Interni dopis o prekomjernoj kupovini robe. Kako pravilno napisati dopis - uzorak

Ako svi zaposleni u organizaciji ne pripreme službene ili dopise, tada će prije ili kasnije bilo kojem zaposleniku možda trebati uzorak objašnjenja. Svaka od ovih vrsta službene dokumentacije ima specifičnu svrhu informativne i referentne prirode. Razmotrimo koji su od njih najprikladniji za određeni slučaj.

Vrsta dokumenta u informativne ili referentne svrhe upućena ovlašćenom licu (šefu odeljenja, rukovodiocu preduzeća) naziva se izveštaj. Zakonska regulativa ne daje jasnu definiciju, već ima za cilj da se iznesu zaključci i prijedlozi kako bi se rukovodilac podstakao da donese odluku.

Sačiniti izvještaj na inicijativu zaposlenog ili u skladu sa usmenim po nalogu starešine. Najčešće uz njegovu pomoć daju prijedloge vezane za poboljšanje tehničke opremljenosti u proizvodnji, izražavaju neslaganje s odlukama menadžmenta i iznose svoj stav u slučaju sukoba sa kolegama.

Uzorak objašnjenja

Glavni tekst ovog dokumenta ima za cilj da formuliše vaš stav i jasno iznese vaše argumente o osnovanosti pitanja.

Razlikuju se sljedeće vrste izvještaja:

• Izvještavanje. Oni uključuju obavještavanje o završetku posla ili faza, izvršenje naloga;
• Informativno. Redovno se sastavlja kako bi se izložili rezultati, detalji, napredak i metode obavljanja posla;
• Inicijativa. Sadrži prijedloge i preporuke.

Dokument može biti eksterni ili interni u zavisnosti od primaoca.

Eksterni se upućuje na čelnika više organizacije. Za sastavljanje koristite opšti oblik preduzeća. Prema primjeru, dopis se sastoji od sljedećih elemenata:

• naziv institucije;
• datum;
• indeks;
• adresa registracije;
• podaci o adresatu;
• naslov za temu izvještaja;
• navedeni tekst;
• potpis rukovodioca;
• Puno ime izvođača sa kontakt telefonom.

Interni dokument se sastavlja na ime rukovodioca organizacije, a za registraciju se koristi običan list. Sadrži sljedeće elemente:

• oznaka odjela;
• naziv bilješke;
• datum i registarski broj;
• naslov;
• tekst;
• Puno ime primaoca;
• potpis, prezime, inicijali, pozicija sastavljača.

Jedna vrsta internog dokumenta je izvještaj o nepravilnom obavljanju ili neispunjavanju dužnosti od strane zaposlenog. Namijenjen je informiranju rukovodstva i uključuje prijedlog za izricanje disciplinske mjere protiv zaposlenog.

Servisni dopis - primjer pisanja i dnevnik

Ovo je informativni dokument koji se koristi za interakciju horizontalnih (ne podređenih jedni drugima) objekata upravljačke strukture u cilju rješavanja pitanja koja se odnose na njihovu nadležnost. Kako napisati dopis?

Ova vrsta nije predviđena u Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). Istovremeno se koristi u industrijske svrhe:

• tražiti informacije;
• prilikom izdavanja instrukcija;
• kao prateći dokument;
• kao informativno pismo.

Forma memoranduma. U tekstu se opisuje šta je bio razlog za njegovu registraciju - zahtjev, molba, prijedlog. Mogu se prikazati informacije o održanim sastancima, kretanju osoblja, promjenama u radu organizacije i njenih odjeljenja. Dokument može sadržati i podatke za službu obezbeđenja o radnicima koji rade vikendom radi njihovog puštanja u prostorije preduzeća.

Za radne uspjehe zaposlenika mogu dobiti vrijedan poklon, titulu ili certifikat. Da bi to učinio, šef odjela, sindikat ili tim sastavlja bilješku.

Zakonodavstvo nema stroge zahtjeve za zvaničnu registraciju. Međutim, obrazac uzorka je po formi sličan izvještaju, može se razviti i sastaviti direktno u organizaciji, uzimajući u obzir specifičnosti preduzeća.

Za potrebe kontrole dokumenata vodi se evidencija registracije. Može sadržavati podatke o matičnom broju, datumu, imenu ili sažetku, te službenoj osobi koja je potpisala dokument.

Osim knjigovodstva u dnevniku, omogućeno je kartično ili automatsko računovodstvo.

Obrazac za objašnjenje

Ovaj dokument se koristi za objašnjenje okolnosti događaja i činjenica. Sastavio zaposlenik preduzeća upućen nadređenom službeniku.

To znači pisati rukom u jednom primjerku na običnom komadu papira adresiranom na osobu koja je tražila dokument. Neke organizacije nude kucanje na računaru. Pravila za sastavljanje obrazloženja nisu utvrđena na zakonodavnom nivou, ali postoje standardni primjeri njegovog popunjavanja. Ako nije sastavljeno prema obrascu, vrijedi.

Prema Zakonu o radu Ruske Federacije (član 193), prije primjene kazne zaposleniku, od njega se mora tražiti da pruži objašnjenje o okolnostima i razlozima počinjenih radnji.

Bilješku sastavlja zaposlenik ili strukturna jedinica.

U procesu rada neke stvari se troše ili potpuno postaju neupotrebljive. To mogu biti sirovine, alati, drugi materijali, pa čak i svakodnevni predmeti, kao što su stolovi ili stolice. Nakon toga se mora provesti postupak za isključenje ovih stavki iz računovodstva. Ovaj proces počinje sa dopisom za otpis materijalnih sredstava.

Svaka organizacija ima svoj sistem otpisa materijalnih sredstava. U velikim kompanijama ovaj posao obavlja posebna komisija, koja funkcioniše određenim danima. U malim firmama takve operacije po potrebi obavljaju različiti zaposleni. Ali svugdje se provodi određena količina dokumentacije.

Ovaj dopis mora sadržavati sljedeće informacije:

1. Detalji o dokumentu. Obično bilješka ima datum, broj i naslov koji otkriva temu. U maloj firmi gde papirologija nije sistematizovana na odgovarajućem nivou, može biti prisutan samo datum. U velikim preduzećima, broj i datum zapisuje službenik, koji takođe registruje dokument u dnevnik;
2. Odredište. Bilješka se upućuje direktoru ili zamjeniku direktora koji je odgovoran za obezbjeđivanje materijalne imovine organizacije, na primjer, glavnom inženjeru;
3. Zahtjev za otpis navedenih materijalnih sredstava;
4. Informacije o artiklima koji su istrošeni ili postali neupotrebljivi obično se prikazuju u obliku tabele. Trebao bi sadržavati sljedeće stupce:

• Broj linije;
• Naziv artikla;
• Količina;
• Inventarni broj;
• Knjigovodstvena vrijednost.

Bilješka! U tabeli mogu biti i druge kolone. Na primjer, šifra materijala, smjer potrošnje itd.

1. Razlozi za otpis. Potrebno je navesti koji dokumenti potvrđuju mjere koje potvrđuju potrebu za otpisom.

To može biti zapisnik o pregledu, odluka komisije o nepodobnosti predmeta za dalju upotrebu, stručno mišljenje da je određeni uređaj pokvaren i njegova obnova nije ekonomski isplativa;

1. Podaci o materijalno odgovornom licu i odjelu u kojem su korištene dragocjenosti;
2. Period za koji je trošak nastao. Vrijeme otpisa zavisi od pravila utvrđenih u preduzeću. To može biti mjesec ili kvartal;
3. Lista aplikacija. Uz napomenu se šalju i kopije dokumenata na osnovu kojih će se izvršiti otpis;

Bilješka! Samo stručnjak može procijeniti mogućnost daljnje upotrebe predmeta ili njegovog popravka. Međutim, predmet se može otpisati zbog moralne i materijalne zastarjelosti ako mu je istekao uobičajeni vijek trajanja.

1. Funkcija, potpis, prezime i inicijali autora dokumenta. Bilješku sastavlja materijalno odgovorno lice ili šef odjeljenja, u zavisnosti od pravila utvrđenih u organizaciji;
2. Bilješke o odobrenju. U procesuiranju otpisa su uključena najmanje dva zaposlena: finansijski odgovorna osoba i šef. Jedan direktno potpisuje bilješku, a drugi svoju vizu stavlja na dokument navodeći da su iznesene informacije istinite.

Dopis se šalje primaocu, koji ga odobrava ili odbija. Zatim dokument ide u računovodstvo, gdje se moraju poduzeti mjere za usklađivanje bilansa stanja.

Primer teksta

Prikazane informacije će biti jasnije predstavljene na primjeru.

br. 03-64/85 Direktoru TekhArtGroup doo

od DD.MM.GGGG Podolsky M.E.

Servisni dopis

O otpisu materijalnih sredstava

Tražim dozvolu za otpis sljedeće materijalne imovine za period od DD.MM.GGGG do DD.MM.GGGG:

Broj	Ime	Količina	Jedinica promijeniti	Inv. nom.	Razlog za otpis	Cijena za 1 jedinicu.	ukupni troškovi
1	A4 koverta bez oznake bez prozora	80	PC.	b/n	Koristi se za slanje korespondencije.	10 rub.	800 rub.
2	HP ScanJet 200 skener	1	PC.	79633	Opšti kvar. Moralna i materijalna zastarelost.	4000 rub.	4000 rub.
3	Kompjuterska stolica Metta VK-8.	1	PC.	83923	Oštećenje mehanizma za podešavanje visine, deformacija sedišta. Obnova nije ekonomski izvodljiva.	5000 rub.	5000 rub.

Odjel: pravni biro.

Finansijski odgovorno:

Vodeći pravni savjetnik _________ Sergeenko S.K.

Razlozi za otpis: rezultati pregleda koji su izvršili stručnjaci iz odjela za popravke i provjera upotrebe potrošnog materijala.

Prijave:

1. Zaključak odjeljenja za popravku br. 37 od DD.MM.GGGG.
2. Zapisnik o kontroli upotrebe potrošnog materijala br.28 od DD.MM.GGGG.

Šef Biroa Stepanov D.V.

Veoma je važno blagovremeno otpisati određena materijalna sredstva i kontrolisati prisustvo svih artikala u prostorijama organizacije kojima su dodijeljeni inventarni brojevi. Ako se uoče prekršaji, za njih će odgovarati materijalno odgovoran zaposlenik iz svojih prihoda. Stoga je sastavljanje memoranduma u njegovom interesu.

Servisni dopis je informativni i referentni dokument koji se koristi kao alat za internu poslovnu korespondenciju. Servisni dopis sastavlja se u odnosu na određeno odeljenje preduzeća ili pojedinog zaposlenog kada su druga odeljenja i strukturne jedinice prinuđene da se uključe u rešavanje problema. Interni dopisnici, za razliku od dopisa, način su komunikacije između odjela i zaposlenih koji su ravnopravni po službenom statusu, ali ne podnose izvještaje direktno jedni drugima.

Kako napisati dopis

Servisni dopis, u pravilu se sastavlja u bilo kojem obliku, ali mora sadržavati sljedeće detalje:

• naslov dokumenta, odnosno “Memorandum”;
• adresat sa navođenjem punog imena i položaja u dativu;
• naslov ispred teksta bilješke je tema dopisa;
• stvarni tekst dopisa, koji opisuje trenutnu situaciju i predlaže opcije za rješavanje problema ili izražava zahtjev;
• mjesto autora dopisa sa punim imenom i prezimenom i potpisom;
• datum pripreme dokumenta i njegov broj.

Uzorak dopisa za kupovinu računara

Servisni dopis
05.10.2013 № 2
Moskva

O popravci računara (zamjena)

Skrećem vam pažnju da se od 20. septembra 2013. godine često dešavaju softverski kvarovi na personalnom računaru koji je dodeljen menadžeru prodaje Larisi Ivanovnoj Korovko.

S tim u vezi, tražim da se ovaj računar popravi ili zamijeni.

Uzorak dopisa o izdavanju proizvoda

SERVISNA NAPOMENA
2013-09-20-CN od 20.09.2013

O izdavanju proizvoda

Molim Vas za koordinaciju održavanja kampanje za TM Voditsa.

Svrha akcije:

• povećanje maloprodaje sokova Voditsa TM;
• povećanje brojčane i kvalitetne distribucije.

Period promocije: oktobar-novembar 2013

Region: Aleksandrovsk, Cheryomushki

Učesnici akcije: prodavci maloprodajnih objekata

Mehanizam promocije: kada prodajno mesto naruči 5 litara soka TM Voditsa, dobija se 1 litar soka TM Voditsa na poklon.

Raspodjela nagradnog fonda:
Aleksandrovsk - 400 pakovanja (po 1 l)
Cheryomushki - 60 pakovanja (po 1 l)
Efikasnost: planirano povećanje prodaje od 30-40%.
Ostatak neiskorišćenih proizvoda biće vraćen u skladište.

Dopis se sastavlja na A4 listu ako organizacija ne održava elektronsko upravljanje dokumentima.

Ovaj dokument treba sastaviti ako zaposleni (bez obzira na kojoj funkciji u datoj kompaniji) smatra da je potrebno da se na nešto važno skrene pažnja čelniku kompanije i shvati da se stvar ne može riješiti bez njegove lične intervencije.

Pažnja! Dopis se često miješa sa izvještajem.

Ove dvije kategorije pismenih zahtjeva unutar kompanije su zaista slične po najbitnijem – informativne su prirode i podrazumijevaju određene radnje osobe kojoj su upućene.

Oni se odnose ili na određenog specijaliste ili na aktivnosti određenog odjela. ipak, dopis je više hijerarhijski obojen: uvijek se piše “odozdo prema gore”, odnosno od nižeg specijaliste do više pozicije.

Zvanično pismo se može uputiti predstavniku istog ranga kao i autoru, kao i nekome na nižem položaju. Štaviše, upućeno je i predstavnicima partnerskih organizacija. Zapravo, memorandum je podvrsta zvaničnog, baš kao i eksplanatorni.

Što se tiče razlike između dopisa i izvještaja, pogledajte komentar stručnjaka.

Da li menadžer treba da sačini dokument?

Trebao bi, ali u slučajevima kada želi nešto prenijeti specijalistu ili šefu odjela i očekuje konkretne radnje kao odgovor.

Iz kojih se dijelova dopis sastoji?

Kao što je već rečeno, Za takav papir ne postoji posebno utvrđen uzorak. Međutim, postoje pravila za pisanje, prema pravilima poslovnog komuniciranja, kao i internim aktima određene kompanije.

Uzorci takve bilješke obično su dostupni u lokalnim dokumentima kompanije - u papirnom obliku ili se dostavljaju zaposleniku zajedno s internom korporativnom e-poštom. U potonjem slučaju (ako je uobičajeno da vaša kompanija zahtjeve rješava elektronskim putem), trebate koristiti funkciju potvrde o čitanju.

Da, slično dokument uvek sadrži:

• puni naziv preduzeća i strukturne jedinice (iz kojeg se piše);
• matični broj;
• navođenje adresata (mora se navesti čin, prezime i inicijale, ili puno ime i prezime);
• naziv papira i njegova namjena (na primjer, dopis za popravke);
• tekst – informativni dio (sažet i sadržajan) i koje se radnje očekuju od adresata;
• datum;
• potpis sa prepisom.

Treba da pišete sažeto i tačno, imajući na umu da je vrijeme usluge ograničeno za svakog zaposlenika i da je skupo.

Bitan! Greške u jeziku pisanja nisu dozvoljene. Također biste trebali izbjegavati nespretne i previše zbunjujuće i glomazne fraze koje se mogu tumačiti s više značenja i iskriviti značenje onoga što želite prenijeti.

Princip pisanja je uvek isti: šta se desilo - šta hoćeš - zašto misliš da bi onaj kome se obraćaš to trebalo da uradi. Pisanje bilješke na memorandumu s logom kompanije će dodati dodatnu težinu.

Također je dobro ukazati na poslovne posljedice postojeće situacije i kako će je intervencija primaoca ispraviti. Na primjer, neko naruši internu rutinu i unese razdor u timu, zbog čega je došlo do nejedinstva u odjelu i narušen je timski duh neophodan za povećanje prodaje.

Najbolje je držati se poslovnog, neutralnog stila. prilikom kontaktiranja. U skladu s tim, ne možete koristiti opscene, žargonske fraze, emocionalno nabijene kritike, posebno uvredljive, uvredljive ili neetičke.

Ako želite više od jedne radnje od primaoca, morate ih navesti u numerisanoj listi, svaku u novom redu, odvojenu tačkom i zarezom.

Upute korak po korak: kako pravilno sastaviti?

Kako pravilno napisati dopis direktoru koristeći uzorak? U gornjem desnom uglu iscrtava se "zaglavlje" dokumenta - kome i na koji odjel se papir prenosi, obavezno navedite poziciju i podatke o pasošu. Ispod, u centru, nalazi se dopis i njegova namjena (na primjer, za popravke, ili za otpis, za unapređenje ili bonuse za zaposlenog), a tamo je i registarski broj.

Ispod je tekst - suština pitanja, prvo informativni dio, pa šta želite (npr. molim vas da izdate nalog za uviđaj u vezi s tim i takvim incidentom), ili vas molim da zamijenite praćenje opreme u tom i tom odeljenju (tako što se prvo informiše zašto to treba uraditi) uraditi i u kakvom je stanju postojeća oprema).

Hajde da damo konkretno primjer kako bi takav papir mogao izgledati.

Generalni direktor Lotos-V doo

Sergejev Sergej Sergejevič

od višeg menadžera prodaje Ivanova I.I.

SERVISNA NAPOMENA br. 21

(za popravke i zamjenu opreme)

Skrećem vam pažnju da je računarska oprema u prodajnom odeljenju Lotos-M doo neprikladna za dalji rad i da je potrebna zamena i popravka. Dakle, trenutno je od 8 računara (po stopi jedan za dva zaposlena), 5 potpuno neispravno, još 2 su od strane administratora sistema prepoznata kao podložna popravci. Zbog toga se usporava interakcija s kupcima. Zaposleni su primorani da koriste svoje lične laptope i tablete. Štampač se takođe smatra nepopravljivim jer je veoma star.

molim vas da:

1. nabavka 5 novih računara;
2. naručiti popravku 2 računara;
3. zamenite štampač u odeljenju.

S poštovanjem

viši menadžer prodaje, Ivanova Irina Ivanovna (potpis).

Dakle, jasno je da ako zaposleni želi nešto od drugog zaposlenog, posebno od šefa, ovo moraju biti popunjeni u pisanoj formi i prema šablonu utvrđenom u određenoj kompaniji, u skladu sa poslovnom etikom.

Samo to garantuje da vaša žalba neće ostati bez pažnje i da će dobiti iscrpan odgovor, i samo na taj način će se vaša žalba smatrati racionalnom, a ne privatnim zahtjevom koji rukovodstvo (vrhunsko ili generalno) može zanemariti.