Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať oficiálne informácie s obmedzenou distribúciou prostredníctvom týchto systémov

si tu: Ideálny domov

Požiadavky na EDMS Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska

Požiadavky na výkon EDMS

Požiadavky na zaznamenávanie všetkých transakcií v EDMS

Požiadavky na funkčnosť EDMS

Skúmanie hodnoty a archívne uloženie v EDMS

V polovici 90. rokov sa začalo používať systémy elektronickej správy dokumentov a kancelárskych systémov (EDMS). Implementácia EDS v štátnom meradle sa však rozšírila až v posledných piatich rokoch. Hlavným podnetom tu bolo nariadenie vlády Ruskej federácie zo dňa 2.12.2011 č. 176-r, ktorým sa schválil Akčný plán prechodu federálnych výkonných orgánov na bezpapierový tok dokumentov a vyhláška vlády Ruskej federácie zo dňa 09.06.2012 č. 890 „O opatreniach na zlepšenie elektronického toku dokumentov v orgánoch štátnej správy“ .

Zatiaľ čo EDMS sa používali výlučne ako vnútroinštitucionálne systémy, ich rôznorodosť a vzájomná nekompatibilita nepredstavovala významný problém. Ale so začiatkom prechodu na jednotný informačný priestor a organizáciou medzirezortného elektronického toku dokumentov sa do popredia dostáva potreba zjednotiť EDS, zabezpečiť ich kompatibilitu s národnými systémami výmeny dokumentov, elektronickej interakcie a archívneho úložiska. GOST R 53898-2010 je čiastočne zameraný na riešenie otázok interakcie medzi systémami EDMS. „Systémy na správu elektronických dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na elektronickú správu.“

„Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov...“ sú určené federálnym výkonným orgánom, avšak v súlade s čl. 11 federálneho zákona č. 149-FZ z 27. júla 2006 sa vzťahuje aj na ostatné štátne orgány a samosprávy. Obchodné organizácie majú právo organizovať EDS podľa vlastného uváženia, ale vzhľadom na úlohu štátu v našej krajine sa zvyčajne všetky veľké a stredné komerčné organizácie riadia pravidlami stanovenými štátom pre pohodlie interakcie s vládnymi agentúrami. .

Pozrime sa na najzaujímavejšie ustanovenia Požiadaviek... Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruska.

„Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov...“ definujú minimálny súbor funkcií, ktoré musia byť v EDMS prítomné, ako aj požiadavky na organizáciu používania EDMS v inštitúcii.

Jednou z hlavných požiadaviek na EDMS je jeho škálovateľnosť, pokiaľ ide o počet pripojených pracovných staníc, ako aj počet dokumentov obsiahnutých v EDMS. Je potrebné vziať do úvahy, že moderné systémy správy dokumentov používajú takmer všetci zamestnanci organizácie, ktorí pracujú s dokumentmi, a všeobecným trendom je používanie stacionárnych pracovných staníc a prístup k dokumentom z mobilných zariadení, vzdialený prístup do systému. Pokiaľ ide o počet dokumentov uložených v EDMS, je potrebné mať na pamäti, že keďže systém uchováva nielen konečné dokončené a podpísané dokumenty, ale aj priebežné pracovné verzie, počet súborov, návrhov dokumentov a dokumentov prijatých v EDMS za rok je niekoľkonásobne vyšší celkový počet dokumentov evidovaných službou predškolského vzdelávacieho zariadenia (došlých, odoslaných a interných). Požiadavky stanovujú, že EDMS musí zabezpečiť uchovávanie všetkých dokumentov po dobu minimálne 5 rokov, v praxi je však potrebné zamerať sa na obdobia minimálne 10 – 15 rokov, keďže toto je obdobie, počas ktorého sa dokumenty v elektronickej podobe forma sa naďalej aktívne používa, najmä klauzula 20 s. f) tie isté požiadavky stanovujú možnosť uchovávania dokumentov až na sto rokov.

Dôležitým parametrom EDMS je jeho rýchlosť. Ak hardvérový a softvérový komplex (server EDS) nie je dostatočne produktívny pre daný počet používateľov súčasne pracujúcich v systéme a (alebo) pre daný objem databázy (počet dokumentov v systéme), zamestnanci budú musieť počkajte na otvorenie karty dokladu alebo samotného dokladu, preto produktivita zamestnancov klesá. Preto Požiadavky obsahujú časové parametre, ktoré musí výkon EDMS spĺňať:

– čas na získanie prístupu k EDMS – nie viac ako tri sekundy;

– čas na získanie prístupu ku karte vytvorenej pri evidencii dokumentu a obsahujúcej údaje popisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, úkony vykonané s dokumentom pri príprave, zvažovaní, vyhotovení a uložení, ako aj identifikačné údaje (metadáta) – nie viac ako päť sekúnd.

V každom systéme môže dôjsť k poruche, či už ide o softvér alebo hardvér. Ale zlyhanie EDMS znemožňuje všetkým zamestnancom organizácie pracovať s dokumentmi, takže požiadavky stanovujú prísne limity pre prestoje v prípade zlyhania EDMS a reštartov - nie viac ako 30 minút. EDMS musí tiež automaticky informovať používateľov o zlyhaniach systému. V prvom rade si väčšinou nastavia automatickú notifikáciu cez SMS a email administrátorovi a EDMS technológovi.

Ďalšou bežnou situáciou je, že z nejakého dôvodu je dokument poškodený alebo náhodne vymazaný používateľom. Požiadavky stanovujú, že v tomto prípade musí byť elektronický dokument obnovený zo záložnej kópie do 30 minút. Organizácia musí mať v súlade s Požiadavkami aspoň jednu záložnú kópiu elektronických dokumentov uloženú v EDMS. V praxi sa však na zaistenie bezpečnosti vytvárajú aspoň dve záložné kópie, najlepšie na rôznych médiách. Tým sa minimalizuje riziko straty elektronických dokumentov.

Koeficient spoľahlivosti EDMS musí byť aspoň 0,98.

Ďalším ukazovateľom je úroveň zabezpečenia EDMS pred neoprávneným prístupom. V prípade vládnych agentúr, ktoré pracujú s obmedzenými dokumentmi, to musí byť certifikácia minimálne triedy 1G. Kvôli vysokým nákladom na vytvorenie a prevádzku zabezpečeného EDMS sa však zvyčajne snažia pracovať s dokumentmi s obmedzeným prístupom v tradičnom režime na papieri, pretože spravidla tvoria malú časť dokumentov organizácie. Inak väčšinou inštalujú špeciálne vyhradené počítače alebo aj samostatnú zabezpečenú sieť na prácu s takýmito dokumentmi, ktorá nemá pripojenie na otvorenú počítačovú sieť a internet. V tomto prípade sa však predpokladá práca s dokumentmi na úrovni DSP, nie však s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Hlavnou časťou „Požiadaviek na elektronické informačné systémy správy dokumentov...“ je popis toho, ako by mali byť procesy riadiacej dokumentácie štruktúrované v EDMS.

Zdôrazňuje sa, že EDMS musí zabezpečiť prácu so všetkými typmi a kategóriami dokumentov a návrhov dokumentov organizácie.

EDMS používané vládnymi agentúrami musí zabezpečiť interakciu s medzirezortnými systémami správy elektronických dokumentov (IDF), medzirezortnou elektronickou interakciou (IEIC) a inými informačnými systémami.

Práca EDMS musí byť v súlade s ustanoveniami GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“, a to aj v oblasti zabezpečenia pravosti, integrity a spoľahlivosti elektronického dokumentu, ako aj Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477 (články 9 a 11 Požiadaviek).

EDMS musí poskytovať všetky základné kancelárske procesy:

Uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente (návrh dokumentu) v EDMS (jeho registrácia alebo v zmysle Požiadaviek zadanie dokumentu do systému):

Prinesenie dokumentu exekútorovi (používateľovi EDMS)

Schválenie dokumentu

Podpísanie dokumentu

Prenos (odoslanie) dokumentu;

„uchovávanie a účtovanie dokumentov v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne, ako aj kontrola výkonovej disciplíny, príprava referenčných materiálov a ukladanie dokumentov do archívu“, tj kontrola vykonávania, informácií a referenčné práce, bežné uloženie a účtovníctvo vrátane prípravy podkladov na prevod do štátneho archívu alebo depozitárneho úložiska.

Zvláštnosťou automatizovaného systému správy kancelárie je prítomnosť funkcie na zaznamenávanie všetkých akcií používateľa a systémových udalostí. Inými slovami, všetko, čo sa deje v EDMS - dokument sa vytvorí alebo zaregistruje, súbor sa jednoducho zobrazí, vykoná sa úprava - všetky tieto informácie sú uložené v špeciálnych servisných súboroch, ktoré vám umožňujú vždy povedať, kto a kedy sa na to pozrel. alebo upravili dokument (kartu dokladu). Samostatne Požiadavky stanovujú, že je povinné zaznamenávať dátum a čas vloženia dokumentu do systému. Tieto informácie sú zaznamenané ako v registračnej karte (metaúdaje pre doklad), tak aj v kontrolných informáciách (protokol úkonov v EDMS).

V súlade s bodom 17 Požiadaviek podliehajú zaznamenávaniu informácie o všetkých úkonoch vykonaných s dokumentmi alebo súbormi dokumentov, návrhmi dokumentov, registračnými kartami (metadátami). Táto informácia:

o používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý vykonal akciu;

o dátume a čase konania;

o vkladaní dokumentov a návrhov dokumentov do EDMS;

o presunutí sekcie (podsekcie) v schéme triedenia;

o zmenách v pokynoch o lehotách uchovávania a následných úkonoch s dokumentmi;

o úkonoch, ktoré vykonal správca EDMS federálneho výkonného orgánu pri skúmaní hodnoty dokumentu v súlade s federálnym zákonom z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Rusku federácia“;

o uložení a zrušení zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;

o akejkoľvek zmene alebo zničení metadát používateľom EDMS;

o zmenách v prístupových právach k dokumentom;

o prenose dokumentov;

o zničení dokumentov;

o tlači dokumentu alebo metadát.

Inými slovami, EDMS by vám mal umožniť kedykoľvek získať informácie o tom, kto a kedy k nemu otvoril, prezeral, upravoval dokument alebo registračnú kartu, ako aj s akými dokumentmi ten či onen zamestnanec pracoval.

Požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie rozdeľujú kancelárske procesy podporované EDMS do nasledujúcich skupín:

a) spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich papierových dokumentov vytvorených alebo prijatých organizáciou a zahrnutých do FOV EDMS registráciou, skenovaním a vytvorením elektronického obrazu dokumentov (vrátane dokumentov prijatých prostredníctvom poštových služieb, telekomunikácií a kuriérskej komunikácie);

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného systému elektronickej správy dokumentov;

c) spracovanie prijatých alebo odoslaných elektronických dokumentov prostredníctvom medzirezortného elektronického interakčného systému;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných e-mailom;

e) spracovanie interných dokumentov v EDMS.

V organizáciách, ktoré nie sú štátnymi orgánmi, chýbajú body b) ac), dokumenty sa prijímajú len klasickými komunikačnými kanálmi alebo e-mailom.

Ak je dokument prijatý v papierovej forme, zadanie dokumentu do EDMS zahŕňa jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu dokumentu.

Organizácia môže schváliť a zahrnúť do pokynov vedenia kancelárie zoznam dokumentov, pri ktorých je zakázané vytváranie elektronických obrázkov, napríklad dokumenty označené ako drevotrieskové dosky, označené „osobné“, dôverné dokumenty a pod. je zaregistrovaný v EDMS, ale nevytvára sa jeho elektronický obraz.

Pri projektoch elektronických dokumentov sa v každej fáze ich tvorby, schvaľovania a podpisovania eviduje obsah dokumentu vytvorením verzií dokumentov a ich priložením na kartu dokumentu.

EDMS musí podporovať pripojenie akýchkoľvek formátov súborov k registračnej karte. Je to dôležité, pretože EDMS sa zvyčajne používa mnoho rokov a počas tejto doby sa môžu objaviť nové verzie programov, a teda aj formáty súborov, ktoré bude tiež musieť podporovať EDMS. EDMS by vám mal umožniť zadávať a evidovať súbory dokumentov do systému aj v prípade, že aplikácia, v ktorej bol dokument vytvorený, nie je na danom pracovisku dostupná (nie je nainštalovaná). Súčasne musí byť EDMS schopný zobraziť niektoré z najbežnejších formátov. Sú to pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS by mal umožňovať umiestnenie dokumentov do hierarchickej schémy pozostávajúcej zo sekcií a podsekcií, v súlade s ktorými je organizovaná systematizácia a organizácia uchovávania dokumentov v EDMS (klasifikačná schéma). Treba mať na pamäti, že dokumenty sa fyzicky umiestňujú na server (úložný systém) v poradí určenom vnútornou konfiguráciou a zásadami ukladania súborov v danom EDMS a klasifikačná schéma je jednoducho pole na registračnej karte, ktoré umožňuje môžete rýchlo nájsť dokumenty na základe klasifikačných kritérií.

Klasifikačná schéma zvyčajne vychádza z nomenklatúry záležitostí organizácie.

Registračná karta EDMS musí definovať polia, ktoré je potrebné vyplniť. Pri zadávaní dokumentu musí EDMS požiadať používateľa o vyplnenie požadovaných polí (metadát) (odsek 13 Požiadaviek).

Pri odosielaní dokumentov tradičnými metódami (na papieri) zabezpečuje EDMS pretlač obálok a tlač zoznamov adries.

V súlade so stanovenými lehotami uchovávania musí EDMS zabezpečiť tieto činnosti:

uchovávať dokument natrvalo;

vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov;

na konci kalendárneho roka vyhotoviť doklady v predpísanej forme: zákon o pridelení na zničenie dokladov (oddielov) s uplynutými lehotami uloženia a súpis dokladov s trvalou a dlhodobou (nad 10 rokov) dobou uloženia. ;

prideľovať dokumenty na zničenie (odstrániť zo systému) pri ukladaní informácií o pridelení dokumentov na zničenie v EDMS;

presun dokladov na uloženie do iného úložiska (automatizovaný systém), vrátane exportu ročných oddielov dokladov na trvalé uloženie na prevod do štátneho archívu na uloženie a exportu ročných oddielov dokladov o personáli na prevod do archívu dokladov o personáli.

V praxi prevod do štátneho úložiska vyžaduje zabezpečenie kompatibility EDMS vo formáte exportu ročnej sekcie so softvérovým balíkom „Archívny fond“ používaným v štátnych a obecných archívoch.

Požiadavky obsahujú ustanovenie na zabezpečenie doby skladovania najmenej sto rokov. V súčasnosti sú však takéto technológie v štádiu vývoja a autorovi nie je známy žiadny EDMS, ktorý by mohol poskytnúť také dlhé obdobia uchovávania právne významných dokumentov v elektronickej forme.

Uvažované požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie dopĺňajú požiadavky vypracované VNIIDADom „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov pre informačné systémy, ktoré zabezpečujú tok elektronických dokumentov v procese interných činností federálnych výkonných orgánov“. Sú dôležité ako pre zamestnancov služieb kancelárskej práce, tak aj pre zamestnancov IT oddelení, ktorí zabezpečujú implementáciu alebo konfiguráciu systémov správy elektronických záznamov a správy dokumentov (EDMS).

Vo všeobecnosti sa uvažované „Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať oficiálne informácie obmedzenej distribúcie prostredníctvom týchto systémov“ môžu a mali by sa používať nielen vo fáze výber, implementáciu a počiatočnú konfiguráciu EDMS, ale aj analýzu fungovania EDMS na určenie súladu EDMS používaného v konkrétnej organizácii s modernými požiadavkami. 5 Registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie 8. septembra 2010, registračné číslo 18380.

Aplikácia. Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať oficiálne informácie s obmedzenou distribúciou prostredníctvom týchto systémov

Vyhláška Ministerstva komunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie
zo dňa 2. septembra 2011 N 221
„Pri schválení Požiadaviek na informačné systémy pre správu elektronických dokumentov federálnych výkonných orgánov, pričom sa okrem iného zohľadní potreba spracovávať oficiálne informácie obmedzenej distribúcie prostredníctvom týchto systémov“

V súlade s bodom 5.2.23 Predpisov o Ministerstve komunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 2. júna 2008 N 418 (Zhromaždené právne predpisy Ruskej federácie, 2008, N 23, čl. 2708; N 42, čl. 4825; N 46, čl. 5337; 2009, N 3, čl. 378; N 6, čl. 738; N 33, čl. 4088; 2010, N 13, čl. 1502; N 26, čl. 3350; N 30, čl. 4099; N 31, čl. 4251; 2011, N 2, čl. 338; N 3, čl. 542; N 6, čl. 888; N 14, čl. 1935; N 21, čl. 2965) a odsek 2 akčného plánu prechodu federálnych výkonných orgánov na bezpapierový tok dokumentov pri organizovaní vnútorných činností, schváleného nariadením vlády Ruskej federácie z 12. februára 2011 N 176-r (Zbierané právne predpisy Ruskej federácie, 2011, N 8, čl. 1151), objednávam:

1. Schváliť priložené požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, okrem iného s prihliadnutím na potrebu spracúvania oficiálnych informácií obmedzenej distribúcie prostredníctvom týchto systémov (ďalej len Požiadavky).

2. Odbor štátnej politiky v oblasti tvorby a rozvoja elektronickej verejnej správy (Lipov) zverejňuje Požiadavky na oficiálnej webovej stránke Ministerstva komunikácií a masmédií Ruskej federácie o informačnej a telekomunikačnej sieti Internet.

3. Zašlite túto objednávku na štátnu registráciu Ministerstvu spravodlivosti Ruskej federácie.

Registrácia N 22304

Boli stanovené požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov.

Systém musí byť škálovateľný.

Úrovne jeho výkonu, spoľahlivosti a ochrany sú dané. Prístup do systému by teda nemal trvať dlhšie ako 3 sekundy, prestoje počas porúch a reštartov - 30 minút. Zabezpečenie proti neoprávnenému prístupu v prípadoch spracúvania chránených informácií s obmedzenou distribúciou nie je nižšie ako trieda 1G.

Systém je určený na správu všetkých dokumentov úradu, vrátane ich projektov, okrem tých, ktoré obsahujú štátne tajomstvo. Spolupracuje najmä s medzirezortným systémom elektronickej správy dokumentov.

Proces zadávania dokumentu do systému zahŕňa jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu.

Ak je vytvorenie elektronického obrazu zakázané, dokument sa iba zaregistruje.

Systém musí podporovať aspoň 4 formáty súborov: pdf, rtf, doc, tiff.

Musí tiež zabezpečiť overovanie a bezpečnosť elektronických podpisov a evidovať informácie o udelení prístupu a ďalších operáciách s dokumentmi a metaúdajmi ako súčasť kontrolných informácií.

Vyžaduje sa, aby systém vyhovoval GOST R 51275-2006 a pravidlám technickej ochrany dôverných informácií.

Nemal by mať priame (nezabezpečené) pripojenie na internet.

Nariadenie Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie z 2. septembra 2011 N 221 „O schválení Požiadaviek na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania úradných informácie o obmedzenej distribúcii prostredníctvom týchto systémov“

Registrácia N 22304

Tento príkaz nadobúda platnosť 10 dní odo dňa jeho oficiálneho zverejnenia

Keď uznesením vlády Ruskej federácie z 12. februára 2011 č. 176-r bol schválený „Akčný plán prechodu federálnych výkonných orgánov na bezpapierový tok dokumentov pri organizovaní vnútorných aktivít“, okamžite to vyvolalo zmätok, že Ministerstvo Telecom a Mass Communications mali podľa plánu už za dva mesiace vytvoriť štátne požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov a všetky federálne rezorty by mali uviesť svoje EDMS v súlade s týmito požiadavkami do júna 2011 (t. j. do dvoch mesiacov!). Výsledok bol celkom očakávaný - požiadavky sa objavili nie 1. apríla, ale 1. decembra 2011.

„Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania informácií, ku ktorým je obmedzený prístup“ boli schválené vyhláškou Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska č. 2. septembra 2011. Dokument bol oficiálne zverejnený až 21. novembra, požiadavky teda vstúpia do platnosti 1. decembra 2011.

Požiadavky sa vzťahujú na federálne výkonné orgány „implementujúce elektronický systém správy dokumentov alebo hodnotenie schopností existujúceho federálneho výkonného EDMS“ (odsek 2; Správnejšie by bolo povedať nie „hodnotiť“, ale „vykonať významnú modernizáciu“. A tak sa ukazuje, že kto „nehodnotí“ svoje systémy, nemusí venovať pozornosť požiadavkám. Okrem toho by ma zaujímalo, aký dokument potvrdzuje skutočnosť „hodnotenia“? – N.H.).

Pri čítaní tohto dokumentu som prežíval ambivalentné pocity. Na jednej strane sám už niekoľko rokov vediem kampaň za vytvorenie takýchto požiadaviek, pričom zdôrazňujem, že pomôžu vyriešiť najpálčivejšiu otázku súčasnosti – zabezpečenie interakcie medzi informačnými systémami rôznych výrobcov, ktorá je potrebná jednak na zvýšenie efektívnosti vládnych agentúr. a na prenos dokumentov a informácií do nového systému v prípade vyradenia starého systému z prevádzky. Je tiež zrejmé, že dobre premyslené vládne požiadavky môžu výrazne zlepšiť úroveň systémov nakupovaných vládnymi agentúrami, hlavne na úkor vývojárov, čo znamená značné úspory pre rozpočet.

Zároveň som však pri rozhovoroch s rôznym publikom neustále zdôrazňoval, že prvá verzia tohto dokumentu by mala byť odľahčená, s očakávaním, že väčšina produktov na trhu jej bude vyhovovať od samého začiatku – samozrejme, pokiaľ nebude máme v úmysle eliminovať konkurenciu na trhu EDMS a/alebo narušiť ich obstarávanie vládnymi agentúrami.

V zahraničí zvyčajne trvá približne dva roky, kým sa systémy elektronickej správy dokumentov, ktoré používajú štátne orgány, dostanú do súladu s požiadavkami, pretože počas tejto doby budú mať vývojári softvéru čas na prípravu nových verzií svojich produktov upravených v súlade s požiadavkami. Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií o tomto aspekte veci neuvažovalo a nestanovilo žiadne prechodné obdobie.

Treba poznamenať, že dokument obsahuje veľa primeraných ustanovení založených na medzinárodných skúsenostiach. V dokumente sa teda uvádza:

Požiadavky na interakciu EDS štátneho orgánu s MEDO a SMEV,
Rad funkčných a nefunkčných požiadaviek,
Nový prístup k systematizácii a ukladaniu elektronických dokumentov v EDMS.

Samotné požiadavky v podstate vychádzajú z ustanovení GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnicu a publikovanie. Správa dokumentov. General Requirements“, čo je národná adaptácia dnes najuznávanejšieho medzinárodného štandardu v tejto oblasti, ISO 15489:2001; sú tiež ovplyvnené špecifikáciami MoReq2.

Ak však pristupujeme k otázkam súladu striktne, dnes ani jeden skutočne ponúkaný systém na ruskom trhu plne nespĺňa tieto požiadavky a vývojári nedostávajú čas na vylepšenia. Preto sa obávam, že tento dokument by mohol potenciálne spôsobiť problémy vládnym agentúram aj dodávateľom softvéru. Vo všeobecnosti čas ukáže, čo z toho všetkého bude.

(pokračovanie, viď )

V súlade so spomínaným Akčným plánom Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie „Požiadavky na informačné systémy pre správu elektronických dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania oficiálnych informácií obmedzených distribúcia prostredníctvom týchto systémov“ boli pripravené a schválené. 2

Tieto požiadavky majú rámcový charakter, a preto v roku 2013 na príkaz Federálneho archívneho úradu Celoruský vedecký výskumný ústav správy dokumentov a archívnictva (VNIIDAD) vypracoval „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov pre informačné systémy, ktoré poskytujú elektronické toku dokumentov v procese vnútorných činností federálnych orgánov výkonnej moci orgánov“. 3

Pozrime sa na najzaujímavejšie ustanovenia Požiadaviek... Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruska.

čas na získanie prístupu k EDMS - nie viac ako tri sekundy;
čas na získanie prístupu ku karte vytvorenej pri registrácii dokumentu a obsahujúcej údaje popisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, úkony vykonané s dokumentom pri príprave, zvažovaní, vyhotovení a uložení, ako aj identifikačné údaje (metadáta) - nie viac ako päť sekúnd.

Koeficient spoľahlivosti EDMS musí byť aspoň 0,98.

Hlavnou časťou „Požiadaviek na elektronické informačné systémy správy dokumentov...“ je popis toho, ako by mali byť procesy riadiacej dokumentácie štruktúrované v EDMS.

Zdôrazňuje sa, že EDMS musí zabezpečiť prácu so všetkými typmi a kategóriami dokumentov a návrhov dokumentov organizácie.

EDMS musí poskytovať všetky základné kancelárske procesy:

Uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente (návrh dokumentu) v EDMS (jeho registrácia alebo v zmysle Požiadaviek zadanie dokumentu do systému):

odovzdanie dokumentu exekútorovi (používateľovi EDS)
schválenie dokumentu
podpísanie dokumentu
prenos (odoslanie) dokumentu;
„uchovávanie a účtovanie dokumentov v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne, ako aj kontrola výkonovej disciplíny, príprava referenčných materiálov a ukladanie dokumentov do archívu“, tj kontrola vykonávania, informácií a referenčné práce, bežné uloženie a účtovníctvo vrátane prípravy podkladov na prevod do štátneho archívu alebo depozitárneho úložiska.

o používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý vykonal akciu;
o dátume a čase konania;
o vkladaní dokumentov a návrhov dokumentov do EDMS;
o presunutí sekcie (podsekcie) v schéme triedenia;
o zmenách v pokynoch o lehotách uchovávania a následných úkonoch s dokumentmi;
o úkonoch, ktoré vykonal správca EDMS federálneho výkonného orgánu pri skúmaní hodnoty dokumentu v súlade s federálnym zákonom z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Rusku federácia“;
o uložení a zrušení zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;
o akejkoľvek zmene alebo zničení metadát používateľom EDMS;
o zmenách v prístupových právach k dokumentom;
o prenose dokumentov;
o zničení dokumentov;
o tlači dokumentu alebo metadát.

Požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie rozdeľujú kancelárske procesy podporované EDMS do nasledujúcich skupín:

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného systému elektronickej správy dokumentov;

c) spracovanie prijatých alebo odoslaných elektronických dokumentov prostredníctvom medzirezortného elektronického interakčného systému;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných e-mailom;

e) spracovanie interných dokumentov v EDMS.

V organizáciách, ktoré nie sú štátnymi orgánmi, chýbajú body b) ac), dokumenty sa prijímajú len klasickými komunikačnými kanálmi alebo e-mailom.

Ak je dokument prijatý v papierovej forme, zadanie dokumentu do EDMS zahŕňa jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu dokumentu.

V prípade prijatia dokumentu v elektronickej podobe znamená vloženie dokumentu do EDMS jeho načítanie do EDMS, registráciu so zákazom vykonávania zmien na prijatom dokumente.

Pri projektoch elektronických dokumentov sa v každej fáze ich tvorby, schvaľovania a podpisovania eviduje obsah dokumentu vytvorením verzií dokumentov a ich priložením na kartu dokumentu.

Klasifikačná schéma zvyčajne vychádza z nomenklatúry záležitostí organizácie.

Pri práci s dokumentom je možné do EDMS zadávať nielen uznesenia, ale aj komentáre a pokyny k dokumentu. Na podpísanie (a v prípade potreby na schválenie) dokumentu poskytuje EDMS možnosť pripojenia prostriedkov elektronického podpisu v súlade s federálnym zákonom „o elektronickom podpise“. 4

Pri odosielaní dokumentov tradičnými metódami (na papieri) zabezpečuje EDMS pretlač obálok a tlač zoznamov adries.

Lehoty uchovávania dokumentov zaradených do príslušných sekcií (podsekcií) sú ustanovené v súlade so Zoznamom štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených pri činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením úložných lehôt, schváleným vyhláškou č. Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 č. 558. 5

V súlade so stanovenými lehotami uchovávania musí EDMS zabezpečiť tieto činnosti:

uchovávať dokument natrvalo;
vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov;
na konci kalendárneho roka vyhotoviť doklady v predpísanej forme: zákon o pridelení na zničenie dokladov (oddielov) s uplynutými lehotami uloženia a súpis dokladov s trvalou a dlhodobou (nad 10 rokov) dobou uloženia. ;
prideľovať dokumenty na zničenie (odstrániť zo systému) pri ukladaní informácií o pridelení dokumentov na zničenie v EDMS;
presun dokladov na uloženie do iného úložiska (automatizovaný systém), vrátane exportu ročných oddielov dokladov na trvalé uloženie na prevod do štátneho archívu na uloženie a exportu ročných oddielov dokladov o personáli na prevod do archívu dokladov o personáli.

Autora možno kontaktovať na adrese: kouznets @yandex.ru
Vyhláška Ministerstva spojov a masovej komunikácie Ruskej federácie zo dňa 2. septembra 2011 N 221, zaregistrovaná na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie dňa 15. novembra 2011 č. 22304.
Uverejnené na portáli „Archives of Russia“ na adrese: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
Federálny zákon zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ „o elektronickom podpise“ (v znení neskorších predpisov z 28. júna 2014).
Registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie 8. septembra 2010, registračné číslo 18380.

Registrácia N 22304

V súlade s článkom 5.2.23 Predpisov o Ministerstve komunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie zo dňa

2. júna 2008 N 418 (Zbierané právne predpisy Ruskej federácie, 2008, N 23, čl. 2708; N 42, čl. 4825; N 46, čl. 5337; 2009, N 3, čl. 378; N 6, čl. 738, N 33, čl. 4088, 2010, N 13, čl. 1502, N 26, čl. 3350, N 30, čl. 4099, N 31, čl. 4251, 2011, N 2, čl. 338, N 3, čl. 542; N 6, čl. 888; N 14, čl. 1935; N 21, čl. 2965) a odsek 2 akčného plánu prechodu federálnych výkonných orgánov na bezpapierový tok dokumentov pri organizovaní interných aktivít , schváleného uznesením vlády Ruskej federácie z 12. februára 2011 N 176-r (Zbierka právnych predpisov Ruskej federácie, 2011, N 8, čl. 1151), objednávam:

3. Zašlite túto objednávku na štátnu registráciu Ministerstvu spravodlivosti Ruskej federácie.

minister

I. Ščegolev

Aplikácia

Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať oficiálne informácie s obmedzenou distribúciou prostredníctvom týchto systémov

I. Všeobecné ustanovenia

1. Požiadavky stanovujú pravidlá organizácie a fungovania systému automatizácie kancelárie a toku dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne, poskytujúceho možnosť internej správy elektronických dokumentov (ďalej len - EDMS federálneho výkonného orgánu), určujú minimálny súbor funkcie, ktoré musí EDMS federálneho výkonného orgánu vykonávať pri výkone činností federálneho výkonného orgánu (ďalej len - federálny výkonný orgán), ako aj podmienky pre správu dokumentov v rámci EDMS federálneho výkonného orgánu vrátane obmedzenej distribúcie oficiálne informácie.

2. Požiadavky sa vzťahujú na federálne výkonné orgány, ktoré implementujú systém správy elektronických dokumentov alebo posudzujú možnosti existujúceho federálneho výkonného EDMS.

3. EDMS federálneho výkonného orgánu musí byť škálovateľný a musí poskytovať nasledujúcu odporúčanú úroveň výkonu, spoľahlivosti a ochrany:

prístup k EDMS federálneho výkonného orgánu - nie viac ako 3 sekundy;

prístup na kartu vytvorenú pri evidencii dokumentu (ďalej len karta elektronického dokladu) a obsahujúcu údaje popisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, úkony vykonávané s dokumentom pri príprave, posudzovaní, vyhotovení a uložení, ako aj identifikačné údaje (ďalej len metaúdaje ) - nie viac ako 5 sekúnd;

Prestoje v prípade porúch a reštartov federálneho výkonného EDMS - nie viac ako 30 minút;

obnovenie elektronického dokumentu zo záložnej kópie - nie viac ako 30 minút;

automatické upovedomenie federálneho výkonného úradníka pomocou federálneho výkonného EDMS (ďalej len používateľ federálneho výkonného EDMS) o zlyhaní federálneho výkonného EDMS;

minimalizácia rizika straty elektronických dokumentov - aspoň jedna záložná kópia elektronických dokumentov uložených v EDMS federálneho výkonného orgánu;

koeficient spoľahlivosti EDMS federálneho výkonného orgánu - nie menej ako 0,98;

zabezpečenie pred neoprávneným prístupom v prípadoch, keď EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečuje spracovanie oficiálnych informácií obmedzenej distribúcie - nie nižšej ako trieda 1G;

Objem databázy na uchovávanie elektronických dokumentov musí zabezpečiť uchovávanie všetkých elektronických dokumentov spracúvaných vo federálnom výkonnom orgáne po dobu minimálne 5 rokov.

II. Opis procesov dokumentačnej podpory riadenia v EDMS federálneho výkonného orgánu

4. EDMS federálneho výkonného orgánu je informačný systém určený na správu všetkých dokumentov federálneho výkonného orgánu vrátane návrhov dokumentov (okrem dokumentov obsahujúcich informácie predstavujúce štátne tajomstvo).

5. EDMS federálneho výkonného orgánu spolupracuje s medzirezortným systémom elektronickej správy dokumentov (ďalej len systém MEDO), jednotným systémom medzirezortnej elektronickej interakcie (ďalej len SMEV) a ďalšími informačnými systémami.

Interakcia EDMS federálneho výkonného orgánu so systémom MEDO je upravená technickými požiadavkami na organizáciu interakcie medzirezortného systému správy elektronických dokumentov so systémami správy elektronických dokumentov federálnych výkonných orgánov, schválenými nariadením vlády č. Ruskej federácie z 2. októbra 2009 N 1403-r (Zhromaždené právne predpisy Ruskej federácie, 2009, N 41, čl. 4818).

Interakcia medzi federálnou exekutívou EDMS a SMEV sa uskutočňuje spôsobom predpísaným Predpismi o jednotnom systéme medzirezortnej elektronickej interakcie, schváleným nariadením vlády Ruskej federácie z 8. septembra 2010 N 697 (Zhromaždené právne predpisy Ruskej federácie). federácia, 2010, N 38, čl. 4823).

6. Procesy podpory dokumentácie pre manažment v EDMS federálneho výkonného orgánu by mali zahŕňať:

súbor úkonov na uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente v EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý určuje miesto dokumentu v EDMS federálneho výkonného orgánu a umožňuje vám ho spravovať (ďalej len zápis dokumentu );

odovzdanie dokumentu používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu;

schvaľovanie dokumentov;

podpísanie dokumentu;

zaznamenávanie udržiavania protokolov o akciách (kontrolných informáciách) vykonávaných v EDMS federálneho výkonného orgánu a zahŕňajúcich tak úkony používateľov a správcov EDMS federálneho výkonného orgánu, ako aj úkony automaticky iniciované EDMS federálneho výkonného orgánu samotná autorita v dôsledku určitých systémových nastavení a nastavení, uložená v množstve dostatočnom na rekonštrukciu dokončených akcií kontrolných informácií v EDMS federálneho výkonného orgánu;

prenos dokumentu (odoslanie);

uchovávanie a účtovanie dokladov, v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne, ako aj kontrola výkonnostnej disciplíny, príprava referenčných materiálov a ukladanie dokumentov do archívu.

7. Procesy v EDMS federálneho výkonného orgánu sú v závislosti od spôsobu prijímania a odosielania dokumentov rozdelené do nasledujúcich skupín:

a) spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov na papieri, vytvorených alebo prijatých federálnym výkonným orgánom a zahrnutých do EDMS federálneho výkonného orgánu registráciou, skenovaním a vytvorením elektronického obrazu dokumentov (vrátane dokumentov prijatých prostredníctvom poštových služieb, telekomunikácií a kuriérskej komunikácie );

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom systému MEDO;

c) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom SMEV;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných e-mailom od federálneho výkonného orgánu;

e) spracovanie interných dokumentov v EDMS federálneho výkonného orgánu.

8. Proces zadávania dokumentu zahŕňa postupy registrácie, skenovania a vytvárania elektronického obrazu dokumentov na papieri alebo zaznamenávania obsahu elektronického dokumentu zákazom jeho zmien.

V prípade, že pokyny pre kancelársku prácu schválené federálnym výkonným orgánom definujú zoznam dokumentov na papieri, pre ktoré je ustanovený zákaz vytvárania elektronického obrazu, vstupný proces zahŕňa iba registráciu.

Pri návrhoch elektronických dokumentov, ktoré sú v procese schvaľovania alebo podpisovania, sa obsah elektronického dokumentu zaznamenáva v každom štádiu schvaľovania, podpisovania a následnej registrácie elektronického dokumentu.

Subsystém na zadávanie dokumentov EDMS federálneho výkonného orgánu musí mať interaktívne konfiguračné a riadiace nástroje.

Proces zadávania dokumentov musí poskytovať kontrolu, správu a funkčnosť, ktorá umožňuje používateľom federálneho výkonného EDMS:

registrovať dokumenty bez ohľadu na formát súboru - použitú vnútornú štruktúru a/alebo kódovanie elektronického dokumentu alebo súčastí elektronického dokumentu, spôsob kódovania a iné technologické vlastnosti, bez toho, aby došlo k zmenám v ich obsahu;

umiestňovať dokumenty do hierarchickej schémy pozostávajúcej zo sekcií a podsekcií, v súlade s ktorou je organizovaná systematizácia a organizácia ukladania dokumentov v EDMS federálneho výkonného orgánu (ďalej len klasifikačná schéma).

9. Pre elektronické dokumenty obsiahnuté v EDMS federálneho výkonného orgánu v súlade s národnou normou Ruskej federácie GOST R ISO 15489-1-2007 "Systém noriem pre informácie, knižnicu a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky" (ďalej len „norma“) je potrebné poskytnúť:

pravosť elektronického dokumentu - vlastnosť elektronického dokumentu, ktorá zaručuje, že elektronický dokument je zhodný s deklarovaným;

integrita elektronického dokumentu - vlastnosť elektronického dokumentu, v ktorej obsah elektronického dokumentu je úplným a presným zobrazením transakcií, činností alebo skutočností, ktoré sa overujú, a je možné mu dôverovať pri následných transakciách alebo následných činnostiach;

stav elektronického dokumentu, v ktorom od jeho vytvorenia neboli vykonané žiadne zmeny.

10. Dokumenty musia byť zaregistrované v EDMS federálneho výkonného orgánu zaznamenaním podrobností dokumentu, ktoré poskytujú potvrdenie nasledujúcich vlastností dokumentu v súlade so štandardom:

dokument bol vytvorený v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne;

dokument vytvorila alebo odoslala osoba uvedená ako jeho tvorca alebo odosielateľ;

dokument bol vytvorený alebo odoslaný presne v určenom čase určenému adresátovi;

dokument je úplný;

elektronický dokument (elektronický obraz dokumentu) možno nájsť, vyhľadať, prezentovať a interpretovať v EDMS federálneho výkonného orgánu, s výnimkou dokumentov na papieri, pre ktoré pokyny vedenia úradu schválené federálnym výkonným orgánom zakazujú vytvorenie elektronického obrazu.

11. Vytváranie a spracovanie dokumentov v EDMS federálneho výkonného orgánu sa vykonáva spôsobom ustanoveným Pravidlami pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477 (Zbierané právne predpisy Ruskej federácie, 2009, N 25, čl. 3060; 2011, č. 37, článok 5263).

12. EDMS federálneho výkonného orgánu musí poskytovať zobrazenie nasledujúcich formátov súborov: pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS federálneho výkonného orgánu môže poskytovať zobrazenie iných formátov súborov používaných pri činnostiach federálneho výkonného orgánu.

13. Na zabezpečenie vstupu elektronických dokumentov musí EDMS federálneho výkonného orgánu spĺňať nasledujúce funkčné požiadavky:

pri zadávaní elektronického dokumentu pozostávajúceho z viacerých súčastí elektronického dokumentu - samostatných častí, ktoré samostatne alebo spolu s ostatnými časťami elektronického dokumentu tvoria samostatný elektronický dokument, musí EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečiť vstup všetkých jeho súčastí ;

pri zadávaní elektronického dokumentu, ktorý pozostáva z niekoľkých komponentov, musí EDMS federálneho výkonného orgánu poskytnúť možnosť spravovať tento elektronický dokument ako jeden celok, zachovať vzťahy medzi komponentmi a zachovať štrukturálnu integritu elektronického dokumentu;

poskytnúť používateľom EDMS možnosť zadávať elektronický dokument bez softvérovej aplikácie použitej na vytvorenie elektronického dokumentu;

zabezpečiť zber a uchovávanie metadát o dokumentoch;

automaticky extrahovať hodnoty z polí pridelených úradníkom federálneho výkonného orgánu oprávneného vykonávať administratívne funkcie pri práci s federálnym výkonným EDMS (ďalej len federálny výkonný správca EDMS) pre určité skupiny dokumentov prijatých od MEDO, SMEV a iných informačné systémy, využívajúce tieto hodnoty na automatické zadávanie relevantných metadát;

podporovať vyplnenie všetkých prvkov metadát špecifikovaných pri konfigurácii EDMS federálneho výkonného orgánu a zabezpečiť ich neustále uchovávanie a prepojenie s dokumentom;

zaznamenávať dátum a čas vloženia dokumentu do metadát aj do kontrolných informácií;

poskytnúť možnosť zobrazenia metadát každého zadaného dokumentu na obrazovke;

poskytnúť možnosť požiadať používateľa federálneho výkonného EDMS o zadanie tých povinných metaúdajov, ktoré neboli automaticky extrahované a uložené;

informovať používateľa EDMS federálneho výkonného orgánu pri zadávaní dokumentu o nevyplnených metadátach.

14. Na zabezpečenie procesov schvaľovania a podpisovania dokumentov musí EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečiť:

prinášanie dokumentov používateľom EDMS federálneho výkonného systému, ktorí sú vykonávateľmi, schvaľovateľmi a signatármi dokumentu, s uzneseniami, komentármi a pokynmi k tomuto dokumentu;

schopnosť monitorovať vykonávanie objednávok na základe dokumentov, automaticky informovať používateľov federálneho výkonného EDMS o stave objednávok;

prítomnosť rozhrania, ktoré vám umožňuje pripojiť nástroje elektronického podpisu, ktoré dostali potvrdenie o súlade s požiadavkami stanovenými federálnym zákonom zo 6. apríla 2011 N 63-FZ „O elektronických podpisoch“ (Zhromaždené právne predpisy Ruskej federácie, 2011 , N 15, čl. 2036; N 27, čl. 3880);

podpisovanie a schvaľovanie (vizovanie) elektronických dokumentov pomocou elektronického podpisu.

15. Na overenie pravosti, integrity a spoľahlivosti elektronických dokumentov musí EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečiť:

overovanie a bezpečnosť elektronických podpisov a súvisiacich certifikátov na overovanie elektronického podpisu;

uložiť výsledok kontroly elektronického podpisu vo forme metadát elektronického dokumentu;

informovať používateľa EDMS federálneho výkonného orgánu o výsledkoch kontroly elektronického podpisu.

16. Proces odovzdávania (odosielania) písomností adresátovi sa vykonáva v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne.

Pre odchádzajúce dokumenty na papieri musí EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečiť tlač obálok vhodného formátu a zoznam adries.

17. EDMS federálneho výkonného orgánu musí zabezpečiť zaznamenávanie kontrolných informácií s cieľom identifikovať a sledovať činnosti, na vykonávanie ktorých používateľ EDMS federálneho výkonného orgánu nemá oprávnenia (práva).

EDMS federálneho výkonného orgánu musí zároveň zabezpečiť, aby obdobia uchovávania kontrolných informácií a zaznamenaných akcií zodpovedali obdobiam uchovávania dokumentu.

EDMS federálneho výkonného orgánu musí uchovávať nasledujúce kontrolné informácie vo forme chránenej pred zmenami:

o všetkých úkonoch vykonaných s dokumentmi alebo súbormi dokumentov, návrhmi dokumentov, klasifikačnou schémou;

o používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý vykonal akciu;

o dátume a čase konania.

Počet akcií zaznamenaných ako súčasť kontrolných informácií by mal zahŕňať:

vkladanie dokumentov a návrhov dokumentov do EDMS federálneho výkonného orgánu;

presunutie oddielu (pododdielu) v schéme triedenia;

akékoľvek zmeny v pokynoch o lehotách uchovávania a následných úkonoch s dokumentmi;

akékoľvek úkony, ktoré vykonal správca EDMS federálneho výkonného orgánu počas skúmania hodnoty dokumentu, vykonané v súlade s federálnym zákonom z 22. októbra 2004 N 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ (Zbierané právne predpisy Ruskej federácie, 2004, N 43, čl. 4169; 2006, N 50, čl. 5280; 2007, N 49, čl. 6079; 2008, N 20, čl. 2253; 2010, N 19 2291, N 31, čl. 4196);

uloženie a zrušenie zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;

akékoľvek zmeny metaúdajov schémy triedenia, oddielov a dokumentov;

vykonávanie zmien a ničenie metadát používateľom EDMS federálneho výkonného orgánu;

zmeny prístupových práv;

vytvorenie, úprava a zničenie používateľa EDMS pre federálny výkonný orgán alebo skupiny používateľov pre EDMS pre federálny výkonný orgán;

prenos dokumentov;

zničenie dokumentov;

Tlač dokumentu alebo metadát.

18. Na zabezpečenie uchovávania kontrolných informácií musí EDMS federálneho výkonného orgánu spĺňať nasledujúce funkčné požiadavky:

automaticky zaznamenávať ako súčasť kontrolných informácií všetky prípady prístupu k dokumentom, návrhom dokumentov a sekcií, ako aj tlač alebo iné zobrazenie informácií;

poskytnúť rozhranie na nastavenie procesov na ukladanie riadiacich informácií;

zaznamenávať všetky zmeny v nastaveniach procesu ukladania riadiacich informácií. Zakázanie zaznamenávania zmien v nastaveniach procesu ukladania riadiacich informácií nie je povolené;

zabezpečiť uchovávanie kontrolných informácií o úkonoch vykonaných na elektronických dokumentoch, oddieloch (pododdieloch) schémy triedenia, lehotách uchovávania, metaúdajoch;

zabezpečiť, aby sa informácie audit trail o zmenách hodnôt metadát uchovávali;

ukladať návrhy elektronických dokumentov určených na schválenie alebo podpísanie ako súčasť kontrolných informácií každého dokumentu;

zabezpečiť, aby boli kontrolné informácie prezentované vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu udalosti a získanie všetkých údajov s ňou spojených;

zabezpečiť možnosť vyhľadávania v riadiacich informáciách pre informácie týkajúce sa určitých udalostí, objektov - informačných prvkov federálneho výkonného EDMS (sekcie, podsekcie klasifikačnej schémy, elektronické dokumenty, komponenty, karty elektronických dokumentov, metadáta a iné informačné prvky), používatelia federálneho EDMS, skupiny federálneho EDMS - podmnožina používateľov federálneho výkonného EDMS, roly používateľov federálneho výkonného EDMS, momenty alebo časové intervaly.

19. Klasifikačná schéma EDMS federálneho výkonného orgánu musí obsahovať oddiely a pododdiely zodpovedajúce oddielom a pododdielom nomenklatúry spisov federálneho výkonného orgánu.

Lehoty uchovávania dokumentov zaradených do príslušných sekcií (podsekcií) sú ustanovené v súlade so Zoznamom štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených pri činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením úložných lehôt, schváleným nariadením č. Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25.08.2010 N 558 (registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie dňa 8. septembra 2010, registrácia N 18380).

20. EDMS federálneho výkonného orgánu musí spĺňať nasledujúce požiadavky na uchovávanie a zaznamenávanie dokumentov:

malo by byť možné vytvárať a meniť lehoty uloženia oddielov (pododdielov) klasifikačnej schémy, ktoré sú ustanovené na základe nomenklatúry spisov federálneho výkonného orgánu;

nemali by existovať žiadne obmedzenia týkajúce sa počtu období skladovania;

pri vytváraní úložného obdobia mu treba prideliť identifikátor a dať mu možnosť zadať jedinečný názov;

umožňujú uchovávať a ukladať vo forme chránenej pred zmenami históriu zmien a zničenia období uchovávania v kontrolných informáciách vrátane dátumu takejto zmeny alebo zničenia a informácie o používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý vykonal zmení alebo zničí dokument;

pri zmene alebo zničení doby uchovávania dokladov je potrebné zaznamenať dôvod zmien alebo zničenia a tieto informácie uložiť do kontrolných informácií;

priradením aspoň jednej doby uloženia pre každý oddiel, pododdiel klasifikačnej schémy (uvedením čísla oddielu (pododdielu), do ktorého dokument patrí, na karte elektronického dokladu sa automaticky nastaví lehota uloženia dokumentu v súlade s dobou určenou v klasifikačná schéma);

v momente uplynutia doby uchovávania dokumentov musí federálny výkonný EDMS automaticky iniciovať oznámenia federálnemu výkonnému používateľovi EDMS o uplynutí doby uchovávania;

výber dokumentov na zničenie;

poskytnúť v úložných lehotách pre dokumenty minimálny súbor možností pre úkony s dokumentmi po uplynutí úložnej doby:

a) trvalo uchovávať;

b) vykonať preskúmanie hodnoty dokumentu v súlade s federálnym zákonom z 22. októbra 2004 N 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ (Zhromaždené právne predpisy Ruskej federácie, 2004, N 43, čl. 4169; 2006, N 50, čl. 5280; 2007, N 49, čl. 6079; 2008, N 20, čl. 2253; 2010, N 19, čl. 2291; N 31, čl. 4196);

c) zničiť dokument v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne;

d) preloženie na uskladnenie do iného skladovacieho zariadenia;

e) na konci kalendárneho roka vyhotoviť doklady v predpísanej forme: zákon o pridelení na zničenie dokladov (oddielov) s uplynutými lehotami uloženia a súpis dokladov s trvalou a dlhodobou (nad 10 rokov) doba skladovania.

EDMS federálneho výkonného orgánu by mal umožňovať:

a) predĺžiť dobu uchovávania dokumentov;

b) prideľovať dokumenty na zničenie pri zachovaní zákona o prideľovaní dokumentov (sekcií) na zničenie v EDMS federálneho výkonného orgánu;

c) vyvážať ročné oddiely dokumentov na trvalé uloženie na prevod do štátneho archívu na uloženie;

d) exportovať ročné časti dokumentov o zamestnancoch na prenos do archívov dokumentov o zamestnancoch;

e) zachovávať doby skladovania najmenej sto rokov;

f) zaznamenávať v rámci kontrolných informácií všetky úkony vykonané na zničenie a prenos dokumentov a informovať o nich.

III. Požiadavky na informačnú bezpečnosť EDMS federálneho výkonného orgánu, a to aj pri spracúvaní oficiálnych informácií s obmedzenou distribúciou

21. Na ochranu chránených informácií s obmedzenou distribúciou sa musia používať technické a (alebo) softvérové nástroje na ochranu informácií certifikované v súlade s požiadavkami na bezpečnosť informácií.

22. Požiadavky na ochranu informácií a opatrenia na ich implementáciu, ako aj konkrétne nástroje ochrany softvéru a hardvéru musia byť stanovené a objasnené v závislosti od stanovenej bezpečnostnej triedy.

23. EDMS federálneho výkonného orgánu musí spĺňať požiadavky národnej normy Ruskej federácie GOST R 51275-2006 "Ochrana informácií. Predmet informatizácie. Faktory ovplyvňujúce informácie. Všeobecné ustanovenia" a požiadavky na technickú ochranu dôverných informácií. informácie.

24. EDMS federálneho výkonného orgánu musí zabezpečiť kontrolu prístupu k dokumentom. Informácie o udelení prístupu a ďalších operáciách s dokumentmi a metaúdajmi sa musia zaznamenávať a uchovávať ako súčasť kontrolných informácií.

25. EDMS federálneho výkonného orgánu by nemalo mať priame (nechránené) pripojenie k informačnej a telekomunikačnej sieti Internet v súlade s vyhláškou prezidenta Ruskej federácie zo 17. marca 2008 N 351 „O opatreniach na zabezpečenie informačnej bezpečnosti Ruskej federácie pri využívaní informačných a telekomunikačných sietí medzinárodnej výmeny informácií“ (Zbierka právnych predpisov Ruskej federácie, 2008, č. 12, čl. 1110; 2008, č. 43, čl. 4919; 2011, č. 4, čl. 572).

26. EDMS federálneho výkonného orgánu musí poskytovať prístup k dokumentom v súlade s bezpečnostnou politikou. Správa používateľov EDMS federálneho výkonného orgánu by sa mala vykonávať centrálne. Prístupové práva – súbor akcií, ktoré môže vykonávať používateľ federálneho výkonného EDMS, pridelené rolám používateľov federálneho EDMS a/alebo skupinám používateľov federálneho EDMS. Okrem poskytovania prístupu k určitým častiam klasifikačnej schémy sa prístupové práva používajú na obmedzenie rozsahu operácií, ktoré môže používateľ federálneho výkonného EDMS vykonávať na objektoch federálneho výkonného EDMS, vrátane prezerania metadát a obsahu sekcií, vytvárania resp. prezeranie elektronických dokumentov (elektronických obrazov dokumentov) určitého typu. Prideľovanie prístupových práv používateľom federálneho výkonného EDMS (ďalej len správa práv) k zdrojom federálneho výkonného EDMS je plne vykonávané softvérom samotného federálneho výkonného EDMS.

27. Úloha používateľa EDMS federálneho výkonného orgánu je súbor funkčných práv udelených vopred definovanej podskupine používateľov EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorý môže obmedziť možnosti používateľa EDMS federálneho výkonného orgánu. federálny výkonný orgán, ktorý umožňuje vyhľadávanie a čítanie elektronických dokumentov (elektronických obrazov dokumentov) len v rámci určitých oddielov (pododdielov) schémy triedenia.

28. Práva sú pridelené EDMS skupinám federálneho výkonného orgánu a dedia ich členovia týchto skupín. Vykonávanie operácií na pridelenie prístupových práv je povolené iba správcom federálneho výkonného EDMS.

29. Právomoci správcu EDMS federálneho výkonného orgánu musia byť zaznamenané v úradných predpisoch úradníka federálneho výkonného orgánu.

30. Na zabezpečenie ochrany elektronických dokumentov (elektronických obrazov dokumentov) pri riadení prístupu musí EDMS federálneho výkonného orgánu spĺňať nasledujúce funkčné požiadavky:

poskytnúť správcom EDMS správu prístupových práv;

podporovať používanie kombinácie prístupových práv súčasným pridelením niekoľkých rolí používateľovi EDMS federálneho výkonného orgánu;

umožniť správcovi EDMS federálneho výkonného orgánu vytvárať skupiny EDMS federálneho výkonného orgánu a riadiť ich;

prístup k systémovým funkciám a zodpovedajúcim udalostiam je poskytovaný iba administrátorom federálneho výkonného EDMS;

Keď používateľ federálneho výkonného EDMS vykoná vyhľadávanie na základe obsahu elektronických dokumentov a metadát, federálny EDMS by nemal do zoznamu výsledkov vyhľadávania zahrnúť elektronické dokumenty, ku ktorým používateľ federálneho výkonného EDMS nemá prístupové práva.

31. Na zaistenie bezpečnosti elektronických dokumentov musí EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečiť možnosť pravidelného zálohovania elektronických dokumentov (elektronické obrazy dokumentov), metadát, obnovu elektronických dokumentov (elektronické obrazy dokumentov), metadáta z záložné kópie. Pravidelné automatické zálohovanie a obnova môže byť implementované buď v samotnom federálnom výkonnom EDMS prostredníctvom integrácie s nástrojmi používanými vo federálnom výkonnom EDMS, systéme správy databáz alebo s inou softvérovou aplikáciou.

32. Na zabezpečenie zálohovania a obnovy musí EDMS federálneho výkonného orgánu spĺňať nasledujúce funkčné požiadavky:

disponujú automatizovanými postupmi zálohovania a obnovy, ktoré umožňujú pravidelné úplné alebo selektívne zálohovanie oddielov (pododdielov) schémy triedenia, elektronických dokumentov (elektronické obrazy dokumentov), metadát, parametrov správy a kontrolných informácií, ako aj v prípade potreby ich obnovu ;

poskytnúť správcom EDMS možnosť nastaviť plán vykonávania procedúr zálohovania:

a) uvedenie frekvencie zálohovania;

b) označenie oddielov (pododdielov) a elektronických dokumentov (elektronické obrázky dokumentov), ktoré sa majú zálohovať;

c) určenie zálohovacích miest.

Možnosť obnovenia informácií zo záložných kópií by mala byť poskytnutá iba správcovi EDMS federálneho výkonného orgánu systému.

Pri obnove elektronického dokumentu (obrázky elektronického dokumentu) zo záložných kópií musí byť po dokončení procesu obnovy plne zabezpečená jeho integrita (vrátane metadát, kontrolných informácií).

Voľba redaktora

Dedičnosť a vývoj Je dedičnosť taká dôležitá?

Pochopiť zákonitosti ľudského vývoja znamená dostať odpoveď na kľúčovú otázku: aké faktory určujú priebeh a...

knihy o Harrym Potterovi v angličtine

Študentom anglického jazyka sa často odporúča, aby si prečítali originálne knihy o Harrym Potterovi – sú jednoduché, fascinujúce, zaujímavé nielen...

Organizačné faktory spôsobujúce stres

Stres môže byť spôsobený vystavením veľmi silným alebo nezvyčajným podnetom (svetlo, zvuk a pod.), bolesťou...

Recept na dusenú kapustu v pomalom hrnci: jednoduchý, rýchly a chutný

Popis Dusená kapusta v pomalom hrnci je už dlho veľmi obľúbeným jedlom v Rusku a na Ukrajine. Pripravte ju...

Osem prútika, popis a charakteristika kariet

Názov: Osem palíc, Osem palíc, Osem palíc, Majster rýchlosti, Prechádzka, Prozreteľnosť, Prieskum....

Steakové a lososové medailóniky

o večeri. Na návštevu prichádza manželský pár. Teda večera pre 4. Hosť z kóšer dôvodov neje mäso. Kúpila som si ružového lososa (pretože môj manžel...

Zhrnutie individuálnej logopedickej hodiny o zvukovej automatizácii Zhrnutie zvukovej automatiky l vo vetách

SYNOPSA individuálnej hodiny o oprave výslovnosti zvuku Téma: „Automatizácia zvuku [L] v slabikách a slovách“ Vyplnil: učiteľ -...

Štátna pedagogická univerzita v Nižnom Novgorode pomenovaná po

Univerzitu vyštudovali učitelia, psychológovia a lingvisti, inžinieri a manažéri, umelci a dizajnéri. Štát Nižný Novgorod...

Všetci tí, čo ukrižovali Krista, zomreli hroznou smrťou Bol tam naozaj Pontský Pilát?

„Majster a Margarita.“ V biografii Pontského Piláta je príliš veľa prázdnych miest, takže časť jeho života stále zostáva bádateľom...

Nový

Populárne

Požiadavky na elektronické informačné systémy správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovávať oficiálne informácie s obmedzenou distribúciou prostredníctvom týchto systémov - Rossijskaja Gazeta.