چه اسنادی را می توان به مدت 3 سال ذخیره کرد؟ نگهداری اسناد حسابداری

هنگام تعیین مدت نگهداری اسناد حسابداری یک سازمان چه مقرراتی باید رعایت شود؟ آیا لازم است کلیه اسناد حسابداری ذخیره شده در واحد حسابداری سازمان صحافی شود؟

در این مورد ما موضع زیر را اتخاذ می کنیم:

هنگام تعیین دوره های ذخیره سازی برای اسناد یک سازمان، لازم است که توسط: قانون N 402-FZ، کد مالیاتی فدراسیون روسیه، قانون مورخ 24 ژوئیه 2009 N 212-FZ، فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد تولید شده در دوره فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده مهلت های ذخیره سازی، تصویب شده به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 N 558.
اسنادی که به بایگانی سازمان منتقل نمی شوند (با دوره ذخیره سازی حداکثر 10 سال) می توانند به ترتیب زمانی گروه بندی شوند و به عنوان مثال در کلاسورها منگنه شوند. در این مورد، پوشه باید حاوی عنوان پرونده باشد.

توجیه موقعیت:

دوره های نگهداری اسناد حسابداری

اسناد اولیه حسابداری، دفاتر حسابداری، صورت های حسابداری (مالی)، گزارش های حسابرسی مربوط به آنها برای دوره هایی که مطابق با قوانین سازماندهی امور بایگانی دولتی تعیین شده است توسط یک واحد اقتصادی ذخیره می شود، اما حداقل پنج سال پس از سال گزارش ( بخش 1 از ماده 29 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 N 402-FZ "در مورد حسابداری" که از این پس به عنوان قانون N 402-FZ نامیده می شود.

دوره های نگهداری اسناد الکترونیکی (رجیسترها) به همان روشی که برای اسناد تولید شده روی کاغذ تعیین می شود. در عین حال، واحدهای اقتصادی باید اسناد خط مشی حسابداری، استانداردهای یک واحد اقتصادی، سایر اسناد مربوط به سازماندهی و نگهداری حسابداری، از جمله ابزارهایی که بازتولید اسناد الکترونیکی را تضمین می کنند و همچنین تأیید صحت یک دستگاه الکترونیکی را ذخیره کنند. حداقل پنج سال پس از سالی که برای آخرین بار برای تهیه صورتهای حسابداری (مالی) استفاده شده است (قسمت 2 ماده 29 قانون شماره 402-FZ) امضا کنید.

هنگام تعیین دوره های ذخیره سازی خاص برای اسناد حسابداری فردی، باید از فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد تولید شده در روند فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، مصوب با دستور وزارت فرهنگ راهنمایی شود. روسیه به تاریخ 25 اوت 2010 N 558 (از این پس به عنوان فهرست نامیده می شود). این فهرست بر اساس مفاد بخش 3 هنر تهیه و تصویب شده است. 6، بخش 1 هنر. 17 قانون فدرال 22 اکتبر 2004 N 125-FZ "در مورد امور بایگانی در فدراسیون روسیه" (از این پس به عنوان قانون N 125-FZ نامیده می شود).

طبق بند 1.4 فهرست، دوره های نگهداری اسناد از اول ژانویه سال بعد از سال تکمیل مدارک آنها محاسبه می شود.
مثلا:

اسناد اولیه حسابداری و ضمائم مربوط به آنها که واقعیت یک معامله تجاری را ثبت کرده و به عنوان مبنایی برای سوابق حسابداری (اسناد و دفاتر نقدی، اسناد بانکی، پیشخوان دسته چک بانکی، سفارشات، برگه های زمانی، اخطارهای بانکی و درخواست انتقال، اعمال پذیرش، تحویل، حذف اموال و مواد، رسیدها، صورتحساب ها و پیش گزارشات، مکاتبات و غیره) به مدت 5 سال با رعایت بازرسی (حسابرسی) ذخیره می شود (ماده 362 فهرست).

اسناد (پروتکل ها، اعمال، محاسبات، اظهارات، نتیجه گیری) در مورد تجدید ارزیابی دارایی های ثابت، تعیین استهلاک دارایی های ثابت، ارزیابی ارزش دارایی سازمان به طور دائم ذخیره می شود (ماده 429 فهرست).

قوانین مربوط به انتقال حقوق املاک و معاملات با آن از صاحب حق چاپ قبلی به دارنده جدید (از ترازنامه به ترازنامه) به طور دائم ذخیره می شود (ماده 432 فهرست).

معاهدات، موافقت نامه هایی که در مواد فردی فهرست مشخص نشده اند - 5 سال پس از انقضای قرارداد، توافق (ماده 436 فهرست). قراردادهای هدیه، به عنوان مثال، اجاره، به طور دائم ذخیره می شوند (مواد 439، 449 فهرست).

در نظر گرفتن این پاراگراف ها نیز ضروری است. ماده 8 بند 1 ماده 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه یک دوره ذخیره سازی چهار ساله برای داده های حسابداری و حسابداری مالیاتی و سایر اسناد لازم برای محاسبه و پرداخت مالیات، از جمله اسناد تأیید کننده دریافت درآمد، هزینه ها (برای سازمان ها و کارآفرینان فردی) تعیین می کند. و همچنین پرداخت (حقوق) مالیات.

در همان زمان، بند 4 هنر. 283 و بند 7 هنر. 346.18 قانون مالیات فدراسیون روسیه، که قوانین ویژه ای است، پرداخت کنندگان را به ترتیب مالیات بر درآمد شرکت و مالیات پرداخت شده در ارتباط با استفاده از یک سیستم مالیاتی ساده با هدف مالیات بر درآمد کاهش یافته توسط میزان هزینه ها را ملزم می کند. ، برای ذخیره اسنادی که میزان ضرر وارده را در کل دوره بازپرداخت آن تأیید می کند. یادآوری می کنیم که مالیات دهندگان می توانند زیان را در مدت 10 سال پس از دریافت آنها به دوره های آتی منتقل کنند (بند 2 ماده 283 ، بند 7 ماده 346.18 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

ما همچنین توجه خود را به این واقعیت جلب می کنیم که برخی از هزینه ها برای اهداف مالیات بر سود در یک دوره طولانی در نظر گرفته می شوند، به عنوان مثال، دارایی های ثابت (دارایی های ثابت) و دارایی های نامشهود (دارایی های نامشهود)، یا ماهیت معوق دارند (در نظر گرفته می شوند). نه در دوره وقوع آنها، بلکه در زمان فروش دارایی ها (ماده 268 قانون مالیات فدراسیون روسیه)).

استهلاک یک حسابداری یکنواخت در طول دوره های استفاده از دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود هزینه هایی است که هزینه اولیه آنها را تشکیل می دهد (ماده 256، 257 قانون مالیات فدراسیون روسیه). ماده 252 قانون مالیات فدراسیون روسیه امکان حسابداری هزینه ها را فقط در صورت مستند بودن آنها نشان می دهد.

در این رابطه، وزارت دارایی روسیه توضیح می دهد که دوره ذخیره سازی اسناد اولیه که منعکس کننده شکل گیری هزینه اولیه اموال استهلاک پذیر است، تعیین شده توسط بندها. ماده 8 بند 1 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه (4 سال) باید از لحظه اتمام استهلاک در حسابداری مالیاتی (برای کسب چنین اموالی) محاسبه شود (نامه وزارت دارایی روسیه به تاریخ 02/12/2016). N 03-03-06/1/7604 مورخ 26/04/1390 N 03- 03-06/1/270). یعنی برای اهداف حسابداری مالیاتی، لازم است اسناد اولیه تأیید کننده تشکیل بهای اولیه دارایی های ثابت استهلاک پذیر و دارایی های نامشهود حداقل به مدت 4 سال پس از استهلاک کامل آنها ذخیره شود.

در همان زمان، متخصصان بخش مالی همچنین خاطرنشان کردند که طبق فهرست، اسناد مربوط به تعیین استهلاک دارایی های ثابت به طور دائم ذخیره می شود.

وزارت دارایی روسیه، روش اعمال پاراگراف ها را توضیح می دهد. ماده 8 بند 1 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه، در نامه مورخ 30 مارس 2012 N 03-11-11/104، نشان می دهد که دوره چهار ساله پس از دوره گزارش (مالیاتی) شروع می شود که در آن سند آخرین بار برای تهیه آن استفاده شده است. گزارش مالیاتی، مالیات تعهدی و پرداختی، تأیید درآمد دریافتی و هزینه های انجام شده. موضع مشابهی در قطعنامه هیئت رئیسه دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 24 ژوئیه 2012 N 3546/12 تعیین شده است.

این موقعیت قانونی دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه نیز باید در هزینه ها در نظر گرفته شود:

خسارات به صورت مبالغ بدهی های بد (بند 2، بند 2، ماده 265 قانون مالیات فدراسیون روسیه، تصمیمات دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 10/09/2012 N VAS-5055/12، مورخ 06/09/2012 N VAS-7081/12). اسناد اولیه تأیید کننده وقوع آنها باید در تاریخ حسابداری زیان موجود باشد.

زیان های مشخص شده در پاراگراف ها. 2، 3 قاشق غذاخوری 268 قانون مالیات فدراسیون روسیه که از تاریخ فروش اموال و حقوق مالکیت تعیین شده است (برای اطلاعات بیشتر به نامه خدمات مالیاتی فدرال روسیه مورخ 16 فوریه 2015 N GD-4-3/2251@ مراجعه کنید. ).
در زمان اجرا، هزینه ها نیز به شکل زیر در نظر گرفته می شود:

قیمت برای کسب (ایجاد) اموال دیگر، مانند، به عنوان مثال، زمین، دارایی های مادی (بند 2، بند 1، ماده 268 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

هزینه موجودی ها، سایر اموال به شکل مازاد شناسایی شده در طول موجودی، و (یا) اموال دریافت شده رایگان، و (یا) اموال دریافت شده در حین برچیدن یا جداسازی سیستم های عامل از کار افتاده، تعمیر، نوسازی، بازسازی، فنی تجهیز مجدد یا انحلال جزئی سیستم عامل (بند 2، بند 1، ماده 268، بند دو، بند 2، ماده 254 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

قیمت برای دستیابی به حقوق مالکیت و هزینه های مربوط به کسب آنها (بند 2.1، بند 1، ماده 268 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

هزینه های خرید کالای خریداری شده.

در نتیجه، هنگام تعیین مدت نگهداری اسناد تأیید کننده هزینه های کسب (ایجاد) دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود، سایر اموال، حقوق مالکیت، کالاهای خریداری شده، لازم است مفاد هنر را در نظر بگیرید. 268 کد مالیاتی فدراسیون روسیه.
هزینه های کسب اوراق بهادار نیز به تعویق افتاده است، زیرا تاریخ متحمل شدن هزینه برای دستیابی به اوراق بهادار، تاریخ فروش یا سایر دفع آنها است (بند 7، بند 7، ماده 272 قانون مالیات فدراسیون روسیه). بنابراین، اسناد تأیید کننده هزینه های تحصیل اوراق بهادار باید برای دوره های تعیین شده با در نظر گرفتن مفاد بندها نگهداری شود. 7 بند 7 هنر. 272 قانون مالیات فدراسیون روسیه (احکام نهمین دادگاه تجدید نظر داوری مورخ 19 مارس 2013 N 09AP-2671/13، منطقه FAS مسکو مورخ 19 ژوئیه 2013 N F05-7106/13 در پرونده N A40-74 /2012).

هنگام تعیین دوره های نگهداری اسناد، همچنین لازم است در نظر گرفته شود که پرداخت کنندگان حق بیمه موظفند به مدت شش سال از ایمنی اسناد تأیید کننده محاسبه و پرداخت حق بیمه اطمینان حاصل کنند (بند 6، قسمت 2، ماده 28 قانون بیمه). قانون فدرال 24 ژوئیه 2009 N 212-FZ).

در عمل، همیشه نمی توان سوابق حسابداری را که ممکن است برای چهار، پنج یا شش سال نگهداری شوند، جدا کرد. بنابراین، در حسابداری، توصیه می شود که حداقل دوره نگهداری شش سال برای همه اسناد اعمال شود (مگر اینکه دوره های طولانی تری توسط فهرست تعیین شده باشد).

روش نگهداری اسناد در کارهای اداری

نهادهای اقتصادی باید از ایمنی اسناد در طول دوره نگهداری آنها اطمینان حاصل کنند (قسمت 1، ماده 17 قانون شماره 125-FZ). در عین حال، لازم است از شرایط ذخیره سازی ایمن برای اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات اطمینان حاصل شود (بخش 3 ماده 29 قانون شماره 402-FZ). ذخیره اسناد حسابداری توسط رئیس موضوع سازماندهی می شود (قسمت 1، ماده 7 قانون شماره 402-FZ).

هنگام سازماندهی ذخیره سازی اسناد حسابداری و حسابداری مالیاتی، لازم است قوانین سازماندهی ذخیره، کسب، ثبت و استفاده از اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی را رعایت کنید. و سازمانها، مصوب 31 مارس 2015 N 526 (از این پس - قوانین) و مقررات مربوط به اسناد و جریان اسناد در حسابداری، مصوب 29 ژوئیه وزارت دارایی اتحاد جماهیر شوروی، تصویب شده توسط وزارت فرهنگ روسیه، 1983 N 105 (از این پس - مقررات N 105) (تا حدی که با قوانین قانونی مربوطه و سایر اقدامات قانونی تنظیمی که بعداً صادر شده است) مغایرت نداشته باشد. همچنین به اطلاعات وزارت دارایی روسیه به تاریخ 11 سپتامبر 2015 N PZ-13/2015 مراجعه کنید.

طبق بند 2 هنر. 13 قانون N 125-FZ، اشخاص حقوقی حق دارند بایگانی را به منظور ذخیره اسناد آرشیوی ایجاد شده در فرآیند فعالیت خود، از جمله به منظور ذخیره و استفاده از اسناد بایگانی که دارایی دولتی یا شهرداری نیستند، ایجاد کنند. این بدان معناست که ایجاد آرشیو یک حق و نه یک تکلیف برای واحدهای اقتصادی است. این نیز در بند 1.4 قوانین نوشته شده است.

بنابراین، واحد اقتصادی به طور مستقل روشی را برای ذخیره اسناد اولیه ایجاد می کند. در عین حال، واحدهای اقتصادی می توانند با انعقاد قراردادهای جبرانی مناسب با آنها، اسناد را برای نگهداری به بایگانی دولتی و شهرداری منتقل کنند (قسمت 3 ماده 15، قسمت 3 ماده 21 قانون شماره 125-FZ).

طبق بند 2.3 قوانین، بایگانی سازمان باید اسنادی را از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه (ماده 5 قانون شماره 125-FZ)، اسناد مربوط به پرسنل و اسناد با دوره ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال) ذخیره کند. قسمت مشخص شده از صندوق اسناد، صندوق بایگانی سازمان را تشکیل می دهد.

اسناد با دوره نگهداری موقت (تا 10 سال) در بخش های ساختاری سازمان نگهداری می شود و پس از انقضای مدت نگهداری آنها پس از بررسی اجباری ارزش اسناد (بند 4.6) معدوم می شود. -4.13 از قوانین). قبل از بررسی ارزش، تخریب اسناد ممنوع است (بند 4.5 قوانین).

در موارد استثنایی با تصمیم رئیس سازمان، پرونده هایی با مدت نگهداری موقت (تا 10 سال) با توجه به موجودی پرونده ها، اسناد و یا بر اساس نام پرونده ها (بند 4.2) به بایگانی سازمان منتقل می شود. از قوانین).

بدین ترتیب اسناد آرشیوی سازمان در ابتدا در تمامی بخشهای ساختاری آن (در امور اداری) شکل می گیرد و پس از بررسی ارزش اسناد، جهت نگهداری به آرشیو سازمان منتقل یا معدوم می گردد.

در هر واحد ساختاری سازمان، اسناد مشابه از نظر محتوا و مرتبط با موضوع مشابه فعالیت های سازمان در پرونده ها (واحدهای ذخیره سازی) گروه بندی می شوند (بندهای 2.9، 3.3 قوانین).

هنگام تشکیل پرونده ، رعایت الزامات مقرر در بند 4.20 قوانین ضروری است.

طبق بند 4.19 قوانین، پرونده های دائمی و موقت (بیش از 10 سال) دوره های ذخیره سازی دائم و موقت (بیش از 10 سال) از جمله موارد مربوط به پرسنل که توسط مدیریت سوابق تکمیل می شود، پس از پایان سال تقویمی که در آن انجام می شود. افتتاح شدند، برای انتقال به بایگانی سازمان آماده شده و مشمول ثبت و شرح می باشند.

بسته به مدت نگهداری، ثبت کامل یا جزئی پرونده ها انجام می شود. موارد نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) و سوابق پرسنلی مشمول ثبت کامل می باشد.

ثبت پرونده روی کاغذ موارد زیر را فراهم می کند:

صحافی یا صحافی اسناد پرونده (اسناد بدون فرمت در پوشه ها یا جعبه های سخت بسته ذخیره می شوند) (بند 4.21 قوانین).

شماره گذاری برگه های پرونده (بند 4.22 قوانین)؛

تهیه یک برگه شواهد برای پرونده به شکلی که در پیوست شماره 8 قوانین تعیین شده است (بند 4.23 قوانین).

تهیه فهرست داخلی اسناد پرونده (پیوست شماره 27 آیین نامه) (بند 4.30 قوانین).

طراحی جلد کیس (پیوست شماره 28 قوانین) (بندهای 4.24-4.29 قوانین).

پرونده ها با توجه به موجودی های جمع آوری شده در بخش های ساختاری به آرشیو سازمان منتقل می شوند.

از بند 4.19 این قوانین نتیجه می گیرد که فقط پرونده هایی که توسط کار اداری تکمیل شده اند با دوره های نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) و سوابق پرسنلی مشمول ثبت کامل (بایگانی یا صحافی ، شماره گذاری برگه های پرونده ، تنظیم یک پرونده هستند. برگه تصدیق مدارک و ...) قبل از انتقال به بایگانی سازمان.

در رابطه با مواردی که حاوی اسناد با دوره نگهداری موقت (کمتر از 10 سال) هستند، چنین رویه ای توسط قوانین تعیین نشده است. همانطور که از بند 4.2 قوانین آمده است، چنین مواردی به بایگانی منتقل نمی شوند. در بخش‌های ساختاری سازمان نگهداری می‌شوند و با انقضای مهلت انبارداری به روش مقرر در معرض تخریب قرار می‌گیرند. تنها استثنا زمانی است که با تصمیم رئیس سازمان، پرونده هایی با مدت نگهداری موقت (تا 10 سال) به بایگانی سازمان منتقل می شود. سپس پرونده هایی با مدت نگهداری تا 10 سال پس از پایان سال تقویمی که در آن افتتاح شده است به بایگانی منتقل می شود و این گونه پرونده ها مشمول ثبت کامل می شوند.

بنابراین، به طور کلی، نیاز اصلی برای پرونده های حاوی اسنادی که مدت نگهداری آنها کمتر از 10 سال است، گروه بندی و اجرای آنها طبق روال مقرر در بند 4.20 قوانین است.

بر اساس این رویه، اسنادی در پرونده قرار می گیرد که از نظر محتوایی با عنوان پرونده مطابقت داشته باشد، در حالی که گروه بندی پیش نویس و نسخه های دوگانه اسناد و همچنین اسناد قابل استرداد در پرونده ها ممنوع است. . یعنی تمامی موارد صرف نظر از مدت نگهداری اسناد در آنها باید دارای عنوان باشند.

هنگام تشکیل پرونده، شرایط زیر باید رعایت شود:

اسناد ذخیره سازی دائمی و موقت باید در فایل های جداگانه گروه بندی شوند. اجازه دهید بلافاصله توجه داشته باشیم که اسناد ذخیره سازی موقت باید به طور جداگانه گروه بندی شوند: به پرونده هایی با دوره ذخیره سازی بیش از 10 سال. فایل هایی با دوره ذخیره سازی تا 10 سال شامل؛

شامل یک کپی از هر سند در فایل.

اسناد مربوط به همان سال تقویمی را در یک پرونده گروه بندی کنید.

موارد استثنا عبارتند از: موارد متحرک; پرونده های دادگاه؛ پرونده های شخصی که در کل دوره کار یک فرد در سازمان تشکیل می شود. اسناد هیأت های منتخب و کمیسیون های دائمی آنها، گروه های معاونت که در دوره دعوت گروه بندی می شوند. اسناد سازمان های آموزشی که در طول سال تحصیلی تشکیل می شوند. اسناد تئاتری که فعالیت های صحنه ای را در فصل تئاتر مشخص می کند. فایل های فیلم، دست نوشته ها، تاریخچه پزشکی.

سفارشات برای پرسنل باید مطابق با دوره های نگهداری تعیین شده برای آنها در پرونده ها گروه بندی شوند.

اسناد موجود در پرونده های شخصی به ترتیب زمانی که دریافت می شوند مرتب می شوند.

حساب های شخصی برای دستمزد کارمندان در پرونده های جداگانه گروه بندی شده و در آنها به ترتیب حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی مرتب می شوند.

یک جعبه کاغذ نباید بیش از 250 برگ با ضخامت بیش از 4 سانتی متر داشته باشد.

به نظر ما، اسنادی که به بایگانی سازمان منتقل نمی شوند (با دوره ذخیره سازی حداکثر 10 سال) می توانند به ترتیب زمانی گروه بندی شوند و به عنوان مثال در کلاسورها منگنه شوند. در این مورد، پوشه باید حاوی عنوان پرونده باشد. قوانین هیچ الزام دیگری برای چنین مواردی ندارد. این رویه با بند 6.4 آیین نامه شماره 105 مغایرتی ندارد.

این سوال توسط همه کارآفرینان بدون استثنا پرسیده می شود که اخیراً یک شرکت راه اندازی کرده اند و پیچیدگی های سیستم را درک نکرده اند. بنابراین چه مدت باید اسناد LLC را نگه دارید، یک سال، دو یا بیشتر؟ با مطالعه قانون فدرال شماره 125-FZ "در بایگانی در فدراسیون روسیه" نقطه به نقطه می توانید این موضوع را با جزئیات درک کنید.

دوره های نگهداری اسناد حسابداری متفاوت است. با ترکیب همه زیرمجموعه ها چه می توان گفت؟ اسناد حسابداری باید حداقل تا زمانی که این احتمال وجود دارد که ممیزی مالیاتی به آنها نیاز داشته باشد در یک LLC نگهداری شود. طبق ماده 89 قانون مالیات فدراسیون روسیه، بازرسی منوط به یک دوره حداکثر سه سال قبل از تصمیم برای انجام این بازرسی است. یعنی دقیقاً سه سال آن را ذخیره می کنیم و سپس سرگرمی شروع می شود.

ماده 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه، بند 8 از بند 1، به وضوح به ما اطلاع می دهد که مودیان مالیاتی موظفند اسنادی را که تأیید کننده انباشت مالیات است به مدت چهار سال و نه کمتر نگهداری کنند. همین، آقایان. نه برای سه سال، بلکه چهار سال است که ما اسناد حسابداری را با دقت ذخیره می کنیم و مطمئن می شویم که حتی یک تکه کاغذ گم نشود.

چه اسناد خاصی را ترجیح می دهیم و به عنوان نور چشم خود نگه می داریم؟

• داده های حسابداری مالیاتی؛
• اسنادی که درآمد را تأیید می کند؛
• مدارک مستند هزینه ها؛
• اثبات کسر مالیات؛

حسابداری همچنین قوانین ذخیره سازی اسناد اولیه را تأیید می کند. طبق دستور "در مورد حسابداری" شماره 129-FZ، صورتهای مالی باید همانطور که در قوانین امور بایگانی دولتی مشخص شده است ذخیره شود. اما کمتر از پنج سال از آخرین باری که صورتهای مالی برای آنها تهیه شده است نمی گذرد.

چه اتفاقی می افتد؟ و واقعیت این است که شما موظف هستید اسناد را دقیقاً برای دوره ای ذخیره کنید که طی آن خدمات مالیاتی ممکن است آنها را برای تأیید درخواست کند. یعنی سه سال. اگر در نتیجه بازرسی، مدارک پنج ساله ندارید، ممکن است به دلیل نگهداری نامناسب اسناد جریمه شوید و نه بیشتر.

اما در جنگل حسابداری و مالیاتی همه چیز به این سادگی و شفاف نیست. اسنادی وجود دارد که باید بسیار طولانی‌تر از دوره‌هایی که قبلاً بحث کردیم ذخیره شوند. این اسناد چیست؟

1. اسناد اولیه برای تحصیل ملک. ما این اسناد را تا زمانی که لازم باشد ذخیره می کنیم. این برای چیست. اول، استهلاک. ثانیاً، هنگام فروش ملک، باید در جایی تأیید ارزش اولیه آن را دریافت کنید7 و مالیات بر دارایی را فراموش نکنید.
2. دارایی های ثابت. برای شرکت های زیان ده ماده 283 قانون مالیاتی قاعده ای را برای کاهش پایه مالیاتی دوره جاری به دلیل زیان دوره مالیاتی قبلی پیش بینی کرده است. طبیعتاً اسناد باید این را تأیید کند. زیان ده سال بعد قابل احتساب است، یعنی اسناد باید به ترتیب باشد (بند 4 ماده 283). بازرسان مالیاتی این حق را دارند که برای تأیید داده های مربوط به زیان های مشخص شده در اظهارنامه ارائه شده، اسناد اولیه تأیید کننده نتیجه مالی را درخواست کنند.
3. برای شرکت های روستایی که با مالیات واحد کشاورزی کار می کنند، همچنین لازم است اسناد مربوط به ضرر و زیان در کل دوره حذف آنها ذخیره شود. بند 5 ماده 346.6 قانون مالیات فدراسیون روسیه.
4. برای افرادی که تحت سیستم به اصطلاح "ساده شده" کار می کنند، مالیات اجتماعی یکپارچه. بند 7 ماده 346.18 قانون مالیات فدراسیون روسیه.
5. برای رد مطالبات بد، داشتن اسناد اولیه پشتیبان برای خدمات مالیاتی نیز ضروری است. از بین بردن اسناد پشتیبان، شرکت را از حق تشخیص بدهی بد به عنوان هزینه محروم می کند، زیرا چیزی برای تأیید مبلغ وجود نخواهد داشت.
6. ما زیاد روی شرکت های سهامی تمرکز نمی کنیم، زیرا هنوز این سوال مطرح می شود که چه مدت باید اسناد یک LLC و نه OJSC ذخیره شود. بنابراین، به طور خلاصه، باید اسناد را برای گزارش مالیاتی در OJSC - صورتهای مالی سالانه و همچنین اساسنامه، تا زمانی که شرکت وجود دارد، نگه دارید. اگر شرکتی انحلال شود، اسناد به بایگانی دولتی ارسال می شود. برای این روش از قبل توافقنامه ای با آرشیو منعقد شده است. اگر چنین توافقی وجود نداشت، فقط سند مربوط به پرسنل شرکت وارد بایگانی می شود. محل نگهداری باقیمانده اسناد باید توسط رئیس کمیسیون تصفیه یا شاید امین ورشکستگی تعیین شود.
7. شرکت موظف است گزارشات مالیاتی سالانه را حداقل به مدت 10 سال نگه دارد. سه ماهه - پنج سال، این در حضور سالانه است.
8. اگر گزارش های فصلی وجود نداشته باشد، گزارش های ماهانه نیز حداقل به مدت پنج سال ذخیره می شود.
9. دفاتر و فاکتورهای خرید و فروش باید به مدت پنج سال کامل از تاریخ آخرین درج در مجله نگهداری شوند. بند 15.27 "قوانین نگهداری گزارشات حسابداری". در لیست اسناد مدیریت استاندارد یک مورد در مورد فاکتورها وجود دارد و می گوید که همین فاکتورها باید برای مدت پنج سال ذخیره شوند.

باز هم، مقامات مالیاتی در طول حسابرسی باید توسط قانون مالیات ها و هزینه ها هدایت شوند. اما لیست در آنجا گنجانده نشده است.

بیایید نتیجه گیری کنیم: اسناد LLC چه مدت باید نگهداری شود؟ به نظر می رسد که کمتر از پنج سال، و از نظر دارایی های ثابت، به طور کلی در کل وجود شرکت. مدت نگهداری اسناد باید از اول ژانویه پس از سالی که در آن ایجاد شده است محاسبه شود.

چگونه اسناد کاغذی را ذخیره کنیم؟

سیاست حسابداری شرکت باید نحوه و مکان نگهداری اسناد را ذکر کند و همچنین یک مسئول برای اجرای این مورد یا حتی کمیسیونی متشکل از واجد شرایط ترین کارمندان را تعیین کند.

به هر حال، نیازی به ذخیره اسناد در دفتر نیست. قانون منعی برای انتخاب مکان های دیگر برای نگهداری، به عنوان مثال، شرکت های تخصصی آرشیو ندارد. اما یک شرکت سهامی طبق قانون موظف است اسنادی مانند گزارش سالانه و اساسنامه را دقیقاً در جایی که دفتر مرکزی واقع شده است نگهداری کند. ضمناً، ذخیره اسناد به صورت الکترونیکی با این احتیاط کوچک که اسناد لزوماً حاوی امضای الکترونیکی شخص مسئول تنظیم سند باشد، طبق قانون مجاز است. برای ذخیره اسناد به صورت الکترونیکی، این شرکت یک سیستم اطلاعات شرکت ایجاد می کند. این مرکز توسط یک مرکز صدور گواهینامه ارائه می شود که استفاده از امضای الکترونیکی را در اسناد الکترونیکی تضمین می کند.

اسنادی که در معرض نگهداری طولانی مدت هستند به مرور زمان خراب و محو می شوند. برای اطمینان از خوانایی محتوای آنها، مسئولین ذخیره سازی باید مراقب باشند و به موقع از آنها کپی کنند.

هنگامی که یک شرکت منحل می شود، اسنادی که در معرض نگهداری طولانی مدت هستند به بایگانی تحویل داده می شوند. در صورت تجدید سازمان، اسناد به سازمان جانشین منتقل می شود. هنگامی که یک شرکت جدید منحل می شود، پرونده های شخصی کارکنانی که به ساختار جدید منتقل شده اند و اسناد مربوط به حوزه شرکت جدید را دریافت می کند.

تخریب اسناد. برای از بین بردن یک سند، ابتدا باید اقدامی را تنظیم کنید که توسط رئیس شرکت امضا می شود و تنها پس از آن می توانید مستقیماً اقدام به تخریب اسناد کنید. علاوه بر این، در عمل لازم نیست که هر یک از اوراقی که برای نابودی می روند، با دقت بازنویسی شوند. کافی است نام گروه های همگن را بازنویسی کنیم. آنچه که گروه های همگن در نظر گرفته می شود باید به طور مستقل فکر شود. به عنوان مثال، فاکتورها را می توان اسناد همگن و غیره در نظر گرفت.

چگونه اسناد را به درستی از بین ببریم؟

فقط بسوزانمش؟ پاسخ نادرست است. در این صورت ممکن است با خدمات زیست محیطی مشکل داشته باشید.
آیا باید آن را به عنوان کاغذ باطله بازیافت کنم؟ گزینه خوبی است، اما هیچ تضمینی وجود ندارد که اسناد به یک شرکت رقیب ختم نشود، که خوب نیست. برای جلوگیری از این اتفاق، پوشه های دارای اسناد باید همراه با فاکتور برای دفع ارسال شوند. علاوه بر این، حذف اسناد باید تحت نظارت یک کارمند شرکت که مسئول نگهداری اسناد است انجام شود.

دور انداختن آن نیز غیرممکن است زیرا طبق قانون، کارفرما موظف است اطلاعات شخصی کارکنان را مخفی نگه دارد.

چی چیز باقی مانده است؟ بهترین کار استفاده از دستگاه مخصوص خردکن کاغذ است. به طور کلی، این شما هستید که تصمیم می گیرید چگونه از شر کاغذهای غیر ضروری خلاص شوید.

برای جلوگیری از تمایل به سبک کردن آرشیو اسناد خود قبل از برنامه، اضافه می کنم که عدم وجود ثبت حسابداری یا صورتحساب برای دوره مالیاتی تخلف فاحش تلقی می شود و با جریمه پنج هزار روبلی مجازات می شود.

و این در صورتی است که برای یک دوره مالیاتی اسناد مفقودی وجود داشته باشد. در موارد شدیدتر، جریمه دیگر 5000 نیست، بلکه 15000 روبل خواهد بود.

اگر با از دست دادن اسناد تأیید کننده درآمد، پایه مالیاتی کم شود، مالیات دهنده جریمه ای به میزان 10 درصد از مبلغ مالیات پرداخت نشده و کمتر از همان 15000 روبل پرداخت می کند.
ضمناً در قانون کیفری نیز بندهایی در خصوص اطمینان از ایمنی اسناد حسابداری وجود دارد. اگر ثابت شود که اسناد به دلایل شخصی آسیب دیده است، شخص درگیر ممکن است حداقل یک سال زندانی شود. اگر می خواهید با جزئیات بیشتر با این بند آشنا شوید، به بند 1 ماده 352 قانون کیفری فدراسیون روسیه مراجعه کنید.

همچنین به خاطر داشته باشید که نمایندگان مقامات بایگانی حق دارند نگهداری صحیح اسناد بایگانی را در سازمان شما بررسی کنند. و در اینجا شما، طبق ماده 13.20 قانون فدراسیون روسیه در مورد نقض قوانین ذخیره سازی، حسابداری و کسب، و همچنین استفاده از اسناد بایگانی، می توانید با جریمه 300 تا 500 روبل یا اداری مجازات شوید. مجازات

ایجاد مکان هایی برای نگهداری اسناد و به ویژه بایگانی به عهده مدیر شرکت است و حسابدار ارشد باید همان اسناد را به صورت سازماندهی شده حفظ و به درستی به بایگانی منتقل کند.

انواع اسناد حسابداری را بررسی کردیم. چه مدت برای نگهداری اسناد حسابداری اولیه، دفاتر ثبت حسابداری و صورت های مالی نیاز دارید؟ ما در مورد دوره های ذخیره سازی اسناد حسابداری در مطالب خود به شما خواهیم گفت.

اسناد حسابداری چند سال نگهداری می شود؟

قانون حسابداری مقرر می‌دارد که اسناد حسابداری اولیه، دفاتر حسابداری و صورت‌های مالی باید توسط سازمان برای دوره‌هایی که مطابق با قوانین سازماندهی امور بایگانی دولتی تعیین شده است، اما حداقل 5 سال پس از سال گزارش ذخیره شود (بخش 1، ماده 29 قانون فدرال مورخ 06.12.2011 شماره 402-FZ).

دوره نگهداری اسناد حسابداری

بیایید دوره های نگهداری اسناد حسابداری در یک سازمان را در جدول ارائه دهیم (قانون فدرال مورخ 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ، دستور وزارت فرهنگ مورخ 25 اوت 2010 شماره 558):

به طور طبیعی، سازمان باید شرایط ذخیره سازی ایمن برای اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات در دوره های مشخص شده را تضمین کند (بخش 3، ماده 29 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ).

در عین حال، هنگام تغییر رئیس سازمان، انتقال اسناد حسابداری باید به روشی که خود سازمان تعیین می کند تضمین شود (بخش 4، ماده 29 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ). .

نشان می‌دهد که ایمنی اسناد حسابداری اولیه، دفاتر حسابداری و صورت‌های مالی، اجرا و انتقال آنها به بایگانی توسط حسابدار اصلی تضمین می‌شود.

در این مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه مدت زمان نگهداری اوراق تجاری را در یک شرکت تعیین کنید. جدولی را دانلود کنید که به شما در تعیین دوره های ذخیره سازی اسناد اولیه حسابداری، مالی و پرسنلی کمک می کند.

★

چه اسناد نظارتی دوره های نگهداری اسناد را در یک سازمان تنظیم می کند؟

مدت زمانی که یک سند باید ذخیره شود به نوع و نوع آن بستگی دارد. روش و شرایط ذخیره سازی در سطح ایالت ایجاد شده است:

• قانون "در مورد حسابداری"؛
• قانون "در مورد امور بایگانی"؛
• کد مالیاتی فدراسیون روسیه؛
• سایر اقدامات هنجاری تقنینی.

دوره های نگهداری اسناد در امور اداری، از جمله سوابق پرسنلی، مطابق با "فهرست اسناد بایگانی اداری استاندارد تولید شده در روند فعالیت های ارگان ها و سازمان های دولتی محلی، با اشاره به دوره های نگهداری" تعیین می شود. به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه در 25 اوت 2010 شماره 558. تنظیمات فعلی این سند در سال 2016 انجام شد.

در سال 2017، اصلاحاتی در قانون فدرال "در مورد امور بایگانی در فدراسیون روسیه" مورخ 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ انجام شد. این قانون با ماده ای تکمیل شد که دوره های نگهداری اسناد مربوط به پرسنل را تنظیم می کرد. اکنون اوراقی که قبل از 1 ژانویه 2003 بسته شده اند باید به مدت 75 سال و بقیه 50 سال نگهداری شوند.

کسب و کارها می توانند دنبال کنند قوانین اساسی برای کار بایگانی ها و سازمان ها"، تصویب شده توسط تصمیم بایگانی فدرال در 02/06/2002.

شرکت می تواند دوره های نگهداری اسناد را که در سطح فدرال ایجاد شده است، تغییر دهد، اما فقط به سمت بالا. اگر سند از اهمیت خاصی برخوردار باشد، ممکن است چنین نیازی ایجاد شود. بنابراین، کارفرمایان می توانند برای مدت زمان نگهداری اسناد تصمیم بگیرند. هنجارهای محلی باید در یک قانون جداگانه ادغام شوند - مقررات یا دستورالعمل های کار اداری.

هنگام تعیین روش و مدت نگهداری اوراق تجاری، شکل قانونی شرکت را در نظر بگیرید. دوره نگهداری اسناد LLC مطابق با مقررات ذکر شده در بالا تعیین می شود. برای شرکت های سهامی که فعالیت آنها مرتبط با اوراق بهادار است، الزامات جداگانه ای تعیین شده است. آنها توسط قطعنامه FCSM شماره 03-33/ps "در مورد تصویب مقررات رویه و شرایط اسناد شرکت های سهامی" تنظیم می شوند.

یادداشت: دوره های نگهداری اسناد آرشیوی

چه چیزی مدت نگهداری اسناد را تعیین می کند؟

دوره های نگهداری اسناد با در نظر گرفتن اهمیت آنها بدون توجه به مقررات تعیین می شود. به عنوان مثال، اگر یک مقررات محلی، جدول کارکنان یا شرح وظایف توسط خود شرکت تهیه شده باشد، دوره های نگهداری آنها به عنوان دائمی تعیین می شود. اسنادی که در یک شرکت دیگر ایجاد شده اند فقط برای سه سال ذخیره می شوند. این در مورد مسائل شخصی نیز صدق می کند. بنابراین شرکت موظف است پرونده های شخصی مدیر را به طور دائم و پرونده های شخصی کارکنان را - به مدت 75 سال نگه دارد.

یک مثال دیگر - . به طور کلی مدت نگهداری اسناد استاندارد 5 سال است. اما در صنایعی که شرایط کاری سخت، مضر یا خطرناک دارند، برگه های زمانی و سیاهه هایی که ساعات کار در آنها نگهداری می شود به مدت 75 سال نگهداری می شود.

مدت نگهداری اسناد در یک سازمان بستگی به این دارد که اسناد در چه مرحله ای از پردازش هستند. اگر این اسناد هنوز در خدمات مرجع و اطلاعاتی برای مجریان و مدیریت استفاده می شوند، باید در انبارهای فعلی در بخش ها باقی بمانند. دوره های ذخیره سازی فعلی محدود است. پس از اتمام کامل کار با سند، به ذخیره سازی بایگانی منتقل می شود.

برگه تقلب از کارشناسان سیستم منابع انسانی: دوره های نگهداری اسناد پرسنل در شرکت

دوره های نگهداری اسناد در واحدهای سازمانی

سازمان حق دارد دوره های ذخیره سازی اسناد، اسناد نظارتی حاکم بر آن - دستورالعمل یا. به عنوان یک قاعده، دوره ذخیره سازی فعلی محدود به یک سال است، با در نظر گرفتن اینکه اوراق یک بار در سال به بایگانی منتقل می شود. در این مدت، بخش اصلی اسناد ارتباط و ارزش مرجع و اطلاعاتی خود را از دست می دهند، بنابراین از کار با آنها منصرف می شوند.

پس از پایان سال تقویمی، اسنادی که در حال حاضر در بخش ها ذخیره می شوند، مطابق با نامگذاری تایید شده توسط شرکت تشکیل و در پرونده ها بایگانی می شوند. هر فایل پوشه ای است که اسنادی از همان نوع یا مربوط به یک موضوع یا جهت فعالیت شرکت در آن ذخیره می شود. هر پوشه حاوی فهرستی از پرونده است - لیستی از اسناد ثبت شده در آن.

گروه‌هایی از کیس‌ها بر اساس ماندگاری و کارهایی که باید با آنها کرد: نکته‌ای از کارشناسان مجله راهنمای وزیر

پرونده ها نیز با در نظر گرفتن دوره های نگهداری اسناد تشکیل می شوند. اوراق با ماندگاری کوتاه مدت تا پنج سال و آنهایی که برای مدت طولانی و دائمی نگهداری می شوند در پوشه های جداگانه بایگانی می شوند.

ذخیره سازی فعلی تا زمانی که مورد توسط تولید تکمیل شود انجام می شود. در برخی موارد، ممکن است مدت زمان اجرای آن در بخش بیشتر از زمانی باشد که دستورالعمل ها تعیین کرده اند. به عنوان مثال، زمانی که اوراق مربوط به یک نبرد حقوقی طولانی مدت است که شرکت در حال انجام آن است. در صورت تخطی از نگهداری اسناد و یا مهلت های نگهداری پرونده ها به دلیل عدم تکمیل، در نوبت بعدی طبق برنامه زمانی مقرر به بایگانی منتقل می شود.

دوره های نگهداری اسناد آرشیوی در یک سازمان

پرونده های تکمیل شده که در ذخیره سازی فعلی هستند طبق برنامه به بایگانی منتقل می شوند. به عنوان یک قاعده، این یک بار در ابتدای سال تقویم انجام می شود. دوره های ذخیره اسناد در بایگانی در نامگذاری پرونده ها مشخص شده است و مطابق با قوانین بایگانی و مقررات مربوط به مدیریت سوابق شرکت تعیین می شود. مدت نگهداری اسناد در آرشیو سازمان به جزئیات اجباری اشاره دارد که روی جلد هر پرونده درج شده است.

نمونه ای از کارشناسان مجله «دفتر راهنمای منشی»: جلد یک پرونده منتقل شده برای نگهداری آرشیوی

مؤسسات تجاری موظفند اسناد را تا زمان انحلال در بایگانی با دوره نگهداری دائمی نگهداری کنند. اوراقی که تاریخ انقضا برای آنها مشخص شده است پس از ارزیابی ارزش آنها توسط کمیسیون ویژه حذف می شوند.

اسناد باید حداقل تا زمانی که بازرسان مالیاتی ممکن است در طول ممیزی آنها را درخواست کنند، نگهداری شوند. بر اساس بند 4 ماده 89 قانون مالیات فدراسیون روسیه، بازرسی را می توان برای مدتی که بیش از سه سال تقویمی قبل از سال تصمیم گیری در مورد بازرسی اتخاذ نشده است، انجام داد. به این معنی که مدارک سه سال قبل باید نگهداری شوند.

این در حالی است که قانون مالیات یک سال دیگر به این مدت اضافه می کند. طبق بند 8 بند 1 ماده 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه، مالیات دهندگان موظفند از ایمنی اسناد لازم برای محاسبه و پرداخت مالیات به مدت چهار سال اطمینان حاصل کنند. اینها شامل داده های حسابداری و حسابداری مالیاتی و همچنین اسنادی که دریافت درآمد، هزینه ها و پرداخت (حقوق) مالیات را تأیید می کند، می شود. یک الزام مشابه برای ماموران مالیاتی ایجاد شده است (فرعی 5، بند 3، ماده 24 قانون مالیات فدراسیون روسیه). از چه زمانی شروع به شمارش دوره چهار ساله می کنید؟

مالیات ها بر اساس نتایج دوره های مالیاتی محاسبه می شود (بند 1 ماده 55 قانون مالیات فدراسیون روسیه). معلوم می شود که دوره چهار ساله باید از روز بعد پس از پایان دوره مالیاتی محاسبه شود. به عنوان مثال، بیایید مالیات بر ارزش افزوده را در نظر بگیریم: تا چه تاریخی باید اسناد مربوط به محاسبات این مالیات را برای سه ماهه چهارم سال 1391 نگهداری کنیم؟ دوره چهار ساله از اول ژانویه 2013 آغاز و در 31 دسامبر 2016 پایان خواهد یافت. به نظر می رسد که در سال 2016 لازم است اسناد از سال 2012 ذخیره شود. یعنی سالی که مشمول بازرسی در محل نمی شود.

در این قانون دو استثنا وجود دارد. اولین مورد، دفاتر ثبتی لازم برای کسر مالیات بر ارزش افزوده است: دفتر خرید و دفتر فروش، و همچنین مجلات برای ثبت فاکتورهای صادر شده و دریافتی. شروع دوره نگهداری آنها را از تاریخ آخرین درج در آنها تعیین کنید (بند 24 بند دوم پیوست 4 بند 22 بند دوم پیوست 5 و بند 13 بند دوم ضمیمه 3 مصوبه دولت فدراسیون روسیه 26 دسامبر 2011 شماره 1137). دومین استثنا اسنادی است که هزینه اصلی اموال استهلاک پذیر را تأیید می کند. مدت زمان ماندگاری آنها از لحظه ای که استهلاک انباشته را متوقف کردند محاسبه می شود (نامه وزارت دارایی روسیه به تاریخ 26 آوریل 2011 شماره 03-03-06/1/270).

دوره های نگهداری اسناد حسابداری نیز در قانون حسابداری تعیین شده است. از ماده 29 قانون فدرال 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری" (از این پس قانون حسابداری نامیده می شود) چنین است:
- اسناد حسابداری اولیه، دفاتر حسابداری و صورتهای مالی باید برای دوره هایی که طبق قوانین امور بایگانی دولتی تعیین شده است، اما نه کمتر از پنج سال ذخیره شود. (دوره های نگهداری اسناد بایگانی استاندارد در فهرستی که به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 تأیید شده است تعیین می شود).
- اسناد خط مشی حسابداری، استانداردهای یک واحد اقتصادی، سایر اسناد مربوط به سازماندهی و نگهداری حسابداری، از جمله ابزارهایی که بازتولید اسناد الکترونیکی و همچنین تأیید صحت امضای الکترونیکی را تضمین می کند، باید حداقل برای مدت زمان ذخیره شود. پنج سال پس از سالی که در آن برای آخرین بار برای تهیه صورتهای مالی استفاده شد.

بنابراین، برای اینکه به دلیل نقض قوانین تعیین شده توسط قانون شماره 402-FZ از 6 دسامبر 2011 مجازات نشوید، اظهارنامه مالیاتی، محاسبات، ثبت نام و سایر اسناد را حداقل به مدت پنج سال نگه دارید.

چند استثنا در قاعده کلی

بنابراین، به عنوان یک قاعده کلی، باید کاغذها را حداقل به مدت پنج سال نگهداری کنید. این حداکثر مدت تعیین شده توسط قانون حسابداری است. در عین حال، حداکثر عمق حسابرسی مالیاتی سه سال است. بنابراین حفظ ایمنی اوراق مربوط به محاسبه مالیات در این دوره اهمیت ویژه ای دارد. اگر مدارک کافی از مثلاً پنج سال پیش ندارید، فقط می توانید به دلیل نقض قوانین نگهداری اسناد جریمه شوید.

ضمناً در تعدادی از موارد مدت نگهداری اسناد حسابداری طبق ضوابط خاصی تعیین می شود. در نتیجه، عدم وجود اوراق حتی، به عنوان مثال، شش سال پیش می تواند منجر به جریمه برای دست کم گرفتن پرداخت های مالیاتی شود. بیایید چنین موقعیت هایی را جداگانه بررسی کنیم.

"اولیه" برای اموال به دست آمده. اسناد مربوط به تحصیل دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود بدون توجه به عمر مفید این اشیاء باید حفظ شود. از این گذشته، برای تأیید هزینه اصلی برای اهداف محاسبه استهلاک و همچنین مالیات بر دارایی، به اوراقی نیاز است. علاوه بر این، بدون سند "اولیه"، شرکت نمی تواند ارزش ملک را هنگام فروش تایید کند. علاوه بر این، این امر هم در مورد دارایی های ثابت و هم سایر دارایی ها صدق می کند. بنابراین، اوراق باید به مدت چهار سال پس از دوره گزارشی که در آن اموال از ترازنامه خارج شده یا فروخته شده است (دوره ای که در آن اموال از ترازنامه خارج شده یا فروخته شده است (فرعی 8، بند 1، ماده 23) نگهداری شود. از قانون مالیات فدراسیون روسیه، نامه وزارت دارایی روسیه به تاریخ 26 آوریل 2011 شماره 03-03-06/1/270).

الزام ویژه برای شرکت های زیان ده. پرداخت کننده مالیات بر درآمد حق دارد پایه مالیات دوره جاری را برای زیان های دوره های مالیاتی قبلی به ترتیب مقرر در ماده 283 قانون مالیات کاهش دهد. زیان ها را می توان برای 10 سال آینده در نظر گرفت.

با این حال، اگر یک شرکت زیان را به آینده منتقل کند، در طول کل دوره استفاده از این مزایا، موظف است اسنادی را که میزان ضرر و زیان وارد شده را تأیید می کند، نگه دارد (بند 4 ماده 283 قانون مالیات فدراسیون روسیه). این ماده به مقامات مالیاتی اجازه می دهد اسنادی را در مورد زیان های گذشته که شرکت در اظهارنامه خود برای دوره جاری اعلام می کند، درخواست کند. بر این اساس، حذف زیان تنها با ارائه اسناد اولیه تأیید کننده نتیجه مالی به دست آمده امکان پذیر است.

الزام به ذخیره اسناد مربوط به ضرر و زیان در کل دوره حذف آنها همچنین برای پرداخت کنندگان مالیات یکپارچه کشاورزی (بند 5 ماده 346.6 قانون مالیات فدراسیون روسیه) و برای "کارگران ساده" (بند 7 از قانون مالیات) اعمال می شود. ماده 346.18 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

رد مطالبات بدباید به مدت چهار سال پس از دوره ای که بدهی طرف مقابل به عنوان بدهی بد شناخته شد نگهداری شود. در این حالت، در صورتی که مدت محدودیت تعهد قطع شده و دوباره شروع به اجرا کند، مدت نگهداری تمدید می شود .

یادآوری می کنیم: مطابق بند 2 بند 2 ماده 265 قانون مالیات فدراسیون روسیه، مبالغ بدهی های بد با هزینه های غیرعملیاتی مالیات دهندگان به عنوان زیان دریافتی در گزارش (مالیات) برابر است. دوره زمانی. چنین هزینه هایی باعث کاهش پایه مالیاتی هنگام محاسبه مالیات بر درآمد می شود. طبیعتا با مدارک پشتیبان.

بنابراین، اسناد حسابداری اولیه که میزان مطالبات را ثابت می کند، ارزش حقوق مالکیت واگذار شده، یعنی مقدار هزینه ها را مشخص می کند. بنابراین، شمارش معکوس مدت نگهداری برای چنین اسنادی باید از لحظه رد بدهی معکوس شروع شود. اگر اسناد را زودتر از موعد از بین ببرید ، شرکت حق تشخیص بدهی های بد را به عنوان هزینه از دست می دهد ، زیرا نمی تواند مبلغ آنها را به مقامات مالیاتی تأیید کند.