Koji dokumenti se mogu čuvati 3 godine? Čuvanje računovodstvene dokumentacije

Koje propise morate poštovati prilikom određivanja roka čuvanja računovodstvene dokumentacije organizacije? Da li je potrebno vezati sve računovodstvene dokumente koji se čuvaju u računovodstvu organizacije?

Po ovom pitanju zauzimamo sljedeći stav:

Prilikom utvrđivanja perioda skladištenja za dokumente organizacije, potrebno je voditi se: Zakonom N 402-FZ, Poreskim zakonikom Ruske Federacije, Zakonom od 24. jula 2009. N 212-FZ, Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata generiranih u tok aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom rokova skladištenja, odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. N 558.
Dokumenti koji se ne prenose u arhiv organizacije (sa periodom skladištenja do 10 godina uključujući) mogu se grupirati hronološkim redom i spajati, na primjer, u registratore. U tom slučaju fascikla mora sadržavati naslov predmeta.

Obrazloženje za stav:

Periodi skladištenja računovodstvenih dokumenata

Primarne knjigovodstvene isprave, računovodstvene registre, računovodstvene (finansijske) izvještaje, revizorske izvještaje o njima podliježu čuvanju privrednog subjekta na periode utvrđene u skladu sa pravilima za organizovanje državne arhivske poslove, ali ne kraće od pet godina nakon izvještajne godine ( Dio 1 člana 29 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. N 402-FZ „O računovodstvu“, u daljem tekstu Zakon N 402-FZ).

Rokovi čuvanja elektronskih dokumenata (registra) utvrđuju se na isti način kao i za dokumentaciju generisanu na papiru. Istovremeno, privredni subjekti moraju da čuvaju dokumente računovodstvene politike, standarde privrednog subjekta, drugu dokumentaciju koja se odnosi na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji obezbeđuju reprodukciju elektronskih dokumenata, kao i proveru autentičnosti elektronskog potpis najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za pripremu računovodstvenih (finansijskih) izvještaja (2. dio člana 29. Zakona br. 402-FZ).

Prilikom određivanja specifičnih rokova čuvanja pojedinačnih knjigovodstvenih dokumenata, treba se rukovoditi Listom standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom rokova čuvanja, odobrenom Naredbom Ministarstva kulture od Rusija od 25. avgusta 2010. N 558 (u daljem tekstu Spisak). Ova lista je izrađena i odobrena u skladu sa odredbama dijela 3 čl. 6, dio 1 čl. 17 Federalnog zakona od 22. oktobra 2004. N 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ (u daljem tekstu: Zakon N 125-FZ).

U skladu sa tačkom 1.4. Liste, rokovi čuvanja dokumenata računaju se od 1. januara godine koja slijedi nakon godine završetka njihove dokumentacije.
Na primjer:

Primarne računovodstvene isprave i prilozi uz njih, koji su evidentirali činjenicu poslovne transakcije i služili kao osnova za računovodstvene evidencije (gotovinski dokumenti i knjige, bankovne isprave, talone bankovnih čekovnih knjižica, nalozi, evidencije radnog vremena, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos, akti prijem, predaja, otpis imovine i materijala, priznanice, fakture i avansi, korespondencija i dr.) čuvaju se 5 godina, podvrgnuti pregledu (reviziji) (član 362. Liste);

Trajno se čuvaju dokumenti (protokoli, akti, obračuni, izjave, zaključci) o revalorizaciji osnovnih sredstava, utvrđivanju amortizacije osnovnih sredstava, proceni vrednosti imovine organizacije (član 429. Liste);

Akti o prenosu prava na nepokretnostima i prometu sa njima sa prethodnog na novog nosioca autorskog prava (iz bilansa stanja u bilans stanja) čuvaju se trajno (član 432. Liste);

Ugovori, sporazumi koji nisu navedeni u pojedinačnim članovima Liste - 5 godina nakon isteka ugovora, sporazuma (član 436. Liste). Ugovori o poklonu, na primjer lizing, čuvaju se trajno (čl. 439, 449. Liste).

Takođe je potrebno uzeti u obzir da st. 8 klauzula 1 čl. 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije utvrđuje četvorogodišnji period skladištenja računovodstvenih i poreskih računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, uključujući dokumente koji potvrđuju prijem prihoda, rashoda (za organizacije i individualne preduzetnike), kao i plaćanje (odbitka) poreza.

Istovremeno, stav 4. čl. 283 i stav 7 čl. 346.18 Poreskog zakona Ruske Federacije, koja su posebna pravila, obavezuju obveznike poreza na dobit i poreza plaćenog u vezi s primjenom pojednostavljenog sistema oporezivanja sa predmetom oporezivanja dohotka umanjenog za iznos troškova , da čuva dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka tokom čitavog perioda njegove otplate. Podsjetimo, poreski obveznici mogu prenijeti gubitke u buduće periode u roku od 10 godina nakon njihovog prijema (klauzula 2 člana 283, tačka 7 člana 346.18 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Skrećemo pažnju i na činjenicu da se neki rashodi za potrebe poreza na dobit uzimaju u obzir tokom dužeg perioda, na primjer, osnovna sredstva (stalna imovina) i nematerijalna imovina (nematerijalna imovina), ili su odgođene prirode (uzimaju se u obzir ne u periodu njihovog nastanka, već u trenutku prodaje imovine (član 268. Poreskog zakona Ruske Federacije)).

Amortizacija je jednoobrazno računovodstvo tokom perioda korišćenja osnovnih sredstava i nematerijalne imovine troškova koji čine njihov početni trošak (članovi 256, 257 Poreskog zakona Ruske Federacije). Član 252 Poreznog zakona Ruske Federacije ukazuje na mogućnost obračuna troškova samo ako su dokumentirani.

S tim u vezi, rusko Ministarstvo finansija objašnjava da je period skladištenja primarnih dokumenata koji odražavaju formiranje početne cijene imovine koja se amortizira, utvrđen st. 8 klauzula 1 čl. 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije (4 godine), treba računati od trenutka završetka amortizacije u poreskom računovodstvu (za sticanje takve imovine) (pismo Ministarstva finansija Rusije od 12.02.2016. N 03-03-06/1/7604 od 26.04.2011. N 03-03-06/1/270). Odnosno, za potrebe poreskog računovodstva potrebno je čuvati primarne dokumente koji potvrđuju formiranje početne cijene amortiziranih osnovnih sredstava i nematerijalne imovine najmanje 4 godine nakon njihove pune amortizacije.

Istovremeno, stručnjaci iz finansijskog odjela su također napomenuli da se, prema Listi, dokumenti o utvrđivanju amortizacije osnovnih sredstava čuvaju trajno.

Ministarstvo finansija Rusije, objašnjavajući proceduru za primjenu st. 8 klauzula 1 čl. 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije, u pismu od 30. marta 2012. N 03-11-11/104, navodi se da četverogodišnji period počinje nakon izvještajnog (poreskog) perioda u kojem je dokument posljednji put korišten za pripremu poresko prijavljivanje, obračunavanje i plaćanje poreza, potvrdu o primljenim prihodima i nastalim troškovima. Sličan stav je iznesen u Rezoluciji Prezidijuma Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 24. jula 2012. godine N 3546/12.

Ovaj pravni stav Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije takođe se mora uzeti u obzir prilikom uključivanja u troškove:

Gubici u obliku iznosa loših dugova (klauzula 2, klauzula 2, član 265 Poreskog zakona Ruske Federacije, odluke Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 10.09.2012. N VAS-5055/12, od 06/09/2012 N VAS-7081/12). Primarni dokumenti koji potvrđuju njihov nastanak moraju biti dostupni na dan obračuna gubitka;

Gubici navedeni u st. 2, 3 žlice. 268 Poreskog zakona Ruske Federacije, utvrđeno na dan prodaje imovine i imovinskih prava (za više informacija pogledajte pismo Federalne poreske službe Rusije od 16. februara 2015. N GD-4-3/2251@ ).
U vrijeme implementacije, troškovi se također uzimaju u obzir u obliku:

Cijene za sticanje (stvaranje) druge imovine, kao što su, na primjer, zemljišne parcele, materijalna sredstva (klauzula 2, klauzula 1, član 268 Poreskog zakona Ruske Federacije);

Troškovi zaliha, druge imovine u obliku viškova identifikovanih tokom popisa, i (ili) imovine primljene bez naknade, i (ili) imovine primljene tokom demontaže ili demontaže operativnog sistema koji je isključen, popravke, modernizacije, rekonstrukcije, tehničke ponovno opremanje ili delimična likvidacija OS (klauzula 2, tačka 1, član 268, stav dva, tačka 2, član 254 Poreskog zakona Ruske Federacije);

Cijene za sticanje imovinskih prava i troškovi u vezi s njihovim sticanjem (klauzula 2.1, klauzula 1, član 268 Poreskog zakona Ruske Federacije);

Troškovi kupovine kupljene robe.

Shodno tome, prilikom određivanja roka čuvanja dokumenata kojima se potvrđuju troškovi nabavke (stvaranja) osnovnih sredstava i nematerijalne imovine, druge imovine, imovinskih prava, kupljenih dobara, potrebno je uzeti u obzir odredbe čl. 268 Poreski zakon Ruske Federacije.
Troškovi za sticanje hartija od vrednosti se takođe odlažu, jer je datum nastanka troškova za sticanje hartija od vrednosti datum njihove prodaje ili drugog otuđenja (klauzula 7, tačka 7, član 272 Poreskog zakona Ruske Federacije). Dakle, dokumenti koji potvrđuju troškove za sticanje hartija od vrednosti moraju se čuvati u periodima koji su određeni uzimajući u obzir odredbe st. 7 stav 7 čl. 272 Poreskog zakona Ruske Federacije (odluke Devetog arbitražnog apelacionog suda od 19. marta 2013. N 09AP-2671/13, FAS Moskovskog okruga od 19. jula 2013. N F05-7106/13 u predmetu N A40-74496 /2012).

Prilikom određivanja roka čuvanja dokumenata potrebno je uzeti u obzir i to da su obveznici premija osiguranja dužni šest godina osigurati sigurnost dokumenata kojima se potvrđuje obračun i plaćanje premije osiguranja (klauzula 6, dio 2, član 28 od Savezni zakon od 24. jula 2009. N 212-FZ).

U praksi, nije uvijek moguće izolovati računovodstvene evidencije koje se mogu čuvati četiri, pet ili šest godina. Stoga je u računovodstvu preporučljivo primijeniti minimalni rok čuvanja od šest godina na sve dokumente (osim ako Listom nisu utvrđeni duži rokovi).

Postupak čuvanja dokumenata u kancelarijskom radu

Privredni subjekti moraju osigurati sigurnost dokumenata tokom perioda njihovog skladištenja (1. dio, član 17. Zakona br. 125-FZ). Istovremeno, potrebno je osigurati sigurne uslove skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena (3. dio člana 29. Zakona br. 402-FZ). Čuvanje računovodstvenih dokumenata organizuje rukovodilac subjekta (1. dio, član 7. Zakona br. 402-FZ).

Prilikom organizovanja skladištenja računovodstvenih i poreskih knjigovodstvenih dokumenata, potrebno je voditi se Pravilima za organizaciju skladištenja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u organima vlasti, lokalnim samoupravama. i organizacije, odobrene Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. N 526 (u daljem tekstu - Pravila) i Pravilnikom o dokumentima i protoku dokumenata u računovodstvu, odobrenim naredbom Ministarstva finansija SSSR-a od 29. jula, 1983. N 105 (u daljem tekstu - Uredba br. 105) (u mjeri koja nije u suprotnosti sa relevantnim zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima donesenim kasnije). Vidi i informaciju Ministarstva finansija Rusije od 11. septembra 2015. N PZ-13/2015.

Prema stavu 2 čl. 13 Zakona N 125-FZ, pravna lica imaju pravo da stvaraju arhive u svrhu pohranjivanja arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti, uključujući u svrhu skladištenja i korištenja arhivskih dokumenata koji nisu državna ili općinska svojina. To znači da je stvaranje arhive pravo, ali ne i obaveza privrednih subjekata. Ovo je takođe zapisano u tački 1.4 Pravila.

Dakle, privredni subjekt samostalno utvrđuje postupak čuvanja primarnih dokumenata. Istovremeno, privredni subjekti mogu prenijeti dokumente na čuvanje u državne i opštinske arhive tako što će sa njima zaključiti odgovarajuće ugovore o naknadi (član 15, dio 3, član 21 Zakona br. 125-FZ).

Prema klauzuli 2.3 Pravila, arhiv organizacije mora čuvati dokumente iz Arhivskog fonda Ruske Federacije (član 5 Zakona br. 125-FZ), dokumente o osoblju i dokumente s privremenim (preko 10 godina) rokovima čuvanja. Navedeni dio dokumentarnog fonda čini arhivski fond organizacije.

Dokumenti s privremenim (uključivo 10 godina) rokovima skladištenja pohranjuju se u strukturnim odjelima organizacije i po isteku perioda skladištenja podliježu uništavanju, nakon obaveznog pregleda vrijednosti dokumenata (klauzule 4.6. -4.13 Pravila). Prije ispitivanja vrijednosti zabranjeno je uništavanje dokumenata (tačka 4.5 Pravilnika).

U izuzetnim slučajevima, odlukom rukovodioca organizacije, spisi sa privremenim (do zaključno 10 godina) rokovima čuvanja prenose se u arhiv organizacije prema popisima dosijea, dokumenata ili prema nomenklaturi dosijea (tačka 4.2. Pravila).

Tako se arhivski dokumenti organizacije u početku formiraju u svim njenim strukturnim odjeljenjima (u kancelarijskom radu), a zatim se, nakon ispitivanja vrijednosti dokumenata, prenose u arhiv organizacije na čuvanje ili uništavaju.

U svakoj strukturnoj jedinici organizacije dokumenti slični po sadržaju i koji se odnose na isto pitanje aktivnosti organizacije grupišu se u dosijee (jedinice za skladištenje) (tačke 2.9, 3.3 Pravila).

Prilikom formiranja predmeta potrebno je poštovati uslove utvrđene tačkom 4.20 Pravilnika.

Prema tački 4.19 Pravilnika, stalne i privremene (više od 10 godina) dosijee trajnog i privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja, uključujući i one za osoblje, popunjava uprava evidencije, nakon završetka kalendarske godine u kojoj su su otvoreni, pripremljeni su za prenos u arhivu organizacije i podliježu registraciji i opisu.

U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili djelimična registracija predmeta. Slučajevi trajnog i privremenog (preko 10 godina) perioda čuvanja i kadrovske evidencije podliježu potpunoj registraciji.

Upis predmeta na papiru omogućava:

Povezivanje ili uvezivanje dokumenata predmeta (dokumenti bez formata se čuvaju u zatvorenim tvrdim fasciklama ili kutijama) (tačka 4.21 Pravilnika);

Numerisanje listova predmeta (tačka 4.22 Pravilnika);

Sastavljanje spisa dokaza za predmet u formi utvrđenoj Dodatkom br. 8 Pravilnika (tačka 4.23 Pravilnika);

Izrada internog popisa spisa predmeta (Dodatak br. 27 Pravilnika) (tačka 4.30 Pravilnika);

Dizajn korica kućišta (Dodatak br. 28 Pravilnika) (tačke 4.24-4.29 Pravilnika).

Predmeti se prenose u arhivu organizacije prema inventarima koji se sastavljaju u strukturnim odjeljenjima.

Iz klauzule 4.19 Pravilnika proizilazi da su samo dosijei završeni kancelarijskim radom sa stalnim i privremenim (više od 10 godina) rokovima čuvanja i kadrovska evidencija podložni potpunoj registraciji (zapis ili uvezivanje, numerisanje listova dosijea, sastavljanje list ovjere dokumenta itd.) prije predaje u arhiv organizacije.

U odnosu na predmete koji sadrže dokumente sa privremenim (manjim od 10 godina) rokovima čuvanja, takav postupak nije utvrđen Pravilnikom. Kao što proizilazi iz tačke 4.2 Pravilnika, takvi predmeti se ne prenose u arhivu. Skladišteni su u strukturnim odjeljenjima organizacije i po isteku roka skladištenja podliježu uništavanju na propisan način. Jedini izuzetak je kada se odlukom rukovodioca organizacije dosijei sa privremenim (do 10 godina uključujući) rokovi čuvanja prenose u arhivu organizacije. Potom se predmeti sa rokom čuvanja do 10 godina prenose u arhiv po isteku kalendarske godine u kojoj su otvoreni i takvi predmeti podliježu potpunoj registraciji.

Dakle, generalno, osnovni uslov za predmete koji sadrže dokumente za koje je rok čuvanja manji od 10 godina jeste njihovo grupisanje i izvršenje u skladu sa procedurom utvrđenom tačkom 4.20 Pravilnika.

Prema ovoj proceduri, u futrolu se stavljaju isprave koje po svom sadržaju odgovaraju naslovu predmeta, dok je zabranjeno grupisanje nacrta i duplih kopija dokumenata, kao i dokumenata koji podliježu vraćanju u predmete. . Odnosno, svi predmeti, bez obzira na period čuvanja dokumenata u njima, moraju imati naslov.

Prilikom formiranja predmeta moraju biti ispunjeni sljedeći zahtjevi:

Dokumenti trajnog i privremenog čuvanja moraju se grupirati u posebne datoteke. Odmah napominjemo da dokumente o privremenom skladištenju treba posebno grupirati: u fajlove sa periodom skladištenja dužim od 10 godina; datoteke sa rokom skladištenja do 10 godina uključujući;

Uključite po jednu kopiju svakog dokumenta u fajl;

Grupirajte dokumente iz iste kalendarske godine u fajl;

Izuzeci su: pokretni predmeti; sudski predmeti; lični dosijei koji se formiraju tokom čitavog perioda rada osobe u organizaciji; dokumenti izabranih organa i njihovih stalnih komisija, poslaničkih grupa, koji se grupišu u periodu saziva; dokumenti obrazovnih organizacija koje se formiraju u toku školske godine; pozorišni dokumenti koji karakterišu scenske aktivnosti u pozorišnoj sezoni; dosijea filmova, rukopisa, istorije bolesti.

Nalozi za osoblje moraju biti grupisani u dosijee u skladu sa rokovima čuvanja koji su za njih utvrđeni;

Dokumenti u ličnim dosijeima poredani su hronološkim redom kako su primljeni;

Lični računi za plate zaposlenih grupišu se u zasebne fajlove i u njima poređaju po abecednom redu prezimena, imena i prezimena.

Papirna kutija ne smije sadržavati više od 250 listova debljine ne veće od 4 cm.

Prema našem mišljenju, dokumenti koji se ne prenose u arhiv organizacije (sa periodom skladištenja do 10 godina uključujući) mogu se grupisati hronološkim redom i spajati, na primjer, u registratore. U tom slučaju fascikla mora sadržavati naslov predmeta. Pravila ne sadrže nikakve druge uslove za takve slučajeve. Ovaj postupak nije u suprotnosti sa klauzulom 6.4 Uredbe br. 105.

Ovo pitanje postavljaju svi preduzetnici, bez izuzetka, koji su nedavno otvorili preduzeće i nisu razumeli zamršenost sistema. Dakle, koliko dugo čuvati dokumente LLC preduzeća, godinu, dvije ili više? Ovo pitanje možete detaljno razumjeti čitajući Federalni zakon br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ tačku po tačku.

Periodi skladištenja računovodstvenih dokumenata se razlikuju. Šta se može reći kombinovanjem svih podtačaka? Knjigovodstvene isprave moraju se čuvati u DOO barem onoliko dugo koliko postoji mogućnost da ih poreska revizija zahtijeva. Prema članu 89 Poreskog zakona Ruske Federacije, inspekcija podliježe periodu koji nije duži od tri godine prije donošenja odluke o sprovođenju ove inspekcije. Odnosno, čuvamo ga tačno tri godine, a onda počinje zabava.

Član 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije, podtačka 8 klauzule 1, jasno nas obaveštava da su poreski obveznici dužni da čuvaju dokumentaciju koja potvrđuje obračunavanje poreza četiri godine i ne manje. To je to, gospodo. Ne tri godine, već četiri, pažljivo čuvamo knjigovodstvenu dokumentaciju i pazimo da se nijedan papir ne izgubi.

Kojim konkretnim dokumentima dajemo prednost i koje čuvamo kao zenicu oka?

• podaci poreskog računovodstva;
• dokumenti koji potvrđuju prihod;
• dokumentovani dokazi o troškovima;
• dokaz o porezu po odbitku;

Računovodstvo takođe potvrđuje pravila čuvanja primarne dokumentacije. Prema naredbi „O računovodstvu“ br. 129-FZ, finansijske izvještaje treba čuvati kako je navedeno u pravilima državnih arhivskih poslova. Ali ne manje od pet godina nakon što su posljednji put sastavljeni finansijski izvještaji za njih.

Šta se dešava? A činjenica je da ste dužni da dokumente čuvate striktno u periodu u kojem ih poreska služba može tražiti na provjeru. To je tri godine. Ako kao rezultat inspekcije nemate dokumente stare pet godina, možete biti kažnjeni zbog nepropisnog čuvanja dokumentacije i ništa više.

Ali nije sve tako jednostavno i transparentno u računovodstvenoj i poreskoj džungli. Postoji dokumentacija koju bi trebalo čuvati mnogo duže od perioda o kojima smo upravo govorili. Koji su to dokumenti?

1. Primarni dokumenti za sticanje imovine. Ove dokumente čuvamo koliko god je potrebno. čemu služi. Prvo, amortizacija. Drugo, prilikom prodaje nekretnine morate negdje dobiti potvrdu o njenoj početnoj vrijednosti7 i ne zaboravite na porez na imovinu.
2. Osnovna sredstva. Za neprofitabilna preduzeća, član 283. Poreskog zakonika predviđa pravilo za smanjenje poreske osnovice tekućeg perioda zbog gubitaka iz prethodnog poreskog perioda. Naravno, dokumentacija bi to trebala potvrditi. Gubici se mogu uzeti u obzir za deset narednih godina, što znači da dokumentacija mora biti uredna (član 283. stav 4.). Poreski inspektori imaju pravo da traže primarnu dokumentaciju kojom se potvrđuje finansijski rezultat radi potvrđivanja podataka o gubicima navedenim u podnesenoj prijavi.
3. Za ruralna preduzeća koja rade sa jedinstvenim poljoprivrednim porezom, potrebno je i čuvanje dokumenata o gubicima tokom čitavog perioda njihovog otpisa. Član 346.6 stav 5 Poreskog zakona Ruske Federacije.
4. Za lica koja rade po tzv. „pojednostavljenom“ sistemu, jedinstveni socijalni porez. Član 346.18 stav 7 Poreskog zakona Ruske Federacije.
5. Za otpis loših potraživanja potrebno je imati i prateću primarnu dokumentaciju za poresku službu. Uništavanje prateće dokumentacije lišava kompaniju prava da prizna loš dug kao trošak, jer neće moći ništa da potvrdi iznos.
6. Nećemo se previše zadržavati na akcionarskim društvima, jer se i dalje postavljalo pitanje koliko dugo je potrebno čuvati dokumente DOO, a ne OJSC. Dakle, ukratko, potrebno je da u OJSC-u čuvate dokumente za poresko izveštavanje – godišnje finansijske izveštaje, kao i statut, sve dok kompanija postoji. Ako preduzeće ide u likvidaciju, dokumenti se šalju u državni arhiv. Za ovaj postupak potreban je unaprijed zaključen ugovor sa arhivom. Ako takvog sporazuma nije bilo, u arhivu dolazi samo dokument o osoblju kompanije. Gdje će preostala dokumentacija biti pohranjena morat će odlučiti predsjednik likvidacione komisije, ili možda stečajni upravnik.
7. Kompanija je dužna da čuva godišnje poreske izvještaje najmanje 10 godina. kvartalno - pet godina, ovo je u prisustvu godišnjih.
8. Ako nema tromjesečnih izvještaja, mjesečni izvještaji se takođe čuvaju najmanje pet godina.
9. Knjige nabavke i prodaje i fakture treba čuvati punih pet godina od datuma posljednjeg unosa u dnevnik. Tačka 15.27 „Pravila za vođenje računovodstvenih dnevnika“. U Listi standardnih upravljačkih dokumenata postoji stavka u vezi sa fakturama, a ona kaže da te iste fakture treba čuvati pet godina, period.

Opet, poreski organi se tokom revizija moraju rukovoditi zakonima o porezima i taksama. Ali lista tu nije uključena.

Hajde da zaključimo: Koliko dugo treba čuvati dokumente LLC preduzeća? Ispada da ne manje od pet godina, a u pogledu osnovnih sredstava, uglavnom tokom čitavog postojanja preduzeća. Period čuvanja dokumenata mora se računati od prvog januara nakon godine u kojoj su nastali.

Kako pohraniti papirnate dokumente?

U računovodstvenoj politici preduzeća mora biti navedeno kako i gde treba da se čuva dokumentacija, kao i da se imenuje osoba odgovorna za sprovođenje ove stavke ili čak komisiju koja se sastoji od najkvalifikovanijih radnika.

Usput, nije potrebno čuvati dokumentaciju u kancelariji. Zakon ne zabranjuje odabir drugih mjesta za skladištenje, na primjer, specijalizovanih arhivskih kompanija. Ali akcionarsko društvo je po zakonu dužno da skladišti dokumente kao što su godišnji izveštaji i statuti tačno tamo gde se nalazi sedište. Inače, pohranjivanje dokumentacije u elektronskom obliku zakonom je dozvoljeno uz malu napomenu da će dokumenti nužno sadržavati elektronski potpis osobe odgovorne za izradu dokumenta. Za skladištenje dokumentacije u elektronskom obliku, kompanija kreira korporativni informacioni sistem. Opslužuje ga sertifikacioni centar, koji osigurava upotrebu elektronskog potpisa u elektronskim dokumentima.

Dokumenti koji su podložni dugotrajnom skladištenju će se vremenom pogoršati i izblijediti. Da bi njihov sadržaj bio čitljiv, oni koji su odgovorni za skladištenje moraju voditi računa i pravovremeno napraviti kopije.

Prilikom likvidacije preduzeća dokumenti koji podliježu dugoročnom čuvanju predaju se u arhiv. Ako se preduzeće reorganizuje, dokumenti se prenose na organizaciju naslednicu. Kada se novo preduzeće izdvoji, ono dobija lične dosijee zaposlenih koji su prešli u novu strukturu i dokumente koji se odnose na delokrug nove kompanije.

Uništavanje dokumenata. Da biste uništili dokument, prvo morate sastaviti akt, koji će potpisati šef kompanije, a tek onda možete pristupiti direktno uništavanju dokumenata. Štaviše, u aktu nije potrebno pažljivo prepisivati ​​svaki papir koji ide na uništenje. Dovoljno je prepisati nazive homogenih grupa. Ono što se smatra homogenim grupama treba osmisliti nezavisno. Na primjer, fakture se mogu smatrati homogenim dokumentima i tako dalje.

Kako pravilno uništiti dokumente?

Samo ga spaliti? Odgovor je netačan. U ovom slučaju možete imati problema sa uslugama zaštite životne sredine.
Da li da ga recikliram kao otpadni papir? Opcija je dobra, ali nema garancije da dokumenti neće završiti kod konkurentske kompanije, što nije dobro. Da se to ne bi dogodilo, fascikle sa dokumentima treba dostaviti na raspolaganje uz fakturu. Štaviše, uklanjanje dokumenata trebalo bi da se vrši pod nadzorom službenika kompanije odgovornog za čuvanje dokumentacije.

Takođe ga je nemoguće jednostavno baciti jer je po zakonu poslodavac dužan da čuva lične podatke zaposlenih u tajnosti.

Šta je ostalo? Najbolje je koristiti posebnu mašinu za rezanje papira. Općenito, na vama je da odlučite kako ćete se riješiti nepotrebnih papira.

Da biste izbjegli želju da unaprijedite svoju dokumentarnu arhivu, dodat ću da se nedostatak računovodstvenih registara ili faktura za poreski period smatra grubim prekršajem i kažnjava se novčanom kaznom od pet hiljada rubalja.

I to ako nedostaju dokumenti za jedan poreski period. U težim slučajevima kazna više neće biti 5.000, već 15.000 rubalja.

Ako je poreska osnovica potcijenjena gubitkom dokumenata koji potvrđuju prihod, poreski obveznik će platiti kaznu u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza i ne manje od istih 15.000 rubalja.
Inače, krivični zakon ima i klauzule koje se odnose na osiguranje sigurnosti knjigovodstvenih isprava. Ako se dokaže da su dokumenti oštećeni iz ličnih razloga, osoba koja je uključena mogla bi dobiti kaznu od najmanje godinu dana zatvora. Ako želite da se detaljnije upoznate sa ovim stavom, pogledajte član 352. stav 1. Krivičnog zakona Ruske Federacije.

Takođe imajte na umu da predstavnici arhivskih organa imaju pravo da provjere ispravnost čuvanja arhivske dokumentacije u vašoj organizaciji. I ovdje, prema članu 13.20 Kodeksa Ruske Federacije o kršenju pravila skladištenja, računovodstva i nabavke, kao i korištenja arhivskih dokumenata, možete biti kažnjeni novčanom kaznom od 300 do 500 rubalja ili administrativnom kaznom. kazna.

Direktor preduzeća je odgovoran za stvaranje mjesta za čuvanje dokumenata, a posebno za arhiviranje, a šef računovodstva je dužan da te iste dokumente organizirano čuva i pravilno prenosi u arhivu.

Pogledali smo vrste računovodstvenih dokumenata u. Koliko dugo vam je potrebno čuvati primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i finansijske izvještaje? Reći ćemo vam o rokovima skladištenja računovodstvenih dokumenata u našem materijalu.

Koliko godina se vode knjigovodstveni dokumenti?

Zakonodavstvo o računovodstvu propisuje da primarnu računovodstvenu dokumentaciju, računovodstvene registre i finansijske izvještaje organizacija mora čuvati na periode utvrđene u skladu sa pravilima za organizovanje državnih arhivskih poslova, ali ne manje od 5 godina nakon izvještajne godine (1. dio, član 29. Saveznog zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ).

Period čuvanja računovodstvene dokumentacije

Predstavimo periode skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji u tabeli (Savezni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ, Naredba Ministarstva kulture od 25. avgusta 2010. br. 558):

Naravno, organizacija mora osigurati sigurne uslove skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena u određenim rokovima (dio 3, član 29 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ).

Istovremeno, prilikom promjene šefa organizacije, prijenos računovodstvenih dokumenata mora biti osiguran na način koji odredi sama organizacija (dio 4, član 29 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ) .

Naznačeno je da sigurnost primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i finansijskih izvještaja, njihovo izvršenje i prijenos u arhivu osigurava glavni računovođa (

U ovom članku ćemo vam reći kako odrediti trajanje skladištenja poslovnih papira u kompaniji. Preuzmite tabelu koja će vam pomoći da odredite periode skladištenja osnovnih računovodstvenih, finansijskih i kadrovskih dokumenata.

★

Koji regulatorni dokumenti regulišu periode skladištenja dokumenata u organizaciji?

Koliko dugo dokument treba da se čuva zavisi od njegove vrste i vrste. Procedura i rokovi skladištenja na državnom nivou utvrđuju se:

• Zakon “O računovodstvu”;
• Zakon “O arhivskoj djelatnosti”;
• Porezni zakonik Ruske Federacije;
• drugi zakonodavni normativni akti.

Rokovi čuvanja dokumenata u kancelarijskom poslovanju, uključujući kadrovsku evidenciju, utvrđuju se u skladu sa „Listom standardnih administrativno-arhivskih dokumenata nastalih u radu organa i organizacija državne lokalne samouprave, sa naznakom rokova čuvanja”, odobrenim Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558. Aktuelna prilagođavanja ovog dokumenta izvršena su 2016. godine.

U 2017. godini izvršene su izmjene i dopune Federalnog zakona „O arhivskoj djelatnosti u Ruskoj Federaciji“ od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ. Zakon je dopunjen članom koji je prilagodio rokove čuvanja dokumenata o osoblju. Sada se papiri koji su zatvoreni prije 1. januara 2003. moraju čuvati 75 godina, a ostali - 50 godina.

Preduzeća mogu pratiti " Osnovna pravila za rad arhiva i organizacija“, odobreno rješenjem Saveznog arhiva od 06.02.2002.

Kompanija može promijeniti rokove čuvanja dokumenata utvrđene na saveznom nivou, ali samo naviše. Takva potreba može nastati ako je dokument od posebne važnosti. Stoga poslodavci mogu sami odlučiti koliko dugo će čuvati dokumente. Lokalne norme je potrebno objediniti u posebnom aktu – Pravilniku ili Uputstvu za kancelarijski rad.

Uzmite u obzir pravnu formu privrednog društva prilikom određivanja postupka i roka čuvanja poslovnih papira. Period čuvanja dokumenata DOO utvrđuje se u skladu sa gore navedenim propisima. Za akcionarska društva čija se djelatnost odnosi na hartije od vrijednosti utvrđeni su posebni zahtjevi. Oni su regulisani Rezolucijom FCSM br. 03-33/ps „O davanju saglasnosti na Pravilnik o postupku i uslovima isprave akcionarskih društava“.

Memorandum: periodi skladištenja arhivskih dokumenata

Šta određuje period skladištenja dokumenata?

Rokovi čuvanja dokumenata određuju se uzimajući u obzir njihov značaj, bez obzira na propise. Na primjer, ako je lokalnu regulativu, tabelu osoblja ili opis posla izradila sama kompanija, njihovi periodi zadržavanja su trajni. Dokumenti koji su izrađeni u drugom preduzeću čuvaju se samo tri godine. Ovo se odnosi i na lične stvari. Dakle, kompanija je dužna da čuva lične dosijee direktora trajno, a lične dosijee zaposlenih - 75 godina.

Još jedan primjer - . Općenito, period skladištenja standardnih dokumenata je 5 godina. Ali u industrijama sa teškim, štetnim ili opasnim uslovima rada, evidencije radnog vremena i dnevnici u kojima se vodi radno vreme vodi se 75 godina.

Period skladištenja dokumenata u organizaciji zavisi od toga u kojoj se fazi obrade dokumenti nalaze. Moraju se ostaviti u tekućem skladištu u odjeljenjima ako se ovi dokumenti još uvijek koriste u referentnim i informativnim službama za izvođače i menadžment. Trenutni periodi skladištenja su ograničeni. Nakon što se rad sa dokumentom u potpunosti završi, on će biti prebačen u arhivu.

Varalica stručnjaka za HR sistem: rokovi čuvanja kadrovske dokumentacije u kompaniji

Rokovi čuvanja dokumenata u organizacionim jedinicama

Organizacija ima pravo da odredi rokove skladištenja za dokumente, regulatorne dokumente koji to regulišu - uputstva ili. Po pravilu, period tekućeg čuvanja je ograničen na godinu dana, s obzirom da se radovi prenose u arhiv jednom godišnje. Za to vrijeme glavni dio dokumenata gubi na svojoj relevantnosti i referentno-informativnoj vrijednosti, pa se s njima prestaje raditi.

Kada se završi kalendarska godina, dokumenti koji se trenutno čuvaju u odeljenjima formiraju se i zapisuju u dosije, u skladu sa nomenklaturom koju odobrava preduzeće. Svaki fajl je fascikla u kojoj se čuvaju dokumenti iste vrste ili koji se odnose na jedno pitanje ili pravac aktivnosti kompanije. Svaka takva fascikla sadrži popis predmeta – spisak dokumenata koji se nalaze u njemu.

Grupe slučajeva prema roku trajanja i šta s njima: savjet stručnjaka časopisa Secretary's Handbook

Predmeti se takođe formiraju uzimajući u obzir periode skladištenja dokumenata. Papiri sa kratkoročnim rokom trajanja, do pet godina, i oni koji se čuvaju duže i trajno čuvaju se u posebnim fasciklama.

Tekuće skladištenje se vrši dok se slučaj ne završi proizvodnjom. U nekim slučajevima može biti u izvršenju u odjeljenju duže nego što je utvrđeno uputstvima. Na primjer, kada se papiri odnose na dugoročnu pravnu bitku koju kompanija vodi. Ukoliko se zbog nedovršenosti prekrše čuvanje dokumenata ili rokovi čuvanja predmeta, isti se idući put prenose u arhivu, po utvrđenom rasporedu.

Period skladištenja arhivskih dokumenata u organizaciji

Završeni predmeti koji se nalaze u trenutnoj memoriji prenose se u arhivu u skladu sa rasporedom. To se po pravilu radi jednom na početku kalendarske godine. Rokovi čuvanja dokumenata u arhivi navedeni su u nomenklaturi dosijea i utvrđuju se u skladu sa arhivskom regulativom i Pravilnikom o evidenciji preduzeća. Period skladištenja dokumenata u arhivi organizacije odnosi se na obavezne podatke koji su navedeni na koricama svakog predmeta.

Uzorak stručnjaka časopisa "Imenik sekretara": naslovnica predmeta prebačena u arhivu

Privredna preduzeća su dužna da dokumentaciju čuvaju u arhivi sa trajnim periodom čuvanja do likvidacije. Oni papiri za koje je utvrđen rok trajanja odlažu se nakon što posebna komisija procijeni njihovu vrijednost.

Dokumenti se moraju čuvati najmanje onoliko dugo koliko ih poreski inspektori mogu zahtijevati tokom revizije. Na osnovu stava 4. člana 89. Poreskog zakonika Ruske Federacije, inspekcija se može izvršiti u periodu koji nije duži od tri kalendarske godine koje prethode godini donošenja odluke o inspekciji. To znači da se moraju čuvati dokumenti iz prethodne tri godine.

U međuvremenu, poresko zakonodavstvo dodaje još jednu godinu ovom periodu. Prema podstavu 8 stava 1 člana 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije, poreski obveznici su dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza četiri godine. To uključuje računovodstvene i poreske računovodstvene podatke, kao i dokumente koji potvrđuju prijem prihoda, rashoda i plaćanje (odbitka) poreza. Sličan zahtjev je uspostavljen i za porezne agente (potklauzula 5, tačka 3, član 24 Poreskog zakona Ruske Federacije). U kom trenutku počinjete da računate period od četiri godine?

Porezi se obračunavaju na osnovu rezultata poreskih perioda (klauzula 1, član 55 Poreskog zakona Ruske Federacije). Ispada da se period od četiri godine mora računati od sljedećeg dana po isteku poreskog perioda. Na primjer, uzmimo PDV: do kog datuma treba čuvati dokumente u vezi sa obračunima ovog poreza za četvrti kvartal 2012. godine? Četvorogodišnji mandat počinje 1. januara 2013. godine i završava se 31. decembra 2016. godine. Ispada da je u 2016. godini potrebno pohraniti dokumente iz 2012. godine. Odnosno, godinu koja ne podliježe inspekciji na licu mjesta.

Postoje dva izuzetka od ovog pravila. Prvi su registri neophodni za odbitak PDV-a: knjiga kupovine i knjiga prodaje, kao i dnevnici za evidentiranje izdatih i primljenih faktura. Utvrditi početak roka njihovog skladištenja od datuma posljednjeg upisa u njih (tačka 24. odjeljka II Priloga 4., tačka 22. odjeljka II Priloga 5. i tačka 13. odjeljka II Priloga 3. Uredbe Vlade Republike Srpske). Ruske Federacije od 26. decembra 2011. br. 1137). Drugi izuzetak su dokumenti koji potvrđuju originalnu cijenu imovine koja se amortizira. Rok trajanja za njih se računa od trenutka kada su prestali da obračunavaju amortizaciju (pismo Ministarstva finansija Rusije od 26. aprila 2011. br. 03-03-06/1/270).

Rokovi skladištenja računovodstvenih dokumenata takođe su utvrđeni računovodstvenim zakonima. Iz člana 29. Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“ (u daljem tekstu: Zakon o računovodstvu) proizilazi da:
- primarne knjigovodstvene isprave, računovodstveni registri i finansijski izvještaji moraju se čuvati na periode utvrđene pravilima državnog arhivskog poslovanja, a ne kraće od pet godina. (Rokovi skladištenja standardnih arhivskih dokumenata određeni su na listi odobrenoj naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558);
— dokumenti računovodstvene politike, standardi privrednog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektronskih dokumenata, kao i provjeru autentičnosti elektronskog potpisa, moraju se čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za sastavljanje finansijskih izvještaja.

Dakle, kako ne biste bili kažnjeni za kršenje pravila utvrđenih Zakonom br. 402-FZ od 6. decembra 2011., čuvajte porezne prijave, obračune, registre i drugu dokumentaciju najmanje pet godina.

Nekoliko izuzetaka od opšteg pravila

Dakle, kao opšte pravilo, papire morate čuvati najmanje pet godina. Ovo je maksimalni period utvrđen Zakonom o računovodstvu. Istovremeno, maksimalna dubina poreske revizije je tri godine. Stoga je posebno važno da se u ovom periodu održava sigurnost papira koji se odnose na obračun poreza. Ako nemate dovoljno dokumenata od prije, recimo, pet godina, možete biti kažnjeni samo zbog kršenja pravila čuvanja dokumenata.

U međuvremenu, u određenom broju slučajeva, rok čuvanja računovodstvenih dokumenata utvrđuje se prema posebnim pravilima. Kao rezultat toga, nedostatak papira čak, na primjer, prije šest godina može dovesti do kazni za potcjenjivanje plaćanja poreza. Pogledajmo takve situacije odvojeno.

“Primarno” za stečenu imovinu. Dokumenti za nabavku osnovnih sredstava i nematerijalnih ulaganja moraju se čuvati bez obzira na vijek trajanja ovih objekata. Uostalom, potrebni su papiri za potvrdu originalnog troška za potrebe obračuna amortizacije, kao i poreza na imovinu. Osim toga, bez “primarnog” dokumenta, kompanija neće moći potvrditi vrijednost imovine prilikom prodaje. Štaviše, ovo se odnosi i na osnovna sredstva i na drugu imovinu. Dakle, papiri se moraju čuvati četiri godine nakon izvještajnog perioda u kojem je imovina bila bilansno otpisana ili prodata (period u kojem je imovina bila bilansno otpisana ili prodata (podtačka 8. tačka 1., član 23.). Poreskog zakona Ruske Federacije, dopis Ministarstva finansija Rusije od 26. aprila 2011. br. 03-03-06/1/270).

Poseban zahtjev za kompanije koje prave gubitke. Obveznik poreza na dohodak ima pravo na smanjenje poreske osnovice tekućeg perioda za gubitke iz prethodnih poreskih perioda na način propisan članom 283. Poreskog zakonika. Gubici se mogu uzeti u obzir za narednih 10 godina.

Međutim, ako kompanija prenese gubitke u budućnost, tada je tokom cijelog perioda korištenja ove pogodnosti dužna čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalih gubitaka (član 4. člana 283. Poreskog zakona Ruske Federacije). Ova odredba omogućava poreskim vlastima da zatraže dokumente o prošlim gubicima koje kompanija prijavljuje u svojoj prijavi za tekući period. Na osnovu ovoga, otpis gubitaka je moguć samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju ostvareni finansijski rezultat.

Zahtjev za čuvanje dokumenata o gubicima tokom cijelog perioda njihovog otpisa odnosi se i na obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza (klauzula 5 člana 346.6 Poreskog zakona Ruske Federacije) i na „pojednostavljene radnike“ (klauzula 7. Član 346.18 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Otpis loših potraživanja. Mora se čuvati četiri godine nakon perioda u kojem je dug druge ugovorne strane priznat kao loš. U ovom slučaju, rok skladištenja se produžava ako je rok zastare za obavezu prekinut i ponovo počeo da teče .

Podsjetimo: u skladu sa podstavkom 2. stava 2. člana 265. Poreskog zakonika Ruske Federacije, iznosi loših dugovanja se izjednačavaju sa neposlovnim rashodima poreskog obveznika kao gubitak primljen u izvještaju (porez) period. Ovakvi rashodi umanjuju poresku osnovicu prilikom obračuna poreza na dobit. Naravno, uz prateću dokumentaciju.

Dakle, primarni knjigovodstveni dokumenti koji potkrepljuju iznos potraživanja karakterišu vrednost otuđenih imovinskih prava, odnosno iznos troškova. Stoga se odbrojavanje perioda čuvanja takvih dokumenata mora započeti iznova od trenutka otpisa lošeg duga. Ako dokumente uništite prije roka, kompanija gubi pravo da priznaje nenaplative dugove kao trošak, jer neće moći poreznoj upravi potvrditi njihov iznos.