วาดสิ่งที่แนบมากับบันทึกช่วยจำ การลงทะเบียนและเส้นทางบันทึกย่อในองค์กร

เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถสื่อสารกับผู้อำนวยการหรือฝ่ายบริหารของหน่วยงานโครงสร้างอื่นของบริษัทได้ ไม่เพียงแต่เป็นการส่วนตัวเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งภายใต้แรงกดดันด้านเวลา เมื่อกรรมการหรือผู้จัดการอาจลืมความสับสนวุ่นวายเกี่ยวกับการอุทธรณ์ของพนักงาน- บันทึกช่วยจำสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการโต้ตอบกับฝ่ายบริหาร ในความเป็นจริง, บันทึกช่วยจำคือข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่มีการร้องขอหรือข้อกำหนดและ บันทึกคำอุทธรณ์ต่อผู้จัดการ .

มีหลายกรณีที่มีเพียงบันทึกช่วยจำเท่านั้นที่สามารถป้องกันการเรียกร้องที่ไม่เป็นธรรมต่อพนักงานจากฝ่ายบริหารได้ ไม่จำเป็นต้องป้อนไฟล์แยกต่างหากสำหรับการลงทะเบียนบันทึกการบริการลงในระบบการตั้งชื่อ คุณสามารถลงทะเบียนเป็นเอกสารขาออกได้ การลงทะเบียนบันทึกเป็นสิ่งสำคัญมากซึ่งเป็นการยืนยันข้อเท็จจริงของความสัมพันธ์

เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลจะต้องมีปฏิสัมพันธ์ไม่เพียงแต่กับผู้บังคับบัญชาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแผนกโครงสร้างทั้งหมดของบริษัทด้วย คุณจะไม่สามารถได้รับคำตอบสำหรับคำขอด้วยวาจาหรือความปรารถนาเสมอไป แต่หากคำขอนั้นได้รับการบันทึกไว้และบันทึกไว้ คุณจะไม่เพียงแต่ให้ความสำคัญเท่านั้น แต่ยังสามารถป้องกันตัวเองจากปัญหาบางอย่างได้อีกด้วย ไม่เพียงแต่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเท่านั้นที่สามารถเขียนบันทึกได้ คงจะถูกต้องหากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสอนพนักงานของบริษัทถึงวิธีใช้เครื่องมือนี้.

นั่นแหละ ตัวอย่างจริง- ความรับผิดชอบในงานของคุณรวมถึงการประมวลผล บันทึกการทำงาน- คุณไม่มีแบบฟอร์มว่างเหลืออยู่ แต่ มีการจ้างผู้เชี่ยวชาญที่ไม่เคยทำงานที่ไหนและยังไม่ได้ออกสมุดงานให้เขา- ตามกฎหมายภายใน 5 วัน คุณจะต้องสร้างสมุดงานให้เขาและจัดทำอย่างเป็นทางการ

คำร้องขอซื้อด้วยวาจายังคงไม่ได้รับคำตอบ เวลากำลังฟ้อง การละเมิดกำหนดเวลาการลงทะเบียนถือเป็นการละเมิดข้อกำหนดของคุณ สัญญาจ้างงาน, คุณจะได้รับการลงโทษทางวินัยเพื่ออะไร?.

วิธีแก้ปัญหาคือบันทึกช่วยจำ!

วัตถุประสงค์ของบันทึก

เราเขียนบันทึกเพื่อขอซื้อแบบฟอร์ม ลงทะเบียนเธอ - ป้องกันตัวเองจากเจ้าหน้าที่วินัย!ปัญหาจะได้รับการแก้ไขเมื่อผู้อำนวยการได้รับการแจ้งเตือนแล้ว

วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำ

ส่วนใหญ่แล้วบันทึกจะถูกส่งไปยังฝ่ายบริหารเพื่อรายงานภายใน
ปัญหา. ไม่มีรูปแบบบันทึกที่เป็นหนึ่งเดียวแต่เรียบเรียงตามกฎเกณฑ์ พื้นฐานของบันทึกอาจเป็น:

• ขอ;
• ความคิดเห็น;
• เสนอ.

สิ่งสำคัญคือการอธิบายแก่นแท้ของปัญหา ผลที่ตามมาของการไม่ปฏิบัติ และเสนอแนะแนวทางแก้ไข- ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนบันทึกโดยคร่าว:

เนื้อหาโดยประมาณของบันทึกช่วยจำ

• เริ่มต้นด้วย "ส่วนหัว" (ผู้รับและผู้รับ)
• ตั้งชื่อเอกสารว่า “Office Memo”;
• ระบุวันที่และหมายเลขขาออก
• อธิบายปัญหา
• รายการ ผลที่ตามมาที่เป็นไปได้;
• เสนอโซลูชั่น
• ติดตาม.

เพื่อความชัดเจน ด้านล่างนี้เป็นบันทึกช่วยจำง่ายๆ - ตัวอย่างวิธีเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง:

ผู้อำนวยการทั่วไปของ Fortuna LLC
กอร์บุนคอฟ เอส.เอส.
จากหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล M.I

ฉันขอแจ้งให้คุณทราบว่าแผนกทรัพยากรบุคคลไม่มีสมุดงานและส่วนแทรกในรูปแบบต่างๆ 20 ธันวาคม 2558 I.I. Sidorov ซึ่งไม่มีสมุดงานถูกจ้าง

หากฉันไม่ได้ลงทะเบียนกับ Sidorov I.I. สมุดงานภายใน 5 วัน ฉันต้องเผชิญกับค่าปรับผู้ดูแลระบบ 500 ถึง 3,000 รูเบิล และ Fortuna LLC - จาก 30 ถึง 50,000!

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณจะต้องซื้อแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น ในอนาคตจะต้องมีแบบฟอร์ม เนื่องจากเราจ้างงานอยู่ตลอดเวลา

ฉันขอเสนอ:
1. ซื้อแบบฟอร์มสมุดงานจำนวน 20 ชิ้น และแบบฟอร์มสมุดแทรกจำนวน 10 ชิ้น

2. หรือมอบความไว้วางใจให้ฉันซื้อแบบฟอร์มโดยใช้เงินทุนของคุณเอง จากนั้นคืนเงินจำนวนที่ใช้ไปตามเอกสารการรายงาน

หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล _________________/M.I

หากบริษัทมีเลขานุการแล้ว บันทึกจะต้องไม่เพียงแต่จะต้องลงทะเบียนในเอกสารขาออกของคุณเท่านั้น แต่ยังต้องลงทะเบียนกับเลขานุการด้วย:

ลงทะเบียนบันทึก

• เตรียมบันทึกเป็น 2 ชุด
• ลงทะเบียนในเอกสารขาออกของคุณ
• ลงทะเบียนกับเลขานุการ (เลขานุการจะเขียนวันที่ หมายเลขที่เข้ามาและลงนาม);
• เรามอบสำเนาหนึ่งชุดให้กับเลขานุการและนำสำเนาที่ลงทะเบียนไว้ในโฟลเดอร์เอกสารขาออก

การบริการก็สามารถทำได้เช่นกัน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ส่งและแฟกซ์ งานพิมพ์สามารถใช้เป็นการยืนยันการจัดส่งได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรายงานแฟกซ์

บันทึกภายนอก

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่บันทึกภายในทำหน้าที่เป็นเอกสารภายนอกนั่นคือส่งถึงพนักงานขององค์กรอื่น บริษัทแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านบันทึกย่อ

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลสามารถใช้การติดต่อสื่อสารภายนอกได้ เช่น เมื่อจ้างพนักงานโดยโอนย้ายจากองค์กรอื่น

คุณสามารถยื่นคำเรียกร้องในรูปแบบของบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่น หากร้านเครื่องเขียนไม่ส่งแบบฟอร์มบันทึกการทำงานตรงเวลา ให้ส่งบันทึกการบริการในรูปแบบการร้องเรียนไปให้พวกเขา

บริการหรือบันทึกข้อตกลง

การติดต่อภายในเกี่ยวข้องกับการมีบันทึกหลายประเภท:

• เป็นทางการ;
• รายงาน;
• อธิบาย

เป็นที่ชัดเจนว่าใน หมายเหตุอธิบายมีคำอธิบายสำหรับสิ่งนี้หรือข้อเท็จจริงนั้น ตัวอย่างเช่น คำอธิบายเกี่ยวกับการขาดงานหรือความล่าช้า และในการเลือกว่าต้องการอันไหน - รายงานหรือบันทึกอย่างเป็นทางการความแตกต่างก็ไม่มีนัยสำคัญ แต่ก็ยังอยู่ที่นั่น

บันทึกช่วยจำมักอธิบายถึงปัญหาในที่ทำงานหรือการละเมิดบางประการในส่วนของพนักงาน รายงานไม่มีการร้องขอหรือวิธีแก้ไขปัญหา- รายงานจัดทำในลักษณะเดียวกับรายงานอย่างเป็นทางการ ข้อความของรายงานอาจมีลักษณะดังนี้:

ฉันรายงานผู้ดูแลระบบคนนั้นว่า A.A. Petrov ทุกวันเขาไปทำงานสายประมาณ 1-2 ชั่วโมง

อย่าถือว่าข้อความในรายงานนี้เป็น "การจำนอง"- ท้ายที่สุด Petrov A.A. จะก่อให้เกิดความเสียหายทางการเงินแก่บริษัท และบุคคลที่ไม่เตือนฝ่ายบริหารอาจต้องรับผิดชอบ

การลงทะเบียนเอกสาร

รายงานก็เหมือนกับบันทึกช่วยจำคือเอกสารที่ต้องลงทะเบียน แม้จะไม่ได้ระบุไว้ในนิติกรรมก็ตาม อยู่ในความปลอดภัย – ลงทะเบียนเอกสารขาออกที่เป็นไปได้ทั้งหมด!

หน้าที่และวัตถุประสงค์

บันทึกช่วยจำเป็นรูปแบบหนึ่งของการติดต่อภายในและอาจมีลักษณะเป็นข้อมูล ความคิดริเริ่ม หรือการรายงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหา กำหนดตำแหน่งทางธุรกิจของแผนกอิสระหรือผู้จัดการในเรื่องใด ๆ บันทึกภายในอาจมีข้อเสนอหรือคำขอ และจ่าหน้าถึงผู้บริหาร รวมถึงผู้บังคับบัญชาด้วย

การลงนามและการลงทะเบียน

บันทึกช่วยจำมีการลงนามโดยหัวหน้าหน่วยทันที จะต้องได้รับการรับรองจากนักแสดงที่ส่วนล่างของมุมซ้าย นามสกุลและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของเขาเขียนไว้ที่นั่นด้วย

ในแผนกโครงสร้าง บันทึกการบริการจะถูกลงทะเบียนในโปรแกรม การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- โดยจะได้รับมอบหมายหมายเลขและส่งไปยังหน่วยงานต่างๆ ในรูปแบบกระดาษและบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ การกำหนดหมายเลขประกอบด้วยดัชนีเขตการปกครองและหมายเลขทะเบียน

วันที่ของบันทึกถือเป็นช่วงเวลาของการลงทะเบียน ต้นฉบับพร้อมมติของผู้จัดการจะถูกส่งไปยังผู้จัดการ และสำเนาบันทึกจะถูกส่งกลับไปยังนักแสดง

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำเป็นประเภทที่จ่าหน้าถึงหัวหน้างานโดยตรง รวบรวมเมื่อจำเป็นต้องสะท้อนความคิดเห็นของแผนกหรือผู้จัดการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งและเสนอข้อเสนอเฉพาะ

บันทึกอาจเป็นเชิงรุก (ในรูปแบบของความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ) หรือการรายงาน (ขึ้นอยู่กับผลการตรวจสอบ ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และเนื้อหา

วันที่หรือระยะเวลาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่บันทึกไว้ในรายงานจะต้องเน้นในบรรทัดแยกต่างหาก รวมอยู่ในชื่อเรื่องหรือที่จุดเริ่มต้นของข้อความ บันทึกข้อตกลงนี้ลงนามโดยผู้แต่ง-ผู้เรียบเรียง

ขอแนะนำให้ส่วนข้อความของบันทึกและบันทึกประกอบด้วย 2 ส่วน ส่วนแรกควรประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเขียน และส่วนที่สองควรประกอบด้วยข้อเสนอและข้อสรุปที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่นำเสนอ

เอกสารแต่ละฉบับที่ได้รับการพัฒนาสามารถมีคำถามได้เพียงคำถามเดียว ข้อยกเว้นได้แก่ ระเบียบปฏิบัติ คำสั่ง แผน รายงาน และเอกสารสรุป

บันทึกต้องมีข้อมูลที่พิสูจน์ได้ นำเสนออย่างเป็นกลาง สั้น ๆ มีความสามารถ ชัดเจน และไม่มีการกล่าวซ้ำโดยไม่จำเป็น ส่วนของข้อความได้รับการออกแบบในรูปแบบของข้อความต่อเนื่อง ตาราง แบบสอบถาม หรือแบบฟอร์มเหล่านี้รวมกัน

ข้อความต่อเนื่องที่ซับซ้อนของเอกสารใดๆ จะต้องประกอบด้วยข้อมูลที่สอดคล้องกันในเชิงตรรกะและไวยากรณ์เกี่ยวกับการดำเนินการของฝ่ายบริหาร ซึ่งสะท้อนให้เห็นในกฎระเบียบ บรรทัดฐาน กฎเกณฑ์ และเอกสารด้านการบริหารที่เกี่ยวข้อง

บันทึกต้องมีรายละเอียดบังคับและลำดับตำแหน่งคงที่: ผู้แต่ง, ชื่อขององค์กรและรหัส, ดัชนี, วันที่, ชื่อ, ข้อความหลัก, วีซ่า, ลายเซ็นของผู้ดำเนินการ, บันทึกเกี่ยวกับการดำเนินการและการส่งเอกสารไปที่ ไฟล์.

ควรระบุชื่อเรื่องของบันทึกโดยย่อ หากเอกสารเกี่ยวข้องกับปัญหาหลายประการ ชื่อเรื่องก็สามารถสรุปได้

ที่อยู่กฎเกณฑ์

บันทึกช่วยจำภายในจะจ่าหน้าถึงองค์กร แผนก หรือผู้จัดการเฉพาะภายในองค์กร ในเอกสารที่ส่งถึงองค์กรที่คล้ายคลึงกันหลายแห่ง ผู้รับจะถูกระบุในลักษณะทั่วไป บันทึกการบริการไม่ควรมีผู้รับเกิน 4 คน

บทสรุป

ข้อมูลขาออกทั้งหมดภายในขอบเขตของบันทึกจะต้องจัดเตรียมตามคำขอและส่งอย่างเป็นทางการเท่านั้น ข้อมูลที่ให้จะต้องลงนามและรับรองโดยผู้จัดการที่มีผลกระทบต่อขอบเขตของกิจกรรม

บันทึกช่วยจำทั้งหมดจะต้องลงวันที่ วันที่ของเอกสารและเครื่องหมายอย่างเป็นทางการใด ๆ บนเอกสารเป็นข้อกำหนดที่ขาดไม่ได้สำหรับเอกสารใด ๆ

ผู้คนทำสิ่งสำคัญเกือบทั้งหมดด้วยการติดต่อทางจดหมาย

ความสามารถในการพูดจึงไม่เพียงพอ

ลุค เดอ โวเวนาร์กส์

เรามาพูดถึงบันทึกช่วยจำซึ่งเป็นวิธีหลักในการสื่อสารภายใน ซึ่งเป็นเอกสารที่สามารถปรับปรุงความสัมพันธ์ภายใน รับรองการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยทันที และแก้ไขสถานการณ์ที่มีการโต้เถียง

เหตุใดองค์กรจึงเพิกเฉยต่อบันทึกอย่างเป็นทางการ

บันทึกดังกล่าวยังคงเป็นบุคคลภายนอกในการติดต่อทางธุรกิจขององค์กรเอกชน ในองค์กรภาครัฐกลับมีคนส่วนใหญ่ เอกสารภายใน- นี่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการ

บ่อยครั้งในองค์กรเชิงพาณิชย์ บันทึกถือเป็นพิธีการที่ไม่มีความหมาย แต่องค์ประกอบของการไหลของเอกสารภายในองค์กรนี้เป็นส่วนสำคัญ วัฒนธรรมองค์กรมีศักยภาพอันล้ำค่าในการพัฒนาธุรกิจ

อะไรคือพื้นฐานของทัศนคติเชิงลบที่รุนแรงของผู้จัดการระดับสายงานขององค์กรการค้าจำนวนหนึ่งต่อเอกสารภายในที่สำคัญที่สุดฉบับหนึ่งซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจด้านการจัดการ? เหตุผลที่เป็นไปได้:

วัฒนธรรมในระดับต่ำ การสื่อสารทางธุรกิจขาดมาตรฐานองค์กร การตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่เข้มแข็งในด้านการไหลของเอกสารภายใน

ขาดสถานะอย่างเป็นทางการเนื่องจากบันทึกไม่รวมอยู่ในตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการ

ความพร้อมใช้งานของวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้จัดการไม่ต้องการเสียเวลาในการจัดกระบวนการจัดการอย่างเป็นทางการ โดยเลือกที่จะแลกเปลี่ยนคำพูดสองสามคำในการประชุมส่วนตัว โทร โทรศัพท์มือถือ, เขียนถึง อีเมลหรือทาง Skype เป็นต้น

แต่มีเหตุผลอื่น: บางครั้งผู้จัดการก่อวินาศกรรมระบบเอกสารภายในอย่างเป็นทางการ เป็นการยากที่จะหักล้างข้อมูลที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับสถานะของกิจการในองค์กรคำแนะนำต่อเจ้าหน้าที่หรือคำสั่งเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการในสถานการณ์เฉพาะ การทำงานในความสับสนวุ่นวายมีข้อดีบางประการ: ไม่มีอะไรง่ายไปกว่าการละทิ้งข้อเท็จจริงในการส่งข้อมูลด้วยวาจา เช่นเดียวกับคำแนะนำแบบตัวต่อตัว ทุกคนคุ้นเคยกับสถานการณ์ที่พนักงานได้รับเป็นประจำ ปากเปล่าคำแนะนำที่ไม่เกิดร่วมกัน การไม่ปฏิบัติตามข้อใดข้อหนึ่งจะนำมาซึ่งการลงโทษทางปกครอง

บันทึกอย่างเป็นทางการมีประโยชน์อย่างไร?

บันทึกช่วยจำอยู่ภายใน จดหมายธุรกิจซึ่งคุณสามารถแก้ไขปัญหาการผลิตในปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์หลักของบันทึกช่วยจำคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการระหว่างพนักงานในองค์กรเดียวกันที่มีสถานะเท่าเทียมกัน

วัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึกอาจแตกต่างกัน:

การสื่อสารในแนวนอนของหัวหน้าแผนกโครงสร้าง/เจ้าหน้าที่เมื่อแก้ไขปัญหาและปัญหาการผลิตทั่วไป

ปฏิสัมพันธ์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ:

การแลกเปลี่ยนข้อมูลการดำเนินงานระหว่างฝ่ายโครงสร้าง/อิสระและสาขา

ขอข้อมูลความเป็นมา;

การดำเนินการตามคำแนะนำ;

ประกอบข้อความอื่น (บันทึกย่อ);

แก้ไขปัญหาปัจจุบันด้านการบริหาร เศรษฐกิจ ลอจิสติกส์ ข้อมูล และการสนับสนุนอื่น ๆ

การแก้ปัญหาความขัดแย้งและสถานการณ์ความขัดแย้ง

ความสามารถในการจัดทำเอกสารภายในอย่างมีความสามารถรวมถึงบันทึกภายในช่วยในสถานการณ์ที่ยากลำบากและสับสนอย่างยิ่ง

ก่อนอื่นบันทึกช่วยจำเป็นผู้ช่วยหลักสำหรับพนักงานของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (ต่อไปนี้ - DOU) ในสถานการณ์ที่มีการโต้เถียง

น่าเสียดายที่หัวหน้าหน่วยโครงสร้างหลักมักพยายามตำหนิข้อบกพร่องของแผนกเมื่อทำงานกับเอกสารเกี่ยวกับพนักงานของหน่วยเสริม ตัวอย่างเช่นการจัดการหน่วยโครงสร้างไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้จัดการระดับสูงตรงเวลา แต่มีความรับผิดชอบในการเปลี่ยนแปลงการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนซึ่งถูกกล่าวหาว่าทำให้การส่งจดหมายขาออกล่าช้า

บันทึกช่วยจำจะช่วยหักล้างข้อกล่าวหาที่ไม่มีมูล บันทึกที่มีข้อเท็จจริง กำหนดเวลา ชื่อนามสกุล พนักงานสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่ทำงานเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลาพร้อมแนบเอกสารยืนยัน (สำเนาบัตรลงทะเบียน ข้อความที่ตัดตอนมาจากบันทึกการลงทะเบียน ฯลฯ) มักจะช่วยรักษาความเป็นกลาง รับรู้การเรียกร้องที่ไม่มีมูล และฟื้นฟูชื่อเสียงทางธุรกิจ ของพนักงานคนใดคนหนึ่งและบริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียนโดยรวม (ตัวอย่างที่ 1)

ข้อความในบันทึกต้องระบุวัตถุประสงค์ของข้อความอย่างชัดเจนในรูปแบบที่เข้าถึงได้และกระชับ ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือซ้ำซ้อนทำให้ผู้รับเข้าใจสาระสำคัญของปัญหาได้ยาก และอาจนำไปสู่การตีความที่ไม่ชัดเจน ส่งผลให้ไม่มีผลลัพธ์ที่ต้องการ ประสิทธิผลของบันทึกช่วยจำขึ้นอยู่กับว่าโครงสร้างของเอกสารมีโครงสร้างดีเพียงใด และข้อโต้แย้งที่นำเสนอนั้นมีเหตุผลหรือไม่

เรากำลังดำเนินการบันทึกการบริการให้เสร็จสิ้น

หากอยู่ในฟอร์ม จะเป็นอย่างไร?

โดยปกติแล้วบันทึกการบริการจะเขียนไว้ กระดานชนวนที่สะอาดกระดาษเอ4. อย่างไรก็ตาม องค์กรการค้าเพื่อจุดประสงค์นี้มักใช้แบบฟอร์มจดหมายซึ่งตามข้อ 4.7 ของ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร" ประกอบด้วย

ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ);

ชื่อบริษัท

รหัสองค์กร

หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล

หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน (TIN/KPP)

ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

สถานที่รวบรวมหรือเผยแพร่เอกสาร

นอก​จาก​นั้น ผู้​เชี่ยวชาญ​บาง​คน​ตาม​หน้า​นิตยสาร​และ​อินเทอร์เน็ต​ได้​ยก​ตัว​อย่าง​บันทึก​ที่​เขียน​ด้วย​หัวจดหมาย.

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการเตรียมเอกสารทั้งหมดโดยไม่เลือกปฏิบัติในแบบฟอร์มเดียวกันจะง่ายกว่า อย่างไรก็ตามมันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะเขียนบันทึกถึงหัวหน้าแผนกใกล้เคียงด้วยหัวจดหมายที่มีข้อมูลอ้างอิง, TIN, OGRN เป็นต้น นอกจากนี้ แบบฟอร์มจดหมายขององค์กรยังใช้อย่างน้อย 20 เปอร์เซ็นต์ของปริมาณทั้งหมดของหน้าแรก และบ่อยครั้งที่ข้อมูลที่จำเป็นไม่พอดีกับแผ่นงานเดียว ดูเหมือนเป็นสิ่งเล็กๆ แต่ภายในองค์กรขนาดใหญ่ สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้นำไปสู่การใช้จ่ายที่ไม่เกิดผลมากกว่าการประหยัดเงิน

มาดูกันว่าคุณสามารถเขียนบันทึกในรูปแบบใดได้ (หากต้องการ)

ประเภทของแบบฟอร์มเอกสารกำหนดไว้ในข้อ 4.6 ของ GOST R 6.30-2003

ในขณะเดียวกัน GOST R 7.0.97-2016 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” ซึ่งมีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2561 มีคำชี้แจงเกี่ยวกับการจัดทำแบบฟอร์มองค์กรแล้ว (ข้อ 5.8 และ 6.6)

จากนี้ไปมาตรฐานไม่แนะนำให้เขียนบันทึกช่วยจำบนหัวจดหมาย แต่ถ้าความปรารถนาที่จะดำเนินการติดต่อภายในนั้นยิ่งใหญ่คุณสามารถพัฒนาและรักษาความปลอดภัยใน LNA แบบฟอร์มสำหรับเอกสารประเภทใดประเภทหนึ่ง - บันทึกอย่างเป็นทางการ

แบบฟอร์มบันทึกการบริการ: รายละเอียด

ในรูปแบบของเอกสารประเภทเฉพาะ (ในกรณีของเราคือบันทึกอย่างเป็นทางการ) ตาม GOST R 6.30-2003 จะต้องรวมรายละเอียดต่อไปนี้ (ตัวอย่างที่ 2):

03 - “สัญลักษณ์องค์กรหรือเครื่องหมายการค้า (เครื่องหมายบริการ)”;

08 - "ชื่อองค์กร";

10 - “ชื่อประเภทเอกสาร”;

11 - "วันที่ของเอกสาร";

12 - " ทะเบียนเลขที่เอกสาร";

14 - "สถานที่จัดเตรียมหรือเผยแพร่เอกสาร";

15 - “ผู้รับ” (ชื่อของหน่วยโครงสร้างและตำแหน่งของพนักงานที่ส่งบันทึก)

18 - "ชื่อเรื่องของข้อความ";

20 - “ข้อความเอกสาร”;

21 - "เครื่องหมายของการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน";

22 - "ลายเซ็น";

27 - “หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง”

ความแตกต่างของรายละเอียดการลงทะเบียน

• "ปลายทาง"- หากส่งบันทึกไปยังแผนกโครงสร้างหลายแห่ง รายละเอียด "ผู้รับ" จะถูกป้อนที่มุมขวาบนดังนี้:

หากจำนวนผู้รับทั้งหมดมากกว่าสี่ราย คุณจะต้องสร้างรายชื่อผู้รับอีเมล

• "ข้อความเอกสาร"- บันทึกช่วยจำต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนเช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจ ข้อความในบันทึกช่วยจำระบุไว้ในบุรุษที่หนึ่ง เอกพจน์(“โปรดระบุรายการ”, “ฉันเห็นว่าจำเป็น” ฯลฯ)

ข้อความที่แบ่งออกเป็นย่อหน้าที่สมบูรณ์ตามตรรกะ ช่วยให้อ่านและทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น ช่วยให้แต่ละความคิดมีตรรกะครบถ้วน และช่วยให้ผู้รับสามารถนำทางข้อความในเอกสารได้ดีขึ้น

ข้อความในบันทึกมักจะประกอบด้วย:

จากคำนำ (ส่วนเบื้องต้น);

ส่วนสำคัญ;

ส่วนสุดท้าย (ข้อสรุป ข้อเสนอแนะ คำร้องขอ ฯลฯ)

คำนำเปิดเผยจุดประสงค์ของการเขียนบันทึกและมีการอ้างอิงถึงวันที่ เอกสาร และข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเตรียมบันทึก ข้อมูลที่อยู่ในคำนำอาจเป็นแบบย่อหรือแบบละเอียดก็ได้ คำนำนำไปสู่ส่วนหลักได้อย่างราบรื่น

ขนาดของร่างกายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในบันทึก และอาจมีข้อความที่พิมพ์หลายบรรทัดหรือหลายหน้า

เป้าหมายหลักของส่วนหลักคือการอธิบาย โน้มน้าว กระตุ้นให้ดำเนินการ นั่นคือ เพื่อให้บรรลุผล นี่เป็นส่วนหนึ่งของข้อความที่เปิดเผยเนื้อหาของบันทึกได้ครบถ้วนที่สุด ส่วนหลักได้แก่ จำนวนมากที่สุด วัสดุที่เป็นข้อเท็จจริงซึ่งไม่เพียงแต่ควรแจ้งเท่านั้น แต่ยังโน้มน้าวใจด้วย ต้องมีการระบุแอปพลิเคชัน (ถ้ามี) ด้วย

ส่วนสุดท้ายหรือส่วนสรุปของบันทึกช่วยจำเป็นบทสรุปประเภทหนึ่งที่ยืนยันสิ่งข้างต้น ประกอบด้วยข้อสรุป คำร้องขอ และข้อเสนอเฉพาะสำหรับการแก้ไขปัญหา ยิ่งถ้อยคำในการสรุปชัดเจนยิ่งขึ้นเท่าใด โอกาสที่การตัดสินใจในประเด็นต่างๆ จะกระทำได้ทันท่วงทีก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

การลงทะเบียนและเส้นทางการเคลื่อนย้ายบันทึกย่อในองค์กร

ปัญหาการลงทะเบียนและการโอนบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังผู้รับในภายหลังมักทำให้เกิดความขัดแย้ง ใครควรลงทะเบียนบันทึกช่วยจำ? บริการ DOW? หน่วยโครงสร้าง? เลขานุการ? และจำเป็นต้องลงทะเบียนตามหลักการหรือไม่? ใครและอย่างไรควรส่งบันทึกภายในเพื่อให้เข้าถึงเจ้าหน้าที่ที่สนใจได้ทันท่วงที?

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการแก้ไขปัญหาเหล่านี้เป็นสิทธิพิเศษขององค์กรเองซึ่งคำแนะนำในการจัดการสำนักงานควรมีส่วนที่เกี่ยวกับการทำงานกับเอกสารภายใน กฎที่กำหนดใน LNA และขั้นตอนการดำเนินการจะช่วยหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง

จะทำอย่างไรถ้า เอกสารที่คล้ายกันเลขที่? แน่นอนสร้างมันขึ้นมาโดยกำหนดขั้นตอนการร่าง ประมวลผล และย้ายเอกสารราชการภายในอย่างเป็นทางการ การทำให้เป็นทางการช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างซึ่งมีผลในเชิงบวกอย่างมาก ขั้นตอนทั่วไปในองค์กร.

มีความจำเป็นต้องเริ่มทำงานโดยการวิเคราะห์โฟลว์ของบันทึกอย่างเป็นทางการ: กำหนดปริมาณและเส้นทาง โดยไม่รวมส่วนที่ไม่จำเป็นอย่างชัดเจนตลอดเส้นทางของเอกสาร ในการกำหนดเส้นทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับเอกสาร อย่ากลัวที่จะทำลายการออกแบบเก่าที่ไม่สะดวก แก้ไขและแก้ไขข้อผิดพลาดในการขนส่ง

อาจมีหลายทางเลือกในการกำหนดเส้นทางบันทึกอย่างเป็นทางการ - โดยการมีส่วนร่วมของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (โครงการ 1) และไม่มี (โครงการ 2) มาดูกันว่าแผนการใดที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การลงทะเบียนที่ไร้ประสิทธิภาพและแผนการกำหนดเส้นทางหมายเหตุ

• การลงทะเบียนในบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรขนาดใหญ่- การโอนบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเพื่อการลงทะเบียนและการเปลี่ยนเส้นทางในภายหลังไปยังผู้รับจะทำให้กระบวนการสื่อสารข้อมูลและการตัดสินใจช้าลง สิ่งนี้สังเกตได้ชัดเจนโดยเฉพาะในองค์กรที่มีปริมาณการรับส่งเอกสารทั้งภายนอกและภายในจำนวนมาก เมื่อพิจารณาถึงภาระงานโดยรวม ไม่ใช่ทุกสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่สามารถมอบหมายพนักงานแยกต่างหากให้ลงทะเบียนอย่างเป็นทางการ บันทึกช่วยจำ และบันทึกอื่น ๆ ได้ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง จดหมาย คำสั่ง คำแนะนำ การติดต่อที่เข้ามาจากหน่วยงานระดับสูงจะถูกลงทะเบียนก่อนเสมอ และบันทึกช่วยจำจะรออยู่ที่ปีกอย่างอ่อนโยน

• ขึ้นทะเบียนเป็นเลขานุการในองค์กรขนาดเล็ก- ในองค์กรที่มีการรับส่งเอกสารจำนวนไม่มาก บันทึกช่วยจำภายในจะถูกลงทะเบียนโดยเลขานุการของผู้จัดการ บันทึกภายในเป็นเอกสารภายในแนวนอนและไม่สามารถมีไว้สำหรับเจ้าหน้าที่ระดับสูงได้

รายงาน บันทึกเชิงวิเคราะห์และคำอธิบายใช้เพื่อให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบริหารในการติดต่อทางธุรกิจ ดังนั้นเลขานุการในสายการรับและส่งบันทึกอย่างเป็นทางการระหว่างเจ้าหน้าที่ที่มีสถานะเท่าเทียมกันจึงมีความเชื่อมโยงเพิ่มเติม

• โดยไม่ต้องลงทะเบียน แต่มีเครื่องหมายจากบริการ DOW เกี่ยวกับการโอน- หากไม่ใช่เรื่องปกติที่องค์กรจะลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการก็ไม่มีเหตุผลที่จะส่งเอกสารเหล่านั้นไปยังผู้รับผ่านบริการ DOU โดยไม่ต้องลงทะเบียน ในการมอบบันทึกไปยังบริการ DOW และรับเครื่องหมายในการโอนตามด้วยการโอนเอกสารโดยบริการ DOW ไปยังหน่วยผู้รับและทำเครื่องหมายอื่นในการโอน - ทั้งหมดนี้ทำให้กระบวนการซับซ้อนต้องใช้เวลาและ เพิ่มกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่ง

หากองค์กรยังคงมีขั้นตอนในการส่งบันทึกอย่างเป็นทางการโดยได้รับเครื่องหมายตอบรับผู้รับจะลงนามเพื่อรับระบุตำแหน่งวันที่และเวลารับเอกสาร (หากจำเป็น) เครื่องหมายใบเสร็จจะถูกบันทึกไว้ในสำเนาบันทึกซึ่งจะถูกส่งกลับไปยังแผนกผู้รับ

เครื่องหมายใบเสร็จสามารถแทนที่ได้ด้วยตราประทับ "ได้รับ" ซึ่งมีช่องระบุวันที่รับชื่อเต็ม และลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่ (รูป)

ข้าว. เครื่องหมายใบเสร็จสามารถแทนที่ด้วยตราประทับ "ได้รับ"

การลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและหมายเหตุแผนการกำหนดเส้นทาง

• การลงทะเบียนในหน่วยโครงสร้าง การโอนบันทึกระหว่างหน่วยโดยตรง- การลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการในหน่วยโครงสร้างตลอดจนการถ่ายโอนจากหน่วยโครงสร้างหนึ่งไปยังอีกหน่วยหนึ่งโดยผ่านตัวกลาง (บริการ DOU หรือเลขานุการ) ทำให้เส้นทางของเอกสารสั้นลงไปยังผู้รับ

หากหน่วยโครงสร้างไม่มีตำแหน่งเสมียน (เลขานุการแผนก/แผนก/แผนก) จะต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัดการบันทึกเพื่อลงทะเบียนเอกสาร รวมถึงเอกสารภายในด้วย ผู้รับผิดชอบงานสำนักงานถูกกำหนดโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้าง ตามกฎแล้วพนักงานจะได้รับการแต่งตั้งซึ่งไม่มีภาระ ความรับผิดชอบต่อหน้าที่- การมอบหมายหน้าที่เพิ่มเติมได้รับการอนุมัติตามคำสั่งหรือข้อบังคับ และบันทึกไว้ในรายละเอียดงาน

• การลงทะเบียนบันทึกย่อขาออก- เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานสำนักงานในหน่วยโครงสร้างจะลงทะเบียนบันทึกช่วยจำขาออก

บันทึกช่วยจำขาออกจะถูกบันทึกไว้ในสมุดบันทึกการติดต่อภายใน (ขาออก) ของแผนก (ตัวอย่างที่ 3) เมื่อลงทะเบียนบันทึกการบริการขาออก ให้ระบุ:

หมายเลขทะเบียนเอกสาร

ผู้รับ (แผนกที่ส่งบันทึก);

เลขหน้า;

ความพร้อมใช้งานของแอปพลิเคชัน

วันที่ดำเนินการ;

ชื่อเต็ม. พนักงานที่เตรียมบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำสามารถสแกนและส่งทางอีเมล

หากจำเป็นต้องโอนต้นฉบับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานสำนักงานในหน่วยโครงสร้างสามารถกำหนดตารางเวลาในการส่งบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังผู้รับ - วันละครั้ง 2 ครั้งต่อวัน เป็นต้น

บันทึกเร่งด่วน (มีกำหนดเวลาระบุไว้ชัดเจน) จะต้องส่งทันที คุณสามารถส่งบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังหน่วยผู้รับได้โดยตรงหรือผ่านห้องขังที่มีอุปกรณ์พิเศษในบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนพร้อมหมายเลขและ/หรือชื่อของหน่วยโครงสร้าง ในกรณีนี้บริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียนไม่มีส่วนร่วมในกระบวนการโอนเอกสาร

การลงทะเบียนบันทึกย่อที่เข้ามา- เมื่อแผนกผู้รับได้รับบันทึก เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกผู้รับจะลงทะเบียนเป็นเอกสารขาเข้าภายในในบันทึกการติดต่อภายใน (ขาเข้า) ของแผนก (ตัวอย่างที่ 4) ระบุรายละเอียดต่อไปนี้:

หมายเลขทะเบียนที่เข้ามา

วันที่ได้รับ (ลงทะเบียน);

เลขหน้า;

การใช้งาน;

วันที่ดำเนินการ;

ผู้ดำเนินการ (เจ้าหน้าที่ที่ส่งบันทึกให้)

ความรับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในบันทึกช่วยจำตกเป็นของเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการจ่าหน้าถึงนั้น ผู้ริเริ่มบันทึกและ/หรือเจ้าหน้าที่ระดับสูงสามารถเปลี่ยนกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารได้

• การลงทะเบียนโดยพนักงานทุกคน- หากองค์กรหรือแผนกโครงสร้างไม่มีพนักงานที่รับผิดชอบงานในสำนักงาน คุณสามารถค้นหากลไกอื่นในการลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการได้ ตัวอย่างเช่น วางบันทึกการบริการในรูปแบบ Word หรือ Excel บนเซิร์ฟเวอร์เพื่อการใช้งานสาธารณะ ในกรณีนี้การลงทะเบียนบันทึกโดยพนักงานของหน่วยโครงสร้างจะใช้เวลาไม่เกินการโอนเอกสารไปยังเลขานุการเป็นการส่วนตัว

อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญจากหน่วยโครงสร้างเฉพาะทางมักจะก่อวินาศกรรมข้อเสนอดังกล่าว ความพยายามที่จะมอบความไว้วางใจแม้แต่งานเล็กๆ น้อยๆ ในสำนักงานก็ต้องเผชิญกับการต่อต้านอย่างแข็งขัน ผู้เชี่ยวชาญก็พูดถูกในบางแง่ จำไว้ว่าไอ.เอ. Krylova: “ปัญหาคือ ถ้าช่างทำรองเท้าเริ่มอบพาย และคนทำเค้กเริ่มทำรองเท้าบูท แล้วสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปด้วยดี”?

คุณสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งอย่างเปิดเผยกับผู้เชี่ยวชาญจากแผนกที่เกี่ยวข้องได้ หากคุณออกคำสั่งหรือคำสั่งที่เหมาะสมที่ลงนามโดยหัวหน้าองค์กร ในกรณีนี้ผู้ริเริ่มจะต้องเป็นหัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือบุคคลอื่นที่รับผิดชอบงานในสำนักงาน เขาสนใจที่จะลบฟังก์ชันเก่าๆ บางส่วนออก ปรับปรุงการทำงานด้วยโฟลว์เอกสาร สร้างเส้นทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเคลื่อนย้าย และป้องกันการสูญเสียเอกสารภายใน

ทันทีที่โครงการดังกล่าวมีผลบังคับใช้ ความไม่พอใจของพนักงานจะลดลง เนื่องจากเวลาในการลงทะเบียนลดลงอย่างมาก และการลงทะเบียนก็จะมีความโปร่งใส

เงื่อนไขการจัดเก็บบันทึกอย่างเป็นทางการ

ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับบันทึกย่อมีอยู่ในรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล,อวัยวะ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษา (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2559 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ารายการปี 2010) (ตาราง)

องค์กรที่ดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จใดๆ ก็คือสิ่งมีชีวิตที่มีชีวิตและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และงานในสำนักงานก็เป็นภาพสะท้อนของระบบการจัดการของสิ่งมีชีวิตนี้ คุณต้องการที่จะตามทันเวลาและอยู่แถวหน้าหรือไม่? พยายามเริ่มต้นด้วยบันทึกช่วยจำภายใน - นี่จะเป็นก้าวแรกสู่การไหลของเอกสารที่มีการจัดการอย่างดี และการขนส่งเส้นทางเอกสารภายในที่ได้รับการตรวจสอบแล้วจะเป็นก้าวแรกในการต่อสู้กับความสับสนวุ่นวายในการบริหารจัดการ ตัวอย่างของหมายเหตุการบริการมีดังต่อไปนี้ (ตัวอย่างที่ 5-10)

ตัวอย่างบันทึกอย่างเป็นทางการ