Da li je potrebno sastavljati kadrovsku tabelu svake godine? Da li je potrebno svake godine odobravati novi kadrovski raspored ako se ne mijenja?

Rad svakog preduzeća zasniva se na zakonskim aktima različitih nivoa subordinacije. Lokalni dokumenti, usvojeni i objavljeni za samo preduzeće, igraju važnu ulogu u životu svake organizacije.

Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki slučaj je individualan. Ako želiš znati kako reši tačno svoj problem- kontaktirajte konsultanta:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u nedelji.

Brzo je i BESPLATNO!

Lokalni dokumenti takođe uključuju kadrove. Ispod su karakteristike i karakteristike dizajna ovog važnog dokumenta.

Kakav je ovo dokument?

Raspored osoblja je lokalni normativni akt. Na osnovu Statuta preduzeća.

Za ujedinjenje Državna služba za statistiku odobrila je obrazac T-3.

U preduzećima se koristi za registraciju broja zaposlenih, njihovog sastava i strukture.

Uključuje:

• Naziv odjeljenja, dodjeljivanje kodova za njih.
• Naziv radnih mjesta, specijalnosti, zanimanja, kategorija, kvalifikacijska klasa.
• Broj zaposlenih, plata, naknade.

Tabela osoblja je dizajnirana da:

• Formirajte organizacionu strukturu preduzeća.
• Formirati broj odjeljenja i kadrovskih jedinica.
• Kreirajte sistem nagrađivanja zaposlenih.
• Odredite dodatke i njihovu veličinu.
• Olakšati odabir osoblja za upražnjena radna mjesta.

Šta kaže zakon?

Normativna osnova

• Zakon o radu. Art. 15 i 57 sadrže reference na osoblje. To je zbog činjenice da se odgovornosti, prava i naknade zaposlenika zasnivaju na kadrovskoj tabeli.
• Uputstva za . Naznačeno je da se svi upisi unose u radnu knjižicu na osnovu kadrovske tabele.

Ne postoji normativni akt koji precizira obavezu održavanja kadrovskog rasporeda. Uprkos ovoj „rupi u zakonu“, sve kontrolne službe traže ovaj dokument.

Uz nju se provjeravaju i prikupljaju podaci o zaposlenima, naknadi za obavljeni rad i sl. Dakle, njihov nedostatak predstavlja kršenje zakona o radu i povlači novčanu kaznu.

Zaključak: svako preduzeće mora imati kadrovsku tabelu.

Odgovorne osobe. Ko potpisuje?

Rukovodilac preduzeća, rukovodioci kadrovskih i računovodstvenih odjela imaju pravo potpisati tabelu osoblja. To znači da su zaposleni u ovim službama odgovorni za izradu, obradu i unošenje izmjena.

Potpis se stavlja na kraj dokumenta. Ako se tabela osoblja sastoji od više stranica, potpisi se stavljaju na posljednju stranicu u posebnim redovima za potpis.

Tokom početnog razvoja tabele osoblja, kolona za potpise može se uneti na svaku stranicu dokumenta.

Kada i kako izvršiti promjene?

Da li promjene treba vršiti svake godine ili ne odlučuje svaki menadžer pojedinačno. Ovo je planski dokument i preporučljivo je ažurirati ga jednom godišnje.

Godišnje ažuriranje će omogućiti koordinaciju kvantitativnog i kvalitativnog sastava zaposlenih.

Ako je potrebno uvesti ili ukloniti radna mjesta, ukinuti ili dodati odjele, novi dokument se može odobravati rjeđe ili češće.

Promjene se mogu izvršiti na nekoliko načina:

• Ukupna promjena. Dodeljuje mu se novi registarski broj i potvrđuje naredbom (uputstvom).
• Selektivna promjena. Treba biti registrovan u nalogu ili uputstvu. Ova metoda je moguća ako prilagodbe nisu značajne.

Promjene u kadrovskoj tabeli utiču na postojeće osoblje, shodno tome, potrebno je izvršiti prilagodbe radnih dokumenata onih zaposlenih na koje se tiču.

To može biti promjena pozicije, odjela, dodatne odgovornosti, promjena,.

U slučaju promjene radnog mjesta, zaposlenik mora biti obaviješten pisanim putem dva mjeseca unaprijed.

Dakle, izmjena se sastoji od faza:

• Saglasnost zaposlenog da izvrši prilagodbe rasporeda koje se tiču ​​njega.
• Pisanje i prihvatanje naloga (uputstva) za prilagođavanje.
• Pisanje i prihvatanje aneksa za zaposlenog na koga utiču promene.
• Evidentiranje primljenih promjena u radnu knjižicu.

Kako pravilno sastaviti raspored osoblja?

Procedura, faze i pravila popunjavanja

Kada pišete kadrovsku tabelu, trebalo bi da se osvrnete na organizacionu strukturu preduzeća.

To je zbog činjenice da je prilikom sastavljanja rasporeda potrebno navesti odjele koji su dio preduzeća. Zatim popunite standardizirani obrazac.

Faze unosa podataka u standardizovani obrazac:

• Navesti naziv preduzeća prema osnivačkim dokumentima. Ako postoji skraćeni naziv, on također mora biti naznačen - u zagradama ili liniji ispod.
• Navedite OKPO kod.
• Navedite serijski broj prema Dnevniku toka dokumenata. Kada vršite višestruka podešavanja, trebali biste unijeti posebnu numeraciju (na primjer, sa vrijednošću slova).
• U posebnu kolonu upisuje se datum izrade dokumenta. Ne može se uvijek poklapati s vremenom stupanja na snagu. S tim u vezi, u jedinstvenom obliku postoji kolona u kojoj je naznačen datum od kada stupa na snagu.
• U kolonu „Osoblje u broju... jedinica” upisuje se broj službenih jedinica.
• Polja su popunjena.

Sekcije, grafikoni i njihove karakteristike

Odjeljak 1 “Naziv strukturne jedinice”

Uključeni su odjeli, predstavništva i filijale.

Podaci se unose od vrha do dna.

Prvi red označava menadžment preduzeća. Zatim slijedi odjel za finansije, računovodstvo, kadrovski i ekonomski odjel.

Nakon popunjavanja kolona sa odjeljenjima prvog nivoa podređenosti, potrebno je unijeti podatke o proizvodnji.

Sve radionice i prostori su naznačeni. Nakon ovog nivoa unose se podaci o uslužnim odjelima (na primjer skladištu).

Odjeljak 2 “Šifra strukturne jedinice”

Uz pomoć ovog odeljka jasno je vidljiva hijerarhijska struktura preduzeća.

Da biste olakšali popunjavanje ove kolone, trebali biste koristiti industrijske klasifikatore.

Svakoj strukturnoj jedinici se dodjeljuje specifična šifra kako bi se olakšao protok dokumenata.

Zadatak počinje od velikog prema malom. Na primjer, odjeljenje - 01, odjeljenja u odjeljenju - 01.01, 01.02, itd., u odjeljenskoj grupi 01.01.01, itd.

Kolona 3 „Pozicija (specijalnost, profesija), čin, klasa (kategorija) kvalifikacija zaposlenog”

Rubrika se popunjava na osnovu Klasifikatora radničkih zanimanja, radnih mjesta i tarifnih kategorija.

Za organizacije koje se finansiraju iz federalnog budžeta, upotreba klasifikatora je sastavni dio procesa toka dokumenata.

Podaci se unose u ovu kolonu u skladu sa karakteristikama delatnosti svakog preduzeća.

Odjeljak 4 “Broj jedinica osoblja”

Sadrži podatke o broju radnih jedinica. Kadrovske jedinice budžetske organizacije odobravaju organizacije višeg nivoa.

U vanbudžetskom preduzeću, broj zaposlenih je određen njegovim potrebama i ekonomskom izvodljivošću. Ako preduzeće ima osoblje koje radi po stopi od 0,5 ili 0,25, tada se prilikom popunjavanja ovog odjeljka navode udjeli.

Slobodna radna mjesta su uključena u broj slobodnih kadrovskih jedinica.

Primjer kadrovske tablice sa stopom od 0,5:

Odjeljak 5 „Tarifna stopa (plata) itd.“

Ova sekcija sadrži podatke o platama po pozicijama.

Uz pomoć tarifnog iznosa zaposlenima se vrši naknada za obavljanje poslova u skladu sa ugovorom o radu. Ovaj način plaćanja se aktivno koristi u državnim preduzećima i organizacijama. Prilikom obračuna plata potrebno je pozvati se na Jedinstveni tarifnik.

Plata je fiksna naknada za obavljanje poslova koji su direktno određeni ugovorom o radu.

Plata se formira za određeni vremenski period (mjesec, kvartal, polugodište).

Utvrđivanje plata zaposlenih u budžetskim organizacijama vrši se na osnovu Jedinstvenog tarifnog rasporeda. Preduzeća u privatnom vlasništvu zasnivaju se na finansijskim mogućnostima, ali ne nižim od minimalne zarade, koja ne uključuje bonuse, dodatke, isplate za posebne uslove rada itd.

Podaci su navedeni u rubljama.

Odjeljak 6-8 “Dodaci i doplate”

Sadrži podatke o stimulativnim isplatama, naknadama (bonusima, ), utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije („sjeverni“, za akademsku diplomu) i uvedenim prema diskreciji organizacije (vezano za uslove rada).

Za preduzeća i organizacije koje se finansiraju iz državnog budžeta, iznos naknada utvrđuje Vlada Ruske Federacije, za privatne - rukovodstvo preduzeća.

Naknade se određuju u procentima od plate. Dodatna plaćanja su fiksna.

Odjeljak 9 "Ukupno"

Sumiraju se kolone 5 - 8. Navedeni su svi troškovi u toku mjeseca.

Odjeljak 10 Napomena

Izmjene i pojašnjenja se vrše u koloni prema kadrovskoj tabeli.

Kada se sastavlja i odobrava?

Kadrovska tabela se sastavlja prilikom otvaranja novog preduzeća, filijale, podružnice i sl. i prilikom bitnih promjena.

S obzirom na to da se plate isplaćuju mjesečno, najispravnije je odrediti datum stupanja na snagu prvog dana u mjesecu.

Kadrovski raspored se odobrava na osnovu naredbe ili uputstva koju potpisuje rukovodilac preduzeća ili ovlašćeno lice.

Takođe u tabelu osoblja, odgovarajuće detalje treba uneti u kolonu „Odobreno“. Zatim se podaci unose u Registracijski dnevnik, nakon čega se broj upisuje u nalog. Zatim, nakon procedure odobrenja, tabela osoblja se šalje na skladište.

Uzorak punjenja 2019:

Važne nijanse

Zaokruživanje jedinica osoblja

Prilikom uvođenja nivoa osoblja, tabela može sadržavati cijele jedinice i razlomke.

Postoje dvije opcije za zaokruživanje jedinica osoblja:

• Zaokruživanje se vrši za svaku podjelu.
• Kadrovske jedinice su zaokružene u nekoliko odjela.

pri čemu:

• Opklade manje od 0,13=0, tj. se odbijaju.
• Stope od 0,13–0,37 su ekvivalentne 0,25 pozicija sa punim radnim vremenom.
• Opklade 0,38-0,62 se zaokružuju na 0,5 opklade.
• Redovne stope od 0,63-0,87 su ekvivalentne stopama od 0,75.
• Preko 0,87 - puna stopa.

Izrada kadrovskog rasporeda za individualne preduzetnike

Prema zakonu, individualni preduzetnik može zaposliti radnike. Od trenutka kad su zaposleni primljeni, on postaje poslodavac i mora održavati kadrovski raspored. Izuzetak su slučajevi kada su obaveze i oblik aktivnosti zaposlenog detaljno opisani u ugovoru o radu.

Osoblje pomaže da se riješite poteškoća nepredvidivih situacija u radu sa osobljem.

Prilikom sastavljanja kadrovske tablice za individualne poduzetnike, vrijedi se pridržavati istih principa i pravila kao i za velike kompanije.

Ali u najmanju ruku, vrijedi popuniti kolone 1-5.

Izrada kadrovske liste u budžetskoj instituciji

Kadrovski sastav je sastavni dio rada svake budžetske organizacije. Takođe je sastavljen prema standardizovanom obrascu T-3 u skladu sa svim gore navedenim principima i karakteristikama.

Međutim, za budžetske institucije je obavezno korištenje:

• Sveruski klasifikator radničkih profesija, radnih mjesta i tarifnih kategorija.
• Kvalifikaciona knjiga za rukovodeće, specijalističke i druge zaposlene.
• Jedinstveni tarifno-kvalifikacijski imenik poslova i zanimanja radnika (UTKS).

Prilikom izrade i uvođenja kadrovskih kapaciteta u državnim preduzećima potrebno je pozvati se na industrijske propise.

Upoznavanje zaposlenih

U propisima koji se odnose na pitanja rada navedeno je: poslodavac je dužan da upozna zaposlene sa internim pravilnikom o radu, kao i drugim lokalnim propisima koji direktno utiču na njegove radne aktivnosti.

Upoznavanje se vrši uz potpis. Shodno tome, ako je tabela osoblja lokalni normativni akt, tada bi se upoznavanje s njim trebalo provesti na isti način.

Iz navedenog treba zaključiti da je u svakom preduzeću potrebno održavati kadrovski raspored. Radi pojednostavljenja rada sa osobljem, usvojen je standardizovani obrazac T-3. Njegova upotreba će pojednostaviti rad i interakciju sa regulatornim tijelima.

Protok dokumenata je neophodan kako bi se pratili različiti indikatori performansi kompanije tokom vremena. Bez toga, organizacija procesa je prilično haotična. Budući da su u savremenom svijetu kadrovi glavna imovina svake kompanije, dokumenti koji se odnose na upravljanje ljudskim resursima moraju se održavati što preciznije i korektnije.

Jedan od takvih dokumenata je tabela osoblja, o zamršenosti rada s kojom se raspravlja u ovom članku. Omogućava vam da uspostavite nivo osoblja u odjelima organizacije, analizirate organizacijsku strukturu i sistem nagrađivanja, a također olakšava proces odabira osoblja za slobodna radna mjesta u kompaniji.

Čemu služi ovaj dokument, da li je obavezan?

Kadrovska tabela je neophodna kako bi se mogle opravdati situacije otpuštanja radnika zbog smanjenja broja zaposlenih u slučaju njihove žalbe sudu. Može poslužiti i kao opravdanje (zbog odsustva određene pozicije). Stoga je kompetentna izrada ovog dokumenta osnova za pravnu odbranu interesa kompanije.

Osim toga, inspekcijske kompanije (posebno, inspekcije rada) često zahtijevaju njegovo prisustvo tokom inspekcija. Nedostatak dokumenta spada u kršenje zakona Ruske Federacije o zaštiti rada. Shodno tome, prema Zakonu o upravnim prekršajima Ruske Federacije (član 5.27), organizacija koja ne obezbijedi raspored suočava se s novčanom kaznom u granicama od 30 do 50 hiljada rubalja Uz to, službenik će biti kažnjen (iznos varira od 1 do 5 hiljada rubalja).

Konačno, bez kadrovskog rasporeda nije moguće dokazati da kompanija u trenutku otpuštanja nije imala mogućnost da zaposlenima obezbijedi alternativna slobodna radna mjesta.

dakle, prisustvo ovog dokumenta nije obavezno sa stanovišta zakonodavstva Ruske Federacije, a u teoriji, odluka porezne ili inspekcije rada o izricanju novčane kazne može se osporiti na sudu. Međutim, u praksi, svaka kompanija treba da vodi dokument kako bi sprečila moguće konfliktne situacije. Važno je shvatiti da je za budžetske organizacije njegovo prisustvo propisano zakonom.

Zahtjevi za to

Budući da je tabela osoblja takozvani lokalni regulatorni akt, za njega nema mnogo posebnih zahtjeva:

• Jedna od glavnih je činjenica da je kompanija dužna da sačini ovaj dokument u skladu sa saveznim zakonom. jedinstveni obrazac T-3. Ne može se skratiti (sve potrebne tačke moraju biti prisutne), ali se mogu unijeti dodatni podaci.
• Raspored mora biti stavljen na snagu od prvog dana u mjesecu.
• Veoma je važno da svaka stranica bude numerisana.
• Dokument mora biti uvezan, imati pečat organizacije, potpis rukovodioca i osobe odgovorne za njegovu pripremu.

Ko radi kompilaciju?

U ovom trenutku, zakonodavstvo ne definiše jasno ko treba da izradi dokument.

U preduzećima sa razgranatom organizacionom strukturom, odgovornost za sastavljanje mogu biti na zaposlenima sledećih odeljenja:

• personalna služba;
• računovodstvo;
• pravna služba (najmanje uobičajena situacija).

U malim preduzećima to može da uradi direktor ili bilo koja druga osoba koju on ovlasti. U tom slučaju se izdaje nalog na ime određenog zaposlenika koji će raditi s ovim dokumentom. Druga mogućnost da se utvrdi ko je odgovoran je da se ova činjenica navede u opisu posla ili ugovoru o radu.

Da biste pojednostavili postupak sastavljanja, potrebno je navesti njegove nijanse u uputama za kancelarijski rad:

• rokovi i osnovna pravila za izradu/izmjene;
• obrazac naloga za odobravanje rasporeda i izmjena;
• odgovorna lica za formiranje dokumenta i potpisivanje naloga;
• zaposlenike sa kojima trebate usaglasiti nacrt rasporeda ili njegove izmjene;
• sastav propisa koji regulišu sva pitanja u vezi sa tim.

Kako se to tvrdi?

Nakon što je sastavljena tabela osoblja, ona mora biti odobrena. Prije nego što konačni obrazac bude spreman za potpisivanje, potrebno ga je dogovoriti sa zaposlenima navedenim u uputstvu.

Nakon toga, izjava se mora dati posebnim nalogom ili uputstvom, koji mora biti potpisan ili od strane rukovodioca preduzeća ili ovlašćenog lica. U nalogu se moraju navesti datumi pripreme, odobrenja i stupanja na snagu – mogu se podudarati ili razlikovati jedan od drugog, ali datum stupanja na snagu ne može biti raniji od datuma pripreme ili odobrenja.

Struktura i redosled punjenja

Prije svega, jedinstveni obrazac mora sadržavati niz detalja (oni su potrebni za svaki računovodstveni dokument):

• naziv i broj dokumenta;
• datum njegove pripreme;
• Ime kompanije;
• potvrda činjenice aktivnosti i iskazivanja vrijednosti u naturi ili novčanom mjerenju;
• ime i potpis osobe odgovorne za ispravnu pripremu.

Tabela mora sadržavati sljedeće informacije (s lijeva na desno):

• strukturna podjela;
• šifra odjeljenja;
• pozicija, čin, kvalifikaciona klasa (na primjer, inženjer kategorije 1);
• broj jedinica osoblja;
• plata (navedena u rubljama, jedinice mjere su samo u zaglavlju tabele - na primjer, 20.000,00);
• naknade (u rubljama) - na primjer, za akademski stepen. za njih su dodijeljene 3 kolone;
• ukupno, rub. – u ovoj koloni se navodi ukupan iznos zarada;
• Bilješka.

Nakon što popunite sve kolone u tabeli, morate popuniti red "Ukupno". U njemu morate sumirati sve vrijednosti ​​​u kolonama (iznosi plata, koliko će kadrovskih jedinica biti, itd.). Nakon toga se stavljaju potrebni potpisi i pečat.

Proces formiranja i popunjavanja 1C programa možete pogledati u sljedećem videu:

Kako da izvršim promjenu?

Za 2019. postoje 2 glavna načina da izvršite promjene u tabeli osoblja:

1. Dakle, možete direktno promijeniti ovaj dokument kreiranjem novog, koji će imati sljedeći registarski broj. U tom slučaju, nova opcija mora biti odobrena nalogom za glavnu djelatnost.
2. Međutim, najčešće su napravljene promjene prilično male. U ovom slučaju, dovoljno je formalizirati promjene. Naredba se može nazvati na sljedeći način: “O promjeni kadrovskog rasporeda” ili “O izmjeni osoblja”.

Međutim, ovaj postupak mora imati opravdanje. To mogu biti sljedeći razlozi:

• potreba za optimizacijom administrativnih aktivnosti;
• unapređenje organizacione strukture preduzeća;
• sprovođenje reorganizacije;
• otklanjanje dupliciranja funkcija i stvaranje centara odgovornosti;
• promjene u zakonodavstvu Ruske Federacije;
• potreba za organizovanjem aktivnosti na unapređenju aktivnosti određenog odeljenja u kompaniji;
• smanjenje osnovne djelatnosti, njeno proširenje ili diversifikacija.

Ako se radno mjesto zaposlenog preimenuje, prije izmjene mora dobiti njegovu pismenu saglasnost.

Period skladištenja i učestalost kompilacije

U zakonodavstvu Ruske Federacije ne postoje pravila koja bi regulirala učestalost sastavljanja kadrovske tablice. Ako kompanija ima visok nivo fluktuacije osoblja, preporučljivo je to planirati jednom mjesečno. Međutim, najčešće se sastavlja jednom svakih 6 ili 12 mjeseci, mijenjajući se samo ako je potrebno. To je zbog činjenice da je takav raspored takozvani planski dokument.

Moguće je i sastavljanje T-3 obrasca na nekoliko godina - ali to mogu učiniti samo one kompanije koje ne planiraju prilagođavanje kadrova, uvođenje novih radnih mjesta ili uklanjanje nekih od postojećih.

Stoga se ova opcija ne može smatrati prikladnom u vrijeme 2019. godine – krizni uslovi primoravaju organizacije da stalno mijenjaju različite aspekte svojih aktivnosti.

Što se tiče roka čuvanja, u ovom trenutku dokument mora biti pohranjen u kompaniji u roku od 3 godine. U ovom slučaju, ovaj period se računa od naredne godine nakon godine u kojoj je raspored prestao da važi. Aranžmani osoblja (koji mogu poslužiti kao laka alternativa dotičnom papiru) moraju se čuvati 75 godina.

Zdravo! Da li ste ikada čuli za takav dokument kao što je „Razpored zaposlenih u organizaciji“? Ali ovo je dokument na osnovu kojeg se obračunavaju plate, zapošljavaju i otpuštaju zaposleni. Sada ćemo pokušati detaljno razgovarati o tome koje funkcije SR obavlja i kako ga pravilno sastaviti.

Šta je "raspored osoblja"

Svako od vas je barem jednom u životu bio u HR odjelu nekog preduzeća. Vjerovatno ste vidjeli bezbroj foldera i ličnih fajlova zaposlenih. Sigurno je mnoge zanimalo kako zaposleni u ovom odjelu prikupljaju i pamte podatke o svim pozicijama, zaposlenima itd.

I sve je prilično jednostavno. Imaju dokument koji se zove tabela osoblja.

Tabela osoblja (SH)- ovo je regulatorni dokument koji daje informacije o svim pozicijama preduzeća, broju zaposlenih sa punim radnim vremenom, veličini njihovih tarifnih stavova i visini naknada.

Drugim riječima, ovo je dokument koji sadrži generalizovane podatke o broju zaposlenih u preduzeću i raspoloživim pozicijama. Osim toga, tabela osoblja pokazuje platu za svaku poziciju, uzimajući u obzir sve primjenjive dodatke.
Vrlo često, ovaj dokument pomaže menadžerima preduzeća tokom sudskih postupaka. Na primjer, zbog prinudnog smanjenja osoblja, radnik je dobio otkaz i tužio je bivše rukovodioce. U ovom slučaju, ShR je direktan dokaz zakonitosti radnji okrivljenog.

Zbog važnosti ovog dokumenta, sve stranice su numerisane, pertlane i zapečaćene.

• Preuzmite uzorak naloga za odobrenje kadrovskog rasporeda

• Preuzmite Obrazac za zapošljavanje N T-3

Kadrovske funkcije

Kao i svaki dokument, ShR obavlja niz funkcija. Glavni su:

• Mogućnost organizovanja radnog vremena osoblja;
• Obračun mjesečnih plata zaposlenih;
• Službena registracija novozaposlenih radnika;
• Zadržavanje pravila unutrašnje dnevne rutine;
• Prebacivanje registrovanih radnika sa jednog radnog mesta na drugo itd.

Kadrovska tabela je obavezan dokument

Svako preduzeće ima veliku količinu dokumentacije. Postoje dokumenti koji se neometano održavaju, a postoje i oni koji se stvaraju iz nužde. Na pitanje "Da li je ShR obavezan dokument?" nemoguće je dati definitivan odgovor.

To je zbog činjenice da zakon o radu ne zahtijeva prisustvo radne snage u preduzeću. Ali ako razmotrimo ovo pitanje na osnovu zahtjeva Roskomstata, ispada da je ovaj dokument neophodan, jer to je primarna dokumentacija za obračun isplata plata.

Iako zakon nigdje ne propisuje jasna pravila, većina organizacija vodi ovu vrstu dokumentacije. Uostalom, glavni dio vladinih inspekcija počinje proučavanjem SR.

Naime, prisustvo ovog dokumenta olakšava život ne samo inspektorima, već i rukovodiocima, kadrovskim i računovodstvenim službama.

Koji je period važenja kadrovske tablice?

Nijedan zvanični dokument ne ukazuje na tačan period važenja ShR-a. Sam menadžer ima pravo da naznači period u kojem se ovaj dokument sastavlja. Najčešće se obnavlja svake godine i stupa na snagu 1. januara. Prilikom sastavljanja ShR-a navodi se datum njegovog važenja. Ali ako ne navedete datum, dokument se smatra neograničenim i ne treba ga prepravljati.

Koliko i gdje je pohranjena tabela osoblja?

Na osnovu uredbe Saveznog arhiva, ShR, nakon isteka, mora se čuvati u preduzeću 3 godine. A rok trajanja kadrovskih aranžmana je 75 godina.

Raspored osoblja– opcioni dokument za svako preduzeće, koji se kreira na osnovu kadrovske tabele. To je mobilna verzija HR-a i uključuje detaljnije informacije o zaposlenima u kompaniji (navedena su puna imena radnika, invalidska grupa itd.).

Ko se nadoknađuje

Prije nego počne kreirati dokument, menadžer izdaje nalog za promjenu kadrovske tablice, gdje imenuje zaposlenika koji će ga sastaviti.

To može biti apsolutno svaki zaposlenik organizacije. Ali najčešće se takav posao povjerava zaposlenicima kadrovske službe, računovodstva ili inženjera standarda rada.

Koliko primjeraka ShR-a treba biti u proizvodnji?

Prilikom sastavljanja SR-a izrađuje se jedna kopija. Stoga se original i kopija moraju čuvati u kadrovskoj službi i računovodstvu.

Promjena osoblja

Ponekad je potrebno izvršiti izmjene postojećeg SR. To se radi u nekoliko slučajeva:

1. Ako dođe do reorganizacije preduzeća;
2. Ukoliko je potrebno optimizirati i unaprijediti radnu aktivnost upravljačkog aparata;
3. Ako izmjene zakonodavstva zahtijevaju obavezne izmjene i dopune ShR-a;
4. U slučaju promjene kadrovskih pozicija ;
5. Promjene pozicije u kadrovskoj tabeli;
6. Promjene u platama u kadrovskoj tabeli.

Ako su promjene male i ne zahtijevaju stvaranje novog HR-a, tada menadžer izdaje nalog za izmjenu kadrovske tablice. Nakon čega odgovorni službenik vrši izmjene i dopune važećeg dokumenta.

Prilikom izmjena kadrovskog rasporeda, uprava nije dužna pismeno obavijestiti zaposlene.

Drugi način da se izvrši izmjena je stvaranje novog ShR-a.

Za bilo kakve promjene u SR, potrebno je izvršiti izmjene i dopune radnih knjižica i ličnih karata zaposlenih. Prije nego što to učinite, morate dobiti pismenu dozvolu za ovu radnju od zaposlenih.

Na primjer, ako se tekst naziva radnog mjesta neznatno promijeni, zaposlenik mora biti obaviješten u pisanoj formi. Tek nakon toga se vrše izmjene u njegovoj radnoj knjižici.

Ako se promjene odnose na visinu zarada, u ovom slučaju zaposleni se obavještava pismeno 2 mjeseca unaprijed. Ove izmjene se istovremeno vrše i na ugovor o radu.

Postoji li obavezan obrazac za zapošljavanje?

Za sastavljanje SR najčešće se koristi unificirani. To je obrazac - tabela u koju treba da unesete podatke.

Većina organizacija uzima oblik T-3 kao osnovu i „prilagođava“ ga tako da odgovara njihovom preduzeću. Ovo je dozvoljeno, odnosno jedinstvena forma ovog dokumenta nije obavezna.

U slučajevima kada preduzeće ima državni oblik upravljanja, onda se tabela osoblja sastavlja prema svim pravilima.

Struktura kadrovske tabele organizacije

SR se sastoji od “zaglavlja”, tabele i podataka o osobama koje su potpisale ovaj dokument.

Prvi dio dokumenata sadrži sljedeće informacije:

• Naziv organizacije, prema osnivačkim dokumentima;
• Datum početka ShR-a, njegov broj i period važenja. Numeracija se može dodijeliti proizvoljno.
• Datum i broj naredbe kojom se odobrava kadrovski raspored;
• Ukupno osoblje.

Drugi dio je zbirka podataka za sve pozicije. Pogledaćemo to malo kasnije.

Treći dio sadrži imena i položaje ljudi koji su potpisali ovaj dokument. Najčešće je to šef kadrovske službe i glavni računovođa.

Kako napraviti raspored osoblja

Nadamo se da niko nije imao pitanja prilikom popunjavanja „zaglavlja“, pa pređimo na popunjavanje same tabele.

1 kolona . Naziv strukturne jedinice. Treba ih navesti po podređenosti. Na primjer, administracija, sekretarijat, finansijski odjel, računovodstvo, itd.;

2 counts. Šifra odjela. Numerimo podjele od vrha do dna (01,02,03, itd.);

3 counts. Naziv posla. Podaci se unose u imenskom padežu bez skraćenica, u jednini, vodeći se kvalifikacionim i tarifnim imenicima;

4 counts . Broj jedinica osoblja. Ova kolona pokazuje koliko ljudi na jednoj poziciji treba preduzeću. Ova vrijednost može biti cijeli broj ili razlomak. Na primjer, 2,5 može značiti da će 2 zaposlena raditi puno radno vrijeme i jedan skraćeno radno vrijeme;

5th Earl . Visina plate, tarifni stav ili bonusi. Navedeno u rubljama za svaku poziciju. Ako, na primjer, rade 2 računovođe, ali im menadžer isplaćuje različite plate, tada se u tabeli osoblja navodi jedna plata, a u koloni dodatka navedena su dodatna plaćanja. Odnosno, plata radnika na istoj poziciji treba da bude ista;

6, 7, 8 kolona . Naknade za posebne uslove rada. Možda ne postoje, tada se u kolone stavljaju crtice. Ali ako zaposleni radi noću, na praznicima ili čisti kupatilo. čvorovi itd., onda mu se po zakonu mora isplatiti određena naknada;

9th Earl. Za samo mesec dana. Podaci u kolonama 5,6,7,8 se sumiraju, a zatim množe sa brojem kadrovskih jedinica za svako radno mjesto;

10th Earl . Bilješka. Lokalni regulatorni akt može biti naznačen na osnovu kojeg se isplaćuju plate;

Nakon unosa podataka potrebno je sumirati rezultate 4 I 9 kolona. Tako saznajemo broj kadrovskih jedinica u kadrovskoj tabeli i mjesečnom fondu zarada.

Odobrenje osoblja

Prema pravilima za odobravanje kadrovske tablice, nakon prikupljanja i provjere svih podataka, kadrovsku dokumentaciju potpisuju menadžer, glavni računovođa i šef kadrovske službe. Nakon čega rukovodilac preduzeća izdaje nalog za stavljanje ovog dokumenta na snagu.

Zaključak

SR nije obavezan, ali veoma važan dokument za svaku organizaciju. Na osnovu toga, možete ili prihvatiti novi. Osim toga, uz njegovu pomoć, obračunavaju se plate zaposlenima kompanije.

Ovaj dokument nije striktno reguliran, tako da se može “prilagoditi” za svaku organizaciju i po potrebi mijenjati. Ovo je spas za menadžera tokom inspekcija koje vrše vladine agencije.

10.01.2018, 11:39

Stigla je Nova 2018. Da li je potrebno naredbom svake godine odobravati kadrovski raspored? Ovo pitanje se često postavlja među kadrovskim službenicima. Nećete odmah moći shvatiti da li ovaj dokument treba ažurirati ili mu nije potrebno ponovno odobrenje. U svakom slučaju, želite da uradite sve kako treba. Na kraju krajeva, niko ne želi da krši važeće zakonodavstvo. Razgovaraćemo o tome da li treba svake godine usvajati kadrovsku tabelu ako nema promjena.

Lista pozicija

Šta je zapošljavanje? Ovo je dokument koji predstavlja spisak strukturnih odjela kompanije, nazive radnih mjesta, specijalnosti, s naznakom kvalifikacija, kao i podatke o odgovarajućem broju kadrovskih jedinica. Osim toga, tabela osoblja sadrži informacije o službenim platama, naknadama i mjesečnom fondu zarada (član 57 Zakona o radu Ruske Federacije, odjeljak 1 uputstava, odobren Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara, 2004. br. 1).

Unatoč činjenici da radno zakonodavstvo ne sadrži poseban zahtjev za sve poslodavce da sastave tabelu osoblja, bolje je sastaviti ovaj dokument. Uostalom, ako imate osoblje na raspolaganju, možete jasno vidjeti strukturu organizacije i izračunati potreban iznos novca za održavanje osoblja. S tim u vezi, stručnjaci za ljudske resurse mogu imati pitanje koliko često treba odobravati tabelu osoblja.

Za tabelu osoblja obezbeđen je jedinstveni obrazac br. T-3, odobren Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 01.05.2004. br. 1. Međutim, trenutno je upotreba jedinstvenih obrazaca obavezna samo za budžetske organizacije. Sva ostala preduzeća mogu koristiti objedinjene forme i obrasce razvijene samostalno (članovi 7, 9 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ). Ispravnost ovih zaključaka potvrđuju službenici Ministarstva finansija (pismo Ministarstva finansija Rusije od 4. decembra 2012. br. PZ-10/2012).

Nema potrebe za novim štandom

Većina ruskih organizacija ima osoblje. Stoga je pitanje prilično popularno među kadrovskim službenicima: da li je potrebno godišnje odobravati novi broj zaposlenih? Recimo odmah da kadrovski raspored nema datum isteka. Ako u kompaniji ne dođe do promjena u ovoj oblasti, nema potrebe za ponovnim odobravanjem postojećeg dokumenta.

Druga je stvar kada je došlo do organizacijskih promjena u kompaniji, npr.

• organizacija se širi i otvara nova radna mjesta;
• Kompanija doživljava smanjenje osoblja ili broja.

U takvoj situaciji kadrovski raspored se mijenja, te je potrebno odobriti njegovo novo izdanje (klauzula 1. dopisa Rostruda od 22. marta 2012. godine br. 428-6-1).

Analizirajući navedeno, proizlazi da nema potrebe da se svake godine odobrava kadrovski raspored ako se nije mijenjao.

Prilikom kadrovskih izmjena potrebno je izvršiti prilagodbe ugovora o radu sa zaposlenima u organizaciji na čije radnje utiču novine. Na primjer, promijenio se naziv pozicije ili odjela u kojem zaposleni radi. Ovo se objašnjava činjenicom da se naziv pozicije i naziv strukturne jedinice odnose na bitne uslove ugovora.

Dakle, zakon ne utvrđuje kada treba da se odobri kadrovski raspored za narednu godinu. Promjene je potrebno izvršiti samo kako se ispravlja sam dokument.

Kadrovska tabela, kao kadrovski dokument, mnogima postavlja mnoga pitanja. Na primjer, koliko često ga treba sastavljati, kako ispravno popuniti jedinstveni obrazac i da li je ovaj normativni akt obavezan. Da bismo razjasnili situaciju, vrijedi se detaljnije pozabaviti nekim pitanjima.

Zašto vam je uopšte potreban kadar?

Tabela osoblja je dokument neophodan za formiranje kadrovske strukture i broja organizacije u potpunosti u skladu sa Statutom preduzeća. Ovaj dokument sadrži spisak strukturnih podjela organizacije, spisak radnih mjesta, nazive specijalnosti i zanimanja koji ukazuju na kvalifikacije, kao i podatke o potrebnom broju pojedinih kadrovskih jedinica. Za njegovo sastavljanje koristi se jedinstveni obrazac T-3, koji je odobren Rezolucijom Državnog komiteta za statistiku Rusije.

Sa stanovišta poslodavca, kadrovska tabela obavlja niz važnih funkcija i omogućava maksimalnu optimizaciju i racionalizaciju rada institucije. Korištenje tabele osoblja omogućava vam da jasno vidite cjelokupnu strukturu organizacije sa njenim odjeljenjima, evidentirate broj jedinica osoblja, kontrolišete broj i kvalitetu zaposlenih, pratite sistem plata i iznos naknada. A kada se pojave slobodna radna mjesta, to uvelike pojednostavljuje odabir osoblja.

Da li je tabela osoblja obavezan dokument?

Zanimljivo je da na ovo pitanje nema jasnog odgovora. S jedne strane, Zakon o radu se bavi pitanjem kadrova, budući da se ovaj dokument odnosi na radnu funkciju zaposlenog u organizaciji i naknade osoblja. A u ugovoru o radu stoji da radnik obavlja poslove u skladu sa radnim rasporedom. Postoji jedinstveni obrazac kadrovskog rasporeda, a ovaj dokument se spominje i u Uputstvu za vođenje radnih knjižica (upisi u radnu knjižicu se vrše uzimajući u obzir naziv radnog mjesta u skladu sa kadrovskom tablicom). To znači da organizacija mora imati tabelu osoblja. Ali, s druge strane, ni u jednom regulatornom aktu se direktno ne navodi obaveza poslodavca da uvede kadar. Pa ipak, bolje je sastaviti ovaj kadrovski dokument, jer ga većina inspekcijskih tijela smatra obaveznim za svaku organizaciju.

Na primjer, porezne vlasti i Fond socijalnog osiguranja uvijek traže osoblje kada provode kontrole na licu mjesta. Koristeći ga, provjeravaju ispravnost obračuna premija osiguranja, prikupljaju podatke o stažu osiguranja zaposlenih i prate ispravnost oporezivanja. Činjenica da tabela osoblja nije porezno knjigovodstvena isprava ne oslobađa poslodavca potrebe da je dostavi tokom inspekcija na zahtjev trećih organizacija. A njegovo odsustvo može se smatrati kršenjem radnog zakonodavstva, za koje se kažnjava kazna za organizaciju u iznosu od 50.000 rubalja. Naravno, može se osporiti na sudu (posebno jer u zakonu ne postoji direktna indikacija o obavezi poslodavca da sastavi tabelu osoblja), ali prvo ćete to morati platiti.

Učestalost izrade rasporeda osoblja

Koliko često trebate kreirati novu tabelu osoblja? Na ovo pitanje takođe nema jasnog odgovora. Ali u ovoj situaciji, trebali biste se voditi logikom: budući da je tabela osoblja planski dokument, preporučljivo je sastaviti ga za jednu kalendarsku godinu ili šest mjeseci. To će omogućiti, ako je potrebno, da se regulira broj osoblja organizacije i njen kvalitativni sastav. Ali, u isto vrijeme, moguće je odobriti kadrovsku tabelu na nekoliko godina (ako organizacija ne treba da uvodi nova radna mjesta).

Ko izrađuje i odobrava raspored osoblja?

Ako kompanija nema kadrovsku tabelu, ali je menadžment odlučio da je izradi, postavlja se razumno pitanje: ko bi to trebao učiniti? Na ovo zakonodavstvo opet ne daje nedvosmislen odgovor. Stoga menadžer to može učiniti sam, određujući krug odgovornih osoba koje će mu pomoći. Logično bi bilo da se radi o kadrovskim radnicima, šefu računovodstva, zaposlenima u odjelu pravnog ili ekonomskog planiranja. A ako preduzeće ima odjel za organizaciju rada i nadnica, možete im povjeriti ovaj posao. Odgovornosti za izradu i izradu kadrovske liste za 2014. godinu mogu se ogledati u ugovoru o radu zaposlenog ili njegovim funkcionalnim odgovornostima.

Odobrenje kadrovskog rasporeda odnosi se na ovlaštenja rukovodioca organizacije ili osobe na koju se ta ovlaštenja prenose naredbom rukovodioca. Da bi odobrio kadrovski raspored, rukovodilac mora potpisati posebnu naredbu ili instrukciju. Detalji ovog dokumenta moraju se navesti u polju jedinstvenog obrasca T-3 „Odobreno naredbom organizacije od „__“_______20__br.__“. U ovom slučaju, datum odobrenja i datum stupanja na snagu tabele osoblja se možda neće poklapati (datum stupanja na snagu je obično kasniji).

Koliko dugo se vodi tabela osoblja?

Rosarhiv utvrđuje određene periode skladištenja za standardne upravljačke dokumente, prema kojima se tabela osoblja institucije mora čuvati tri godine, počevši od godine nakon one u kojoj je dokument postao nevažeći. Što se tiče kadrovskih aranžmana, o kojima će biti riječi u sljedećem odjeljku, oni se čuvaju sedamdeset pet godina nakon što se sastavljaju novi.

Kadrovska pomoć je pomoć u radu HR odjela

U nekim organizacijama odjel za ljudske resurse održava tabelu kadrova - mobilnu verziju kadrovske tabele, koja odražava sva slobodna radna mjesta, kao i sve informacije o popunjenim pozicijama (puna imena trenutno zaposlenih, status pozicije itd.). Kadrovski raspored daje potrebne informacije o kadrovskim promjenama, sadrži kadrovske brojeve zaposlenih, podatke o stažu i kategorijama (maloljetnici, invalidi, penzioneri, djeca do tri godine i dr.) zaposlenih.

Prilikom sastavljanja kadrovske strukture, kao osnova se uzima trenutna kadrovska tabela kojoj se dodaju potrebne kolone. Ovaj dokument nije obavezan i organizacija ga ne mora održavati. Ali kadrovski aranžman je prilično zgodan dokument, posebno za velike organizacije, koji vam omogućava da optimizirate rad kadrovskih službenika i jasno kontrolirate popunjavanje upražnjenih radnih mjesta. Stoga se često koristi kao interni dokument.

Tabela osoblja: pravila za sastavljanje

Razmotrimo izradu tabele osoblja na osnovu jedinstvenog obrasca T-3. Da biste dobili popunjen dokument, potrebno je samo da popunite obrazac, slijedeći Upute za popunjavanje obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije.

"Kapa". Prilikom popunjavanja „zaglavlja“ potrebno je navesti naziv organizacije u polju „Naziv“ (ovo se radi u skladu sa potvrdom o registraciji), OKPO kod, broj dokumenta i datum pripreme. U polju „Kadrovska tabela za period...“ potrebno je navesti samo datum stupanja na snagu ovog dokumenta.

• Kolona 1 “Ime”. Navodimo naziv strukturne jedinice, radionice, predstavništva, filijale, raspoređujući strukturne jedinice prema postojećoj hijerarhiji.
• Kolona 2 “Šifra”. Navodimo šifru strukturne jedinice koju joj je dodijelio šef organizacije.
• Kolona 3. Navodimo položaj (specijalnost, profesija), čin, klasu (kategoriju) kvalifikacija zaposlenika u skladu sa Sveruskim klasifikatorom profesija i Kvalifikacionim imenikom menadžera i stručnjaka. Ovdje treba uzeti u obzir da radno mjesto na koje je zaposlenik mora zvučati isto i u kadrovskom rasporedu i u ugovoru o radu, kao i u radnoj knjižici.
• Kolona 4 “Broj jedinica osoblja.” Navodimo broj radnih mjesta za relevantne pozicije. Ako postoje nepotpune jedinice, treba ih navesti u razlomcima, na primjer, 2,75. A ako ima slobodnih pozicija, one su takođe naznačene.
• Kolona 5 “Tarifna stopa”. Navodimo platu, tarifni raspored, procenat prihoda, udio u dobiti - sve ovisi o tome kakav sistem nagrađivanja djeluje u određenoj organizaciji. Glavna stvar je navesti iznos u protuvrijednosti u rubljama i zapamtiti da plata (tarifna stopa) ne može biti niža od minimalne plaće.
• Kolone 6, 7, 8 “Dodaci”. Navodimo date isplate podsticaja i kompenzacija. To mogu biti bonusi, dodatna plaćanja, stimulativne isplate, dodaci, koji mogu biti utvrđeni i zakonodavstvom Ruske Federacije i od strane poslodavca. Takva plaćanja mogu biti fiksni iznosi ili procentualna povećanja.
• Kolona 9. Navedite ukupan iznos u kolonama 5-8. Odnosno, zbrajamo plate i sve potrebne naknade i prikazujemo ukupnu vrijednost u rubljama. Ako su podaci dati kao postotak, prikazujemo postotak.
• Kolona 10 je za bilješke. Ako ih nema, ostaje prazno.

Nakon što su sva polja popunjena, potrebno je da popunite red „Ukupno“. On sumira sve indikatore u vertikalnim kolonama: pokazuje koliko je kadrovskih jedinica predviđeno rasporedom, iznos plata (tarifnih stavova), naknada i iznos mjesečnog fonda zarada.

Kadrovsku tabelu potpisuje šef odjela za ljudske resurse ili ovlaštena osoba, kao i glavni računovođa organizacije. Možete staviti pečat na dokument, ali to nije neophodno.

Promjena osoblja

Čak i utvrđeni rasporedi osoblja moraju se s vremena na vrijeme mijenjati. Razlog za takve promjene može biti potreba za uvođenjem nove jedinice ili odjeljenja u sastav osoblja ili, obrnuto, smanjenje postojećeg osoblja. Osim toga, može postojati potreba za promjenom plata, tarifnih stavova, kao i potreba za preimenovanjem pozicija ili odjela.

Postoje dvije opcije za unošenje promjena u tabelu osoblja:

• izraditi i odobriti novi kadrovski raspored;
• izvršite izmjene u trenutnoj tabeli osoblja.

U prvom slučaju, kadrovska tabela se izrađuje na osnovu postojećeg, ali uzimajući u obzir potrebne izmjene, a primjenjuje se od početka ili sredine kalendarske godine. Ako postoji hitna potreba, onda od početka novog mjeseca.

Što se tiče izmjena postojećeg dokumenta bez njegovog poništavanja, one se vrše u skladu sa naredbom šefa „O promjeni kadrovskog rasporeda“. U samom nalogu mora biti naveden osnov za izmjenu kadrovskog rasporeda (to može biti reorganizacija, smanjenje broja zaposlenih, poboljšanje strukture organizacije, itd.), kao i tačno naznačiti koje promjene treba izvršiti.

U velikoj organizaciji sa razgranatom strukturom, bolje je naznačiti ne samo radna mjesta koja su zahvaćena promjenom, već i strukturne jedinice u kojima se ta radna mjesta nalaze. U tom slučaju, sve promjene u kadrovskom rasporedu moraju biti dostavljene zaposlenima preduzeća, a također se uneti u radne knjižice s obzirom na osnovu (naredbu ili uputstvo).

Smanjenje osoblja: kada napraviti promjene?

Smanjenje osoblja ili broja zaposlenih jedan je od osnova za izmjenu kadrovskog rasporeda, jer smanjenje veličine organizacije podrazumijeva isključivanje pojedinih kadrovskih jedinica iz rasporeda, a smanjenje broja zaposlenih - pozicija. U ovom slučaju, otpušteni radnici podliježu otpuštanju (osim ako se očekuje da budu premješteni na drugo radno mjesto).

Budući da je prilikom otpuštanja zbog smanjenja broja ili broja zaposlenih potrebno obavijestiti o promjenama najkasnije dva mjeseca unaprijed, tek nakon isteka tog roka može stupiti na snagu novi kadrovski raspored. Iako se može unaprijed sastaviti, samo prisustvo nove ili izmijenjene kadrovske liste, koja je već odobrena, potvrdit će podobnost otpuštanja radnika. Ukoliko se otklone okolnosti koje su dovele do odluke o smanjenju, poslodavac ima pravo da ponovo promeni kadrovski raspored u pravcu povećanja broja zaposlenih.

Promjena jedinstvenog obrasca T-3

Rezolucija Državnog odbora za statistiku br. 20 od 24. marta 1999. dozvoljava organizacijama da izvrše izmjene u jedinstvenim obrascima primarne računovodstvene dokumentacije (ova dozvola se ne odnosi na računovodstvo gotovinskih transakcija). Stoga, ako postoji hitna potreba, organizacija može napraviti vlastite izmjene u gotovom obrascu, ali brisanje postojećih detalja nije dozvoljeno. Promjene se mogu odnositi na proširenje ili sužavanje kolona, ​​dodavanje linija ili slobodnih listova. Neophodne ispravke se mogu izvršiti prilikom izrade obrazaca na osnovu jedinstvenog obrasca.