Jaké dokumenty lze uchovávat po dobu 3 let? Ukládání účetních dokladů

Jaké předpisy je třeba dodržovat při stanovení doby uchovávání účetních dokladů organizace? Je nutné svázat všechny účetní doklady uložené v účetním oddělení organizace?

K tomuto problému zaujímáme následující stanovisko:

Při stanovování lhůt uchovávání dokumentů organizace je nutné se řídit: zákonem N 402-FZ, daňovým řádem Ruské federace, zákonem ze dne 24. července 2009 N 212-FZ, seznamem standardních archivních dokumentů správy generovaných v průběh činnosti státních orgánů, místních samospráv a organizací s uvedením lhůt skladování, schváleno nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. srpna 2010 N 558.
Dokumenty, které nejsou převedeny do archivu organizace (s dobou uložení až 10 let včetně), lze seskupit v chronologickém pořadí a sešít například do pořadačů. V tomto případě musí složka obsahovat název případu.

Odůvodnění pozice:

Lhůty uložení účetních dokladů

Prvotní účetní doklady, účetní evidence, účetní (finanční) výkazy, auditorské zprávy k nim podléhají uchovávání hospodářským subjektem po dobu stanovenou v souladu s pravidly pro organizaci záležitostí státního archivnictví, nejméně však pět let po vykazovaném roce ( Část 1 čl. 29 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 N 402-FZ „o účetnictví“, dále jen zákon N 402-FZ).

Lhůty uchovávání elektronických dokumentů (registrů) jsou stanoveny stejně jako pro dokumentaci generovanou na papíře. Ekonomické subjekty musí zároveň uchovávat dokumenty účetní politiky, normy hospodářského subjektu, další dokumenty související s organizací a vedením účetnictví, včetně nástrojů zajišťujících reprodukci elektronických dokumentů, jakož i ověřování pravosti elektronických dokumentů. podpis po dobu nejméně pěti let po roce, ve kterém byly naposledy použity k sestavení účetní (účetní) závěrky (část 2 § 29 zákona č. 402-FZ).

Při určování konkrétních lhůt uchovávání jednotlivých účetních dokladů je třeba vycházet ze Seznamu standardních řídících archiválií vzniklých v procesu činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením doby uchovávání, schváleného nařízením MK ze dne Rusko ze dne 25. srpna 2010 N 558 (dále jen Seznam). Tento seznam byl vypracován a schválen v souladu s ustanoveními části 3 čl. 6, část 1 čl. 17 federálního zákona ze dne 22. října 2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ (dále jen zákon N 125-FZ).

V souladu s bodem 1.4 Seznamu se lhůty pro uložení dokumentů počítají od 1. ledna roku následujícího po roce dokončení jejich papírování.
Například:

Prvotní účetní doklady a přílohy k nim, které zaznamenávaly skutečnost obchodní transakce a sloužily jako podklad pro účetní záznamy (pokladní doklady a knihy, bankovní doklady, kmenové listy bankovních šekových knížek, příkazy, docházkové výkazy, bankovní avíza a žádosti o převod, úkony přejímka, dodávka, odpis majetku a materiálu, účtenky, faktury a zálohové zprávy, korespondence apod.) jsou uchovávány po dobu 5 let s výhradou kontroly (auditu) (článek 362 Seznamu);

Trvale se ukládají doklady (protokoly, akty, výpočty, výkazy, závěry) o přecenění dlouhodobého majetku, stanovení odpisů dlouhodobého majetku, posouzení hodnoty majetku organizace (článek 429 Seznamu);

Zákony o převodu práv k nemovitostem a transakcích s nimi z předchozího na nového nositele autorských práv (z rozvahy do rozvahy) se ukládají trvale (článek 432 Seznamu);

Smlouvy, dohody neuvedené v jednotlivých článcích Seznamu - 5 let po skončení platnosti smlouvy, dohoda (článek 436 Seznamu). Darovací smlouvy, např. leasing, jsou uloženy trvale (čl. 439, 449 Seznamu).

Je také nutné vzít v úvahu, že paragrafy. 8 bod 1 čl. 23 daňového řádu Ruské federace stanoví čtyřletou dobu uchovávání účetních a daňových účetních údajů a dalších dokumentů nezbytných pro výpočet a platbu daní, včetně dokladů potvrzujících příjem, výdaje (pro organizace a jednotlivé podnikatele), i placení (srážku) daní.

Přitom odst. 4 Čl. 283 a odst. 7 Čl. 346.18 daňového řádu Ruské federace, což jsou zvláštní pravidla, zavazují plátce daně z příjmu právnických osob a daně zaplacené v souvislosti s aplikací zjednodušeného daňového systému s cílem zdanění příjmů snížených o částku výdajů , uchovávat doklady potvrzující výši vzniklé ztráty po celou dobu jejího splácení. Připomeňme, že daňoví poplatníci mohou převádět ztráty do budoucích období do 10 let po jejich obdržení (článek 283 čl. 283, čl. 346 odst. 7 daňového řádu Ruské federace).

Upozorňujeme také na skutečnost, že některé výdaje pro účely daně ze zisku jsou zohledňovány dlouhodobě, např. dlouhodobý majetek (dlouhodobý majetek) a nehmotný majetek (nehmotný majetek), nebo jsou časově rozlišené (zohledněny nikoli v době jejich vzniku, ale v době prodeje majetku (článek 268 daňového řádu Ruské federace)).

Odpisy jsou jednotné účtování během období používání dlouhodobého majetku a nehmotného majetku výdajů, které tvoří jejich počáteční náklady (články 256, 257 daňového řádu Ruské federace). Článek 252 daňového řádu Ruské federace uvádí možnost účtování výdajů pouze v případě, že jsou zdokumentovány.

V tomto ohledu ruské ministerstvo financí vysvětluje, že doba uchovávání primárních dokumentů odrážející tvorbu počátečních nákladů na odpisovatelný majetek stanovená v odstavcích. 8 bod 1 čl. 23 daňového řádu Ruské federace (4 roky), by se měla počítat od okamžiku dokončení odpisů v daňovém účetnictví (pro pořízení takového majetku) (dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 2.12.2016 N 03-03-06/1/7604, ze dne 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). Tzn., že pro účely daňové evidence je nutné uchovávat prvotní doklady potvrzující vznik počáteční ceny odpisovaného dlouhodobého majetku a nehmotného majetku po dobu minimálně 4 let po jeho úplném odepsání.

Specialisté z finančního odboru zároveň také poznamenali, že doklady o stanovení odpisů dlouhodobého majetku jsou podle Seznamu uloženy trvale.

Ministerstvo financí Ruska, vysvětluje postup pro použití paragrafů. 8 bod 1 čl. 23 daňového řádu Ruské federace v dopise ze dne 30. března 2012 N 03-11-11/104 uvádí, že čtyřleté období začíná po vykazovacím (daňovém) období, ve kterém byl dokument naposledy použit k přípravě daňové přiznání, daň z časového rozlišení a odvod, potvrzení o přijatých příjmech a vynaložených výdajích. Obdobné stanovisko je uvedeno v usnesení prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 24. července 2012 N 3546/12.

Toto právní postavení Nejvyššího arbitrážního soudu Ruské federace je také třeba vzít v úvahu při zahrnutí do nákladů:

Ztráty ve formě nedobytných pohledávek (článek 2, článek 2, článek 265 daňového řádu Ruské federace, rozhodnutí Nejvyššího arbitrážního soudu Ruské federace ze dne 10.09.2012 N VAS-5055/12, ze dne 06.09.2012 N VAS-7081/12). Primární doklady potvrzující jejich vznik musí být k dispozici ke dni zaúčtování ztráty;

Ztráty uvedené v odstavcích. 2,3 lžíce. 268 daňového řádu Ruské federace, stanovený ke dni prodeje majetku a vlastnických práv (více informací viz dopis Federální daňové služby Ruska ze dne 16. února 2015 N GD-4-3/2251@ ).
V době realizace jsou také zohledněny výdaje ve formě:

Ceny za pořízení (vytvoření) jiného majetku, jako jsou například pozemky, hmotný majetek (ustanovení 2, doložka 1, článek 268 daňového řádu Ruské federace);

Pořizovací cena zásob, jiného majetku ve formě přebytků zjištěných při inventarizaci a (nebo) majetku přijatého bezúplatně a (nebo) majetku přijatého při demontáži nebo demontáži vyřazených provozních systémů, opravě, modernizaci, rekonstrukci, technické opětovné vybavení nebo částečná likvidace OS (ustanovení 2, odstavec 1, článek 268, odstavec 2, odstavec 2, článek 254 daňového řádu Ruské federace);

Ceny za nabytí vlastnických práv a výdaje spojené s jejich pořízením (článek 2.1, odstavec 1, článek 268 daňového řádu Ruské federace);

Náklady na nákup zakoupeného zboží.

Následně je při stanovení doby uložení dokladů potvrzujících náklady na pořízení (vytvoření) dlouhodobého majetku a nehmotného majetku, jiného majetku, majetkových práv, nakoupeného zboží nutné zohlednit ustanovení čl. 268 Daňový řád Ruské federace.
Náklady na pořízení cenných papírů jsou také časově rozlišeny, protože datem vynaložení nákladů na pořízení cenných papírů je datum jejich prodeje nebo jiného nakládání (článek 7, bod 7, článek 272 daňového řádu Ruské federace). Proto musí být doklady potvrzující výdaje na pořízení cenných papírů uchovávány po dobu stanovenou s přihlédnutím k ustanovením odstavců. 7 odst. 7 čl. 272 daňového řádu Ruské federace (rozsudky Devátého odvolacího rozhodčího soudu ze dne 19. března 2013 N 09AP-2671/13, FAS Moskevský okres ze dne 19. července 2013 N F05-7106/13 ve věci N A40-74496 /2012).

Při určování doby uchování dokladů je rovněž třeba vzít v úvahu, že plátci pojistného jsou povinni zajistit po dobu šesti let bezpečnost dokladů potvrzujících výpočet a zaplacení pojistného (odst. 6, část 2, čl. 28 odst. federálního zákona ze dne 24. července 2009 N 212-FZ).

V praxi není vždy možné izolovat účetní záznamy, které mohou být uchovávány po dobu čtyř, pěti nebo šesti let. Proto je v účetnictví vhodné uplatňovat u všech dokladů minimální dobu uchování šest let (pokud nejsou Seznamem stanoveny lhůty delší).

Postup pro ukládání dokumentů v kancelářské práci

Hospodářské subjekty musí zajistit bezpečnost dokumentů po dobu jejich uchovávání (část 1, článek 17 zákona č. 125-FZ). Zároveň je nutné zajistit bezpečné podmínky uchovávání účetních dokladů a jejich ochranu před změnami (část 3 § 29 zákona č. 402-FZ). Ukládání účetních dokladů zajišťuje vedoucí subjektu (část 1, § 7 zákona č. 402-FZ).

Při organizaci uchovávání účetních a daňových účetních dokladů je nutné se řídit Pravidly pro organizaci uchovávání, pořizování, evidenci a používání dokumentů Archivního fondu Ruské federace a dalších archivních dokumentů v orgánech státní správy, samosprávy a organizací, schválených nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 31. března 2015 N 526 (dále jen „Pravidla) a Předpisy o dokumentech a toku dokladů v účetnictví, schválenými nařízením Ministerstva financí SSSR ze dne 29. července, 1983 N 105 (dále - Nařízení N 105) (v rozsahu, který není v rozporu s příslušnými legislativními a jinými regulačními právními akty vydanými později). Viz také informace Ministerstva financí Ruska ze dne 11. září 2015 N PZ-13/2015.

Podle odstavce 2 Čl. 13 zákona N 125-FZ mají právnické osoby právo vytvářet archiválie za účelem uchovávání archiválií vzniklých při jejich činnosti, a to i za účelem uchovávání a využívání archiválií, které nejsou majetkem státu nebo obce. To znamená, že vytvoření archivu je právem, nikoli však povinností ekonomických subjektů. To je také napsáno v článku 1.4 Pravidel.

Ekonomický subjekt si tak samostatně stanoví postup ukládání prvotních dokladů. Ekonomické subjekty mohou zároveň převést dokumenty k uložení do státních a obecních archivů tím, že s nimi uzavře příslušné kompenzační dohody (článek 15 část 3, článek 21 část 3 zákona č. 125-FZ).

Podle článku 2.3 Pravidel musí archiv organizace uchovávat dokumenty z Archivního fondu Ruské federace (článek 5 zákona č. 125-FZ), dokumenty o personálu a dokumenty s dočasnou (nad 10 let) dobou uložení. Stanovená část dokumentačního fondu tvoří archivní fond organizace.

Dokumenty s dočasnou (až 10 let včetně) dobou uložení jsou uloženy ve strukturálních útvarech organizace a po uplynutí doby jejich uložení podléhají zničení po povinném prověření hodnot dokumentů (odstavce 4.6 -4.13 Pravidel). Před zkoumáním hodnoty je zakázáno ničit dokumenty (článek 4.5 Pravidel).

Ve výjimečných případech jsou z rozhodnutí vedoucího organizace spisy s dočasnou (až 10 let včetně) uloženou dobou předávány do archivu organizace podle soupisů spisů, dokumentů nebo podle číselníku spisů (bod 4.2 Pravidel).

Archivní dokumenty organizace se tedy nejprve tvoří ve všech jejích strukturálních divizích (v kancelářské práci) a poté, po prozkoumání hodnot dokumentů, jsou přeneseny do archivu organizace k uložení nebo zničeny.

V každé strukturální jednotce organizace jsou dokumenty obsahově podobné a související se stejnou problematikou činnosti organizace seskupeny do souborů (úložných jednotek) (články 2.9, 3.3 Pravidel).

Při formování případu je nutné dodržet požadavky stanovené článkem 4.20 Pravidel.

Podle článku 4.19 Pravidel trvalé a dočasné (více než 10 let) spisy trvalých a dočasných (nad 10 let) ukládacích lhůt, včetně těch pro zaměstnance, doplněné správou spisů, po skončení kalendářního roku, ve kterém byly otevřeny, jsou připraveny k převodu do archivu organizace a podléhají evidenci a popisu.

V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů. Případy trvalé a dočasné (nad 10 let) doby uložení a personální záznamy podléhají úplné evidenci.

Evidence případů na papíře zajišťuje:

Vazba nebo vazba dokumentů případů (neformátové dokumenty jsou uloženy v uzavřených pevných složkách nebo krabicích) (článek 4.21 Pravidel);

Číslování listů případů (bod 4.22 Pravidel);

sestavení důkazního listu pro případ ve formě stanovené přílohou č. 8 Pravidel (bod 4.23 Pravidel);

Vypracování vnitřní inventarizace dokumentů případů (Příloha č. 27 Pravidel) (bod 4.30 Pravidel);

Design krytu pouzdra (příloha č. 28 Pravidel) (odstavce 4.24-4.29 Pravidel).

Případy jsou převedeny do archivu organizace podle inventur sestavených ve strukturálních oddílech.

Z čl. 4.19 Pravidel vyplývá, že úplné evidenci (založení nebo vázání, číslování listů spisu, vypracování a doklad osvědčující list apod.) před převodem do archivu organizace.

Ve vztahu k případům obsahujícím dokumenty s dočasnou (méně než 10letou) dobou uložení není takový postup Pravidla stanoven. Jak vyplývá z bodu 4.2 Pravidel, takové případy se do archivu nepředávají. Jsou uloženy ve stavebních útvarech organizace a po uplynutí skladovací doby podléhají zničení předepsaným způsobem. Jedinou výjimkou je případ, kdy jsou z rozhodnutí vedoucího organizace soubory s dočasnou (až 10 let včetně) uloženy do archivu organizace. Poté jsou případy s dobou uložení do 10 let převedeny do archivu po skončení kalendářního roku, ve kterém byly otevřeny, a takové případy podléhají plné evidenci.

Obecně tedy platí, že hlavním požadavkem pro případy obsahující dokumenty, u nichž je doba uchovávání kratší než 10 let, je jejich seskupení a provedení v souladu s postupem stanoveným článkem 4.20 Pravidel.

Podle tohoto postupu se písemnosti vkládají do věci, která svým obsahem odpovídá názvu věci, přičemž je zakázáno sdružovat do věcí návrhy a dublety písemností, jakož i písemnosti, které podléhají vrácení. . To znamená, že všechny případy, bez ohledu na dobu uložení dokumentů v nich, musí mít název.

Při vytváření pouzdra musí být splněny následující požadavky:

Dokumenty trvalého a dočasného uložení musí být seskupeny do samostatných souborů. Ihned poznamenejme, že dokumenty dočasného uložení by měly být seskupeny samostatně: do souborů s dobou uložení delší než 10 let; spisy s dobou uložení až 10 let včetně;

Zahrnout jednu kopii každého dokumentu do souboru;

Seskupit dokumenty ze stejného kalendářního roku do souboru;

Výjimkou jsou: pohyblivá pouzdra; soudní případy; osobní soubory, které se vytvářejí po celou dobu práce osoby v organizaci; dokumenty volených orgánů a jejich stálých komisí, poslaneckých skupin, které jsou seskupeny v období svolávání; dokumenty vzdělávacích organizací, které vznikají v průběhu akademického roku; divadelní dokumenty charakterizující jevištní činnost v rámci divadelní sezóny; soubory filmů, rukopisy, lékařské historie.

Personální příkazy musí být seskupeny do spisů v souladu s pro ně stanovenými lhůtami uchovávání;

Dokumenty v osobních spisech jsou uspořádány v chronologickém pořadí, jak byly přijaty;

Osobní účty pro mzdy zaměstnanců jsou seskupeny do samostatných souborů a uspořádány v nich abecedně podle příjmení, jména a patronyma.

Papírové pouzdro by nemělo obsahovat více než 250 listů o tloušťce maximálně 4 cm.

Podle našeho názoru lze dokumenty, které nejsou převedeny do archivu organizace (s dobou uložení až 10 let včetně), seskupit v chronologickém pořadí a sešít například do pořadačů. V tomto případě musí složka obsahovat název případu. Pro takové případy Pravidla neobsahují žádné další požadavky. Tento postup není v rozporu s článkem 6.4 předpisu č. 105.

Tuto otázku si kladou všichni podnikatelé bez výjimky, kteří nedávno otevřeli podnik a nepochopili spletitost systému. Jak dlouho tedy uchovávat dokumenty LLC, rok, dva nebo více? Tento problém můžete podrobně pochopit, když si bod po bodu přečtete federální zákon č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“.

Lhůty uložení účetních dokladů se liší. Co lze říci kombinací všech dílčích bodů? Účetní doklady musí být uchovávány v LLC alespoň tak dlouho, dokud existuje možnost, že je bude vyžadovat daňová kontrola. Podle článku 89 daňového řádu Ruské federace kontrola podléhá lhůtě nepřesahující tři roky před rozhodnutím o provedení této kontroly. To znamená, že ho skladujeme přesně tři roky a pak začíná zábava.

Článek 23 daňového řádu Ruské federace, odstavec 8 odstavce 1, nás jasně informuje, že daňoví poplatníci jsou povinni uchovávat dokumentaci potvrzující vznik daní po dobu čtyř let a ne méně. To je ono, pánové. Ne tři roky, ale čtyři, pečlivě uchováváme účetní dokumentaci a dbáme na to, aby se neztratil jediný papír.

Jakým konkrétním dokumentům dáváme přednost a uchováváme je jako zřítelnici oka?

• daňové účetní údaje;
• doklady potvrzující příjem;
• doklady o výdajích;
• doklad o srážce daně;

Účetnictví také potvrzuje pravidla pro ukládání primární dokumentace. Dle nařízení „O účetnictví“ č. 129-FZ by účetní závěrka měla být uchovávána tak, jak je uvedeno v pravidlech státního archivnictví. Ale nejméně pět let poté, co za ně byly naposledy sestaveny účetní závěrky.

Co se stalo? Faktem je, že jste povinni uchovávat dokumenty striktně po dobu, po kterou je může daňová služba požadovat k ověření. To jsou tři roky. Pokud v důsledku kontroly nebudete mít doklady staré pět let, může vám být uložena pokuta za nesprávné uložení dokumentace a nic víc.

Jenže ne vše je v účetní a daňové džungli tak jednoduché a transparentní. Existuje dokumentace, která by měla být uložena mnohem déle než období, o kterých jsme právě hovořili. Jaké jsou tyto dokumenty?

1. Primární podklady pro pořízení majetku. Tyto dokumenty uchováváme tak dlouho, jak je potřeba. K čemu to je. Za prvé, odpisy. Za druhé, při prodeji nemovitosti musíte někde získat potvrzení o její počáteční hodnotě7 a nezapomeňte na daň z nemovitosti.
2. Dlouhodobý majetek. Pro neziskové společnosti stanoví článek 283 daňového řádu pravidlo pro snížení základu daně běžného období v důsledku ztrát předchozího zdaňovacího období. Dokumentace by to samozřejmě měla potvrdit. Ztráty lze zohlednit po dobu deseti následujících let, což znamená, že dokumenty musí být v řádném pořádku (článek 283 odst. 4). Daňoví inspektoři mají právo vyžádat si primární doklady potvrzující hospodářský výsledek k potvrzení údajů o ztrátách uvedených v podaném přiznání.
3. U venkovských podniků pracujících s jednotnou zemědělskou daní je také nutné uchovávat doklady o ztrátách po celou dobu jejich odpisu. Článek 346.6 odstavec 5 daňového řádu Ruské federace.
4. Pro osoby pracující v tzv. „zjednodušeném“ systému jednotná sociální daň. Článek 346.18 odstavec 7 daňového řádu Ruské federace.
5. K odpisu nedobytných pohledávek je také nutné mít podpůrné prvotní doklady pro daňovou službu. Zničení podkladů zbavuje společnost práva uznat nedobytnou pohledávku jako výdaj, protože částku nebude čím potvrdit.
6. Nebudeme se příliš zabývat akciovými společnostmi, protože stále byla vznesena otázka, jak dlouho je nutné uchovávat dokumenty LLC, a ne OJSC. Stručně řečeno, dokumenty pro daňové vykazování musíte uchovávat v OJSC - roční účetní závěrka a také zakladatelská listina, dokud společnost existuje. V případě, že společnost vstoupí do likvidace, jsou dokumenty zaslány do státního archivu. K tomuto postupu je nutná předem uzavřená dohoda s archivem. Pokud k takové dohodě nedošlo, do archivu se dostane pouze dokument o zaměstnancích společnosti. Kde budou uloženy zbývající dokumenty, bude muset rozhodnout předseda likvidační komise, případně konkurzní správce.
7. Společnost je povinna uchovávat výroční daňové zprávy po dobu nejméně 10 let. čtvrtletně - pět let, to je za přítomnosti ročních.
8. Pokud neexistují čtvrtletní zprávy, ukládají se také měsíční zprávy po dobu nejméně pěti let.
9. Nákupní a prodejní knihy a faktury by měly být uchovávány po dobu pěti let od data posledního záznamu v deníku. Odstavec 15.27 „Pravidel pro vedení účetních protokolů“. V Seznamu standardních manažerských dokumentů je položka týkající se faktur, která říká, že stejné faktury by měly být uloženy po dobu pěti let.

Finanční úřady se při kontrolách opět musí řídit legislativou o daních a poplatcích. Seznam tam ale zahrnut není.

Pojďme to uzavřít: Jak dlouho by měly být dokumenty LLC uchovávány? Ukazuje se, že ne méně než pět let a z hlediska dlouhodobého majetku zpravidla po celou dobu existence společnosti. Doba uložení dokumentů se musí počítat od prvního ledna následujícího po roce, ve kterém byly vytvořeny.

Jak uchovávat papírové dokumenty?

Účetní politika podniku musí uvádět, jak a kde by měla být dokumentace uložena, a také jmenovat osobu odpovědnou za provádění této položky nebo dokonce komisi skládající se z nejkvalifikovanějších zaměstnanců.

Mimochodem, není nutné ukládat dokumentaci v kanceláři. Zákon nezakazuje vybrat si pro uložení jiná místa, například specializované archivační firmy. Akciová společnost je ale ze zákona povinna uchovávat dokumenty, jako jsou výroční zprávy a stanovy, přesně tam, kde se nachází ústředí. Mimochodem, ukládání dokumentace v elektronické podobě je zákonem povoleno s malým upozorněním, že dokumenty budou nutně obsahovat elektronický podpis osoby odpovědné za vyhotovení dokumentu. Pro ukládání dokumentace v elektronické podobě společnost vytváří podnikový informační systém. Obsluhuje ji certifikační centrum, které zajišťuje používání elektronického podpisu v elektronických dokumentech.

Dokumenty, které jsou dlouhodobě uchovávány, se časem zhorší a vyblednou. Aby bylo zajištěno, že jejich obsah je čitelný, musí se osoby odpovědné za uchovávání postarat a včas pořizovat kopie.

Při likvidaci společnosti jsou dokumenty, které jsou dlouhodobě uchovávány, předány do archivu. Dojde-li k reorganizaci společnosti, přecházejí dokumenty na nástupnickou organizaci. Při vyčlenění nové společnosti obdrží osobní složky zaměstnanců, kteří přešli do nové struktury, a dokumenty související s působností nové společnosti.

Zničení dokumentů. Ke zničení dokumentu musíte nejprve sepsat akt, který podepíše vedoucí společnosti, a teprve poté můžete přistoupit přímo ke zničení dokumentů. Navíc při aktu není nutné pečlivě přepisovat každý z papírů jdoucích ke zničení. Stačí přepsat názvy homogenních skupin. To, co je považováno za homogenní skupiny, by mělo být promyšleno nezávisle. Například faktury lze považovat za homogenní dokumenty a podobně.

Jak správně zničit dokumenty?

Jen to spálit? Odpověď je nesprávná. V tomto případě můžete mít problémy s ekologickými službami.
Mám to recyklovat jako sběrový papír? Možnost je dobrá, ale není zaručeno, že dokumenty neskončí u konkurenční firmy, což není dobré. Aby se tomu zabránilo, měly by být složky s dokumenty předloženy k likvidaci spolu s fakturou. Kromě toho by odstraňování dokumentů mělo být prováděno pod dohledem zaměstnance společnosti odpovědného za uložení dokumentace.

Nelze jej také jednoduše vyhodit, protože zaměstnavatel je ze zákona povinen osobní údaje zaměstnanců uchovávat v tajnosti.

Co zbývá? Nejlépe uděláte, když použijete speciální stroj na skartování papíru. Obecně je na vás, abyste se rozhodli, jak se zbavíte nepotřebných papírů.

Abych se vyhnul touze odlehčit si svůj dokumentární archiv s předstihem, doplním, že absence účetních registrů nebo faktur za zdaňovací období je považována za hrubé porušení a trestá se pokutou pět tisíc rublů.

A to v případě, že k jednomu zdaňovacímu období chybí doklady. V závažnějších případech už nebude pokuta 5 000, ale 15 000 rublů.

Pokud je daňový základ podhodnocen ztrátou dokladů potvrzujících příjem, poplatník zaplatí pokutu ve výši 10 procent z částky nezaplacené daně a ne méně než stejných 15 000 rublů.
Mimochodem, i trestní zákon má klauzule ohledně zajištění bezpečnosti účetních dokladů. Pokud se prokáže, že dokumenty byly poškozeny z osobních důvodů, hrozí zúčastněné osobě minimálně rok vězení. Pokud se chcete s tímto odstavcem seznámit blíže, viz čl. 352 odst. 1 trestního zákoníku Ruské federace.

Mějte také na paměti, že zástupci archivních úřadů mají právo kontrolovat řádné uložení archivní dokumentace ve vaší organizaci. A zde můžete být podle článku 13.20 Kodexu Ruské federace o porušení pravidel skladování, účetnictví a získávání, jakož i používání archivních dokumentů potrestáni pokutou 300 až 500 rublů nebo správním trest.

Za vytváření míst pro ukládání dokumentů a zejména za archivaci odpovídá ředitel společnosti a hlavní účetní musí tyto dokumenty uspořádaně uchovávat a správně je přenášet do archivu.

Podívali jsme se na typy účetních dokladů v. Jak dlouho potřebujete uchovávat prvotní účetní doklady, účetní registry a účetní závěrky? O lhůtách uložení účetních dokladů si řekneme v našem materiálu.

Kolik let se uchovávají účetní doklady?

Účetní legislativa stanoví, že prvotní účetní doklady, účetní evidence a účetní závěrky musí organizace uchovávat po dobu stanovenou v souladu s pravidly pro organizaci záležitostí státního archivnictví, nejméně však 5 let po vykazovaném roce (část 1, čl. 29 federálního zákona ze dne 6. 12. 2011 č. 402-FZ).

Doba uchování účetních dokladů

Uveďme doby uložení účetních dokladů v organizaci v tabulce (svazový zákon ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ, příkaz Ministerstva kultury ze dne 25. srpna 2010 č. 558):

Organizace musí samozřejmě zajistit bezpečné podmínky pro uchovávání účetních dokladů a jejich ochranu před změnami ve stanovených lhůtách (část 3, článek 29 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ).

Zároveň při změně vedoucího organizace musí být zajištěn přenos účetních dokladů způsobem, který si sama organizace určí (část 4, čl. 29 spolkového zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ) .

Uvádí se, že bezpečnost prvotních účetních dokladů, účetních registrů a účetních výkazů, jejich vyhotovení a předání do archivu zajišťuje hlavní účetní (

V tomto článku vám řekneme, jak určit dobu skladování obchodních dokumentů ve společnosti. Stáhněte si tabulku, která vám pomůže určit doby uložení základních účetních, finančních a personálních dokladů.

★

Jaké regulační dokumenty upravují dobu uchovávání dokumentů v organizaci?

Jak dlouho musí být dokument uložen, závisí na jeho typu a typu. Postup a podmínky ukládání na státní úrovni jsou stanoveny:

• zákon „o účetnictví“;
• zákon „O archivnictví“;
• daňový řád Ruské federace;
• jiné legislativní normativní akty.

Lhůty uchovávání dokumentů v kancelářské práci, včetně personální evidence, jsou stanoveny v souladu se „Seznamem standardních administrativních archiválií generovaných v procesu činnosti orgánů státní správy a organizací s uvedením doby uložení“, schváleným Nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25. srpna 2010 č. 558. Aktuální úpravy tohoto dokumentu byly provedeny v roce 2016.

V roce 2017 byly provedeny změny federálního zákona „O archivnictví v Ruské federaci“ ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ. Zákon byl doplněn o článek, který upravoval doby uchovávání dokladů o personálu. Nyní dokumenty, které byly uzavřeny před 1. lednem 2003, musí být uchovávány po dobu 75 let a zbytek - po dobu 50 let.

Firmy mohou následovat" Základní pravidla pro práci archivů a organizací“, schváleno rozhodnutím Spolkového archivu ze dne 02.06.2002.

Společnost může změnit doby uchovávání dokumentů stanovené na federální úrovni, ale pouze směrem nahoru. Taková potřeba může nastat, má-li dokument zvláštní význam. Zaměstnavatelé se tedy mohou sami rozhodnout, jak dlouho budou dokumenty uchovávat. Místní normy je třeba sjednotit do samostatného zákona - Předpisy nebo Pokyny pro kancelářskou práci.

Při určování postupu a lhůty pro uložení obchodních listin zohledněte právní formu společnosti. Doba uchování dokumentů LLC je stanovena v souladu s výše uvedenými předpisy. Pro akciové společnosti, jejichž činnost souvisí s cennými papíry, byly stanoveny samostatné požadavky. Jsou upraveny usnesením FCSM č. 03-33/ps „O schválení Řádu o postupu a podmínkách listin akciových společností“.

Poznámka: lhůty pro uložení archivních dokumentů

Co určuje dobu uložení dokumentů?

Lhůty uložení dokumentů jsou stanoveny s ohledem na jejich důležitost bez ohledu na předpisy. Pokud například místní nařízení, personální tabulku nebo popis práce vypracovala sama společnost, jsou doby jejich uchovávání nastaveny jako trvalé. Dokumenty, které byly vytvořeny v jiném podniku, jsou uchovávány pouze tři roky. To platí i pro osobní záležitosti. Společnost je tedy povinna trvale uchovávat osobní spisy manažera a osobní spisy zaměstnanců po dobu 75 let.

Ještě jeden příklad -. Obecně platí, že doba uložení standardních dokumentů je 5 let. Ale v odvětvích s obtížnými, škodlivými nebo nebezpečnými pracovními podmínkami se pracovní výkazy a protokoly, ve kterých je uchovávána pracovní doba, uchovávají po dobu 75 let.

Doba uložení dokumentů v organizaci závisí na tom, v jaké fázi zpracování se dokumenty nacházejí. Pokud jsou tyto dokumenty stále používány v referenčních a informačních službách pro výkonné umělce a management, musí být ponechány v aktuálním úložišti v odděleních. Aktuální skladovací doby jsou omezené. Po úplném dokončení práce s dokumentem bude dokument přenesen do archivu.

Cheat sheet od expertů HR System: lhůty pro uchování personálních dokumentů ve firmě

Lhůty uložení dokumentů v organizačních jednotkách

Organizace má právo stanovit lhůty uchovávání dokumentů, regulační dokumenty, kterými se řídí – Pokyny popř. Doba běžného uložení je zpravidla omezena na jeden rok s přihlédnutím k tomu, že písemnosti jsou do archivu předávány jednou ročně. Během této doby ztrácí hlavní část dokumentů svou relevanci a referenční a informační hodnotu, takže se s nimi přestává pracovat.

Na konci kalendářního roku se dokumenty, které jsou aktuálně uloženy v odděleních, tvoří a ukládají do souborů v souladu s nomenklaturou schválenou podnikem. Každý soubor je složkou, ve které jsou uloženy dokumenty stejného typu nebo související s jednou problematikou či směrem činnosti firmy. Každá taková složka obsahuje inventář případu – seznam dokumentů v něm uložených.

Skupiny pouzder podle doby použitelnosti a co s nimi: tip od odborníků časopisu Secret's Handbook

Pouzdra jsou také tvořena s přihlédnutím k době uchovávání dokumentů. Papíry s krátkodobou trvanlivostí do pěti let a dlouhodobě a trvale skladované se ukládají do samostatných složek.

Současné skladování se provádí do doby, než je pouzdro dokončeno výrobou. V některých případech může být na oddělení v provádění déle, než stanoví pokyny. Například když se papíry týkají dlouhodobé právní bitvy, kterou společnost vede. Dojde-li nevyplněním k porušení uložení písemností nebo úložných lhůt pro případy, jsou v souladu se stanoveným harmonogramem přesunuty do archivu příště.

Doba uložení archivních dokumentů v organizaci

Dokončené případy, které jsou v aktuálním úložišti, se předávají do archivu v souladu s harmonogramem. To se provádí zpravidla jednou na začátku kalendářního roku. Lhůty pro uložení dokumentů v archivu jsou uvedeny v číselníku spisů a jsou stanoveny v souladu s archivní legislativou a Směrnicí o spisové službě podniku. Doba uložení dokumentů v archivu organizace se vztahuje na povinné údaje, které jsou uvedeny na obálce každého souboru.

Ukázka od expertů časopisu "Secretary's Directory": obálka kufříku přenesená do archivu

Obchodní podniky jsou povinny uchovávat dokumenty v archivech s trvalou dobou uložení až do likvidace. Papíry, u kterých byla stanovena doba použitelnosti, jsou likvidovány po posouzení jejich hodnoty zvláštní komisí.

Dokumenty musí být uchovávány alespoň tak dlouho, jak je mohou daňoví inspektoři při kontrole vyžadovat. Na základě čl. 89 odst. 4 daňového řádu Ruské federace lze kontrolu provést po dobu nepřesahující tři kalendářní roky předcházející roku, kdy bylo o kontrole rozhodnuto. To znamená, že je třeba uchovávat dokumenty z předchozích tří let.

Mezitím daňová legislativa k tomuto období přidává další rok. Podle čl. 23 odst. 1 pododstavce 8 daňového řádu Ruské federace jsou poplatníci povinni zajistit bezpečnost dokumentů nezbytných pro výpočet a platbu daní po dobu čtyř let. Jedná se o účetní a daňové účetní údaje, dále doklady potvrzující přijetí příjmů, výdajů a zaplacení (sražení) daní. Podobný požadavek je stanoven pro daňové agenty (odstavec 5, odstavec 3, článek 24 daňového řádu Ruské federace). V jakém okamžiku začínáte počítat čtyřleté období?

Daně se vypočítávají na základě výsledků zdaňovacích období (článek 1, článek 55 daňového řádu Ruské federace). Ukazuje se, že čtyřletá lhůta se musí počítat od následujícího dne po skončení zdaňovacího období. Vezměme si například DPH: do jakého data máme uchovávat doklady související s výpočty této daně za čtvrté čtvrtletí roku 2012? Čtyřleté funkční období začne 1. ledna 2013 a skončí 31. prosince 2016. Ukazuje se, že v roce 2016 je nutné uchovávat dokumenty z roku 2012. Tedy rok, který nepodléhá kontrole na místě.

Z tohoto pravidla existují dvě výjimky. Prvním jsou evidence nutné pro odpočet DPH: nákupní kniha a prodejní kniha a také deníky pro evidenci vydaných a přijatých faktur. Počátek jejich uchovávání určete ode dne posledního zápisu v nich (ustanovení 24 oddílu II přílohy 4, bod 22 oddílu II přílohy 5 a bod 13 oddílu II přílohy 3 k nařízení vlády ze dne 20. 12. 2006). Ruská federace ze dne 26. prosince 2011 č. 1137). Druhou výjimkou jsou doklady, které potvrzují původní cenu odpisovaného majetku. Doba použitelnosti se u nich počítá od okamžiku, kdy přestaly načítat odpisy (dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 26. dubna 2011 č. 03-03-06/1/270).

Lhůty uložení účetních dokladů jsou rovněž stanoveny účetní legislativou. Z článku 29 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ „o účetnictví“ (dále jen zákon o účetnictví) vyplývá, že:
- prvotní účetní doklady, účetní evidence a účetní závěrky musí být uchovávány po dobu stanovenou pravidly státního archivnictví, nejméně však pět let. (Doby uložení standardních archivních dokumentů jsou stanoveny v seznamu schváleném nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. srpna 2010 č. 558);
— dokumenty účetní politiky, normy hospodářského subjektu, další dokumenty související s organizací a vedením účetnictví, včetně nástrojů zajišťujících reprodukci elektronických dokumentů, jakož i ověřování pravosti elektronického podpisu, musí být uchovávány min. pět let po roce, ve kterém byly naposledy použity pro sestavení účetní závěrky.

Abyste tedy nebyli potrestáni za porušení pravidel stanovených zákonem č. 402-FZ ze dne 6. prosince 2011, uchovávejte daňová přiznání, výpočty, registry a další dokumenty po dobu nejméně pěti let.

Několik výjimek z obecného pravidla

Obecně tedy platí, že musíte papíry skladovat alespoň pět let. Toto je maximální doba stanovená zákonem o účetnictví. Maximální hloubka daňové kontroly je přitom tři roky. Proto je v tomto období obzvláště důležité zachovat bezpečnost papírů souvisejících s výpočtem daní. Pokud nemáte dostatek dokladů řekněme před pěti lety, můžete dostat pokutu pouze za porušení pravidel pro uchovávání dokladů.

Přitom v řadě případů se doba uložení účetních dokladů určuje podle zvláštních pravidel. Absence papírů ještě například před šesti lety může ve výsledku vést k pokutám za podhodnocení daňových odvodů. Podívejme se na takové situace samostatně.

„Primární“ pro nabytý majetek. Doklady pro pořízení dlouhodobého majetku a nehmotného majetku musí být uchovány bez ohledu na dobu životnosti těchto předmětů. Papíry jsou totiž potřeba k potvrzení původní ceny pro účely výpočtu odpisů a také daně z nemovitosti. Bez „primárního“ dokumentu navíc společnost nebude schopna potvrdit hodnotu nemovitosti při jejím prodeji. Navíc se to týká jak dlouhodobého majetku, tak ostatního majetku. Proto musí být doklady uchovávány po dobu čtyř let od vykazovaného období, ve kterém byl majetek odepsán z rozvahy nebo prodán (období, ve kterém byl majetek odepsán z rozvahy nebo prodán (odstavec 8, odstavec 1, článek 23). daňového řádu Ruské federace, dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 26. dubna 2011 č. 03-03-06/1/270).

Zvláštní požadavek pro ztrátové společnosti. Poplatník daně z příjmů má právo snížit základ daně běžného období o ztráty minulých zdaňovacích období způsobem stanoveným v § 283 daňového řádu. Ztráty lze zohlednit dalších 10 let.

Pokud však společnost převádí ztráty do budoucnosti, je po celou dobu využívání této výhody povinna uchovávat dokumenty potvrzující výši vzniklých ztrát (článek 4 článku 283 daňového řádu Ruské federace). Toto ustanovení umožňuje správci daně požadovat doklady o minulých ztrátách, které společnost deklaruje ve svém přiznání za běžné období. Na základě toho je odpis ztrát možný pouze po předložení prvotních dokladů potvrzujících dosažený finanční výsledek.

Požadavek uchovávat doklady o ztrátách po celou dobu jejich odepisování se vztahuje i na plátce jednotné zemědělské daně (článek 5 článku 346.6 daňového řádu Ruské federace) a na „zjednodušené pracovníky“ (článek 7 článek 346.18 daňového řádu Ruské federace).

Odpis nedobytných pohledávek. Musí být uchovávána po dobu čtyř let po období, ve kterém byl dluh protistrany uznán jako špatný. V tomto případě se úložná doba prodlužuje, pokud byla promlčecí doba závazku přerušena a začala znovu běžet .

Připomeňme vám: v souladu s pododstavcem 2 odstavce 2 článku 265 daňového řádu Ruské federace jsou částky nedobytných pohledávek přirovnány k neprovozním výdajům daňového poplatníka jako ztráta obdržená při vykazování (daň) doba. Takové výdaje snižují základ daně při výpočtu daně z příjmů. Samozřejmě s podklady.

Prvotní účetní doklady dokládající výši pohledávek tak charakterizují hodnotu vyřazených majetkových práv, tedy výši výdajů. Proto musí být odpočítávání doby uložení takových dokumentů zahájeno znovu od okamžiku odepsání nedobytného dluhu. Pokud zničíte dokumenty před plánovaným termínem, společnost ztratí právo uznat nedobytné pohledávky jako náklady, protože nebude moci potvrdit jejich výši finančním úřadům.