Cómo reflejar la deducción por un libro de trabajo. Contabilidad de registros de trabajo.

CONTABILIDAD DE EXPEDIENTES LABORALES

Además del conocimiento sobre el procedimiento para llevar los libros de trabajo, un contador debe, en primer lugar, poder reflejar su recepción y emisión en la contabilidad presupuestaria y fiscal. Este artículo te ayudará a resolver esto.

Al celebrar un contrato de trabajo con un empleado que consigue un trabajo por primera vez, la organización debe emitirle un libro de trabajo. Además, si una persona que solicita un trabajo no dispone de un libro de trabajo debido a su pérdida, daño o por cualquier otro motivo, el empleador está obligado, previa solicitud por escrito de esta persona (indicando el motivo de la falta de un libro de trabajo). ), para emitir uno nuevo (artículos 65, 66, 84.1 Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

El empleador debe tener disponible un cierto número de formularios y encartes del libro de trabajo (cláusula 44 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 N 225 (en adelante, el Reglamento)) . La contabilidad de formularios y encartes se realiza en:

— un libro de recibos y gastos para registrar las formas de los libros de trabajo y sus encartes. Está a cargo del departamento de contabilidad. La forma del documento está aprobada en el Apéndice 2 de la Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69 (en adelante, la Resolución No. 69). El libro contiene información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y uso de los formularios del libro de trabajo y se inserta en ellos, indicando la serie y número de cada formulario (cláusula 41 del Reglamento). La ausencia de este documento está plagada de procedimientos judiciales (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte de 9 de marzo de 2010 en el caso No. A32-2578/2009);

— un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y encartes en ellos (Anexo 3 de la Resolución No. 69). Este documento lo mantiene el departamento de personal (u otra división de la organización), que procesa la contratación y el despido de empleados. Registra los libros de trabajo aceptados de los empleados al momento de la admisión, así como los libros de trabajo y los encartes en ellos que indican la serie y el número, emitidos nuevamente a los empleados y devueltos al despido del trabajo. Cabe señalar que con cada asiento realizado en el libro de trabajo sobre el trabajo realizado, traslado a otro puesto fijo y despido, el empleador está obligado a familiarizar a su propietario con la firma en su tarjeta personal, que repite el asiento realizado en el libro de trabajo. (cláusula 12 del Reglamento).

Estos libros deben estar numerados, entrelazados, certificados con la firma del titular de la organización, sellados con sello de cera o sellados (cláusula 41 del Reglamento).

El empleador compra formularios de libros de trabajo y los inserta en ellos por una tarifa sobre la base de un acuerdo con una persona autorizada (cláusula 46 de las Reglas). Al emitir un libro de trabajo y su encarte a un empleado, se cobra una tarifa por el monto de los costos de su adquisición (cláusula 47 de las Reglas). Esto no se aplica en los siguientes casos:

— llenado inicial incorrecto del libro de trabajo o del encarte que contiene, así como su daño sin culpa del empleado (cláusula 48 del Reglamento);

— pérdida masiva de registros laborales como resultado de emergencias (desastres ecológicos y provocados por el hombre, desastres naturales, disturbios y otras circunstancias de emergencia) (cláusula 34 de las Reglas).

En estas situaciones, el costo del formulario dañado corre a cargo del empleador.

Tenga en cuenta que el procedimiento para proporcionar al empleador los formularios del libro de trabajo y su encarte se ha desarrollado de acuerdo con el párrafo.

3 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 N 225. Son elaborados por la Asociación de Empresas y Organizaciones Estatales para la Producción de Señales Estatales - Asociación GOZNAK del Ministerio de Finanzas de Rusia (en adelante denominada como Fabricante) (cláusula 2 del Procedimiento para proporcionar a los empleadores formularios del libro de trabajo y un encarte en el libro de trabajo aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 22 de diciembre de 2003 N 117n).

El suministro a los empleadores de formularios del libro de trabajo y su encarte que cumplan con los requisitos establecidos por el Fabricante puede ser realizado por personas jurídicas y empresarios individuales (en adelante, Distribuidores).

El suministro a los empleadores de formularios de libros de trabajo y encartes de libros de trabajo de forma remunerada se realiza sobre la base de un acuerdo celebrado con el Fabricante o Distribuidor.

La entrega de formularios de libros de trabajo y encartes de libros de trabajo a los empleadores se realiza mediante servicios de entrega de productos de impresión segura, o por el empleador desde el almacén del Fabricante o Distribuidor, o de otra manera por acuerdo de las partes de acuerdo con la legislación de La Federación Rusa.

Contabilidad tributaria

Impuestos personales. Si hablamos de la transferencia de un libro de trabajo con posterior reembolso por parte del empleado de los costes de su adquisición, no se plantea la cuestión del IRPF. Este requisito está contenido en la legislación. Sin embargo, si el empleador no cobra una tarifa al expedir un libro de trabajo o encarte, entonces su costo será el ingreso en especie del empleado y estará sujeto al impuesto sobre la renta personal en la forma generalmente establecida (cláusula 1, cláusula 2, artículo 211 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 27 de noviembre de 2008 N 03-07-11/367). Sin embargo, la transferencia gratuita de un libro de trabajo puede considerarse un regalo (cláusula 1 del artículo 572 del Código Civil de la Federación de Rusia) por un valor inferior a 4.000 rublos. Esto significa que no está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas (cláusula 28, artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Primas de seguros. No se aplican los pagos y otras remuneraciones realizados en el marco de contratos civiles, cuyo objeto sea la transferencia de propiedad u otros derechos reales sobre la propiedad (derechos de propiedad), y los contratos relacionados con la transferencia de propiedad (derechos de propiedad) para su uso. al objeto de la tributación de las primas de seguros, con excepción de los contratos de orden de autor, los contratos de enajenación del derecho exclusivo sobre obras científicas, literarias y artísticas, los contratos de licencia de publicación y los contratos de licencia para conceder el derecho a utilizar obras científicas. , literatura, arte (Cláusula 3 del artículo 7 de la Ley de 24 de julio de 2009 N 212-FZ “Sobre las contribuciones de seguros al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, el Fondo de Seguro Social de la Federación de Rusia, el Fondo Federal de Seguro Médico Obligatorio y cajas territoriales de seguro médico obligatorio” (en adelante, la Ley)).

Sin embargo, si considera la transferencia de un expediente laboral como un regalo, pueden surgir problemas. Según funcionarios en Cartas del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia del 5 de marzo de 2010 N 473-19 y del 27 de febrero de 2010 N 406-19, en el caso de que un obsequio se transfiera a un empleado en virtud de un acuerdo de obsequio Si se concluye por escrito, la organización no está sujeta a contribuciones de seguro.

Al mismo tiempo, sobre la base del art. 57 del Código del Trabajo son obligatorios para su inclusión en un contrato de trabajo, en particular: condiciones de remuneración (incluido el tamaño de la tarifa o salario (salario oficial) del empleado, pagos adicionales, asignaciones y pagos de incentivos).

Por acuerdo de las partes, el contrato de trabajo también puede incluir los derechos y obligaciones del empleado y del empleador establecidos por la legislación laboral y otros reglamentos que contengan normas de derecho laboral, regulaciones locales, así como los derechos y obligaciones del empleado y del empleador que surjan de los términos del convenio colectivo, convenios.

En consecuencia, el coste de la compra de obsequios para los empleados previstos en contratos de trabajo (convenios colectivos, convenios, normativa local), no formalizados en contratos de obsequio, estará sujeto a primas de seguro.

IVA. La transferencia de propiedad de bienes a cambio de compensación se reconoce como la venta de bienes por parte de una organización (Cláusula 1 del artículo 39 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Las ventas de bienes están sujetas al IVA, independientemente de la forma de pago (cláusula 1, cláusula 1, artículo 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Por lo tanto, el monto del valor de mercado del libro de trabajo transferido al empleado está sujeto al IVA (Cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de agosto de 2009 N 03-07-11/199, del 22 de enero de 2009 N 03 -07-11/16, de fecha 27 de noviembre de 2008 N 03-07-11/367). Al mismo tiempo, la transferencia de propiedad de bienes (trabajo, servicios) de forma gratuita también se reconoce como venta de bienes (trabajo, servicios). En este caso, la base del IVA se determina como el costo de los bienes especificados (obras, servicios), calculado sobre la base de precios determinados de manera similar a la prevista en el art. 40 del Código Fiscal, teniendo en cuenta los impuestos especiales (para bienes sujetos a impuestos especiales) y sin incluir impuestos (cláusula 2 del artículo 154 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

contabilidad presupuestaria

Los formularios de libros de trabajo y sus encartes son formularios de informes estrictos con todas las consecuencias consiguientes: se entregan al responsable de su mantenimiento previa solicitud.

Al final de cada mes, el empleado responsable deberá presentar al departamento de contabilidad un informe sobre la disponibilidad de BSO y sobre los montos recibidos por los libros de trabajo emitidos y encartes en los mismos, adjuntando una orden de recibo de la caja de la organización (cláusula 42 de las normas). Los formularios del libro de trabajo y los encartes que en ellos se dañen al cumplimentarlo están sujetos a destrucción y se redacta el acta correspondiente (f. 0504816).

Los formularios del libro de registro de trabajo y sus encartes se guardan en la cuenta fuera de balance 03 “Formularios de informes estrictos”. El precio contable de los documentos, expresado en valoración condicional, debe ser igual a 1 rub. para el formulario.

Los formularios usados ​​y dañados se cancelan de acuerdo con el acto de cancelar formularios de informes estrictos (f. 0504816).

Los costos por la compra de hojas de registro de trabajo deberán incluirse en el inciso 226 “Otros trabajos, servicios”.

Los ingresos por reembolso de gastos de la institución por la compra de formularios y encartes del libro de trabajo deben reflejarse utilizando los códigos 000<1>1 13 03010 01 0000 130 “Otros ingresos por la prestación de servicios remunerados por parte de destinatarios de fondos del presupuesto federal y compensación de gastos del presupuesto federal”.

———————————

<1>En lugar de ceros, se indica el código del administrador de ingresos: el administrador principal de los fondos presupuestarios, bajo cuya jurisdicción se encuentra la institución.

Ejemplo. La institución compró 10 tipos de libros de trabajo por un importe de 800 rublos. (a precio de mercado - 80 rublos por pieza). El cajero hizo los cálculos. Ese mismo mes se contrató a un nuevo empleado, que empezó a trabajar por primera vez. La cuenta personal de la institución es mantenida por la oficina territorial del Tesoro Federal. En contabilidad es necesario realizar los siguientes asientos:

Débito 1 401 01 226

“Gastos por otros trabajos, servicios”

Crédito 1 302 09 730

“Aumento de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios”

— 800 rublos. — se compraron formularios de registro de trabajo;

Débito 1 302 09 830

“Reducción de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios”

Crédito 1 304 05 226

— 800 rublos. — se ha pagado la factura del proveedor por la compra de libros de trabajo.

Al mismo tiempo, se realiza una entrada para aumentar la cuenta fuera de balance 03 “Formularios de informes estrictos” (persona financieramente responsable (MRP) - cajero).

Cuando el cajero transfiere los libros de trabajo al empleado del departamento de recursos humanos, se realiza una entrada para disminuir la cuenta fuera de balance 03 "Formularios de informes estrictos" (MOL - cajero) y aumentar la cuenta fuera de balance 03 "Formularios de informes estrictos" ( MOL - empleado del departamento de recursos humanos).

Si la institución es el administrador de los ingresos provenientes del reembolso del costo de los libros de trabajo y los fondos se reciben en la caja de la institución, dichas transacciones se reflejan en los siguientes asientos:

Débito 1 205 03 560

Crédito 1 401 01 130

Débito 1 201 04 510

“Recibos en caja”

Crédito 1 205 03 660

— 80 rublos. — Los fondos se reciben en la caja del empleado para el libro de trabajo emitido.

Al mismo tiempo, se realiza una entrada para reducir la cuenta fuera de balance 03 "Formularios de informes estrictos" (MOL - empleado del departamento de recursos humanos);

Débito 1 210 03 560

Crédito 1 201 04 610

“Despidos de caja registradora”

Débito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

Crédito 1 210 03 660

Débito 1 210 02 130

Crédito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

— 80 rublos. — los fondos recibidos para el libro de trabajo se transfieren a ingresos.

Si la institución es la administradora de los ingresos provenientes del reembolso del costo de los libros de trabajo y los fondos que pasan por la cuenta personal van a los ingresos presupuestarios, dichas transacciones se reflejan en las entradas:

Débito 1 205 03 560

“Aumento de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

Crédito 1 401 01 130

“Ingresos por prestación de servicios pagos“

— 80 rublos. — los ingresos se obtienen del reembolso al empleado del coste del libro de trabajo;

Débito 1 210 02 130

“Acuerdos con las autoridades financieras por los ingresos recibidos en el presupuesto por la prestación de servicios pagos”

Crédito 1 205 03 660

“Reducción de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

— 80 rublos. — los fondos por el importe del coste del libro de trabajo se acreditan a los ingresos del presupuesto.

Si la institución no es administradora del producto del reembolso del costo de los libros de trabajo, los asientos contables serán los siguientes:

Débito 1 205 03 560

“Aumento de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

Crédito 1 303 05 730

“Aumento de cuentas por pagar por otros pagos al presupuesto”

— 80 rublos. — deuda acumulada con el presupuesto por la venta del libro de trabajo;

Débito 1 201 04 510

“Recibos en caja”

Crédito 1 205 03 660

“Reducción de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

— 80 rublos. — se aceptaron fondos de un empleado en la caja registradora para el libro de trabajo emitido;

Débito 1 210 03 560

“Aumento de las cuentas por cobrar por transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios”

Crédito 1 201 04 610

“Despidos de caja registradora”

— 80 rublos. — los fondos recibidos para el libro de trabajo se depositaron en la cuenta personal desde la caja registradora;

Débito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

Crédito 1 210 03 660

"Reducir las cuentas por cobrar por transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios"

— 80 rublos. — los fondos se reflejan en la cuenta personal de la institución;

Débito 1 303 05 830

“Reducción de cuentas por pagar por otros pagos al presupuesto”

Crédito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

— 80 rublos. — los fondos se transfieren a los ingresos presupuestarios.

A.N.Pereslavskaya

Editor experto

revista “Contabilidad Presupuestaria”

Firmado para sellar

Por favor dígame cuánto se le debe retener al empleado por el formulario emitido (con o sin IVA), si se compró sin IVA. Parece que el empleado debe compensar el coste de la compra, es decir, sin IVA. ¿Y el IVA devengado en el momento de la emisión a expensas de los beneficios? En este caso, el importe total (IVA incluido) se incluirá en ingresos no operativos.

¿O debería retener el importe total e incluir el IVA del Dt91-2 en otros gastos? Encontré información en el Sistema cuando se consideraba el caso del IVA soportado en los formularios de compra.

El libro es el documento principal sobre la actividad laboral del empleado, que confirma la duración del trabajo y también permite al gerente, al contratar, tener una idea de la experiencia laboral del empleado.

Resolución de Gabinete de Ministros de 27 de abril de 1993

Al solicitar un trabajo, debe presentarlo al empleador. Si el trabajador no la tuviere, el empleador la expedirá (Art.

65 Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Pero, ¿dónde comprar el formulario y quién debe hacerlo exactamente: el empleador o el empleado?

¿Cómo reflejar el movimiento de formularios en contabilidad y contabilidad fiscal? Vamos a resolverlo. El artículo 66 del código establece: el procedimiento para llevar libros, así como el procedimiento para preparar formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, son establecidos por el órgano ejecutivo federal autorizado para ello por el Gobierno de la Federación de Rusia.

Cómo cancelar los libros de trabajo emitidos a los empleados

El documento principal que refleja las actividades del empleado es el libro. El procedimiento para mantener registros laborales, modificarlos y registrarlos está regulado por la Resolución del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia de 10 de diciembre de 1997 No. 1635 "Sobre los Trabajadores" (en adelante, Resolución No. 1635). y la Instrucción sobre el procedimiento para el mantenimiento de libros de empleados, aprobada por Resolución del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia de 09.

Libros de trabajo: formularios, compras, contabilidad, almacenamiento.

El libro de recibos y gastos para registrar las formas del libro de trabajo y los encartes en él y el libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en ellos deben estar numerados, entrelazados, certificados con la firma del jefe de la organización, y también sellado con un sello de cera o sellado (cláusula

41 del Reglamento).

¿Cómo reflejar transacciones con libros de trabajo en los registros contables de una organización?

Los plazos de conservación de los documentos y encartes laborales y contables se especifican en la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el curso de las actividades de los órganos estatales, gobiernos y organizaciones locales, indicando los plazos de conservación establecidos en la Lista aprobada por orden del Ministerio. de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558 (en adelante, la Lista).

Cómo cancelar libros de trabajo emitidos pero dañados durante el almacenamiento

El libro es un formulario de informe estricto. Los responsables de mantener y almacenar estos documentos deben saber cancelar adecuadamente los libros de trabajo emitidos o sus encartes.

De hecho, algunos oficiales de personal nunca se han encontrado con una cancelación en toda su carrera porque rara vez surge la necesidad de hacerlo. Sin embargo, sería una buena idea que cualquier empresario que se precie supiera qué hacer si tiene que destruirlo. La última vez que cambió la apariencia del libro de trabajo fue en 2004.

Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo (Responsable del Ministerio de Trabajo y Protección Social de la Población de la República de Kazajstán)

¿Se supone que el empleado debe tener un documento que confirme sus actividades en la organización correspondiente y que debe ser mantenido por el empleador? Respuesta. El artículo 31 del Código del Trabajo de la República de Kazajstán (en adelante, el Código del Trabajo de la República de Kazajstán) establece una lista de documentos necesarios para celebrar un acuerdo, incl.

Al comprar libros de trabajo, organice su contabilidad.

“La organización compró libros de trabajo para los empleados. ¿Cómo se deben contabilizar?

¿Cómo reflejar la cancelación de su valor al emitir? ¿Es posible tener en cuenta los costos de adquisición como parte del costo de los productos (obras, servicios)? Los empleadores deben organizar el registro y almacenamiento de los formularios de empleo como documentos de estricta responsabilidad (subcláusula 1.9, párrafo.

Contabilidad de registros laborales: grandes disputas en torno a pequeños gastos

Esta formulación nos permite sacar inmediatamente una conclusión fundamental: los formularios están destinados exclusivamente al empleador, no deben venderse al por menor. En consecuencia, el particular adquirió el formulario para uso personal por medios ilegales. Y si una persona que solicita un trabajo proporciona su formulario de libro de trabajo existente para registrarse, el empleado de personal no tiene derecho a utilizar este formulario.

Formularios de registro de trabajo: cómo tenerlos en cuenta

Al solicitar un puesto de trabajo, los empleados deben presentar un libro de trabajo, redactado en la forma prescrita. Tenga en cuenta que sin libro de trabajo solo se contrata a aquellas personas que trabajan por primera vez.

Teniendo esto en cuenta, las instituciones presupuestarias, para atender a quienes consiguen un trabajo por primera vez, pueden adquirirlos de conformidad con la ley dentro del presupuesto.

Por favor, dígame cuánto se le debe retener al empleado por el formulario del libro de trabajo emitido (con o sin IVA), si se compró sin IVA.

En esta situación, el empleado reembolsa el coste del libro de trabajo, incluido el IVA devengado en el momento de su transferencia. La emisión de libros de trabajo se reconoce como venta; por lo tanto, al momento de su emisión, la organización cobra el IVA, pero este impuesto no puede incluirse en los gastos.

El empleado reembolsa el impuesto como parte del importe.

Algunas características del cálculo de impuestos al emitir libros de trabajo.

Los matices del cálculo del IVA y del impuesto sobre la renta en el caso de la venta de libros de trabajo fueron recordados una vez más por el Servicio de Impuestos Federales en una carta separada del 23.06.15 No. Como base para la tributación del IVA en los casos de emisión a empleados, Los funcionarios tributarios recomiendan llevar dos cartas del Ministerio de Finanzas de fecha 16.08.13 No. 03-03-05/33508 y de fecha 06/08/09 No. 03-07-11/199. Dicen que, según las reglas generales, todas las transacciones que impliquen la venta de bienes y servicios se consideran sujetas al impuesto al valor agregado.

El costo de un libro de trabajo es de 150 rublos. IVA incluido. El uso en la Carta N° 42-2.2-06/63 de la cuenta 1 40101 130 “Ingresos por ventas en el mercado de bienes, obras, servicios” supone que la emisión a un empleado y el cobro del pago por ello es una venta en la que la propiedad del mismo se transfiere (Art.

Obliga al empleador a expedir un libro de registro de trabajo de la persona contratada en caso de ausencia de ésta. Consideremos si el empleador puede vender libros de trabajo a los empleados y qué contabilizaciones deben realizarse para reflejar las acciones de registro y emisión de este importante documento.

¿Es un libro de trabajo un producto, un activo más o un gasto?

Existen varias opciones para registrar los formularios de registro de trabajo, por ejemplo:

• como producto destinado a la reventa a empleados;
• como inventarios destinados a las actividades de gestión de la organización;
• como gastos de la organización.

La organización determina de forma independiente qué método de contabilidad de los libros de trabajo se utilizará y lo aprueba en su política contable.

Evaluaremos las opciones enumeradas desde el punto de vista de su cumplimiento de las normas legales.

El libro de trabajo es un gasto para el empleador.

Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 No. 225 (modificado el 25 de marzo de 2013) "Sobre los libros de trabajo" (junto con el "Procedimiento para proporcionar a los empleadores formularios del libro de trabajo y un encarte en el libro de trabajo" ”) prevé la emisión, y no la venta, de libros de trabajo a los empleados. Pero al despedir y entregar el libro al empleado, la organización le cobra una tarifa equivalente al costo de su adquisición.

Los mismos documentos determinan que sólo sus fabricantes y vendedores especializados tienen derecho a vender formularios de registro de trabajo.

Si sigue la lógica de los documentos anteriores, el empleador actúa únicamente como intermediario entre un vendedor especializado de formularios de registro de trabajo y los empleados. No tiene derechos de propiedad sobre los libros de trabajo. Por lo tanto, es imposible tener en cuenta los formularios comprados en la cuenta 41 "Bienes". De la misma manera, es imposible tener en cuenta los formularios de la cuenta 10 "Materiales".

Por lo tanto, el Ministerio de Finanzas de Rusia, en sus recomendaciones a los auditores (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 29 de enero de 2008 N 07-05-06/18), sugiere que el costo de los formularios de registro de trabajo adquiridos por el empleador debe contabilizarse inmediatamente como otros gastos, y los montos recibidos por los formularios de los empleados al momento de su emisión, como otros ingresos.

La contabilidad del movimiento de formularios de informes estrictos debe realizarse en una cuenta fuera de balance.

La Tabla 1 muestra cómo en este caso los formularios de registro de movimiento y costo de obra se reflejan en la contabilidad y los asientos correspondientes:

Alambrado	Contenido
006
Dt 91 Kt 60	El costo de BSO se atribuye a los gastos del empleador.
Dt 19 Kt 60
kt 006
Dt 73 Kt 91
Dt 91 Kt 68
Dt 50 Kt 73

El libro de trabajo es un activo del empleador.

Sin embargo, si se decide contabilizar los formularios como activos, las operaciones para recibir libros de trabajo del vendedor y proporcionar a los empleados libros de trabajo en contabilidad se reflejan en las entradas que se muestran en la Tabla 2:

Alambrado	Contenido
Dt 10(41) Kt 60	Los formularios de registro de trabajo se tienen en cuenta como inventarios.
Dt 19 Kt 60	Se refleja el IVA presentado por un vendedor especializado de formularios de registro de trabajo.
006	Los formularios de registro de trabajo recibidos se tienen en cuenta como BSO
Dt 91(90) Kt 10(41)	El costo del formulario del libro de trabajo completo se contabilizó como gasto.
Dt 91(90) Kt 68	Al emitir un libro de trabajo a un empleado que renuncia, se carga el IVA sobre el costo del formulario.
kt 006	Se da de baja todo formulario de libro de trabajo emitido a los empleados.
Dt 73 Kt 91(90)	El costo del formulario del libro de trabajo reembolsado por el empleado se tiene en cuenta en los ingresos al momento del despido del empleado y se le entrega el libro de trabajo.
Dt 50 Kt 73	La deuda por el formulario del libro de trabajo ha sido saldada por el empleado.

Según la legislación de la Federación de Rusia, ninguna organización tiene derecho a llevar registros laborales de los empleados sin tener en cuenta los libros de trabajo. En el artículo hablaremos sobre la contabilidad de los libros de trabajo en contabilidad + contabilizaciones, consideraremos los documentos necesarios para la contabilidad y las reglas para su mantenimiento, y estudiaremos la responsabilidad por infracciones.

¿Es obligatorio incluir registros de trabajo en la contabilidad?

Según el art. 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, entre los documentos proporcionados por el empleado al empleador para celebrar un contrato de trabajo, debe haber un libro de trabajo. Por diversas razones, un empleado puede no tener un libro de trabajo y, por lo tanto, el empleador debe actuar de acuerdo con la legislación laboral:

Opciones para registrar registros de trabajo

De acuerdo con la cláusula 42 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, los formularios del libro de trabajo y los encartes que contiene se almacenan en la organización como documentos de informes estrictos, como resultado de lo cual el libro de trabajo. El formulario y el encarte que contiene se aceptan para la contabilidad como un formulario de informes estrictos.

Una vez que se entrega el libro de trabajo al empleado, se tiene en cuenta la deuda del empleado con el empleador, igual al costo del formulario del libro de trabajo.

La carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 19 de mayo de 2017 No. 03-03-06/1/30818 contiene información proporcionada por el Departamento de Política Fiscal y Aduanera, que establece que:

• las operaciones que impliquen la emisión por parte de un empleador de libros de trabajo o encartes en ellos a los empleados, incluido el costo de su adquisición, son operaciones de venta de bienes y, en consecuencia, están sujetas al impuesto al valor agregado;
• la tarifa cobrada al empleado por la provisión de libros de trabajo o encartes en los mismos está sujeta al Impuesto sobre Sociedades en la forma generalmente establecida.

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Asientos contables para registros de trabajo.

Los libros de trabajo se aceptan como formulario de informe estricto:

Débito	Crédito	Explicación
006
91	60	Se acepta como gasto el costo de los libros de trabajo.
19	60	IVA reflejado
	006
73	91	Reembolso del coste del libro de trabajo por parte de los empleados al momento del despido y recepción del libro de trabajo en sus manos.
91	68
50	73

Se aceptan como activo los libros de trabajo:

Débito	Crédito	Explicación
10(41)	60	Se aceptan libros de trabajo como inventarios.
19	60	IVA reflejado
006		Los libros de trabajo se aceptan como formularios de informes estrictos.
91(90)	10(41)	Se acepta como gasto el costo de los libros de trabajo emitidos.
91(90)	68	Devengo del IVA sobre el costo de los formularios de registro de trabajo emitidos
	006	Cancelación de libros de trabajo emitidos a empleados recién contratados
73	91(90)	El reembolso del costo de los libros de trabajo emitidos a los empleados en el momento del despido se incluye en los ingresos.
50	73	Se ha pagado la deuda por los formularios de registro de trabajo emitidos.

Documentos utilizados para registrar registros de trabajo.

De acuerdo con la cláusula 40 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores (aprobados por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225) con el fin de registrar libros de trabajo. , formularios del libro de trabajo y encartes en el mismo, los empleadores deben mantener:

• libro de recibos y gastos para contabilizar los formularios del libro de trabajo y sus encartes;
• un libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y encartes en los mismos. Lea también el artículo: → "".

Los formularios de estos libros están aprobados por el Ministerio de Trabajo y Protección Social de la Federación de Rusia.

Requisitos para el mantenimiento de los documentos utilizados para registrar los libros de trabajo.

Las reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores (cláusula 41) regulan el procedimiento para mantener la documentación:

Titulo del libro	Características de la gestión.
Libro de recibos y gastos para contabilizar los formularios del libro de trabajo y sus encartes.	El libro es mantenido por el departamento de contabilidad de la organización. Se ingresa información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y uso de los formularios del libro de trabajo y el encarte en el mismo, indicando la serie y número de cada formulario.
Libro de movimiento de libros de trabajo y encartes en los mismos.	El libro lo lleva el departamento de personal u otra división de la organización que procesa la contratación y el despido de empleados. Se registran todos los libros de trabajo aceptados de los empleados al ingresar al trabajo, así como los libros de trabajo y los encartes en los mismos que indican la serie y número emitidos nuevamente a los empleados. Al recibir un libro de trabajo en relación con el despido, el empleado firma en la tarjeta personal y en el libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y lo inserta en ellos. El libro debe estar numerado, atado, certificado con la firma del titular de la organización y también sellado con sello de cera o sellado.

Responsabilidad por infracciones en la contabilidad de los libros de trabajo.

La responsabilidad por violaciones en la contabilidad de los libros de trabajo se refiere a una violación de la legislación laboral de la Federación de Rusia, por la cual se imponen sanciones (artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de La Federación Rusa)):

Persona que ha violado la ley.	Importe de la multa administrativa (RUB)
La infracción fue detectada por primera vez
Ejecutivo	1 000 – 5 000
	5 000 – 10 000
	1 000 – 5 000
Entidad	30 000 – 50 000
La infracción fue detectada nuevamente
Ejecutivo	10,000 – 20,000 o descalificación por 1-3 años
Oficial (violación contable)	10,000 – 20,000 o descalificación por 1-2 años
Empresario individual	10 000 – 20 000
Entidad	50 000 – 70 000

En caso de robo, destrucción, daño u ocultación de documentos oficiales, cometido por interés mercenario u otro interés personal, el art. 235 del Código Penal de la Federación de Rusia, donde podrán aplicarse las siguientes sanciones:

• una multa de hasta 200.000 rublos o del salario u otros ingresos del condenado por un período de hasta seis meses;
• trabajo obligatorio por hasta 360 horas;
• trabajo correccional por hasta un año;
• arresto por hasta tres meses. Lea también el artículo: → "".

Categoría “Preguntas y Respuestas”

Pregunta número 1. Al solicitar un empleo, el empleador me pidió que trajera un libro de registro de trabajo en blanco, comprado en una librería o quiosco. ¿Es esto legal?

La legislación obliga a los empleadores a proporcionar libros de trabajo a los empleados recién contratados (si por alguna razón falta el libro de trabajo). El único punto es que en el momento del despido tendrás que reembolsar el coste del libro de trabajo, sobre el cual el empleador realizará el asiento contable correspondiente.

Pregunta número 2. Nuestra empresa de nueva creación tiene previsto contratar empleados con el registro correspondiente de conformidad con la legislación laboral. ¿Por favor dígame cómo garantizar la seguridad de los registros de trabajo?

Los libros de trabajo son documentos oficiales de estricta rendición de cuentas, los cuales deben guardarse en armarios o cajas fuertes que eviten su pérdida o daño.

Para registrar los libros de trabajo, así como los formularios y encartes del libro de trabajo, de acuerdo con el párrafo 40 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo en las organizaciones, se mantiene lo siguiente:

a) un libro de recibos y gastos para registrar las formas del libro de trabajo y el encarte en el mismo;

b) un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y encartes en los mismos.

Los formularios de estos libros están aprobados por el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Social de la Federación de Rusia.

Los formularios de estos libros figuran en los Apéndices 2 y 3 de la Resolución del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia de 10 de octubre de 2003 No. 69 "Sobre la aprobación de las Instrucciones para completar los libros de trabajo".

En el libro de ingresos y gastos, el contador registra cuándo, de quién, en qué cantidad, qué series y números, y por qué monto se compraron los libros de trabajo y los encartes. Además, el libro refleja cuándo, a quién (nombre completo, puesto del empleado), en qué cantidad, qué series y números, por qué monto se emitieron los formularios. Veamos un ejemplo Procedimiento para la cumplimentación del libro de recibos y gastos.

Ejemplo 1.

El 15 de julio de 2005, Service OJSC compró 5 libros de trabajo de Raznosbyt CJSC. El precio del formulario es de 120 rublos. La venta de formularios de libros de trabajo fue registrada con factura N° 23965 del 15 de julio de 2005. Los formularios adquiridos tienen la serie AX y los números van del 0068435 al 0068440.

Ese mismo mes, el día 25, Service OJSC contrató como operador a I.I.Petrov, quien consiguió trabajo por primera vez. Orden No. 35-k de 25 de julio de 2005. Basado en la solicitud No. 9 del 25 de julio de 2005 al oficial de personal N.P. se emitió con la serie AH con el n.º 0068435.

El coste total de los libros de trabajo adquiridos fue de 600 rublos.

El contador deberá llenar el libro de ingresos y gastos de la siguiente manera:

				De quién se recibió o a quién se emitió	Base (nombre del documento, número y fecha)
						Cantidad		Cantidad (rublos)	Cantidad		Suma (rublos)
						Libros de trabajo (serie y número)	Insertos (serie y número)		Libros de trabajo (serie y número)	Insertos (serie y número)
				CJSC "Razno-sbyt"		5 piezas. (Serie AX, números del 0068435 al 0068440
				La especialista del departamento de recursos humanos Sviridova N.P.					1 PC. (Serie AX, número 0068435

Fin del ejemplo.

El libro de movimiento de libros de trabajo y encartes lo llevan especialistas del departamento de RRHH. El libro registra todos los libros de trabajo aceptados de los empleados al incorporarse, así como los libros de trabajo y los encartes en ellos que indican la serie y el número emitidos a los empleados recién contratados (indicando la serie y el número), y también indicando el puesto (especialidad) del empleado. , el nombre de su lugar de trabajo indicando la unidad estructural, el número y fecha de la orden en base a la cual fue contratado el empleado, la firma de quien llenó el libro de trabajo, su costo, etc.

En los libros, todas las hojas que contienen deben estar numeradas, entrelazadas, certificadas con la firma del jefe de la organización, selladas con un sello de cera o selladas. Dichos requisitos se establecen en el párrafo 41 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo.

Ejemplo 2.

Usemos las condiciones del ejemplo 1.

En el libro de contabilidad del movimiento de libros de trabajo y encartes del especialista del departamento de recursos humanos N.P. Se realizaron las siguientes entradas:

Fecha de contratación, cumplimentación del libro de trabajo o inserción en el mismo

Apellido, nombre y patronímico del titular del libro de trabajo.

Serie y número del libro de trabajo o insertar en él.

Cargo, profesión, especialidad del empleado que entregó el libro de trabajo o para quien se llenó el libro de trabajo o el encarte en el mismo.

Nombre del lugar de trabajo (indicando la unidad estructural) donde fue contratado el empleado

Fecha y número de la orden (instrucción) u otra decisión del empleador, en base a la cual se contrató al empleado

Recibo del responsable que aceptó o llenó el libro de trabajo

Recibido por libros de trabajo completados o encartes en ellos (rublos)

Fecha de emisión del libro de trabajo. en caso de despido (terminación del contrato de trabajo)

Recibo del empleado de recepción del libro de trabajo.

Petrov Iván Ivanovich

Operador

OJSC "Servicio"

Sviridova N.P.

Fin del ejemplo.

La ausencia de los libros enumerados o su diseño incorrecto es una infracción grave por la que se prevé responsabilidad administrativa.

De acuerdo con el párrafo 47 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo, al emitir un libro de trabajo a un empleado, el empleador le cobra el costo del formulario. Al empleado no se le cobra el pago solo en dos casos:

En caso de pérdida masiva por parte del empleador de los registros laborales de los empleados como resultado de situaciones de emergencia (desastres ambientales y provocados por el hombre, desastres naturales, disturbios y otras circunstancias de emergencia). En este caso, se emite un libro de trabajo duplicado;

En caso de llenado inicial incorrecto del libro de trabajo o su encarte, así como en caso de daño por causas ajenas al empleado, el costo del formulario dañado corre a cargo del empleador.

El monto del pago por un formulario de libro de trabajo está determinado por el monto de los gastos para su adquisición.

La cuestión de si los libros se venden cuando se cobra una tarifa es controvertida. Por tanto, existen dos formas de registrar los libros de trabajo emitidos, veámoslas;

La elección de comprar las formas de un libro de trabajo y su encarte y su posterior cobro a los empleados corresponde al empleador.

Con este método de contabilidad, se considera que la organización compra libros para fines personales de los empleados y no para sí misma. En consecuencia, el empleador es un intermediario entre el vendedor de los formularios y el empleado, por lo que no es necesario enviar los formularios en libro.

De conformidad con la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 31 de octubre de 2000 No. 94n "Sobre la aprobación del plan de cuentas para la contabilidad de las actividades financieras y económicas de las organizaciones y las instrucciones para su aplicación", los libros de trabajo se registran en cuenta fuera de balance 006 “Formularios de declaración estrictos” (junto con el IVA). No se puede deducir el IVA “soportado” en los libros de trabajo. No es necesario cobrar IVA sobre el coste del formulario emitido.

Ejemplo 3.

En febrero, la organización compró 30 tipos de libros de trabajo por 70 rublos cada uno (IVA incluido: 11 rublos). El costo total de los formularios - 2100 rublos (IVA incluido - 320 rublos) - se pagó en el mismo mes.

En abril, la organización contrata a un especialista sin experiencia laboral. Por lo tanto, le creé un libro de trabajo y el costo del formulario, a petición suya, se dedujo de su salario.

En los registros contables de la organización, las transacciones se reflejan en los siguientes asientos:

En febrero:

Correspondencia de cuenta		Cantidad, rublos
Débito	Crédito
			Formularios de registro de trabajo pagados
			Se tienen en cuenta los formularios de registro de trabajo
			IVA tenido en cuenta en los libros de trabajo.
			Aceptado para la deducción del IVA en los libros de trabajo
			Los libros de trabajo se tienen en cuenta en el balance como formularios de informes estrictos.

En abril:

Correspondencia de cuenta

Cantidad, rublos

Venta de libros de trabajo a puestos de empleados.

Así, la venta por parte de una organización a sus empleados de libros de trabajo, pagada depositando su valor en la caja de la organización, es una venta de bienes: Débito 73, subcuenta “Cálculos para reembolso de gastos de libros de trabajo”, Crédito 91, subcuenta "Otros ingresos" - 300 rublos. (100 rublos x 3 piezas): refleja el costo de los libros de trabajo emitidos a los empleados; Débito 91, subcuenta "Otros gastos", Crédito 68, subcuenta "Cálculos del IVA" - 45,76 rublos. — el IVA se aplica al coste de los formularios emitidos; Débito 91, subcuenta "Otros gastos", Crédito 10 - 254,25 rublos. (RUB 84,75 x 3 unidades): el costo de los formularios emitidos se ha cancelado; Crédito 006 - 300 rublos. — los libros de trabajo se dan de baja de la cuenta fuera de balance;

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La emisión de un encarte en el libro de trabajo va acompañada de las siguientes entradas:

1. En el interior de la primera hoja de trabajo se indica “Inserto emitido”, se indica su serie y número. Este procedimiento se repite con cada edición posterior de este documento. Es importante saber que estas entradas sólo deben realizarse después de completar el prospecto. Por ejemplo, si se cometió un error al transferir datos básicos del libro de trabajo al encarte, entonces en este caso es necesario "iniciar" un nuevo encarte (se permiten correcciones en casos excepcionales).
2. Un empleado del departamento de recursos humanos o el gerente directo de la empresa debe anotar en el "Libro de registro de trabajo" quién y cuándo se emitió el encarte. No debemos olvidar que allí también se debe indicar el número y serie del encarte.
3. Se deben archivar los encartes en el libro de trabajo. No puedes molestarte en pegar un documento tan importante.

Contabilidad de libros de trabajo: publicaciones.

El documento laboral contiene información sobre el empleado, el trabajo que realiza, traslados a otro puesto fijo y despido, así como las causales de rescisión del contrato de trabajo y recompensas por el éxito en el trabajo. La información sobre sanciones no se ingresa en el libro de trabajo, excepto en los casos en que la sanción disciplinaria sea el despido.

Atención

¡Nota! Un empleador, una persona que no es un empresario individual, no tiene derecho a realizar anotaciones en los libros de trabajo de los empleados ni a redactar libros de trabajo de los empleados contratados por primera vez. El empleado está obligado a presentar un libro de registro de trabajo al momento de su contratación (Art.

65 Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Si es empleado por primera vez, el empleador debe crear un libro de trabajo. Se lleva a cabo en el idioma estatal de la Federación de Rusia: el ruso (art.
68 de la Constitución de la Federación de Rusia), y si una entidad constitutiva de la Federación de Rusia ha establecido su propio idioma estatal, en dos idiomas simultáneamente.

Contabilidad de registros de trabajo.

de la Federación de Rusia, para el cual se prevé la imposición de sanciones (artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia)): Persona que violó la ley Cantidad de sanciones administrativas multa (frotar) Infracción detectada por primera vez Oficial 1.000 – 5.000 Oficial (infracción contable) 5.000 – 10.000 Empresario individual 1.000 – 5.000 Persona jurídica 30.000 – 50.000 Infracción detectada nuevamente Oficial 10.000 – 20.000 o inhabilitación por 1 a 3 años Oficial (contabilidad) violación) 10.000 – 20.000 o inhabilitación por 1-2 años Empresario individual 10.000 – 20.000 Persona jurídica 50.000 – 70.000 En caso de robo, destrucción, daño u ocultación de documentos oficiales, cometido por interés egoísta u otro interés personal, art.

Contabilidad de libros de trabajo en contabilidad: publicaciones.

Si esto no sucede, deberá crear un nuevo libro de trabajo conservando el anterior.

También existe responsabilidad por violar las reglas, pero aún así, el empleado lesionado tendrá que lidiar con todos los problemas asociados con la violación de las reglas.

Libro de trabajo e insertarlo en él: lo tomamos en cuenta y lo cancelamos.

Es muy importante recordar: los encartes del libro de trabajo se emiten de acuerdo con los modelos estándar que existen actualmente. Incluso si el libro de trabajo se emitió hace varias décadas, el encarte debe ser de un tipo moderno. Los encargados de personal deben advertir a los empleados que los folletos sin su componente principal (el libro de trabajo) simplemente no son válidos.

Información adicional El registro “Libro de Registro Laboral” debe contener todos los datos anteriores. No se puede ocultar al empleado información de que se retendrá una cierta cantidad de dinero del salario, que era necesaria para emitir los encartes.

Mientras un empleado trabaja en la empresa, su libro de trabajo se guarda en el departamento de personal. Tan pronto como dimita, es necesario entregarle un certificado de trabajo y un encarte al recibirlo.

¿Es necesaria la contabilidad de los libros de trabajo?

El trabajo con libros de trabajo está regulado por varios actos normativos de la legislación laboral. En este artículo hablaremos sobre el procedimiento para registrar un libro de trabajo por primera vez, en qué casos un empleador está obligado a crear un libro de trabajo, sobre la base de qué documentos mantener registros de los libros de trabajo, cuándo cancelarlos. y cómo formalizarlo correctamente.
El artículo 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia obliga al empleador a llevar libros de trabajo de todas las personas que hayan trabajado para él durante más de cinco días, si el trabajo para este empleador es el principal para el empleado.

Formularios de registro de trabajo: cuestiones contables problemáticas

Nombre del libro Características del mantenimiento del libro de recibos y gastos para la contabilidad de los formularios del libro de trabajo y sus encartes. El libro lo mantiene el departamento de contabilidad de la organización. Se ingresa información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y uso de los formularios del libro de trabajo y el encarte en el mismo, indicando la serie y número de cada formulario. El libro debe estar numerado, atado, certificado con la firma del titular de la organización y también sellado con sello de cera o sellado. Libro de contabilidad del movimiento de los libros de trabajo y encartes en los mismos. El libro lo lleva el departamento de personal u otra división de la organización que procesa la contratación y despido de empleados.

Se registran todos los libros de trabajo aceptados de los empleados al ingresar al trabajo, así como los libros de trabajo y los encartes en los mismos que indican la serie y número emitidos nuevamente a los empleados.
¿Qué sucede en la práctica? Cuando el formulario de empleo se queda sin espacio vacío en la sección "Información sobre el trabajo" y simplemente no hay ningún lugar para ingresar nueva información, los oficiales de personal hacen lo siguiente: en la sección "Información sobre premios", tacha la palabra "premios" y escribe “trabajo”. Tales acciones son un claro ejemplo de mantenimiento irresponsable e incorrecto de los formularios de registro de trabajo por parte de los empleadores. Problemas que probablemente encontrará el empleado en el futuro:

1. Si es necesario cambiar el lugar de trabajo actual, es posible que el nuevo jefe simplemente no acepte al solicitante porque su libro de trabajo está completado incorrectamente. Si el solicitante valora este trabajo, tendrá que regresar a su empresa anterior y exigir que el departamento de recursos humanos reconozca tal "corrección" como inválida. A continuación, se debe preparar correctamente el encarte en el libro de trabajo.

La emisión de encartes en el libro de trabajo suele ir acompañada de una serie de eventos previos:

• Cuando se agotan las hojas libres en el formulario del libro de trabajo, surge la necesidad de continuarlo, es decir, elaborar encartes. Se trata de documentos en los que se sigue manteniendo la cronología de las actividades laborales de los empleados.

Se debe notificar al empleado que es necesario "ingresar" un encarte en el libro de trabajo, de forma oral o escrita.

Importante: no se puede emitir un recibo de mano de obra sin el conocimiento del propietario.

¿Cómo mantener registros de los formularios del libro de trabajo en 1C: Contabilidad 8?

Después de esto, la solicitud se envía a la gerencia para su revisión. El siguiente paso es la firma del gerente y la asignación de una visa a la solicitud.

Cómo emitir un encarte en un libro de trabajo a un empleado de contabilidad

Con las copias, todo está claro: el empleador está obligado a emitir una copia debidamente certificada del libro de trabajo o un extracto del mismo a más tardar tres días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud del empleado. Pero con los originales, que se necesitan principalmente para registrar una pensión en el Fondo de Pensiones, la cosa es un poco más complicada.

La legislación laboral no contiene una prohibición de expedir libros de trabajo originales a los empleados durante el período de vigencia del contrato de trabajo. Sin embargo, Rostrud, en carta de 18 de marzo de 2008 N 656-6-0, indicó que la responsabilidad de la seguridad de los libros de trabajo recae en cualquier caso en una persona especialmente autorizada.

Incluso si el empleado firma la recepción del libro en mano y lo pierde, el funcionario especificado será responsable de la pérdida.

De conformidad con el apartado 1 del art. 39 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la transferencia de propiedad de bienes de forma pagada se reconoce como la venta de bienes por parte de una organización. Según párrafos. 1 cláusula 1 art. 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la venta de bienes está sujeta al IVA, independientemente de la forma de pago. Así, la venta por parte de una organización a sus empleados de libros de trabajo, pagada depositando su valor en la caja de la organización, es una venta de bienes: Débito 73, subcuenta “Cálculos para reembolso de gastos de libros de trabajo”, Crédito 91, subcuenta "Otros ingresos" - 300 rublos. (100 rublos x 3 piezas): refleja el costo de los libros de trabajo emitidos a los empleados; Débito 91, subcuenta "Otros gastos", Crédito 68, subcuenta "Cálculos del IVA" - 45,76 rublos.

Libros de trabajo - contabilidad (publicaciones)

— el IVA se aplica al coste de los formularios emitidos; Débito 91, subcuenta "Otros gastos", Crédito 10 - 254,25 rublos. (RUB 84,75 x 3 unidades): el costo de los formularios emitidos se ha cancelado; Crédito 006 - 300 rublos. — los libros de trabajo se dan de baja de la cuenta fuera de balance;

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CONTABILIDAD DE EXPEDIENTES LABORALES

CONTABILIDAD DE EXPEDIENTES LABORALES

Además del conocimiento sobre el procedimiento para llevar los libros de trabajo, un contador debe, en primer lugar, poder reflejar su recepción y emisión en la contabilidad presupuestaria y fiscal. Este artículo te ayudará a resolver esto.

Al celebrar un contrato de trabajo con un empleado que consigue un trabajo por primera vez, la organización debe emitirle un libro de trabajo. Además, si una persona que solicita un trabajo no dispone de un libro de trabajo debido a su pérdida, daño o por cualquier otro motivo, el empleador está obligado, previa solicitud por escrito de esta persona (indicando el motivo de la falta de un libro de trabajo). ), para emitir uno nuevo (artículos 65, 66, 84.1 Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

El empleador debe tener disponible un cierto número de formularios y encartes del libro de trabajo (cláusula 44 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 N 225 (en adelante, el Reglamento)) . La contabilidad de formularios y encartes se realiza en:

— un libro de recibos y gastos para registrar las formas de los libros de trabajo y sus encartes. Está a cargo del departamento de contabilidad. La forma del documento está aprobada en el Apéndice 2 de la Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69 (en adelante, la Resolución No. 69). El libro contiene información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y uso de los formularios del libro de trabajo y se inserta en ellos, indicando la serie y número de cada formulario (cláusula 41 del Reglamento). La ausencia de este documento está plagada de procedimientos judiciales (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte de 9 de marzo de 2010 en el caso No. A32-2578/2009);

— un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y encartes en ellos (Anexo 3 de la Resolución No. 69). Este documento lo mantiene el departamento de personal (u otra división de la organización), que procesa la contratación y el despido de empleados. Registra los libros de trabajo aceptados de los empleados al momento de la admisión, así como los libros de trabajo y los encartes en ellos que indican la serie y el número, emitidos nuevamente a los empleados y devueltos al despido del trabajo. Cabe señalar que con cada asiento realizado en el libro de trabajo sobre el trabajo realizado, traslado a otro puesto fijo y despido, el empleador está obligado a familiarizar a su propietario con la firma en su tarjeta personal, que repite el asiento realizado en el libro de trabajo. (cláusula 12 del Reglamento).

Estos libros deben estar numerados, entrelazados, certificados con la firma del titular de la organización, sellados con sello de cera o sellados (cláusula 41 del Reglamento).

El empleador compra formularios de libros de trabajo y los inserta en ellos por una tarifa sobre la base de un acuerdo con una persona autorizada (cláusula 46 de las Reglas). Al emitir un libro de trabajo y su encarte a un empleado, se cobra una tarifa por el monto de los costos de su adquisición (cláusula 47 de las Reglas). Esto no se aplica en los siguientes casos:

— llenado inicial incorrecto del libro de trabajo o del encarte que contiene, así como su daño sin culpa del empleado (cláusula 48 del Reglamento);

— pérdida masiva de registros laborales como resultado de emergencias (desastres ecológicos y provocados por el hombre, desastres naturales, disturbios y otras circunstancias de emergencia) (cláusula 34 de las Reglas).

En estas situaciones, el costo del formulario dañado corre a cargo del empleador.

Tenga en cuenta que el procedimiento para proporcionar al empleador los formularios de un libro de trabajo y un encarte en él se desarrolló de acuerdo con la cláusula 3 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 N 225. Son producidos por Asociación de Empresas y Organizaciones Estatales para la Producción de Señales Estatales - Asociación GOZNAK del Ministerio de Finanzas de Rusia (en adelante, el Fabricante) (cláusula 2 del Procedimiento para proporcionar a los empleadores formularios de libro de trabajo y un encarte en el libro de trabajo, aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 22 de diciembre de 2003 N 117n).

El suministro a los empleadores de formularios del libro de trabajo y su encarte que cumplan con los requisitos establecidos por el Fabricante puede ser realizado por personas jurídicas y empresarios individuales (en adelante, Distribuidores).

El suministro a los empleadores de formularios de libros de trabajo y encartes de libros de trabajo de forma remunerada se realiza sobre la base de un acuerdo celebrado con el Fabricante o Distribuidor.

La entrega de formularios de libros de trabajo y encartes de libros de trabajo a los empleadores se realiza mediante servicios de entrega de productos de impresión segura, o por el empleador desde el almacén del Fabricante o Distribuidor, o de otra manera por acuerdo de las partes de acuerdo con la legislación de La Federación Rusa.

Contabilidad tributaria

Impuestos personales. Si hablamos de la transferencia de un libro de trabajo con posterior reembolso por parte del empleado de los costes de su adquisición, no se plantea la cuestión del IRPF. Este requisito está contenido en la legislación. Sin embargo, si el empleador no cobra una tarifa al expedir un libro de trabajo o encarte, entonces su costo será el ingreso en especie del empleado y estará sujeto al impuesto sobre la renta personal en la forma generalmente establecida (cláusula 1, cláusula 2, artículo 211 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 27 de noviembre de 2008 N 03-07-11/367). Sin embargo, la cesión gratuita de un libro de trabajo puede considerarse donación (cláusula 1 del art.

Contabilidad de libros de trabajo.

572 del Código Civil de la Federación de Rusia) por valor de menos de 4.000 rublos. Esto significa que no está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas (cláusula 28, artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Primas de seguros. No se aplican los pagos y otras remuneraciones realizados en el marco de contratos civiles, cuyo objeto sea la transferencia de propiedad u otros derechos reales sobre la propiedad (derechos de propiedad), y los contratos relacionados con la transferencia de propiedad (derechos de propiedad) para su uso. al objeto de la tributación de las primas de seguros, con excepción de los contratos de orden de autor, los contratos de enajenación del derecho exclusivo sobre obras científicas, literarias y artísticas, los contratos de licencia de publicación y los contratos de licencia para conceder el derecho a utilizar obras científicas. , literatura, arte (Cláusula 3 del artículo 7 de la Ley de 24 de julio de 2009 N 212-FZ “Sobre las contribuciones de seguros al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, el Fondo de Seguro Social de la Federación de Rusia, el Fondo Federal de Seguro Médico Obligatorio y cajas territoriales de seguro médico obligatorio” (en adelante, la Ley)).

Sin embargo, si considera la transferencia de un expediente laboral como un regalo, pueden surgir problemas. Según funcionarios en Cartas del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia del 5 de marzo de 2010 N 473-19 y del 27 de febrero de 2010 N 406-19, en el caso de que un obsequio se transfiera a un empleado en virtud de un acuerdo de obsequio Si se concluye por escrito, la organización no está sujeta a contribuciones de seguro. Al mismo tiempo, sobre la base del art. 57 del Código del Trabajo son obligatorios para su inclusión en un contrato de trabajo, en particular: condiciones de remuneración (incluido el tamaño de la tarifa o salario (salario oficial) del empleado, pagos adicionales, asignaciones y pagos de incentivos).

Por acuerdo de las partes, el contrato de trabajo también puede incluir los derechos y obligaciones del empleado y del empleador establecidos por la legislación laboral y otros reglamentos que contengan normas de derecho laboral, regulaciones locales, así como los derechos y obligaciones del empleado y del empleador que surjan de los términos del convenio colectivo, convenios.

En consecuencia, el coste de la compra de obsequios para los empleados previstos en contratos de trabajo (convenios colectivos, convenios, normativa local), no formalizados en contratos de obsequio, estará sujeto a primas de seguro.

IVA. La transferencia de propiedad de bienes a cambio de compensación se reconoce como la venta de bienes por parte de una organización (Cláusula 1 del artículo 39 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Las ventas de bienes están sujetas al IVA, independientemente de la forma de pago (cláusula 1, cláusula 1, artículo 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Por lo tanto, el monto del valor de mercado del libro de trabajo transferido al empleado está sujeto al IVA (Cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de agosto de 2009 N 03-07-11/199, del 22 de enero de 2009 N 03 -07-11/16, de fecha 27 de noviembre de 2008 N 03-07-11/367). Al mismo tiempo, la transferencia de propiedad de bienes (trabajo, servicios) de forma gratuita también se reconoce como venta de bienes (trabajo, servicios). En este caso, la base del IVA se determina como el costo de los bienes especificados (obras, servicios), calculado sobre la base de precios determinados de manera similar a la prevista en el art. 40 del Código Fiscal, teniendo en cuenta los impuestos especiales (para bienes sujetos a impuestos especiales) y sin incluir impuestos (cláusula 2 del artículo 154 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

contabilidad presupuestaria

Los formularios de libros de trabajo y sus encartes son formularios de informes estrictos con todas las consecuencias consiguientes: se entregan al responsable de su mantenimiento previa solicitud. Al final de cada mes, el empleado responsable deberá presentar al departamento de contabilidad un informe sobre la disponibilidad de BSO y sobre los montos recibidos por los libros de trabajo emitidos y encartes en los mismos, adjuntando una orden de recibo de la caja de la organización (cláusula 42 de las normas). Los formularios del libro de trabajo y los encartes que en ellos se dañen al cumplimentarlo están sujetos a destrucción y se redacta el acta correspondiente (f. 0504816).

Los formularios del libro de registro de trabajo y sus encartes se guardan en la cuenta fuera de balance 03 “Formularios de informes estrictos”. El precio contable de los documentos, expresado en valoración condicional, debe ser igual a 1 rub. para el formulario.

Los formularios usados ​​y dañados se cancelan de acuerdo con el acto de cancelar formularios de informes estrictos (f. 0504816).

Los costos por la compra de hojas de registro de trabajo deberán incluirse en el inciso 226 “Otros trabajos, servicios”.

Los ingresos por reembolso de gastos de la institución por la compra de formularios y encartes del libro de trabajo deben reflejarse utilizando los códigos 000<1>1 13 03010 01 0000 130 “Otros ingresos por la prestación de servicios remunerados por parte de destinatarios de fondos del presupuesto federal y compensación de gastos del presupuesto federal”.

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<1>En lugar de ceros, se indica el código del administrador de ingresos: el administrador principal de los fondos presupuestarios, bajo cuya jurisdicción se encuentra la institución.

Ejemplo. La institución compró 10 tipos de libros de trabajo por un importe de 800 rublos. (a precio de mercado - 80 rublos por pieza). El cajero hizo los cálculos. Ese mismo mes se contrató a un nuevo empleado, que empezó a trabajar por primera vez. La cuenta personal de la institución es mantenida por la oficina territorial del Tesoro Federal. En contabilidad es necesario realizar los siguientes asientos:

Débito 1 401 01 226

“Gastos por otros trabajos, servicios”

Crédito 1 302 09 730

“Aumento de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios”

— 800 rublos. — se compraron formularios de registro de trabajo;

Débito 1 302 09 830

“Reducción de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios”

Crédito 1 304 05 226

— 800 rublos. — se ha pagado la factura del proveedor por la compra de libros de trabajo.

Al mismo tiempo, se realiza una entrada para aumentar la cuenta fuera de balance 03 “Formularios de informes estrictos” (persona financieramente responsable (MRP) - cajero).

Cuando el cajero transfiere los libros de trabajo al empleado del departamento de recursos humanos, se realiza una entrada para disminuir la cuenta fuera de balance 03 "Formularios de informes estrictos" (MOL - cajero) y aumentar la cuenta fuera de balance 03 "Formularios de informes estrictos" ( MOL - empleado del departamento de recursos humanos).

Si la institución es el administrador de los ingresos provenientes del reembolso del costo de los libros de trabajo y los fondos se reciben en la caja de la institución, dichas transacciones se reflejan en los siguientes asientos:

Débito 1 205 03 560

Crédito 1 401 01 130

Débito 1 201 04 510

“Recibos en caja”

Crédito 1 205 03 660

— 80 rublos. — Los fondos se reciben en la caja del empleado para el libro de trabajo emitido.

Al mismo tiempo, se realiza una entrada para reducir la cuenta fuera de balance 03 "Formularios de informes estrictos" (MOL - empleado del departamento de recursos humanos);

Débito 1 210 03 560

Crédito 1 201 04 610

“Despidos de caja registradora”

Débito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

Crédito 1 210 03 660

Débito 1 210 02 130

Crédito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

— 80 rublos. — los fondos recibidos para el libro de trabajo se transfieren a ingresos.

Si la institución es la administradora de los ingresos provenientes del reembolso del costo de los libros de trabajo y los fondos que pasan por la cuenta personal van a los ingresos presupuestarios, dichas transacciones se reflejan en las entradas:

Débito 1 205 03 560

“Aumento de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

Crédito 1 401 01 130

“Ingresos por prestación de servicios pagos“

— 80 rublos. — los ingresos se obtienen del reembolso al empleado del coste del libro de trabajo;

Débito 1 210 02 130

“Acuerdos con las autoridades financieras por los ingresos recibidos en el presupuesto por la prestación de servicios pagos”

Crédito 1 205 03 660

“Reducción de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

— 80 rublos. — los fondos por el importe del coste del libro de trabajo se acreditan a los ingresos del presupuesto.

Si la institución no es administradora del producto del reembolso del costo de los libros de trabajo, los asientos contables serán los siguientes:

Débito 1 205 03 560

“Aumento de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

Crédito 1 303 05 730

“Aumento de cuentas por pagar por otros pagos al presupuesto”

— 80 rublos. — deuda acumulada con el presupuesto por la venta del libro de trabajo;

Débito 1 201 04 510

“Recibos en caja”

Crédito 1 205 03 660

“Reducción de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagos”

— 80 rublos. — se aceptaron fondos de un empleado en la caja registradora para el libro de trabajo emitido;

Débito 1 210 03 560

“Aumento de las cuentas por cobrar por transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios”

Crédito 1 201 04 610

“Despidos de caja registradora”

— 80 rublos. — los fondos recibidos para el libro de trabajo se depositaron en la cuenta personal desde la caja registradora;

Débito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

Crédito 1 210 03 660

"Reducir las cuentas por cobrar por transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios"

— 80 rublos. — los fondos se reflejan en la cuenta personal de la institución;

Débito 1 303 05 830

“Reducción de cuentas por pagar por otros pagos al presupuesto”

Crédito 1 304 05 226

“Liquidaciones de pagos del presupuesto con autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios”

— 80 rublos. — los fondos se transfieren a los ingresos presupuestarios.

A.N.Pereslavskaya

Editor experto

revista “Contabilidad Presupuestaria”

Firmado para sellar

¿Cuáles podrían ser las razones para cancelar un formulario de trabajo? El hecho es que incluso los empleados de recursos humanos con experiencia pueden cometer errores.

Impuestos de los formularios del libro de trabajo (encartes a los mismos)

Los motivos para cancelar formularios dañados pueden ser los siguientes: llenado incorrecto de datos en la página de título; errores al completar la "Información de trabajo", entradas poco confiables en los encartes.

Al preparar un libro de trabajo para un empleado de tiempo completo y realizar entradas y modificaciones en él, el empleado de personal está obligado a tratar este procedimiento con mucha responsabilidad. La información del libro de trabajo en el futuro será la base para que su propietario realice aportaciones a la pensión, reciba prestaciones por desempleo, así como para calcular la duración del seguro, etc. En la práctica, sucede que hay que cancelar estos documentos en los casos en que el libro de trabajo o los encartes que contiene han llegado inutilizables (por ejemplo, dañados por un incendio o rotos).

¿Cuáles podrían ser las razones para cancelar un formulario de trabajo? El hecho es que incluso los empleados de recursos humanos con experiencia pueden cometer errores. Los motivos para cancelar formularios dañados pueden ser los siguientes: llenado incorrecto de datos en la página de título; errores al completar la "Información de trabajo", entradas poco confiables en los encartes.

Para reducir la probabilidad de cometer un error en el formulario del libro de trabajo, se recomienda registrar de forma cuidadosa y precisa la información sobre el empleado en el pasaporte u otro documento de identificación presentado. Los errores más comunes en el nombre y apellido de los empleados. Por ejemplo, al completar un libro de trabajo, un oficial de personal puede escribir "Natalia" en lugar del nombre correcto "Natalya".
Para mantener registros de los libros de trabajo de los empleados a tiempo completo de una empresa, es necesario crear un libro especial de recibos y gastos, donde se registrará la información sobre la contabilidad de estos documentos. Se debe proporcionar un libro separado para registrar el movimiento de la mano de obra. El empleador es responsable de la correcta ejecución y seguridad de estos documentos hasta el momento del despido y entrega del empleado.

Si alguno de los formularios del documento está redactado o cumplimentado incorrectamente, o está dañado por otros motivos, el empleador está obligado a redactar un acta correspondiente que confirme la cancelación de los formularios. Y solo después de eso podrás destruir los documentos dañados. Las leyes reglamentarias establecen métodos para destruir estos documentos: trituración (trituración) o quema.

Si el daño al formulario del libro no es culpa del empleado, entonces el empleador reembolsará el costo de restaurarlo por su cuenta. Para redactar una ley de cancelación de libros, se emite una orden para crear una comisión de cancelación de formularios dañados, lo que se realiza en cualquier forma. Esta comisión suele incluir a la persona responsable de mantener los registros laborales de los empleados, el jefe de contabilidad y el director de la empresa.
Después de redactar estos actos, los datos sobre cancelaciones se ingresan en el libro de recibos y gastos de los documentos emitidos. A continuación, se cancela el costo de los formularios de documentos en las cuentas contables. Después de la cancelación, al empleado se le debe emitir un duplicado correspondiente del libro de trabajo anterior, que posteriormente debe usarse como confirmación oficial de la experiencia laboral.