Koji se dokumenti mogu čuvati 3 godine? Pohranjivanje knjigovodstvenih isprava

Koji se propisi moraju poštovati pri određivanju razdoblja čuvanja računovodstvenih dokumenata organizacije? Je li potrebno uvezivati ​​sve knjigovodstvene dokumente pohranjene u računovodstvu organizacije?

Po ovom pitanju zauzimamo sljedeći stav:

Prilikom utvrđivanja razdoblja pohrane dokumenata organizacije, potrebno je voditi se: Zakonom N 402-FZ, Poreznim zakonom Ruske Federacije, Zakonom od 24. srpnja 2009. N 212-FZ, Popisom standardnih arhivskih dokumenata za upravljanje generiranih u tijek aktivnosti državnih tijela, lokalnih vlasti i organizacija, s naznakom rokova skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. N 558.
Dokumenti koji nisu preneseni u arhivu organizacije (s rokom pohrane do uključivo 10 godina) mogu se grupirati kronološkim redoslijedom i spajati, na primjer, u registratore. U tom slučaju mapa mora sadržavati naslov predmeta.

Obrazloženje za poziciju:

Rokovi čuvanja knjigovodstvenih dokumenata

Primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstvena (financijska) izvješća, revizorska izvješća o njima podliježu pohranjivanju od strane gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima za ustrojstvo državnog arhiva, ali ne kraće od pet godina nakon izvještajne godine ( 1. dio čl. 29. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ „O računovodstvu“, u daljnjem tekstu Zakon N 402-FZ).

Rokovi čuvanja elektroničkih isprava (upisnika) utvrđuju se na isti način kao i za dokumentaciju koja se stvara na papiru. Istodobno, gospodarski subjekti moraju pohranjivati ​​dokumente računovodstvenih politika, standarde gospodarskog subjekta, druge dokumente koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata. potpis najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za izradu računovodstvenih (financijskih) izvješća (2. dio članka 29. Zakona br. 402-FZ).

Pri određivanju posebnih rokova pohrane za pojedinačne knjigovodstvene dokumente treba se rukovoditi Popisom standardnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih u procesu rada državnih tijela, jedinica lokalne samouprave i organizacija, s naznakom rokova pohrane, odobrenim Naredbom Ministarstva kulture od Rusija od 25. kolovoza 2010. N 558 (u daljnjem tekstu Popis). Ovaj popis je izrađen i odobren u skladu s odredbama dijela 3. čl. 6, dio 1 čl. 17 Saveznog zakona od 22. listopada 2004. N 125-FZ “O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji” (u daljnjem tekstu Zakon N 125-FZ).

U skladu s točkom 1.4. Popisa, rokovi pohrane dokumenata računaju se od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine završetka njihove papirologije.
Na primjer:

Primarne knjigovodstvene isprave i njihovi prilozi kojima se bilježi činjenica poslovne transakcije i služe kao osnova za knjigovodstvene evidencije (blagajničke isprave i knjige, bankovne isprave, taloni bankovnih čekovnih knjižica, nalozi, obrasci radnog vremena, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos, akti prijem, isporuka, otpis imovine i materijala, potvrde, računi i predujmovi, korespondencija i dr.) čuvaju se 5 godina, uz nadzor (reviziju) (čl. 362. Popisa);

Dokumenti (protokoli, akti, obračuni, izjave, zaključci) o revalorizaciji dugotrajne imovine, utvrđivanju amortizacije dugotrajne imovine, procjeni vrijednosti imovine organizacije pohranjuju se trajno (čl. 429. Popisa);

Akti o prijenosu prava na nekretninama i prometu s njima s prijašnjeg na novog nositelja prava (iz bilance u bilancu) pohranjuju se trajno (čl. 432. Popisa);

Ugovori, sporazumi koji nisu navedeni u pojedinim člancima Popisa - 5 godina nakon isteka ugovora, sporazuma (čl. 436. Popisa). Darovni ugovori, npr. leasing, čuvaju se trajno (čl. 439., 449. Popisa).

Također je potrebno uzeti u obzir da st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije utvrđuje četverogodišnje razdoblje pohrane računovodstvenih i poreznih računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, uključujući dokumente koji potvrđuju primitak prihoda, rashoda (za organizacije i samostalne poduzetnike), kao i plaćanje (po odbitku) poreza.

Ujedno, stavak 4. čl. 283. i st. 7. čl. 346.18 Poreznog zakona Ruske Federacije, koja su posebna pravila, obvezuju obveznike poreza na dobit i poreza plaćenog u vezi s primjenom pojednostavljenog sustava oporezivanja s predmetom oporezivanja dohotka umanjenog za iznos troškova , za pohranu dokumenata koji potvrđuju iznos nastalog gubitka tijekom cijelog razdoblja njegove otplate. Podsjetimo se da porezni obveznici mogu prenijeti gubitke u buduća razdoblja u roku od 10 godina nakon što su ih primili (članak 283. stavak 2., članak 346.18. stavak 7. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Također skrećemo pozornost da se neki rashodi za potrebe poreza na dobit uzimaju u obzir tijekom dužeg razdoblja, npr. dugotrajna imovina (fiksna imovina) i nematerijalna imovina (nematerijalna imovina), ili su razgraničene prirode (uzimaju se u obzir ne u razdoblju njihova nastanka, već u trenutku prodaje imovine (članak 268. Poreznog zakona Ruske Federacije)).

Amortizacija je jedinstveni obračun tijekom razdoblja korištenja dugotrajne imovine i nematerijalne imovine troškova koji čine njihov početni trošak (čl. 256, 257 Poreznog zakona Ruske Federacije). Članak 252. Poreznog zakona Ruske Federacije ukazuje na mogućnost obračunavanja troškova samo ako su dokumentirani.

U tom smislu, rusko Ministarstvo financija objašnjava da je razdoblje pohrane primarnih dokumenata koji odražavaju formiranje početnog troška imovine koja se amortizira, utvrđeno stavcima. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije (4 godine), treba se izračunati od trenutka završetka amortizacije u poreznom računovodstvu (za stjecanje takve imovine) (pismo Ministarstva financija Rusije od 12.2.2016. N 03-03-06/1/7604, od 26.04.2011. N 03-03-06/1/270). To jest, za potrebe poreznog računovodstva, potrebno je pohraniti primarne dokumente koji potvrđuju formiranje početnog troška amortizirajuće dugotrajne imovine i nematerijalne imovine najmanje 4 godine nakon njihove pune amortizacije.

Pritom su stručnjaci financijske službe također napomenuli da se, prema Popisu, dokumenti o utvrđivanju amortizacije dugotrajne imovine pohranjuju trajno.

Ministarstvo financija Rusije, objašnjavajući postupak primjene st. 8. stavak 1. čl. 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, u pismu od 30. ožujka 2012. N 03-11-11/104, navodi se da četverogodišnje razdoblje počinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za pripremu porezna prijava, porez na obračun i uplatu, potvrda o primljenim prihodima i nastalim izdacima. Slično je stajalište navedeno u Odluci predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 24. srpnja 2012. N 3546/12.

Ovo pravno stajalište Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije također se mora uzeti u obzir prilikom uključivanja u troškove:

Gubici u obliku iznosa loših potraživanja (klauzula 2, klauzula 2, članak 265 Poreznog zakona Ruske Federacije, odluke Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 10/09/2012 N VAS-5055/12, od 09.06.2012 N VAS-7081/12). Primarni dokumenti koji potvrđuju njihov nastanak moraju biti dostupni na datum obračuna gubitka;

Gubici navedeni u stavcima. 2, 3 žlice. 268 Poreznog zakona Ruske Federacije, određeno od datuma prodaje imovine i imovinskih prava (za više informacija pogledajte pismo Federalne porezne službe Rusije od 16. veljače 2015. N GD-4-3/2251@ ).
U vrijeme provedbe također se uzimaju u obzir troškovi u obliku:

Cijene za stjecanje (stvaranje) druge imovine, kao što su, na primjer, zemljišne čestice, materijalna imovina (čl. 2, st. 1, čl. 268 Poreznog zakona Ruske Federacije);

Trošak zaliha, druge imovine u obliku viškova utvrđenih tijekom inventure i (ili) imovine primljene besplatno i (ili) imovine primljene tijekom demontaže ili rastavljanja operativnih sustava koji su izvan upotrebe, popravka, modernizacije, rekonstrukcije, tehničke ponovno opremanje ili djelomična likvidacija OS-a (čl. 2, čl. 1, čl. 268, st. 2, čl. 2, čl. 254 Poreznog zakona Ruske Federacije);

Cijene za stjecanje imovinskih prava i troškovi povezani s njihovim stjecanjem (članak 2.1., stavak 1., članak 268. Poreznog zakona Ruske Federacije);

Troškovi nabave kupljene robe.

Slijedom navedenog, prilikom određivanja roka čuvanja isprava kojima se potvrđuju troškovi nabave (nastajanja) dugotrajne imovine i nematerijalne imovine, druge imovine, imovinskih prava, nabavljene robe, potrebno je voditi računa o odredbama čl. 268 Porezni zakon Ruske Federacije.
Troškovi za stjecanje vrijednosnih papira također se razgraničavaju, budući da je datum nastanka troškova za stjecanje vrijednosnih papira datum njihove prodaje ili drugog otuđenja (članak 7., članak 7., članak 272. Poreznog zakona Ruske Federacije). Stoga se dokumenti koji potvrđuju izdatke za stjecanje vrijednosnih papira moraju čuvati u razdobljima određenim uzimajući u obzir odredbe st. 7 stav 7 čl. 272 Poreznog zakona Ruske Federacije (odluke Devetog arbitražnog žalbenog suda od 19. ožujka 2013. N 09AP-2671/13, FAS Moskovskog okruga od 19. srpnja 2013. N F05-7106/13 u predmetu N A40-74496 /2012).

Pri određivanju rokova čuvanja dokumenata također je potrebno uzeti u obzir da su platitelji premija osiguranja dužni šest godina osigurati sigurnost dokumenata koji potvrđuju obračun i uplatu premija osiguranja (čl. 6. st. 2. čl. 28. Savezni zakon od 24. srpnja 2009. N 212-FZ).

U praksi nije uvijek moguće izdvojiti računovodstvene zapise koji se mogu čuvati četiri, pet ili šest godina. Stoga je u računovodstvu preporučljivo na sve dokumente primijeniti minimalni rok čuvanja od šest godina (ako Popisom nisu utvrđena duža razdoblja).

Postupak pohranjivanja dokumenata u uredskom poslovanju

Gospodarski subjekti moraju osigurati sigurnost dokumenata tijekom razdoblja njihovog skladištenja (1. dio, članak 17. Zakona br. 125-FZ). Istodobno je potrebno osigurati sigurne uvjete skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena (3. dio članka 29. Zakona br. 402-FZ). Pohranu računovodstvenih dokumenata organizira voditelj subjekta (1. dio, članak 7. Zakona br. 402-FZ).

Prilikom organiziranja skladištenja računovodstvenih i poreznih knjigovodstvenih dokumenata potrebno je voditi se Pravilima za organiziranje skladištenja, nabave, evidentiranja i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim tijelima, jedinicama lokalne samouprave. i organizacije, odobren Nalogom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. N 526 (u daljnjem tekstu - Pravila) i Pravilnikom o dokumentima i protoku dokumenata u računovodstvu, odobrenim nalogom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja, 1983 N 105 (u daljnjem tekstu - Uredba N 105) (u mjeri u kojoj nije u suprotnosti s relevantnim zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima koji su doneseni kasnije). Vidi također informacije Ministarstva financija Rusije od 11. rujna 2015. N PZ-13/2015.

Prema stavku 2. čl. 13 Zakona N 125-FZ, pravne osobe imaju pravo stvarati arhive u svrhu pohranjivanja arhivskih dokumenata nastalih u procesu njihove djelatnosti, uključujući u svrhu pohranjivanja i korištenja arhivskih dokumenata koji nisu državno ili općinsko vlasništvo. To znači da je stvaranje arhiva pravo, ali ne i obveza gospodarskih subjekata. To je također napisano u točki 1.4 Pravila.

Dakle, gospodarski subjekt samostalno uspostavlja postupak pohranjivanja primarnih dokumenata. Istodobno, gospodarski subjekti mogu prenijeti dokumente na pohranu u državne i općinske arhive sklapanjem odgovarajućih sporazuma o naknadi s njima (3. dio članka 15., 3. dio članka 21. Zakona br. 125-FZ).

Prema članku 2.3 Pravila, arhiv organizacije mora pohranjivati ​​dokumente iz Arhivskog fonda Ruske Federacije (članak 5. Zakona br. 125-FZ), dokumente o osoblju i dokumente s privremenim (više od 10 godina) rokom pohrane. Navedeni dio dokumentarnog fonda čini arhivski fond organizacije.

Dokumenti s privremenim (do uključivo 10 godina) rokovima pohrane pohranjuju se u strukturnim odjelima organizacije i po isteku razdoblja pohrane podliježu uništenju, nakon obveznog pregleda vrijednosti dokumenata (klauzule 4.6. -4.13 Pravila). Prije provjere vrijednosti zabranjeno je uništavanje dokumenata (točka 4.5. Pravilnika).

U iznimnim slučajevima, odlukom čelnika organizacije, spisi s privremenim (do uključivo 10 godina) rokom čuvanja prenose se u arhiv organizacije prema popisima spisa, dokumenata ili prema nomenklaturi spisa (klauzula 4.2. Pravilnika).

Tako se arhivski dokumenti organizacije najprije formiraju u svim njezinim strukturnim odjelima (u uredskom poslovanju), a zatim se, nakon provjere vrijednosti dokumenata, prenose u arhiv organizacije na pohranu ili uništavaju.

U svakoj strukturnoj jedinici organizacije dokumenti sličnog sadržaja koji se odnose na isto pitanje aktivnosti organizacije grupirani su u datoteke (jedinice za pohranu) (točke 2.9, 3.3 Pravila).

Prilikom formiranja predmeta potrebno je pridržavati se zahtjeva utvrđenih klauzulom 4.20 Pravila.

Prema klauzuli 4.19 Pravila, trajne i privremene (više od 10 godina) datoteke trajnog i privremenog (više od 10 godina) razdoblja pohrane, uključujući one za osoblje, dovršene upravljanjem evidencijom, nakon završetka kalendarske godine u kojoj su su otvoreni, pripremljeni su za prijenos u arhivu organizacije i podliježu registraciji i opisu.

Ovisno o razdoblju skladištenja, provodi se potpuna ili djelomična registracija predmeta. Slučajevi trajnog i privremenog (preko 10 godina) razdoblja skladištenja i kadrovske evidencije podliježu potpunoj registraciji.

Registracija predmeta na papiru predviđa:

Uvezivanje ili uvezivanje dokumenata predmeta (neformatirani dokumenti pohranjuju se u zatvorene tvrde mape ili kutije) (točka 4.21. Pravila);

Numeriranje listova predmeta (točka 4.22. Pravila);

Sastavljanje dokaznog lista za predmet prema obrascu utvrđenom u Dodatku br. 8. Pravilnika (točka 4.23. Pravilnika);

Izrada internog popisa spisa predmeta (Prilog br. 27. Pravilnika) (točka 4.30. Pravilnika);

Dizajn omota kućišta (Dodatak br. 28 Pravilnika) (točke 4.24-4.29 Pravilnika).

Predmeti se prenose u arhivu organizacije prema inventarima sastavljenim u strukturnim odjelima.

Iz članka 4.19 Pravilnika proizlazi da samo spisi dovršeni uredskim poslom s trajnim i privremenim (više od 10 godina) rokom čuvanja i kadrovske evidencije podliježu punoj evidenciji (upis ili uvez, numeriranje listova spisa, sastavljanje list ovjere isprave i sl.) prije prijenosa u arhivu organizacije.

U odnosu na predmete koji sadrže dokumente s privremenim rokom čuvanja (kraćim od 10 godina), takav postupak nije utvrđen Pravilnikom. Kao što proizlazi iz članka 4.2. Pravila, takvi se predmeti ne prenose u arhivu. Pohranjuju se u strukturnim odjelima organizacije i nakon isteka roka skladištenja podliježu uništavanju na propisani način. Jedina iznimka je kada se odlukom čelnika organizacije datoteke s privremenim (do uključivo 10 godina) rokovima pohrane prenose u arhivu organizacije. Zatim se predmeti s rokom čuvanja do 10 godina prenose u arhiv nakon isteka kalendarske godine u kojoj su otvoreni, a takvi predmeti podliježu potpunom upisu.

Dakle, općenito, glavni zahtjev za predmete koji sadrže dokumente za koje je rok čuvanja kraći od 10 godina je njihovo grupiranje i izvršenje u skladu s postupkom utvrđenim klauzulom 4.20 Pravila.

Prema ovom postupku, u predmet se stavljaju spisi koji svojim sadržajem odgovaraju nazivu predmeta, a zabranjeno je preslike spisa i spisa koji se vraćaju grupirati u predmete. . Odnosno, svi predmeti, bez obzira na razdoblje pohrane dokumenata u njima, moraju imati naslov.

Prilikom formiranja slučaja moraju biti ispunjeni sljedeći zahtjevi:

Isprave trajne i privremene pohrane moraju biti grupirane u zasebne spise. Odmah napomenimo da dokumente za privremenu pohranu treba posebno grupirati: u spise s rokom čuvanja dužim od 10 godina; datoteke s rokom pohrane do uključivo 10 godina;

Uključite jednu kopiju svakog dokumenta u datoteku;

Grupirajte dokumente iz iste kalendarske godine u datoteku;

Iznimke su: pokretni slučajevi; sudski predmeti; osobni dosjei koji se formiraju tijekom cijelog razdoblja rada osobe u organizaciji; dokumenti izabranih tijela i njihovih stalnih povjerenstava, zastupničkih skupina, koji su grupirani tijekom sazivnog razdoblja; dokumenti obrazovnih organizacija koji se formiraju tijekom akademske godine; kazališni dokumenti koji karakteriziraju scensko djelovanje u okviru kazališne sezone; datoteke filmova, rukopisa, povijesti bolesti.

Nalozi za osoblje moraju biti grupirani u datoteke u skladu s rokovima čuvanja koji su za njih utvrđeni;

Dokumenti u osobnim dosjeima raspoređeni su kronološkim redoslijedom kako su zaprimljeni;

Osobni računi za plaće radnika grupirani su u zasebne datoteke i u njima raspoređeni po abecednom redu prezimena, imena i oca.

Kutija za papir ne smije sadržavati više od 250 listova debljine ne veće od 4 cm.

Po našem mišljenju, dokumenti koji nisu preneseni u arhivu organizacije (s rokom pohrane do uključivo 10 godina) mogu se grupirati kronološkim redoslijedom i spajati, na primjer, u registratore. U tom slučaju mapa mora sadržavati naslov predmeta. Pravila ne sadrže nikakve druge zahtjeve za takve slučajeve. Ovaj postupak nije u suprotnosti s klauzulom 6.4 Pravilnika br. 105.

Ovo pitanje postavljaju svi poduzetnici, bez iznimke, koji su nedavno otvorili poduzeće i nisu razumjeli zamršenost sustava. Dakle, koliko dugo čuvati dokumente LLC-a, godinu, dvije ili više? Ovo pitanje možete detaljno razumjeti čitanjem Saveznog zakona br. 125-FZ “O arhiviranju u Ruskoj Federaciji” točku po točku.

Razdoblja čuvanja knjigovodstvenih dokumenata su različita. Što se može reći spajanjem svih podtočaka? Računovodstveni dokumenti moraju se čuvati u LLC-u najmanje onoliko dugo koliko postoji mogućnost da ih zahtijeva porezna kontrola. Prema članku 89. Poreznog zakona Ruske Federacije, inspekcija je podložna razdoblju koje ne prelazi tri godine prije odluke o provođenju ove inspekcije. Odnosno, čuvamo ga točno tri godine, a onda počinje zabava.

Članak 23. Poreznog zakona Ruske Federacije, podtočka 8. točke 1., jasno nas informira da su porezni obveznici dužni čuvati dokumentaciju koja potvrđuje obračun poreza četiri godine i ne manje. To je to, gospodo. Ne tri, već četiri godine brižno čuvamo knjigovodstvenu dokumentaciju i pazimo da se niti jedan papirić ne izgubi.

Kojim dokumentima dajemo prednost i čuvamo ih kao zjenicu oka?

• porezno knjigovodstveni podaci;
• dokumenti koji potvrđuju prihode;
• dokumentirani dokazi o troškovima;
• dokaz o porezu po odbitku;

Računovodstvo također potvrđuje pravila za pohranu primarne dokumentacije. Prema naredbi „O računovodstvu” br. 129-FZ, financijska izvješća treba pohraniti kako je navedeno u pravilima o državnim arhivskim poslovima. Ali ne manje od pet godina nakon što su im posljednji put sastavljeni financijski izvještaji.

Što se događa? A činjenica je da ste dužni čuvati dokumente strogo za razdoblje tijekom kojeg ih porezna služba može zatražiti na provjeru. To je tri godine. Ako na temelju provjere nemate dokumente stare pet godina, možete biti kažnjeni zbog nepropisnog čuvanja dokumentacije i ništa više.

No nije sve tako jednostavno i transparentno u računovodstvenoj i poreznoj džungli. Postoji dokumentacija koju bi trebalo čuvati mnogo dulje od razdoblja o kojima smo upravo govorili. Koji su to dokumenti?

1. Primarni dokumenti za stjecanje vlasništva. Ove dokumente čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno. Čemu služi. Prvo, amortizacija. Drugo, kod prodaje nekretnine morate negdje dobiti potvrdu o njezinoj početnoj vrijednosti7 i ne zaboravite na porez na imovinu.
2. Osnovna sredstva. Za neprofitabilne tvrtke članak 283. Poreznog zakona predviđa pravilo za smanjenje porezne osnovice tekućeg razdoblja zbog gubitaka prethodnog poreznog razdoblja. Naravno, dokumentacija bi to trebala potvrditi. Gubici se mogu računati deset uzastopnih godina, što znači da isprave moraju biti uredne (čl. 283. st. 4.). Porezni inspektori imaju pravo zatražiti primarne dokumente koji potvrđuju financijski rezultat kako bi potvrdili podatke o gubicima navedenim u podnesenoj prijavi.
3. Za ruralna poduzeća koja rade s jedinstvenim poljoprivrednim porezom također je potrebno pohraniti dokumente o gubicima tijekom cijelog razdoblja njihovog otpisa. Članak 346.6 stavak 5 Poreznog zakona Ruske Federacije.
4. Za osobe koje rade prema takozvanom "pojednostavljenom" sustavu, jedinstveni socijalni porez. Članak 346.18 stavak 7 Poreznog zakona Ruske Federacije.
5. Za otpis loših potraživanja potrebna je i popratna primarna dokumentacija porezne službe. Uništavanje prateće dokumentacije lišava tvrtku prava na priznavanje lošeg duga kao troška, ​​jer neće biti ničega za potvrdu iznosa.
6. Nećemo se previše zadržavati na dioničkim društvima, jer se još uvijek postavlja pitanje koliko dugo je potrebno čuvati dokumente LLC, a ne OJSC. Dakle, ukratko, morate čuvati dokumente za poreznu prijavu u OJSC - godišnja financijska izvješća, kao i statut, sve dok tvrtka postoji. Ako tvrtka ode u likvidaciju, dokumentacija se šalje u državni arhiv. Za ovaj postupak potreban je unaprijed sklopljen ugovor s arhivom. Ako takvog dogovora nije bilo, u arhivu ulazi samo dokument o osoblju tvrtke. Gdje će biti pohranjena preostala dokumentacija, odlučit će predsjednik likvidacijske komisije, a možda i stečajni upravitelj.
7. Društvo je dužno čuvati godišnja porezna izvješća najmanje 10 godina. tromjesečno - pet godina, ovo je u prisustvu godišnjih.
8. Ako ne postoje tromjesečna izvješća, pohranjuju se i mjesečna izvješća najmanje pet godina.
9. Knjige nabave i prodaje i računi trebaju se čuvati punih pet godina od dana zadnjeg upisa u dnevnik. Klauzula 15.27 "Pravila za vođenje računovodstvenih dnevnika". U Listi standardnih upravljačkih dokumenata postoji stavka koja se tiče faktura, a kaže da se te iste fakture trebaju čuvati pet godina, period.

Opet, porezna tijela tijekom revizija moraju se rukovoditi zakonodavstvom o porezima i naknadama. Ali popis tamo nije uključen.

Zaključimo: Koliko dugo treba čuvati dokumente LLC preduzeća? Ispada da ne manje od pet godina, au dugotrajnoj imovini općenito tijekom cijelog postojanja poduzeća. Rok čuvanja dokumenata mora se računati od 1. siječnja nakon godine u kojoj su nastali.

Kako pohraniti papirnate dokumente?

Računovodstvena politika poduzeća mora navesti kako i gdje treba pohraniti dokumentaciju, kao i imenovati osobu odgovornu za provedbu ove stavke ili čak komisiju koja se sastoji od najkvalificiranijih zaposlenika.

Usput, nije potrebno čuvati dokumentaciju u uredu. Zakon ne zabranjuje odabir drugih mjesta za pohranu, na primjer, specijaliziranih tvrtki za arhiviranje. Ali dioničko društvo je dužno po zakonu pohranjivati ​​dokumente poput godišnjih izvješća i statuta točno tamo gdje se nalazi sjedište. Inače, pohranjivanje dokumentacije u elektroničkom obliku dopušteno je zakonom uz malu napomenu da će dokumenti nužno sadržavati elektronički potpis osobe odgovorne za sastavljanje dokumenta. Za pohranu dokumentacije u elektroničkom obliku tvrtka izrađuje korporativni informacijski sustav. Opslužuje ga certifikacijski centar koji osigurava korištenje elektroničkog potpisa u elektroničkim dokumentima.

Dokumenti koji su predmet dugotrajne pohrane s vremenom će se pokvariti i izblijedjeti. Kako bi osigurali da je njihov sadržaj čitljiv, odgovorni za pohranu moraju se pobrinuti i napraviti kopije na vrijeme.

Prilikom likvidacije poduzeća dokumenti koji su predmet dugotrajne pohrane predaju se arhivu. Ako se tvrtka reorganizira, dokumenti se prenose na organizaciju sljednicu. Kada se nova tvrtka izdvaja, ona prima osobne dosjee zaposlenika koji su prešli u novu strukturu i dokumente koji se odnose na djelokrug nove tvrtke.

Uništavanje dokumenata. Da biste uništili dokument, prvo morate sastaviti akt koji će potpisati šef tvrtke, a tek tada možete pristupiti izravno uništavanju dokumenata. Štoviše, u aktu nije potrebno pažljivo prepisivati ​​svaki od papira koji ide na uništenje. Dovoljno je prepisati nazive homogenih skupina. Ono što se smatra homogenim grupama treba osmisliti neovisno. Na primjer, fakture se mogu smatrati homogenim dokumentima i tako dalje.

Kako pravilno uništiti dokumente?

Samo zapaliti? Odgovor je netočan. U tom slučaju možete imati problema sa službama zaštite okoliša.
Trebam li ga reciklirati kao stari papir? Opcija je dobra, ali nema garancije da dokumenti neće završiti kod konkurentske tvrtke, što nije dobro. Da se to ne bi dogodilo, mape s dokumentima treba predati na zbrinjavanje uz račun. Štoviše, uklanjanje dokumenata treba provesti pod nadzorom zaposlenika tvrtke odgovornog za pohranjivanje dokumentacije.

Također ga je nemoguće jednostavno baciti jer je poslodavac prema zakonu dužan čuvati tajnost osobnih podataka zaposlenika.

Što je ostalo? Najbolje je koristiti poseban stroj za sjeckanje papira. Općenito, na vama je da odlučite kako ćete se riješiti nepotrebnih papira.

Kako bih izbjegao želju da olakšam svoju dokumentarnu arhivu prije roka, dodaću da se nepostojanje računovodstvenih registara ili računa za porezno razdoblje smatra grubim prekršajem i kažnjava se novčanom kaznom od pet tisuća rubalja.

I to ako nedostaju dokumenti za jedno porezno razdoblje. U težim slučajevima kazna više neće biti 5.000, već 15.000 rubalja.

Ako je porezna osnovica podcijenjena gubitkom dokumenata koji potvrđuju prihod, porezni obveznik će platiti novčanu kaznu u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza i ne manje od istih 15.000 rubalja.
Usput, kazneni zakon također ima odredbe koje se odnose na osiguranje sigurnosti knjigovodstvenih dokumenata. Ako se dokaže da su dokumenti oštećeni iz osobnih razloga, umiješana osoba mogla bi dobiti najmanje godinu dana zatvora. Ako se želite detaljnije upoznati s ovim stavkom, pogledajte članak 352. stavak 1. Kaznenog zakona Ruske Federacije.

Također imajte na umu da predstavnici arhivskih tijela imaju pravo provjeravati ispravnost pohrane arhivske dokumentacije u vašoj organizaciji. I ovdje, prema članku 13.20 Kodeksa Ruske Federacije o kršenju pravila pohrane, računovodstva i nabave, kao i korištenja arhivskih dokumenata, možete biti kažnjeni novčanom kaznom od 300 do 500 rubalja ili administrativnom kaznom. kazna.

Direktor društva je odgovoran za stvaranje mjesta za pohranjivanje dokumenata, a posebno za arhiviranje, a šef računovodstva dužan je te iste dokumente organizirano čuvati i pravilno ih predati u arhivu.

Razmotrili smo vrste računovodstvenih dokumenata u. Koliko dugo trebate čuvati primarne knjigovodstvene isprave, knjigovodstvene registre i financijske izvještaje? Reći ćemo vam o razdobljima skladištenja računovodstvenih dokumenata u našem materijalu.

Koliko se godina čuvaju knjigovodstvene isprave?

Računovodstveno zakonodavstvo utvrđuje da primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i financijska izvješća organizacija mora pohraniti za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima za organiziranje državnih arhiva, ali ne manje od 5 godina nakon izvještajne godine (1. dio, članak 29. Savezni zakon od 06.12.2011 br. 402-FZ).

Rok čuvanja knjigovodstvene dokumentacije

Predstavimo razdoblja pohrane računovodstvenih dokumenata u organizaciji u tablici (Savezni zakon od 22. listopada 2004. br. 125-FZ, Naredba Ministarstva kulture od 25. kolovoza 2010. br. 558):

Naravno, organizacija mora osigurati sigurne uvjete skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena u određenim rokovima (3. dio, članak 29. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Istodobno, prilikom promjene voditelja organizacije, prijenos računovodstvenih dokumenata mora biti osiguran na način koji je odredila sama organizacija (4. dio, članak 29. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ) .

Navedeno je da sigurnost primarnih knjigovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvještaja, njihovo izvršenje i prijenos u arhivu osigurava glavni knjigovođa (

U ovom članku ćemo vam reći kako odrediti trajanje pohrane poslovnih papira u poduzeću. Preuzmite tablicu koja će vam pomoći u određivanju rokova čuvanja osnovnih računovodstvenih, financijskih i kadrovskih dokumenata.

★

Koji regulatorni dokumenti reguliraju razdoblja pohrane dokumenata u organizaciji?

Koliko dugo dokument treba biti pohranjen ovisi o njegovoj vrsti i vrsti. Postupak i uvjeti skladištenja na državnoj razini utvrđuju se:

• Zakon “O računovodstvu”;
• Zakon “O arhivskom poslovanju”;
• Porezni zakon Ruske Federacije;
• drugi zakonodavni normativni akti.

Razdoblja pohrane dokumenata u uredskom poslovanju, uključujući kadrovsku evidenciju, utvrđuju se u skladu s „Popisom standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih u procesu rada državnih tijela i organizacija lokalne samouprave, s naznakom razdoblja pohrane”, odobrenim Nalogom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558.. Trenutne prilagodbe ovog dokumenta napravljene su 2016. godine.

Godine 2017. unesene su izmjene i dopune Saveznog zakona „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji” od 22. listopada 2004. br. 125-FZ. Zakon je dopunjen člankom koji je prilagodio rokove čuvanja dokumenata o osoblju. Sada se dokumenti zatvoreni prije 1. siječnja 2003. moraju čuvati 75 godina, a ostali 50 godina.

Tvrtke mogu pratiti " Osnovna pravila za rad arhiva i organizacija“, odobren Rješenjem Federalnog arhiva od 06.02.2002.

Tvrtka može promijeniti razdoblja čuvanja dokumenata utvrđena na saveznoj razini, ali samo naviše. Takva se potreba može pojaviti ako je dokument od posebne važnosti. Stoga poslodavci mogu sami odlučiti koliko će dugo čuvati dokumente. Lokalne norme potrebno je objediniti u poseban akt – Pravilnik ili Uputu za uredsko poslovanje.

Pri određivanju postupka i roka pohrane poslovnih dokumenata uzmite u obzir pravni oblik poduzeća. Razdoblje čuvanja za LLC dokumente utvrđuje se u skladu s gore navedenim propisima. Za dionička društva čija je djelatnost vezana uz vrijednosne papire utvrđeni su posebni zahtjevi. Oni su regulirani Rezolucijom FCSM-a br. 03-33/ps “O odobrenju Pravilnika o postupku i uvjetima dokumenata dioničkih društava.”

Napomena: rokovi čuvanja arhivskih dokumenata

Što određuje rok pohrane dokumenata?

Rokovi čuvanja dokumenata određuju se uzimajući u obzir njihovu važnost, neovisno o propisima. Na primjer, ako je lokalnu regulativu, raspored osoblja ili opis poslova izradila sama tvrtka, njihova razdoblja čuvanja postavljena su kao trajna. Dokumenti koji su razvijeni u drugom poduzeću pohranjuju se samo tri godine. Ovo se također odnosi na osobne stvari. Dakle, tvrtka je dužna čuvati dosjee menadžera trajno, a dosjee zaposlenika - 75 godina.

Još jedan primjer -. Općenito, rok pohrane standardnih dokumenata je 5 godina. No, u djelatnostima s teškim, štetnim ili opasnim radnim uvjetima radni listovi i dnevnici u kojima se vodi radno vrijeme čuvaju se 75 godina.

Razdoblje čuvanja dokumenata u organizaciji ovisi o tome u kojoj su fazi obrade dokumenti. Moraju se ostaviti na tekućem čuvanju u odjelima ako se ti dokumenti i dalje koriste u referentnim i informacijskim službama za izvođače i menadžment. Trenutačna razdoblja pohrane su ograničena. Nakon što je rad s dokumentom u potpunosti završen, isti će biti prebačen u arhivu.

Varalka stručnjaka za HR sustav: rokovi čuvanja kadrovskih dokumenata u tvrtki

Rokovi čuvanja dokumenata u organizacijskim jedinicama

Organizacija ima pravo odrediti rokove pohrane dokumenata, regulatorne dokumente koji to uređuju - Upute ili. Rok tekućeg čuvanja ograničen je u pravilu na godinu dana, s tim da se dokumenti predaju u arhiv jednom godišnje. Za to vrijeme glavnina dokumenata gubi relevantnost i referentnu i informacijsku vrijednost, pa se s njima prestaje raditi.

Kada kalendarska godina završi, dokumenti koji su trenutno pohranjeni u odjelima formiraju se i pohranjuju u datoteke, u skladu s nomenklaturom koju je odobrilo poduzeće. Svaka datoteka je mapa u kojoj se pohranjuju dokumenti iste vrste ili koji se odnose na jedno pitanje ili pravac djelovanja poduzeća. Svaki takav fascikl sadrži inventar predmeta – popis spisa u njemu uloženih.

Grupe predmeta po roku trajanja i što s njima: savjet stručnjaka časopisa Tajnički priručnik

Predmeti se također formiraju uzimajući u obzir razdoblja pohrane dokumenata. Radovi s kratkim rokom trajanja, do pet godina, te oni koji se čuvaju dugo i trajno spremaju se u posebne mape.

Tekuće skladištenje se provodi dok se kućište ne završi proizvodnjom. U nekim slučajevima može biti u provedbi na odjelu dulje nego što je utvrđeno uputama. Na primjer, kada se papiri odnose na dugotrajnu pravnu bitku koju tvrtka vodi. Ako se pohrana dokumenata ili rokovi pohrane predmeta prekrše zbog nedovršenosti, oni se idući put predaju u arhivu prema utvrđenom rasporedu.

Razdoblja čuvanja arhivskih dokumenata u organizaciji

Završeni predmeti koji se nalaze u tekućoj pohrani predaju se u arhivu prema rasporedu. U pravilu se to radi jednom na početku kalendarske godine. Rokovi čuvanja dokumenata u arhivu navedeni su u nomenklaturi spisa i utvrđuju se sukladno arhivskom zakonodavstvu i Pravilniku o vođenju evidencije poduzeća. Razdoblje čuvanja dokumenata u arhivi organizacije odnosi se na obvezne podatke koji su navedeni na omotu svakog slučaja.

Uzorak stručnjaka časopisa "Imenik tajnika": naslovnica slučaja prebačenog u arhivu

Komercijalna poduzeća dužna su dokumentaciju čuvati u arhivu s trajnim rokom čuvanja do likvidacije. Papiri kojima je utvrđen rok valjanosti zbrinjavaju se nakon što posebna komisija utvrdi njihovu vrijednost.

Dokumenti se moraju čuvati najmanje onoliko dugo koliko ih porezni inspektori zatraže tijekom kontrole. Na temelju stavka 4. članka 89. Poreznog zakona Ruske Federacije, inspekcija se može provesti u razdoblju ne dužem od tri kalendarske godine koje prethode godini donošenja odluke o inspekciji. To znači da se moraju čuvati dokumenti iz prethodne tri godine.

U međuvremenu, porezno zakonodavstvo dodaje još jednu godinu ovom razdoblju. Prema podstavku 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni obveznici dužni su četiri godine osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza. To uključuje računovodstvene i porezno knjigovodstvene podatke, kao i dokumente koji potvrđuju primitak prihoda, rashoda i plaćanja (po odbitku) poreza. Sličan zahtjev uspostavljen je za porezne agente (podklauzula 5, klauzula 3, članak 24 Poreznog zakona Ruske Federacije). U kojem trenutku počinjete računati četverogodišnje razdoblje?

Porezi se izračunavaju na temelju rezultata poreznih razdoblja (klauzula 1, članak 55 Poreznog zakona Ruske Federacije). Ispada da se četverogodišnje razdoblje mora računati od sljedećeg dana nakon isteka poreznog razdoblja. Za primjer, uzmimo PDV: do kojeg datuma trebamo čuvati dokumentaciju vezanu uz obračune ovog poreza za IV kvartal 2012. godine? Četverogodišnji mandat započet će 1. siječnja 2013. i završiti 31. prosinca 2016. godine. Ispada da je u 2016. godini potrebno pohraniti dokumente iz 2012. godine. Odnosno godina koja ne podliježe nadzoru na licu mjesta.

Od ovog pravila postoje dvije iznimke. Prvi su registri potrebni za odbitak PDV-a: knjiga nabave i knjiga prodaje, te dnevnici za evidentiranje izdanih i primljenih računa. Odredite početak razdoblja njihova čuvanja od datuma posljednjeg unosa u njih (točka 24. odjeljka II. Dodatka 4., točka 22. odjeljka II. Dodatka 5. i točka 13. odjeljka II. Dodatka 3. Uredbe Vlade od Ruska Federacija od 26. prosinca 2011. br. 1137). Druga iznimka su dokumenti koji potvrđuju izvorni trošak imovine koja se amortizira. Rok trajanja za njih računa se od trenutka kada su prestali obračunavati amortizaciju (pismo Ministarstva financija Rusije od 26. travnja 2011. br. 03-03-06/1/270).

Razdoblja čuvanja knjigovodstvenih dokumenata također su utvrđena u računovodstvenom zakonodavstvu. Iz članka 29. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu” (u daljnjem tekstu: Zakon o računovodstvu) proizlazi da:
- primarne knjigovodstvene isprave, knjigovodstveni registri i financijski izvještaji moraju se čuvati na rokove utvrđene propisima o državnom arhivstvu, ali ne kraće od pet godina. (Razdoblja skladištenja standardnih arhivskih dokumenata utvrđena su popisom odobrenim nalogom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558);
— dokumenti računovodstvene politike, standardi gospodarskog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, moraju se čuvati najmanje najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja.

Stoga, kako ne biste bili kažnjeni za kršenje pravila utvrđenih Zakonom br. 402-FZ od 6. prosinca 2011., čuvajte porezne prijave, izračune, registre i druge dokumente najmanje pet godina.

Nekoliko iznimaka od općeg pravila

Dakle, kao opće pravilo, morate čuvati papire najmanje pet godina. To je maksimalno razdoblje utvrđeno Zakonom o računovodstvu. Istovremeno, maksimalna dubina porezne kontrole je tri godine. Stoga je posebno važno u tom razdoblju održavati sigurnost papira koji se odnose na obračun poreza. Ako nemate dovoljno dokumenata od prije recimo pet godina, možete dobiti samo kaznu za kršenje pravila čuvanja dokumenata.

U međuvremenu, u nizu slučajeva, rok pohrane računovodstvenih dokumenata određuje se prema posebnim pravilima. Kao rezultat toga, nepostojanje papira čak, na primjer, prije šest godina može dovesti do kazni za podcjenjivanje plaćanja poreza. Pogledajmo takve situacije zasebno.

“Primarno” za stečenu imovinu. Dokumenti za nabavu dugotrajne imovine i nematerijalne imovine moraju se čuvati neovisno o vijeku trajanja tih predmeta. Uostalom, potrebni su papiri za potvrdu izvornog troška za potrebe obračuna amortizacije, ali i poreza na imovinu. Osim toga, bez “primarnog” dokumenta, tvrtka neće moći potvrditi vrijednost nekretnine kada bude prodana. Štoviše, to se odnosi i na dugotrajnu imovinu i na ostalu imovinu. Dakle, papiri se moraju čuvati četiri godine nakon izvještajnog razdoblja u kojem je nekretnina ispisana iz bilance ili prodana (razdoblje u kojem je nekretnina ispisana iz bilance ili prodana (podtočka 8. točka 1. članak 23. Poreznog zakona Ruske Federacije, dopis Ministarstva financija Rusije od 26. travnja 2011. br. 03-03-06/1/270).

Poseban zahtjev za tvrtke gubitaše. Obveznik poreza na dobit ima pravo umanjiti poreznu osnovicu tekućeg razdoblja za gubitke prethodnih poreznih razdoblja na način propisan člankom 283. Poreznog zakona. Gubici se mogu uzeti u obzir za sljedećih 10 godina.

Međutim, ako tvrtka prenosi gubitke u budućnost, tada je dužna tijekom cijelog razdoblja korištenja ove pogodnosti čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalih gubitaka (čl. 283. čl. 4. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ova odredba omogućuje poreznim vlastima da traže dokumente o prošlim gubicima koje tvrtka iskazuje u svojoj deklaraciji za tekuće razdoblje. Na temelju toga, otpis gubitaka moguć je samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju ostvareni financijski rezultat.

Zahtjev za pohranjivanjem dokumenata o gubicima tijekom cijelog razdoblja njihovog otpisa također se odnosi na obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza (članak 5. članka 346.6. Poreznog zakona Ruske Federacije) i za „pojednostavljene radnike” (članak 7. Članak 346.18 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Otpis nenaplativih potraživanja. Mora se čuvati četiri godine nakon razdoblja u kojem je dug druge ugovorne strane priznat kao loš. U tom se slučaju rok čuvanja produžuje ako je zastara obveze prekinuta i ponovno počela teći .

Podsjetimo: u skladu s podstavkom 2. stavka 2. članka 265. Poreznog zakona Ruske Federacije, iznosi loših dugova izjednačeni su s neoperativnim troškovima poreznog obveznika kao gubitak primljen u izvješćivanju (porezu) razdoblje. Takvi izdaci umanjuju poreznu osnovicu pri obračunu poreza na dobit. Naravno, uz prateću dokumentaciju.

Dakle, primarne knjigovodstvene isprave kojima se dokazuje visina potraživanja karakteriziraju vrijednost otuđenih imovinskih prava, odnosno visinu rashoda. Stoga se odbrojavanje razdoblja pohrane za takve dokumente mora započeti iznova od trenutka otpisa nenaplativog duga. Ako dokumente uništite prije roka, tvrtka će izgubiti pravo na priznavanje nenaplativih potraživanja kao trošak, jer neće moći poreznim vlastima potvrditi njihov iznos.