบใดบ้างเมื่อกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีขององค์กร จำเป็นต้องผูกเอกสารทางบัญชีทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในแผนกบัญชีขององค์กรหรือไม่?

ในประเด็นนี้เราดำรงตำแหน่งดังต่อไปนี้:

เมื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารขององค์กรจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำโดย: กฎหมาย N 402-FZ, รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย, กฎหมายลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2552 N 212-FZ, รายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นใน หลักสูตรกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กรต่างๆ ระบุกำหนดเวลาการจัดเก็บ ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซีย ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558
เอกสารที่ไม่ได้ถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร (รวมระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปี) สามารถจัดกลุ่มตามลำดับเวลาและเย็บเล่ม เช่น ในแฟ้ม ในกรณีนี้ โฟลเดอร์จะต้องมีชื่อเรื่องของเคส

เหตุผลสำหรับตำแหน่ง:

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี

เอกสารทางบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชี ใบแจ้งยอดบัญชี (การเงิน) รายงานการตรวจสอบนั้นจะถูกจัดเก็บโดยหน่วยงานทางเศรษฐกิจตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎสำหรับการจัดระเบียบกิจการเก็บถาวรของรัฐ แต่ไม่น้อยกว่าห้าปีหลังจากปีที่รายงาน ( ส่วนที่ 1 ของศิลปะ 29 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 N 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมาย N 402-FZ)

ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (การลงทะเบียน) ได้รับการกำหนดในลักษณะเดียวกับเอกสารที่สร้างบนกระดาษ ในเวลาเดียวกัน หน่วยงานทางเศรษฐกิจจะต้องจัดเก็บเอกสารนโยบายการบัญชี มาตรฐานของหน่วยงานทางเศรษฐกิจ เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและการบำรุงรักษาการบัญชี รวมถึงเครื่องมือที่รับรองการทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลงนามอย่างน้อยห้าปีหลังจากปีที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน (การเงิน) เป็นครั้งสุดท้าย (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 29 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ)

เมื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเฉพาะสำหรับเอกสารทางบัญชีแต่ละรายการควรได้รับคำแนะนำจากรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรต่างๆ ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรม รัสเซีย ลงวันที่ 25 สิงหาคม พ.ศ. 2553 N 558 (ต่อไปนี้จะเรียกว่ารายการ) รายการนี้ได้รับการพัฒนาและอนุมัติตามบทบัญญัติของส่วนที่ 3 ของศิลปะ 6 ตอนที่ 1 ศิลปะ มาตรา 17 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 N 125-FZ “ว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย” (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมาย N 125-FZ)

ตามข้อ 1.4 ของรายการ ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารจะคำนวณตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่เอกสารเสร็จสมบูรณ์
ตัวอย่างเช่น:

เอกสารทางบัญชีหลักและภาคผนวกซึ่งบันทึกข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจและทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับบันทึกทางบัญชี (เอกสารเงินสดและหนังสือ เอกสารธนาคาร เอกสารธนาคาร สมุดเช็คธนาคาร ใบกำกับเวลา ใบแจ้งเวลา ประกาศธนาคารและคำขอโอนเงิน การกระทำของ การยอมรับ การส่งมอบ การตัดจำหน่ายทรัพย์สินและวัสดุ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้และรายงานล่วงหน้า จดหมายโต้ตอบ ฯลฯ ) จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบ (การตรวจสอบ) (มาตรา 362 ของรายการ)

เอกสาร (โปรโตคอล การกระทำ การคำนวณ คำแถลง ข้อสรุป) เกี่ยวกับการตีราคาสินทรัพย์ถาวร การกำหนดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวร การประเมินมูลค่าทรัพย์สินขององค์กรจะถูกเก็บไว้อย่างถาวร (มาตรา 429 ของรายการ)

การดำเนินการเกี่ยวกับการโอนสิทธิในอสังหาริมทรัพย์และการทำธุรกรรมจากก่อนหน้านี้ไปยังผู้ถือลิขสิทธิ์รายใหม่ (จากงบดุลไปยังงบดุล) จะถูกเก็บไว้อย่างถาวร (มาตรา 432 ของรายการ)

สนธิสัญญาข้อตกลงที่ไม่ได้ระบุไว้ในแต่ละบทความของรายการ - 5 ปีหลังจากการหมดอายุของสัญญาข้อตกลง (มาตรา 436 ของรายการ) ตัวอย่างเช่น ข้อตกลงของขวัญ การเช่าซื้อ จะถูกเก็บไว้อย่างถาวร (มาตรา 439, 449 ของรายการ)

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงย่อหน้านั้นด้วย 8 ข้อ 1 ข้อ มาตรา 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสี่ปีสำหรับข้อมูลการบัญชีและการบัญชีภาษีและเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและการชำระภาษีรวมถึงเอกสารยืนยันการรับรายได้ค่าใช้จ่าย (สำหรับองค์กรและผู้ประกอบการแต่ละราย) ตลอดจนการชำระ (หัก ณ ที่จ่าย) ภาษี

ในเวลาเดียวกัน มาตรา 4 ของมาตรา 283 และวรรค 7 ของมาตรา 283 มาตรา 346.18 แห่งประมวลกฎหมายภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งเป็นกฎพิเศษที่บังคับผู้จ่ายเงินตามลำดับภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีที่ชำระที่เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบภาษีแบบง่ายโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการเก็บภาษีรายได้ลดลงตามจำนวนค่าใช้จ่าย เพื่อจัดเก็บเอกสารยืนยันจำนวนความเสียหายที่เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาการชำระคืน เราขอเตือนคุณว่าผู้เสียภาษีสามารถยกยอดขาดทุนไปยังงวดอนาคตภายใน 10 ปีหลังจากได้รับ (มาตรา 2 ของมาตรา 283 มาตรา 7 ของมาตรา 346.18 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

นอกจากนี้เรายังให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าค่าใช้จ่ายบางส่วนเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีกำไรจะถูกนำมาพิจารณาเป็นระยะเวลานาน เช่น สินทรัพย์ถาวร (สินทรัพย์ถาวร) และสินทรัพย์ไม่มีตัวตน (สินทรัพย์ไม่มีตัวตน) หรือมีลักษณะรอการตัดบัญชี (นำมาพิจารณา ไม่ใช่ในช่วงเวลาที่เกิดขึ้น แต่ ณ เวลาที่ขายสินทรัพย์ ( ศิลปะ 268 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย))

ค่าเสื่อมราคาเป็นการบัญชีที่สม่ำเสมอในช่วงเวลาของการใช้สินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตนของค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดต้นทุนเริ่มต้น (มาตรา 256, 257 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) มาตรา 252 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียระบุถึงความเป็นไปได้ของการบัญชีค่าใช้จ่ายเฉพาะในกรณีที่ได้รับการบันทึกไว้

ในเรื่องนี้กระทรวงการคลังของรัสเซียอธิบายว่าระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารหลักที่สะท้อนถึงการก่อตัวของต้นทุนเริ่มต้นของทรัพย์สินเสื่อมราคาที่กำหนดโดยย่อหน้า 8 ข้อ 1 ข้อ 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย (4 ปี) ควรคำนวณจากช่วงเวลาที่เสร็จสิ้นการคิดค่าเสื่อมราคาในการบัญชีภาษี (สำหรับการได้มาซึ่งทรัพย์สินดังกล่าว) (จดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 02/12/2559 N 03-03-06/1/7604, ลงวันที่ 26/04/2554 N 03- 03-06/1/270) นั่นคือเพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีภาษีจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารหลักที่ยืนยันการก่อตัวของต้นทุนเริ่มต้นของสินทรัพย์ถาวรที่เสื่อมค่าเสื่อมราคาและสินทรัพย์ไม่มีตัวตนเป็นเวลาอย่างน้อย 4 ปีหลังจากค่าเสื่อมราคาเต็มจำนวน

ในเวลาเดียวกัน ผู้เชี่ยวชาญจากฝ่ายการเงินยังตั้งข้อสังเกตอีกว่าตามรายการ เอกสารเกี่ยวกับการพิจารณาค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรจะถูกเก็บไว้อย่างถาวร

กระทรวงการคลังของรัสเซีย อธิบายขั้นตอนการใช้ย่อหน้า 8 ข้อ 1 ข้อ มาตรา 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียในจดหมายลงวันที่ 30 มีนาคม 2555 N 03-11-11/104 ระบุว่าช่วงสี่ปีเริ่มต้นหลังจากรอบระยะเวลาการรายงาน (ภาษี) ซึ่งเอกสารถูกใช้ครั้งล่าสุดในการเตรียมการ การรายงานภาษี ภาษีคงค้างและการชำระ การยืนยันรายได้ที่ได้รับและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ตำแหน่งที่คล้ายกันถูกกำหนดไว้ในมติของรัฐสภาของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2555 N 3546/12

ตำแหน่งทางกฎหมายของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียจะต้องนำมาพิจารณาด้วยเมื่อรวมอยู่ในค่าใช้จ่าย:

การสูญเสียในรูปแบบของจำนวนหนี้เสีย (ข้อ 2 ข้อ 2 บทความ 265 แห่งประมวลกฎหมายภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียคำตัดสินของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 10/09/2555 N VAS-5055/12 ลงวันที่ 06/09/2555 N VAS-7081/12) เอกสารหลักที่ยืนยันการเกิดขึ้นจะต้องมีให้ในวันที่บัญชีสำหรับการสูญหาย

การสูญเสียที่ระบุไว้ในย่อหน้า 2, 3 ช้อนโต๊ะ 268 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย ซึ่งกำหนด ณ วันที่ขายทรัพย์สินและสิทธิในทรัพย์สิน (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูจดหมายของ Federal Tax Service ของรัสเซีย ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2558 N GD-4-3/2251@ ).
ในขณะที่ดำเนินการ ค่าใช้จ่ายจะถูกนำมาพิจารณาด้วยในรูปแบบของ:

ราคาสำหรับการได้มา (การสร้าง) ทรัพย์สินอื่น ๆ เช่นเช่นที่ดินสินทรัพย์ที่เป็นวัสดุ (ข้อ 2 ข้อ 1 ข้อ 268 แห่งประมวลกฎหมายภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ต้นทุนของสินค้าคงคลัง ทรัพย์สินอื่น ๆ ในรูปแบบของส่วนเกินที่ระบุในระหว่างสินค้าคงคลัง และ (หรือ) ทรัพย์สินที่ได้รับโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และ (หรือ) ทรัพย์สินที่ได้รับระหว่างการรื้อหรือถอดประกอบระบบปฏิบัติการที่เลิกใช้งาน การซ่อมแซม การปรับปรุงให้ทันสมัย ​​การสร้างใหม่ เทคนิค อุปกรณ์ใหม่หรือการชำระบัญชีระบบปฏิบัติการบางส่วน (ข้อ 2 ข้อ 1 บทความ 268 วรรคสองข้อ 2 ข้อ 254 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ราคาสำหรับการได้มาซึ่งสิทธิในทรัพย์สินและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการได้มา (ข้อ 2.1 ข้อ 1 ข้อ 268 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้าที่ซื้อ

ดังนั้นเมื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารยืนยันต้นทุนในการได้มา (การสร้าง) สินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน ทรัพย์สินอื่น ๆ สิทธิในทรัพย์สิน สินค้าที่ซื้อ จำเป็นต้องคำนึงถึงบทบัญญัติของศิลปะ 268 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
ค่าใช้จ่ายในการได้มาซึ่งหลักทรัพย์ก็ถูกเลื่อนออกไปเช่นกัน เนื่องจากวันที่เกิดค่าใช้จ่ายสำหรับการซื้อหลักทรัพย์คือวันที่ขายหรือจำหน่ายอื่น ๆ (ข้อ 7 ข้อ 7 บทความ 272 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ดังนั้นจึงต้องเก็บเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายในการได้มาซึ่งหลักทรัพย์ตามระยะเวลาที่กำหนดโดยคำนึงถึงข้อกำหนดในวรรค ข้อ 7 วรรค 7 272 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย (คำสั่งของศาลอนุญาโตตุลาการที่เก้าลงวันที่ 19 มีนาคม 2556 N 09AP-2671/13, FAS Moscow District ลงวันที่ 19 กรกฎาคม 2013 N F05-7106/13 ในกรณี N A40-74496 /2012)

เมื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารจำเป็นต้องคำนึงด้วยว่าผู้ชำระเบี้ยประกันมีหน้าที่รับประกันความปลอดภัยของเอกสารยืนยันการคำนวณและการชำระเบี้ยประกันเป็นเวลาหกปี (ข้อ 6 ส่วนที่ 2 ข้อ 28 ของ กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 24 กรกฎาคม 2552 N 212-FZ)

ในทางปฏิบัติ ไม่สามารถแยกบันทึกทางบัญชีที่อาจเก็บไว้เป็นเวลาสี่ ห้า หรือหกปีได้เสมอไป ดังนั้นในการบัญชี ขอแนะนำให้ใช้ระยะเวลาเก็บรักษาขั้นต่ำหกปีกับเอกสารทั้งหมด (เว้นแต่รายการจะกำหนดระยะเวลานานกว่านั้น)

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารในงานสำนักงาน

หน่วยงานทางเศรษฐกิจจะต้องรับรองความปลอดภัยของเอกสารในระหว่างระยะเวลาการจัดเก็บ (ส่วนที่ 1 มาตรา 17 ของกฎหมายหมายเลข 125-FZ) ในเวลาเดียวกันจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเงื่อนไขการจัดเก็บที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารทางบัญชีและการป้องกันจากการเปลี่ยนแปลง (ส่วนที่ 3 ของมาตรา 29 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ) การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีจัดโดยหัวหน้าสาขาวิชา (ส่วนที่ 1 มาตรา 7 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ)

เมื่อจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารการบัญชีและการบัญชีภาษีจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากกฎสำหรับการจัดระเบียบการจัดเก็บการได้มาการบันทึกและการใช้เอกสารของ Archive Fund ของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่น และองค์กรที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 31 มีนาคม 2558 N 526 ( ต่อไปนี้ - กฎ) และข้อบังคับเกี่ยวกับเอกสารและการไหลของเอกสารในการบัญชีได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 29 กรกฎาคม 1983 N 105 (ต่อไปนี้ - กฎระเบียบ N 105) (ในขอบเขตที่ไม่ขัดแย้งกับกฎหมายที่เกี่ยวข้องและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ที่ออกในภายหลัง) โปรดดูข้อมูลจากกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 11 กันยายน 2558 N PZ-13/2015

ตามมาตรา 2 ของมาตรา มาตรา 13 ของกฎหมาย N 125-FZ นิติบุคคลมีสิทธิ์สร้างเอกสารเก็บถาวรเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรที่สร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรมของตน รวมถึงเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บและใช้เอกสารเก็บถาวรที่ไม่ใช่ทรัพย์สินของรัฐหรือของเทศบาล ซึ่งหมายความว่าการสร้างเอกสารสำคัญเป็นสิทธิ์ แต่ไม่ใช่ภาระผูกพันของหน่วยงานทางเศรษฐกิจ สิ่งนี้เขียนไว้ในข้อ 1.4 ของกฎด้วย

ดังนั้นหน่วยงานทางเศรษฐกิจจึงกำหนดขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารหลักอย่างอิสระ ในเวลาเดียวกัน หน่วยงานทางเศรษฐกิจสามารถโอนเอกสารสำหรับการจัดเก็บไปยังคลังของรัฐและเทศบาลโดยการสรุปข้อตกลงการชดเชยที่เหมาะสมกับพวกเขา (ส่วนที่ 3 ของมาตรา 15 ส่วนที่ 3 ของมาตรา 21 ของกฎหมายหมายเลข 125-FZ)

ตามข้อ 2.3 ของกฎ เอกสารสำคัญขององค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารจากกองทุนเอกสารสำคัญของสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 5 ของกฎหมายหมายเลข 125-FZ) เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรและเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) ส่วนที่ระบุของกองทุนสารคดีถือเป็นกองทุนเอกสารสำคัญขององค์กร

เอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) จะถูกจัดเก็บไว้ในแผนกโครงสร้างขององค์กรและเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บอาจถูกทำลายได้หลังจากการตรวจสอบค่าของเอกสารบังคับ (ข้อ 4.6 -4.13 ของกฎ) ก่อนการตรวจสอบมูลค่า ห้ามทำลายเอกสาร (ข้อ 4.5 ของกฎ)

ในกรณีพิเศษ โดยการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กร ไฟล์ที่มีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรตามสินค้าคงคลังของไฟล์ เอกสาร หรือตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ (ข้อ 4.2 ของกฎ)

ดังนั้นเอกสารสำคัญขององค์กรจะถูกสร้างขึ้นในแผนกโครงสร้างทั้งหมด (ในงานสำนักงาน) จากนั้นหลังจากการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารแล้ว เอกสารเหล่านั้นจะถูกโอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กรเพื่อจัดเก็บหรือทำลาย

ในแต่ละหน่วยโครงสร้างขององค์กร เอกสารที่คล้ายกันในเนื้อหาและเกี่ยวข้องกับปัญหาเดียวกันของกิจกรรมขององค์กรจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์ (หน่วยเก็บข้อมูล) (ข้อ 2.9, 3.3 ของกฎ)

เมื่อสร้างเคสจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยข้อ 4.20 ของกฎ

ตามข้อ 4.19 ของกฎ ไฟล์ถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) ของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) รวมถึงไฟล์สำหรับบุคลากร ดำเนินการโดยฝ่ายจัดการบันทึก หลังจากสิ้นปีปฏิทินที่พวกเขา ถูกเปิด เตรียมพร้อมสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร และอยู่ภายใต้การลงทะเบียนและคำอธิบาย

ขึ้นอยู่กับระยะเวลาการจัดเก็บ การลงทะเบียนกรณีทั้งหมดหรือบางส่วนจะดำเนินการ กรณีของระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และบันทึกบุคลากรจะต้องได้รับการลงทะเบียนเต็มรูปแบบ

การลงทะเบียนเคสบนกระดาษมีไว้สำหรับ:

การผูกหรือการผูกเอกสารกรณี (เอกสารที่ไม่ใช่รูปแบบจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์หรือกล่องแข็งปิด) (ข้อ 4.21 ของกฎ)

การกำหนดหมายเลขแผ่นกรณี (ข้อ 4.22 ของกฎ)

จัดทำแผ่นหลักฐานสำหรับคดีตามแบบฟอร์มที่กำหนดโดยภาคผนวกหมายเลข 8 ของกฎ (ข้อ 4.23 ของกฎ)

จัดทำรายการเอกสารภายในของคดี (ภาคผนวกหมายเลข 27 ของกฎ) (ข้อ 4.30 ของกฎ)

การออกแบบฝาครอบเคส (ภาคผนวกหมายเลข 28 ของกฎ) (ข้อ 4.24-4.29 ของกฎ)

เคสจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรตามสินค้าคงคลังที่รวบรวมในแผนกโครงสร้าง

เป็นไปตามข้อ 4.19 ของกฎที่ว่าเฉพาะไฟล์ที่เสร็จสิ้นโดยงานในสำนักงานที่มีระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และบันทึกบุคลากรเท่านั้นที่ต้องได้รับการลงทะเบียนแบบเต็ม (การยื่นหรือมีผลผูกพัน หมายเลขแผ่นงาน การร่าง เอกสารรับรองเอกสาร ฯลฯ) ก่อนที่จะถ่ายโอนไปยังหอจดหมายเหตุขององค์กร

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับกรณีที่มีเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (น้อยกว่า 10 ปี) ขั้นตอนดังกล่าวไม่ได้ถูกกำหนดโดยกฎ ดังต่อไปนี้จากข้อ 4.2 ของกฎ กรณีดังกล่าวจะไม่ถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร พวกมันจะถูกเก็บไว้ในแผนกโครงสร้างขององค์กร และเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บ อาจถูกทำลายในลักษณะที่กำหนด ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือเมื่อการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กร ไฟล์ที่มีระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) จะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรขององค์กร จากนั้นกรณีที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปีจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรหลังจากสิ้นปีปฏิทินที่เปิดและกรณีดังกล่าวจะต้องลงทะเบียนเต็มจำนวน

ดังนั้น โดยทั่วไป ข้อกำหนดหลักสำหรับกรณีที่มีเอกสารซึ่งมีระยะเวลาเก็บรักษาน้อยกว่า 10 ปีคือการจัดกลุ่มและการดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดโดยข้อ 4.20 ของกฎ

ตามขั้นตอนนี้จะวางเอกสารในกรณีที่เนื้อหาตรงกับชื่อเรื่องของคดีในขณะที่ห้ามจัดกลุ่มร่างและสำเนาเอกสารซ้ำซ้อนตลอดจนเอกสารที่อาจส่งคืนเป็นคดี . นั่นคือทุกกรณีไม่ว่าจะจัดเก็บเอกสารเป็นระยะเวลาใดก็ตามจะต้องมีชื่อ

เมื่อสร้างเคสต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

เอกสารการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวจะต้องจัดกลุ่มเป็นไฟล์แยกกัน โปรดทราบทันทีว่าควรจัดกลุ่มเอกสารการจัดเก็บชั่วคราวแยกกัน: เป็นไฟล์ที่มีระยะเวลาจัดเก็บมากกว่า 10 ปี ไฟล์ที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปี

รวมหนึ่งสำเนาของแต่ละเอกสารในไฟล์

จัดกลุ่มเอกสารจากปีปฏิทินเดียวกันเป็นไฟล์

ข้อยกเว้นได้แก่ คดีย้าย; คดีในศาล ไฟล์ส่วนบุคคลที่เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาการทำงานของบุคคลในองค์กร เอกสารขององค์กรที่ได้รับการเลือกตั้งและคณะกรรมาธิการประจำ กลุ่มรองซึ่งถูกจัดกลุ่มในช่วงระยะเวลาการประชุม เอกสารขององค์กรการศึกษาที่จัดตั้งขึ้นในระหว่างปีการศึกษา เอกสารละครที่แสดงลักษณะกิจกรรมบนเวทีในฤดูกาลละคร ไฟล์ภาพยนตร์ ต้นฉบับ ประวัติทางการแพทย์

คำสั่งสำหรับบุคลากรจะต้องจัดกลุ่มเป็นไฟล์ตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดไว้สำหรับพวกเขา

เอกสารในไฟล์ส่วนบุคคลจะจัดเรียงตามลำดับเวลาที่ได้รับ

บัญชีส่วนบุคคลสำหรับค่าจ้างพนักงานจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์แยกกันและจัดเรียงตามตัวอักษรตามนามสกุล ชื่อ และนามสกุล

ซองกระดาษไม่ควรบรรจุเกิน 250 แผ่น และมีความหนาไม่เกิน 4 ซม.

ในความเห็นของเรา เอกสารที่ไม่ได้โอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร (รวมระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปี) สามารถจัดกลุ่มตามลำดับเวลาและเย็บเล่ม เช่น ในเครื่องผูก ในกรณีนี้ โฟลเดอร์จะต้องมีชื่อเรื่องของเคส กฎไม่มีข้อกำหนดอื่นใดสำหรับกรณีดังกล่าว ขั้นตอนนี้ไม่ขัดแย้งกับข้อ 6.4 ของข้อบังคับหมายเลข 105

ผู้ประกอบการทุกคนถามคำถามนี้ซึ่งเพิ่งเปิดกิจการและไม่เข้าใจความซับซ้อนของระบบโดยไม่มีข้อยกเว้น ดังนั้นจะเก็บเอกสาร LLC ไว้นานเท่าใดหนึ่งปีสองปีขึ้นไป? คุณสามารถเข้าใจปัญหานี้โดยละเอียดได้โดยอ่านกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-FZ “ในการเก็บถาวรในสหพันธรัฐรัสเซีย” ทีละจุด

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีจะแตกต่างกันไป สิ่งที่สามารถพูดได้โดยการรวมประเด็นย่อยทั้งหมดเข้าด้วยกัน? เอกสารทางบัญชีจะต้องเก็บไว้ใน LLC อย่างน้อยตราบเท่าที่มีความเป็นไปได้ที่การตรวจสอบภาษีอาจกำหนดให้ต้องมี ตามมาตรา 89 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย การตรวจสอบจะต้องมีระยะเวลาไม่เกินสามปีก่อนการตัดสินใจดำเนินการตรวจสอบนี้ นั่นคือเราเก็บไว้เป็นเวลาสามปีพอดีแล้วความสนุกก็เริ่มต้นขึ้น

มาตรา 23 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียข้อ 8 ของข้อ 1 แจ้งให้เราทราบอย่างชัดเจนว่าผู้เสียภาษีจะต้องเก็บเอกสารยืนยันการสะสมภาษีเป็นเวลาสี่ปีและไม่น้อย แค่นั้นแหละสุภาพบุรุษ ไม่ใช่เป็นเวลาสามปี แต่เป็นสี่ปีที่เราจัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างระมัดระวังและดูแลไม่ให้กระดาษแผ่นเดียวสูญหาย

เอกสารเฉพาะใดที่เราให้ความสำคัญและเก็บไว้เป็นแก้วตาของเรา?

• ข้อมูลการบัญชีภาษี
• เอกสารยืนยันรายได้
• เอกสารหลักฐานค่าใช้จ่าย
• หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

การบัญชียังยืนยันกฎสำหรับการจัดเก็บเอกสารหลัก ตามคำสั่ง "เกี่ยวกับการบัญชี" หมายเลข 129-FZ งบการเงินควรถูกจัดเก็บตามที่ระบุไว้ในกฎของกิจการเก็บถาวรของรัฐ แต่ไม่น้อยกว่าห้าปีนับจากการรวบรวมงบการเงินครั้งล่าสุดให้พวกเขา

เกิดอะไรขึ้น? และความจริงก็คือคุณต้องจัดเก็บเอกสารอย่างเคร่งครัดในช่วงเวลาที่บริการภาษีอาจขอให้ตรวจสอบ นั่นคือสามปี จากการตรวจสอบ หากคุณไม่มีเอกสารที่มีอายุห้าปี คุณอาจถูกปรับเนื่องจากการจัดเก็บเอกสารที่ไม่เหมาะสมและไม่มีอะไรเพิ่มเติม

แต่ไม่ใช่ทุกอย่างจะเรียบง่ายและโปร่งใสในป่าทางบัญชีและภาษี มีเอกสารที่ควรเก็บไว้นานกว่าระยะเวลาที่เราเพิ่งพูดถึงไปมาก เอกสารเหล่านี้คืออะไร?

1. เอกสารหลักสำหรับการได้มาซึ่งทรัพย์สิน เราบันทึกเอกสารเหล่านี้ไว้นานเท่าที่จำเป็น มันมีไว้เพื่ออะไร. ประการแรกค่าเสื่อมราคา ประการที่สอง เมื่อขายอสังหาริมทรัพย์ คุณจะต้องได้รับการยืนยันมูลค่าเริ่มต้นที่ไหนสักแห่ง7 และอย่าลืมเกี่ยวกับภาษีทรัพย์สินด้วย
2. สินทรัพย์ถาวร. สำหรับบริษัทที่ไม่ได้ผลกำไร มาตรา 283 ของรหัสภาษีกำหนดกฎสำหรับการลดฐานภาษีของงวดปัจจุบันเนื่องจากการสูญเสียของงวดภาษีก่อนหน้า โดยปกติแล้วเอกสารควรยืนยันสิ่งนี้ การสูญเสียสามารถนำมาพิจารณาได้ในอีกสิบปีข้างหน้าซึ่งหมายความว่าเอกสารจะต้องอยู่ในลำดับที่เหมาะสม (มาตรา 283 วรรค 4) ผู้ตรวจสอบภาษีมีสิทธิ์ขอเอกสารหลักยืนยันผลลัพธ์ทางการเงินเพื่อยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับการสูญเสียที่ระบุในคำประกาศที่ส่งมา
3. สำหรับวิสาหกิจในชนบทที่ทำงานโดยใช้ภาษีเกษตรเพียงอย่างเดียวก็จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการสูญเสียตลอดระยะเวลาการตัดบัญชี บทความ 346.6 วรรค 5 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
4. สำหรับผู้ที่ทำงานภายใต้ระบบที่เรียกว่า "แบบง่าย" ภาษีสังคมแบบรวม บทความ 346.18 วรรค 7 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
5. ในการตัดหนี้เสียออกจำเป็นต้องมีเอกสารประกอบหลักสำหรับบริการภาษีด้วย การทำลายเอกสารประกอบทำให้บริษัทหมดสิทธิ์ในการรับรู้หนี้เสียเป็นค่าใช้จ่ายเนื่องจากจะไม่มีอะไรยืนยันจำนวนเงินได้
6. เราจะไม่ยึดติดกับบริษัทร่วมหุ้นมากเกินไป เนื่องจากยังคงมีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับระยะเวลาที่จำเป็นในการจัดเก็บเอกสารของ LLC ไม่ใช่ OJSC ดังนั้น โดยสรุป คุณต้องเก็บเอกสารสำหรับการรายงานภาษีไว้ใน OJSC - งบการเงินประจำปี รวมถึงกฎบัตร ตราบใดที่บริษัทยังมีอยู่ หากบริษัทเข้าสู่การชำระบัญชี เอกสารจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ จำเป็นต้องมีข้อตกลงที่สรุปกับไฟล์เก็บถาวรล่วงหน้าสำหรับขั้นตอนนี้ หากไม่มีข้อตกลงดังกล่าว เฉพาะเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรของบริษัทเท่านั้นที่จะเข้าสู่เอกสารสำคัญ ในกรณีที่เอกสารที่เหลือจะถูกจัดเก็บจะต้องได้รับการตัดสินใจโดยประธานคณะกรรมการการชำระบัญชีหรืออาจเป็นผู้ดูแลการล้มละลาย
7. บริษัทจะต้องเก็บรายงานภาษีประจำปีไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 10 ปี รายไตรมาส - ห้าปี ซึ่งจะมีเป็นประจำทุกปี
8. หากไม่มีรายงานรายไตรมาส รายงานรายเดือนจะถูกเก็บไว้อย่างน้อยห้าปีเช่นกัน
9. สมุดซื้อและการขายและใบแจ้งหนี้ควรเก็บไว้เป็นเวลาห้าปีเต็มนับจากวันที่ลงรายการครั้งล่าสุดในวารสาร ข้อ 15.27 ของ "กฎสำหรับการเก็บรักษาบันทึกทางบัญชี" ในรายการเอกสารการจัดการมาตรฐาน มีรายการที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ และระบุว่าใบแจ้งหนี้เดียวกันนี้ควรเก็บไว้เป็นเวลาห้าปีในระยะเวลาหนึ่ง

ขอย้ำอีกครั้งว่าหน่วยงานด้านภาษีในระหว่างการตรวจสอบจะต้องได้รับคำแนะนำจากกฎหมายว่าด้วยภาษีและค่าธรรมเนียม แต่รายการไม่รวมอยู่ในนั้น

เอาล่ะสรุป: ควรเก็บเอกสาร LLC ไว้นานแค่ไหน? ปรากฎว่าไม่น้อยกว่าห้าปีและในแง่ของสินทรัพย์ถาวรโดยทั่วไปตลอดการดำรงอยู่ของบริษัท ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารจะต้องคำนวณตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมถัดจากปีที่สร้างเอกสาร

จะจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษได้อย่างไร?

นโยบายการบัญชีขององค์กรจะต้องระบุว่าควรจัดเก็บเอกสารอย่างไรและที่ไหนและแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามรายการนี้หรือแม้แต่คณะกรรมการที่ประกอบด้วยพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด

อีกทั้งไม่จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารในสำนักงานอีกด้วย กฎหมายไม่ได้ห้ามการเลือกสถานที่จัดเก็บอื่น เช่น บริษัทเก็บถาวรเฉพาะทาง แต่กฎหมายกำหนดให้บริษัทร่วมหุ้นต้องจัดเก็บเอกสารเช่นรายงานประจำปีและข้อบังคับของบริษัทในตำแหน่งที่สำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้รับอนุญาตตามกฎหมายโดยมีข้อแม้เล็กน้อยว่าเอกสารนั้นจำเป็นต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำเอกสาร เพื่อจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทจัดทำระบบข้อมูลองค์กร ให้บริการโดยศูนย์รับรองซึ่งรับประกันการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารที่ต้องจัดเก็บระยะยาวจะเสื่อมสภาพและจางหายไปตามกาลเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาสามารถอ่านได้ ผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บจะต้องดูแลและจัดทำสำเนาให้ทันเวลา

เมื่อบริษัทเลิกกิจการ เอกสารที่ต้องจัดเก็บระยะยาวจะถูกส่งมอบไปยังคลังข้อมูล หากมีการจัดโครงสร้างบริษัทใหม่ เอกสารจะถูกโอนไปยังองค์กรที่สืบทอด เมื่อบริษัทใหม่เลิกกิจการจะได้รับไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่โอนไปยังโครงสร้างใหม่และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตของบริษัทใหม่

การทำลายเอกสาร ในการทำลายเอกสารคุณต้องร่างการกระทำก่อนซึ่งจะลงนามโดยหัวหน้า บริษัท จากนั้นคุณจึงจะสามารถดำเนินการทำลายเอกสารได้โดยตรง ยิ่งกว่านั้น ในการกระทำนั้น ไม่จำเป็นต้องเขียนเอกสารที่จะทำลายล้างใหม่อย่างระมัดระวัง ก็เพียงพอที่จะเขียนชื่อของกลุ่มที่เป็นเนื้อเดียวกันใหม่ สิ่งที่ถือว่าเป็นกลุ่มที่เป็นเนื้อเดียวกันควรได้รับการพิจารณาอย่างอิสระ ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้อาจถือเป็นเอกสารที่เป็นเนื้อเดียวกันเป็นต้น

จะทำลายเอกสารอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

แค่เผามันเหรอ? คำตอบไม่ถูกต้อง ในกรณีนี้ คุณอาจประสบปัญหากับบริการด้านสิ่งแวดล้อม
ฉันควรรีไซเคิลเป็นเศษกระดาษหรือไม่? ตัวเลือกนั้นดีแต่ก็ไม่รับประกันว่าเอกสารจะไม่ไปลงเอยกับบริษัทคู่แข่งซึ่งไม่ดี เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ควรส่งโฟลเดอร์พร้อมเอกสารเพื่อนำไปกำจัดพร้อมกับใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ การลบเอกสารควรดำเนินการภายใต้การดูแลของพนักงานบริษัทที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสาร

นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะทิ้งมันไป เพราะตามกฎหมายแล้ว นายจ้างมีหน้าที่ต้องเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไว้เป็นความลับ

มีอะไรเหลือบ้าง? วิธีที่ดีที่สุดคือใช้เครื่องทำลายเอกสารแบบพิเศษ โดยทั่วไปแล้ว ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะกำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็นออกไปอย่างไร

เพื่อหลีกเลี่ยงความปรารถนาที่จะแบ่งเบาเอกสารสารคดีของคุณก่อนกำหนด ฉันจะเสริมว่าการไม่มีทะเบียนทางบัญชีหรือใบแจ้งหนี้ในช่วงระยะเวลาภาษีถือเป็นการละเมิดอย่างร้ายแรงและมีโทษปรับห้าพันรูเบิล

และนี่คือหากมีเอกสารขาดหายไปในช่วงภาษีหนึ่ง ในกรณีที่รุนแรงกว่านี้ ค่าปรับจะไม่เป็น 5,000 อีกต่อไป แต่เป็น 15,000 รูเบิล

หากฐานภาษีถูกประเมินโดยการสูญเสียเอกสารยืนยันรายได้ผู้เสียภาษีจะจ่ายค่าปรับจำนวน 10 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนภาษีที่ยังไม่ได้ชำระและไม่น้อยกว่า 15,000 รูเบิลเดียวกัน
อย่างไรก็ตาม กฎหมายอาญายังมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับรองความปลอดภัยของเอกสารทางบัญชีด้วย หากพิสูจน์ได้ว่าเอกสารได้รับความเสียหายด้วยเหตุผลส่วนตัว ผู้ที่เกี่ยวข้องอาจถูกจำคุกอย่างน้อยหนึ่งปี หากคุณต้องการทำความคุ้นเคยกับย่อหน้านี้โดยละเอียด โปรดดูมาตรา 352 วรรค 1 ของประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย

โปรดทราบว่าตัวแทนของหน่วยงานจัดเก็บเอกสารมีสิทธิ์ตรวจสอบการจัดเก็บเอกสารสำคัญในองค์กรของคุณอย่างเหมาะสม และที่นี่คุณตามมาตรา 13.20 ของประมวลกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซียว่าด้วยการละเมิดกฎการจัดเก็บการบัญชีและการได้มารวมถึงการใช้เอกสารเก็บถาวรสามารถถูกลงโทษด้วยค่าปรับ 300 ถึง 500 รูเบิลหรือฝ่ายบริหาร การลงโทษ

ผู้อำนวยการของบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างสถานที่สำหรับจัดเก็บเอกสารและโดยเฉพาะอย่างยิ่งการเก็บถาวรและหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะต้องเก็บรักษาเอกสารเดียวกันเหล่านี้ในลักษณะที่เป็นระเบียบและโอนไปยังที่เก็บถาวรอย่างถูกต้อง

เราดูประเภทของเอกสารทางบัญชีใน คุณต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก ทะเบียนบัญชี และงบการเงินนานแค่ไหน เราจะบอกคุณเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีในเนื้อหาของเรา

เอกสารทางบัญชีจะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน?

กฎหมายการบัญชีกำหนดว่าเอกสารการบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชี และงบการเงินจะต้องจัดเก็บโดยองค์กรตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎสำหรับการจัดงานเก็บเอกสารของรัฐ แต่ไม่น้อยกว่า 5 ปีหลังจากปีที่รายงาน (ส่วนที่ 1 ข้อ 29 ของ กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 06.12.2011 ฉบับที่ 402-FZ)

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี

ขอนำเสนอระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีในองค์กรในตาราง (กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 หมายเลข 125-FZ คำสั่งกระทรวงวัฒนธรรมลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 หมายเลข 558):

โดยปกติแล้วองค์กรจะต้องมั่นใจในสภาพการจัดเก็บที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารทางบัญชีและการป้องกันจากการเปลี่ยนแปลงภายในระยะเวลาที่กำหนด (ส่วนที่ 3 ข้อ 29 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ)

ในเวลาเดียวกันเมื่อเปลี่ยนหัวหน้าองค์กรจะต้องมั่นใจในการโอนเอกสารทางบัญชีในลักษณะที่องค์กรกำหนด (ส่วนที่ 4 ข้อ 29 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ) .

มีการระบุว่าความปลอดภัยของเอกสารการบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชีและงบการเงิน การดำเนินการและการโอนไปยังที่เก็บถาวรนั้นรับประกันโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี (

ในบทความนี้ เราจะบอกวิธีกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจในบริษัท ดาวน์โหลดตารางที่จะช่วยคุณกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารทางบัญชี การเงิน และบุคลากรขั้นพื้นฐาน

★

เอกสารกำกับดูแลใดบ้างที่ควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในองค์กร

ระยะเวลาที่ต้องจัดเก็บเอกสารจะขึ้นอยู่กับประเภทและประเภทของเอกสาร มีการกำหนดขั้นตอนและเงื่อนไขการจัดเก็บในระดับรัฐ:

• กฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี";
• กฎหมาย "ว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุ";
• รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
• การกระทำเชิงบรรทัดฐานทางกฎหมายอื่น ๆ

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในงานสำนักงาน รวมถึงบันทึกบุคลากร ได้รับการกำหนดขึ้นตาม "รายการเอกสารสำคัญการบริหารมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นของรัฐ ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ" ที่ได้รับอนุมัติ ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558- การปรับปรุงเอกสารนี้ในปัจจุบันเกิดขึ้นในปี 2559

ในปี 2560 มีการแก้ไขกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย" ลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 หมายเลข 125-FZ กฎหมายเสริมด้วยบทความที่ปรับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร ตอนนี้เอกสารที่ถูกปิดก่อนวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2546 จะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี และส่วนที่เหลือ - เป็นเวลา 50 ปี

ธุรกิจสามารถติดตามได้” กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุและองค์กร" ได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของ Federal Archive เมื่อวันที่ 02/06/2002

บริษัทสามารถเปลี่ยนระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารที่กำหนดขึ้นในระดับรัฐบาลกลางได้ แต่จะสูงขึ้นเท่านั้น ความต้องการดังกล่าวอาจเกิดขึ้นหากเอกสารมีความสำคัญเป็นพิเศษ ดังนั้นนายจ้างจึงสามารถตัดสินใจได้เองว่าจะเก็บเอกสารไว้นานแค่ไหน บรรทัดฐานท้องถิ่นจะต้องรวมอยู่ในพระราชบัญญัติแยกต่างหาก - ข้อบังคับหรือคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน

พิจารณารูปแบบทางกฎหมายของบริษัทเมื่อกำหนดขั้นตอนและระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร LLC ได้รับการกำหนดตามข้อบังคับที่ระบุไว้ข้างต้น สำหรับบริษัทร่วมหุ้นที่มีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับหลักทรัพย์ ได้มีการกำหนดข้อกำหนดแยกต่างหาก อยู่ภายใต้การควบคุมโดยมติ FCSM หมายเลข 03-33/ps “เมื่อได้รับอนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับขั้นตอนและเงื่อนไขของเอกสารของบริษัทร่วมหุ้น”

ข้อควรจำ: ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

อะไรเป็นตัวกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร?

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารถูกกำหนดโดยคำนึงถึงความสำคัญโดยไม่คำนึงถึงกฎระเบียบ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทเป็นผู้จัดทำกฎระเบียบท้องถิ่น ตารางการรับพนักงาน หรือลักษณะงาน ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลดังกล่าวจะถูกกำหนดเป็นแบบถาวร เอกสารที่ได้รับการพัฒนาในองค์กรอื่นจะถูกเก็บไว้เพียงสามปี นอกจากนี้ยังใช้กับเรื่องส่วนตัวด้วย ดังนั้นบริษัทจึงจำเป็นต้องเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของผู้จัดการและไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานไว้อย่างถาวรเป็นเวลา 75 ปี

อีกตัวอย่างหนึ่ง - . โดยทั่วไประยะเวลาจัดเก็บเอกสารมาตรฐานคือ 5 ปี แต่ในอุตสาหกรรมที่มีสภาพการทำงานที่ยากลำบาก เป็นอันตรายหรือเป็นอันตราย เอกสารบันทึกเวลาและบันทึกซึ่งเก็บชั่วโมงการทำงานไว้จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในองค์กรขึ้นอยู่กับขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร เอกสารเหล่านี้จะต้องถูกเก็บไว้ในที่จัดเก็บปัจจุบันในแผนกต่างๆ หากยังคงใช้เอกสารเหล่านี้ในการอ้างอิงและบริการข้อมูลสำหรับนักแสดงและผู้บริหาร ระยะเวลาการจัดเก็บในปัจจุบันมีจำกัด หลังจากทำงานกับเอกสารเสร็จสมบูรณ์แล้ว เอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร

เอกสารโกงจากผู้เชี่ยวชาญด้าน HR System: ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบุคลากรในบริษัท

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงาน

องค์กรมีสิทธิ์กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารเอกสารกำกับดูแลที่ควบคุม - คำแนะนำหรือ ตามกฎแล้ว ระยะเวลาการจัดเก็บปัจจุบันจะจำกัดอยู่ที่หนึ่งปี โดยคำนึงถึงว่าเอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรปีละครั้ง ในช่วงเวลานี้ ส่วนหลักของเอกสารจะสูญเสียความเกี่ยวข้องและการอ้างอิงและคุณค่าของข้อมูล ดังนั้นพวกเขาจึงหยุดทำงานกับเอกสารเหล่านั้น

เมื่อสิ้นสุดปีปฏิทิน เอกสารที่จัดเก็บไว้ในแผนกต่างๆ ในปัจจุบันจะถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บเป็นไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติจากองค์กร แต่ละไฟล์คือโฟลเดอร์ที่จัดเก็บเอกสารประเภทเดียวกันหรือเกี่ยวข้องกับประเด็นหรือทิศทางหนึ่งของกิจกรรมของบริษัท แต่ละโฟลเดอร์ดังกล่าวจะมีสินค้าคงคลังของเคส - รายการเอกสารที่เก็บไว้ในนั้น

กลุ่มคดีตามอายุการเก็บรักษาและสิ่งที่ต้องทำ: คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญของนิตยสารคู่มือเลขานุการ

กรณีต่างๆ ยังเกิดขึ้นโดยคำนึงถึงระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารด้วย เอกสารที่มีอายุการเก็บรักษาระยะสั้น สูงสุด 5 ปี และเอกสารที่เก็บไว้เป็นเวลานานและถาวรจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกกัน

การจัดเก็บปัจจุบันจะดำเนินการจนกว่ากรณีจะเสร็จสิ้นโดยการผลิต ในบางกรณีอาจดำเนินการที่แผนกนานกว่าที่กำหนดตามคำแนะนำ ตัวอย่างเช่น เมื่อเอกสารเกี่ยวข้องกับการต่อสู้ทางกฎหมายในระยะยาวที่บริษัทกำลังดำเนินการอยู่ หากการจัดเก็บเอกสารหรือกำหนดเวลาการจัดเก็บสำหรับกรณีต่างๆ ถูกละเมิดเนื่องจากไม่เสร็จสิ้น เอกสารเหล่านั้นจะถูกโอนไปยังการเก็บถาวรในครั้งต่อไปตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรในองค์กร

เคสที่เสร็จสมบูรณ์แล้วซึ่งอยู่ในพื้นที่จัดเก็บปัจจุบันจะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรตามกำหนดการ ตามกฎแล้วจะทำเพียงครั้งเดียวในช่วงต้นปีปฏิทิน ระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารในการเก็บถาวรจะระบุไว้ในระบบการตั้งชื่อไฟล์และถูกกำหนดตามกฎหมายการเก็บถาวรและข้อบังคับเกี่ยวกับการจัดการบันทึกขององค์กร ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในที่เก็บถาวรขององค์กรหมายถึงรายละเอียดบังคับซึ่งระบุไว้บนหน้าปกของแต่ละกรณี

ตัวอย่างจากผู้เชี่ยวชาญของนิตยสาร "Secretary's Directory": ปกเคสที่ถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญ

สถานประกอบการพาณิชย์จะต้องเก็บเอกสารไว้ในคลังโดยมีระยะเวลาจัดเก็บถาวรจนกว่าจะชำระบัญชี เอกสารที่กำหนดวันหมดอายุจะถูกกำจัดทิ้งหลังจากที่คณะกรรมการพิเศษได้ประเมินมูลค่าแล้ว

ต้องเก็บเอกสารไว้อย่างน้อยตราบเท่าที่ผู้ตรวจสอบภาษีอาจต้องการในระหว่างการตรวจสอบ ตามวรรค 4 ของมาตรา 89 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย การตรวจสอบสามารถดำเนินการได้ไม่เกินสามปีก่อนปฏิทินปีที่มีการตัดสินใจในการตรวจสอบ ซึ่งหมายความว่าจะต้องเก็บเอกสารจากสามปีก่อนหน้าไว้

ในขณะเดียวกัน กฎหมายภาษีจะเพิ่มอีกหนึ่งปีในช่วงเวลานี้ ตามอนุวรรค 8 ของวรรค 1 ของข้อ 23 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียผู้เสียภาษีจะต้องมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและการชำระภาษีเป็นเวลาสี่ปี ซึ่งรวมถึงข้อมูลการบัญชีและการบัญชีภาษีตลอดจนเอกสารยืนยันการรับรายได้ค่าใช้จ่ายและการชำระ (หัก ณ ที่จ่าย) ภาษี ข้อกำหนดที่คล้ายกันถูกสร้างขึ้นสำหรับตัวแทนภาษี (ข้อย่อย 5 ข้อ 3 บทความ 24 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) คุณเริ่มนับระยะเวลาสี่ปีเมื่อใด

ภาษีจะคำนวณตามผลลัพธ์ของรอบระยะเวลาภาษี (ข้อ 1 มาตรา 55 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ปรากฎว่าต้องนับระยะเวลาสี่ปีนับจากวันถัดไปหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาภาษี ตัวอย่างเช่น พิจารณาภาษีมูลค่าเพิ่ม: เราควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีนี้สำหรับไตรมาสที่สี่ของปี 2555 จนถึงวันใด ระยะเวลาสี่ปีจะเริ่มในวันที่ 1 มกราคม 2013 และสิ้นสุดในวันที่ 31 ธันวาคม 2016 ปรากฎว่าในปี 2559 จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารตั้งแต่ปี 2555 นั่นคือปีที่ไม่อยู่ภายใต้การตรวจสอบ ณ สถานที่

มีข้อยกเว้นสองประการสำหรับกฎนี้ ประการแรกคือการลงทะเบียนที่จำเป็นสำหรับการหัก VAT: สมุดบัญชีการซื้อและสมุดบัญชีการขาย รวมถึงสมุดรายวันสำหรับการบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ออกและรับ กำหนดจุดเริ่มต้นของระยะเวลาการเก็บรักษาจากวันที่ของรายการสุดท้ายในนั้น (ข้อ 24 ของส่วนที่ II ของภาคผนวก 4, ข้อ 22 ของส่วนที่ II ของภาคผนวก 5 และข้อ 13 ของส่วนที่ II ของภาคผนวก 3 ถึงกฤษฎีกาของรัฐบาล สหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 1137) ข้อยกเว้นประการที่สองคือเอกสารที่ยืนยันต้นทุนเดิมของทรัพย์สินที่เสื่อมราคา อายุการเก็บรักษาคำนวณจากช่วงเวลาที่หยุดการคิดค่าเสื่อมราคา (จดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 26 เมษายน 2554 ฉบับที่ 03-03-06/1/270)

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีนั้นกำหนดไว้ในกฎหมายการบัญชีด้วย จากมาตรา 29 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 เลขที่ 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมายการบัญชี) มีดังต่อไปนี้:
- เอกสารทางบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชี และงบการเงิน จะต้องจัดเก็บตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎของกิจการเอกสารสำคัญของรัฐ แต่ต้องไม่น้อยกว่าห้าปี (ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารเก็บถาวรมาตรฐานถูกกำหนดไว้ในรายการที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558)
— เอกสารนโยบายการบัญชี, มาตรฐานของกิจการทางเศรษฐกิจ, เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและการบำรุงรักษาการบัญชีรวมถึงเครื่องมือที่รับรองการทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนการตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเก็บไว้อย่างน้อย ห้าปีหลังจากปีที่ใช้ในการจัดทำงบการเงินครั้งสุดท้าย

ดังนั้น เพื่อไม่ให้ถูกลงโทษสำหรับการละเมิดกฎที่กำหนดโดยกฎหมายหมายเลข 402-FZ วันที่ 6 ธันวาคม 2554 ให้เก็บการคืนภาษี การคำนวณ การลงทะเบียน และเอกสารอื่น ๆ ไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี

ข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎทั่วไป

ดังนั้นตามกฎทั่วไป คุณจะต้องเก็บเอกสารไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี นี่คือระยะเวลาสูงสุดที่กำหนดโดยกฎหมายการบัญชี ในขณะเดียวกัน การตรวจสอบภาษีเชิงลึกสูงสุดคือสามปี ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีในช่วงเวลานี้ หากคุณมีเอกสารไม่เพียงพอเช่นเมื่อห้าปีที่แล้วคุณจะถูกปรับเนื่องจากละเมิดกฎการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น

ในขณะเดียวกัน ในบางกรณี ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีจะถูกกำหนดตามกฎพิเศษ เป็นผลให้การไม่มีเอกสารเช่นเมื่อหกปีที่แล้วอาจนำไปสู่การปรับสำหรับการประเมินการจ่ายภาษีต่ำไป ลองดูสถานการณ์ดังกล่าวแยกกัน

“หลัก” สำหรับทรัพย์สินที่ได้มา- เอกสารสำหรับการได้มาของสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตนจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้โดยไม่คำนึงถึงอายุการใช้งานของวัตถุเหล่านี้ ท้ายที่สุดแล้ว จำเป็นต้องใช้เอกสารเพื่อยืนยันต้นทุนเดิมเพื่อวัตถุประสงค์ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาและภาษีทรัพย์สิน นอกจากนี้ หากไม่มีเอกสาร “หลัก” บริษัทจะไม่สามารถยืนยันมูลค่าของทรัพย์สินเมื่อมีการขายได้ นอกจากนี้ยังใช้กับทั้งสินทรัพย์ถาวรและทรัพย์สินอื่น ๆ ดังนั้นเอกสารจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาสี่ปีหลังจากรอบระยะเวลารายงานซึ่งทรัพย์สินถูกตัดออกจากงบดุลหรือขาย (ระยะเวลาที่ทรัพย์สินถูกตัดออกจากงบดุลหรือขาย (ข้อ 8 ข้อ 1 ข้อ 23 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียจดหมายจากกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 26 เมษายน 2554 เลขที่ 03-03-06/1/270)

ข้อกำหนดพิเศษสำหรับบริษัทที่ขาดทุน- ผู้เสียภาษีเงินได้มีสิทธิ์ลดฐานภาษีของงวดปัจจุบันสำหรับการสูญเสียของงวดภาษีก่อนหน้าในลักษณะที่กำหนดในมาตรา 283 ของประมวลกฎหมายภาษี สามารถพิจารณาความสูญเสียได้ในอีก 10 ปีข้างหน้า

อย่างไรก็ตาม หากบริษัทโอนความสูญเสียไปยังอนาคต ตลอดระยะเวลาของการใช้สิทธิประโยชน์นี้ จะต้องเก็บเอกสารยืนยันจำนวนความสูญเสียที่เกิดขึ้น (ข้อ 4 ของมาตรา 283 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ข้อกำหนดนี้อนุญาตให้หน่วยงานภาษีสามารถขอเอกสารเกี่ยวกับการสูญเสียในอดีตที่บริษัทประกาศในการประกาศสำหรับงวดปัจจุบัน จากนี้ การตัดขาดทุนสามารถทำได้เมื่อมีการนำเสนอเอกสารหลักที่ยืนยันผลลัพธ์ทางการเงินที่ได้รับเท่านั้น

ข้อกำหนดในการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการสูญเสียตลอดระยะเวลาการตัดจำหน่ายยังใช้กับผู้จ่ายภาษีการเกษตรแบบรวม (ข้อ 5 ของข้อ 346.6 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) และสำหรับ "คนงานแบบง่าย" (ข้อ 7 ของ มาตรา 346.18 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ตัดหนี้สูญจากลูกหนี้จะต้องเก็บไว้เป็นเวลาสี่ปีหลังจากระยะเวลาที่หนี้ของคู่สัญญาได้รับการยอมรับว่าไม่ดี ในกรณีนี้ ระยะเวลาการจัดเก็บจะขยายออกไปหากระยะเวลาที่จำกัดสำหรับภาระผูกพันถูกขัดจังหวะและเริ่มทำงานอีกครั้ง .

เราขอเตือนคุณ: ตามอนุวรรค 2 ของวรรค 2 ของมาตรา 265 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียจำนวนหนี้เสียจะเท่ากับค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ดำเนินการของผู้เสียภาษีเป็นขาดทุนที่ได้รับในการรายงาน (ภาษี) ระยะเวลา. ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะลดฐานภาษีเมื่อคำนวณภาษีเงินได้ โดยธรรมชาติมีเอกสารประกอบ

ดังนั้นเอกสารทางบัญชีหลักที่ยืนยันจำนวนลูกหนี้จึงระบุถึงมูลค่าของสิทธิในทรัพย์สินที่ถูกจำหน่ายนั่นคือจำนวนค่าใช้จ่าย ดังนั้นจึงต้องเริ่มนับถอยหลังระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารดังกล่าวใหม่นับตั้งแต่ตัดหนี้เสียออกไป หากคุณทำลายเอกสารก่อนกำหนด บริษัท จะสูญเสียสิทธิ์ในการรับรู้หนี้เสียเป็นค่าใช้จ่ายเนื่องจากจะไม่สามารถยืนยันจำนวนเงินดังกล่าวต่อหน่วยงานด้านภาษีได้