Aké dokumenty možno uchovávať 3 roky? Ukladanie účtovných dokladov

Aké predpisy sa musia dodržiavať pri určovaní doby uchovávania účtovných dokladov organizácie? Je potrebné viazať všetky účtovné doklady uložené v účtovnom oddelení organizácie?

V tejto otázke zaujímame nasledovné stanovisko:

Pri stanovovaní lehôt uchovávania dokumentov organizácie je potrebné sa riadiť: Zákonom N 402-FZ, Daňovým poriadkom Ruskej federácie, Zákonom z 24. júla 2009 N 212-FZ, Zoznamom štandardných archívnych dokumentov manažmentu generovaných v priebeh činnosti štátnych orgánov, miestnych samospráv a organizácií s uvedením termínov skladovania, schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 N 558.
Dokumenty, ktoré nie sú prenesené do archívu organizácie (s dobou uloženia do 10 rokov vrátane), možno zoskupiť v chronologickom poradí a zošiť napríklad do zakladačov. V tomto prípade musí priečinok obsahovať názov prípadu.

Odôvodnenie pozície:

Lehoty uchovávania účtovných dokladov

Prvotné účtovné doklady, účtovné registre, účtovné (finančné) výkazy, audítorské správy k nim podliehajú uchovávaniu hospodárskym subjektom po dobu ustanovenú v súlade s pravidlami pre organizáciu záležitostí štátneho archívnictva, najmenej však päť rokov po vykazovanom roku ( Časť 1 § 29 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 N 402-FZ „o účtovníctve“, ďalej len zákon N 402-FZ).

Lehoty uchovávania pre elektronické dokumenty (registre) sa stanovujú rovnako ako pre dokumentáciu vygenerovanú na papieri. Ekonomické subjekty sú zároveň povinné uchovávať dokumenty účtovnej politiky, štandardy hospodárskeho subjektu, iné dokumenty súvisiace s organizáciou a vedením účtovníctva vrátane nástrojov, ktoré zabezpečujú reprodukciu elektronických dokumentov, ako aj overovanie pravosti elektronických dokumentov. podpis po dobu najmenej piatich rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej (účtovnej) závierky (§ 29 ods. 2 zákona č. 402-FZ).

Pri určovaní konkrétnych lehôt uchovávania jednotlivých účtovných dokladov je potrebné vychádzať zo Zoznamu štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených v procese činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schváleného vyhláškou MK SR č. Rusko zo dňa 25. augusta 2010 N 558 (ďalej len Zoznam). Tento zoznam bol vypracovaný a schválený v súlade s ustanoveniami časti 3 čl. 6, časť 1 čl. 17 federálneho zákona z 22. októbra 2004 N 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ (ďalej len zákon N 125-FZ).

V súlade s bodom 1.4 Zoznamu sa lehoty uchovávania dokumentov počítajú od 1. januára roku nasledujúceho po roku ukončenia ich papierovania.
Napríklad:

Primárne účtovné doklady a prílohy k nim, ktoré zaznamenávali skutočnosť o obchodnej transakcii a slúžili ako podklad pre účtovné záznamy (pokladničné doklady a knihy, bankové doklady, kmeňové listy bankových šekových knižiek, príkazy, pracovné výkazy, bankové oznámenia a žiadosti o prevod, úkony prevzatie, dodanie, odpis majetku a materiálu, potvrdenky, faktúry a zálohové správy, korešpondencia a pod.) sa uchovávajú po dobu 5 rokov, podliehajú kontrole (auditu) (článok 362 zoznamu);

Dokumenty (protokoly, akty, výpočty, výkazy, závery) o precenení dlhodobého majetku, určení odpisov dlhodobého majetku, o posúdení hodnoty majetku organizácie sa uchovávajú trvalo (článok 429 zoznamu);

Zákony o prevode práv k nehnuteľnostiam a transakciách s nimi z predchádzajúceho na nového držiteľa autorských práv (zo súvahy do súvahy) sa uchovávajú trvalo (článok 432 zoznamu);

Zmluvy, dohody neuvedené v jednotlivých článkoch Zoznamu - 5 rokov po skončení platnosti zmluvy, dohoda (čl. 436 Zoznamu). Darovacie zmluvy, napríklad lízing, sa uchovávajú trvalo (články 439, 449 zoznamu).

Je potrebné vziať do úvahy aj to, že paragrafy. 8 odsek 1 čl. 23 Daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje štvorročnú lehotu na uchovávanie účtovných a daňových účtovných údajov a iných dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní vrátane dokladov potvrdzujúcich príjem, výdavky (pre organizácie a individuálnych podnikateľov), ako aj platenie (zrážanie) daní.

Zároveň odsek 4 čl. 283 a ods. 7 čl. 346.18 Daňového poriadku Ruskej federácie, ktoré sú osobitnými pravidlami, zaväzujú platiteľov dane z príjmov právnických osôb a dane zaplatenej v súvislosti s uplatňovaním zjednodušeného daňového systému s cieľom zdanenia príjmov znížených o sumu výdavkov. , uchovávať doklady potvrdzujúce výšku vzniknutej škody počas celej doby jej splácania. Pripomeňme, že daňoví poplatníci môžu straty preniesť do budúcich období do 10 rokov od ich prijatia (článok 283 odsek 2, článok 346.18 daňového poriadku Ruskej federácie).

Upozorňujeme tiež na skutočnosť, že niektoré výdavky pre účely dane zo zisku sa zohľadňujú dlhodobo, napríklad dlhodobý majetok (dlhodobý majetok) a nehmotný majetok (nehmotný majetok), prípadne sú časovo rozlíšené (zohľadňujú sa nie v období ich vzniku, ale v čase predaja majetku (článok 268 daňového poriadku Ruskej federácie).

Odpisy sú jednotné účtovanie výdavkov počas obdobia používania dlhodobého majetku a nehmotného majetku, ktoré tvoria ich počiatočné náklady (články 256, 257 daňového poriadku Ruskej federácie). V článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie sa uvádza možnosť účtovať výdavky iba vtedy, ak sú zdokumentované.

V tejto súvislosti ruské ministerstvo financií vysvetľuje, že doba uchovávania primárnych dokumentov odrážajúca tvorbu počiatočných nákladov na odpisovateľný majetok stanovená odsekmi. 8 odsek 1 čl. 23 daňového poriadku Ruskej federácie (4 roky), by sa mala počítať od momentu ukončenia odpisov v daňovom účtovníctve (pre nadobudnutie takéhoto majetku) (list Ministerstva financií Ruska zo dňa 2.12.2016 N 03-03-06/1/7604, zo dňa 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). To znamená, že pre účely daňového účtovníctva je potrebné uchovávať prvotné doklady potvrdzujúce vznik počiatočnej obstarávacej ceny odpisovaného dlhodobého majetku a nehmotného majetku najmenej 4 roky po jeho úplnom odpísaní.

Špecialisti z finančného oddelenia zároveň poznamenali, že doklady o určení odpisov dlhodobého majetku sú podľa Zoznamu uložené trvalo.

Ministerstvo financií Ruska vysvetľuje postup uplatňovania paragrafov. 8 odsek 1 čl. 23 daňového poriadku Ruskej federácie v liste z 30. marca 2012 N 03-11-11/104 uvádza, že štvorročné obdobie začína plynúť po vykazovacom (daňovom) období, v ktorom bol dokument naposledy použitý na prípravu daňové priznanie, daň z časového rozlíšenia a platby, potvrdenie o prijatých príjmoch a vynaložených výdavkoch. Obdobné stanovisko je uvedené aj v uznesení Prezídia Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie zo dňa 24. júla 2012 N 3546/12.

Toto právne postavenie Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie sa musí zohľadniť aj pri zahrnutí do výdavkov:

Straty vo forme nedobytných pohľadávok (odsek 2, odsek 2, článok 265 Daňového poriadku Ruskej federácie, rozhodnutia Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie zo dňa 10.09.2012 N VAS-5055/12, zo dňa 06.09.2012 N VAS-7081/12). Primárne doklady potvrdzujúce ich vznik musia byť k dispozícii v deň účtovania straty;

Straty uvedené v odsekoch. 2,3 lyžice. 268 Daňového poriadku Ruskej federácie, určený ku dňu predaja majetku a vlastníckych práv (bližšie informácie nájdete v liste Federálnej daňovej služby Ruska zo 16. februára 2015 N GD-4-3/2251@ ).
V čase realizácie sa zohľadňujú aj výdavky vo forme:

Ceny za nadobudnutie (vytvorenie) iného majetku, ako sú napríklad pozemky, hmotný majetok (doložka 2, doložka 1, článok 268 daňového poriadku Ruskej federácie);

Obstarávacia cena zásob, iného majetku vo forme prebytkov zistených pri inventarizácii a (alebo) majetku prijatého bezplatne a (alebo) majetku prijatého pri demontáži alebo demontáži vyradených prevádzkových systémov, oprave, modernizácii, rekonštrukcii, technickej opätovné vybavenie alebo čiastočná likvidácia OS (odsek 2, odsek 1, článok 268, odsek dva, odsek 2, článok 254 daňového poriadku Ruskej federácie);

Ceny za nadobudnutie vlastníckych práv a výdavky spojené s ich nadobudnutím (odsek 2.1, odsek 1, článok 268 daňového poriadku Ruskej federácie);

Náklady na nákup zakúpeného tovaru.

Následne pri určovaní doby uloženia dokladov potvrdzujúcich náklady na obstaranie (vytvorenie) dlhodobého majetku a nehmotného majetku, iného majetku, majetkových práv, nakúpeného tovaru je potrebné prihliadať na ustanovenie čl. 268 Daňový poriadok Ruskej federácie.
Výdavky na obstaranie cenných papierov sa tiež časovo rozlišujú, pretože dátumom vynaloženia nákladov na obstaranie cenných papierov je dátum ich predaja alebo iného nakladania (odsek 7, odsek 7, článok 272 daňového poriadku Ruskej federácie). Doklady potvrdzujúce výdavky na obstaranie cenných papierov sa preto musia uchovávať po dobu určenú s prihliadnutím na ustanovenia odsekov. 7 odsek 7 čl. 272 daňového poriadku Ruskej federácie (rozsudky deviateho odvolacieho arbitrážneho súdu zo dňa 19. marca 2013 N 09AP-2671/13, okres FAS Moskva zo dňa 19. júla 2013 N F05-7106/13 vo veci N A40-74496 /2012).

Pri určovaní lehôt uchovávania dokladov je potrebné brať do úvahy aj to, že platitelia poistného sú povinní počas šiestich rokov zabezpečiť bezpečnosť dokladov potvrdzujúcich výpočet a zaplatenie poistného (ods. 6 ods. 2 ods. federálny zákon z 24. júla 2009 N 212-FZ).

V praxi nie je vždy možné izolovať účtovné záznamy, ktoré sa môžu uchovávať štyri, päť alebo šesť rokov. Preto je v účtovníctve vhodné aplikovať na všetky doklady minimálnu dobu uchovávania šesť rokov (pokiaľ nie sú v Zozname ustanovené dlhšie lehoty).

Postup ukladania dokumentov v kancelárskej práci

Ekonomické subjekty musia zabezpečiť bezpečnosť dokumentov počas ich uchovávania (časť 1, článok 17 zákona č. 125-FZ). Zároveň je potrebné zabezpečiť podmienky bezpečného uchovávania účtovných dokladov a ich ochranu pred zmenami (§ 29 ods. 3 zákona č. 402-FZ). Ukladanie účtovných dokladov zabezpečuje vedúci subjektu (časť 1, § 7 zákona č. 402-FZ).

Pri organizácii uchovávania účtovných a daňovo účtovných dokladov je potrebné riadiť sa Pravidlami pre organizáciu uchovávania, získavania, evidencie a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy. a organizácií, schváleného výnosom Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 31. marca 2015 N 526 (ďalej len „Pravidlá) a nariadeniami o dokumentoch a toku dokladov v účtovníctve, schválenými nariadením Ministerstva financií ZSSR zo dňa 29. júla, 1983 N 105 (ďalej len - nariadenie N 105) (v rozsahu, ktorý nie je v rozpore s príslušnými legislatívnymi a inými regulačnými právnymi aktmi vydanými neskôr). Pozri tiež informáciu Ministerstva financií Ruska z 11. septembra 2015 N PZ-13/2015.

Podľa odseku 2 čl. 13 zákona N 125-FZ právnické osoby majú právo zriaďovať archívy na účely uchovávania archívnych dokumentov, ktoré vznikli pri ich činnosti, a to aj na účely uchovávania a používania archívnych dokumentov, ktoré nie sú majetkom štátu alebo obce. To znamená, že vytvorenie archívu je právom, ale nie povinnosťou ekonomických subjektov. Toto je napísané aj v článku 1.4 Pravidiel.

Ekonomický subjekt teda samostatne stanovuje postup ukladania primárnych dokumentov. Ekonomické subjekty môžu zároveň previesť dokumenty na uloženie do štátnych a obecných archívov tak, že s nimi uzatvoria príslušné dohody o kompenzácii (§ 15 ods. 3, § 21 ods. 3 zákona č. 125-FZ).

Podľa článku 2.3 Pravidiel musí archív organizácie uchovávať dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie (článok 5 zákona č. 125-FZ), dokumenty o zamestnancoch a dokumenty s dočasnými lehotami (nad 10 rokov). Vymedzená časť dokumentačného fondu tvorí archívny fond organizácie.

Dokumenty s dočasnou (do 10 rokov vrátane) uchovávacou dobou sú uložené v štrukturálnych oddeleniach organizácie a po uplynutí doby ich uloženia podliehajú zničeniu po povinnom preskúmaní hodnôt dokumentov (bod 4.6. -4.13 Pravidiel). Pred posúdením hodnoty je zničenie dokumentov zakázané (bod 4.5 Pravidiel).

Vo výnimočných prípadoch sa na základe rozhodnutia vedúceho organizácie spisy s dočasnou (do 10 rokov vrátane) lehotou uloženia presúvajú do archívu organizácie podľa súpisov spisov, listín alebo podľa číselníka spisov (bod 4.2). pravidiel).

Archívne dokumenty organizácie sa teda spočiatku tvoria vo všetkých jej štrukturálnych oddeleniach (v kancelárskej práci) a potom sa po preskúmaní hodnôt dokumentov prenesú do archívu organizácie na uloženie alebo zničenie.

V každej štruktúrnej jednotke organizácie sú dokumenty, ktoré majú podobný obsah a súvisia s rovnakou problematikou činnosti organizácie, zoskupené do súborov (úložných jednotiek) (články 2.9, 3.3 pravidiel).

Pri zakladaní prípadu je potrebné dodržať požiadavky uvedené v bode 4.20 Pravidiel.

Podľa bodu 4.19 Pravidiel trvalé a dočasné (viac ako 10 rokov) spisy trvalých a dočasných (nad 10 rokov) uchovávacích lehôt vrátane tých pre personál, vyplnené správou záznamov, po skončení kalendárneho roka, v ktorom boli otvorené, sú pripravené na presun do archívu organizácie a podliehajú evidencii a popisu.

V závislosti od doby uchovávania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov. Prípady trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov) a personálne záznamy podliehajú úplnej evidencii.

Registrácia prípadov na papieri zabezpečuje:

Viazanie alebo viazanie dokumentov prípadu (neformátové dokumenty sú uložené v uzavretých pevných zložkách alebo škatuliach) (bod 4.21 Pravidiel);

Číslovanie hárkov prípadov (odsek 4.22 Pravidiel);

Vyhotovenie dôkazného listu pre prípad vo forme stanovenej v Prílohe č. 8 Pravidiel (bod 4.23 Pravidiel);

Vypracovanie interného súpisu dokumentov k prípadu (Príloha č. 27 Pravidiel) (bod 4.30 Pravidiel);

Dizajn obalu puzdra (príloha č. 28 Pravidiel) (body 4.24-4.29 Pravidiel).

Prípady sa presúvajú do archívu organizácie podľa súpisov zostavených v štrukturálnych divíziách.

Z bodu 4.19 Pravidiel vyplýva, že úplnej evidencii (založenie alebo zviazanie, číslovanie listov spisu, vyhotovenie spisu) podliehajú len spisy ukončené kancelárskou prácou s trvalou a dočasnou (viac ako 10 rokov) úložnou dobou a personálna evidencia. osvedčovací list dokladov a pod.) pred odovzdaním do archívu organizácie.

Vo vzťahu k prípadom obsahujúcim dokumenty s dočasnou (menej ako 10-ročnou) dobou uloženia, takýto postup Pravidlá neustanovujú. Ako vyplýva z bodu 4.2 Pravidiel, takéto prípady sa do archívu neprenášajú. Skladujú sa v stavebných úsekoch organizácie a po uplynutí skladovacej doby podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom. Jedinou výnimkou je prípad, keď sa na základe rozhodnutia vedúceho organizácie prenesú do archívu organizácie spisy s dočasnou (do 10 rokov vrátane) uchovávania. Potom sa prípady s úložnou dobou do 10 rokov prenesú do archívu po skončení kalendárneho roka, v ktorom boli otvorené, a takéto prípady podliehajú úplnej evidencii.

Vo všeobecnosti je teda hlavnou požiadavkou pre prípady obsahujúce dokumenty, ktorých doba uchovávania je kratšia ako 10 rokov, ich zoskupenie a vykonanie v súlade s postupom stanoveným v článku 4.20 pravidiel.

Podľa tohto postupu sa písomnosti umiestňujú do veci, ktorá svojím obsahom zodpovedá názvu veci, pričom je zakázané združovať do vecí návrhy a dublety listín, ako aj listiny, ktoré sú predmetom vrátenia. . To znamená, že všetky prípady, bez ohľadu na dobu uloženia dokumentov v nich, musia mať názov.

Pri vytváraní prípadu musia byť splnené tieto požiadavky:

Dokumenty trvalého a dočasného uloženia musia byť zoskupené do samostatných súborov. Okamžite si všimnime, že dokumenty dočasného uloženia by sa mali zoskupovať samostatne: do súborov s dobou uloženia dlhšou ako 10 rokov; spisy s dobou uloženia do 10 rokov vrátane;

Zahrňte jednu kópiu každého dokumentu do súboru;

zoskupiť dokumenty z toho istého kalendárneho roka do súboru;

Výnimkou sú: pohyblivé puzdrá; súdne prípady; osobné súbory, ktoré sa vytvárajú počas celého obdobia práce osoby v organizácii; dokumenty volených orgánov a ich stálych komisií, poslaneckých skupín, ktoré sa združujú počas zvolávacieho obdobia; dokumenty vzdelávacích organizácií, ktoré sa vytvárajú počas akademického roka; divadelné dokumenty charakterizujúce javiskovú činnosť v rámci divadelnej sezóny; súbory filmov, rukopisov, anamnézy.

Personálne príkazy musia byť zoskupené do spisov v súlade so stanovenými lehotami uchovávania;

Dokumenty v osobných spisoch sú usporiadané v chronologickom poradí, ako boli prijaté;

Osobné účty pre mzdy zamestnancov sú zoskupené do samostatných súborov a usporiadané v nich abecedne podľa priezviska, mena a priezviska.

Papierové puzdro by nemalo obsahovať viac ako 250 listov s hrúbkou nie väčšou ako 4 cm.

Podľa nášho názoru dokumenty, ktoré nie sú prenesené do archívu organizácie (s dobou uloženia do 10 rokov vrátane), možno zoskupiť v chronologickom poradí a zošiť napríklad do zakladačov. V tomto prípade musí priečinok obsahovať názov prípadu. Pravidlá pre takéto prípady neobsahujú žiadne ďalšie požiadavky. Tento postup nie je v rozpore s ustanovením 6.4 predpisu č. 105.

Túto otázku kladú všetci podnikatelia bez výnimky, ktorí nedávno otvorili podnik a nepochopili zložitosť systému. Ako dlho teda uchovávať dokumenty LLC, rok, dva alebo viac? Tejto problematike môžete porozumieť podrobne prečítaním federálneho zákona č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ bod po bode.

Doby uchovávania účtovných dokladov sa líšia. Čo možno povedať kombináciou všetkých podbodov? Účtovné doklady sa musia uchovávať v LLC minimálne dovtedy, kým existuje možnosť, že si ich bude vyžadovať daňová kontrola. Podľa článku 89 daňového poriadku Ruskej federácie kontrola podlieha lehote nepresahujúcej tri roky pred rozhodnutím o vykonaní tejto kontroly. To znamená, že ho skladujeme presne tri roky a potom začína zábava.

Článok 23 Daňového poriadku Ruskej federácie, odsek 8 odseku 1, nás jasne informuje, že daňoví poplatníci sú povinní uchovávať dokumentáciu potvrdzujúcu vznik daní po dobu štyroch rokov. To je všetko, páni. Nie tri roky, ale štyri roky starostlivo uchovávame účtovnú dokumentáciu a dávame pozor, aby sa nestratil ani papierik.

Aké konkrétne dokumenty uprednostňujeme a uchovávame ako zrenicu?

• daňové účtovné údaje;
• doklady potvrdzujúce príjem;
• doklad o výdavkoch;
• doklad o zrazení dane;

Účtovníctvo potvrdzuje aj pravidlá pre uchovávanie primárnej dokumentácie. Podľa nariadenia „O účtovníctve“ č. 129-FZ sa má účtovná závierka uchovávať tak, ako je uvedené v pravidlách pre štátne archívnictvo. Ale nie menej ako päť rokov po tom, čo im bola naposledy zostavená účtovná závierka.

Čo sa stane? Faktom je, že ste povinní uchovávať dokumenty striktne počas obdobia, počas ktorého si ich môže daňová služba vyžiadať na overenie. To sú tri roky. Ak v dôsledku kontroly nemáte doklady staré päť rokov, môžete dostať pokutu za nesprávne uloženie dokumentácie a nič viac.

No nie všetko je v účtovnej a daňovej džungli také jednoduché a prehľadné. Existuje dokumentácia, ktorá by sa mala uchovávať oveľa dlhšie ako obdobia, o ktorých sme práve hovorili. Aké sú tieto dokumenty?

1. Primárne dokumenty pre nadobudnutie majetku. Tieto dokumenty uchovávame tak dlho, ako to bude potrebné. Načo to je. Po prvé, odpisy. Po druhé, pri predaji nehnuteľnosti potrebujete niekde získať potvrdenie o jej počiatočnej hodnote7 a nezabudnite na daň z nehnuteľnosti.
2. Dlhodobý majetok. Pre neziskové spoločnosti sa v článku 283 daňového poriadku stanovuje pravidlo zníženia základu dane bežného obdobia v dôsledku strát predchádzajúceho zdaňovacieho obdobia. Prirodzene, dokumentácia by to mala potvrdiť. Straty sa môžu brať do úvahy počas desiatich nasledujúcich rokov, čo znamená, že dokumenty musia byť v správnom poradí (článok 283 ods. 4). Daňoví kontrolóri majú právo vyžiadať si prvotné doklady potvrdzujúce hospodársky výsledok na potvrdenie údajov o stratách uvedených v podanom priznaní.
3. Pre vidiecke podniky pracujúce s jednotnou poľnohospodárskou daňou je tiež potrebné uchovávať doklady o stratách počas celého obdobia ich odpisu. Článok 346.6 odsek 5 daňového poriadku Ruskej federácie.
4. Pre osoby pracujúce v takzvanom „zjednodušenom“ systéme jednotná sociálna daň. Článok 346.18 odsek 7 daňového poriadku Ruskej federácie.
5. K odpisu nedobytných pohľadávok je potrebné mať aj podporné prvotné doklady pre daňovú službu. Zničenie podkladov zbavuje spoločnosť práva uznať nedobytnú pohľadávku ako výdavok, pretože jej výšku nebude čím potvrdiť.
6. Nebudeme sa príliš zaoberať akciovými spoločnosťami, pretože stále bola nastolená otázka, ako dlho je potrebné uchovávať dokumenty LLC, a nie OJSC. Stručne povedané, dokumenty pre daňové vykazovanie musíte uchovávať v OJSC - ročná účtovná závierka, ako aj zakladateľská listina, pokiaľ spoločnosť existuje. Ak spoločnosť vstúpi do likvidácie, dokumenty sa zasielajú do štátneho archívu. Na tento postup je potrebná vopred uzavretá dohoda s archívom. Ak takáto dohoda neexistuje, do archívu sa dostane iba dokument o personáli spoločnosti. O tom, kde budú uložené zvyšné dokumenty, bude musieť rozhodnúť predseda likvidačnej komisie, prípadne správca konkurznej podstaty.
7. Spoločnosť je povinná uchovávať ročné daňové správy najmenej 10 rokov. štvrťročne - päť rokov, to je za prítomnosti ročných.
8. Ak neexistujú štvrťročné správy, uchovávajú sa aj mesačné správy po dobu najmenej piatich rokov.
9. Nákupné a predajné knihy a faktúry by sa mali uchovávať celých päť rokov od dátumu posledného zápisu do denníka. Odsek 15.27 „Pravidiel pre vedenie účtovných protokolov“. V Zozname štandardných manažérskych dokladov je položka týkajúca sa faktúr a tam sa píše, že tie isté faktúry by sa mali uchovávať päť rokov, obdobie.

Daňové úrady sa pri kontrolách musia opäť riadiť legislatívou o daniach a poplatkoch. Zoznam tam však nie je zahrnutý.

Poďme na záver: Ako dlho by sa mali uchovávať dokumenty LLC? Ukazuje sa, že nie menej ako päť rokov a z hľadiska dlhodobého majetku spravidla počas celej existencie spoločnosti. Lehota uloženia dokladov sa musí počítať od prvého januára nasledujúceho po roku, v ktorom boli vytvorené.

Ako uchovávať papierové dokumenty?

V účtovnej politike podniku musí byť uvedené, ako a kde sa má dokumentácia uchovávať, a musí sa tiež určiť osoba zodpovedná za vykonávanie tejto položky alebo dokonca komisia pozostávajúca z najkvalifikovanejších zamestnancov.

Mimochodom, nie je potrebné skladovať dokumentáciu v kancelárii. Zákon nezakazuje vybrať si na uloženie iné miesta, napríklad špecializovaným archivačným firmám. Akciová spoločnosť je však zo zákona povinná uchovávať dokumenty, ako sú výročné správy a stanovy, presne tam, kde sa nachádza ústredie. Mimochodom, ukladanie dokumentácie v elektronickej forme je povolené zákonom s malým upozornením, že dokumenty budú nevyhnutne obsahovať elektronický podpis osoby zodpovednej za vyhotovenie dokumentu. Pre uchovávanie dokumentácie v elektronickej forme spoločnosť vytvára podnikový informačný systém. Obsluhuje ho certifikačné centrum, ktoré zabezpečuje používanie elektronického podpisu v elektronických dokumentoch.

Dokumenty, ktoré sú predmetom dlhodobého skladovania, sa časom znehodnotia a vyblednú. Aby sa zabezpečila čitateľnosť ich obsahu, osoby zodpovedné za uchovávanie sa musia postarať o to a včas vyhotoviť kópie.

Pri likvidácii spoločnosti sa dokumenty, ktoré sú dlhodobo uchovávané, odovzdajú do archívu. Ak dôjde k reorganizácii spoločnosti, dokumenty prechádzajú na nástupnícku organizáciu. Pri vyčlenení novej spoločnosti dostane osobné spisy zamestnancov, ktorí prešli do novej štruktúry, a dokumenty súvisiace s pôsobnosťou novej spoločnosti.

Zničenie dokumentov. Na zničenie dokumentu musíte najskôr vypracovať akt, ktorý podpíše vedúci spoločnosti a až potom môžete pristúpiť priamo k zničeniu dokumentov. Navyše pri akte nie je potrebné starostlivo prepisovať každý papier určený na zničenie. Stačí prepísať názvy homogénnych skupín. To, čo sa považuje za homogénne skupiny, by sa malo myslieť nezávisle. Napríklad faktúry možno považovať za homogénne doklady a podobne.

Ako správne zničiť dokumenty?

Len to spáliť? Odpoveď je nesprávna. V tomto prípade môžete mať problémy s environmentálnymi službami.
Mám ho recyklovať ako odpadový papier? Možnosť je dobrá, ale nie je zaručené, že doklady neskončia u konkurenčnej firmy, čo nie je dobré. Aby sa tomu zabránilo, mali by sa zložky s dokumentmi predložiť na likvidáciu spolu s faktúrou. Okrem toho by sa odstraňovanie dokumentov malo vykonávať pod dohľadom zamestnanca spoločnosti zodpovedného za uchovávanie dokumentácie.

Nemožno ho jednoducho vyhodiť aj preto, že zamestnávateľ je zo zákona povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch zamestnancov.

Čo zostalo? Najlepšie urobíte, ak použijete špeciálny stroj na skartovanie papiera. Vo všeobecnosti je len na vás, ako sa zbavíte nepotrebných papierov.

Aby ste sa vyhli túžbe odľahčiť si svoj dokumentárny archív v predstihu, dodám, že absencia účtovných registrov alebo faktúr za zdaňovacie obdobie sa považuje za hrubé porušenie a trestá sa pokutou päťtisíc rubľov.

A to vtedy, ak chýbajú doklady za jedno zdaňovacie obdobie. V závažnejších prípadoch už nebude pokuta 5 000, ale 15 000 rubľov.

Ak je základ dane podhodnotený stratou dokladov potvrdzujúcich príjem, daňovník zaplatí pokutu vo výške 10 percent zo sumy nezaplatenej dane a nie menej ako 15 000 rubľov.
Mimochodom, aj trestný zákon má klauzuly o zaistení bezpečnosti účtovných dokladov. Ak sa preukáže, že dokumenty boli poškodené z osobných dôvodov, môže byť zainteresovaná osoba väznená najmenej na jeden rok. Ak sa chcete bližšie zoznámiť s týmto odsekom, pozrite si článok 352 odsek 1 Trestného zákona Ruskej federácie.

Majte tiež na pamäti, že zástupcovia archívnych úradov majú právo kontrolovať správne uloženie archívnej dokumentácie vo vašej organizácii. A tu môžete byť podľa článku 13.20 Kódexu Ruskej federácie o porušení pravidiel skladovania, účtovníctva a získavania, ako aj používania archívnych dokumentov potrestaní pokutou 300 až 500 rubľov alebo správnym trest.

Za vytváranie miest na ukladanie dokumentov a najmä archiváciu zodpovedá riaditeľ spoločnosti, pričom tieto dokumenty musí hlavný účtovník usporiadane uchovávať a správne prenášať do archívu.

Pozreli sme sa na typy účtovných dokladov v. Ako dlho potrebujete uchovávať prvotné účtovné doklady, účtovné evidencie a účtovné závierky? O lehotách uchovávania účtovných dokladov vám povieme v našom materiáli.

Koľko rokov sa uchovávajú účtovné doklady?

Právne predpisy v oblasti účtovníctva ustanovujú, že prvotné účtovné doklady, účtovné evidencie a účtovné závierky musí organizácia uchovávať po dobu ustanovenú v súlade s pravidlami pre organizáciu záležitostí štátneho archívnictva, najmenej však 5 rokov po vykazovanom roku (1. časť, čl. 29 ods. federálny zákon zo dňa 06.12.2011 č. 402-FZ).

Doba uchovávania účtovných dokladov

Lehoty uchovávania účtovných dokladov v organizácii uvedieme v tabuľke (Spolkový zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ, nariadenie Ministerstva kultúry zo dňa 25. augusta 2010 č. 558):

Prirodzene, organizácia musí zabezpečiť podmienky bezpečného uchovávania účtovných dokladov a ich ochranu pred zmenami v stanovených lehotách (časť 3, článok 29 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ).

Zároveň pri zmene vedúceho organizácie musí byť zabezpečený prenos účtovných dokladov spôsobom určeným samotnou organizáciou (4. časť, čl. 29 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ) .

Uvádza sa, že bezpečnosť prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok, ich vyhotovenie a prenos do archívu zabezpečuje hlavný účtovník (

V tomto článku vám povieme, ako určiť dobu skladovania obchodných dokumentov v spoločnosti. Stiahnite si tabuľku, ktorá vám pomôže určiť lehoty uloženia základných účtovných, finančných a personálnych dokladov.

★

Aké regulačné dokumenty upravujú lehoty uchovávania dokumentov v organizácii?

Ako dlho je potrebné dokument uchovávať, závisí od jeho typu a typu. Postup a podmienky uchovávania na štátnej úrovni sú stanovené:

• zákon „o účtovníctve“;
• zákon „o archívnictve“;
• Daňový poriadok Ruskej federácie;
• iné legislatívne normatívne akty.

Lehoty uchovávania dokumentov v kancelárskej práci vrátane personálnej evidencie sú ustanovené v súlade so „Zoznamom štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v procese činnosti orgánov a organizácií štátnej správy s uvedením lehôt uloženia“, schváleným Nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558. Aktuálne úpravy tohto dokumentu boli vykonané v roku 2016.

V roku 2017 boli vykonané zmeny a doplnenia federálneho zákona „O archívnictve v Ruskej federácii“ z 22. októbra 2004 č. 125-FZ. Zákon bol doplnený o článok, ktorý upravil lehoty uchovávania dokladov o personáli. Teraz dokumenty, ktoré boli uzavreté pred 1. januárom 2003, sa musia uchovávať 75 rokov a zvyšok - 50 rokov.

Firmy môžu sledovať „ Základné pravidlá pre prácu archívov a organizácií“, schválené rozhodnutím Spolkového archívu zo dňa 02.06.2002.

Spoločnosť môže zmeniť doby uchovávania dokumentov stanovené na federálnej úrovni, ale iba smerom nahor. Takáto potreba môže vzniknúť, ak je dokument mimoriadne dôležitý. Zamestnávatelia sa preto môžu sami rozhodnúť, ako dlho budú dokumenty uchovávať. Miestne normy je potrebné konsolidovať v samostatnom zákone - Predpisy alebo Pokyny pre prácu v kancelárii.

Pri určovaní postupu a lehoty na uchovávanie obchodných listín zvážte právnu formu spoločnosti. Doba uchovávania dokumentov LLC je stanovená v súlade s predpismi uvedenými vyššie. Pre akciové spoločnosti, ktorých činnosť súvisí s cennými papiermi, boli stanovené osobitné požiadavky. Upravuje ich uznesenie FCSM č. 03-33/ps „O schvaľovaní predpisov o postupe a podmienkach dokumentov akciovej spoločnosti“.

Poznámka: lehoty na uchovávanie archívnych dokumentov

Čo určuje dobu uchovávania dokumentov?

Lehoty uchovávania dokumentov sú stanovené s prihliadnutím na ich dôležitosť bez ohľadu na predpisy. Napríklad, ak miestny predpis, personálnu tabuľku alebo popis práce vypracovala samotná spoločnosť, ich doby uchovávania sú nastavené ako trvalé. Dokumenty, ktoré boli vyvinuté v inom podniku, sa uchovávajú iba tri roky. To platí aj pre osobné záležitosti. Spoločnosť je teda povinná uchovávať osobné spisy konateľa a osobné spisy zamestnancov po dobu 75 rokov.

Ešte jeden príklad -. Vo všeobecnosti je doba uchovávania štandardných dokumentov 5 rokov. Ale v odvetviach s ťažkými, škodlivými alebo nebezpečnými pracovnými podmienkami sa pracovné výkazy a denníky, v ktorých sa uchováva pracovný čas, uchovávajú 75 rokov.

Doba uchovávania dokumentov v organizácii závisí od toho, v akom štádiu spracovania sa dokumenty nachádzajú. Ak sa tieto dokumenty stále používajú v referenčných a informačných službách pre výkonných umelcov a manažment, musia byť ponechané v bežnom sklade na oddeleniach. Aktuálne obdobia skladovania sú obmedzené. Po úplnom dokončení práce s dokumentom sa dokument presunie do archívu.

Cheat sheet od expertov HR System: Lehoty uchovávania personálnych dokumentov v spoločnosti

Lehoty uloženia dokumentov v organizačných jednotkách

Organizácia má právo stanoviť lehoty uchovávania dokumentov, regulačných dokumentov, ktorými sa riadi – Pokyny resp. Obdobie aktuálneho uloženia je spravidla obmedzené na jeden rok, pričom sa berie do úvahy, že dokumenty sa do archívu presúvajú raz ročne. Za tento čas stráca hlavná časť dokumentov svoju aktuálnosť a referenčnú a informačnú hodnotu, preto sa s nimi prestáva pracovať.

Na konci kalendárneho roka sa dokumenty, ktoré sú v súčasnosti uložené v oddeleniach, vytvárajú a ukladajú do súborov v súlade s nomenklatúrou schválenou podnikom. Každý súbor je zložka, v ktorej sú uložené dokumenty rovnakého typu alebo súvisiace s jednou problematikou alebo smerom činnosti firmy. Každý takýto priečinok obsahuje inventár prípadu – zoznam dokumentov v ňom uložených.

Skupiny puzdier podľa doby použiteľnosti a čo s nimi: tip od odborníkov magazínu Secret's Handbook

Prípady sa vytvárajú aj s prihliadnutím na doby uchovávania dokumentov. Papiere s krátkodobou trvanlivosťou do piatich rokov a tie, ktoré sú dlhodobo a trvalo skladované, sa ukladajú do samostatných priečinkov.

Súčasné skladovanie sa vykonáva až do dokončenia puzdra výrobou. V niektorých prípadoch môže byť na oddelení v prevádzke dlhšie, ako je stanovené v pokynoch. Napríklad, keď sa papiere týkajú dlhodobej právnej bitky, ktorú spoločnosť vedie. Ak sa nevyplnením poruší uloženie dokumentov alebo lehoty na uloženie vecí, prenesú sa do archívu nabudúce, podľa ustanoveného harmonogramu.

Lehoty uchovávania archívnych dokumentov v organizácii

Dokončené prípady, ktoré sú v aktuálnom sklade, sa prenášajú do archívu v súlade s harmonogramom. Spravidla sa tak deje raz na začiatku kalendárneho roka. Lehoty na uloženie dokumentov v archíve sú uvedené v spisovej listine a sú určené v súlade s archívnou legislatívou a Poriadkom o spisovej službe podniku. Doba uchovávania dokumentov v archíve organizácie sa vzťahuje na povinné údaje, ktoré sú uvedené na obale každého súboru.

Ukážka od odborníkov z časopisu „Sekretárska adresár“: obálka prípadu preneseného na archiváciu

Obchodné podniky sú povinné uchovávať dokumenty v archívoch s trvalou dobou uloženia až do likvidácie. Tie papiere, pre ktoré bola stanovená lehota spotreby, sa likvidujú po posúdení ich hodnoty špeciálnou komisiou.

Dokumenty sa musia uchovávať aspoň dovtedy, kým ich môžu daňoví kontrolóri pri kontrole vyžadovať. Na základe článku 89 ods. 4 daňového poriadku Ruskej federácie možno kontrolu vykonať za obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo o kontrole prijaté. To znamená, že dokumenty z predchádzajúcich troch rokov sa musia uchovávať.

Daňová legislatíva medzitým pridáva k tomuto obdobiu ďalší rok. Podľa odseku 1 pododseku 8 článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie sú daňovníci povinní zabezpečiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní počas štyroch rokov. Patria sem účtovné a daňové účtovné údaje, ako aj doklady potvrdzujúce prijatie príjmov, výdavkov a zaplatenie (zrážanie) daní. Podobná požiadavka je stanovená pre daňových agentov (odsek 5, odsek 3, článok 24 daňového poriadku Ruskej federácie). Kedy začínate počítať štvorročné obdobie?

Dane sa vypočítavajú na základe výsledkov zdaňovacích období (článok 1, článok 55 daňového poriadku Ruskej federácie). Ukazuje sa, že štvorročné obdobie sa musí počítať od nasledujúceho dňa po skončení zdaňovacieho obdobia. Zoberme si napríklad DPH: do akého dátumu máme uchovávať doklady súvisiace s výpočtami tejto dane za štvrtý štvrťrok 2012? Štvorročné funkčné obdobie sa začne 1. januára 2013 a skončí sa 31. decembra 2016. Ukazuje sa, že v roku 2016 je potrebné uchovávať dokumenty z roku 2012. Teda rok, ktorý nepodlieha kontrole na mieste.

Z tohto pravidla existujú dve výnimky. Prvou sú evidencie potrebné na odpočítanie DPH: nákupná kniha a predajná kniha, ako aj denníky na evidenciu vystavených a prijatých faktúr. Začiatok ich uchovávania určíte odo dňa posledného zápisu v nich (odsek 24 oddielu II prílohy 4, bod 22 oddielu II prílohy 5 a bod 13 oddielu II prílohy 3 k nariadeniu vlády z r. Ruská federácia z 26. decembra 2011 č. 1137). Druhou výnimkou sú doklady, ktoré potvrdzujú pôvodnú cenu odpisovaného majetku. Čas použiteľnosti sa pre ne počíta od okamihu, keď sa prestali odpisovať (list Ministerstva financií Ruska z 26. apríla 2011 č. 03-03-06/1/270).

Lehoty uchovávania účtovných dokladov sú ustanovené aj v účtovnej legislatíve. Z článku 29 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon o účtovníctve) vyplýva, že:
- prvotné účtovné doklady, účtovné evidencie a účtovné závierky sa musia uchovávať po dobu ustanovenú predpismi o štátnom archívnictve, najmenej však päť rokov. (Doby uchovávania štandardných archívnych dokumentov sú určené v zozname schválenom nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25. augusta 2010 č. 558);
— dokumenty účtovnej politiky, štandardy hospodárskeho subjektu, iné dokumenty súvisiace s organizáciou a vedením účtovníctva vrátane nástrojov zabezpečujúcich reprodukciu elektronických dokumentov, ako aj overovanie pravosti elektronického podpisu musia byť uchovávané min. päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky.

Aby ste teda neboli potrestaní za porušenie pravidiel ustanovených zákonom č. 402-FZ zo 6. decembra 2011, uchovávajte daňové priznania, výpočty, registre a iné dokumenty najmenej päť rokov.

Niekoľko výnimiek zo všeobecného pravidla

Vo všeobecnosti teda musíte papiere skladovať aspoň päť rokov. Toto je maximálna lehota stanovená zákonom o účtovníctve. Zároveň maximálna hĺbka daňovej kontroly je tri roky. Preto je v tomto období obzvlášť dôležité zachovať bezpečnosť papierov súvisiacich s výpočtom daní. Ak nemáte dostatok dokladov povedzme spred piatich rokov, môžete dostať pokutu len za porušenie pravidiel pre uchovávanie dokladov.

Zároveň sa v mnohých prípadoch lehota uchovávania účtovných dokladov určuje podľa osobitných pravidiel. Výsledkom je, že absencia papierov aj napríklad pred šiestimi rokmi môže viesť k pokutám za podhodnotenie daňových odvodov. Pozrime sa na takéto situácie oddelene.

„Primárne“ pre nadobudnutý majetok. Doklady na obstaranie dlhodobého majetku a nehmotného majetku musia byť uchované bez ohľadu na dobu životnosti týchto predmetov. Papiere sú totiž potrebné na potvrdenie pôvodnej ceny pre účely výpočtu odpisov, ale aj dane z nehnuteľnosti. Okrem toho, bez „primárneho“ dokumentu spoločnosť nebude môcť potvrdiť hodnotu nehnuteľnosti pri jej predaji. Okrem toho sa to týka tak dlhodobého majetku, ako aj iného majetku. Preto sa tieto doklady musia uchovávať štyri roky po vykazovanom období, v ktorom bol majetok odpísaný zo súvahy alebo predaný (obdobie, v ktorom bol majetok odpísaný zo súvahy alebo predaný (odsek 8, odsek 1, článok 23). daňového poriadku Ruskej federácie, list Ministerstva financií Ruska zo dňa 26. apríla 2011 č. 03-03-06/1/270).

Špeciálna požiadavka pre stratové spoločnosti. Daňovník dane z príjmov má právo znížiť základ dane bežného obdobia o straty predchádzajúcich zdaňovacích období spôsobom ustanoveným v § 283 daňového poriadku. Straty môžu byť zohľadnené počas nasledujúcich 10 rokov.

Ak však spoločnosť prevádza straty do budúcnosti, potom je počas celého obdobia využívania tejto výhody povinná uchovávať dokumenty potvrdzujúce výšku vzniknutých strát (článok 4 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie). Toto ustanovenie umožňuje daňovým úradom požadovať doklady o minulých stratách, ktoré spoločnosť deklaruje vo svojom priznaní za bežné obdobie. Na základe toho je odpis strát možný len po predložení prvotných dokladov potvrdzujúcich získaný finančný výsledok.

Požiadavka uchovávať doklady o stratách počas celého obdobia ich odpisu sa vzťahuje aj na platiteľov jednotnej poľnohospodárskej dane (článok 5 článku 346.6 daňového poriadku Ruskej federácie) a na „zjednodušených pracovníkov“ (odsek 7 článok 346.18 daňového poriadku Ruskej federácie).

Odpis nedobytných pohľadávok. Musí sa uchovávať štyri roky po období, v ktorom bol dlh protistrany uznaný ako zlý. V tomto prípade sa úložná doba predlžuje, ak bola premlčacia doba záväzku prerušená a začala znova plynúť .

Pripomeňme vám: v súlade s odsekom 2 ods. 2 článku 265 daňového poriadku Ruskej federácie sa sumy nedobytných pohľadávok rovnajú neprevádzkovým výdavkom daňovníka ako strata prijatá pri vykazovaní (daň) obdobie. Takéto výdavky znižujú základ dane pri výpočte dane z príjmov. Samozrejme, s podpornými dokumentmi.

Prvotné účtovné doklady preukazujúce výšku pohľadávok teda charakterizujú hodnotu vyradených majetkových práv, teda výšku výdavkov. Odpočítavanie doby uloženia takýchto dokumentov sa preto musí začať odznova od odpísania nedobytného dlhu. Ak zničíte dokumenty v predstihu, spoločnosť stratí právo uznať nedobytné pohľadávky ako výdavky, pretože nebude môcť daňovým úradom potvrdiť ich výšku.