Вътрешна бележка относно свръхзакупуване на стоки. Как да напиша правилно бележка - пример

Ако не всички служители на организацията подготвят официални или бележки, тогава рано или късно всеки служител може да се нуждае от примерна обяснителна бележка. Всеки от тези видове официална документация има специфично предназначение от информационен и справочен характер. Нека да разгледаме кои от тях са най-подходящи за конкретен случай.

Видът документ за информационни или справочни цели, адресиран до упълномощено лице (ръководител на отдел, ръководител на предприятие), се нарича доклад. Законодателството не дава ясна дефиниция, има за цел да представи изводи и предложения, за да насърчи ръководителя да вземе решение.

Съставете доклад по инициатива на служителя или в съответствие с устно със заповед на гл. Най-често с негова помощ те правят предложения, свързани с подобряване на техническото оборудване на производството, изразяват несъгласие с управленските решения и заявяват своята позиция в случай на конфликти с колеги.

Образец на обяснителна бележка

Основният текст на този документ има за цел да формулира вашата позиция и ясно да изложи аргументите ви по съществото на проблема.

Разграничават се следните видове отчети:

• Докладване. Те включват информиране за завършване на работа или етапи, изпълнение на поръчки;
• Информационен. Съставя се редовно, за да се излагат резултатите, подробностите, напредъкът и методите за извършване на работата;
• Инициативност. Съдържа предложения и препоръки.

Един документ може да бъде външен или вътрешен в зависимост от получателя.

Външният е адресиран до ръководителя на по-висша организация. За съставяне използвайте общата форма на предприятието. Според примера бележката се състои от следните елементи:

• име на институцията;
• дата на;
• индекс;
• адрес на регистрация;
• данни за адресата;
• заглавие на темата на доклада;
• заявен текст;
• подпис на управителя;
• Трите имена на изпълнителя с телефон за връзка.

На името на ръководителя на организацията се съставя вътрешен документ, за регистрация се използва обикновен лист. Той съдържа следните елементи:

• обозначение на отдел;
• име на бележката;
• дата и регистрационен номер;
• заглавие;
• текст;
• Пълно име на адресата;
• подпис, фамилия, инициали, длъжност на съставителя.

Един вид вътрешен документ е доклад за неправилно изпълнение или неизпълнение на задълженията на служител. То има за цел да информира ръководството и включва предложение за налагане на дисциплинарно наказание на служителя.

Служебна бележка - пример за писане и дневник

Това е информационен документ, използван за взаимодействие на хоризонтални (неподчинени един на друг) обекти на управленската структура с цел решаване на въпроси, свързани с тяхната компетентност. Как да напиша бележка?

Този тип не е предвиден във Всеруския класификатор на управленската документация (OKUD). В същото време се използва за промишлени цели:

• да поиска информация;
• при издаване на инструкции;
• като придружителен документ;
• като информационно писмо.

Форма на бележка. В текста е описано какво е било основанието за регистрацията му - молба, молба, предложение. Може да се показва информация за проведени срещи, движения на персонала, промени в работата на организацията и нейните подразделения. Документът може да съдържа и информация за службата за сигурност относно работещите през почивните дни с цел допускането им в помещенията на фирмата.

За трудовите успехи служителите могат да получат ценен подарък, звание или грамота. За целта ръководителят на отдела, профсъюза или екипа съставя бележка.

Законодателството няма строги изисквания за официална регистрация. Въпреки това, примерният формуляр е подобен по форма на отчет, той може да бъде разработен и съставен директно в организацията, като се вземат предвид спецификите на предприятието.

За целите на документния контрол се води регистрационен дневник. Може да съдържа информация за регистрационния номер, дата, име или резюме и длъжностното лице, подписало документа.

В допълнение към счетоводното отчитане в журнала се предоставя картово или автоматично счетоводство.

Формуляр на обяснителна бележка

Този документ се използва за обяснение на обстоятелствата на събитията и фактите. Съставен от служител на предприятието, адресиран до висшестоящо длъжностно лице.

Това означава да пишете на ръка в един екземпляр на обикновен лист, адресиран до лицето, което е поискало документа. Някои организации предоставят въвеждане на компютър. Правилата за изготвяне на обяснителна бележка не са фиксирани на законодателно ниво, но има стандартни примери за нейното попълване. Ако не е съставен по формуляр, той е валиден.

Съгласно Кодекса на труда на Руската федерация (член 193), преди да наложи наказание на служител, той трябва да бъде длъжен да предостави обяснителна декларация за обстоятелствата и причините за извършените действия.

Бележката се съставя от служител или структурно звено.

В процеса на работа някои неща се консумират или напълно стават неизползваеми. Това могат да бъдат суровини, инструменти, други материали и дори предмети от ежедневието, като маси и/или столове. След това трябва да се извърши процедура за изключване на тези позиции от счетоводството. Този процес започва с бележка за отписване на материални активи.

Всяка организация има своя собствена система за отписване на материални активи. В големите компании тази работа се извършва от отделна комисия, която функционира в определени дни. В малките фирми такива операции се извършват според нуждите от различни служители. Но навсякъде се води определено количество документация.

Тази бележка трябва да съдържа следната информация:

1. Подробности за документа. Обикновено бележката има дата, номер и заглавие, което разкрива темата. В малка компания, където документацията не е систематизирана на правилното ниво, може да присъства само датата. В големите предприятия номерът и датата се записват от служителя, който също регистрира документа в дневника;
2. Дестинация. Бележката е адресирана до директора или заместник-директора, който отговаря за осигуряването на организацията с материални активи, например главния инженер;
3. Искане за отписване на изброените материални активи;
4. Информацията за артикулите, които са изразходвани или са станали неизползваеми, обикновено се представя под формата на таблица. Трябва да съдържа следните колони:

• Номер на реда;
• Име на артикула;
• количество;
• Инвентарен номер;
• Балансова стойност.

Забележка! Може да има и други колони в таблицата. Например код на материала, посока на потребление и др.

1. Причини за отписване. Необходимо е да се посочи какви документи потвърждават мерките, потвърждаващи необходимостта от отписване.

Това може да бъде протокол от инспекция, решение на комисия за негодността на даден артикул за по-нататъшна употреба, експертно заключение, че дадено устройство е повредено и възстановяването му е икономически неизгодно;

1. Информация за материално отговорното лице и отдела, в който са използвани ценностите;
2. Периодът, за който е направен разходът. Времето за отписване зависи от правилата, установени в предприятието. Това може да е месец или тримесечие;
3. Списък с приложения. Заедно с бележката се изпращат копия на документи, въз основа на които ще се извърши отписването;

Забележка! Само специалист може да прецени възможността за по-нататъшно използване на нещо или неговия ремонт. Вещта обаче може да бъде отписана поради морално и материално остаряване, ако срокът на нейната нормативна експлоатация е изтекъл.

1. Длъжност, подпис, фамилия и инициали на автора на документа. Бележката се съставя от финансово отговорното лице или ръководителя на звеното в зависимост от правилата, установени в организацията;
2. Бележки за одобрение. Най-малко двама служители участват в подготовката на отписването: финансово отговорният и шефът. Единият подписва директно бележката, а другият поставя визата си върху документа, че информацията е вярна.

Бележката се изпраща на адресата, който я одобрява или отказва да я одобри. Освен това документът следва счетоводния отдел, където трябва да се вземат мерки за привеждане в съответствие на баланса.

Примерен текст

Представената информация ще бъде по-ясно представена с помощта на пример.

№ 03-64/85 До директора на ТехАртГруп ООД

от ДД.ММ.ГГГГ Подолски М.Е.

Служебна бележка

Относно отписването на материални активи

Моля да разрешите отписването на следните материални активи за периода от ДД.ММ.ГГГГ до ДД.ММ.ГГГГ:

Номер	Име	Количество	Мерна единица промяна	инв. наз.	Причина за отписване	Цена за 1 бр.	крайна цена
1	Плик А4 без надписи без прозорец	80	НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР.	б/н	Използва се за изпращане на кореспонденция.	10 търкайте.	800 търкайте.
2	Скенер HP ScanJet 200	1	НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР.	79633	Обща неизправност. Морално и материално остаряване.	4000 rub.	4000 rub.
3	Компютърен стол Metta VK-8.	1	НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР.	83923	Счупване на механизма за регулиране на височината, деформация на седалките. Възстановяването е икономически неизгодно.	5000 rub.	5000 rub.

Отдел: правно бюро.

Финансово отговорен:

Водещ юрисконсулт _________ Sergeenko S.K.

Причини за отписване: резултатите от проверка, извършена от специалисти на ремонтния отдел и проверка на използването на консумативи.

Приложения:

1. Заключението на ремонтния отдел № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
2. Актът за проверка на използването на консумативи № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

Началник на бюрото Степанов Д.В.

Много е важно своевременно да се отпишат определени материални активи и да се контролира наличието в помещенията на организацията на всички артикули, на които са присвоени инвентарни номера. Финансово отговорен служител, в случай на нарушения, ще отговаря за тях от собствените си доходи. Следователно дизайнът на бележка е в негов интерес.

Служебна бележкае информационно-справочен документ, който се използва като средство за вътрешна бизнес кореспонденция. Служебна бележкасе съставя по отношение на конкретен отдел на предприятието или отделен служител, когато други отдели и структурни звена са принудени да се включат в решаването на проблема. Вътрешните бележки, за разлика от бележките, са начин за комуникация между отдели и служители, които са равни по служебно положение, но не се отчитат директно един на друг.

Как се пише бележка

Служебна бележка, като правило, се съставя във всякаква форма, но трябва да съдържа следните подробности:

• заглавието на документа, т.е. „Бележка“;
• адресат, посочващ пълното име и длъжност в дателен падеж;
• заглавието преди текста на бележката е темата на бележката;
• действителният текст на бележката, който описва текущата ситуация и предлага варианти за решаване на проблема или изразява искане;
• длъжност на автора на бележката с трите имена и подпис;
• дата на изготвяне на документа и неговия номер.

Примерна бележка за закупуване на компютър

Служебна бележка
05.10.2013 № 2
Москва

Относно ремонт на компютър (замяна)

Бих искал да ви обърна внимание, че от 20 септември 2013 г. често възникват софтуерни повреди на персоналния компютър, назначен на мениджъра по продажбите Лариса Ивановна Коровко.

В тази връзка моля този компютър да бъде ремонтиран или сменен.

Примерна бележка за издаване на продукти

СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА
2013-09-20-CN от 20.09.2013 г

Относно издаването на продукти

Моля ви да координирате провеждането на кампанията за ТМ Водица.

Цел на действието:

• увеличаване на продажбите на дребно на сокове Водица ТМ;
• увеличаване на численото и качествено разпределение.

Промоционален период: октомври-ноември 2013г

Район: Александровск, Черемушки

Участници в акцията: продавачи на търговски обекти

Промоционален механизъм: при поръчка на 5 литра сок ТМ „Водица” се получава подарък 1 литър сок ТМ „Водица”.

Разпределение на наградния фонд:
Александровск - 400 пакета (по 1 л)
Черемушки - 60 опаковки (по 1 л)
Ефективност: планирано увеличение на продажбите от 30-40%.
Останалите неизползвани продукти ще бъдат върнати в склада.

Бележката се съставя на лист А4, ако организацията не поддържа електронно управление на документи.

Този документ трябва да бъде съставен, ако служител (независимо каква длъжност заема в дадена компания) смята за необходимо да доведе нещо важно до вниманието на ръководителя на компанията и разбира, че проблемът не може да бъде решен без неговата лична намеса.

внимание!Бележката често се бърка с доклад.

Тези две категории писмени заявки в рамките на компанията наистина си приличат в най-важното – имат информативен характер и предполагат определени действия от лицето, към което са адресирани.

Те се отнасят или до конкретен специалист, или до дейността на конкретен отдел. Въпреки това, бележката е по-йерархично оцветена: винаги се пише „отдолу нагоре“, тоест от по-нисък специалист към по-висока позиция.

Официално писмо може да бъде адресирано до представител от същия ранг като автора и до някой, който е по-нисък. Освен това е адресирано и до представители на партньорски организации. Всъщност меморандумът е подвид на официалния, както и обяснителният.

За разликата между бележка и доклад вижте коментара на специалиста.

Трябва ли мениджърът да състави документ?

Трябва, но в случаите, когато иска да предаде нещо на вниманието на специалист или ръководител на отдел и очаква конкретни действия в отговор.

От какви раздели се състои бележката?

Както вече споменахме, Няма специално установена проба за такава хартия. Все пак има правила за писане, съгласно правилата за бизнес комуникация, както и вътрешните правила на конкретна компания.

Образци на такава бележка обикновено са налични в местните документи на компанията - на хартиен носител или се предоставят на служителя заедно с вътрешна корпоративна електронна поща. В последния случай (ако е обичайно вашата компания да адресира заявки по електронен път), трябва да използвате функцията за разписка за четене.

Да, подобни документът винаги съдържа:

• пълно наименование на фирмата и структурна единица (откъдето се изписва);
• регистрационен номер;
• посочване на адресата (трябва да посочите ранга, фамилията и инициалите или пълното първо и бащино име);
• име на хартията и нейното предназначение (например бележка за ремонт);
• текст – информационната част (сбито и по същество) и какви действия се очакват от адресата;
• дата на;
• подпис с препис.

Трябва да пишете кратко и по същество, като не забравяме, че времето за обслужване е ограничено за всеки служител и е скъпо.

важно!Не се допускат грешки в езика на писане. Трябва също така да избягвате тромавите и прекалено объркващи и тромави фрази, които могат да се тълкуват с множество значения и да изкривяват значението на това, което искате да предадете.

Принципът на писане винаги е един и същ: какво се е случило - какво искате - защо смятате, че човекът, към когото се обръщате, трябва да направи така. Писането на бележка на бланка с фирменото лого ще добави допълнителна тежест.

Също така е добре да посочите бизнес последиците от настоящата ситуация и как намесата на получателя ще я коригира. Например, някой нарушава вътрешния режим и предизвиква раздор в екипа, в резултат на което в отдела възниква разединение и екипният дух, необходим за увеличаване на продажбите, се нарушава.

Най-добре е да се придържате към делови, неутрален стил.при контакт. Съответно не можете да използвате нецензурни, жаргонни фрази, емоционално заредени рецензии, особено обидни, обидни или неетични.

Ако искате повече от едно действие от получателя, трябва да ги посочите в номериран списък, всяко на нов ред, разделени с точка и запетая.

Инструкции стъпка по стъпка: как да композирате правилно?

Как да напиша бележка до директора, използвайки правилно пробата? В горния десен ъгъл се изготвя „заглавката“ на документа - на кого и в кой отдел се прехвърля хартията, не забравяйте да посочите длъжността и данните за паспорта. Отдолу в центъра е бележката и нейното предназначение (например за ремонт или за отписване, за повишение или бонуси за служител), там е и регистрационният номер.

По-долу е текстът - същността на въпроса, първо информационната част, после каквото искате (например моля да издадете заповед за проверка във връзка с такъв и такъв инцидент), или моля да смените следване на оборудването в такъв и такъв отдел (като първо се информира защо трябва да се направи това) да се направи и в какво състояние е съществуващото оборудване).

Нека дадем конкретно пример за това как може да изглежда такава хартия.

Генерален директор на Lotos-V LLC

Сергеев Сергей Сергеевич

от старши мениджър продажби Иванова И.И.

СЛУЖЕБНА БЕЛЕЖКА №21

(за ремонт и подмяна на оборудване)

Искам да ви обърна внимание, че компютърната техника в търговския отдел на Лотос-М ООД е негодна за по-нататъшна работа и се нуждае от подмяна и ремонт. И така, в момента от 8 компютъра (в размер на един за двама служители) 5 са ​​напълно неработещи, други 2 бяха разпознати от системния администратор като подлежащи на ремонт. Поради това взаимодействието с клиентите се забавя. Служителите са принудени да използват личните си лаптопи и таблети. Принтерът също се счита за непоправим, защото е много стар.

Моля те да:

1. закупуване на 5 нови компютъра;
2. поръчайте ремонт на 2 компютъра;
3. подмяна на принтера в отдела.

на Ваше разположение

старши мениджър продажби, Иванова Ирина Ивановна (подпис).

Така че е ясно, че ако един служител иска нещо от друг служител, особено от шеф, това трябва да бъдат изготвени в писмена форма и по образец, установен в конкретна компания, в съответствие с бизнес етиката.

Само това гарантира, че жалбата ви няма да остане без внимание и ще ви бъде даден изчерпателен отговор и само така жалбата ви ще се приеме като рационална, а не като частна молба, която ръководството (висше или общо) може да игнорира.