Riječ “funkcija” u prijevodu s latinskog znači “dovršenje”, “izvršenje”.

Aktivnosti menadžera se mogu predstaviti kao kontinuirani proces obavljanja upravljačkih funkcija.

Funkcije upravljanja - specijalizirane vrste upravljačkih aktivnosti; odvojene oblasti aktivnosti upravljanja koje omogućavaju kontrolne akcije.

Svaka funkcija upravljanja uključuje prikupljanje informacija, njihovu transformaciju, razvoj rješenja, davanje mu forme i priopćavanje izvođačima.

Upravljačke funkcije karakteriziraju sljedeća svojstva:

· sprovodi se u svakom proizvodnom sistemu i na svakom nivou upravljanja;

· svojstveno upravljanju bilo kojom organizacijom;

· podijeliti sadržaj aktivnosti upravljanja na vrste poslova prema redoslijedu

· njihova implementacija na vrijeme;

· relativno nezavisne i istovremeno blisko povezane.

U naučnoj literaturi, kako stranoj, tako i domaćoj, postoje različita gledišta o klasifikaciji funkcija upravljanja, iako se, u suštini, razlikuju samo po određenim parametrima. Na primjer, E.P. Golubkov identifikuje funkcije kao što su:

· utvrđivanje ciljeva i zadataka organizacije;

· planiranje;

· organizacija;

· motivacija;

· koordinacija i regulacija;

· računovodstvo, analiza i kontrola. Golubkov E.P. Menadžment. M., 1993. str. 11.

Zauzvrat, M. Meskon klasificira sljedeće vrste aktivnosti kao funkcije upravljanja:

· strateško planiranje;

· planiranje implementacije strategije;

· organizacija interakcije i ovlasti;

· građevinske organizacije;

· motivacija. Meskon M., Albert M., Khedouri F. Osnove menadžmenta. M., 1995. str. 20.

Funkcije upravljanja mogu se okarakterisati na sljedeći način:

Kontrolne funkcije	Operacije
Planiranje	Izvršite predviđanje. Definirajte ciljeve. Razvijte strategiju. Nacrtajte program akcije. Izračunajte rokove i standarde. Odrediti izvore finansiranja. Razviti politike i procedure
Organizacija	Razviti organizacionu strukturu. Prenesite ovlaštenje. Definišite svoj odnos prema poslu. Razvijte proces donošenja odluka. Definirajte komunikacije.
Motivacija	Saznajte potrebe osoblja. Odredite metode stimulacije kako biste zadovoljili potrebe svakog zaposlenog
Kontrola	Definirajte standarde učinka. Osigurajte da su izmjerene. Procijenite rezultate. Napravite njihova podešavanja. Uzmite u obzir bihejvioralnu stranu kontrole
Marketinške aktivnosti	Definirajte misiju i društvenu odgovornost organizacije. Proučite i formulirajte potrebe za robom i uslugama
Inovaciona aktivnost	Obezbedite fleksibilnu organizacionu strukturu. Stvorite analitičko odjeljenje sposobno da uhvati slabe signale iz vanjskog okruženja. Formirajte preduzetnički tip organizacionog ponašanja. Kreirajte sistem podrške za inovatore.
Humani razvoj resurse	Osigurati zapošljavanje i odabir osoblja. Razviti „filozofiju kompanije“, uključujući kodeks poslovnog ponašanja za osoblje. Sprovedite planiranje karijere. Sprovesti sertifikaciju osoblja svake godine. Razviti program obuke i razvoja.
Menadžerski konsalting	Pružiti dijagnozu organizacijskih patologija i upravljačkih disfunkcija. Razvijte plan za njihovo prevazilaženje.

U praksi upravljanja razlikuju se dvije vrste upravljačkih funkcija: osnovne i specifične.

Glavne funkcije menadžmenta s pravom mogu uključivati ​​čitav kompleks obaveznih poslova, koji podliježu strogoj implementaciji u procesu implementacije određene funkcije upravljanja u određenom slijedu: predviđanje, organizacija, planiranje, motivacija, kontrola, računovodstvena analiza, priprema i donošenje upravljačkih odluka.

Funkcija planiranja je da odredi ciljeve organizacije i razvije mjere za njihovo postizanje. To su akcije kojima menadžment daje jedinstveno usmjerenje naporima svih članova organizacije.

Funkcija organizovanja aktivnosti je stvaranje upravljačke strukture preduzeća, utvrđivanje zadataka za odeljenja, uspostavljanje redosleda njihove interakcije, odabir ljudi za konkretan posao i davanje ovlašćenja i odgovornosti. To je jedina funkcija koja međusobno povezuje i poboljšava učinkovitost svih ostalih kontrolnih funkcija.

Funkcija koordinacije je usmjerena na postizanje konzistentnosti i harmonije u zajedničkim aktivnostima svih elemenata (područja djelovanja, odjela, službi, odjeljenja, podsistema) preduzeća. Funkcija koordinacije zajedničkih aktivnosti može se nazvati „podešavanjem sistema“.

Regulatorna funkcija obezbjeđuje sprovođenje tekućih aktivnosti koje se odnose na otklanjanje odstupanja od navedenog načina rada organizacionog sistema. Koristi se u procesu operativnog upravljanja zajedničkim aktivnostima ljudi putem otpreme na osnovu kontrole i analize ove aktivnosti.

Funkcija motivacije je da podstakne osoblje na efikasne, savjesne aktivnosti radi postizanja ciljeva organizacije. Usmjeren na identifikaciju kadrovskih potreba, razvoj sistema nagrađivanja za obavljeni rad i korištenje različitih sistema nagrađivanja.

Kontrolna funkcija se sastoji od praćenja tekućih procesa u kontrolisanom objektu, upoređivanja stvarno postignutih rezultata sa planiranim i utvrđivanja odstupanja. Najbliže je povezan sa funkcijom planiranja, jer kontroliše kretanje organizacije ka njenim ciljevima.

Funkcija računovodstva aktivnosti implementirana je za dobijanje sveobuhvatnih informacija o stanju aktivnosti (proizvodno, komercijalno, finansijsko, itd.). Sastoji se od mjerenja, snimanja i grupisanja podataka koji karakteriziraju kontrolni objekt. Postoje računovodstveno, operativno i statističko računovodstvo.

Funkcija analize aktivnosti je da sveobuhvatno prouči aktivnosti preduzeća analitičkim i ekonomsko-matematičkim metodama kako bi se objektivno procenila, identifikovala uska grla u razvoju organizacije i mogući načini poboljšanja postojećeg stanja. Važan zadatak analize je utvrđivanje stepena opstanka preduzeća, njegove sposobnosti da se odupre spoljnim i unutrašnjim destabilizujućim faktorima.

Funkcija donošenja odluka je izbor koji menadžer mora napraviti da bi izvršio svoje dužnosti. Uz pomoć upravljačkih odluka implementiraju se sve gore navedene funkcije upravljanja.

Specifične funkcije upravljanja, kao odvojenije, samostalne oblasti profesionalne delatnosti u odnosu na nove ekonomske uslove, zauzimaju ključne pozicije. Na osnovu analize konkretnih funkcija formira se upravljačka struktura, odabire i postavljaju kadrovi, razvijaju informacioni sistemi i organizuje kancelarijski rad.

Specifične funkcije upravljanja će omogućiti da se jasno definiše šta, kome i kada to učiniti. Obavljanje specifičnih funkcija u kompleksu čini proces upravljanja organizacijom (preduzećem). Odavde možemo izvući glavni zaključak da obavljanje konkretnih funkcija zavisi od kompetentnosti, fleksibilnosti, efikasnosti, preduzimljivosti menadžera i, kao posledica toga, uspešnog izvršavanja proizvodnih zadataka, kvaliteta rada i proizvoda, te konkurentnosti preduzeća. proizvedeni proizvod. Funkcije upravljanja doprinose uspostavljanju i uspješnom funkcionisanju svih podjela postojeće upravljačke strukture kroz vertikalno i horizontalno povezivanje. Na osnovu ove premise, A.Ya. Kibanov sve funkcije upravljanja dijeli na eksterne, interne, glavne, osnovne, pomoćne, korisne, štetne, neprirodne i duplikativne. Kibanov A.Ya. Menadžment je nauka o upravljanju. M.: 1997.

Mogu se razlikovati sljedeće specifične funkcije:

· Glavno upravljanje proizvodnjom;

· Upravljanje pomoćnom i uslužnom proizvodnjom;

· Upravljanje radom i platama;

· Upravljanje kvalitetom proizvoda;

· Upravljanje osobljem;

· Finansijsko upravljanje;

· Marketing menadžment;

· Upravljanje društvenim razvojem tima;

Svaka konkretna funkcija upravljanja u organizaciji je složena po sadržaju i uključuje opšte funkcije: planiranje, organizaciju, regulaciju, motivaciju, kontrolu, analizu itd.

Dakle, postoje opće i specijalizirane funkcije upravljanja. Opće funkcije upravljanja su planiranje, organiziranje, reguliranje obrazovanje, motivacija, kontrola i analiza. Specijalizovane funkcije se klasifikuju u zavisnosti od oblasti upravljanja.

Kontrolna funkcija

Ekonomske informacije se obično klasifikuju prema funkcijama upravljanja. U ovom slučaju razlikuju se sljedeće grupe: planske, normativne i referentne, računovodstvene i operativne (tekuće).

Planirano informacije - informacije o parametrima objekta za budući period. Sve aktivnosti objekta su orijentirane na ove informacije.

Primjer 4 Planirane informacije o objektu uključuju indikatore kao što su plan izdavanja proizvoda, planirani profit od prodaje, očekivana potražnja za proizvodima, raspored ispita itd.

Regulatorni i referentni informacije sadrže različite regulatorne i referentne podatke. Njegova ažuriranja se javljaju prilično rijetko.

Primjer 5 Regulatorne i referentne informacije u preduzeću su:

• vrijeme predviđeno za izradu standardnog dijela (standardi intenziteta rada);
• prosječna dnevna plata radnika po kategorijama;
• plata zaposlenih;
• adresa dobavljača ili kupca itd.

Računovodstvo informacija je informacija koja karakteriše delatnost preduzeća u određenom proteklom periodu. Na osnovu ovih informacija provode se sljedeće radnje: usklađivanje planiranih informacija, analiza ekonomskih aktivnosti kompanije, donošenje odluka o efikasnijem upravljanju poslom itd.
Objavljeno na ref.rf
U praksi, računovodstvene informacije se mogu koristiti kao računovodstvene informacije, statističke informacije i operativne računovodstvene informacije.

Primjer 6 Računovodstvene informacije su: broj prodatih proizvoda u određenom vremenskom periodu; prosječno dnevno opterećenje ili vrijeme zastoja mašina, ocjene unesene u dnevnik, itd.

Operativno (trenutno) informacija je informacija koja se koristi u operativnom upravljanju i karakterizira proizvodne procese u tekućem (datom) vremenskom periodu. Pred operativnim informacijama postavljaju se ozbiljni zahtjevi u pogledu brzine prijema i obrade, kao i stepena njihove pouzdanosti. Na primjer, uspjeh kompanije na tržištu u velikoj mjeri zavisi od toga koliko se brzo i efikasno vrši njena obrada.

Primjer 7 Operativne informacije su:

• broj proizvedenih dijelova po satu, smjeni, danu;
• broj prodatih proizvoda po danu ili određenom satu;
• obim sirovina od dobavljača na početku radnog dana itd.

3 Oblici adekvatnosti informacija

Za potrošača informacija veoma važna karakteristika je njena adekvatnost.

Adekvatnost informacija- ovo je određeni nivo korespondencije slike stvorene korištenjem primljenih informacija sa stvarnim objektom, procesom, fenomenom itd.

Ispravnost ljudskog donošenja odluka zavisi od stepena adekvatnosti informacija stvarnom stanju objekta ili procesa.

Primjer 1 Uspješno ste završili školu i želite nastaviti školovanje u tehničkom smjeru (softver, na primjer). Ako razgovarate sa svojim prijateljima, saznaćete da se slična obuka može dobiti u različitim obrazovnim institucijama. Kao rezultat ovakvih razgovora, dobijate vrlo kontradiktorne informacije koje vam ne dozvoljavaju da donesete odluku u korist jedne ili druge opcije. primljene informacije su neadekvatne stvarnom stanju stvari. Kako biste dobili pouzdanije informacije, kupujete imenik za pristupnike obrazovnim ustanovama u gradu i regiji iz kojeg dobijate sveobuhvatne informacije. U ovom slučaju možemo reći da informacije koje ste dobili iz imenika na odgovarajući način odražavaju područja studija na univerzitetima i pomažu vam da donesete konačni izbor.

Adekvatnost informacija može se izraziti u tri oblika: semantičkom, sintaksičkom, pragmatičkom.

Funkcija upravljanja - pojam i vrste. Klasifikacija i karakteristike kategorije "Funkcija menadžmenta" 2017, 2018.

- Upravljanje karijerom kao funkcija upravljanja kadrovima

U širem smislu, karijera se može smatrati aktivnim napredovanjem osobe u ovladavanju i usavršavanju načina života koji osigurava njegovu stabilnost u toku društvenog života. U užem smislu, karijera je subjektivno ostvarena...

- Stručno usavršavanje i usavršavanje zaposlenih u funkciji upravljanja kadrovima

Nesklad između kvalifikacija osoblja i potreba kompanije negativno utiče na rezultate njenih aktivnosti. Razvoj kadrova je najvažniji uslov za uspješan razvoj svake kompanije. Organizacija stručnog osposobljavanja je jedna od glavnih... .

- Regrutacija i selekcija zaposlenih kao funkcija upravljanja kadrovima

Odabir osoblja je niz aktivnosti i radnji koje sprovodi preduzeće ili organizacija kako bi sa liste kandidata identifikovala osobu ili osobe koje su najpogodnije za upražnjeno radno mjesto. Odabir osoblja je jedan od ključnih elemenata kadrova... .

- Procjena osoblja kao funkcija upravljanja osobljem

Glavno pitanje procjene osoblja je uspostavljanje njegovih indikatora koji omogućavaju utvrđivanje usklađenosti zaposlenih sa zahtjevima. Svi indikatori se mogu podijeliti u tri grupe: produktivnost rada; profesionalno ponašanje; lični kvaliteti. ... .

- Komunikacija kao funkcija upravljanja organizacijom.

Komunikacije u organizaciji su informacijske interakcije u koje ljudi ulaze prilikom obavljanja svojih funkcionalnih odgovornosti ili opisa poslova. Interno okruženje organizacije. Svaka organizacija ima interno i eksterno okruženje u kojem... .

- Tema 4. Planiranje kao važna funkcija upravljanja projektima

- Motivacija kao funkcija upravljanja. Vrste motivacije. Stimulacija

Motivacija je proces stvaranja sistema uslova ili motiva koji utiču na ponašanje čoveka, usmeravajući ga u pravcu koji je potreban organizaciji, regulišući njegov intenzitet, granice, podstičući ga na savesnost, istrajnost, marljivost u... .

Podjela rada, koja se tumači kao diferencijacija i specijalizacija radne aktivnosti, dovela je do identifikacije i postojanja različitih vrsta radne aktivnosti.

Kontrolna funkcija je vrsta upravljačke aktivnosti koju karakteriše poseban skup zadataka i sprovodi se posebnim tehnikama i metodama. Funkcije moraju imati jasno definisan sadržaj, proceduru implementacije i strukturu u okviru koje se vrši njeno organizaciono razdvajanje. Glavne karakteristike kontrolnih funkcija su sljedeće:

Ujednačenost sadržaja posla koji se obavlja u okviru jedne funkcije;

Ciljna orijentacija ovih radova;

Zaseban skup zadataka koji treba izvršiti.

Postoje opšte (slika 2.1) i specifične (slika 2.2) funkcije upravljanja.

Opće karakteristike, obavezno u svakom organizacionom sistemu: planiranje, organizacija, motivacija, kontrola, koordinacija. Karakteristike općih funkcija upravljanja: uvijek se primjenjuju sveobuhvatno na čitav niz upravljačkih radnji, ne zavise od objekta upravljanja, imaju različite udjele u strukturi aktivnosti menadžera na različitim nivoima, ne postoje stroge nedvosmislene granice između funkcije.

Specifično (specifično) funkcije odražavaju specifičnosti određenog organizacionog sistema. Specifične funkcije nastaju kao rezultat nametanja općih funkcija upravljanja specifičnostima objekata upravljanja, a njihova lista ovisi o popisu objekata upravljanja, na primjer resursa, procesa i rezultata. Sa ove tačke gledišta, organizacija se posmatra kao skup ulaza, izlaza i procesa za transformaciju ulaznih resursa u izlazne rezultate. U ovom slučaju razlikuju se sljedeće specifične funkcije upravljanja:

- resurse. Organizacija u svom poslovanju koristi resurse: materijalne, radne, finansijske, informacione, tehnološke i dr. Shodno tome, izdvajaju se specifične funkcije: upravljanje zalihama, upravljanje finansijama, upravljanje osobljem itd.;

- procesi. U organizaciji se odvijaju mnogi procesi, od kojih su najvažniji nabavka, proizvodnja i prodaja proizvoda. Shodno tome, razlikuju se funkcije: upravljanje logistikom, upravljanje prodajom, upravljanje glavnom proizvodnjom, upravljanje pomoćnom proizvodnjom itd.;

- rezultate. Rezultati (izlazi sistema) obuhvataju: profit, profitabilnost, obim proizvodnje i prodaje, troškove, kvalitet proizvoda itd. Shodno tome razlikuju se sledeće funkcije: upravljanje kvalitetom, upravljanje produktivnošću, upravljanje troškovima itd.

Upravljanje preduzećem je skup funkcija implementiranih određenim redosledom.

1. Planiranje – razvoj akcionog programa koji će kasnije poslužiti kao osnova za formiranje proizvodnog sistema ili sredstvo za održavanje njegovog efektivnog postojanja. Planiranje je interaktivni] proces preliminarnog odlučivanja (prema konceptu njemačkog profesora D. Hahna) zasnovan na sistemu međusobno zavisnih projektnih parametara proizvodnje koji određuju ciljeve budućih aktivnosti i sredstva za njihovo postizanje, metode i tajming rada. Planiranje kao funkcija upravljanja razmatra se po nivou, vremenu, ciljevima:

- strateško planiranje– formira sistem odluka koje pokriva značajan vremenski period, odnosi se na dugoročno sveobuhvatno planiranje kojim se utvrđuju glavni ciljevi organizacije, metode i metode njenog djelovanja, postupak sticanja, raspodjele i korištenja resursa za postizanje utvrđenih ciljeva ;

- taktičko planiranje– proces izrade planova korišćenja resursa, diferenciranih po izvođačima i vremenu, utvrđenim strateškim planom, ima karakter srednjoročnog i kratkoročnog planiranja.

Analiza funkcije planiranja pokazuje da preduzeća izrađuju dugoročne strateške i kratkoročne operativno-taktičke planove (slika 2.3). Planiranje se smatra funkcijom upravljanja na najvišem nivou upravljanja i sprovodi se na svim nivoima upravljanja u okviru nadležnosti koja odgovara nivou hijerarhije. Svaki nivo menadžmenta, planirajući svoje aktivnosti za određenu budućnost, prima ulazne informacije iz plana višeg nivoa datog sistema i daje informacije kao ulazne podatke za izradu plana na sledećem nivou. Zadaci planiranja:

Osiguravanje ciljanog razvoja organizacije;

Perspektivna orijentacija i rano prepoznavanje razvojnih problema;

Koordinacija aktivnosti strukturnih jedinica i osoblja;

Stvaranje objektivne osnove za efektivnu kontrolu;

Poticanje radne aktivnosti osoblja;

Informaciona podrška zaposlenima u organizaciji.

Rice. 2.3. Šema korespondencije između nivoa planiranja i nivoa upravljanja

Kako bi se prilikom planiranja uzele u obzir moguće promjene u vanjskom okruženju, koriste se metode predviđanja. Prognoza je naučno predviđanje mogućeg stanja privrede, društva i organizacije u budućnosti. Predviđanje predstavlja određeni sistem probabilističke procjene prirode promjena ciljeva i puteva razvoja upravljačkog objekta u sprezi sa materijalnim resursima. Poslovne prognoze o složenim socio-ekonomskim problemima izrađuju se, po pravilu, za dugoročne i srednjoročne periode. Prognoze se najčešće koriste u strateškom planiranju.

Prilikom planiranja razvija se skup mjera koji određuje redoslijed postizanja konkretnih ciljeva, uzimajući u obzir najefikasnije korištenje resursa od strane svake proizvodne karike. Velike organizacije imaju tendenciju da planiraju odozgo prema dolje. Planiranje se vrši na najvišem nivou upravljanja i ima prirodu direktive za niže nivoe upravljanja. Najviši nivo određuje ciljeve, glavne pravce i glavne ekonomske zadatke razvoja organizacije. Na sljedećem nivou oni su specificirani uzimajući u obzir mogućnosti sljedećeg nižeg nivoa. Planiranje se sastoji od pojedinačnih faza i postupaka za njihovu realizaciju, koji su u određenoj logičkoj vezi i sprovode se u stalnom redosledu, formirajući specifičan ciklus planiranja u preduzeću. Proces planiranja uključuje tri faze:

· postavljanje problema planiranja (uključuje formiranje ciljeva i analizu problema planiranja);

· razvoj plana (podrazumeva formiranje mogućih opcija za rešavanje problema planiranja, predviđanje mogućih posledica njihove implementacije za organizaciju, evaluaciju opcija i donošenje planske odluke);

· sprovođenje planirane odluke (sastoji se od saopštavanja odluke izvršiocima u vidu planiranih zadataka, standarda, indikatora).

2. Organizacija kako funkcija upravljanja formira strukturu preduzeća, unapređuje je, razvija režime rada, stvara mehanizme za prilagođavanje promenama u eksternim i unutrašnjim vezama u sistemu upravljanja. Cijeli proces upravljanja odvija se unutar organizacione strukture.

Organizaciona struktura– logički potkrijepljen sistem odnosa između nivoa upravljanja i funkcionalnih područja, koji vam omogućava da najefikasnije postignete ciljeve organizacije. Funkcija organizacije je usmjerena na stvaranje neophodnih uslova za postizanje njenih ciljeva. Glavni zadaci funkcije organizacije:

Formiranje strukture organizacije na osnovu veličine preduzeća, njegovih ciljeva, tehnologije, osoblja itd.;

Uspostavljanje specifičnih parametara, načina rada odjeljenja, odnosa između odjeljenja;

Obezbeđivanje resursa (ljudskih, materijalnih, finansijskih, informacionih).

Organizacija kao funkcija upravljanja mora osigurati da postojeći sistem bude usklađen sa novim ciljevima utvrđenim u ciljevima planiranja.

U slučajevima neusklađenosti stvaraju se novi sistemi ili se stari reorganizuju kako bi im se dali kvaliteti neophodni za postizanje postavljenih ciljeva. Glavni pokazatelj visokog nivoa organizacije je brza reakcija na promjene faktora okoline.

Organizacija obezbeđuje preduzeću sve što je neophodno za njegovo uspešno funkcionisanje: sirovine, opremu, novac, kadrove, itd. Sa tehničkog stanovišta, glavni elementi organizacije su: kapital, radna snaga i spoljašnje okruženje. U procesu proizvodnje, organizacija transformiše primarne faktore, kapital i rad, okružene spoljašnjim okruženjem, u proizvode. Proizvode koristi okruženje, koje daje dodatni kapital i rad kao inpute u petlji povratne sprege (slika 2.4).

Organizacija je također društvena struktura i skup je mnogih društvenih elemenata. Organizaciona struktura preduzeća odražava glavne karakteristike preduzeća. Projekat organizacije preduzeća uključuje organizaciono planiranje, koje uključuje:

Određivanje vrsta potrebnih proizvodnih aktivnosti;

Raspodjela prava i odgovornosti u skladu sa pozicijama i funkcijama predviđenim odabranim sistemom upravljanja;

Pružanje sistema za upravljanje informacijama zaposlenima na svim nivoima.

Uz pomoć organizacijske upravljačke strukture, rukovodilac preduzeća vrši funkcije upravljanja kako bi se uskladile aktivnosti svih odjela. Postoje dva glavna koncepta organizacije menadžmenta:

· autokratija– vlasnici imovine raspolažu isključivo njome i mogu uvesti bilo koje oblike upravljanja, bez obzira na mišljenje kolektiva;

· participativno(participativno) upravljanje – tim igra značajnu ulogu u donošenju strateških odluka; Svaki član tima ima pravo znati finansijsku situaciju, ciljeve, izraziti svoje mišljenje i prijedloge. Participativno upravljanje daje organizaciji značajnu prednost zbog uključivanja stručnjaka u donošenje odluka i zbog činjenice da je snažan motivacijski faktor, jer utiče na psihološku klimu tima, razvija osjećaj odgovornosti, uključenost u zajednički cilj, i pomaže da se potvrdi.

3. Kontrola izvršenja – sastoji se od provjere da li se sve odvija prema usvojenom programu, utvrđenim organizacionim principima i datim uputstvima. Njegov cilj je identificirati učinjene greške kako bi se ispravile i izbjegle njihovo ponavljanje u budućnosti. Na osnovu rezultata kontrole donose se upravljačke odluke u cilju izrade novih planova, reorganizacije proizvodnog sistema, intenziviranja i koordinacije njegovih aktivnosti.

Odluke donesene kao rezultat planiranja, tokom njihove implementacije, zahtijevaju evaluaciju i prilagođavanje u zavisnosti od promjenjivih uslova. Kontrola izvršenja i ocjena realizacije odluka su osnova za kvalitetno regulisanje realizacije planova.

Proces kontrole se sastoji od sljedećih faza:

Uspostavljanje standarda (kriterijuma) za ocjenu provođenja odluka i predviđanje njihovih posljedica. Standardi su specifični ciljevi čiji se stepen ostvarenosti može izmjeriti. Standardi utvrđuju vremenski okvir za završetak posla i specifične kriterijume po kojima se rad vrednuje. Kriterijumi se mjere u kvantitativnom smislu (profit, obim prodaje) ili indirektnim pokazateljima (povećano zadovoljstvo poslom). Kriterijumi za ocjenu realizacije odluka utvrđuju se na osnovu cijene materijalnih sredstava, radnog vremena, količine i kvaliteta izvedenih radova;

Prikupljanje informacija o stvarnom stanju stvari;

Poređenje stvarnog stanja sa prognozom i ocjena realizacije planova u skladu sa utvrđenim kriterijumima. U ovoj fazi se izvode sljedeće radnje: utvrđuje se skala dozvoljenih odstupanja, mjere se rezultati, vrednuju podaci o postignutim rezultatima, upoređuju se rezultati sa utvrđenim standardima;

Usklađivanje (po potrebi) planova i kriterijuma za njihovu implementaciju, korekcija postupaka donošenja odluka, posljedice provođenja nekvalitetnih odluka. U ovoj fazi, menadžer određuje šta treba preduzeti: otklanjanje odstupanja, promenu standarda ili neometanje rada ako se stvarni rezultati poklapaju sa utvrđenim.

Kontrola je klasifikovana prema sljedećim kriterijima.

Po nivou planiranja:

· integralna kontrola – koristi se od strane višeg nivoa menadžmenta i namenjena je proceni razvoja preduzeća u skladu sa dugoročnim dugoročnim planovima u pravcu postizanja glavnih ciljeva;

· kontrola sprovođenja taktičkih planova proizilazi iz integralne kontrole i sprovodi se procenom efektivnosti funkcionisanja sektora preduzeća u pogledu utroška resursa za postizanje postavljenih ciljeva;

· operativna kontrola odgovara nižem nivou menadžmenta i obezbeđuje sprovođenje operativnih i taktičkih planova sektora preduzeća.

po vremenu:

· prethodna kontrola – ulazna kontrola svih vrsta resursa, koja se vrši prije samog početka rada, ima za cilj: obezbjeđivanje neophodnih uslova za nesmetan i kvalitetan rad, korišten u odnosu na ljudske, materijalne i finansijske resurse;

· tekuća kontrola - kontrola koja se sprovodi u fazi poslovnog procesa, u cilju unapređenja i koordinacije aktivnosti i ima za cilj: pravovremeno identifikovanje i po mogućnosti otklanjanje odstupanja od navedenih parametara koja se javljaju u toku rada izlazi na osnovu povratnih informacija, što je prijem procesa podataka o napretku;

· završna kontrola - kontrola koja se sprovodi nakon završenog posla, sa ciljem: kreiranja motivacionih nagrada, prilagođavanja ponašanja rukovodilaca, donetih odluka, formiranja planova za budućnost na osnovu analize dobijenih rezultata.

Po fazama proizvodnog procesa:

· dolazna kontrola;

· operaciona sala;

· kontrola gotovih proizvoda;

· kontrola transporta i skladištenja.

Po subjektima kontrole: kontrola koju vrše rukovodioci, majstor kontrole, odjel tehničke kontrole, kontrolni inspektori, državni organi, međunarodna tijela.

Po stepenu mehanizacije:

· ručna kontrola;

· mehanizovano upravljanje;

· automatizovano upravljanje;

· automatska kontrola.

Po načinu primanja i obrade informacija:

kontrola registracije;

· statistička kontrola;

· proračunska i analitička kontrola.

Po pokrivenosti:

· potpuna kontrola;

· selektivna kontrola.

Po načinu rada:

· poboljšana kontrola;

· normalna kontrola.

Za prikupljanje i procjenu informacija potrebni su pouzdani kanali direktnih i reverznih informacijskih veza usmjerenih na odgovarajuće nivoe upravljanja. Svaki nivo upravljanja preduzećem mora imati odgovarajući nivo planiranja i kontrole obezbeđen relevantnim informacijama. Da bi kontrola bila efikasna, mora imati sljedeća svojstva:

Strateški fokus – odražavaju i podržavaju sveukupne prioritete organizacije;

Orijentiran na rezultate – pomaže organizaciji da postigne svoje ciljeve i formulira nove ciljeve kako bi osigurao njen opstanak u budućnosti;

Pravovremenost – odrediti vremenski interval za kontrolu i osigurati mogućnost otklanjanja odstupanja prije nego što stvore problem;

Fleksibilnost - prilagođavanje tekućim promjenama;

Jednostavnost – jednostavne metode upravljanja su ekonomičnije, omogućavaju bolje razumijevanje njegovih ciljeva i alata;

Isplativo – troškovi praćenja ne bi trebali premašiti koristi koje ono stvara.

Procjenu kontrolnog sistema treba provoditi redovno prema određenim kriterijima: ispunjenost kontrolnih zadataka (utvrđivanje odstupanja), isplativost kontrole (procjena troškova povezanih sa otkrivanjem i otklanjanjem nedostataka uočenih u procesu kontrole). ), efekat uticaja na ljude (odnos zaposlenih prema korišćenom sistemu kontrole).

4. Motivacija – proces motivisanja sebe i drugih da deluju radi postizanja ličnih i organizacionih ciljeva. Motivacija se razmatra u dva aspekta:

Kao psihološki proces koji aktivira ponašanje i stvara poticaj za postizanje određenog cilja;

Stvaranje razloga i uslova koji podstiču efikasan rad, vodeći računa o potrebama, psihologiji i ponašanju.

Osnovni principi motivacije:

Postavljanje jasnih ciljeva i zadataka;

Povezivanje rezultata i nagrada;

Stvaranje povoljnih uslova za efikasan rad;

Jedinstvo moralnih i materijalnih metoda stimulacije;

Uzimajući u obzir lične kvalitete zaposlenog;

Iskorištavanje pozitivnih poticaja.

5. Koordinacija je vrsta aktivnosti za koordinaciju i racionalizaciju učesnika procesa ujedinjenih zajedničkim ciljem i zajedničkim aktivnostima na način da unapredi funkcionisanje preduzeća i omogući njegov uspeh. Koordinacija se koristi kako bi se osigurala sinhronizacija aktivnosti i interakcija između različitih dijelova organizacije, što garantuje integritet i održivost organizacije. Što je veći stepen podjele rada i bliža međuzavisnost odjela, to je veća potreba za koordinacijom. Po svojoj prirodi aktivnosti koordinacije su:

- preventivno– aktivnosti usmjerene na predviđanje problema i poteškoća;

- eliminisanje– aktivnosti osmišljene da eliminišu prekide koji se javljaju u sistemu;

- regulisanje– aktivnosti u cilju održavanja postojećeg obrasca rada;

- stimulativno– aktivnosti koje imaju za cilj poboljšanje performansi sistema ili postojeće organizacije čak iu odsustvu specifičnih problema.

Efikasnost koordinacije direktno zavisi od nivoa razvijenosti komunikacija i nivoa razmene informacija. Proces prijenosa informacija dijeli se na direktan: od menadžera do podređenog i obrnuti: od podređenog do menadžera. Koordinacijske aktivnosti se provode korištenjem određenih mehanizama:

· neformalna neprogramirana koordinacija, koja se gradi na međusobnom razumijevanju, zajedničkim stavovima i psihološkim stereotipima, koji diktira potrebu za zajedničkim koordinisanim radom i interakcijom;

· programabilna bezlična koordinacija, koja koristi standardne operativne metode i pravila. Na primjer, možete uštedjeti značajno vrijeme uspostavljanjem načina za rješavanje problema koji se često ponavljaju;

· individualna koordinacija, koja koristi individualni pristup svakom zaposleniku;

· grupna koordinacija, koja vam omogućava da rješavate probleme koordinacije na sastancima grupe.

Za obavljanje koordinacije, preduzeća mogu koristiti jedan ili više ovih pristupa (mehanizama). Veliko preduzeće koristi autoritarni stil upravljanja, koji karakteriše veći stepen formalizacije, veća standardizacija i podela na divizije prema tehnologiji ili funkciji. Ovaj stil uključuje visoke hijerarhijske strukture, male oblasti kontrole i značajnu centralizaciju. Koordinacija se u ovom slučaju vrši duž hijerarhije upravljanja, na osnovu statuta, organizacionih procedura i usvojene strategije.

Gore navedene kontrolne funkcije su međusobno povezane (slika 2.5), imaju svojstva međusobnog prožimanja i ne provode se sekvencijalno, tj. izvršenje jedne funkcije ne prestaje dok ne započne sljedeća funkcija.

Rice. 2.5. Šema korespondencije između nivoa osnovnih funkcija upravljanja

Planiranje prodire u procese organizovanja i praćenja izvođenja poslova. Svaka funkcija upravljanja utječe na drugu funkciju i sve su integrirane u jedan proces upravljanja.

· 3.3. Kontrolne funkcije

Menadžment se podrazumijeva kao obezbjeđivanje postavljenog cilja, uz realizaciju sljedećih funkcija: organizacione, planske, računovodstvene, analize, kontrole, stimulacije.

Menadžment je svrsishodan proces koji uključuje neke osnovne elemente koji se smatraju glavnim funkcijama menadžmenta. U praksi upravljanja razlikuju se dvije vrste upravljačkih funkcija.

Vrste upravljačkih funkcija

· osnovni – čitav kompleks obaveznih poslova koji se moraju striktno obavljati u procesu realizacije određene funkcije upravljanja u određenom redosledu: predviđanje; organizacija; planiranje; motivacija; kontrola; računovodstvo; analiza; priprema i donošenje upravljačkih odluka

· specifično – izolovanije, predstavljaju samostalne oblasti profesionalne delatnosti. Na osnovu analize konkretnih funkcija formira se upravljačka struktura, odabire i postavljaju kadrovi, razvijaju informacioni sistemi i organizuje kancelarijski rad. Specifične funkcije upravljanja će omogućiti da se jasno definiše šta, kome i kada to učiniti. Obavljanje specifičnih funkcija u kompleksu čini proces upravljanja organizacijom (preduzećem). Odavde možemo izvući glavni zaključak da obavljanje konkretnih funkcija zavisi od kompetentnosti, fleksibilnosti, efikasnosti, preduzimljivosti menadžera i, kao posledica toga, uspešnog izvršavanja proizvodnih zadataka, kvaliteta rada i proizvoda, te konkurentnosti preduzeća. proizvedeni proizvod.

Funkcije upravljanja doprinose uspostavljanju i uspješnom funkcionisanju svih podjela postojeće upravljačke strukture kroz vertikalno i horizontalno povezivanje. Sve funkcije upravljanja mogu se podijeliti na eksterne i interne; glavni, osnovni i pomoćni, korisni i štetni; neprirodno; dupliranje. Funkcije proizlaze iz zadataka koje rješava strukturna jedinica, na primjer, proizvodni odjel poduzeća za proizvodnju mašina:

· uspostavljanje bliskih kontakata sa odjelom za istraživanje i razvoj;

· priprema novih proizvoda za puštanje u proizvodnju;

· planiranje nabavke opreme i priprema za rad;

· podsticanje razvoja inicijative zaposlenih ka racionalizaciji;

· analiza troškova rada, korištenja računara i budžeta odjela.

Funkcija proizvodnog odjela možete rastaviti i definirati podfunkcije:

· racionalno korišćenje proizvodnih objekata, alata i uređaja;

· utvrđivanje vremenskih standarda za izradu proizvoda;

· osiguranje kvaliteta rada;

· priprema proizvodne dokumentacije;

· utvrđivanje iznosa kapitalnih ulaganja;

· razvoj oblika usluge za potrošače proizvoda;

· razvoj oblika usavršavanja i prekvalifikacije kadrova.

Efikasnost sistema upravljanja zavisi ne samo od jasnog izbora metoda, principa i funkcija upravljanja, već i od faktora koji doprinose povećanju intenziteta procesa upravljanja.

A. Fayol je identifikovao pet funkcija upravljanja: računovodstvo; analiza; planiranje; kontrola; regulative, koja daje osnovu za analizu informacionih sistema.

Funkcija upravljanja - računovodstvo

Računovodstvo funkcija je razvijanje ili korištenje gotovih oblika i metoda za evidentiranje pokazatelja uspješnosti preduzeća: računovodstvo, finansijsko računovodstvo, upravljačko računovodstvo itd. Općenito, računovodstvo se može definirati kao prijem, registracija, akumulacija, obrada i pružanje informacija o stvarnim poslovnim procesima.

Računovodstvo- proces dobijanja objektivnih informacija o situaciji koja se razvija u objektu prikupljanjem stvarnih vrednosti parametara i njihovom obradom prema određenim algoritmima. Nakon donošenja planova izvršiocu, često se ispostavi da preduzeće odstupa od plana. Razlozi mogu biti različiti: uticaj okoline, nepreciznost i netačno izvođenje, nesavršenost samog planiranja. Da bi se preduzeće dovelo na planiranu putanju, potrebno je regulisati njegove aktivnosti. A za to morate prikupiti podatke o radu ovog preduzeća. Prikupljanje podataka za formiranje i izvještavanje vrši se računovodstvenom fazom. Računovodstvo korišćenja resursa, računovodstvo proizvedenih proizvoda, računovodstvo izvršenja eksternih narudžbi, računovodstvo finansija i mnoge druge.

Ova kontrolna funkcija je namijenjena za snimanje stanja kontrolnog objekta, dobijanje potpunih informacija o objektu u aspektu od interesa, kao i formulisanje ciljeva, tj. šta tačno treba postići. Jasno definisani ciljevi igraju važnu ulogu u upravljanju i planiranju. Cilj je idealno mentalno predviđanje rezultata neke aktivnosti; željeni rezultat koji osoba ili cijelo preduzeće koje postavlja ovaj cilj želi postići. Formulisana su neka pravila za postavljanje ciljeva: ciljevi treba da budu specifični; real; fleksibilan i prilagodljiv; kompatibilan; ljudi razumeju.

Računovodstvo predstavlja dio sistema koji upravlja informacijama. Ovo je najteža etapa, jer... ne može se formalizovati.

Analiza – funkcija upravljanja

Analiza ili je analitička funkcija povezana sa proučavanjem rezultata implementacije planova i naloga, utvrđivanjem faktora koji utiču, utvrđivanjem rezervi, proučavanjem trendova razvoja itd. Analizu vrše različiti stručnjaci u zavisnosti od složenosti i nivoa analiziranog objekta ili procesa. Analizu rezultata privredne aktivnosti preduzeća za godinu ili više obavljaju stručnjaci, a na nivou radionice ili odjeljenja - rukovodilac na ovom nivou (šef ili njegov zamjenik) zajedno sa specijalistom - ekonomistom.

Analiza- proces generiranja alternativa na osnovu situacije koja se razvija na lokaciji i željenih vrijednosti parametara navedenih u fazi „Planiranja“, s jedne strane, te dijagnosticiranja i identifikacije razloga odstupanja kretanja sistema od zadatu putanju, s druge strane. Na osnovu uzetih podataka, formulišu se zaključci o različitim aspektima preduzeća.

Planiranje bilo koje aktivnosti počinje analizom situacije, jer je bez rezultata analize nemoguće utvrditi koje su sposobnosti i resursi na raspolaganju, koji materijalni, finansijski, informacioni, ljudski resursi će biti potrebni za realizaciju plana, koliko dugo za njegovu implementaciju biće potrebno da li su resursi troškova prihvatljivi, a takođe je nemoguće utvrditi da li je planiranje uopšte potrebno, pa je stoga nemoguće napraviti plan.

Nakon analize situacije identifikuju se problemi i slobodni resursi. Prilikom izrade planova, problemi će činiti osnovu ciljeva, a slobodni resursi će služiti kao sredstvo za postizanje ovih ciljeva.

Plansko - upravljačka funkcija

Planiranje (funkcija planiranja) sastoji se od izrade i implementacije planova za ostvarivanje zadatih zadataka. Na primjer, poslovni plan za cijelu kompaniju, plan proizvodnje, plan marketing istraživanja, finansijski plan, plan istraživanja i razvoja itd. za različite periode (godina, kvartal, mjesec, dan).

Planiranjeje sistemski proces donošenja odluka usmjeren na budućnost koji se razvija na osnovu ciljeva koje je formulirala matična organizacija i alternativa generiranih u fazi analize. Koncept “planiranja” uključuje definisanje ciljeva i načina za njihovo postizanje. U ekonomiji, planiranje preduzeća se sprovodi u važnim oblastima kao što su prodaja, finansije, proizvodnja i nabavka. Istovremeno, naravno, svi privatni planovi su usko povezani. Prema mnogim autorima, planiranje je jedna od najvažnijih funkcija upravljanja.

Proces planiranja odvija se u 4 faze.

Faze procesa planiranja

· razvoj zajedničkih ciljeva;

· određivanje konkretnih, detaljnih ciljeva za datu

· relativno kratak vremenski period;

· identifikaciju zadataka i sredstava za njihovo rješavanje;

· praćenje ostvarenja postavljenih ciljeva upoređivanjem planiranih indikatora sa stvarnim.

Planiranje se uvijek vodi podacima iz prošlosti, ali nastoji odrediti i kontrolirati razvoj poduzeća u budućnosti, stoga pouzdanost planiranja ovisi o tačnosti stvarnih pokazatelja iz prošlosti.

Tehnologija planiranja je dobro razvijena i u stalnoj upotrebi. Na osnovu svrhe i osnovnih principa preduzeća, formulišu se strateški ciljevi koji ukazuju šta uopšte treba raditi. Zatim se konkretizuju u zadatke, a oni u konkretne zadatke. Zatim se izračunavaju potrebni resursi: materijalni, finansijski, kadrovski, vremenski - i, ako je potrebno, revidiraju se zadaci, zadaci i ciljevi. Rezultat je realno izvodljiv plan. Veoma je važno da su rezerve potrebne u slučaju nepredviđenih okolnosti.Ponekad se izjednačavaju strateško i dugoročno, taktičko i kratkoročno upravljanje, ali to nije uvijek tačno.

Primjer

Svaki ozbiljan ekonomski sistem strateškog upravljanja mora da sadrži kontrolni (informacioni) podsistem koji obrađuje i ažurira strateške informacije o inovativnim aktivnostima, stanju tržišta roba, usluga i hartija od vrednosti, obezbeđenju resursa, finansijskim uslovima i kriterijumima, principima i metodama upravljanja. i sl.

Rezultati planiranja se često predstavljaju u obliku „biznis plana“. Poslovni plan je jedan od prvih generalizirajućih dokumenata koji opravdava ulaganja i sadrži podatke o vrsti i obimu proizvodnje, karakteristikama tržišta prodaje i sirovina, proizvodnim potrebama za zemljištem, energijom i radnim resursima, a sadrži i niz pokazatelja koji daju predstavu o komercijalnoj, budžetskoj i ekonomskoj efikasnosti projekta koji se razmatra i prvenstveno od interesa za učesnike u projektu.

Jasno je da su tehnologije planiranja koje zapravo koriste firme prilično složene. Obično se time bave specijalne jedinice. Metode matematičkog planiranja su korisne. Godine 1975. Nobelovu nagradu za ekonomiju dobili su sovjetski matematičar Leonid Vitalievich Kantorovich i američki ekonomista Tjalling Koopmans (rođen u Holandiji). Nagrada je dodeljena za razvoj teorije optimalnog korišćenja resursa, koja čini važan deo matematičkog arsenala planera.

Kontrolna funkcija - regulacija

Regulativa -formiranje korektivnih kontrolnih radnji koje dovode kontrolni objekat u željeno stanje za implementaciju rješenja odabranog u fazi “Planiranja”. Takođe, ovo je odabir, analiza i evaluacija načina za postizanje postavljenih ciljeva. Henri Fayol smatra da menadžment kao propis uključuje i izradu liste neophodnih radnji, tj. šta je tačno potrebno uraditi da bi se realizovala opcija izabrana u prethodnoj fazi da bi se postigli ciljevi.

Kontrolno – upravljačka funkcija

Kontrola funkciju najčešće obavlja menadžer: kontrola realizacije planova, utrošak materijalnih sredstava, korišćenje finansijskih sredstava itd.

Kontrola- Ovo je poređenje stvarnog stanja objekta sa željenim. U preduzeću se mogu koristiti sledeće vrste kontrole.

Vrste kontrole

· organizacione odluke – vezane za reorganizaciju preduzeća i poslovnog procesa. karakteriše činjenica da se javljaju tokom dugog vremenskog perioda, dovoljnog da privuče sopstvene stručnjake, a rezultati određuju efikasnost preduzeća u celini.

· planska odluka – ove odluke se donose češće od organizacionih. Moraju uzeti u obzir postojeću organizaciju poslovnih procesa u preduzeću. I oni u velikoj mjeri određuju odluke koje će se donositi na sljedećim nivoima.

· operativno upravljanje - uglavnom se koristi za uticaj na objekat upravljanja u cilju održavanja planiranih indikatora. Ove odluke se donose češće.

Bez obzira na to koliko su planovi dobro razvijeni, oni se obično ne mogu izvršiti kako je planirano. Budućnost se ne može predvidjeti sa apsolutnom sigurnošću. Nepovoljni vremenski uslovi, industrijske i saobraćajne nezgode, bolesti i otpuštanja zaposlenih i mnogi drugi razlozi remete planove. Ova kršenja, prije svega, moraju se otkriti pomoću kontrolnog sistema. Na primjer, potrebno je da se redovno - jednom dnevno, sedmično ili mjesečno - vraćate na plan i identifikujete neželjena odstupanja od plana. Postoje dva glavna pristupa devijacijama:

Pristupi devijacijama

· odluke određene tehnologijom i planom rada - povratak na planiranu putanju razvoja. To će zahtijevati dodatna sredstva - materijalna, kadrovska, finansijska. Ponekad se takvi resursi kreiraju prema planu, unaprijed predviđajući mogućnost komplikacija. Ali moramo se pomiriti sa činjenicom da će u povoljnom okruženju takvi resursi biti „prazni“

· rješenja u slučaju vanrednih situacija (nesreće, sukobi) - promjena plana. Planirane prekretnice zamjenjuju se drugima koje su u trenutnoj situaciji realno ostvarive. Mogućnost ovakvog pristupa zavisi od toga koliko je plan važan za preduzeće – da li je to „zakon” ili samo „vodič za akciju” koji postavlja željeni pravac kretanja.

Kontroliranje

Moderna faza posljednje funkcije je kontrola. Kontroling (kontrola – vođenje, regulacija, upravljanje, kontrola) je novi koncept upravljanja koji je generisan praksom savremenog upravljanja preduzećem. Prema Fayolu, „jedan od glavnih razloga za nastanak i implementaciju koncepta kontrolinga bila je potreba za sistemskom integracijom različitih aspekata upravljanja poslovnim procesima u organizacioni sistem (preduzeće, firma, banka, vladina agencija, itd.). ” Kontroling pruža metodološku i instrumentalnu osnovu za podršku "(uključujući kompjuterske) osnovne funkcije upravljanja: planiranje, kontrolu, računovodstvo i analizu, kao i procjenu situacije za donošenje upravljačkih odluka."

Stimulacija ili motivaciona funkcija - razvoj i primena različitih metoda stimulisanja rada podređenih zaposlenih:

Finansijski podsticaji – plate, bonusi, akcije, unapređenja, itd.;

Psihološki poticaji - zahvalnost, svjedodžbe, titule, diplome, počasne ploče itd.

Poslednjih godina, koncept „donošenja odluka” i pridruženi sistemi, metode i alati za podršku odlučivanju počeli su da se koriste u oblasti menadžmenta.

Odlučivanje – svrsishodan uticaj na objekat kontrole, zasnovan na analizi situacije, utvrđivanju cilja i izradi programa za postizanje ovog cilja.

Upravljačka struktura svake organizacije podijeljena je na tri nivoa: operativni, funkcionalni i strateški.

Organizacijski funkcija je izrada organizacijske strukture i skupa regulatornih dokumenata: raspored osoblja za kompaniju, odjel, laboratorij, grupu itd. označavanje podređenosti, odgovornosti, sfere nadležnosti, prava, odgovornosti itd. najčešće se to navodi u uredskim, laboratorijskim propisima ili opisima poslova.

Vrste upravljačkih informacija.

Upravljanje preduzećem se ne može efikasno sprovoditi bez dovoljno brzih, pouzdanih, pravovremenih i pouzdanih informacija. Informacije su osnova procesa upravljanja, a kvalitet upravljanja preduzećem u velikoj meri zavisi od toga koliko je ono savršeno. Informativna aktivnost menadžera zahtijeva od njega da jasno organizuje proces prikupljanja, analiziranja i obrade informacija, te mora biti sposoban utvrditi važnost ili nevažnost pristiglih informacija. Iskusan menadžer takođe mora biti u stanju da organizuje komunikaciju i razmenu informacija unutar preduzeća i kompanije.

Kontrolni sistem prima od kontrolisanog sistema informacije o stanju tehničkih i ekonomskih parametara koje je odredio u procesu proizvodnje i finansijskih i ekonomskih aktivnosti. Na osnovu primljenih informacija, kontrolni sistem (menadžment) generiše kontrolne komande i prenosi ih upravljanom sistemu na izvršenje.

Informacije koje posluju u preduzeću tokom procesa upravljanja mogu se klasifikovati na sledeći način:

po formi prikaza (vizuelni, audiovizuelni i mešoviti);

po obliku prikaza (numerički, abecedni, kodirani);

po ulozi u procesu upravljanja (analitički, prognostički, izvještajni, naučni, regulatorni);

po kvalitetu (pouzdan, vjerovatno pouzdan, nepouzdan, lažan);

prema mogućnosti upotrebe (potrebno, dovoljno, suvišno);

po stepenu obnavljanja™ (konstantno, varijabilno);

po stepenu delatnosti preduzeća (ekonomska, menadžerska, društvena, tehnološka);

prema izvoru porijekla (unutarorganizacijski, eksterni);

po stepenu transformacije (primarni, izvedeni, generalizovani);

prema vrsti medija (štampani tekst, mikrofilm, film, video, mašinski medij);

prema vremenu prijema (periodično, konstantno, epizodično, nasumično).

Može se identifikovati još jedna vrsta informacija koja postoji u pamćenju svakog čoveka, uključujući znanja o nauci, nagomilano iskustvo, slično upravljanje (situacije koje su već korišćene u menadžmentu, kao i podaci objavljeni u štampi o radu drugih). preduzeća, faktori koji utiču na proizvodne i finansijske i ekonomske aktivnosti i upravljanje itd.

Kao primjer, evo tri glavna područja prikupljanja informacija o konkurentu.

Informacije o tržištu.

cijene, popusti, uvjeti ugovora, specifikacije proizvoda;

obim, istorijat, trend i prognoza za određeni proizvod;

tržišni udio i trendovi njegovih promjena;

tržišne politike i planovi;

odnosi sa potrošačima i reputacija;

broj i lokacija prodajnih agenata;

kanali, politike i metode distribucije;

Informacije o proizvodnji i proizvodu:

procjena kvaliteta i efikasnosti;

Paleta proizvoda;

tehnologija i oprema;

nivo troškova;

proizvodni kapacitet;

lokacija i veličina proizvodnih jedinica i skladišta;

način pakovanja;

dostava;

mogućnosti za obavljanje naučno-istraživačkog rada (R&D).

Informacije o organizacionim karakteristikama i finansijama:

identifikacija ključnih donosilaca odluka;

filozofija ključnih donosilaca odluka;

finansijski uslovi i izgledi;

programi proširenja i akvizicije;

glavni izazovi i mogućnosti;

istraživački program.

Mnogo pažnje od strane menadžera treba posvetiti sigurnosti informacija i sprečavanju njihovog curenja.

Zanimljiva je izjava engleskih stručnjaka iz oblasti informacione sigurnosti: “Nema smisla pažljivo provjeravati prostorije prije sastanka ako kafu u prostorije servira neprovjereni zaposlenik bez odgovarajućeg nadzora.”

Menadžer treba da posveti posebnu pažnju izgradnji informacionih sistema u preduzeću.

Informacioni sistemi mogu biti jednostavni. U ovom slučaju, informacija se dostavlja od mjesta porijekla do mjesta potrošnje. Takve informacije se mogu primiti telefonom ili putem alarma kao jednokratna poruka, karakteristična je za najniži nivo upravljanja, na primjer: radno mjesto - gospodar. Češći su složeni informacioni sistemi koji odgovaraju složenosti proizvodnje i organizacionoj strukturi upravljanja, koji pokrivaju kako linijski menadžment tako i funkcionalne usluge preduzeća.

Informacioni sistemi se razlikuju:

za obradu informacija - centralizovana i decentralizovana;

stepen pokrivenosti informacijama - na sveobuhvatnu i lokalnu.

Integrisani informacioni sistemi pokrivaju čitav niz usluga preduzeća, dok su lokalni namenjeni određenim funkcijama upravljanja.

Nedavno su, prilikom izgradnje informacionih sistema, počeli da prave razliku između back-office i front-office informacija. Back-office informacije su informacije kojima samo zaposleni u preduzeću (svi ili iz određenih odjela) imaju pristup. Front office informacije su informacije kojima svi, na primjer, klijenti preduzeća, imaju pristup.

4.1. Vrste informacija i zahtjevi za njima

Upravljačke informacije se shvataju kao skup informacija o tome šta se dešava unutar organizacije i njenog okruženja. Posjedovanje takvih informacija pomaže menadžeru da se snađe u specifičnim situacijama i donese optimalne upravljačke odluke. Stoga aktivnosti upravljanja moraju započeti prikupljanjem, akumulacijom, obradom i razumijevanjem informacija. Menadžment kao informacijski proces sastoji se od razmjene informacija između subjekta upravljanja, upravljanog objekta i vanjskog okruženja.

Informaciona podrška menadžmentu je skup informacija o stanju i dinamici objekta upravljanja neophodnih za donošenje i sprovođenje upravljačkih odluka.

Bez informacija je nemoguće odrediti tačan cilj upravljanja, procijeniti konkretnu situaciju, jasno formulirati problem, donijeti racionalnu upravljačku odluku i pratiti njeno pravovremeno sprovođenje. Posjedovanje informacija znači posjedovanje stvarne moći – nedostatak informacija, kao i prisustvo nepotrebnih informacija, može deorganizirati svaku proizvodnu aktivnost. Bez informacija, saradnja je nemoguća. Provedene studije su otkrile da menadžer od 50 do 90% svog radnog vremena troši na razmjenu informacija koje se dešavaju tokom sastanaka, sastanaka, razgovora, dogovora, prijema posjetilaca, raznih pregovora itd. Takvo ulaganje vremena je u većini slučajeva neophodno, jer su informacije sada postale najvažniji uslov za efikasan rad i dugoročan razvoj svake organizacije.

Potreba za informacijama menadžmenta određena je sadržajem zadataka koji se rješavaju, razumijevanjem ovih zadataka od strane zaposlenih, te nivoom iskustva i obrazovanja potonjih. Što su oni veći, zaposlenicima su manje potrebne dodatne i detaljnije raznovrsne informacije. Organizacione i praktične aktivnosti menadžera i upravljačkog aparata u cjelini također su u velikoj mjeri informativne prirode, jer uključuju dobijanje pravovremenih i tačnih informacija za donošenje upravljačkih odluka i prenošenje informacija o donesenim odlukama. Centralni i najteži problem organizacije menadžmenta u industrijskim preduzećima je osigurati da se upravljačke odluke donose uz potpune, pouzdane i pravovremene informacije. Dakle, informacije se mogu posmatrati kao sredstvo za postizanje jednog od glavnih ciljeva preduzeća – ostvarivanje profita.

U preduzećima postoje sledeće vrste primarnih informacija:

· statistički;

· operativno izvještavanje;

· ekonomsko planiranje;

· računovodstvo;

· finansijski;

· tehnički;

· tehnološki;

· pravni;

· dizajn;

· popravka;

· referenca;

· po osoblju;

· o logistici;

· za kapitalnu izgradnju;

· korištenje nove tehnologije;

· o standardima rada i naknadama.

Prema sadržaju razlikuju ekonomske, organizacione, društvene i naučno-tehničke informacije. Ekonomske informacije sadrže informacije o ekonomskim aktivnostima preduzeća. Organizacione informacije odražavaju podatke potrebne za organizovanje upravljanja preduzećem: interna pravila, početak i kraj radnog dana, pauze za ručak itd. Društvene informacije nastaju u procesu socioloških istraživanja, kao iu operativnom kadrovskom radu. Ove informacije uključuju podatke koji sadrže društvene karakteristike radne snage preduzeća. Naučne i tehničke informacije su skup podataka neophodnih za tehničko upravljanje preduzećem. Uključuje različite dijagrame, crteže, tehničke karakteristike opreme, rasporede proizvodnih i pomoćnih radionica, skladišta itd.

Na osnovu mjesta formiranja i smjera tokova informacija razlikuju se ulazne, odlazne, eksterne i interne informacije. Ulazne informacije obuhvataju informacije koje prima preduzeće (dokumenti koji prate uvezene sirovine i materijale, nalozi i uputstva viših organizacija, novi regulatorni materijali). Odlazne informacije uključuju informacije koje dolaze iz preduzeća (razne reklame, aplikacije za nabavku opreme i sirovina). Eksterne informacije se sastoje od izvora koji karakterišu eksterno okruženje (marketinška istraživanja, cijene akcija, cijene usluga dobavljača). Interne informacije se generišu u datom preduzeću i koriste se isključivo u ovom preduzeću (kartice utroška materijala, nalozi za plaćanje proizvedenih proizvoda, razne tehnološke šeme).

Po svojoj namjeni, informacija može biti operativna, koja služi za prilagođavanje aktivnosti preduzeća, i izvještajna, namijenjena analizi rezultata njegovih aktivnosti.

Kada je to moguće, razlikuju se jednonamjenske informacije koje omogućavaju rješavanje samo jednog problema i višenamjenske informacije, pogodne za više različitih.

Na osnovu potpunosti obuhvata objekta razlikuje se parcijalne informacije koje se mogu koristiti samo zajedno sa drugim informacijama i kompleksne informacije koje sadrže sveobuhvatne informacije koje omogućavaju donošenje bilo kakvih odluka.

Prema stepenu primjene, informacije mogu biti univerzalne (pogodne za rješavanje bilo kojeg problema), funkcionalne - za rješavanje povezanih problema, individualizirane - sadrže informacije samo o datom problemu.

Prema stepenu spremnosti za upotrebu, informacije mogu biti primarne, početne (skup nesistematizovanih podataka dobijenih direktno iz izvora i koji sadrže mnogo suvišnih i nepotrebnih stvari) i konačne, derivativne, što omogućava donošenje informiranih upravljačkih odluka. .

Prema ulozi u upravljanju, informacije se dijele na osnovne, neophodne za donošenje važnih odluka, i pomoćne, koje nemaju samostalan značaj.

Prema stepenu značaja, informacije se dijele na važne i poželjne, od kojih se u ekstremnim slučajevima može izostaviti.

Na osnovu stepena pouzdanosti, pravi se razlika između pouzdane i vjerovatnoće informacija. Priroda potonjeg može biti posljedica fundamentalne nemogućnosti dobijanja tačnih informacija iz postojećeg izvora.

Ako je moguće konsolidirati i pohraniti, razlikuju nefiksnu informaciju, koja je neko vrijeme sadržana u pamćenju ljudi, a zatim postupno zaboravljena, i fiksnu informaciju na medijima, koja se pohranjuje gotovo neograničeno. Trenutno postoje materijalni, magnetni i elektronski mediji.

Prema načinu širenja, informacije mogu biti usmene, pismene i kombinovane.

U zavisnosti od vremena prijema i perioda korišćenja, informacije mogu biti operativne, prospektivne i prognozirane.

Prema stepenu povjerljivosti, informacije se razlikuju za opštu upotrebu, za službenu upotrebu, tajne, strogo povjerljive od posebnog značaja, koje podliježu objelodanjivanju u određenom roku. Sadržaj svake specifične informacije određen je potrebama nivoa upravljanja i upravljačkim odlukama koje se razvijaju.

Sljedeći zahtjevi se primjenjuju na upravljačke informacije:

· relevantnost;

· vrijednost;

· korisnost;

· sažetost;

· jasnoća;

· nedvosmislenost formulacije;

· blagovremenost prijema;

· pravilan odabir primarnih informacija;

· kontinuitet prikupljanja i obrade informacija;

· tačnost i pouzdanost;

· optimalna sistematizacija.

Svako preduzeće u procesu svojih proizvodnih aktivnosti akumulira određenu količinu znanja, iskustva i raznih informacija koje mu u obliku podataka dolaze na raspolaganje i transformišu se u skladu sa njegovim potrebama i zahtjevima. Ova akumulirana količina informacija naziva se informacionim resursom preduzeća. Prikupljeni podaci su skup specifičnih vrijednosti kvantitativnih i kvalitativnih parametara koji karakteriziraju objekt. Ali ako ovi podaci nisu pravilno organizirani i korišteni u neke svrhe, oni nisu informacija.

Podaci postaju informacija kada se shvati njihovo značenje. Sa stanovišta donošenja upravljačke odluke, možemo reći da su informacije podaci koji utiču na prevazilaženje neizvjesnosti izbora odluke ili u vezi sa provođenjem određenih radnji.

Prikupljeni podaci i metode koje se koriste za njihovo prikupljanje variraju u zavisnosti od specifičnih namjena dotičnih preduzeća.

Glavni nosilac informacija je dokument - materijalni objekat koji sadrži informacije u utvrđenom obliku, sastavljen na propisan način i koji ima pravni značaj u skladu sa važećim zakonodavstvom. Tok dokumenata koji uzastopno prolaze kroz preduzeće od trenutka njihovog stvaranja ili prijema do izvršenja ili otpreme naziva se tok dokumenata. Sve vrste poslova na pisanju, obradi i obradi dokumenata obuhvaćeni su posebnim odjelom menadžmenta koji se naziva kancelarijski rad.

Ulazna dokumentacija u preduzećima se evidentira u posebnim časopisima ili na karticama. Najvažniji dokumenti se daju na uvid rukovodiocu preduzeća ili njegovim zamenicima, kojima se delegiraju ovlašćenja potrebna za donošenje odluka o relevantnim pitanjima. Rezultati rukovodstva razmatranja dokumenata ogledaju se u odlukama koje moraju sadržavati jasna uputstva o postupku izvršenja dokumenata. Osoba koja je prva navedena u rezoluciji smatra se odgovornom za izvršenje dokumenta. Dokument sa rezolucijom menadžera šalje se na izvršenje u odgovarajući sektor preduzeća da pripremi odgovor ili izradi bilo koji interni dokument. Za posebno važne dokumente, po nalogu rukovodioca, uvodi se posebno računovodstvo i kontrola. Takvu kontrolu vrši sekretar i evidentira je u posebnom dnevniku. Cirkulacija odlaznih informacija u preduzećima se vrši prema sledećoj proceduri. Oni sastavljaju nacrt dokumenta, koji se naknadno odobrava, potvrđuje, potpisuje, registruje i šalje. U tom slučaju potrebno je provjeriti dokument koji se šalje u pogledu eksternog dizajna (adresa, datum, broj), prisutnosti priloga navedenih u dokumentu, odgovarajućih viza, potpisa menadžera i pečata. Kopije poslatih dokumenata koje ostaju u preduzeću moraju imati potpise lica koja potvrđuju autentičnost potpisa. Potpisana i uredno sastavljena izlazna dokumenta predaju se sekretaru na slanje poštom (ili kurirom), a kopije dokumenata se čuvaju u posebnim dosijeima u sekretarijatu ili u odjeljenjima koja su izradila dokument.

Proces upravljanja se može posmatrati kao proces percepcije, transformacije i prenošenja informacija. Na osnovu dobijenih informacija, kontrolni sistem razvija upravljačke komande, koje se saopštavaju izvršiocima u vidu planova, standarda, zadataka, naloga. Procesi donošenja upravljačkih odluka se takođe hrane informacijama, a stepen njihove validnosti zavisi od njihove ažurnosti, potpunosti i pouzdanosti.

Menadžer, kao i svaki zaposlenik u upravljačkom aparatu, nakon što je dobio određene podatke, mora razumjeti njihov sadržaj i procijeniti mogućnost njegovog korištenja za rješavanje relevantnih problema. Razumijevanje sadržaja primljenih informacija zahtijeva uključivanje zaliha znanja zaposlenika, ovisno o nivou njegovih kvalifikacija, specijalnosti, sposobnosti i radnog iskustva. Zalihu takvog znanja predstavljaju koncepti, sudovi, veze između njih, smještene u sjećanju određenog zaposlenika koji percipira ovu ili onu informaciju. Za takvo skladište znanja postoji poseban izraz - „blago“.

Ono što je primaocu nerazumljivo nije informacija, već semantička buka. Očigledno je da kvalifikovan radnik može iz bilo koje poruke izvući znatno više informacija nego njegov kolega sa manje znanja.

Da bi se saznala vrijednost određene poruke za određenog primaoca informacije, mora se imati na umu još jedan aspekt poruke – pragmatika. Osoba koja prenosi relevantne informacije mora uzeti u obzir da primalac ove poruke rješava određene probleme i ocjenjuje ovu poruku u smislu njenog uticaja na rezultate odluke. U isto vrijeme, korisne informacije mu dostavlja samo onaj dio poruke koji pomaže da se opravdaju donesene odluke menadžmenta. Ostali podaci su pragmatična buka.

Dakle, informacije u menadžmentu treba shvatiti kao nova znanja i informacije koje su razumljive i od strane primaoca ocijenjene kao korisne za donošenje upravljačke odluke. Da bi se dobile korisne informacije, postojeći tokovi podataka moraju proći kroz odgovarajući troslojni filter:

· fizički komunikacioni kanal sa datim propusnim opsegom;

· filter „blaga“ u kojem se postiže razumijevanje;

· pragmatični filter, gdje se procjenjuje korisnost podataka.

Svaki takav sloj pohranjuje određeni dio podataka, isključujući šum. Propusni kapacitet organa upravljanja je manji, što se više javlja fizička, „riznička“ i pragmatična buka, ili što je niži nivo i pouzdanost njegove tehničke opremljenosti, to je niža kvalifikacija rukovodećeg osoblja.

Iz prakse mnogih preduzeća poznato je da što više podataka koji nisu u vezi sa obavljenim poslovima dobije organ upravljanja, to je teže doneti efikasnu upravljačku odluku na vreme.