Interná poznámka týkajúca sa nadmerného nákupu tovaru. Ako správne napísať poznámku - ukážka

Ak nie všetci zamestnanci organizácie pripravia úradné alebo poznámky, potom skôr či neskôr môže ktorýkoľvek zamestnanec potrebovať vzorovú vysvetľujúcu poznámku. Každý z týchto typov úradnej dokumentácie má špecifický informačný a referenčný charakter. Zvážme, ktoré z nich sú najvhodnejšie pre konkrétny prípad.

Typ dokumentu na informačné alebo referenčné účely adresovaný oprávnenej osobe (vedúci oddelenia, vedúci podniku) sa nazýva správa. Legislatíva neposkytuje jasnú definíciu, jej cieľom je prezentovať závery a návrhy s cieľom povzbudiť manažéra k rozhodnutiu.

Vypracujte správu z iniciatívy zamestnanca alebo v súlade s ústnym podaním na príkaz hlavy. Najčastejšie s jeho pomocou predkladajú návrhy súvisiace so zlepšením technického vybavenia vo výrobe, vyjadrujú nesúhlas s rozhodnutiami vedenia a uvádzajú svoj postoj v prípade konfliktov s kolegami.

Vzor vysvetľujúcej poznámky

Hlavným textom tohto dokumentu je formulovať váš postoj a jasne prezentovať vaše argumenty k podstate problému.

Rozlišujú sa tieto typy prehľadov:

• Nahlasovanie. Zahŕňajú informovanie o dokončení prác alebo etáp, vykonaní objednávok;
• Informačné. Pravidelne zostavované s cieľom stanoviť výsledky, podrobnosti, postup a metódy vykonávania práce;
• Iniciatíva. Obsahuje návrhy a odporúčania.

Dokument môže byť externý alebo interný v závislosti od príjemcu.

Externá je adresovaná vedúcemu vyššej organizácie. Na zostavenie použite všeobecnú formu podniku. Podľa príkladu sa poznámka skladá z nasledujúcich prvkov:

• názov inštitúcie;
• dátum;
• index;
• registračná adresa;
• údaje o adresátovi;
• názov témy správy;
• uvedený text;
• podpis konateľa;
• Celé meno účinkujúceho s kontaktným telefónnym číslom.

Interný dokument sa vyhotovuje na meno vedúceho organizácie, na registráciu sa používa bežný list. Obsahuje nasledujúce prvky:

• označenie oddelenia;
• názov poznámky;
• dátum a registračné číslo;
• titul;
• text;
• Celé meno adresáta;
• podpis, priezvisko, iniciály, funkcia zostavovateľa.

Jedným typom interného dokumentu je správa o nesprávnom plnení alebo neplnení povinností zamestnanca. Má informovať vedenie a obsahuje návrh na uloženie disciplinárneho opatrenia voči zamestnancovi.

Servisný záznam - príklad písania a denníka jázd

Ide o informačný dokument slúžiaci na interakciu horizontálnych (nepodriadených) objektov riadiacej štruktúry za účelom riešenia otázok súvisiacich s ich kompetenciou. Ako napísať poznámku?

Tento typ nie je uvedený v All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD). Zároveň sa používa na priemyselné účely:

• požadovať informácie;
• pri vydávaní pokynov;
• ako sprievodný dokument;
• ako informačný list.

Forma poznámky. V texte je popísané, čo bolo dôvodom jeho registrácie – žiadosť, žiadosť, návrh. Je možné zobraziť informácie o uskutočnených stretnutiach, personálnych pohyboch, zmenách v práci organizácie a jej divízií. Dokument môže obsahovať aj informácie pre bezpečnostnú službu o zamestnancoch cez víkendy za účelom ich vpustenia do priestorov spoločnosti.

Za pracovné úspechy zamestnancov môžu získať hodnotný darček, titul alebo certifikát. K tomu vedúci oddelenia, odborového zväzu alebo tímu vyhotoví zápisnicu.

Legislatíva nemá prísne požiadavky na oficiálnu registráciu. Vzorový formulár je však vo forme podobný správe, môže byť vypracovaný a zostavený priamo v organizácii s prihliadnutím na špecifiká podniku.

Na účely kontroly dokladov sa vedie registračný denník. Môže obsahovať informácie o registračnom čísle, dátume, mene alebo zhrnutí a úradníkovi, ktorý dokument podpísal.

Okrem účtovníctva v denníku sa poskytuje kartové alebo automatické účtovníctvo.

Formulár vysvetľujúcej poznámky

Tento dokument sa používa na vysvetlenie okolností udalostí a faktov. Zostavil zamestnanec podniku adresovaný nadriadenému úradníkovi.

To znamená písanie rukou v jednej kópii na obyčajný papier adresovaný osobe, ktorá si dokument vyžiadala. Niektoré organizácie poskytujú písanie na počítači. Pravidlá pre vypracovanie vysvetlivky nie sú na legislatívnej úrovni pevne stanovené, existujú však štandardné príklady jej vyplnenia. Ak nie je zostavený podľa formy, je platný.

Podľa Zákonníka práce Ruskej federácie (článok 193) pred uložením sankcie zamestnancovi musí byť zamestnanec povinný poskytnúť vysvetľujúce vyhlásenie o okolnostiach a dôvodoch spáchaných činov.

Poznámku vyhotovuje zamestnanec alebo štrukturálna jednotka.

V procese práce sa niektoré veci spotrebujú alebo sa úplne stanú nepoužiteľnými. Môžu to byť suroviny, nástroje, iné materiály a dokonca aj predmety každodennej potreby, ako sú stoly alebo stoličky. Potom je potrebné vykonať postup na vyradenie týchto položiek z účtovníctva. Tento proces začína poznámkou o odpise hmotného majetku.

Každá organizácia má svoj vlastný systém odpisovania hmotného majetku. Vo veľkých spoločnostiach túto prácu vykonáva samostatná komisia, ktorá funguje v určité dni. V malých firmách takéto operácie vykonávajú podľa potreby rôzni zamestnanci. Ale všade sa vykonáva určité množstvo dokumentácie.

Táto poznámka musí obsahovať nasledujúce informácie:

1. Podrobnosti dokumentu. Poznámka má zvyčajne dátum, číslo a názov, ktorý prezrádza tému. V malej spoločnosti, kde papierovanie nie je systematizované na správnej úrovni, môže byť uvedený iba dátum. Vo veľkých podnikoch zapisuje číslo a dátum referent, ktorý doklad aj zaeviduje do denníka;
2. Destinácia. Poznámka je určená riaditeľovi alebo zástupcovi riaditeľa, ktorý je zodpovedný za zabezpečenie materiálneho majetku organizácie, napríklad hlavnému inžinierovi;
3. Žiadosť o odpísanie uvedeného hmotného majetku;
4. Informácie o položkách, ktoré boli spotrebované alebo sa stali nepoužiteľnými, sú zvyčajne prezentované vo forme tabuľky. Mal by obsahovať nasledujúce stĺpce:

• Poradové číslo;
• názov položky;
• množstvo;
• inventárne číslo;
• Účtovná hodnota.

Poznámka! V tabuľke môžu byť aj iné stĺpce. Napríklad kód materiálu, smer spotreby atď.

1. Dôvody odpisu. Je potrebné uviesť, aké dokumenty potvrdzujú opatrenia potvrdzujúce potrebu odpisu.

Môže ísť o revíznu správu, rozhodnutie komisie o nevhodnosti veci na ďalšie použitie, znalecký posudok, že určité zariadenie je pokazené a jeho obnova nie je ekonomicky realizovateľná;

1. Informácie o finančne zodpovednej osobe a útvare, v ktorom boli cennosti použité;
2. Obdobie, za ktoré bol výdavok uskutočnený. Načasovanie odpisu závisí od pravidiel stanovených v podniku. Môže to byť mesiac alebo štvrťrok;
3. Zoznam aplikácií. Spolu s poznámkou sa zasielajú kópie dokladov, na základe ktorých sa odpis vykoná;

Poznámka! Len odborník môže posúdiť možnosť ďalšieho použitia veci alebo jej opravy. Položka však môže byť odpísaná z dôvodu morálnej a materiálnej zastaranosti, ak uplynula jej bežná životnosť.

1. Funkcia, podpis, priezvisko a iniciály autora dokumentu. Prípis vyhotovuje finančne zodpovedná osoba alebo vedúci oddelenia podľa pravidiel stanovených v organizácii;
2. Schvaľovacie poznámky. Na spracovaní odpisu sa podieľajú minimálne dvaja zamestnanci: finančne zodpovedná osoba a šéf. Jeden podpisuje nótu priamo a druhý vloží svoje vízum do dokumentu s vyhlásením, že uvedené informácie sú pravdivé.

Oznámenie sa odošle adresátovi, ktorý ho schváli alebo zamietne. Ďalej sa dokument dostane do účtovného oddelenia, kde sa musia prijať opatrenia na zosúladenie súvahy.

Ukážkový text

Prezentované informácie budú jasnejšie prezentované na príklade.

č. 03-64/85 Riaditeľovi TekhArtGroup LLC

od DD.MM.RRRR Podolsky M.E.

Servisná poznámka

O odpise hmotného majetku

Žiadam o povolenie odpísať nasledujúci hmotný majetok za obdobie od DD.MM.RRRR do DD.MM.RRRR:

číslo	názov	Množstvo	Jednotka zmeniť	Inv. žiadne M.	Dôvod odpisu	Cena za 1 jednotku.	Celkové náklady
1	Obálka A4 neoznačená bez okienka	80	PC.	b/n	Používa sa na odosielanie korešpondencie.	10 rub.	800 rub.
2	Skener HP ScanJet 200	1	PC.	79633	Všeobecná porucha. Morálna a materiálna zastaranosť.	4000 rubľov.	4000 rubľov.
3	Počítačová stolička Metta VK-8.	1	PC.	83923	Poškodenie mechanizmu nastavenia výšky, deformácia sedadiel. Obnova nie je ekonomicky realizovateľná.	5000 rubľov.	5000 rubľov.

Divízia: právnická kancelária.

Finančne zodpovedný:

Vedúci právny poradca _________ Sergeenko S.K.

Dôvody odpisu: výsledky kontroly vykonanej odborníkmi z oddelenia opráv a kontroly používania spotrebného materiálu.

Aplikácie:

1. Záver oddelenia opráv č.37 zo dňa DD.MM.RRRR.
2. Správa o kontrole používania spotrebného materiálu č. 28 zo dňa DD.MM.RRRR.

Vedúci kancelárie Stepanov D.V.

Je veľmi dôležité rýchlo odpísať určité materiálne aktíva a kontrolovať prítomnosť všetkých položiek v priestoroch organizácie, ktoré majú priradené inventárne čísla. V prípade zistenia priestupkov bude za ne zodpovedný finančne zodpovedný zamestnanec z vlastného príjmu. Preto je vypracovanie poznámky v jeho záujme.

Servisná poznámka je informačný a referenčný dokument, ktorý sa používa ako nástroj pre internú obchodnú korešpondenciu. Servisná poznámka sa zostavuje vo vzťahu ku konkrétnemu oddeleniu podniku alebo jednotlivému zamestnancovi, keď sú do riešenia problému nútené zapojiť sa iné oddelenia a štrukturálne jednotky. Interné poznámky na rozdiel od poznámok predstavujú spôsob komunikácie medzi oddeleniami a zamestnancami, ktorí sú si rovní v úradnom postavení, ale nepodliehajú si priamo navzájom.

Ako napísať poznámku

Servisná poznámka, je spravidla vypracovaný v akejkoľvek forme, ale musí obsahovať tieto podrobnosti:

• názov dokumentu, tj „Memo“;
• adresát s uvedením celého mena a funkcie v prípade datívu;
• názov pred textom poznámky je témou poznámky;
• skutočný text poznámky, ktorý popisuje aktuálnu situáciu a navrhuje možnosti riešenia problému alebo vyjadruje požiadavku;
• funkcia autora poznámky s celým menom a podpisom;
• dátum vyhotovenia dokumentu a jeho číslo.

Vzorová poznámka k nákupu počítača

Servisná poznámka
05.10.2013 № 2
Moskva

O oprave počítača (výmena)

Chcel by som vás upozorniť, že od 20. septembra 2013 sa na osobnom počítači pridelenom manažérke predaja Larise Ivanovne Korovko často vyskytujú softvérové ​​​​zlyhania.

V tejto súvislosti žiadam o opravu alebo výmenu tohto počítača.

Vzorová poznámka o vydaní produktov

SERVISNÁ POZNÁMKA
2013-09-20-CN zo dňa 20.09.2013

O vydávaní produktov

Žiadam vás, aby ste koordinovali kampaň pre Voditsa TM.

Účel akcie:

• zvýšenie maloobchodného predaja štiav Voditsa TM;
• zvýšenie číselného a kvalitatívneho rozdelenia.

Obdobie propagácie: október – november 2013

Oblasť: Alexandrovsk, Cheryomushki

Účastníci akcie: predajcovia maloobchodných predajní

Propagačný mechanizmus: keď si predajňa objedná 5 litrov šťavy TM „Voditsa“, 1 liter šťavy TM „Voditsa“ dostanete ako darček.

Rozdelenie odmenového fondu:
Aleksandrovsk - 400 balení (každý 1 l)
Cheryomushki - 60 balení (1 l každé)
Efektivita: plánované zvýšenie predaja o 30-40%.
Zvyšné nepoužité produkty budú vrátené do skladu.

Poznámka sa vyhotovuje na hárku A4, ak organizácia neudržiava elektronickú správu dokumentov.

Tento dokument by mal byť vyhotovený, ak zamestnanec (bez ohľadu na to, akú pozíciu v danej spoločnosti zastáva) považuje za potrebné upozorniť vedúceho spoločnosti na niečo dôležité a chápe, že vec nemožno vyriešiť bez jeho osobného zásahu.

Pozor! Poznámka sa často zamieňa so správou.

Tieto dve kategórie písomných žiadostí v rámci spoločnosti sú skutočne podobné tým najdôležitejším spôsobom – majú informačný charakter a znamenajú určité úkony osoby, ktorej sú určené.

Týkajú sa buď konkrétneho špecialistu, alebo činnosti konkrétneho oddelenia. napriek tomu poznámka je hierarchicky zafarbená: vždy sa píše „zdola nahor“, teda od nižšie postaveného špecialistu na vyššiu pozíciu.

Oficiálny list môže byť adresovaný zástupcovi rovnakého postavenia ako autor a niekomu, kto je na nižšej pozícii. Okrem toho je určená aj zástupcom partnerských organizácií. Memorandum je v skutočnosti podtypom oficiálneho, rovnako ako vysvetľujúce.

Pokiaľ ide o rozdiel medzi poznámkou a správou, pozrite si komentár odborníka.

Mal by manažér vypracovať dokument?

Mal by, ale v prípadoch, keď chce niečo oznámiť špecialistovi alebo vedúcemu oddelenia a v reakcii očakáva konkrétne kroky.

Z akých častí sa poznámka skladá?

Ako už bolo uvedené, Pre takýto papier neexistuje žiadna špeciálne stanovená vzorka. Existujú však pravidlá písania, podľa pravidiel obchodnej komunikácie, ako aj interných predpisov konkrétnej spoločnosti.

Vzory takejto poznámky sú zvyčajne k dispozícii v miestnych dokumentoch spoločnosti - v papierovej forme alebo sa poskytujú zamestnancovi spolu s interným firemným e-mailom. V druhom prípade (ak je zvykom, že vaša spoločnosť vybavuje žiadosti elektronicky), musíte použiť funkciu potvrdenia o prečítaní.

Áno, podobné dokument vždy obsahuje:

• celý názov spoločnosti a štrukturálnej jednotky (odkiaľ je napísaný);
• evidenčné číslo;
• označenie adresáta (musíte uviesť hodnosť, priezvisko a iniciály, prípadne celé krstné meno a priezvisko);
• názov papiera a jeho účel (napríklad poznámka na opravu);
• text – informačná časť (stručná a vecná) a aké akcie sa od adresáta očakávajú;
• dátum;
• podpis s prepisom.

Treba písať stručne a k veci pamätajúc na to, že servisný čas je obmedzený pre každého zamestnanca a je drahý.

Dôležité! Chyby v jazyku písania nie sú povolené. Mali by ste sa tiež vyhnúť neohrabaným a príliš mätúcim a ťažkopádnym frázam, ktoré sa dajú interpretovať viacerými význammi a skresľujú význam toho, čo chcete vyjadriť.

Princíp písania je vždy rovnaký: čo sa stalo - čo chceš - prečo si myslíš, že by to mal robiť ten, koho oslovuješ. Napísanie poznámky na hlavičkový papier s logom spoločnosti pridá ďalšiu váhu.

Je dobré naznačiť aj obchodné dôsledky súčasnej situácie a ako ju zásahom príjemcu napraví. Napríklad niekto poruší internú rutinu a spôsobí nezhody v tíme, v dôsledku čoho vznikla na oddelení nejednotnosť a naruší sa tímový duch potrebný na zvýšenie predaja.

Najlepšie je držať sa obchodného, ​​neutrálneho štýlu. pri kontaktovaní. V súlade s tým nemôžete používať obscénne, slangové frázy, emocionálne nabité recenzie, najmä urážlivé, urážlivé alebo neetické.

Ak chcete od príjemcu viac ako jednu akciu, musíte ich uviesť v očíslovanom zozname, každú na novom riadku oddelenom bodkočiarkou.

Pokyny krok za krokom: ako správne skladať?

Ako správne napísať poznámku režisérovi pomocou ukážky? V pravom hornom rohu je nakreslená „hlavička“ dokumentu - komu a na ktoré oddelenie sa papier prenáša, nezabudnite uviesť údaje o pozícii a pase. Dole v strede je poznámka a jej účel (napríklad na opravu alebo na odpis, na povýšenie alebo prémie pre zamestnanca) a je tam aj registračné číslo.

Nižšie je text - podstata otázky, najprv informačná časť, potom čo chcete (napr. Vás žiadam o vydanie príkazu na kontrolu v súvislosti s takým a takým incidentom), prípadne Vás žiadam o nahradenie tzv. sledovanie vybavenia na takom a takom oddelení (najprv informovaním, prečo by sa to malo robiť) a v akom stave je existujúce vybavenie).

Dajme konkrétne príklad, ako môže takýto papier vyzerať.

Generálny riaditeľ Lotos-V LLC

Sergejev Sergej Sergejevič

od senior manažéra predaja Ivanova I.I.

SERVISNÁ POZNÁMKA č. 21

(na opravy a výmenu zariadení)

Dovoľujem si Vás upozorniť, že výpočtová technika v obchodnom oddelení Lotos-M LLC je pre ďalšiu prácu nevhodná a je potrebné ju vymeniť a opraviť. V súčasnosti je teda z 8 počítačov (v pomere jeden na dvoch zamestnancov) 5 úplne nefunkčných, ďalšie 2 boli správcom systému uznané ako predmetom opravy. Z tohto dôvodu sa interakcia so zákazníkmi spomaľuje. Zamestnanci sú nútení používať svoje osobné notebooky a tablety. Tlačiareň sa tiež považuje za neopraviteľnú, pretože je veľmi stará.

Prosím ťa o:

1. nákup 5 nových počítačov;
2. objednať opravu 2 počítačov;
3. vymeniť tlačiareň v oddelení.

S pozdravom

senior manažér predaja, Ivanova Irina Ivanovna (podpis).

Je teda jasné, že ak zamestnanec chce niečo od iného zamestnanca, najmä od šéfa, toto musia byť vyplnené písomne ​​a podľa vzoru zavedeného v konkrétnej spoločnosti, v súlade s etikou podnikania.

Len tak je zaručené, že vaše odvolanie nezostane bez dozoru a dostane vyčerpávajúcu odpoveď, a len tak bude vaše odvolanie považované za racionálne, a nie za súkromnú požiadavku, ktorú môže vedenie (vrcholové alebo generálne) ignorovať.